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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: suas
metodologias básicas de planejamento para implantação
Por: George da Costa Rocha
Orientador
Prof. Ana Claudia Morrissy
Rio de Janeiro
2010
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: suas
metodologias básicas de planejamento para implantação
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Engenharia de
Produção.
Por: George da Costa Rocha
3
AGRADECIMENTOS
Ao Instituto AVM por dispensar aos alunos todo o apoio necessário ao
desenvolvimento de profissionais capacitados.
Aos professores por contribuírem na aquisição destes conhecimentos.
Á todos aqueles que, não tendo sido citados nominalmente, contribuíram,
direta ou indiretamente, para a realização desta pesquisa.
4
DEDICATÓRIA
Ao meus amores, Maria Clara (filha), Wanessa (esposa) e Nilta (Mãe) por
muito me apoiarem em todos os momentos de dificuldades e de provações.
Ao meu pai Gualter (in memóriam) por ter me
ensinado a encarar os grandes desafios da vida, com perseverança e
humildade.
A todos que de alguma forma ajudaram a tranqüilizar minha alma,
Em fim, mas sempre em primeiro, a nosso Deus, pois sem ele, impossível
seria escrever essas palavras.
5
RESUMO
Este estudo objetivou principalmente verificar e identificar as ferramentas
básicas de GED, assim como metodologias básica de planejamento para sua
implantação. Conceitua o que é GED, suas características e fundamentos.
Aponta as ferramentas / sistemas agregadas ao sistema GED, bem como sua
estrutura e especificidades. Buscou-se enfatizar a tendência do mercado atual
de GED. Analisa e descreve metodologias propostas pelos principais autores
de bibliografias sobre o tema. Identifica e discrimina as características e
funcionalidades das tecnologias de GED.
Palavras-chave: GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos,
Tecnologia de Informação, Gestão da Informação.
6
METODOLOGIA
Para classificação da pesquisa, tomou-se como base o modelo proposto
por “Vergara”. Quanto aos fins e quanto aos meios, tem-se:
a) quanto aos fins – trata-se de uma pesquisa que explicativa.. Explicativa,
porque o estudo visou identificar as ferramentas básicas de GED e suas
metodologias básica de planejamento para implantação.
b) quanto aos meios – uma pesquisa bibliográfica. Bibliográfica porque a
fundamentação do estudo foi a partir de literaturas relacionadas com o assunto
GED.
Os dados foram coletados por meio de:
a) Pesquisa bibliográfica em livros, revistas, internet e jornais. Durante essa
pesquisa foram levantadas as principais abordagens teóricas que serviram
para o embasamento do trabalho em estudo, permitindo assim maior
compreensão sobre o tema, bem como na observações dos elementos que
foram estudados.
A pesquisa bibliográfica em livros, revistas, internet e jornais, tiveram também
como objetivo verificar o contexto de GED no Brasil. Com base nas conclusões
alcançadas nas pesquisas bibliográficas, procurou-se identificar as
metodologias básicas de planejamento para implementação.
Universo de Pesquisa
A pesquisa ficou restrita a estudos em bibliografias da área de
tecnologia de informação, como: livros, revistas, internet, artigos e jornais.
7
Pode-se enfocar que, a abordagem qualitativa permitiu melhor
adequação da investigação ao objeto de estudo, bem como dispôs ao
pesquisador melhor compreensão dos fenômenos complexos, ou seja, permitiu
maior visão sobre a variedade dos fatores que compõem seus fundamentos,
característica, conceito, perspectivas e tendências.
O método escolhido para o trabalho apresentou limitações, como: pelo
fato de haver pouca bibliografia relacionada ao estudo em questão, foi
necessário que a pesquisador tivesse uma aguçada percepção, a fim de captar
aspectos relevantes para o sucesso da pesquisa; pela observação de vários
pontos analisados, que puderam despertar até mesmo, à subjetividade do
pesquisador; e pela falta de exemplos práticos (pesquisa de campo), o estudo
ficou restrito somente a questões teóricas, analisadas em bibliografias.
8
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 09
CAPÍTULO I - GED uma Abordagem Sistêmica 11
CAPÍTULO II - O Contexto de GED no Brasil 20
CAPÍTULO III – Estrutura e Especificidades de um
Sistema de GED 24
CAPÍTULO IV – Metodologias Básicas de Planejamento
para Implantação de GED 37
CONCLUSÃO 44
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 48
ANEXOS 51
ÍNDICE 57
FOLHA DE AVALIAÇÃO 58
9
INTRODUÇÃO
O tema desenvolvido, surgiu a partir do interesse e da necessidade
própria de adquirir informações sobre o tema, e também pelo fato de encontrar
dificuldades na busca de fontes de pesquisa – pouca literatura na área de GED
no Brasil. Também, é com clara satisfação que ressalto, que tal estudo será de
grande valia, para o meio acadêmico e a qual quer outro interessado em obter
informações relacionadas ao GED e suas principais metodologias para
implantação.
A partir da percepção de quanto é grande o impacto das novas
tecnologias de informação na sociedade, consideraremos o seguinte principio:
Informações instantâneas e precisas fazem a diferença num mundo
competitivo em que vivemos, pois necessitam ser controladas, ou seja,
gerenciadas e disponibilizadas de acordo com sua realidade. É aí que entra o
conceito de uma tecnologia viabilizadora destas necessidades, GED –
Gerenciamento Eletrônico de Documentos, converte informações, essas
podem ser voz, texto e imagens, para a forma digital. Funciona com softwares
e hardwares específicos e usa as mídias ópticas, em geral, para
armazenamento.
É importante salientar, que é de extrema importância que assuntos
relacionados à legalidade de documentos eletrônicos, assim como
metodologias de gerenciamento de projetos devem ser levados em
consideração nas premissas para elaboração e implementação de um projeto
de GED.
Para o alcance do objetivo deste trabalho foram considerados os
seguintes objetivos intermediários:
• Discriminar fundamentos, conceitos e características de GED;
10
• Fazer um breve relato sobre o contexto de GED no Brasil;
• Identificar os princípios básicos de uma estrutura de GED, bem como suas
ferramentas/sistemas,
• Levantar as metodologias básicas de planejamento para uma implantação.
Ter um sistema de GED, não significa somente guardar papéis em
arquivos eletrônicos. Ter um sistema de GED significa ter nas mãos a
possibilidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. O conceito de
GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas
tecnologias a ele relacionadas.
Contudo, é importante salientar que os sistemas de GED para serem
bem sucedidos precisam ser desenhados e projetados com o máximo grau de
certeza e proficiência. Necessitam ser planejados e implantados por
especialistas com comprovada capacidade em gerenciamento de projetos.
O estudo, ora em projeto, pretende identificar as ferramentas / sistemas
básicas que constituem o GED, e verificar a sua implantação a partir de uma
prática utilizada por boa parte da empresas no mercado corporativo.
.
11
CAPÍTULO I
GED – UMA ABORDAGEM SISTÊMICA
“... Sem a menor peça do nosso objeto de trabalho, o documento, não é possível a administração moderna; o direito torna-se privilegio; a economia esmorece; os poderes sucumbem – sem o documento só existe barbárie.”
