1. Para otimizar o tempo, Julia teria que ter todo o

preparativo de suas atividades de acordo com a adequação

DD042 - Gestão de tempo e direção de reuniões

Caso Prático: Julia

Nogueras e seu excesso

de atividades na rotina do

dia a dia.

Eduardo Machado Ramos

do tempo, que poderia fazer com que Julia estudasse a si

mesma conhecendo seu cansaço do dia a dia e por toda

semana, reservando as tarefas mais importantes para o

tempo de força de trabalho, com maior entusiasmo e com o

corpo e mente descansado para render melhor nos afazeres

que dignificam a sua técnica de trabalho, para

impressionar seu chefe e toda equipe. Julia poderia

preparar sempre o dia seguinte de seu trabalho em algum

momento do dia anterior para fazer algumas considerações

de como poderia render seu tempo dentro da adequação da

profissão, com alguns atalhos pré-definidos nesse

planejamento. Cada tarefa realizada por Julia deve ter seu

planejamento dentro da manipulação da tarefa de acordo com

o tipo de serviço, tarefa mais difícil mais tempo para

resolver, tarefa mais fácil menos tempo para resolver e

assim traçar um perfil do trabalho dentro dos afazeres das

tarefas de Julia. Conhecendo e dominando o serviço, que ao

passar dias e dias fica mais experiente, evoluindo como um

veterano em suas atividades dentro da profissão. Para

Julia a perfeição em fazer as coisas certas demonstram um

certo nervosismo, por motivos de não adiantar o problema

antes que apareça dentro de suas tarefas diárias e sempre

que possível estudar os problemas enfrentados dentro dessa

perspectiva para ter com ensinamento a doutrina de ir

aperfeiçoando sempre com as dificuldades, entrelaçando uns

com as outras para aprender a técnica adequada na

resolução do problema do trabalho. Julia sendo chefe

poderia investir em algumas secretárias, ou mesmo em uma

específica para poder ter um escudo no requisito tempo,

que lhe auxiliaria nas suas atividades, anotando e sempre

apresentando proposta de adequação antecipado da

conciliação tempo e na resposta ao trabalho. Uma agenda

ordena suas anotações, seria sempre aconselhável no caso

de Julia que serviria de paradigma na base de sua

complementação na administração do tempo. Nunca sair de

casa em cima do horário de entrada do trabalho, pois ao

chegar na empresa pode haver empecilho no estacionamento

que roubará tempo de estacionar o carro.

Reportagem como administrar o Tempo/Para maiores entendimentos

2. Para Julia a melhor maneira de administrar o tempo

seria fazendo algumas ações de médio e curto prazo:

Faça uma leitura de e-mails diariamente, reservando uma

tempo para essa atividade, procurando sempre marcar as

atividades em uma agenda referente as atividades mais

importantes nessa lista de e-mails; responda todos os e-

mails com lista de prioridade e se possível em casa

procure administrar todo o seu trabalho da maneira mais

suave possível com a leitura de e-mails. O atendimento

telefônico é uma forma de comunicação que requer um tipo

de cuidado e organização em sua maneira de administrar o

tempo, e pessoal treinado para tal atividade, procure

identificar as melhor chamadas de grau de importância para

que Julia atenda essa chamada, caso contrário, deixe que a

secretária faça esse levantamento e atenda as chamadas de

pessoas menos burocráticas, que deixaria a ligação entre

clientes internos e externos menos desgastante no sentido

de formalidades. Atualmente o whatsapp é uma ferramenta

muito utilizada no ambiente de trabalho, com mensagem

instantânea. Faça uso dessa ferramenta que diminui o tempo

gasto através das mensagens curtas entre os setores da

empresa e familiares. Os relatórios de acompanhamento para

os chefes serão sempre preenchidos e entregues com

antecedência, fazendo uma organização no computador,

perdendo alguns minutos fazendo uma pasta com o nome de

todos os arquivos contidos, para futuramente ganhar

agilidade na entrega de formulários, relatórios e

atividades para o chefe e outros membros da equipe, com o

prazo de entrega faça um plano de ação com a data e hora

que será desenvolvido essa atividade e administre esse

tempo fazendo um paralelo com outras atividades menos

importantes, mas que devem ser feitas. Arrume sua

mesa(Júlia) para não ficar procurando informações em

documentos que não são os que estão desenvolvendo o

trabalho. Todas as arrumações que faz no presente momento

serve de ganha tempo a longo prazo. Os trabalho que rouba

tempo são necessariamente a procura em computador de

arquivo, os documentos em cima da mesa e os e-mails não

lidos que precisam de relatórios e etc. Antes de ir ao

trabalho faça um roteiro de quanto tempo gasta para o

deslocamento da sua casa até a empresa, e estar sentado na

cadeira de sua mesa para começar o trabalho, observe o

caminho se tem muitos carros, se quando chove tem

engarrafamento, quando está muito ensolarado as pessoas se

deslocam de outra condução além do carro, para traçar um

perfil e não gastar tempo e energia para começar o

trabalho exausto sem aproveitamento. Esse planejamento

pode ser considerado de curto prazo sabendo que a exaustão

rouba tempo e oportunidade de demonstrar para o chefe

vontade em realizar as tarefas.

Sebrae: Vídeo- Como administrar meu tempo de forma

estratégica

3. A delegação requer uma distinção entre a autoridade e

responsabilidade, pois a informação de um chefe para

passar ao subordinado ocorre quando tem significada

habilidade comprovada para exercer a função de chefia de

alguma empresa, recaindo sobre o privilégio de ter na

delegação aspectos de deixar alguma pessoa fazer tal

função, que por vários motivos completam a organização de

uma tarefa, em executá-la de maneira capaz de suprir a

ausência do chefe e corresponder ao resto da equipe com

satisfação. Algumas tarefas não são de delegação, pois são

mais difícil de entendimento e normalmente compreende o

orgulho da chefia de não ser representado e fazê-la

pessoalmente pela autoridade responsável. As tarefas de

secretariado devem ser delegadas em oportunidades de não

serem prioridade na representação pessoal de chefia, que

por vários motivos fazem a delegação para as

correspondentes apresentações referente ao dia e hora da

agenda da semana, designando reuniões que definam a figura

de uma personalidade, que tem autoridade entre os clientes

internos e externos. O receio de perder o poder não pode

ultrapassar a verdadeira essência da delegação, que tem em

seu colaborador a tarefa de substituir algumas funções

diante do trabalho a realizar de maneira que, o receio de

perder o poder ao delegar uma função momentânea não cause

murmurinhos ao entorno da empresa, por não ter na chefia

força de requerer algumas tarefas de suporte, ou seja,

apoio e ajuda para administrar o tempo de elaborar outras

tarefas mais complexas. Temos como exemplo a participação

de uma reunião, que não seja delegável pelo grau de

representação que teria em sua presença de chefe, mas

anotar o dia e horário dessa reunião para ter mais tempo

de preparação para o evento, seria uma tarefa de apoio e

gestão de excelência delegável. Para não perder qualidade

de vida preso a inúmeras tarefas, a delegação pode ser

eficaz no momento de estresse e (Trocafone, 2016)

modificando um saber gestacional de prepotência em dividir

espaço aos demais colaboradores, mas sempre com exatidão e

carinho desse colaborador com o chefe, que pode ser

dominante ao ponto de não definir metas para essa

delegação, que também reque planejamento, caso contrário,

não adianta a redução de tarefa para maior concentração

nas demais. As tarefas que o chefe(Julia) não deve

delegar, são aquelas que vão fazer falta no amadurecimento

e aprendizagem dentro da carreira empresarial, que deverá

ser representada e esforçada para a concretização de um

empenho na função.

