Universidade Federal de Pernambuco

Centro de Informática

Graduação em Ciência da Computação

Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas

DETRAN-PE

Professor: Jaelson Freire Brelaz de Castro

Equipe:

Filipe Gutemberg Costa Pinto

Felipe Rodrigues Camara

Juliandson Estanislau Ferreira

João Guilherme Farias Duda

Recife, 2016

1

Índice

Introdução…………………………………………………………………………………….....2

Motivação……………………………………………………………………………………......3

Metodologia…………………………………………………………………………………......3

Problema…………………………………………………………………………………….......3

Atores………………………………………………………………………………………….....4

BPMN………………………………………………………………………………………….....5

iStar…………………………………………………………………………………………........9

Conclusão........................................................................................................................14

Referencias………………………………………………………………………………....…..15

Apêndice A……………………………………………………………………………………...16

Apêndice B……………………………………………………………………………………...19

Apêndice C……………………………………………………………………………………...20

Relatório da Equipe…………………………………………………………………………....23

2

Introdução

Este é o primeiro projeto apresentado para a disciplina de Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas ministrada pelo professor Jaelson Castro. O trabalho tem como objetivo a seleção, análise, modelagem e identificação de melhorias em processos que estão sendo usados em organizações do mundo real.

O processo analisado foi o de solicitação de férias dos servidores do setor de recursos humanos do Departamento Estadual de Trânsito de Pernambuco (DETRAN-PE). A modelagem proposta tem o objetivo a modelagem do processos em sua forma as-is. A partir disso pode-se identificar os gargalos do processo e propor melhorias contínuas, o que a médio prazo tornará a organização mais eficiente e produtiva.

O projeto está organizado em três seções, vejamos:

Na primeira, contextualiza-se os problemas que a organização atualmente enfrenta, motivação do trabalho, a metodologia utilizada para levantamento de informações e definição dos atores do processo.

Na segunda, existe a descrição e modelagem dos processos utilizando duas notações amplamente difundidas na área de engenharia de requisitos: BPMN e i* (iStar).

A terceira, destaca-se os gargalos do processo e propõe-se uma modelagem de sistema alternativo para resolver as necessidades organizacionais.

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Motivação

Criado em 24 de maio de 1969, através do Decreto-Lei nº. 23 do Governo do

Estado, o DETRAN-PE nasceu durante a gestão do Dr. Nilo de Souza Coelho, como

Autarquia de Administração Indireta, vinculado a Secretaria de Segurança Pública [1].

O órgão tem como principais atividades a emissão e renovação de carteira

nacional de habilitação (CNH), promoção de educação de trânsito junto à comunidade e

fiscalização do trânsito de veículos terrestres em suas respectivas jurisdições, no território

brasileiro [2].

Atualmente a organização possui aproximadamente 100 departamentos (conforme

apêndice A), conta com mais de 1400 servidores em todo estado e utiliza três sistemas

independentes de gerenciamento de férias dos servidores. Este fato levanta diversos

problemas de inconsistência de dados. Sendo assim este projeto tem como objetivo a

identificar e analisar os gargalos do processo e propor melhorias para deixá-lo o mais

eficiente.

Metodologia

O processo utilizado para captação das informações e desenvolvimento dos

modelos aqui representados foi iterativo incremental, lançando mão de reuniões com

especialistas de cada área. Cada artefato criado (conforme apêndice A) foi analisado e

validado pela equipe técnica, sempre apontando os pontos de melhorias para que

pudessem descrever de forma fidedigna as condições da empresa. As alterações

sugeridas foram compiladas para que pudessem ser aplicadas pela a equipe do projeto e

posteriormente apresentadas para nova avaliação e validação na reunião seguinte. O

padrões escolhidos para representar os processos estudados foram Business Process

Model and Notation (BPMN) e iStar (i*).

A equipe do projeto também se preocupou em nomear uma pessoa responsável

por verificar a corretude e a coerência dos modelos em BPMN e i*, assim como o

alinhamento entre esses dois modelos.

Problema

O setor de Recursos Humanos necessita lidar com uma série de problemas

relacionados à constantes alterações de datas do período de gozo de férias.

Inicialmente o setor de RH deve solicitar o agendamento de férias aos

coordenadores das áreas. Tais solicitações são feitas utilizando-se uma escala de férias

(conforme apêndice A) e rastreadas por um sistema de protocolo conhecido como

ProtoWin.

