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POLÍTICA DE VIAGEMElaboração: 27/11/2018

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1. OBJETIVOEstabelecer regras sobre viagens em nome da Estácio para negócios, treinamentos e eventos visando tornar o processo eficiente, seguro e com o menor custo.

2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA PGE 05.117 – Adiantamentos a colaboradores e prestação de contas; PGE 05.029 – Reembolso Administrativo; DOR.04.012 – Serviços de Terceiros & Viagens;

3. CAMPO DE APLICAÇÃO Todos os colaboradores da Estácio, fornecedores e parceiros.

4. DEFINIÇÕESSIGLAS

Não se aplica.

CONCEITOS Portal de Viagens – Site para pesquisa e compra de passagens e hospedagens

(www.argoit.com.br/btmviagens/default.aspx?cliente=estacio); App Voll – Aplicativo para utilização de taxi corporativo; Viagens de Longa distância – Deslocamentos ininterruptos com duração de mais de 6 horas no trecho

escolhido; Viagens Comuns – Viagens com características inferiores às de Longa Distância, porém com

quilometragem de deslocamento superior a 120 km o trecho de ida ou volta;

5. DESCRIÇÃONota: Todos os usuários do serviço de viagem precisam estar devidamente cadastrados e utilizando as plataformas da Estácio.

A) REGRAS5.1. As viagens nacionais ou internacionais devem ser solicitadas com o mínimo de 14 dias de

antecedência à data do primeiro deslocamento;5.2. Para o cancelamento da passagem sem ônus é necessário comunicar a área de Serviços

Logísticos e agência de viagem vigente em até 23 horas após a compra, para que a mesma possa entrar em contato com a companhia aérea, desde que as passagens tenham sido compradas 7 dias ou mais de antecedência da data de voo;

5.3. Nas passagens do tipo ida-e-volta, se por algum motivo ocorrer a perda ou desistência do trecho de ida, mas mantido a data da volta, deverá ser avisado a área de Serviços Logísticos e a agência de viagens vigente, até 3 horas antes das do voo da ida, e se o voo for no primeiro horário será necessário avisar até às 17:00 do dia anterior, para que a mesma entre em contato com a companhia aérea e consiga que seja mantido o trecho de retorno mediante devidas

Elaborador: Ingrid Carneiro Revisor Técnico: Clarissa Costa Aprovador: Rossano Marques

A versão impressa deste documento é considerada cópia não controlada.


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penalidades de cada Cia aérea. A falta de aviso, acarretará no cancelamento do retorno por parte da aérea;

5.4. Os acessos máster na plataforma da agência de viagens vigente são autorizados somente aos VP’s e Presidência. Esse acesso permite que os mesmos possam realizar solicitações e aprovações de viagens para eles mesmos sem a necessidade de passar por mais alguma aprovação;

5.5. Qualquer exceção a esta Política deve ser aprovada pelo gestor do pacote de viagens, mediante autorização do VP da área, e anexando-a na OS.

B) CONTINUIDADE DAS OPERAÇÕES5.6. Para prevenir consequências de uma fatalidade e proteger a continuidade das operações, as

viagens de colaboradores em uma mesma aeronave, automóvel, trem ou outro meio de transporte estão restritas a não mais do que 50% dos colaboradores de uma mesma área ou unidade, independentemente do nível hierárquico;

5.7. É responsabilidade de cada gestor evitar viagem em grupo e evitar autorização de viagem em grupo em uma mesma aeronave (comercial ou fretada), em qualquer combinação, que possa comprometer a continuidade das operações em uma unidade ou área de negócios da Companhia, no caso de um acidente. Não é permitida a viagem de mais de 03 Diretores Executivos no mesmo meio de transporte.

