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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshops de Melhoria de Processos Apresentação de resultados Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 10 de setembro de 2009

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Workshops de Melhoria de Processos

Apresentação de resultados

Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos OrganizacionaisGoiânia, 10 de setembro de 2009

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O QUE É..

Oficinas de trabalho realizadas para

promover o mapeamento, a melhoria, a padronização e a documentação de rotinas de trabalho.

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POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS NO

MP?

Necessidade detectada no diagnóstico

estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacional realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas.

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS NO

MP?

Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos

Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços

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POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS NO

MP?

Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA)

Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022

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ALINHAMENTO ESTRATÉGICO

Objetivo Estratégico: 7 – Desenvolvimento dos Recursos Humanos

Estratégia: 7.2 – Manter os integrantes do MP qualificados e capacitados, capazes de executar os planos definidos e atender às necessidades do cidadão.

Iniciativa Estratégica: 7.2.1 - Implantar e implementar o Programa de Capacitação dos integrantes do MP com aproveitamento mínimo de oitenta por cento na avaliação.

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ALINHAMENTO ESTRATÉGICO

Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional

Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa

Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.

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Escritório de Processos Organizacionais - EPO

O que é:

É a unidade responsável por fornecer métodos e ferramentas para a identificação, a descrição, melhoria, padronização e documentação das rotinas de trabalho desenvolvidas na Instituição.

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Escritório de Processos Organizacionais - EPO

Natureza:

Consultiva: Auxílio e orientação aos gestores dos processos, prescrição de métodos, ferramentas e padrões.

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Escritório de Processos Organizacionais – EPO

Equipe:

Cristina Maria das ChagasJulio Cesar Amato Renata Vieira Evangelista

Acompanhamento:Dra. Maris Amado Teixeira de Moura

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Análise do Material das Unidades Organizacionais

- Diagnóstico -

Pontos Positivos:

Entrega do material solicitado

Engajamento das áreas – algumas já

haviam desenhado os fluxogramas de

vários processos

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Análise do Material das Unidades Organizacionais

- Diagnóstico -

Pontos Positivos:

Unidades sensibilizadas

Entendimento pelas unidades a

respeito da gestão por processos (visão)

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Análise do Material das Unidades Organizacionais

- Diagnóstico -

Oportunidades de Melhoria:Estabelecer uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas

Apresentar conceitos para utilização devida de termos afetos à Gestão de Processos

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Análise do Material das Unidades Organizacionais

- Diagnóstico -

Oportunidades de Melhoria:Nivelamento institucional – todas as unidades alcançarem o mesmo estágio

Estabelecer orientação institucional no que se refere à gestão por processos

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Estágios de maturidade

em Gestão por Processos

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Estágios de maturidade em Gestão por Processos

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Estágios de maturidade

em Gestão por Processos

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

WORKSHOPS - OBJETIVOS PREVISTOS

Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos

Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas de melhoria de processos para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO (orientador dos trabalhos em cada unidade).

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Promover o mapeamento, a melhoria, a padronização e a documentação de 10 (dez) processos críticos, sendo um de cada Superintendência, Controladoria Interna, Assessoria de Comunicação e Departamento de Engenharia e Arquitetura.

WORKSHOPS - OBJETIVOS PREVISTOS

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

ÁREA PROCESSO PROCEDIMENTO

SUPLAN ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

SUP. JUDICIÁRIA

DISTRIBUIÇÃO E TRAMITAÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS DE 1º GRAU

DISTRIBUIÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS DE 1º GRAU

SGRH LIBERAÇÃO DE DIÁRIAS REQUERIMENTO DE DIÁRIAS

SINFOATENDIMENTO AO USUÁRIO DE 1º NÍVEL

ATENDIMENTO AO USUÁRIO DE 1º NÍVEL

ASCOM COMUNICAÇÃO INTERNA POR MEIO DA INTRANET

COMUNICAÇÃO INTERNA POR MEIO DA INTRANET

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

ÁREA PROCESSO PROCEDIMENTO

DEA ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DAS OBRAS NAS SEDES DO MP-GO

ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DAS OBRAS NAS SEDES DO MP-GO

SUFIN LIBERAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTOS

EMISSÃO DE DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO

SGOC SOLICITAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS

SOLICITAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS

SUP. ADMIN. SOLICITAÇÃO DE BENS PERMANENTESRECEBIMENTO DE BENS PERMANENTES

CI ANÁLISE DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO

ANÁLISE DA CONFORMIDADE DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO

SOLICITAÇÃO DE BENS PERMANENTES

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Workshops Melhoria de Processos

Condução dos trabalhos

6 encontros (maio a agosto de 2009)Às quartas-feirasHorário: das 9:00 às 12:00h

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Workshops Melhoria de Processos

Condução dos trabalhos

Participantes: Superintendente/Chefe com 2 servidores de cada área: Superintendências, Controladoria Interna, Assessoria de Comunicação, Departamento de Engenharia e Arquitetura.

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METODOLOGIA DO MP

Workshops Melhoria de Processos

MAMP* GESPÚBLICA*

* COM ADAPTAÇÕES

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METODOLOGIA MAMP – Método de Análise e Melhoria de Processos

Utilizado pelo Governo Estadual de Goiás quando da realização do Programa Qualidade Goiás.

Guia de Simplificação do Gespública Elaborado pela Secretaria de Gestão do MPOG

Ferramenta: BIZAGI (free)

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Em cada workshop foi apresentada base conceitual e foram realizados exercícios e aplicação prática das ações que foram realizadas posteriormente em cada unidade pelo consultor.

APLICAÇÃO DO TRABALHO

Teoria → Exercício → Prática

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Fases do trabalho

Pla

ne

jam

en

toM

ap

ea

me

nto

de

Pro

ce

ss

os

An

ális

e e

me

lho

ria

de

pro

ce

ss

os

Imp

lem

en

taç

ão

da

s

me

lho

ria

s

Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Fases do trabalho

Pla

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jam

en

toM

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de

Pro

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Imp

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s

Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

Planejamento

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Fases do trabalho

Pla

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toM

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de

Pro

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An

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Imp

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ão

da

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me

lho

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s

Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

Mapeamento de processos

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Fases do trabalho

Pla

ne

jam

en

toM

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me

nto

de

Pro

ce

ss

os

An

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ce

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os

Imp

lem

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ão

da

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me

lho

ria

s

Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

Análise e melhoria de processos

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Fases do trabalho

Pla

ne

jam

en

toM

ap

ea

me

nto

de

Pro

ce

ss

os

An

ális

e e

me

lho

ria

de

pro

ce

ss

os

Imp

lem

en

taç

ão

da

s

me

lho

ria

s

Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

Implementação das melhorias

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

RESULTADOS ALCANÇADOS

Mapeamento, melhoria, padronização e documentação de 10 processos críticos

Nivelamento conceitual entre as unidades participantes

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

RESULTADOS ALCANÇADOS

Promoção do conhecimento sobre gestão por processos e ferramentas da qualidade

Integração entre as áreas

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

RESULTADOS ALCANÇADOS

Melhor clareza do papel da SUPLAN na instituição

Melhor percepção dos benefícios e da importância da gestão por processos

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

AVALIAÇÃO GERALConhecimento anterior sobre

gestão por processos

0% 20%

50%

25%

5%Muito Bom

Bom

Regular

Ruim

Muito Ruim

Conhecimento após Workshops

20%

80%

0%

0%

0%

Muito Bom

Bom

Regular

Ruim

Muito Ruim

MUITO BOM 0% para 20%BOM 20% para 80%REGULAR, RUIM E MUITO RUIM 80% para 0%

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

AVALIAÇÃO GERAL

Atendimento das expectativas

68%

32%0%

Atendeu

Superou

Não Atendeu

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

SUPLAN

Processo de Elaboração e Controle de Documentos e

Registros

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

SUPLANAlinhamento estratégico

Objetivo estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional

Estratégia:9.3 – Certificar o sistema de gestão institucional

Iniciativa Estratégica: 9.3.2 – Implantar e implementar medidas a fim de garantir a certificação e manutenção do sistema de gestão do MP na ISO 9001:2000.

