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MAPEAMENTO DE PROCESSOS NO
SEBRAE/RSLOGÍSTICA E SUPRIMENTOS
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a. Apresentação Pessoal
b. Apresentação da Empresa
c. Origem dos Produtos/Soluções
d. Apresentação da Gerência de Adm. Logística e Suprimentos
e. Situação Problemática
f. Diagnósticos e Análises
g. Projeto de Melhoria
AGENDA
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Nasce de uma necessidade de produto/solução Sebrae
Dá “start” em fluxos operacionais em várias áreas, dentre elas:
a. Área Técnica desenvolvedora do produto;
b. Controladoria e Faturamento;
c. Atendimento ao Cliente;
d. Recursos Humanos;
e. Suprimentos e Logística;
f. Diretoria Executiva;
CRIAÇÃO DE PRODUTO
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IDENTIFICAÇÃO DO PRODUTO
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MACRO FLUXO DE SOLUÇÕES
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PROJETO DE INTERNALIZAÇÃO DA
OPERAÇÃO LOGÍSTICA DO SEBRAE/RS
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O Sebrae é:
• Entidade privada sem fins lucrativos criada em 28.12.1990 pela
Lei Federal 8.029/90
• Sua missão é Promover a competitividade e o desenvolvimento
sustentável das micro e pequenas empresas (MPEs) e fomentar
o empreendedorismo
• Sua visão é ter excelência no desenvolvimento das MPEs,
contribuindo para a construção de um Estado mais justo,competitivo e sustentável.
O Sebrae/RS
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O Sebrae/RS - Organograma
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A gerência é responsável por 6 macro processos:
a. Compras e Aquisições (Licitações e Compras Diretas);
b. Serviços de manutenção e infra-estrutura como obras, manutenção
predial, serviços de gerenciamento de frota, serviço telefônico, correios,
transportes expressos e viagens;
c. Cadastro de pagamento de fornecedores;
d. Operacionalização de contratos e convênios;
e. Guarda de documentação fiscal, administrativa e técnica;
f. Gestão de estoques
A equipe é composta por 1 gerente e 10 funcionários
Gerência de Adm. Logística e Suprimentos
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A operação logística hoje praticada no Sebrae/RS de
forma terceirizada realmente é a mais eficiente e atende
plenamente aos interesses dos clientes do Sebrae/RS ou,
porventura, se essa mesma operação fosse feitainternamente com os conhecimentos e experiências
logísticas que a empresa possui poderia atender-se os
interesses de seus clientes com um custo operacional
menor?
Situação Problemática
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Diagnósticos e Análises – Fluxo Envio Materiais
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INÍCIO – Fluxo Atual de Envio e Operacionalização de pedidos
Escritório
Regional
Gerência de
Suprimentos
Provedor
Logístico
Cliente
Final
Escritório Regional emitepedido de curso/solicita
material interno no
sistema de Pronto
Atendimento.
Pedido
solicita oenvio de
materiais?
Pedido segue para
contratação de
consultores e trâmites
internos
Gerência de Suprimentos
recebe pedidos pelo ERP
RM
Gerência de Suprimentos envia
arquivo TXT com todas asdemandas possíveis de
operacionalização
Há materiais
m estoque
para atender o
pedido?
Gerência de
Suprimentos verifica
níveis de estoque para
atender pedidos.
Gerência de Suprimentos emite
solicitação de compras para
aquisição de material faltante .
sim
não
sim
não
Provedor Logístico recebe
arquivo TXT com demandas
para operacionalização
Provedor Logístico gera lista
de materiais a partir dos
dados recebidos no arquivo
TXT.
Provedor Logístico faz a
montagem do lote de
materiais
Provedor Logístico inspeciona
lote e verifica se o solicitado no
pedido está fisicamente
presente no lote separado.
Quantidade
separadaconfere com o
pedido?
Embala o lote de materiais,
libera para transporte e
entrega ao cliente final
sim
Procede a correção das
quantidades divergentes e
reenvia para inspeção
não
Cliente Final recebe lote
de materiais
FIM
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Diagnósticos e Análises – Objetivos
Objetivo Geral
Propor soluções para a operação logística feita no Sebrae/RS através de
estudo de viabilidade técnica e financeira da operação logística
internalizada, onde se espera, como resultado, uma maior eficiência e
otimização dos custos de operação.