C) VIAGENS E ESTADIAS (CONTA DE VIAGENS E ESTADIAS – 4203040004) Solicitações de Viagens

5.8. A solicitação deve ser feita no mínimo com 14 dias de antecedência a data do primeiro deslocamento para viagens nacionais e 14 dias para viagens internacionais, respeitando sempre o menor preço apresentado. Caso os prazos não possam ser respeitados, a viagem passa a ser caracterizada como fora de Política e submetida à aprovação do VP da área, devendo-se manter todo o processo regular de solicitação;

5.9. Para remissão de passagens/hospedagens com limite inferior ao da antecedência e/ou com alteração que implique em multas ou taxas deverá ser solicitada autorização do VP da área. E anexa-las na nova OS;

5.10. A solicitação da viagem deve ocorrer através do Portal de Viagens; incluindo aluguéis de carro, aéreo, hospedagem e rodoviário. Não permitindo solicitação de reembolso para tais serviços. Para exceções é necessário a autorização do VP da área e do pacoteiro.

5.11. As viagens com até 3 dias só serão permitidas levar bagagem de até 10Kg. Viagens acima de 3 dias, está autorizado levar bagagens com peso acima de 10Kg até o limite de 23Kg, que é a franquia oferecida pelas companhias aéreas. Não é permitido pagar e pedir reembolso do excesso de bagagem.

Solicitações de Adiantamentos5.12. Todo colaborador que viajar a trabalho pela Companhia pode solicitar um adiantamento no

valor dos limites diários de alimentação, estipulados nesta Política, para fazer frente às despesas que possam ocorrer durante a viagem;




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5.13. Os adiantamentos são concedidos após confirmação da viagem;5.14. A solicitação de adiantamento para despesas de viagem deve ser feita conforme PGE 05.117,

em anexo neste documento.

Seleção e Utilização de Serviço – Hospedagem5.15. A agência de viagens insere no Portal os hotéis para a escolha do solicitante/viajante onde o

mesmo deverá escolhe-lo obedecendo sempre o critério de menor valor. Os hotéis são em padrão 03 estrelas ou equivalente, associado à localização onde o viajante estiver prestando serviço, a fim de minimizar os custos com translado e em conformidade com o estipulado na Diretriz Orçamentária vigente;

5.16. As acomodações são sempre do tipo standard, isto é, com banheiro privativo, ar condicionado, telefone, televisão, serviço de quarto, café da manhã e internet (quando possível). No caso de indisponibilidade da categoria standard, deve ser utilizada a categoria imediatamente superior ou outro hotel deve ser utilizado, obedecendo sempre o critério do menor valor;

5.17. A acomodação deve ser preferencialmente compartilhada. Para o compartilhamento da acomodação, devem ser considerados os critérios:- Hóspedes do mesmo sexo;- Quartos com a quantidade máxima de duas pessoas.

Seleção e Utilização de Serviço – Comunicação5.18. Recomenda-se para redução das despesas telefônicas, o uso dos programas de comunicação

instantânea, VoIP, ou a solicitação de Roaming Internacional conforme Política de Telefonia - POL 05.019 para viagens internacionais. A ajuda de deslocamento para docentes não inclui reembolso de ligações e internet;

D) CONDIÇÕES DE DESLOCAMENTO (CONTA CONDUÇÃO E TRANSPORTE - 42003040006)5.19. Devem ser lançadas todas as despesas de deslocamento de colaboradores a serviço da

empresa. Exemplos: locomoção para viagens, locomoção para fóruns, postos fiscais, treinamentos / eventos corporativos, outras unidades da empresa situada na mesma área metropolitana (raio de 120 km da sua base), visita a clientes ou fornecedores, reembolso de combustível, pedágio e estacionamento (para veículos cuja despesa seja paga pelo colaborador);

5.20. Não será aceito reembolso de taxi fora da política de taxi corporativo. Para reembolso de tal despesa, deverá ser anexada a justificativa de uso fora da cooperativa e a autorização do Gestor de Pacotes.