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Definição do processo – não existiaCriação de repositório único para os documentos padronizados – WIKIMP (posteriormente – sistema de controle de documentos)

SUPLAN

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Definição do ciclo de aprovação da documentação padronizada da unidade

SUPLAN

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Tempo médio de conferência do documento no EPO

Situação atual: levantamento até 31/10/09

Meta prevista: definição até 31/10/09

SUPLAN

Indicadores

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Percentual de documentos adequados ao estabelecido na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos

Situação atual: levantamento até 31/10/09

Meta prevista: definição até 31/10/09

SUPLAN

Indicadores

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Nome: Procedimento para Elaboração e Controle de Documentos e Registros

Atividades procedimentadas: todas

SUPLAN

Procedimento

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA

Processo de Distribuição e Tramitação de Autos Judiciais de 1º

Grau

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Alinhamento estratégico

Objetivo estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional

Estratégia:9.1 –Melhorar a gestão administrativa

Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Cadastramento eletrônico de 100% dos processos judiciais de 1º grau oriundos do Fórum

Supressão do uso de 14 livros de distribuição

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAPontos de melhoria e inovações

identificados com o mapeamento do processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Diminuição do tempo de repasse das informações de distribuição ao público interessado

Aquisição de impressoras térmicas e leitores ópticos para uso do código de barras

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Identificação dos autos através de etiquetas de código de barras

Aquisição de equipamentos ergonômicos para movimentação interna de autos

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Aquisição e adaptação de veículo exclusivo para realizar o transporte externo dos autos

Redução do tempo de transporte dos autos entre sede do MP e Fórum

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAPontos de melhoria e inovações

identificados com o mapeamento do processo:

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Os pontos de melhoria e inovações citados são pioneiros na área de tramitação de processos judiciais.

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo - observação:

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Quantidade de processos judiciais que tramitam entre Ministério Público e Fórum:

Situação atual: 7.463/mês

Meta prevista: Sem meta

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAIndicadore

s

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Tramitação Processual / Mês

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Qualidade no atendimento

Situação atual: 87,5% de ótimo

Meta prevista: 90% de ótimo em 3 meses

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIAIndicadore

s

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ANÁLISE FACTUAL DO GRÁFICO

CONJUNTO AMOSTRAL: 43 SERVIDORES

SIMPATIA: 93% afirmaram ser ÓTIMA ( 40 pessoas ) 07% afirmaram ser BOA ( 3 pessoas )

AGILIDADE : 79,06% afirmaram ser ÓTIMA ( 34 pessoas) 18,60% afirmaram ser BOA ( 8 pessoas ) 2,32% afirmaram ser REGULAR ( 1 pessoa )

ATENÇÃO: 90,69% afirmaram ser ÓTIMA ( 39 pessoas ) 9,30% afirmaram ser BOA ( 4 pessoas )

RESPEITO: 95,34% afirmaram ser ÓTIMO ( 41 pessoas) 4,65% afirmaram ser BOM ( 2 pessoas )

HORÁRIO: 76,44% afirmaram ser ÓTIMO ( 33 pessoas ) 20,93% afirmaram ser BOM ( 9 pessoas ) 02,32% afirmaram ser RUIM ( 1 pessoa )

SIMPATIA AGILIDADE ATENÇÃO RESPEITO HORÁRIO0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

4034

39 41

33

38

4 2

9

0 1 0 0 00 0 0 0 1

Pessoas / Quesito

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Quantidade de recibos com informações inconsistentes para Promotorias e Varas