Jacinto Murowaniecki
O presente capítulo tem por objetivo principal, descrever os
fundamentos, conceitos e características do GED, bem como identificar-lo
como estratégia para sucesso de negócios.
1.1 - Fundamentos de uma Abordagem Sistêmica
Segundo o conceito de Dado, que o define como, “Fatos ou
observações, normalmente sobre fenômenos, físicos ou transações de
negócios.” (O’Brien, 2001), Informação como, “Dados que foram convertidos
em um contexto significativo e útil para usuários finais específicos.” (O’Brien,
2001), e Documento como, “Unidade de registro de informações qualquer que
seja o suporte utilizado.” (Arquivo Nacional – Brasil, 2001), a opção por estes
conceitos nos leva a constatar que além de objetivar o conhecimento, deve-se
também refletir sob o domínio de princípios e técnicas a serem observados na
produção, organização, guarda, preservação e utilização dos documentos /
informações. Podemos observar a algum tempo, uma verdadeira revolução
documental, que vem recebendo acentuada atenção, pois a tecnologia fez
emergir novos tipos de documentos. O avanço tecnológico e o surgimento de
novos suportes exigem do profissional da informação um domínio de técnicas
de interpretação cada vez mais diversificadas e específicas.
A rapidez com que se operam as mudanças se constitui num fenômeno
complicado de administrar, visto que qualquer mudança requer um período de
12
assimilação e adaptação. As novas tecnologias e descobertas se sucedem
com tal rapidez que, muitas vezes, nos impossibilitam não só de acompanhar o
compasso do progresso, como de nos adaptar às novidades que surgem.
Diante dessa nova realidade, foram surgindo para muitos, inúmeras
questões, sobre o que fazer para gerir tamanha quantidade de documentos /
informação, e o que poderá ser capaz de responder a tais desafios.
“Nas ultimas décadas, a exploração do uso de microcomputadores em todas as suas versões e aplicações vem-se constituindo no mais fantástico de todos os instrumentos facilitadores do tratamento e recuperação de informações.” (PAES, 1994)
Os computadores, entendidos como ferramentas de trabalho, são o que
se conhece de mais avançado para reproduzir algumas das funções do
homem. Os recursos informáticos permitem acumular funções, acoplar
máquinas diversas e reunir conhecimentos que podem ser reproduzidos de
modo sistemático ou causal, à ordem do operador.
“A banalização contemporânea da superficialidade do conhecimento necessário à vida profissional talvez explique por que, em muitos casos, a adoção destes recursos de maquinário crie mais problemas do que os resolva.” (LOPES, 1995)
Segundo Julie Rogers, especialista em GED e gerente de aplicações e
soluções para gerenciamento de documentos da Storage Technology
Corporation, EUA. Os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel
por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600
milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e
24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.
É fato que a principal fonte de informação das Empresas está nos
documentos, sejam estes arquivos de processadores de textos, planilhas
eletrônicas, fotografias, filmes, gravações de áudio, imagens de documentos
13
em papel e em mídia óptica, e-mails, relatórios, ou correspondências recebidas
por diferentes meios. Como um recipiente de informação não estruturada, os
documentos representam em essência, a capacidade de qualquer empresa de
se comunicar e interagir com outras entidades.
Com o surgimento das novas tecnologias podemos observar uma
mudança no foco da Gestão de Documentos. Inicialmente a função de “enviar
documentos e arquivar” era a mais priorizada, agora o foco mudou para o
“compartilhamento dos documentos e armazenamento”, o que possibilita
agilizar os processos de disseminação e recuperação de informações,
permitindo que os usuários tenham acesso à documentação de qualquer lugar,
a qualquer hora, podendo visualizar, elaborar, comentar, revisar e aprovar
qualquer tipo de documento.
Assim são as fontes de informações, muito das vezes encontradas
numa organização, conforme figura abaixo:
As tecnologias disponíveis no mundo de hoje, tem aumentado em
grande proporção a capacidade de se capturar, compilar, registrar, criar e
armazenar informação, e disponibilizando os recursos para a empresa em
acessar, gerenciar e capturar o conteúdo dessa base de informação.
A atual e crescente competitividade do mercado exige maior agilidade e
14
produtividade de cada empresa. Somente com o estabelecimento estratégico
de vantagens competitivas sustentáveis é que uma empresa pode se manter
no mercado e maximizar seus lucros.
A partir da figura abaixo, podemos observar os suportes de informações
e suas relações com o tempo e acesso:
Informações Estratégicas
Acesso
Tempo
Por isso que a implantação e atualização tecnológica, o conhecimento e
aprimoramento das melhores práticas do próprio negócio têm sido a estratégia
das empresas de sucesso. Diante desta concepção, é que entram as
necessidades de controlar e gerenciar documentos / informações. Hoje se
torna uma necessidade estratégica para a competitividade, capturar, gerenciar,
processar, armazenar, e distribuir documentos de forma eficiente. O
Gerenciamento Eletrônico de Documentos, suas ferramentas e a sua interação
com outras tecnologias, oferecem os recursos necessários para o controle e
gerenciamento de documentos / informações, com total reflexão no sucesso
dos negócios.
15
Conforme CENADEM (on-line), o GED pode ser aplicado em diversos
ambientes e/ou tipos de negócios:
• Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias
• Apoio aos processos de fiscalização • Apoio documental aos sistemas de GIS • Arquivos de recortes de jornais e revistas – Clipping • Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia,
energia elétrica e outros • Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta
corrente, aplicações por exemplo • Automação de cartórios • Bibliotecas digitais • Cartões de assinatura • Catálogos de peças e listas de preços • Contratos de câmbio • Contratos de financiamento e leasing • Controle completo de compras. Do pedido à entrega do
produto • Controle de bilhetes de companhias aéreas • Controles de documentos de arrecadação, impostos,
taxas, multas em organismos do governo • Conversão de acervos históricos • Conversão de sistemas micrográficos • Depósitos e pagamentos na retaguarda das agências
bancárias • Desenhos de engenharia e relatórios técnicos • Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por
exemplo, diários oficiais • Documentação administrativa de hospitais • Documentação cadastral e societária de clientes • Documentação da logística de transporte • Documentação de auditoria • Documentação de consórcios • Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000
por exemplo • Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do
produto • Documentação e relatórios contábeis e financeiros • Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel,
Power Point e outros • Documentos e processos de tribunais • Documentos em geral das polícias civis, militares,
detrans e outros
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• Documentos em geral de instituições de ensino • Forms Processing - Processamento de Formulários • Gerenciamento da documentação em benefícios.
Fundos de Pensão por exemplo • Gerenciamento de contratos em geral • Gerenciamento de correspondência, fax, e-mail e outros
veículos • Gerenciamento de ordens de serviço • Gerenciamento de processos de concessão • Processamento de cheques • Processos de crédito imobiliário • Processos de importação e exportação • Prontuários das áreas de recursos humanos, incluindo
recrutamento e seleção • Prontuários de pacientes em hospitais • Resultados de exames laboratoriais • Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização
Encontra-se no Anexo 2, uma relação dos principais fornecedores de
soluções de GED no Brasil, seguidos de nomes dos produtos e fabricantes.
1.2 – O que é GED?