5.21. Não deverão ser lançadas nesta conta despesas com motoboy, mensageria, mudanças, fretes em geral, fretes para provas de vestibular e transporte de alunos, malotes, transporte de documentos;

Deslocamento de Taxi5.22. Para serviços de taxi, o colaborador deve preferencialmente utilizar a gerenciadora vigente. O

colaborador deve estar previamente cadastrado junto à gerenciadora;Elaborador: Ingrid Carneiro Revisor Técnico: Clarissa Costa Aprovador: Rossano Marques



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5.23. Para viagens em grupo (máximo de 4 pessoas com o trajeto que atenda a todos os usuários gerando menor custo) deve ser utilizado o serviço da gerenciadora, sendo o pagamento realizado por um único colaborador, sobre o qual incidirá o gasto no centro de custo correspondente.

5.24. Nas localidades onde não houver o serviço de taxi conveniado ou nas quais o serviço prestado pela gerenciadora não utilizar taxímetro (exemplos: corrida fechada, taxi executivo) ou esteja indisponível, o viajante deve utilizar um serviço de taxi comum, pagar o valor e solicitar o recibo ao taxista destacando no verso o trecho percorrido e posteriormente solicitar o reembolso da despesa. Nos casos de serviços internos extraordinários, cujo horário exceda às 22 horas, somente poderão ser pagos os valores gastos com táxi comum através do contrato da gerenciadora vigente. Nas localidades onde não houver o serviço de táxi conveniado o viajante poderá pedir reembolso;

5.25. A utilização de voucher está proibida. Não é permitida a utilização de táxi para transporte pessoal, tais como ida ao médico, curso de línguas, faculdade, entre outros.

5.26. A solicitação de reembolso de transporte não deverá ultrapassar 3 meses da data de utilização.

Locações de Veículos5.27. Locações de veículos devem ser realizadas apenas em situações em que seja comprovada uma

economia significativa perante o uso de táxi ou de veículos próprios;5.28. Carros populares com ar condicionado são utilizados como padrão para locações. A utilização de

carros categoria SUV, grandes ou especiais exige aprovação prévia do gestor do Pacote para a realização da reserva. Os colaboradores devem devolver os veículos locados com o tanque de combustível no nível recebido, sempre que possível, pois os valores de abastecimento nas companhias locadoras de veículos são significativamente mais altos.

5.29. Multas referente ao período alugado serão de responsabilidade do condutor do veículo;

Passagem Aérea5.30. As passagens aéreas somente são autorizadas entre localidades em que as distâncias

rodoviárias forem superiores a 200 km. Para distâncias inferiores a 200 km devem ser utilizadas passagens rodoviárias, automóvel próprio ou locado, conforme for mais adequado para cada caso. Sempre que possível e necessário, o viajante deve utilizar os meios de transportes oferecidos pela própria empresa aérea, levando sempre em consideração o menor custo;

5.31. As passagens aéreas nacionais são sempre emitidas em classe econômica, na menor tarifa disponível, no momento da reserva ou compra, considerando-se sempre horário do evento (reunião, treinamento, outro), aeroporto de origem e destino, bem como os custos de deslocamento. Sempre que possível, as passagens de ida e de volta devem ser adquiridas mediante uma única solicitação. Para cada solicitação de viagem, deve ser observada uma margem de 60 minutos, para mais ou para menos, do horário indicado pelo colaborador. Devem ser evitados os deslocamentos nas segundas-feiras pela manhã, nas sextas-feiras à tarde e em vésperas de feriados, quando as tarifas são mais caras. Apenas para trechos aéreos internacionais que ultrapassarem 10 horas de voo ininterrupto e que o tempo de permanência do




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viajante na localidade de destino for inferior a cinco dias, a reserva poderá ser em classe executiva, desde que aprovada pelo VP da área.