Objetivos Específicos
a. Propor soluções de otimização de processos logísticos;
b. Adequar a classificação de materiais e níveis de estoque;
c. Criar normas internas para a gestão de estoques;
d. Propor melhorias no sistema operacional que faz a gestão de estoques;
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Diagnósticos e Análises – Diagrama
ProcessoLocal -
Armazenagem
Estoquesobsoletos – Giro
baixo de estoque
Mão-de-obraRecursos
Financeiros
• O processo operacional é transmitidoverbalmente, e não é lembradograficamente ou de forma escrita;• Falta de plano de distribuição no ato dacompra dos materiais;• Não existe um regra clara para descartede materiais obsoletos;
• A armazenagem não ajuda avisualizar os materiais de baixogiro;• Não há padronização deembalagens e quantidades por loteou palete;
• Mão-de-obra de baixo custo epouca especialização;• Responsável técnico pelo materialtem alta rotatividade de funções;
• Os recursos para aquisição demateriais não sofrem controlecontábil, apenas físico.• Programas anuais exigemdespesas dentro do exercíciocontábil
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Diagnósticos e Análises – Diagrama
ProcessoLocal -
Armazenagem
Alto custo dearmazenagem
Mão-de-obraRecursos
Financeiros
• Falta de plano de vendas anual,permitindo que os materiais sejamcomprados e entregues num único lote efiquem armazenados por tempo excessivo;• Falta de classificação ABC para itens,todos os itens são tratados e compradosda mesma forma;• O nível de insegurança nas operações éalto, pois “todas demandas são urgentes”.
• Provedor Logístico recebe valorespor posição ocupada, logo nãoalerta sobre níveis excessivos deestoque;• Há alta disponibilidade delocação de espaço;• Alguns materiais armazenadossão em grande quantidade e debaixo valor agregado;
• Mão-de-obra de baixo custo e poucaespecialização;• Responsável técnico pelo materialtem alta rotatividade de funções;
• Não existe meta ou teto paradespesas de armazenagem demateriais;
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Diagnósticos e Análises – GUT
Item Situação Diagnosticado G U T TOTAL
1.Não existe Instrução Normativa regrando as atividades voltadas à
administração de materiais (Política de Estoque).5 5 4 100
2.O custo total de armazenagem é elevado, pois em 2009 foi de
R$348.000,00, sendo que o valor médio de estoque é de R$786.000,005 4 5 80
3. Excesso de demandas urgentes, onerando custos dos processos 4 4 3 48
4.
O Provedor Logístico tem parte dos seus ganhos em volume
armazenado, sendo assim não há interesse de otimizar custos de
armazenagem.
5 3 3 45
5. Mão de obra de baixa especialização na atividade operacional. 3 3 4 36
6.
Os materiais existentes em estoque têm baixo valor agregado e o custo
de armazenagem elevado, pois são em grandes quantidades. 3 4 3 36
7.O estoque tem controle físico e sem registro contábil, não havendo
pressão para diminuição dos valores e quantidades de estoque.3 3 3 27
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Diagnósticos e Análises – FOCO
Proporcionar um cenário de operação logística interna no
Sebrae/RS que sirva de parâmetro comparativo da
situação atual e da situação proposta.
Onde queremos:
a. Proporcionar uma análise técnica da operação internalizada, aumentando
os níveis de atendimento;
b. Proporcionar uma análise comparativa de desembolso financeiro (custosde implementação e despesas de operação) e uma análise de recursos
necessários para atender a operação do Sebrae.
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Necessidades de Investimento
a. Local de armazenagem
b. Equipamentos e infraestrutura
c. Mão-de-obra
Projeto de Melhoria
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Projeto de Melhoria - InvestimentosTABELA 5: CUSTOS E INVESTIMENTOS
Custo Mensal
Necessidade de Mão de obra
Encarregado de Almoxarifado R$2.975,00Auxiliar de Almoxarifado R$6.000,00
SUB-TOTAL R$8.975,00
Necessidades de área e localização.
Aluguel R$2.900,00
1/12 IPTU R$25,83
Energia Elétrica R$500,00Telefonia e Link Comunicação R$2.400,00
Despesas Limpeza R$200,00
Alarme Monitorado R$135,00
SUB-TOTAL R$6.160,83
Necessidade de Equipamentos de armazenagem e movimentação
Esses custos estão divididos lineramente dentro de sessenta meses, o mesmo padrão utilizado
na contratação do Provedor Logístico
TOTAL 1/60 (parcela)
Empilhadeira Elétrica R$28.000,00 R$466,67
Estanteria Metálica R$30.000,00 R$500,00
Palete PBR R$4.000,00 R$66,67
Mudança do Local de Estoque R$7.500,00 R$291,67
SUB-TOTAL R$79.500,00 R$1.325,00
TOTAL GERAL - Mensal R$16.460,83
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Projeto de Melhoria - Comparativo
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Mudança nos processos de:
a. Recebimento de materiais
b. Envio dos materiais até os clientesc. Logística reversa
d. Criação de Instrução Normativa para gestão dos
estoques
Projeto de Melhoria – Processos
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INÍCIO – Fluxo de Recebimento de Materiais
Gerência de Suprimentos Fornecedor de Materiais
Gerência de Suprimentos - Compras envia Autorização de
Fornecimento (AF) para fornecedor de produtos.