Exame: Vídeo- Como delegar do jeito certo

4. Os três erros enumerados, a,b,c

a) Julia está cometendo erro de não organizar bem suas

atividades, perderá mais tempo procurando o que deve

ser feito para solucionar o problema e achar a solução

de como organizar tudo aquilo que está acumulado. Por

isso melhor a fazer seria ter meta, algum dia bem

próximo, começar a organizar tudo o que já foi

descrito, por ordem no escritório e na vida particular,

e começar a se vigiar para não cair no erro novamente

de não ter na sua meta profissional e pessoal a

organização de ter tudo planejado de maneira a

organizar o horário e data das tarefas sem juntar uma

coisa com a outra de maneira desorganizada, fazendo um

acumulo desnecessário.

b) Ignorar a possibilidade de imprevistos com

antecedência elaborar as previsões de imprevisto, que

demoraria para chegar ao serviço e demais coisas dentro da

situação vivida no dia a dia, não duvidar que todo dia

seria a mesma coisa no deslocamento do trabalho, que o

chefe pode pedir para entregar o relatório antes da data

prevista, perguntando sempre através de delegação, ou

pessoalmente sobre o relatório, pedir para sua filha

telefonar para secretária com hora marcada, pedir que o

estagiário tenha sempre comunicação com a secretária no

momento oportuno, se passar da hora, não será atendido.

c) Não definir prioridades todos os assuntos abordados

sobre as tarefas de Julia foram elaborados com o preceito

de não haver prioridade na gestão do tempo dos trabalhos

mais importante e que rouba tempo, sempre terá que haver

uma separação de prioridade para conseguir atrelar ao

tempo e a efetivação de uma abordagem significativa de

gestão de excelência e comprovação de sua atividade bem

elaborada e priorizada. A priorização do trabalho tem que,

em atividades urgentes e importantes são sempre

prioritário por requerer mais tempo para serem

desenvolvidos, sempre são desenvolvidas na frente das mais

simples que requer menos tempo para serem desenvolvidas,

sabendo que projetos e tarefas mais importantes são

desenvolvidos seguindo a ordem de urgência.

Vídeo estratégias para lidar com erro

5. A política empresarial tem em seu fundamento a

missão, visão e valores que pretendemos seguir e ser

visto no mercado de trabalho de acordo com nossa

perspectiva de implementação de nossa marca, para

figurar a nossa base organizacional em prol de nossos

clientes internos e externos com aceitação de nossa

combinação estratégia de elementos satisfatório para

a evolução de nossa empresa. Os objetivos traçados

seriam um caminho de resistência e empenho nas

atividades elaboradas por nossos chefes e

colaboradores que desempenharão o papel de

integrantes, que sempre se relacionaram para trocas

de experiências e administrem o tempo, colocando esse

tópico em seus planejamentos de atrelarem a

delegação. A política de nossa empresa tem sempre em

nossa tarefa diária, semanal ou até mesmo mensal

listando sempre as tarefas mais importantes que serão

avaliados por um superintendente e fazem parte de uma

tarefa inspecionada. Não se pode pensar em solução

sem primeiro pensar em saber, ou seja, investigar

todas as causas de problemas dentro da empresa que

será delegada ao supervisor estratégico, que fará

reunião quinzenal para passar para o restante da

empresa, sendo esse inspetor dividido por área, que

deixará bem claro todas as interrupções no trabalho

que colocam em dificuldade as tarefas, sabendo que

problemas pessoais deixarão de existir, conciliando o

planejamento profissional do pessoal. Fazer um

resumo, todos os funcionários de cada setor e passar,

o que ficou dificultoso dentro da lista feito pelo

inspetor, sendo aplicado dentro de cada função pré-

estabelecida no decorrer da semana, para não deixar

acumular a função e suas tarefas. Os estacionamentos

em decorrência de algumas falhas já relatadas terão

sempre a numeração de suas mesas nos escritórios

dividindo por letras advindo de números. OS

estagiários poderão reportar como disse anteriormente

com os tutores, com apresentação do relatório, ou

perguntas sobre alguma tarefa com vídeo conferência e

mesmo por chamada de vídeo por whatssapp.

Vídeo política Empresarial

6.O esgotamento físico e mental refere a longas horas de trabalho mal elaborado, fora do planejamento

habitual de preservação de alguns minutos para a pausa

e descanso no período de trabalho, como tomar uma café

de maneira a descontrair o ambiente e ter naqueles

minutos o prazer de reformular a vivência dentro da

empresa. Arcadio era experiente e sabia os atalho para

uma vida empresarial mais fortemente assegurada, com

toda equipe em prol de sua segurança de ser chefe.