5.32. Viagens durante o fim de semana não serão aprovadas, exceto com autorização do VP da área anexadas na OS.

Passagem Rodoviária5.33. O viajante pode solicitar que o deslocamento, em período noturno, seja feito em classe

diferenciada para viagens de longa distância. Para trechos realizados durante o período diurno a reserva deverá ser feita em classe convencional. Cada solicitação de viagem deve ser observada uma margem de 60 minutos, para mais ou para menos, do horário indicado pelo colaborador.

Veículo Próprio5.34. As viagens realizadas com veículos próprios são reembolsáveis de acordo com a quilometragem

rodada e devem seguir o valor de R$ 1,00 por quilometro. Também são reembolsados gastos com pedágios e estacionamentos na conta determinada para o reembolso por quilometragem, desde que se relacionem ao trajeto utilizado para realização de atividades em favor da companhia. Despesas com avarias, como sinistro e roubo dentre outros, não são reembolsadas.

E) ALIMENTAÇÃO (CONTA LANCHES E REFEIÇÕES – 42003040007)5.35. Nesta conta deverão ser lançados gastos com lanches e refeições em viagens, jornada

extraordinária de trabalho e coffee breaks em treinamentos e reuniões;5.36. O viajante é reembolsado por despesas alimentícias e bebidas não alcoólicas incorridas

enquanto atendendo aos objetivos do negócio. Gorjetas não estão incluídas no custo dos alimentos e bebidas e não são reembolsáveis;

5.37. O valor máximo diário a ser despendido não deve ultrapassar o estipulado abaixo:

NATUREZA DA DESPESA NACIONAL/R$ DIA INTERNACIONAL/US$ DIA

Em viagens (incluir frigobar) R$ 60,00 US$ 60,00Em trabalhos extraordinários R$ 30,00 -Em coffee breaks R$ 20,00 por convidado

5.38. Estão elegíveis a reembolso de alimentação os colaboradores que permanecerem pelo menos 2 horas em jornada extraordinária de trabalho;

5.39. Nenhum reembolso será efetuado se a Nota Fiscal não estiver de acordo com os procedimentos de reembolso da companhia (PGE 05.029);

5.40. As refeições e coffee breaks relacionados a eventos institucionais devem ser lançados em contas específicas e fora do pacote de viagem, assim como gastos de copa e cozinha, também devem ser lançados em contas específicas.

F) CANCELAMENTO OU ALTERAÇÃO DE VIAGEM




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5.41. Para alterações de viagem, deve-se criar nova OS, no Portal de Viagens, preenchendo nos devidos campos que é uma remarcação e informar o número da OS que será alterada. É necessário a autorização do VP anexada na OS para que a viagem seja aprovada.

5.42. Custos que possam ocorrer devido ao cancelamento ou alteração da viagem são suportados pelo Centro de Custo do solicitante, desde que advindos de motivos profissionais e saúde ou autorizados pelo VP da área (exemplo: mudança na agenda de reuniões, doenças). Caso contrário os custos decorrentes da respectiva alteração e/ou cancelamento de viagem são suportados exclusivamente pelo viajante;

5.43. As alterações nas reservas de hotéis podem ocorrer por duas formas:- Quando necessário aumentar o número de dias de estadia, deve ser feita uma nova

“Solicitação de Viagem”, anexando a autorização do VP da área na OS. - Quando necessário diminuir o número de dias de estadia, o solicitante deverá fazer um follow

up na OS da respectiva viagem informando que o período será menor que o solicitado. Assim a Agência de Viagens tomará as devidas providências para que não ocorra nenhum pagamento indevido.

Mudança de itinerário:5.44. No caso de não utilização, cancelamento ou utilização parcial do bilhete, o viajante deve fazer um

follow up na OS da respectiva viagem, informando que não utilizará mais o bilhete, que a reunião/evento não será mais realizada (o) ou sobre a utilização parcial do bilhete comprado. Para que a agência de viagens contratada pela Estácio possa providenciar o pedido de cancelamento, reembolso ou crédito;

5.45. Caso o cancelamento não seja informado, o mesmo deve ser cobrado diretamente no centro de custo definido na solicitação de viagem.

