MINISTÉRIO DA SAÚDE
Passo a Passo do BPS Uso da Planilha de Importação para Registro de
Compras no BPS
Banco de Preços em Saúde
Brasília - 2016
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Sumário
1. Inserção da tabela em 7 passos ............................................................................................ 2
2. Identificando as mensagens de erro do sistema ................................................................... 4
3. Principais falhas encontradas no preenchimento da planilha de importação ...................... 7
3.1. Alteração/inserção/exclusão de linha ou coluna na planilha padrão ........................... 7
3.2. Código da unidade de fornecimento ............................................................................. 7
3.3. Espaço entre o “BR” e os números do código ............................................................... 7
3.4. Código de fabricante e fornecedor ............................................................................... 7
3.5. Trocar vírgula por ponto nos valores unitários ............................................................. 8
3.6. Colocar ponto na quantidade ........................................................................................ 8
ANEXO – Definição das variáveis que deverão ser preenchidas ................................................... 9
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Passo a Passo
1. Inserção da tabela em 7 passos
1º Passo:
Antes de iniciar o registro obtenha informações assistindo ao vídeo nº 4 –
Preparatório para inserção de compras, que pode ser acessado diretamente pela
página do BPS, no Portal da Saúde, ou pelo canal BPS (Youtube) no link:
https://www.youtube.com/watch?v=_20me9er3IM
Neste passo, tenha em mãos a documentação referente à licitação.
2º Passo:
Na seção “Planilha Eletrônica de Importação”, na página do BPS, faça o download das
planilhas devidamente configuradas no endereço: www.saude.gov.br/bps
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3º Passo:
Preencha as 14 informações obrigatórias da planilha. A descrição de cada uma consta
no comentário que está no título das colunas correspondentes na planilha.
Cabe lembrar que a maior parte da planilha necessita do preenchimento dos códigos
internos do sistema. Esses códigos podem ser consultados diretamente no sistema BPS
ou nos arquivos listados abaixo, disponíveis para download no site.
a. Planilha de Modalidade de Compra: contém o código e a descrição das
modalidades de compras;
b. Planilha de Código de Fornecedor e Fabricante: contém o código, a
razão social e o CNPJ dos fornecedores e/ou fabricantes cadastrados no
sistema BPS;
c. Planilha de Código de Medicamentos e Materiais Médico-Hospitalares:
contém o código BR1, a descrição do item e a Unidade de Fornecimento
correspondente a cada item padronizado.
4º Passo:
Após o preenchimento dos dados na planilha de importação, acesse o sistema,
selecione o menu “Registro de Compra” e em seguida “Nova Compra”.
5º Passo:
Clique no botão “Importar Planilha de Compras”;
1 O Código BR é a identificação alfanumérica adotada pela Administração Pública Federal para
padronização dos medicamentos e produtos para a saúde incluídos no Catálogo de Materiais (CATMAT)
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6º Passo:
Clique em “Procurar” e localize a planilha em seu computador.
7º Passo:
Após selecionar o arquivo, clique em “Gravar” para iniciar a transferência da planilha.
FIQUE ATENTO! Após a transferência do arquivo, o usuário receberá uma mensagem
no canto superior da tela informando que o procedimento foi realizado com sucesso.
Caso aconteça algum erro na transferência, também será informado na tela.
2. Identificando as mensagens de erro do sistema
O sistema sempre informará o status do envio da planilha de importação. Se o
preenchimento estiver correto e todos os itens forem importados sem erros,
aparecerá no canto superior esquerdo um aviso em verde e vermelho: “Importação
efetuada com sucesso. Favor verificar na lista os itens com falha de importação! ”
Observe que o sistema pede que sejam verificados os itens com falha mesmo quando
não ocorrem falhas, conforme pode ser visto na tela abaixo. É possível afirmar que não
houve falha na importação, pois não aparecem avisos de erro em “Itens não
importados”.
Para confirmar que a planilha foi importada corretamente, basta voltar no menu
“Registro de Compra” > “Nova Compra” e verificar.
Por padrão, o sistema mostra apenas as compras dos últimos 18 meses. Se a data de
homologação da compra que foi inserida estiver fora do intervalo informado em
vermelho na tela, será preciso utilizar o filtro de “Data da Compra” para que esta
possa ser visualizada.
Quando há erro na importação da planilha como um todo, um aviso em vermelho
aparecerá no canto superior esquerdo do sistema: “Ocorreu um erro inesperado no
sistema. O administrador do sistema será notificado.”
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Nesse caso, deve-se conferir:
1. Se a planilha enviada é a planilha padrão do BPS2;
2. Se foi feita alguma alteração na planilha padrão (ver capítulo 3);
3. Se a planilha é modelo excel 97 -2003 com extensão .xls .
Em muitos casos, apenas alguns itens da planilha apresentam erros. Nessas
circunstâncias, o sistema fará normalmente a importação dos itens que estão corretos
e mostrará, no campo “Itens não importados”, os erros de cada um dos itens que
apresentaram falha.
No exemplo a seguir, é utilizada uma planilha com 10 itens para realizar a importação.