Fala-se muito de GED, mas pouco se sabe realmente de sua
definição/conceito. É facilmente perceptível algumas diferenças relacionadas
as definições/conceitos, entre alguns autores de publicações na área de GED,
e empresas que realizam consultoria, também nesta área. Uns entendem que
o GED é um conjunto de ferramentas, e outros como uma ferramenta.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é ao mesmo tempo : um
método, um sistema e uma tecnologia, para a conversão e processamento de
documentos como informação eletrônica digital. Essa ferramenta surgiu a partir
da necessidade das empresas em gerenciar a informação que se encontrava
desestruturada visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da
corporação.
Podemos observar os seguintes conceitos/definições de GED:
17
-Segundo Koch (1998, p. 22):
“GED é a somatória de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica”.
-Segundo o Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da
Informação – CENADEM (on-line):
“O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, converte informações, essas podem ser voz, texto e imagens, para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos e usa as mídias ópticas, em geral, para armazenamento. Um sistema de GED usa a tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações”.
-Segundo Avedon (2002, p. 11):
“O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma configuração de equipamento, software e, normalmente, de recursos de telecomunicações baseada em computador e automatizada que armazena e gerencia imagens de documentos – e seus índices codificados – que podem ser lidas por máquinas e processadas por computador para recuperação sob solicitação”.
Podemos entender como o objetivo do GED, Segundo considerações de
Koch (1998, p. 23), o seguinte:
“O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida.” “Podem ser criadas em papel, revisadas no papel, processadas a partir de papel e arquivadas em papel. Podem ainda ser criadas em mídias eletrônicas, revisadas a partir de mídias eletrônicas, processadas a partir dessas mídias e arquivadas eletronicamente.”
18
A fim de especificar melhor as considerações acima citadas, podemos
verificar que existem situações em que pode haver combinações de mídias
analógicas e digitais. Por exemplo, informações criadas e revisadas em
sistemas eletrônicos são impressas para o seu processamento e arquivamento
em papel. Ou criadas e revisadas em mídia papel para então serem
digitalizadas por meio de um escaner e processadas e arquivadas
eletronicamente.
1.3 Características
Uma das características especiais do GED é ser uma tecnologia com
rápido retorno de investimento. Afinal, ninguém discute os ganhos produtivos e
econômicos da transformação de pilhas de papéis ou mesmo CDs em
armários eletrônicos bem organizados.
O GED deve prover o básico em escanerização, recuperação e
visualização. Embora um sistema GED seja designado para vários usuários
e/ou muitos documentos terão necessidades mais rigorosas.
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não estão
restritos a sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED, vai além, pois
implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de
disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das
bases de informação e conhecimento das organizações.
O GED revoluciona o arquivamento de informação e provêm meios de
rapidamente recuperar e compartilhar todos os documentos em um sistema. A
principio todos os sistemas GED devem possuir os seguintes componentes
básicos:
• Ferramentas de escanerizar para transferência de documentos para o
sistema;
19
• Métodos de arquivamento e armazenamento de documentos;
• Ferramentas de recuperação para encontrar documentos;
• Controle de acesso para prover documentos para pessoas autorizadas.
Segundo Koch (1998, p. 24), “para iniciar a caracterização do GED,
podemos definir que o ciclo de vida das informações é gerenciado por dois
macrogrupos de soluções: os de gerenciamento de documentos (document
management) e gerenciamento de imagens de documentos (document
imaging).”
Devemos compreender as diferenças entre os sistemas tradicionais de
processamento de dados e os sistemas de document imaging. Nos sistemas
de processamento de dados, as informações são transcritas de suas fontes
originais para o sistema via teclado. Nos sistemas de document imaging, as
informações são captadas via escaner.
No Anexo 1, encontra-se uma lista de importantes recursos de GED.
20
CAPÍTULO II
O Contexto de GED no Brasil
O GED ganhou força no Brasil a partir de 1995, com à promessa de
redução de custos e de espaço físico para guardar papéis. Nos últimos tempos
passou a ser procurado por causa da segurança de informações essenciais
para o funcionamento de uma empresa.
“O mercado de GED continua em amplo crescimento. Um grande número de empresas e organismos públicos está iniciando estudos para implantar esses sistemas em suas organizações. Além de uma outra quantidade que já implementou”. (SILVA, 1999, p. 02)
Segundo uma pesquisa de mercado divulgada em maio de 1998, pela
AIIM International denominada Industry Study – State of the Document
Technologies Market, realizada em conjunto com a IDC, ambas dos EUA,
mediram pela primeira vez o mercado de GED da América Latina. A pesquisa
menciona que o Brasil, México e, em menor proporção, a Argentina, estão
alimentando os interesses dos investidores de tecnologia da informação na
região. A pesquisa, revelou que o Brasil movimentaria cerca de US$ 1,88
bilhão no período de 2000 a 2002. Mostrou, também, que o País é o maior
usuário de GED da América Latina. O segundo é o México com US$ 1,47
bilhão. Em terceiro vem a Argentina com US$ 950 milhões. E que todos os
demais países da América Central e do Sul deveriam movimentar US$ 254
milhões nesse mesmo período, (CENADEM, on-line).
Não é novidade constatar que o volume de dados manipulado pela
sociedade não pára de crescer, e que no ambiente corporativo ele precisa ser
transformado em documentos bem guardados e de fácil localização. Diante
das premissas, é justificado o otimismo dos provedores de sistemas de GED
no mercado brasileiro, apoiados nos registros do Centro Nacional de
Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (CENADEM), os quais
21
apontam que nos anos de 2004-2005 o número de projetos deve aumentar em
40,9% ao ano.
Segundo o CENADEM (on-line), os fornecedores de GED são, em
grande parte, representantes de soluções norte-americanas ou da Europa.
Portanto, quando os conceitos chegam ao Brasil, sofrem adequações para
nossa realidade.
“Atualmente, fala-se em ECM – Enterprise Content Management. A definição da AIIM (Association for Information and Image Management) para ECM é as tecnologias, ferramentas e métodos usados para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo pela empresa. No nível mais elementar, as ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento de informação não estruturada de uma organização, enquanto aquela informação existir. Qualquer semelhança com o se entende por GED não é mera coincidência.”
Podemos compreender melhor este novo conceito, Segundo Maurício
Antônio Ferreira, diretor de tecnologia do CENADEM (on-line):
“A questão toda está na nomenclatura. Quando trouxemos o GED ao Brasil, seu equivalente nos Estados Unidos era o EDMS – Electronic Document Management System. Hoje, fala-se também em IDM – Integrated Document System, que para nós corresponde ao Document Management, um dos componentes do GED. Para nós, especialistas no Brasil, o ECM é, numa maneira mais simplificada de se explicar, o GED com a sofisticação que a web permite. Mas, em essência, é a mesma coisa. Os recursos da comunicação pela Internet, incorporados às ferramentas, tecnologias e métodos do GED resultam numa amplitude das capacidades das funcionalidades inerentes ao GED”. “A diferença entre ECM e GED está apenas na sofisticação. Tratar as informações e documentos das empresas e organismos baseando-nos em todas as tecnologias descritas que estão envolvidas pelo ECM ainda não é um procedimento concreto no Brasil, onde as
22
companhias ainda estão descobrindo o Imaging como solução para eliminar papéis.”