G) VIAGENS DE TERCEIROS5.46. Convidados da Estácio (candidatos, jornalistas, palestrantes, consultores, avaliadores do MEC,

entre outros) devem ter suas viagens aprovadas pelo respectivo VP da área solicitante e posteriormente deve ser aberto um chamado no SEC para o devido cadastro no Portal de Viagens e depois seguir com a criação da OS. A gerenciadora deve ser utilizada para serviços de taxi e o pagamento da corrida deve ser informado ao colaborador que convidou, para que a despesa seja incidida sobre seu centro de custo;

5.47. Nestes casos não são possíveis adiantamentos e reembolsos de despesas, exceto acordos contratuais devidamente regularizados.

H) MOEDAS5.48. Para viagens internacionais, as passagens e demais tarifas são convertidas em Reais de acordo

com o câmbio da data de emissão das mesmas. Para esse tipo de viagem é necessária a aprovação do VP da área correspondente;

5.49. Para adiantamentos em moedas que não a nacional, o VP da área deve solicitar à Tesouraria o adiantamento em moeda estrangeira. Adiantamentos e prestação de contas devem estar




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devidamente documentados.

I)PRESTAÇÃO DE CONTAS E REEMBOLSOS5.50. A prestação de contas deve ocorrer dentro da competência contábil da viagem e seguindo as

diretrizes do PGE 05.029, em anexo neste documento.5.51. Nenhum colaborador está autorizado a aprovar seu próprio relatório de despesa, de seus pares

ou despesas de negócios do superior;5.52. A pessoa que aprova a prestação de contas é responsável por avaliar o propósito de negócios, a

razoabilidade das despesas e a conformidade com a Política de viagens.

J) REEMBOLSO5.53. O reembolso de valor de despesas superiores ao adiantamento concedido deve ser solicitado

através da prestação de contas, conforme PGE.05.029 – Reembolso Administrativo;5.54. Caso as despesas não faturadas da viagem sejam superiores ao valor recebido no adiantamento,

o colaborador deve ser reembolsado da diferença;5.55. O colaborador que durante a execução de serviços para a Companhia utilizar-se de recursos

próprios para locomoção, alimentação, ligação tarifada, pode solicitar o reembolso de despesas, limitado aos valores estipulados na Diretriz Orçamentária de Viagens vigente; Despesas com alimentação (almoço e/ou jantar) e frigobar em viagens somente são reembolsadas mediante a apresentação de Nota Fiscal detalhada. Tais gastos devem respeitar os limites diários definidos conforme política vigente.

5.56. Caso o viajante possua algum adiantamento em aberto, a aprovação do reembolso das despesas da viagem deve ser analisada pelo VP da área do viajante;

5.57. Na ausência de bilhete para as despesas de transporte terrestre ou marítimo, a solicitação do reembolso deve ser feita através do preenchimento do formulário “Formulário de Reembolso de Despesa”, contendo a assinatura do viajante e do Pacoteiro;

5.58. Exemplos de despesas reembolsáveis, conforme limite diário:- Taxas de estacionamento;- Despesas com pedágio;- Chamadas telefônicas de negócios;

- Despesas com acesso remoto à Internet, enquanto em viagem;

- Fax relacionado aos negócios;- Taxas de conversões para moeda

estrangeira.5.59. Exemplos de despesas não reembolsáveis:

- Seguro opcional de vida/acidente de viagem;

- Passagens aéreas, aluguel de carro, hospedagem e rodoviário não são reembolsáveis

- Conserto de veículo em carros particulares;

- Multas de trânsito;- Itens de higiene e cuidado pessoal;- Custos de não comparecimento em

hotel (“no show”);




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- Filmes no apartamento;- Entretenimento pessoal (clube

noturno, teatro, eventos esportivos, etc.);

- Engraxate;- Lembranças e presentes pessoais;- Comodidades pessoais;- Gorjetas/Taxas de serviço opcionais.