Gerência de Suprimentos /Estoque faz conferência fiscal dos dados
contidos na AF com a Nota Fiscal (NF) e física dos materiais da entregado fornecedor.
A entrega dos materiais está
prevista no ERP RM Nucleus
para recebimento?
Gerência de Suprimentos/Estoque não aceita a entrega e comunica
por email a falha de entrega para que Gerência de Suprimentos faça
os ajustes necessários.
não
Fornecedor recebe Autorização de Fornecimento com descriçãocompleta do pedido,itens, quantidades, valor unitário, var total do pedido
e prazo de entrega
sim
não
FIM
Fornecedor procede entrega de materiais conforme descrito na Autorização de Fornecimento no prazo de entrega acordado.
A Conferência da NF do
fornecedor está de acordo com
a AF contida no ERP RM
Nucleus?
Gerência de Suprimentos/Estoque aceita a entrega, registra
recebimento no ERP RM Nucleus (parcial ou total) e envia NF para
pagamento no Financeiro.
sim
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INÍCIO – Fluxo Proposto de Envio e Operacionalização de pedidos
Escritório
RegionalGerência de Suprimentos
Cliente
Final
Escritório Regional emitepedido de curso/solicita
material interno no
sistema de Pronto
Atendimento.
Pedido
solicita oenvio de
materiais?
Pedido segue para
contratação de
consultores e trâmites
internos
Gerência de Suprimentos
/Estoque recebe pedidos pelo
ERP RM
Há materiais
m estoque
para atender o
pedido?
Gerência de
Suprimentos/Estoque verifica
níveis de estoque para
atender pedidos.
Gerência de Suprimentos emite
solicitação de compras para
aquisição de material faltante .
sim
não
sim
não
Gerência de
Suprimentos/Estoque faz a
montagem do lote de
materiais
Gerência de
Suprimentos/Estoque
inspeciona lote e verifica se o
solicitado no pedido está
fisicamente presente no lote
separado.
Quantidade
separada
confere com o
pedido?
Embala o lote de materiais,
libera para transporte e
entrega ao cliente final
sim
Procede a correção das
quantidades divergentes e
reenvia para inspeção
não
Cliente Final
recebe lote
de materiais
FIM
Gerência de
Suprimentos/Estoque geralista de materiais para
montagem
Transportadora
Licitada
Transportadora licitada
recebe lote embalado
para entrega de
Gerência de
Suprimentos/
Estoque, faz entrega ao
cliente, e atualizainformações de entrega
no site da
transportadora
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INÍCIO – Fluxo Atual logística reversa de materiais (sobras)
Transportadora
Licitada
Gerência de
SuprimentosEscritório Regional
Cliente
Final
Há alguma
coleta pendente
a mais de 3
dias?
Gerência de Suprimentos
recebe as sobras de materiais,
procede conferência própria e
reintegra materiais íntegros ao
estoque e registra a operação
no ERP RM Nucleus e dá
baixa na pendência de coleta
Gerência de Suprimentos faz
pedido de coleta para o
Provedor Logístico informando o
local e volumes para coleta
FIM
Escritório Regional solicita
coleta de sobras de materiaisde eventos.
Transportadora efetua coleta de
sobras de materiais no cliente
Cliente entrega sobras
de materiais de curso
para provedor logístico
sim
não
Transportadora efetua coleta de
sobras de materiais no cliente e
entrega na Gerência de
Suprimentos
5/9/2018 CD Sebrae Rs - slidepdf.com
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A nova forma de operação se mostrou tecnicamente viável?
Sim!
A nova forma de operação se mostrou economicamente viável?
Sim!
Então, como está o andamento do projeto?
Conclusão e Ganhos
5/9/2018 CD Sebrae Rs - slidepdf.com
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A proposta de operação foi aprovada pela Diretoria Executiva do Sebrae e já foram
concluídas as análises:
a. Análise do Contrato com fornecedor atual (Provedor Logístico);
b. Início do pregão eletrônico para contratação de transportadora;
c. Compra de equipamentos e infra-estrutura;
d. Edital de licitação para mão-de-obra;
e. Implementação da Instrução Normativa de Gestão de Estoques
O Que será feito até final de 2011:
a. Locação do prédio;
b. Instalação de equipamentos e infraestrutura ;
Conclusão - Status do projeto
5/9/2018 CD Sebrae Rs - slidepdf.com
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Aguardo seus comentários e críticas construtivas!
Obrigado pela presença e atenção,
Ricardo Oliveira
Centro de Distribuição e Logística do SEBRAE/RS
Rua Frederico Mentz, 1872 – Esquina Sertório
Fone: 51 3326.6972
Agradecimento