2.1 - Legalidade do GED no Brasil
Hoje o GED, ganha um novo fôlego com a legalização da assinatura
eletrônica, que autentica documentos por meio da Web, e da extrema
necessidade de sua interação com outras tecnologias.
Mediante a todo interesse e necessidade das organizações em
implantar GED, está todo o aparato da legislação. Pouco se sabe dos recursos
legais, para validar um documento eletrônico. Hoje uma das formas de
legitimar um determinado documento no Brasil, é através da assinatura digital.
De acordo com a Medida Provisória Nº 2.200, de 28 de junho de 2001:
"[...] Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, para garantir autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e as aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras. “Art. 2º - A integridade, autoria e confidencialidade dos documentos arquivados em meio eletrônico serão assegurados pela execução de procedimentos lógicos, regras e praticas operacionais, bem como pelo atendimento dos requisitos e padrões correntes em tecnologia da informação, mediante assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora – AC, credenciada na Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. [...]”
Através da Medida Provisória n.º 2.200-2 de 24.08.2001 reeditada e
instituída, pela Presidência da República , foi que o governo federal
regulamentou o setor, assegurando a todos o direito de assinar
eletronicamente, inclusive para transações com órgãos públicos. Ficando a
23
Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, responsável em
garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em
forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que
utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas
seguras.
A Medida Provisória tem força de lei e, por isso, não poderá ser
revogada sem que outra lei que continue a validar as assinaturas eletrônicas -
a substitua. Em seu artigo 10, parágrafo 2º, ficou estabelecido que qualquer
forma de assinatura eletrônica que seja pactuada entre as partes tem também
validade legal para elas (exceto o Governo Federal, que á obrigatório a usar a
ICP - Brasil). Com base nesse dispositivo, alguns bancos comerciais vêm
implementando sistemas de assinatura eletrônica, utilizando senhas ou
certificados digitais. A metodologia de segurança definida no País, a ICP, é a
mesma utilizada pelos Estados Unidos e países integrantes da União Européia.
Encontra-se no Anexo C, uma relação comentada de leis, decretos e entre
outros, que envolve a legalidade de documentos eletrônicos no Brasil.
É importante salientar, que é de extrema importância que esses
assuntos relacionados à legalidade de documentos eletrônicos, devem ser
levados em consideração nas premissas para elaboração e implementação de
um projeto de GED.
Como o propósito, este capítulo teve a intenção de focar a conjuntura e
perspectivas do GED no Brasil. E a seguir no próximo capítulo, serão
abordadas a estrutura e especificidades; e metodologias de planejamento de
implantação do GED.
24
CAPÍTULO III
ESTRUTURA E ESPECIFICIDADES DE UM SISTEMA DE
GED
"... A dispersão dos computadores para o lar, para não mencionar sua interligação em redes ramificadas, representa outro avanço na construção de um ambiente inteligente. Mas isso não é tudo. A difusão da inteligência da máquina chega totalmente a outro nível com a chegada de microprocessadores e microcomputadores, essas pequeninas fichas de inteligência congelada que, ao que parece, estão prestes a se tornar parte de quase todas as coisas que fazemos e usamos."
Alvin Toffler
Mesmo podendo ter variadas configurações, em relação as sua
aplicação, o ambiente de um sistema de GED tem como componentes típicos,
os seguintes:
• Documento – pode estar em papel ou nativamente digital;
• Scanner – equipamento usado para digitalizar o documento, ou seja, obter
uma imagem do documento e ser armazenada eletronicamente;
• Processador – normalmente os sistemas GED são instalados em um ou
mais computadores, normalmente servidores, em rede para facilitar a
distribuição de informação;
• Rede – meio de comunicação entre os diversos componentes do sistema;
• Armazenamento – pode ser no próprio servidor de imagens ou outro
ambiente computacional;
• Impressora – sempre usada quando da necessidade de obter uma copia
física do documento;
• Estação de trabalho: computador para acesso ao servidor que pode
permitir consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos
existentes, etc.
25
A partir dos conceitos / definições, pôde-se verificar mais precisamente,
que o GED é formado por um conjunto de ferramentas / sistemas. Há no
mercado, inúmeros sistemas de GED com suas respectivas particularidades.
Mas tomaremos como base de sistemas que formam uma estrutura de GED,
as identificadas como as mais comumente vistas no mercado, por Baldam et
al. (2002 p. 42):
• Processamento, arquivamento e recuperação de documentos (Document Imaging);
• Gerenciamento de documentos (Document Management);
• Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos (Engineering Document Management System);
• Integração com outros sistemas de processamento de dados (Image Enable);
• ERM / COLD (Enterprise Report Management); • Processamento de formulários (Forms Processing); • Workflow.
Através de pesquisas realizadas na internet, foi possível constatar que
atualmente há outras ferramentas de GED, que não podem deixar de passar
despercebidas. São ferramentas /sistemas que foram criados a partir da
evolução, e das necessidades das organizações no mundo. Pode até mesmo
ocorrer semelhanças entre algumas ferramentas / sistemas. Mas, é
imprescindível a discriminação de algumas ferramentas existentes no mercado,
que também agregam valor ao GED, de acordo com o CENADEM (on-line),
pode-se verificar alguns que não foram destacados, conforme citação acima:
• Gerenciamento de Arquivos (RIM – Record and Information Management);
• Gerenciamento de Conteúdo (CM – Content Management);
• Gerenciamento Hierárquico de Armazenamento (HSM – Hierarchical Storage Management).
3.1 Ferramentas / Sistemas
As ferramentas / sistemas foram sendo agregadas ao GED na medida
26
em que, com o passar do tempo, surgiu nas empresas uma necessidade mais
completa para o gerenciamento de documentos.
Em meio a essas ferramentas / sistemas de GED, identificadas acima,
bucaremos discriminar cada uma, verificando suas particularidades, intenções
e complexidades.
3.1.1 DM – Document Management (Gerenciamento de Documentos)
Todos os documentos que são criados eletronicamente precisam ser
gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão. O DM
controla o acesso físico aos documentos, ensejando maior segurança e
atribuindo localizadores lógicos, como a indexação.
O foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações
feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento.
As grandes aplicações são na área de normas técnicas, manuais e
desenhos de engenharia, pois é uma das exigências da ISSO 9000. E, nos
últimos anos, com a automação de escritórios, o DM é perfeitamente viável
para todos os documentos de uma organização.
“Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos documentos. Hoje, a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.” “O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já existentes nas aplicações de Records Management no mundo papel”. CENADEM (on-line)
27
3.1.2 DI – Document Imaging (Gerenciamento da Imagem de Documentos)
O grande número de documentos em papel ou microfilme utiliza a
tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta, processamento e
distribuição de documentos.
O DI utiliza programas de gerenciamento para arquivar e recuperar
documentos. Emprega equipamentos específicos para a captação,
armazenamento, visualização, distribuição e impressão das imagens dos
documentos.
É importante diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI
consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses
equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel, microfilme,
microfichas, vídeos, e entre outros, para uma mídia digital. A imagem gerada é
um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da
digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado, ou
seja, é um sistema lógico e inteligente, pois pode disponibilizar o fluxo de
informações de uma maneira mais rápida.