K) PENALIDADESFica vedado o descumprimento a qualquer item descrito nessa política. Constatado qualquer descumprimento ou comportamento de risco para a Estácio ou qualquer tipo de fraude, o mesmo precisa ser denunciado no Canal Confidencial através do telefone 0800 770 0782 ou então pelo link e estará sujeito a análise do Comitê de Ética e a todas aplicação das penalidades trabalhistas, cíveis e criminais previstas em leis e na Política de Medidas Disciplinares (POL.05.038).

6. RESPONSABILIDADES Requisitante - Solicitar a emissão de viagens (Passagens, Estadias e Aluguel de Carro) através do

Portal de Viagens, garantindo a política de antecedência, orçamento e menor preço; Informar no momento da solicitação se o viajante é portador de necessidades especiais, sejam elas permanentes ou na ocasião da viagem; Verificar s o colaborador está cadastrado nos sistemas Voll (Taxi corporativo) e Portal de Viagens (viagens corporativas).Nota: Caso não esteja, deve solicitar tal cadastro através do chamado no SEC (Caminhos: CSC / SERVIÇOS LOGÍSTICOS / (TAXI CORPORATIVO OU PORTAL DE VIAGENS)), respeitando a política de workflow de aprovação e o prazo de antecedência da viagem ou da atividade, afim de garantir que o cadastro seja realizado em tempo hábil.

Viajante - Verificar alternativas efetivas de comunicação à distância junto ao Gestor do Centro de Custo que representem um custo menor que a viagem, como por exemplo, vídeo conferência, conference call, VoIP, correio eletrônico ou outras de custos menores antes das criações das OS’s no Portal de Viagens; Prestar contas das despesas de viagem através da apresentação de documentos fiscais originais, quando não houver um contrato específico para o serviço utilizado (por ex.: Gerenciadora de Taxi); Utilizar os serviços de estabelecimentos comerciais que forneçam documentos fiscais adequados; Questionar e verificar as faturas para que não ocorram cobranças indevidas; Verificar os documentos necessários para embarque, hospedagem, deslocamentos, dentre outras etapas referentes à realização da viagem e os apresentar quando solicitado; Zelar pelos itens levados em viagem que sejam de propriedade da empresa, mantendo-os em segurança e respeitando as condições de manuseio e armazenamento; Em caso de roubo, furto, extravio ou outro contratempo, iniciar os devidos trâmites legais imediatamente e logo em seguida, comunicar à gerência imediata.

Gestor Imediato (Viajante) - Realizar análise para aprovação das despesas efetuadas em viagens, para débitos no seu centro de custo, visando que estas fiquem limitadas ou inferiores ao orçamento aprovado e que sejam compatíveis com as funções desenvolvidas em sua alçada. Definir diretrizes



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para mudanças e/ou melhorias nos processos ligados ao pacote de viagens; Apoiar e garantir recursos ao Gestor de Pacote.

Gestor do Pacote de Viagens - Definir diretrizes para mudanças e ou melhorias nos processos ligados ao Pacote; Cobrar a elaboração de ações para redução dos gastos junto aos donos dos Centros de Custos em caso de estouro do orçamento; Analisar o conteúdo de cada conta e buscar melhorias no Pacote (custo e qualidade); Garantir a implementação das Políticas e Diretrizes de gastos buscando suas melhores práticas; Aprovar ou reprovar solicitações no Portal de Viagens que não atenda a Política de Viagem (Ex.: menor preço, dias de antecedências e etc).

7. REGISTROS

Nome do Registro Forma de Armazenamento Prazo de Armazenamento Forma de Descarte

Chamado - SEC Eletrônico Indeterminado Não se aplica

8. ANEXOS

CONTROLE DE REVISÃO

REVISÃO DESCRIÇÃO SUMÁRIA

01Atualização da quilometragem, meio de solicitação de reembolso e adequação ao template atual utilizado pela companhia.



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