Uma vez solicitado o agendamento, os coordenadores das áreas se preocupam

em cumprir os prazos para a devolução das escalas de férias em tempo hábil, para que

possam ser implantadas de acordo com o calendário proposto pelo Governo do Estado.

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Quando os coordenadores acabam o preenchimento dos formulários enviam de

volta para o setor de RH, que por sua vez cadastrará as informações nos sistemas

ForPonto e Sistema de Gestão de Pessoal e Folha de Pagamento do Estado (SADRH).

Isso gera agendamentos precipitados que na maioria das vezes não condizem com

os planos reais dos funcionários, redundâncias e inconsistência das informações geradas

e anomalias. Ocorre que, posteriormente, o volume de alteração de gozo férias gera uma

demanda muito grande, implicando em retrabalho e aumentando as chances de erros

durante o processo.

Atores

Os atores descritos são usuários ou sistemas que interagem de forma significativa

para o andamento do processo. Cada ator possui um papel específico e produzem

artefatos e informações ao longo do processo.

Setor de RH: Departamento responsável pela geração de protocolos de solicitação de

férias e cadastro das informações nos ForPonto e SADRH.

ProtoWin: Sistema utilizado pelo setor de RH para localização e gerenciamento dos

protocolos gerados.

SADRH: Sistema utilizado pela Secretaria de Administração de Pernambuco para gestão

de pessoal e pagamento de servidores.

ForPonto: Sistema responsável pelo gerenciamento das frequências dos servidores

assim como o cálculo de horas trabalhadas durante o mês. Caso os servidores faltem ou

cheguem atrasados o valor referente àquelas horas deverá ser descontado do salário.

Chefias imediatas: Responsáveis pela supervisão das equipes em cada departamento

do DETRAN-PE. Devem estar de acordo com o período solicitado pelo subordinado para

que o mesmo possa gozar férias.

Gerências: Possui várias unidades sob sua responsabilidade, por exemplo, a gerência de

Recursos Humanos.

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Processos

BPMN

É uma notação gráfica que tem por objetivo prover uma gramática de símbolos

para mapear, de maneira padrão, todos os processos de negócio de uma organização [3].

Em BPMN, um processo de negócio é representado através do encadeamento de

eventos e atividades, ligados através de conectores que demonstram a sequência em que

os mesmos são realizados. Além de eventos e atividades, outros elementos de controle

de fluxo podem ser utilizados na modelagem para permitir a criação ou unificação de

fluxos paralelos que ocorram no decorrer de um mesmo processo de negócio [4].

O grande potencial de BPMN para representação de processos está no fato de que

ela propõe um conjunto simplificado de elementos (atividades, eventos, gateways,

conectores e swimlanes), mas que podem ser derivados para atender situações

específicas de negócio, de forma que a documentação de um processo em nível de

negócio possa adquirir profundidade técnica à medida que é preparado para a

implementação [3].

Descrição BPMN Solicitação de Férias

O processo de solicitação de férias do DETRAN-PE (apêndice B) acontece uma

vez no ano e tem início na primeira semana do mês de setembro. Inicialmente, um

servidor do setor de recursos humanos gera as escalas de férias através de um banco de

dados feito em access para que nele sejam preenchidas as informações dos meses que

os servidores de cada setor deverão gozar férias, assim como optarem por receber ou

não o adiantamento 50% do 13º salário. Em seguida é feito um cadastro no sistema

ProtoWin para que seja gerado um número de protocolo associado à escala para rastrear

o status e localização do mesmo conforme a Figura 1. Os documentos são envidados

fisicamente para seus respectivos destinos e são entregues em mãos para todos os

chefes de área do DETRAN-PE.

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Figura 1: Primeira etapa do processo de solicitação de férias.

Após o recebimento do formulário, os chefes das áreas devem atualizar o sistema

ProtoWin para confirmar o recebimento da documentação e então solicitar que os

servidores optem pelos meses que querem gozar férias. As informações das escalas de

férias são preenchidas pelos servidores em comum acordo com as suas chefias

imediatas, pois os subordinados não podem gozar férias no mesmo período de tempo

visto que existe o risco de paralisação das atividades essenciais do setor devido ao baixo

contingente. Vale salientar que os períodos mais críticos são os meses que coincidem

com o período de licenciamento anual de veículos, que são os meses de março, abril e

maio. Sendo assim, caso as chefias imediatas não concordem com o agendamento, ela

deverá sugerir um novo período ao servidor visando a continuidade do serviço. As

informações serão analisadas novamente pelos supervisores das áreas e enviadas às

suas respectivas gerências para que sejam atestadas e encaminhadas de volta para o

setor de RH até o dia trinta e um de outubro (conforme a Figura 2).

