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10 dicas para usar corretamente o e-mail

O e-mail é um dos recursos mais usados e como tal, há formas de utilizá-lo de maneira mais eficiente. As dicas a seguir dão orientações simples e rápidas, mas que facilitam a utilização dessa tão importante forma de comunicação.

1. Curto, direto e de fácil leitura.•Redija seus e-mails da mesma forma que gostaria de recebê-los:

concisos, objetivos e de leitura rápida. Tente abordar um único assunto por mensagem. Isto facilita a leitura e deixa a mensagem organizada. Use uma linguagem simples, sem gírias e sem abreviações.

•Venho por essas mal digitadas linhas: não tenha pressa em disparar o e-mail. Confira antes o que escreveu, veja se faz sentido, corrija erros gramaticais e veja se não comeu palavras. E não confie única e exclusivamente no corretor ortográfico automático.

•Queime depois de ler: e-mail não foi feito para transmitir informações sigilosas. É, aliás, uma das piores ferramentas para isso, já que não só está sujeito a ação de hackers, como também pode ser facilmente acessado por alguém que não entende a importância dos dados registrados.

2. Use o “Assunto” com inteligência• Desperte o interesse por seu e-mail: coloque em poucas

palavras a que a mensagem se refere, como "Planilha de controle de gastos - 1º trimestre". Assim fica mais fácil de ser localizado posteriormente e será aberto mais rapidamente por aquele que está aguardando a informação.

• O vazio existencial do assunto: este também é um erro crasso cometido pelos apressados de plantão, ou seja, manter o campo de assunto sem nada. Outro problema também são assuntos vagos como "Olá" ou "Planilha".

3. Evite enviar o e-mail para várias pessoas sem necessidade

• Deixe bem claro o que você espera de cada um: Coloque no “Para” o endereço da(s) pessoa(s) a (às) qual (ais) você solicita uma decisão, uma ação ou transmitir uma informação; coloque no “Cópia” aquelas que devem simplesmente tomar conhecimento do assunto.

• Não pratique o Spam: recebeu uma mensagem de alguém perguntando algo para dezenas de pessoas? Verifique a quem realmente interessa sua resposta e copie, se necessário, apenas essa (s) pessoa (s). Lembre-se que não existe coisa mais sem sentido ter uma caixa de mensagens lotada de respostas como um simples e solitário "ok”.

4. Disciplina para responder um e-mail recebido• Como regra, não demorar mais que 24 horas para responder a um e-mail ou

pelo menos dar uma posição sobre o assunto tratado, nem que seja para informar que ainda não existe uma resposta final ao questionado ou tratado.

• Quando o carteiro chegou e o meu nome gritou: outro detalhe importante é conferir se os destinatários estão corretos antes de disparar. Como a maioria das ferramentas de e-mail permite o preenchimento automático da sua lista de contatos, não é raro você querer mandar a mensagem para o "João Antunes" e ela acabar na caixa do "João Andrade". No caso de informações mais sensíveis, isso pode causar um terrível aborrecimento posterior.

• Saudações: Redija sempre saudação inicial e final, com grau de formalidade adequado. "Prezado" e "atenciosamente" são maneiras bem formais de iniciar e terminar um e-mail. Use o tratamento formal. Isso evita situação de subjetividade e eventuais confusões geradas devido ao tratamento mais íntimo especialmente em ambiente de trabalho/profissional.

5. Prudência e boas maneiras• RESPEITO: Coloque-se no lugar de quem receberá sua mensagem para verificar se a mensagem está clara, polida e assertiva.

• CAUTELA: Quando ficar furioso ou ofendido com um e-mail, pense bem antes de respondê-lo. Deixe para relê-lo com calma antes de enviá-lo, pois pode ser que você tenha exagerado na sua interpretação sobre a mensagem do remetente.

• CONVERSAÇÃO: A comunicação verbal, seja cara a cara, seja por telefone, oferece sempre a possibilidade de mostrar seus verdadeiros sentimentos e emoções e de reformular o conteúdo e o seu tom, caso perceba uma reação negativa ou equivocada. A comunicação escrita não tem esta flexibilidade você pode responder um e-mail imediatamente sem tempo para reflexão e causar um enorme estrago nos seus relacionamentos.

6. Cortesia e elegância•Não escreva palavras em CAIXA ALTA, essa formatação na

linguagem escrita de e-mail é considerada como se você estivesse "gritando“ com o destinatário. Esta situação também ocorre com o uso de palavras destacadas em VERMELHO.

•Se quiser destacar alguma idéia, use negrito, cor de destaque, sublinhado.

7. Anexos

• Não anexe arquivos sem necessidade: Sendo necessário, verifique se o destinatário consegue abrir o formato de arquivo que você usa. Por medida de segurança e para evitar a transmissão de vírus, converta seus arquivos para o formato PDF.

• Para mensagens internas: principalmente o envio para vários destinatários, o mais indicado é o uso de Hiperlink.

8. Não abuse de URGENTE ou Alta Prioridade

• Se você prioriza tudo, você acaba não priorizando nada e perdendo a credibilidade. Se sua mensagem for realmente importante, use o telefone ou envie um e-mail normal e reforce a importância de sua mensagem pelo telefone ou pessoalmente.

9. Verifique a ortografia e a gramática

•Não tropece nos erros de português: Na dúvida, cheque sempre um dicionário e não arrisque a sua credibilidade por conta de uma cedilha ou letra trocada.

Como em qualquer outro texto, a capacidade de escrita do profissional está sendo analisada no

e-mail, por isso a necessidade de sempre respeitar as regras gramaticais e o uso de vírgulas.

O uso coloquial da língua portuguesa nem sempre é bem vinda em uma mensagem relacionada à rotina de trabalho.

10. Quando não usar o e-mail

Não use o e-mail quando:a) Você puder dar alguns poucos passos e conversar com a outra

pessoa.b) O assunto for confidencial ou delicado.c) Você se sentir furioso, ofendido ou ameaçado.d) Estiver em dúvida sobre quem é o responsável pela ação. Uma

mensagem mal endereçada pode causar aborrecimentos.e) Puder resolver rapidamente pelo telefone.

Você tem 5.629 mensagens:Você tem 5.629 mensagens:

Lembre-se que o e-mail é hoje a mais importante ferramenta de comunicação da espécie humana.

Portanto, cheque regularmente sua caixa de entrada para conferir as mensagens e tome muito cuidado com recursos como auto-arquivamento por remetente. Você pode estar perdendo informações valiosas, ou até mesmo alguma solicitação urgente a respeito de seu trabalho, que se não cumprida, seguramente vai pesar na sua avaliação profissional.

Sempre que se ausentar, deixe mensagem informativa para aqueles que lhe procuram e deixe desobstruída sua caixa de entrada. Nada mais amolante do que alguém receber a mensagem de que o e-mail que lhe foi encaminhado retornou em virtude de sua caixa de mensagens estar lotada.