De acordo com Baldam et al. (2002 p. 47), os objetivos básicos de um
sistema de Document Imaging são:
• Capturar documentos em formato eletrônico; • Armazenar-los em ambiente seguro; • Recuperar esses documentos quando necessário; • Permitir manipular esses documentos de acordo com
os processos de negócios do setor/empresa em questão.
Embora os sistemas possam ser completamente diferentes uns dos
outros quanto aos aspectos visuais, algumas características são comuns a
este tipo de aplicação. Pode-se citar cinco como sendo os mais relevantes
componentes de um ambiente de Document Imaging, conforme Baldam et al.
(2002 p. 49):
28
• Interface de pesquisa, visualização e indexação; • Banco de dados para armazenar os índices; • Visualizador para as imagens; • Recursos de customização; • Recursos de programação; • Segurança; • Funcionalidades comuns.
A partir dos recursos implementados com o DI, pode-se obter diversos
benefícios relacionados com as atividades meio e fim da organização, seja ela
de qualquer setor. Podemos citar os seguintes:
• Facilidade de acesso e compartilhamento de informações;
• Redução significativa do espaço físico de armazenagem;
• Extingue a duplicidade de documentos;
• Respostas mais rápidas a consultas;
• Acesso seletivo às informações em relação ao nível hierárquico dos
usuários;
• Disponibilização e acesso aos documentos via internet/intranet/extranet.
3.1.3 Image Enable
Apesar do Image Enable ser destacado como uma ferramenta / sistema
de GED. Pode-se dizer mais precisamente, que ele fornece subsídios para que
outros ambientes que não fazem parte do GED, possa identificar e visualizar
documentos que fazem parte em um determinado processo.
Os objetivos do Image Enable, segundo Baldam et al. (2002 p. 77):
• Criando artifícios de programação que façam links (ligações) dos dados da aplicação diretamente com a imagem;
• Fazendo integração com um ambiente de Document Imaging ou Document Management.
29
3.1.4 ERM / COLD – Enterprise Report Management / Computer Output to
Laser Disk
Enterprise Report Management / Computer Output to Laser Disk
(Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O processamento eletrônico de
dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas
vezes revisados e até conferidos.
Os sistemas COLD/ERM possibilitam que os relatórios sejam gerados e
gerenciados na forma digital.. Ele controla o acesso dos documentos em níveis
hierarquizados e disponibiliza a sua visualização nos mais diversos meios. Os
relatórios podem ser acessados também, simultaneamente por vários usuários,
uma vez que não há no momento do acesso a edição dos dados. Além disso,
podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original
Segundo Baldam et al. (2002 p. 81), as funções gerais de um ERM, são:
5 Transformar os relatórios vindos do sistema num formato de consulta natural;
6 Fazer indexação automática; 7 Pesquisa pelos índices indicados; 8 Permitir impressão e visualização com mascaras
(overlays); 9 Permitir anexar comentários sobre o registro.
Esta tecnologia tornou-se uma importante ferramenta nas centrais de
atendimentos a clientes, gerenciando documentos e relatórios internos que são
utilizados com freqüência, pó isso, freqüentemente utilizadas por instituições
financeiras, como bancos, seguradoras e empresas de telecomunicações.
É importante ressaltar que de acordo os aspectos modernos que este
sistema condiz, o termo ERM vem sendo mais utilizado do que COLD.
30
3.1.5 Forms Processing (Processamento de Formulários)
A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite
reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos
bancos de dados. Ela automatiza o processo de digitação, ou seja, se
caracteriza através da captura, reconhecimento e análise das informações. É
uma tecnologia bastante interessante e pouco explorada, talvez devido à
escassez de bons sistemas de reconhecimento.
Para o reconhecimento automático de caracteres os sistemas mais
utilizados no mercado atual, são: o OCR, Optical Character Recognition
(Reconhecimento Óptico de Caracteres) e o ICR, Intelligent Character
Recognition (Reconhecimento Inteligente de Caracteres).
• OCR – funciona a partir de um documento digitalizado (imagem), então é
aplicado um processo de reconhecimento óptico, baseado em sistemas de
leitura digital. Basicamente, o software lê o que está escrito na imagem do
documento, e transforma os caracteres imagem em caracteres do computador.
Um exemplo para se entender isso é imaginar uma folha de um livro
sendo digitalizada (transformada em imagem) e aplicada a esse processo. A
saída seria a mesma página do livro, só que em texto puro, possível de ser
importado para um editor de textos ou mesmo um banco de dados.
• ICR – esta tecnologia é semelhante a do OCR, mas envolve sistemas de
reconhecimento usando redes neurais, possíveis de, por exemplo, reconhecer
letra humana.
É importante ressaltar que essas tecnologias não são nada sem
programas de apoio, bancos de dados de palavras (para correção ortográfica),
procedimentos de verificação dos dados reconhecidos, etc.
31
Há também outras tecnologias relacionadas ao Forms Processing,
como: o OMR (Optical Mark Reader) – que é utilizado para o reconhecimento
onde a presença de espaços e marcas; o BCR (Bar Code Reader) – que é
utilizado para a leitura de código de barras; e o MICR (Magnetic Ink Coated
Recognition) – que é utilizado para a leitura e interpretação de caracteres
impressos com tinta magnética, a fim de facilitar o processo de
reconhecimento dos dados.
Portanto, é um processo que visa transformar os documentos "imagens"
em documentos eletrônicos, e é basicamente utilizado quando se quer colocar
esses dados em evidencia para consulta, ou mesmo para reutilização em
outros sistemas.
3.1.6 Workflow (Fluxo de Trabalho)
A tecnologia Workflow, permite analisar, modelar, implementar e revisar
os processos de trabalho de uma forma simples e interativa, reduzindo tempos
de execução e custos totais.
O Workflow se refere ao fluxo de processos de um documento dentro da
empresa. Os documentos são analisados, integrados e distribuídos
automaticamente. Ele organiza tramite e prazos, sincronizando pessoas,
tarefas e documentos, ou seja, controla e gerencia os processos, garantindo
que a tarefa correta seja executada pela pessoa certa no tempo certo. Quando
integrado aos sistemas GED, os documentos e arquivos não são simplesmente
armazenados e localizados, mas usados para conduzir as etapas dos
negócios.
O Workflow é mencionado no mercado e até mesmo pelo órgão de
referencia de GED no Brasil (CENADEM), como uma das ferramentas /
sistemas de GED. Porém, é importante ressaltar que o Workflow, também é
visto como uma tecnologia isolada, pois ele não necessita necessariamente de
32
um documento num determinado processo.
De acordo com Baldam et al. (2002 p. 46):
“Ele é normalmente entendido como – ferramenta que tem por finalidade automatizar processo, racionalizando-os e, conseqüentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia. Workflow, do inglês Fluxo de Trabalho, faz a informação necessária para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado” (Cruz, 2000). “Pelo conceito anteriormente descrito, fica claro que o documento não é o principal componente do workflow. O processo em andamento é o que realmente importa. Se esse processo precisar efetivamente de um documento, tudo bem. Mas não é uma afirmação valida dizer que todo processo de workflow implica necessariamente em documentos associados”.