Situação atual: 19/mês

Meta prevista: 0/mês em 3 meses

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA

Indicadores

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Tempo médio de transporte de autos judiciais

Situação atual: 2h56min

Meta prevista: 1h30min em três meses

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA

Indicadores

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Nome: Procedimento para Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau

Atividades procedimentadas: Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau

SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA

Procedimento

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SGRH

Processo de Liberação de Diárias

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SGRHAlinhamento Estratégico

Objetivo Estratégico: 7 – Desenvolvimento dos Recursos HumanosEstratégia: 7.3 – Manter um ambiente seguro e saudável com a promoção do bem estar e da satisfação e motivação das pessoas.Iniciativa Estratégica: Implantar e implementar medidas relacionadas a gestão de pessoas para garantir 70% de satisfação dos participantes na avaliação geral da pesquisa de clima organizacional

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Criação do Formulário para Requerimento de Diária para Membros e ServidoresCriação do Relatório de Viagem para Membros e Servidores Detalhamento das regras para o Requerimento de Diária

SGRH

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Porcentagem (%) de processos devolvidos ao DARH por inconsistência na Portaria de Diária

Situação atual: levantamento até 31.10.2009Meta prevista: definir até 31.10.2009

SGRH

Indicadores

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Tempo médio de dias para liberar o processo de diária no DARH

Situação atual: levantamento até 31.10.2009Meta prevista: levantamento até 31.10.2009

SGRH

Indicadores

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Nome: Procedimento para Requerimento de Diária

Atividades procedimentadas: desde o requerimento até a confecção da Portaria no DARH

SGRH

Procedimento

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SUFIN

Processo de Liberação daFolha de Pagamento

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SUFIN Alinhamento estratégico

Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional

Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa

Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.

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Definição do layout para recebimento de arquivos de consignações

Criação do “Demonstrativo de Pagamento Modelo”, explicando cada rubrica

SUFIN

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Criação do Formulário “Perguntas e Respostas” para sanar dúvidas frequentes

Divulgação da validade do Demonstrativo de Pagamento online e da ferramenta do validador

SUFIN

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Quantidade de atendimentos para esclarecimentos sobre o Demonstrativo de Pagamento.

Situação atual: Média de 35 atendimentos no período de 2 dias.

Meta prevista: Máximo 10 atendimentos.

SUFINIndicadores

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Nome: Procedimento de Emissão de Demonstrativo de Pagamento

Atividades procedimentadas: Gerar Demonstrativo de Pagamento

SUFIN

Procedimento

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ASCOM

Processo de Comunicação interna

por meio da intranet

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ASCOMAlinhamento estratégico

Objetivo estratégico: 8 - Fortalecimento Institucional

Estratégia:8.2 – Fazer uso eficaz da comunicação social.

Iniciativa Estratégica: 8.2.2 – Implantar e implementar medidas relacionadas à comunicação interna.

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Definição do processo – não existiaConhecimento mais aprofundado do processoDefinição de pontos de melhoria a partir da análise do fluxograma

ASCOMPontos de melhoria e inovações

identificados com o mapeamentodo processo:

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Conhecer o número de acessos às notíciasDeterminar prazos para a produção de matérias

ASCOM

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Definição de regras para a execução das atividadesAtribuição de responsabilidade ao executores do processoSistematização de um arquivo de notícias

ASCOM

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Tempo médio gasto para a produção de matéria

Situação atual: Até 2 dias para a divulgação

Meta prevista: Divulgação feita no mesmo dia

ASCOMIndicadores

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Porcentagem de acesso às notícias (page view) em relação à quantidade de funcionários

Situação atual: número estimado em 60 acessos (4%), mas ainda não conhecido

Meta prevista: Ao menos 500 acessos (33%)

ASCOMIndicadores

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Nome: Procedimento para comunicação interna por meio da intranet do MP-GO

Atividades procedimentadas: todas

ASCOMProcedimento

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SGOC

Processo de solicitação de bens e serviços

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SGOC Alinhamento estratégico

Objetivo Estratégico:10. Autonomia financeira

Estratégia:10.2 Aumentar a eficiência das ações institucionais

Iniciativa Estratégica: 10.2.3 implantar e implementar medidas a fim de realizar o acompanhamento estatístico de cem por cento dos processos sob a fiscalização da Controladoria Interna.