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Figura 2: Segunda etapa do processo de solicitação de ferias.

O servidor do RH que recebe o documento atualizará novamente o status do

formulário utilizando o sistema ProtoWin. Nessa etapa do processo o servidor deve

checar as informações afim de determinar se existe alguma inconsistência, assim como a

legalidade da solicitação. Por exemplo, não deverá ser feito fracionamento de férias nesta

etapa, visto que para que isso ocorra, se faz necessário a autorização expressa da

diretoria em que o solicitante é subordinado. Caso exista, os chefes de área devem ser

contatados e as atividades descritas anteriormente serão repetidas. Caso contrário o

servidor deverá inserir as informações nos sistemas SADRH para controle do governo do

estado e ForPonto para o controle de frequência. Isso deve ser finalizado até o dia trinta

de novembro conforme a Figura 3.

Figura 3: Terceira etapa do processo de solicitação de férias.

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Por fim, são geradas duas vias do aviso de férias através do SADRH, que servirão

para notificar os servidores das unidades informando o resultado do processo. Os

servidores assinam o documento e submetem novamente ao atesto da chefia, que por

sua vez devolve uma via ao servidor solicitante e a outra ao RH, junto ao processo de

solicitação visando o arquivamento do processo na pasta funcional do servidor, o qual

contém todo o seu histórico funcional apresentado na Figura 4.

Figura 4: Quarta etapa do processo de solicitação de férias.

Descrição BPMN Alteração de Férias

O processo de alteração de férias, descrito no Apêndice B está prevista no

regulamento interno do DETRAN-PE e pode ser visto pode como complementar ao

descrito anteriormente. Normalmente acontece quando aconteceu algum tipo de erro, ou

o servidor mudou de ideia por assuntos pessoais. O processo deve ter início pelo no

máximo sessenta dias antes do início das férias do servidor e pode ser solicitado por

comunicação interna, e-mail ou requerimento ( conforme apêndice A). A solicitação será

analisada em quatro instâncias: pelos chefes e supervisores de área, diretores e RH que

poderão recusar a alteração e informar ao servidor os motivos. Caso aprovada o RH deve

inserir as alterações nos sistemas SADRH e ForPonto e em seguida emitir e enviar duas

vias de um formulário para comprovar a alteração. Os dois formulários devem ser

assinados pelos chefes de área e servidor. Uma das cópias será mantida pelo chefe de

área e a outra devolvida para o RH para ser arquivada.

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IStar

O i* é um framework de modelagem conceitual desenvolvido para análise de

sistemas sob uma visão estratégica e intencional de processos que envolvem vários

participantes, ou seja, uma modelagem organizacional [5].

É composto por dois modelos:

1. Modelo de Dependência Estratégica (SD, Strategic Dependency Model):

fornece uma descrição intencional de um processo em termos de uma rede de

relacionamentos de dependência entre atores relevantes, ou seja, as relações de

dependências externas entre os atores da organização.

2. Modelo Estratégico da Razão (SR, Strategic Rationale Model): apresenta uma

descrição estratégica do processo, em termos de elementos do processo e suas

razões, ou seja, fornece uma análise dos meios que indicam como os objetivos

podem ser cumpridos através das contribuições dos demais atores.

Descrição iStar Solicitação de Férias

O modelo i* utilizado no processo de férias do DETRAN-PE é composto dos

seguintes atores: Gerência, Chefia, Servidor, Recursos Humanos, ForPonto, SADRH e o

ProtoWin. Esses atores se relacionam no Modelo Estratégico da Razão (conforme

apêndice B).

Utilizando como base a figura que ilustra a modelagem SR (conforme apêndice B)

do processo, podemos separar os atores e ver como são suas interações com o restante

do processo. O servidor (Figura 5) necessita preencher a escala de férias e submeter o

período de férias para visto da chefia e da gerência. Após essas tarefas concluídas pelos

envolvidos, ele pode realizar a Task de Solicitar o Agendamento de Férias. Então, fica

claro que para o Servidor poder Agendar suas Férias ele depende que o Recursos

Humanos enviem as Escalas de Férias aos Setores e depende também que a Gerência e

a Chefia autorizem a escala, como dito acima.