Todavia, o Workflow pode ser implantado numa determinada
organização, independentemente dos sistemas GED. Entretanto, as
informações discriminadas neste capítulo, trataram o Workflow, como uma
tecnologia viabilizadora de GED
Diante das necessidades das organizações e das oportunidades que as
empresas de consultoria no mercado fornecem, é importante enfocar que,
assim como o GED, o Workflow também atua como um integrador dos mais
diversos sistemas e tecnologias, como: ERP (Enterprise Resource Planning),
SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship
Management), eBusiness e ente outras.
3.1.7 RIM – Record and Information Management (Gerenciamento de
Arquivos)
É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente
da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação,
33
armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte
dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas
de temporalidade.
De acordo com CENADEM (Revista Infoimagem 2004), podemos ter
como definição e recursos de RIM como:
“Capacita uma empresa a atribuir um ciclo de vida especifico a uma peça individual de informação corporativa da criação, recebimento, manutenção e uso até a última disponibilização dos registros. Um registro não é, necessariamente, o mesmo que um documento. Todos os documentos são potenciais registro, mas não vice-versa. Um registro é essencial para o negócio, documentos são containeres de informação para se trabalhar. Registros são documentos com valor de evidência”.
3.1.8 CM – Content Management (Gerenciamento de Conteúdo)
É o conjunto de tecnologias designadas para criação, captação, ajustes,
distribuição e gerenciamento de todos os conteúdos que apóiam o processo de
negócios de uma empresa. Os conteúdos podem estar em qualquer formato
digital.
O conceito fornecido pelo CENADEM (on-line), define esta tecnologia,
mas de forma direcionada aos recursos da web – Web Content Management:
“Uma tecnologia que direciona a criação do conteúdo, revisão, aprovação e processo de publicação de conteúdo baseado na web”.
3.1.9 HSM – Hierarchical Storage Management (Gerenciamento
Hierárquico de Armazenamento)
Um software que transfere automaticamente arquivos on-line, near-line, far-line
34
e off-line para mídia de armazenamento, geralmente com base na freqüência
de uso dos arquivos.
Algumas atividades típicas do HSM, são:
- Migração de dados automática entre as diversas mídias, integrada ao backup;
- Fácil integração aos sistemas existentes;
- Suporte a pacotes de backup de terceiros;
- Suporte a vários dispositivos de armazenamento.
3.1.10 EDMS – Engineering Document Management System
(Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos)
É uma tecnologia voltada para o gerenciamento de documentos
técnicos. Esta tecnologia possui algumas características adicionais quando
comparados a produtos imaging. O EDMS possui recursos para gerenciar tanto
arquivos imagem quanto arquivos CAD.
Conceito de EDMS, conforme Baldam et al. (2002 p. 65):
“[...] é gerenciar durante todo o Ciclo de Vida, documentos técnicos da empresa, seja na fase da implantação, seja durante a vida útil do empreendimento”.
Os tipos de documentos normalmente gerenciados pelo EDMS, são:
Desenhos, Plantas, Manuais, Normas Técnicas, etc.
3.2 Arquiteturas de Armazenamento
Diante de todo processo do qual envolve os sistemas de GED, é
necessário que se tenha entendimento e discernimento de recursos envolvidos
no aparto de armazenamento de dados/documentos/informações. Isto envolve
tipos de mídias e sistemas de armazenamento das informações. A seguir,
35
serão abordados os tipos de mídias disponibilizadas no mercado.
3.2.1 Tipos de Mídias
Existem várias tecnologias ópticas de armazenamento de dados que
possuem características e aplicações diferentes, como também há discos
magnéticos com grande capacidade de armazenamento de dados. Mas como
saber qual tecnologia de armazenamento é a ideal para um determinado
sistema, ou qual ira garantir o melhor acesso aos dados no futuro?
O usuário precisa saber quais as vantagens e desvantagens de cada
equipamento e reconhecer qual esta ou não padronizado , ou seja qual segue
os padrões internacionais. A mídia óptica é segura, se comparado aos meios
digitais atuais porém somente com total conhecimento, pelo menos no que se
está investindo, pode-se conseguir total tranqüilidade em um arquivamento em
mídia óptica.
Observando a tabela abaixo, podemos perceber a fragilidade (relativa a
condições ambientais) e durabilidade. É importante ressaltar que, esta tabela
consta de uma compilação feita pelo CENADEM de várias fontes.
36
37
CAPÍTULO IV
METODOLOGIAS BÁSICAS DE PLANEJAMENTO PARA
IMPLANTAÇÃO DE GED
A implantação de um projeto de GED, implica em vários fatores que
devem ser levados em consideração no planejamento e implementação, pois
cada estágio, depende muito do tipo de documento, dos processos de
negócios, dos padrões da empresa, cultura informacional e até mesmo do
caráter legal. Portanto, o correto entendimento destas questões em uma
empresa, são cruciais para se determinar os requisitos do projeto de um
sistema GED.
Quando se analisa os sistemas GED, para implantação em uma
empresa – é importante ressaltar que depende da particularidade de cada
empresa – , alguns aspectos técnicos importantes devem ser cuidadosamente
avaliados:
� Gerenciamento: O sistema GED deve ser capaz de gerenciar qualquer
formato eletrônico de acordo com a realidade da empresa, incluindo
diferentes formatos de imagens, textos, documentos compostos, arquivos
eletrônicos, áudio digital, vídeos, etc.
� Armazenamento: Um sistema GED deve suportar, idealmente, tanto o
arquivamento offline, quanto o on-line, em diferentes mídias de
armazenamento, desde mídias digitais como discos ópticos, CD-ROM,
discos magnéticos, fitas, até mídias tradicionais como microfilme e papel. O
sistema deve gerenciar de forma segura o uso da mídia para o
armazenamento do documento, migrar documentos entre mídias quando
definido pelo ciclo vital, e fazer uso de cachê para acelerar a recuperação
dos documentos mais utilizados;
38
� Recuperação: O sistema deve permitir que os documentos armazenados
sejam recuperados a partir de um conjunto de atributos previamente
definidos (metadados), mas também deve suportar a recuperação através
de palavras e frases contidos nos documentos. A pesquisa poderá ser
realizada de forma unificada, de modo que os documentos sejam
acessados, recuperados e visualizados independente do local de
armazenamento;
� Intercâmbio: visando o intercâmbio de documentos / informações entre os
usuários internos e externos, permitindo que os documentos sejam extraídos
em seu formato nativo, e transportados como o desejado;
� Acesso: todas as funcionalidades de um sistema GED, devem estar
disponíveis via rede (Internet / Intranet / Extranet).
O fluxo de trabalho esperado da informação em um projeto de GED,
espelha-se conforme a figura a seguir:
Como toda implantação de um projeto, necessariamente precisa-se de
metodologia para melhor planejamento e evitar erros. O fato de não se adotar
39
metodologia para implantação do Projeto, pode acarretar na incidência de
custos e tempo fora do planejado.