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Adequação das etapas do procedimento das solicitações de comprasDefinição e formalização do fluxo processual de solicitação

SGOC

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Análise e desenvolvimento do novo sistema de Gestão Orçamentária, a ser implementado no início do ano 2010Desenvolvimento da primeira versão do Manual de Solicitações de Bens e Serviços

SGOC

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Criação dos formulários padronizados para solicitação de bens e serviços comuns e complexosAumento da eficiência da gestão do tempo de execução do processo, através do controle por etapas

SGOC

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Percentual de solicitações encaminhadas à SGOC adequadas ao novo padrão de solicitações

Situação atual: levantamento até 30/11/09Meta prevista: definição até

30/11/09

SGOC

Indicadores

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Nome: Procedimento para Solicitação de Bens e Serviços

Atividades procedimentadas: todas

SGOC

Procedimento

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Sup. de Administração

Processo de Solicitação de Bens Permanentes

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Sup. Administração Alinhamento estratégico

Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional

Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa

Iniciativa Estratégica: 9.1.5 – Implantar e implementar o Modelo de Excelência em Gestão Pública proposto pelo Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão, garantindo o alcance de pontuação mínima de setecentos.

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Transferência das atividades de especificação de bens permanentes e controle de solicitações para a área de PatrimônioPadronização do processo de solicitação de bens permanentes

Sup. Administração

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Instituição de lista de padrão de bens permanentes rotineiramente adquiridos pelo MPGO

Sup. Administração

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Percentual solicitações (ofícios) de bens permanentes entregues no prazo para Promotorias do interior

Situação atual: Prazo médio de entrega de 60 dias e 60 % de entrega atual (será levantado)

Meta prevista: 65,00% das solicitações do interior atendidas em um prazo de 50 dias

Sup. AdministraçãoIndicador

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Nomes: Procedimento de solicitação de bens permanentesProcedimento de recebimento de bens permanentesProcedimento de carregamento de caminhão para entrega de bens permanentes no interiorAtividades procedimentadas: três (críticas)

Sup. AdministraçãoProcedimentos

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CONTROLADORIA INTERNA

Processo de Análise doProcedimento Licitatório

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CONTROLADORIA INTERNA

É um órgão de avaliação e controle que serve para auxiliar a Administração do Ministério Público no cumprimento de suas funções e missão, o qual encontra-se expressamente previsto no art. 4º, § 2º, da Lei Orgânica Nacional do Ministério Público (Lei nº 8.625/93):

A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial do Ministério Público, quanto à legalidade, legitimidade,

economicidade, aplicação de dotações e recursos próprios e renúncia de receitas, será exercida pelo Poder Legislativo, mediante controle

externo e pelo sistema de controle interno estabelecido na Lei Orgânica. (grifo nosso)

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CONTROLADORIA INTERNAAlinhamento estratégico

Objetivo estratégico: 10. Autonomia financeira

Estratégia:10.2 Aumentar a eficiência das ações institucionais

Iniciativa Estratégica: 10.2.3 implantar e implementar medidas a fim de realizar o acompanhamento estatístico de cem por cento dos processos sob a fiscalização da Controladoria Interna.