Julia estava sem a verdadeira essência de converter

todo a requisição de seus serviços prestados, não

sabendo administrar seu tempo para a satisfação de

dever cumprido. Arcadio intervia pouco nas tarefas de

sua equipe, fazendo fluir do jeito que cada uma

pensassem em relação a sua autoridade dentro da

empresa, Julia poderia pedir mais conselhos a Arcadio

que tem na sua equipe o reconhecimento de não ter como

fazer questionamento de suas ordens, ele era

autoritário e distante de seus colaboradores, fazendo

uma linha mais dura. No entanto conhecia bem a empresa

e sua forma de atuar, tendo condições de atrelar a sua

identidade dentro da empresa influenciando Julia, que

nessa ocasião tem como meta o planejamento estratégico

de diversificar a sua tarefa dentro da administração do

tempo dentro da empresa.

7.OS APLICATIVOS FORM RETIRADOS DE FONTES DA INTERNET, TODO O TEXTO PRODUZIDO FOI DO PRÓPRIO AUTOR, FALANDO SOBRE ESSES APLICATIVOS. O OBJETIVO FOI MOSTRAR OS APLICATIVOS QUE PESQUISEI E NÃO DEMONSTRAR CONHECIMENTO SOBRE CADA UM DELES, NÃO QUER DIZER QUE NÃO ENTENDA ALGUNS DELES.

A) WUNDERLIST

O Wunderlist permite que você crie diversas listas para organizar todas as tarefas que precisam ser realizadas durante o dia. Tarefas maiores podem ser divididas em menores, assegurando uma boa visualização das responsabilidades.Caso aconteça algum imprevisto e alguma atividade fique atrasada, ela será marcada em vermelho. Já aquelas que são rotineiras podem ser configuradas de forma diferente, para que uma nova tarefa seja criada toda semana, por exemplo.

Outro benefício do aplicativo é permitir a marcação de um ou mais afazeres com estrela. Isso significa que ele é uma prioridade e deve ficar acima dos outros. Também é possível compartilhar as listas com outras pessoas ou filtrar o conteúdo por meio de hashtags.

B) EVERNOTE

O Evernote funciona como uma espécie de bloco de notas para tudo o que você precisar. O aplicativo é a solução ideal para quem estuda e passa o dia lidando com informações e precisa organizá-las de uma maneira mais eficiente.Além disso, ele serve para armazenar artigos, textos e outros tipos de conteúdo para leitura posterior. As anotações podem ser criadas e separadas por cadernos. Também é possível criar listas e textos formatados com cores, anexos e desenhos feitos à mão.

O programa ainda permite adicionar lembretes aos itens anotados e incluir selos para ajudar a pesquisar pelos conteúdos desejados.

C)TRELLO

Muito usado na administração de projetos, o Trello é muito útil para organizar tarefas diárias e aumentar a produtividade. A ferramenta funciona de acordo com o método Kanban e é separada em quadros com diferentes cartões — cada um com uma atividade.

Cada cartão permite adicionar etiquetas, determinar prazos de entrega, acrescentar anexos e colocar um checklist. Descrições e comentários também podem ser feitos em campos específicos para facilitar o detalhamento.

Ao acessar o quadro geral, você tem uma visão ampla de tudo que deve ser feito no dia, na semana e no mês. Dessa forma, é possível se programar para estudar diferentes conteúdos, por exemplo. Além disso, vários cartões podem ser criados para separar as atividades mais complexas, como trabalhos e provas.