4.1 - Os Autores e suas Metodologias
Portanto, a seguir iremos observar e ainda, tomaremos como base às
propostas de metodologias para um projeto de implantação de GED, segundo
a linha de pensamento dos autores: Baldam et al., Koch e Avedon.
a) A visão de Baldam et al.:
Podemos observar, algumas fases que envolvem a necessidade de se
usar metodologia num projeto de implantação de GED, segundo Baldam et al.
(2002 p. 173 e 174):
“Na fase de compras Desenvolver propostas mais precisas; Permitir ao usuário final mostrar suas reais necessidades; Permitir uma uniformidade de comunicação entre fornecedores. Na fase de desenvolvimento Controlar o escopo do projeto; Permitir estimar o fluxo de caixa de acordo com o orçamento; Identificar outras oportunidades. Após implantação Retorno de investimento mais rápido; Maior precisão de resultados; Maior adesão por parte dos patrocinadores e usuários. É inquestionável a necessidade de um perfeito acompanhamento do projeto para que a implantação tenha sucesso.”
Ainda de acordo com o Baldam et al. (2002 p. 175):
“Embora possam apresentar nomes, diferentes e roupagens diferenciadas, todas as metodologias possuem os itens que seguem:”
40
• Definição da solução; • Desenvolvimento da solução; • Funcionamento da solução; • Avaliação e melhoria da solução.
Um dos principais motivos para o insucesso de projetos envolvendo
tecnologias de GED, é que as organizações adquirem soluções antes de,
efetivamente, conhecerem as suas necessidades. Acontece que este fato vem
gerando grandes ganhos para consultorias de GED, e também a geração de
dispendiosos projetos novos.
b) A visão de Koch:
Podemos verificar também, o modelo de metodologia proposta por Koch
(1995 p. 100,101 e 102):
Descoberta: introdução dos conceitos do GED na organização. Levantamento: após ter sido identificado o primeiro processo com potencial para a automação, inicia-se a obtenção de informações sobre este. Entre estas, citamos os tipos de documentos envolvidos, volumes, acessos, usuários, plataforma de processamento de dados disponíveis, infra-estrutura, requerimentos legais, tabelas de temporalidade. Análise: calcados nos dados obtidos, avalia-se a efetiva aplicabilidade da tecnologia e a viabilidade em termos de custo / beneficio do projeto. Projeto: efetivo detalhamento do projeto com caracterização de recursos de hardware (escaner, armazenamento, exibição, impressão, redes de comunicação), software (produto, estrutura de indexação, gerenciamento de mídias (HSM)) e serviços (digitalização, melhoria de imagem, indexação, customização de produtos, desenvolvimento de interfaces, treinamento de usuários) necessários. Construção: contratação do(s) fornecedor(es) para a
41
implementação do projeto. Nesta fase entra a instalação de hardware, instalação de software, desenvolvimento da aplicação, treinamento dos usuários, conversão do acervo existente e produção assistida.
c) A visão de Avedon:
Devemos observar também as considerações de metodologia proposta
por Avedon (2002 p. 8 e 9):
Levantamento • Estabelecer uma força-tarefa • Fazer um inventário dos registros • Revisar os sistemas existentes • Determinar os requisitos dos usuários • Estabelecer os requisitos organizacionais • Rever a literatura relacionada • Visitar outros locais Estudo de adequação • Identificar as aplicações • Dimensionar o projeto • Fazer uma análise de custo-benefício • Considerar vantagens e desvantagens • Desenvolver um cronograma • Estabelecer os requisitos técnicos • Considerar as questões legais • Considerar os padrões • Obter a aprovação da gerencia Desenvolvimento de Sistemas • Estabelecer uma estratégia • Desenvolver uma estrutura detalhada • Executar um teste piloto • Preparar uma Requisição de Proposta (RDP) /
Requisição de Cotações (RDC) • Desenvolver um plano para casos de acidente Implementação • Fazer a conversão, se necessário • Estabelecer relacionamentos com fornecedores • Instalar o sistema • Promulgar um plano para casos de acidente • Treinar operadores e usuários • Revisão e avaliar o sistema
42
Essas são propostas de metodologias de sucessos, utilizada pelos
autores acima citados. Assim como as utilizadas pelos autores, há também no
mercado diversas outras metodologias para implantação de projetos. Um
referencial no mercado tem sido os métodos desenvolvidos pelo PMI (Project
Management Institute), que não é propriamente um conjunto de procedimentos
para gerenciamentos de projetos aplicados exclusivamente à informática, mas
provê um conjunto de ferramentas e cuidados que devem ser adotados na
execução de projetos em geral, como o de GED por exemplo.
Entretanto, o modelo que apresenta uma melhor desenvoltura para
aplicabilidade em projetos para implantação de GED, foi o de Koch. Partimos
da premissa de que, os profissionais envolvidos nos projetos têm, a partir desta
metodologia, uma visão necessária para estruturar um Projeto de Gestão da
Informação. Esta metodologia, quando aplicada, assegura a racionalização dos
fluxos de decisão dentro da organização, introduzindo a tecnologia de forma
segura e atendendo satisfatoriamente os clientes internos e externos da
organização. Esta metodologia, proposta apresenta, de certa forma, um ciclo
entre suas fases, ou seja em cada ciclo (Descoberta, Levantamento, Análise,
Projeto e Construção) poderá haver um reinício na primeira fase. A figura
seguir, visa retratar de forma mais clara este ciclo:
43
Este capítulo buscou apresentar as principais metodologias de
planejamento num projeto de GED.
44
CONCLUSÃO
Esta monografia, buscou apresentar, de uma maneira geral, uma
tendência tecnológica chamada GED (Gerenciamento Eletrônico de
Documentos), sua importância e suas metodologias básicas de planejamento
para implantação..
Viu-se que , o GED, vem preencher uma lacuna presente na maioria das
organizações, no que tange ao gerenciamento da informação para o nível
estratégico. No entanto, o GED vem apresentando um crescimento explosivo,
e muitas mudanças em todos os aspectos relacionados a hardware, software e
aplicações. Na prática, isto significa que os sistemas de gerenciamento
eletrônico de documentos tendem a ficar melhores, mas rápidos, tornando-se
cada vez mais “sociáveis” aos usuários.
O ponto que está se tornando extremamente necessário para as
aplicações de GED, é o processo de sua integração com tecnologias da
informação. Baseado nas abordagens presentes neste estudo, foi identificado
que a grande maioria das empresas tendem a integra o GED aos outros
sistemas de informação. Conseguindo desta forma, estruturar as informações
viáveis a gestão e controle dos processos e negócios.
As bases deste estudo, visaram oferecer melhor compreensão referente
a vários aspectos do GED e seu processo de implantação, conforme a seguir:
• Fundamentos, conceitos e características de GED
De qualquer modo, a questão da informação e da informática tem um
lugar privilegiado em nosso mundo. Isto não está mais em discussão. Quer-se,
todavia, ter a certeza de que a vinda da denominada era digital não encontre
as informações de tal modo embaralhadas, que não seja possível usar os
poderosos recursos informáticos de nosso tempo.
45
Os fundamentos, conceitos e características do GED, parece que estão
sendo mais bem difundidos e compreendidos atualmente. A principal entidade
de referencia no Brasil, é o Centro Nacional de Desenvolvimento do
Gerenciamento da Informação, onde podemos obter diversas informações
referentes a, pesquisas de mercado, casos, catálogos de empresas,
tendências, seminários, palestras, cursos, bibliografias, e entre outros.