. Figura 5: Ilustração da fronteira do ator Servidor.

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Por sua vez, o Recursos Humanos (Figura 6) para agendar o período de férias

desejado ele precisa completar algumas tarefas. A primeira delas seria providenciar a

escala de férias dos Servidores. Para isso é necessário emitir as escalas e enviá-las aos

seus respectivos setores, permitindo os Servidores agendarem suas férias. A segunda

tarefa é a alimentação dos sistemas SADRH e o ForPonto. O SADRH serve para informar

ao Governo do Estado o período de férias do servidor e o ForPonto para atualizar o ponto

de frequência, essas duas tarefas dependem dos seus respectivos sistemas para que

possa ocorrer a completude das mesmas. Após essas duas tarefas, é preciso verificar a

conformidade com a legislação para que período de férias seja agendado, caso a

legislação permita é completada a tarefa pelo Recurso Humano. A última tarefa que os

Recursos Humanos tem que fazer é a Emissão de Avisos sobre as férias, só assim é

possível que as tarefas sejam concluídas e o Servidor tenha seu período de férias

agendado.

Figura 6: Ilustração da fronteira do ator Recursos Humanos.

A Chefia (Figura 7), para poder Autorizar a Escala de Férias, precisa submeter ao

visto da gerência e atestar a escala de férias.

Figura 7: Ilustração da fronteira do ator Chefia.

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O ForPonto (Figura 8) para poder lançar o afastamento do Servidor, é necessário

informar o período de afastamento e o tipo de afastamento que será fornecido para o

funcionário do DETRAN-PE.

Figura 8: Ilustração da fronteira do ator ForPonto.

Também temos o SADRH (Figura 9), sistema que é alimentado pelo Recurso

Humanos do DETRAN-PE. Para que o SADRH se mantenha atualizado, é preciso que se

informe o período de pagamento dos servidores, se eles querem receber adiantamento

do décimo terceiro salário e qual o período que o servidor tirará férias. Após isso, o

sistema deverá estar atualizado e pronto para que o Recurso Humanos possa dar

continuidade ao processo.

Figura 9: Ilustração da fronteira do ator SADRH.

E por último, temos o ProtoWin (Figura 10). Um sistema que auxilia no

rastreamento de protocolos entre os setores do DETRAN-PE. Para se concluir o rastreio

das documentações é necessário que se cumpram três tarefas antes. É preciso que se

gere um número de Protocolo, que se encaminhe o protocolo e que se receba o

protocolo, como descrito na figura abaixo.

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Figura 10: Ilustração da fronteira do ator ProtoWin.

Com base na descrição do processo usando a modelagem SR podemos

apresentar o Modelo de Dependência Estratégica (SD). No modelo SD (Figura 11),

vemos que o Servidor depende da Chefia e da Gerência para se tenha seu período de

férias autorizado e também depende dos Recursos Humanos para que possa agendá-

las. Os Recursos Humanos, por sua vez, dependem dos sistemas, SADRH e ForPonto,

para que mantenha as informações dos Servidores atualizadas e assim possam agendar

as férias dos mesmos.

Figura 11: Ilustração da Modelagem SD.

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Levantamento dos problemas do processo As-Is

Com base no que foi apresentado no texto pode-se tirar algumas conclusões sobre

o processo. Um dos pontos críticos do processo é a grande dependência do ator

Recursos Humanos nos dois sistemas apresentados, o SADRH e o ForPonto. Caso

ocorra algum problema com os dois, o processo de agendamento sofreria uma parada, já

que o ator Servidor depende do Recursos Humanos para que alcance o objetivo de

Agendar Férias. Outro ponto crítico observado é a dependência exclusiva entre os

gerentes e gestores da área, visto que eles tem que ter a capacidade de observar se o

setor ficará defasado ou não, caso forneça as férias para quem pedir a Autorização.

Como foi apontado no início, um dos problemas encontrados foi justamente a grande

alteração de período de gozo das férias, o que pode acarretar uma sobreposição desses

períodos e que aumente a defasagem do setor relacionado. Além existe uma forte

dependência dos formulários físicos o que em todas as etapas do processo devem ser

passados de mão em mão e rastreados pelo ProtoWin.

Proposta de Melhoria

Para diminuir os pontos críticos encontrados pode-se aconselhar a diminuição de

dependências dos atores citados para que diminua a chance de erros vinda de alterações

ou de falhas de sistemas. Adicionalmente, vimos que se faz necessário um lugar central

para agendamento e alteração de férias, onde tanto subordinados pudessem fazer

solicitações de agendamentos quanto os coordenadores pudessem atestar as requisições

de seus subordinados.

Uma das possíveis saídas para a diminuição dessas dependências é a

implementação de um Sistema de Informação que trataria desse processo de férias. Esse

sistema seria alimentado por subordinados e gestores. Com essas informações o sistema

emitiria um alerta ao Recursos Humanos com os períodos de férias para os respectivos

servidores, informando que há um novo agendamento de férias disponível para ser

realizado.

O sistema deveria conter todas as regras que doutrinam o processo de solicitação

e alteração de férias, assim como os prazos mínimos de antecedência e máximos para

conclusão do processo. Isso evitaria o desgaste rotineiro entre os servidores de Recursos

Humanos e os demais colaboradores, visto que a Unidade de Cadastro de Pessoal não

detêm de um contingente privilegiado de pessoas para este fim.

Uma vez recebida as solicitações de férias já atestadas eletronicamente pelas

chefias, gestores e, quando necessário, diretorias, o RH iria providenciar a atualização do

sistemas SADRH e ForPonto, para só emitir os avisos de férias que seguirão para as

respectivas unidades. A solução servirá para apoiar as atividades que precedem a

atualização dos sistemas de ponto e o SADRH, pois são majoritariamente manuais

representando um gargalo ao processo como um todo. Seu comportamento está ilustrado

na modelagem BPMN, assim como sua relação com os atores envolvidos no processo,

representado na modelagem I* (conforme apêndice C).

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Paralelo a isso, deverá haver uma campanha de conscientização e informação em

toda a empresa para que o sistema de fato seja utilizado e que será o novo local central

para agendamento e autorização de férias do DETRAN-PE, assim como treinamento para

as chefias, que deverão ser os principais parceiros na implantação do projeto.

Conclusão

O trabalho apresentou a análise e modelagem de um processo funcionando dentro

de uma organização real. Para tal esforço foi aplicou-se todo conhecimento aprendido na

disciplina. Com a utilização de diferentes notações foi possível um melhor entendimento

do problema. Em todas as etapas do projeto a equipe debateu para chegar em uma

solução que possa atender as necessidades da empresa.

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Referências

[1] Disponível em:

<https://pt.wikipedia.org/wiki/Departamento_Estadual_de_Tr%C3%A2nsito>. Acesso em:

24/04/2016

[2] Disponível em: <http://www.detran.pe.gov.br> Acesso em: 24/04/2016.

[3] Disponível em: <http://blog.iprocess.com.br/2012/11/> Acesso em: 24/04/2016

[4] Disponível em: <http://www.bpmn.org/ data: 24/04/2016> Acesso em: 24/04/2016

[5] Santos, B. S. IStar Tool - Uma proposta de ferramenta para modelagem de i*. 2008.

Dissertação (Mestrado em Ciência da Computação) - Centro de Informática, Universidade

Federal de Pernambuco, Recife.

16

Apêndice A

Figura 12: Organograma do Departamento de Trânsito de Pernambuco

17

Figura 13: Exemplo de escala de férias. Esta imagem mostra a escala de férias da Associação de

Servidores do DETRAN-PE.

18

Figura 14: Formulário de solicitação de alteração de férias.

19

Apêndice B

Figura 15: Processo de alteração de férias atualmente

20

Figura 16: Modelo SR do processo de solicitação de Férias.

Apêndice C

Figura 17: Ilustração da modelagem SD da Proposta de Melhoria.

21

Figura 18: Modelagem SR do novo Sistema de Informação que cuidará das férias dos Servidores.

22

Figura 19: Representação do processo de solicitação/alteração de férias dentro do sistema de informação

proposto. Cada raia representa um perfil de usuário dentro do sistema.

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Relatório de Equipe

Nome Papel Esforço na Equipe Assinatura

Felipe Rodrigues I* descrição e modelagem

30%

Filipe Gutemberg Entrevistas, levantamento de

requisitos e modelagem

30%

João Guilherme Revisão 10%

Juliandson Ferreira BPMN descrição e modelagem

30%