D) POMICRO

O Pomicro é um ótimo aplicativo de gestão do tempo. Afinal, passar muitas horas seguidas estudando, sem nenhum intervalo, pode prejudicar o rendimento e a saúde do estudante. Por outro lado, uma distração pode se transformar em horas de desperdício, o que é um grande problema para o aprendizado.Nesse sentido, o Pomicro é uma ferramenta baseada no método Pomodoro, que desenvolve a produtividade durante o momento do estudo. A técnica foi criada pelo italiano Francesco Cirillo, após perceber que preencher o trabalho com períodos de descanso aumentava a eficiência.Assim, Cirillo estabeleceu blocos de 5 minutos de relaxamento para cada 25 minutos de estudo. A ideia do aplicativo é funcionar como um temporizador, avisando a hora certa de estudar ou descansar.

E) FOREST

O Forest é um jogo que mistura alguns elementos para que as pessoas fiquem longe de qualquer aparelho eletrônico. O objetivo é fazer com que plantas cresçam em diversas condições, sem a necessidade de interação com elas.Quanto mais tempo o celular ficar longe, mais as plantas vão se desenvolver e você vai conseguir juntar mais pontos na fazenda — de acordo com o tempo mínimo necessário para cada uma crescer.

De acordo com o seu desempenho, é possível liberar novas plantas e montar fazendas ainda mais completas. Caso você mexa no aparelho antes do tempo necessário, as plantas podem morrer ou a punição pode ser maior. Nesse caso, o aplicativo faz o celular tocar músicas constrangedoras em volumes altos.

F) NOISLI

Algumas pessoas precisam de silêncio para estudar, enquanto outras só conseguem se concentrar na presença de

sons que criem uma sensação de bem-estar. Nesse caso, não precisa ser, necessariamente, música, mas também o som do mar ou da chuva.

Se você é uma dessas pessoas, pode contar com o Noisli — um aplicativo que estimula a criatividade por meio de uma coleção de sons ambiente. Embora existam outros programas que seguem essa linha, essa ferramenta tem um design mais minimalista e conta com versões para smartphone e computador.No caso dos desktops, é possível usar um editor de textos que evita distrações e muda as cores da tela para proporcionar aos usuários os benefícios da cromoterapia.

G) POCKET

O Pocket é um aplicativo que ajuda a guardar e organizar conteúdos para ler posteriormente. Seu funcionamento é bastante simples: por meio de uma extensão, basta compartilhá-lo com o navegador e salvar o link sempre que precisar.O interessante é que ele oferece diversas opções, como favoritos, imagens e vídeos, tags, visualização separada de artigos, sistema de mensagens, entre outras. Ele também é muito útil para trabalhos em grupo, pois é possível enviar artigos para seus amigos.

Com o tempo, a ferramenta entende o seu comportamento e passa a oferecer notícias que considera relevantes. O aplicativo analisa os principais temas dos links salvos e o que as pessoas que você segue recomenda. Também é possível recomendar vídeos e matérias interessantes para seus amigos.

Para ter uma boa gestão do tempo, o ideal é baixar alguns aplicativos e conciliá-los de forma que seja possível aproveitar as melhores funções de cada um deles. Por exemplo, você pode usar uma ferramenta que ajude a organizar as tarefas e uma que permita focar nas atividades diárias.

BE FOCUSED

A técnica Pomodoro é famosa entre todos aqueles que buscam

fazer uma boa gestão de seu tempo. Pensando nisso, o Be

Focused, ferramenta gratuita para celulares com sistema

operacional iOS, entrega cronômetros e a possibilidade de

criação de listas com as tarefas do dia.

Sua premissa se baseia na produtividade distribuída em

curtos períodos: para cada 25 minutos de atividade,

utilizam-se pausas de três a cinco minutos. Dá para se

manter atento, eficiente e ainda conciliar momentos

diários com prazeres como a pausa para cafezinhos,

alongamentos e leitura das atualizações das redes sociais.

Assim, fica mais simples controlar e distribuir o fluxo de

trabalho.

H) POMODONEAPPSemelhante ao aplicativo anterior, o PomoDoneApp está

disponível a mais usuários: tem versões para Android, iOS

e Desktop. Baseado também na técnica Pomodoro, seu

diferencial é realizar integrações com outros aplicativos

já empregados na rotina de trabalho para controlar a carga

horária designada a cada tarefa.