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Registro das entradas, retornos e saídas dos processos em livro ata, para levantamento de dados

Instituição do formulário de controle de processos para correções

CONTROLADORIA INTERNA

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Divisão das atribuições relativas à análise da conformidade da realização do procedimento e da conformidade financeira e fiscal do pagamento

CONTROLADORIA INTERNA

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Percentual de reservas de dotações orçamentárias analisadas no prazo

Situação atual: levantamento até 11/09/09

Meta prevista: definição até 11/11/09

CONTROLADORIA INTERNA

Indicadores

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

CONTROLADORIA INTERNA

Indicadores

Percentual de reservas de dotações orçamentárias devolvidas para correções

Situação atual: levantamento até 11/09/09

Meta prevista: definição até 11/10/09

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Nome: Análise da conformidade da realização do procedimento

Atividades procedimentadas: 1 (uma) – Análise da conformidade da realização do procedimento

CONTROLADORIA INTERNA

Procedimento

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DEA

Processo de Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do

MP-GO

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DEA Alinhamento estratégico

Objetivo estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional

Estratégia:9.2 –Adequar a estrutura organizacional

Iniciativa Estratégica: 9.2.3 – Implantar e implementar medidas a fim de garantir sedes adequadas em cem por cento das procuradorias e promotorias.

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Despersonificação do processoDefinição das etapas e das responsabilidadesIdentificações de tarefas críticas para maior controle do processo

DEA

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Criação de check-lists para vistoria das diversas etapas da obraDefinição de regras para controle e arquivamento dos documentos do processo

DEA

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOSMINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS

Definição do limite aceitável de atraso no cronograma da obra sem justificativasDefinição de metas para redução de aditivos contratuais

DEA

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Percentual de serviços executados em relação aos serviços previstos no cronograma contratual

Meta prevista: 80%

DEA

Indicadores

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Percentual do valor aditivado em relação ao orçado em função de alterações de projetos solicitadas por membros do MP-GO.

Meta prevista: 0,5%

DEA

Indicadores

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Percentual dos valores dos aditivos em cada item do orçamento em relação aos valores destes no contrato original, em função de erros em projetos.

Meta prevista: 2%Obra Luziânia: 45%

DEA – Indicadores

Indicadores

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Nome: Procedimento para Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do MP-GO

Atividades procedimentadas: todas

DEA

Procedimento

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SINFO

Procedimento de Atendimento ao Usuário de 1º Nível

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SINFO Alinhamento estratégico

Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional

Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa

Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística.

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A definição do processo que nunca existiuFacilidade e agilidade na abertura do

chamadoRapidez na identificação do problema reclamado

SINFO

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Identificação das relações de cada Departamento com o atendimento Celeridade no encaminhamento do chamado para a área responsável Garantia da propriedade do atendimento até o seu encerramento

SINFO

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Concentração das informações em um único lugarNivelamento técnico entre todos os colaboradoresRedução do tempo de atendimento

SINFO

Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do

processo:

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Percentual de Chamados Fechados em 2 (duas) horas

Situação atual: 40,18%

Meta prevista: 60% em 2 (dois) meses

SINFO

Indicadores

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Percentual de servidores treinados por produtos e serviços

Situação atual: não aferido

Meta prevista: 40% em 4 (quatro) meses

SINFO

Indicadores

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Nome: Procedimento para Atendimento de 1º Nível ao Usuário de Informática.

Atividades procedimentadas: Todas do 1º Nível

SINFO

Procedimento

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PRÓXIMOS PASSOS...META GDA

Até dezembro de 20093 processos mapeados, melhorados,

padronizados e documentados de cada: Superintendência Assessoria de Comunicação Departamento de Engenharia e ArquiteturaControladoria Interna e Coordenadoria de Apoio Técnico Pericial

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CAPACITAÇÃO

Reuniões semanais do GDA

Cada Superintendente/Chefe capacitará os participantes do GDA no processo de sua área.

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DIVULGAÇÃO

Plano de divulgação da Ascom

Intranet - WikiMP – ROTINAS DO MPEm discussão: processos ainda não validados pelo GDA

Aprovados: processos validados pelo GDA

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