As informações dispostas no capitulo 1, veio a oferecer compreensão
relativa a trajetória do GED como uma das peças fundamentais, no mundo
corporativo dos negócios. Além de, ter buscado de forma explicita descrever o
que venha a ser GED de fato, suas particularidades, funções, imbricações e
viabilidades para fornecer também sucesso aos negócios.
• O contexto de GED no Brasil
Diante, da abordagem relacionada à conjuntura de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos no Brasil, pudemos perceber que, tanto para as
empresas especializadas em oferecer sistemas GED, quanto para as
empresas que solicitam sua implantação, o mercado está em pleno
crescimento. E que atualmente o mercado dispõe de empresas especializadas,
munidas de confiáveis subsídios para GED.
Por meio da análise dos aspectos relacionados a legalidade de
documentos eletrônicos, pudemos constatar que este “assunto” ainda
encontra-se num processo lento. São poucos os tipos de documentos que
podem ser reconhecidos como autênticos. Além de, haver poucos recursos
(Leis, Medidas Provisórias, Decretos e entre outros) em pauta e/ou
andamento, a fim de viabilizarem a autenticidade destes.
• Os princípios básicos de uma estrutura de GED, e suas
ferramentas / sistemas
46
Dentre as varias ferramentas / sistemas de GED, tomamos como base
os principais, de acordo com a literatura pesquisada, conforme descrito na
metodologia utilizada neste trabalho. Foi por meio da analise de uma estrutura
e especificidades do gerenciamento eletrônico de documentos, que constatou-
se que todo o aparato envolvido, “nasceu” da necessidade de se obter
recursos apropriados, a respectivos fins.
Foram descritas as particularidades de cada uma das principais
ferramentas / sistemas de GED. Concluindo que, uma ferramenta / sistema
não necessariamente depende da outra, pois pode funcionar
independentemente, de acordo com o intento de uma determinada
organização. Na realidade uma estrutura de um sistema de gerenciamento
eletrônico de documentos, deve ter funcionalidades básicas, como: capturar,
gerenciar, processar, armazenar, e distribuir documentos de forma eficiente.
Ficaram, a meu ver, de forma transparente as informações postadas
neste trabalho, no que diz respeito aos tipos de mídias e sistemas de
armazenamento, no decorrer também, suas características e funcionalidades.
Este foi de grande valia, pois é de extrema necessidade que profissionais da
área ou a qualquer pessoa interessada em conhecer as diversas formas de
armazenamento de informação / dados.
• Metodologias básicas de planejamento para uma implantação
de GED
Um Projeto para a implantação de um sistema de GED, é um processo
exigente e trabalhoso, mais é de grande importância para um melhor
planejamento e controle. As empresas que implantaram esta tecnologia têm
descoberto que, após um certo período de tempo, seus custos com um projeto
bem elaborado a partir de metodologias superam o investimento inicial em
equipamentos e outros componentes.
47
Partimos da premissa das bibliografias dos autores mais conceituados
no assunto GED no Brasil, para que após analise minuciosa de suas propostas
metodológicas para implantação de sistemas de gerenciamento eletrônico de
documentos, pudesse abordar a que mais se aproximasse da “perfeição”.
A metodologia de implantação de GED, que apresentou um grau de
segurança e confiabilidade, foi a proposta por Koch. A visão do autor, parte do
principio de cinco etapas distintas: Descoberta, Levantamento, Análise, Projeto
e Construção. Analisando mais precisamente, percebe-se que esta
metodologia se aproxima melhor a realidade para a implantação do GED, visto
que tudo isso envolve custos altos, influencia na cultura informacional, e em
toda a cadeia de conhecimento de uma organização.
Enfim, gerenciamento de documentos em formato papel e imagens vem
passando por inúmeras mudanças em vista da evolução da tecnologia da
informação. Por mais que as empresas e instituições se preocupem em
caminhar o mais perto possível de recursos de tecnologias de última geração,
não podemos esquecer dos aspectos de segurança da guarda desses
documentos que estão sendo armazenadas e vem sendo gerenciadas por
essas novas tecnologias.
A Contribuição deste trabalho foi de retratar o assunto Gerenciamento
Eletrônico de Documentos - GED, a uma reflexão, para a realidade da atual
conjuntura desta tecnologia no mundo corporativo, como uma alternativa viável
pra a gestão da informação estratégica, de forma a permitir sua aplicabilidade
eficaz nas organizações.
48
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documentos. São Paulo: Cenadem.2002.
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INSTITUTO NACIONAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO. Disponível em:
<http://www.iti.gov.br>. Acesso em: 20 dezembro 2009.
49
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PAES, Marilena Leite. Novas Tecnologias em Arquivos. Acervo: Revista do
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ROGERS, Julie. Gerenciamento eletrônico de documentos: mercado brasileiro
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50
SIT. Disponível em: <http://www.sit.com.br> Acesso em: 15 dezembro 2009.
VERGARA, Sylvia C. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. São
Paulo: Atlas, 4. ed., 2003.
51
ANEXOS
Índice de anexos
Anexo 1 >> Importantes Recursos de GED;
Anexo 2 >> Fornecedores de GED;
Anexo 3 >> Os Respaldos Jurídicos dos Documentos Eletrônicos no Brasil.
52
ANEXO 1
IMPORTANTES RECURSOS DE GED
53
54
ANEXO 2
FORNECEDORES DE GED
55
ANEXO 3
OS RESPALDOS JURÍDICOS DOS DOCUMENTOS
ELETRÔNICOS NO BRASIL
56
57
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO
CAPÍTULO I
GED – UMA ABORDAGEM SISTÊMICA 11
1.1 Fundamentos de uma Abordagem Sistêmica 11
1.2 O que é GED ? 16
1.3 Características 18
CAPÍTULO II
O Contexto de GED no Brasil 20
2.1 Legalidade do GED no Brasil 22
CAPÍTULO III
ESTRUTURA E ESPECIFICIDADES DE UM SISTEMA DE GED 24
3.1 Ferramentas / Sistemas 25
3.1.1 Document Management 26
3.1.2 Document Imaging 27
3.1.3 Image Enable 28
3.1.4 ERM / COLD 29
3.1.5 Forms Processing 30
3.1.6 Workflow 31
3.1.7 Record and Information Management 32
3.1.8 Content Management 33
3.1.9 Hierarchical Storage Management 33
58
3.1.10 EDMS – Engineering Document Management System 34
3.2 Arquiteturas de Armazenamento 34
3.2.1 Tipos de Mídias 35
CAPÍTULO IV
Metodologias Básicas de Planejamento para Implantação de GED 37
4.1 Os Autores e suas Metodologias 39
CONCLUSÃO 44
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 48
ANEXOS 51
ÍNDICE 57
59
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição: UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
Título da Monografia: GED - GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS: SUAS METODOLOGIAS BÁSICAS DE PLANEJAMENTO
PARA IMPLANTAÇÃO
Autor: GEORGE DA COSTA ROCHA
Data da entrega: 23/02/2010
Avaliado por: ANA CLAUDIA MORRISSY Conceito:
