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Universidade Federal do Pará
Campus Universitário de Castanhal
Faculdade de Sistemas de Informação
Elisiane M. Soares, Adailton M. Lima, Anderson J. S. da Costa
(IFPA) (UFPA) (UEPA)
Relato de Experiência
Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição
Federal de Ensino
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Contexto
Problema
Metodologia
Estudo de Campo
Processo Proposto
Avaliação Atual
Conclusões e Trabalhos Futuros
Roteiro
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Contexto
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Uma Instituição Federal de Ensino, com necessidade de expansão da estrutura administrativa;
Não possui um processo de aquisição formalmente definido, apesar de necessitar continuamente adquirir sistemas;
Contexto
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Problemas na aquisição de software:
Insatisfação do adquirente;
Incerteza sobre o que e como solicitar requisitos do fornecedor do sistema;
Sem acompanhamento do cumprimento financeiro, fiscal e físico do contrato;
Contexto
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Processo de Aquisição
Atividades Principais
Preparação da
aquisição
Seleção do
Fornecedor
1
2
Cliente
Fornecedor
3
4
Monitoração do
Contrato
Aceitação pelo
Cliente
A B C
B
B
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Processo de Aquisição
Segundo o anexo K do (Guia de Aquisição, 2013), o processo de aquisição exige uma personalização do processo às características peculiares da organização;
Alguns fatores a considerar:
Contexto da organização;
Normas e Leis;
Mercado;
Ferramentas de apoio;
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Problema
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Problemas no Sistema Web de gerenciamento de Concursos:
Comunicação com fornecedores problemática;
Funcionalidades do sistema não estavam de acordo
com a necessidade do usuário;
Custo do desenvolvimento maior que o previsto;
Atraso no prazo de entrega do sistema.
Exemplo da Organização
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Adequação dos sistemas às necessidades dos usuários:
Exemplo da Organização
Falta de funções necessárias para o sistema
Situações de exceção não consideradas
Outra
71,4%
14,3%
14,3%
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A necessidade de definição e implantação de um processo de aquisição de software adequado ao contexto da IFE;
Considerando que:
Não existe solução genérica para este problema;
Solução exige estudo do contexto da organização alvo;
Problema
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Metodologia
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Investigação preliminar
•Entrevistas não estruturadas;
•Leitura de documentos de aquisições anteriores;
Estudo de Campo
•Entrevistas semi-estruturadas;
•Survey;
Proposta de Modelo de Processo
•Análise dos resultados do estudo de campo;
• Identificação de atividades, artefatos e práticas chave no processo;
•Modelagem do Modelo de Processos Gráfico;
•Criação de Descrição textual das atividades;
Avaliação Preliminar com
Gestores
•Apresentação do Modelo de Processos;
•Entrevista para obter opinião;
Projeto Piloto
•Treinamento dos envolvidos no processo;
•Aguardando início de demanda para execução do processo;
Metodologia
Em Execução
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Entrevistas com servidores envolvidos
diretamente nas atividades de aquisição de
software;
Entrevistados:
Diretor Administrativo;
Servidores que atuam na coordenação
responsável pelo procedimento de aquisição;
Secretária e outros funcionários que atuaram
como usuários dos sistemas adquiridos;
Estudo de Campo
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Questões abordadas:
Problemas enfrentados na aquisição de sistemas;
Uso dos sistemas adquiridos;
Sugestões dos envolvidos no procedimento atual de
aquisição;
Estudo de Campo
Entrar em contato com o responsável pela compra de software dentro do IFPA
Comunicar ao responsável de Setor/Coordenação a que você pertence
Não existe Procedimento definido para tal situação
14,3%
57,1%
28,6%
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Estudo de Campo
Necessidades Identificadas:
Participação mais ativa do usuário na fase inicial da
aquisição;
Documentação dos procedimentos de aquisição para
permitir a definição clara dos papéis e atividades que
devem ser desempenhados no decorrer do processo;
Permitir o controle e monitoração do processo pela
coordenação da Instituição;
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Processo Proposto
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Processo Proposto
Atividades, artefatos e práticas chave:
Participação da equipe técnica de TI no
processo de aquisição;
Participação dos usuários finais dos produtos;
Artefato chamado Projeto Básico já adotado
pelo Gestor no processo de aquisição;
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WebAPSEE – www.webapsee.com
Ferramenta de Modelagem
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Ferramenta de Modelagem
WebAPSEE:
Nova versão Web
Versão demo disponível em
www.processodesoftware.com.br
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1
2 3
4
Visão Geral
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Modelo de Processos Subprocesso Preparação da Aquisição
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Modelo de Processos
Descrição Textual
Atividade 4: Definição da Estratégia de Aquisição
Descrição: Definir a melhor estratégia para adquirir o software (Software de prateleira
ou Desenvolvido por um contratado), considerando a forma mais viável para o contexto
da Instituição. Após a definição, se faz necessário a exposição das especificações do
projeto em um documento, justamente o artefato gerado nesta atividade, de utilização
constante no decorrer do processo.
Artefato: Projeto Básico
Envolvidos: Gerente (Gestor Administrativo) e Analista de TI
Atividade 5: Critérios para a Seleção do Fornecedor
Descrição: Definir quais fatores são essenciais para a escolha do fornecedor, por
exemplo, tempo de mercado, experiência e desempenho em trabalhos similares.
Artefato: Pedido de Proposta para o fornecedor
Envolvidos: Gerente (Gestor Administrativo) e Analista de TI
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Avaliação Atual
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Os participantes desta avaliação foram um
Gestor e uma Usuária dos sistemas adquiridos;
Foi elaborada uma apresentação contendo:
Descrição gráfica;
Descrição textual de cada atividade;
Para cada participante foi inicialmente exposto o
modelo de processo, e em seguida aplicado
questionário sobre da formalização do processo
de aquisição;
Participantes
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Avaliação Atual
Percepção Geral
Gestor
“Atende, uma vez que todos os responsáveis envolvidos nas etapas de aquisição encontram-se discriminados no modelo.”
Usuária
“De acordo com o modelo, ficam claramente estabelecidas às atribuições de cada envolvido na aquisição do sistema, e de fato, atende ao interesse da instituição.”
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Se a Equipe de TI é a mais indicada para o papel de
intermediador da comunicação conforme modelo;
“Sim, pois como exige um conhecimento
técnico, o usuário não teria condições de
acompanhar essa fase.”(Servidora da
Instituição)
Avaliação Atual
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Conclusões e Trabalhos Futuros
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Foi apresentado um estudo para identificar o contexto de uma IFE em relação ao processos de aquisição;
Alguns dos problemas relatados podem estar relacionados também a problemas de governança muito comuns em instituições públicas no Brasil;
Um agravante da importância deste estudo é o fato de alguns problemas decorrentes de erros no processo de aquisição pode implicar em responsabilização dos gestores;
Conclusões
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Continuar projeto piloto para uso em projeto real na própria IFE do processo de aquisição;
Realizar avaliação do modelo proposto no contexto de outras organizações públicas;
Trabalhos Futuros
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Gerar e publicar Guia Eletrônico de Processos contendo a descrição processo de aquisição;
Trabalhos Futuros
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Muito Obrigado!
Perguntas?
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Contatos para dúvidas, sugestões e
acesso ao trabalho completo:
www.labes.ufpa.br
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Universidade Federal do Pará
Campus Universitário de Castanhal
Faculdade de Sistemas de Informação
Elisiane M. Soares, Adailton M. Lima, Anderson J. S. da Costa
(IFPA) (UFPA) (UEPA)
Relato de Experiência
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Federal de Ensino