Ótima opção para quem lida com prazos apertados ou

profissionais cujas funções se atrelam à criatividade.

I) HABITBULLQuem é sistemático e gosta de organizar todos os aspectos

de sua vida com listas, gráficos e planilhas, auxiliado

pela exatidão dos números, vai adorar o HabitBull.

O pacote de ferramentas disponibilizado por ele, afinal, é

completo: lembretes, painéis de controle, compiladores de

dados, informações em nuvem, exportação de tudo que for

registrado e muito mais. Um aplicativo para gestão do

tempo e de vários outros aspectos de sua vida, como

projetos especiais e rotina de estudos do MBA

J) TIMELYCompatível com dispositivos Android, o Timely ajuda, tanto

no âmbito profissional quanto no pessoal, a cronometrar o

tempo que você utiliza para a realização de cada uma de

suas atividades. Além disso, tem despertadores

personalizados e se conecta a outros dispositivos para

ajudar em sua organização.

Fica até mais fácil não perder a hora para a primeira aula

de ginástica na academia, certo?

L) RESCUE TIMEÀs vezes, o que falta à organização de nosso tempo é o

equilíbrio e o conhecimento sobre os hábitos que fazem com

que o desperdicemos. Baseado nessa ideia, o Rescue Time se

propõe a registrar quantos minutos ou horas você utiliza

ao navegar em seu celular e conferir todas as atualizações

dos vários aplicativos dos quais não abre mão.

Assim, fica mais simples perceber que aquela rápida troca

de mensagens pode, na verdade, ser uma grande vilã de sua

produtividade diária. O app é gratuito e tem planos mais

avançados, pagos, para quem necessita de recursos como

alertas e acompanhamento diário.

M) MY MINUTESPrecisa de motivação e organização para distribuir todas

as tarefas do seu dia? Dos trabalhos das organizações

àquela meia horinha de corrida na esteira ao início da

noite? O My Minutes é mais uma opção gratuita para

usuários do sistema iOS.

Com ele, delimite o tempo que precisa a cada tarefa e

encontre mais períodos livres para descansar e refletir

sobre novas ideias.

N) WUNDERLISTSeu perfil é de quem usa vários dispositivos móveis

durante o dia a dia? Então você vai adorar o Wunderlist!

Gratuito e com versões para Android, iOS, Windows e até

mesmo ao Kindle, leitor digital da Amazon, pode ainda ser

vinculado a navegadores para ajudar sua organização no

computador do trabalho, por exemplo.

A proposta é simples: organizar listas de afazeres, com

direito a alertas e recursos de gestão. Sua utilização é

intuitiva e evita que sejam esquecidas quaisquer tarefas

relevantes.

Administração do tempo: vídeo sobre mais um pouco de

informação sobre o assunto.

Para assistir os vídeo que estão nesse trabalho recomendado

word 2013

Bibliografia

7 dicas de Coaching para administrar o tempo no trabalho . (26 de Dezembro de 2016 ). Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, Brasil.

Araújo, G. (13 de Julho de 2014). Especialista dá dicas para administrar o tempo e fazer tudo em 24 horas . Teresina, Piauí, Brasil.

Camargo, S. (04 de Setembro de 2017). Sem tempo para administrar seu dinheiro? Cinco passos para ser mais rápido . Sâo Paulo, São Paulo, Brasil.

Fernandes, G. J. (24 de outubro de 2018). Gestão do Tempo: o que é, produtividade e estratégias. São Paulo, São Paulo, Brasil.

iped. (s.d.). Como administrar melhor o seu tempo? Brasil.

Lietti, T. (13 de Julho de 2016). 10 aplicativos para manter seu dia a dia organizado . Brasil.

Moreira, M. I. (07 de 08 de 2018). 8 conselhos para administrar melhor o tempo e ser mais produtivo. Brasil.

seguro, B. m. (07 de março de 2017). Casaco ou Regata? 4 Apps de Previsão do Tempo para não errar a Roupa! Capital, Brasil.

Trocafone. (23 de Fevereiro de 2016). 7 melhores aplicativos de gestão de tempo. Brasil.