Constata-se que o sistema apresentou 7 erros, ou seja, apenas 3 itens foram
importados corretamente. Para verificar a importação dos itens, acesse o menu
“Registro de Compra” > “Nova Compra” e confirme os 3 itens que foram importados
sem falha.
* Para mais detalhes sobre os erros, ver capítulo 3.
Após conferir os erros e realizar os ajustes necessários na planilha, acesse novamente
o sistema, siga o passo a passo acima e proceda com o reenvio da planilha de
importação.
2 A planilha de importação está disponível para download no site do BPS.
ERRO
O catmat não existe com a Unidade
de Fornecimento informada
O catmat não existe com a Unidade
de Fornecimento informada
O catmat não existe com a Unidade
de Fornecimento informada
CATMAT inexistente
Fornecedor inexistente
Fabricante inexistente
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O sistema irá reconhecer que se trata da mesma compra e os itens serão inseridos
automaticamente na compra já existente. Após a importação, o sistema informará no
campo “Erro” os 3 itens que já haviam sido incluídos anteriormente.
Para confirmar a adequada inserção da compra com todos os 10 itens, acesse o menu
“Registro de Compra” > “Nova Compra” e faça a conferência.
Caso ainda persistam erros, é necessário fazer nova correção na planilha e novo
reenvio, conforme explicado acima.
É importante conferir sempre o que está sendo importado para evitar duplicidades nas
inserções das compras.
FIQUE ATENTO! Quando ocorrer erro, volte sempre na tela de compras para confirmar
o que foi importado.
ERRO
Item já adicionado a compra.
Item já adicionado a compra.
Item já adicionado a compra.
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3. Principais falhas encontradas no preenchimento da planilha de
importação
3.1. Alteração/inserção/exclusão de linha ou coluna na planilha padrão:
Não faça qualquer alteração de formato na planilha de importação padrão,
apenas preencha os campos necessários. Caso sejam feitas alterações em
colunas ou linhas, o sistema não irá reconhecer o novo formato, o que irá
acarretar em erro na importação.
3.2. Código da unidade de fornecimento: a planilha de “Código de
Medicamentos e Materiais Médico-Hospitalares” disponibilizada no site do
BPS deverá ser utilizada para pesquisa dos códigos de unidade de
fornecimento de cada item do Catálogo de Materiais (CATMAT). Cada item
está associado a uma ou mais unidades de fornecimento, cada uma com seu
respectivo código. Caso o código da unidade de fornecimento informado na
planilha de importação não esteja associado ao item, ocorrerá erro na
importação.
Exemplo: Para inserir o código BR para ACEBROFILINA, 10 MG/ML, XAROPE
ADULTO, deve-se pesquisar esse item na planilha e verificar as unidades de
fornecimento associadas. Nesse caso, são os códigos 67 e 110, conforme
abaixo. Qualquer outro código informado irá acarretar em erro.
CÓDIGO BR DESCRIÇÃO Unidade de
Fornecimento Código Unidade de
Fornecimento
BR0293892 ACEBROFILINA, 10 MG/ML, XAROPE ADULTO FRASCO 120 ML 67
BR0293892 ACEBROFILINA, 10 MG/ML, XAROPE ADULTO FRASCO 60 ML 110
3.3. Espaço entre o “BR” e os números do código: o código BR deve ser
digitado com todos os caracteres juntos, sem espaço, da seguinte forma:
BR045666. A forma BR 04666, por exemplo, iria gerar um erro na importação.
3.4. Código de fabricante e fornecedor: preste atenção na classificação ao
pesquisar os códigos das empresas: fornecedor, fabricante ou ambos. As
empresas são cadastradas no BPS de acordo com seu registro na Receita
Federal do Brasil, ou seja, empresas que são registradas como fornecedor,
não terão o cadastro de fabricante no BPS.
Se as informações da empresa fabricante dos itens de sua licitação não
constarem na documentação, entre em contato com a empresa vencedora e
solicite a informação.
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3.5. Trocar vírgula por ponto nos valores unitários: os centavos no valor
unitário deverão ser separados por vírgula.
3.6. Colocar ponto na quantidade: digite somente números no campo referente
à quantidade comprada, sem pontos e sem vírgulas. Por exemplo, na compra
de cento e cinquenta mil quantidades de determinado item, deve-se digitar
na planilha 150000. O excel colocará automaticamente o ponto separador de
milhares.
Caso não consiga importar a planilha, mesmo verificando as informações acima, envie
um e-mail para [email protected] com o ASSUNTO: PLANILHA DE IMPORTAÇÃO, com
a descrição do(s) erro(s) reportado (s) e a respectiva planilha anexada.
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ANEXO – Definição das variáveis que deverão ser preenchidas
Variáveis Definição
Data da Homologação ou do Registro Obrigatório
Informe a data de homologação do processo de
licitação. Cabe lembrar que o principal objetivo do BPS é captar as informações das COMPRAS
NEGOCIADAS por instituições públicas ou privadas.
Observações (da compra) Optativa
Campo de preenchimento livre, com limitação de 1.000 caracteres, para fazer considerações em
relação as compras da instituição, como por exemplo, justificar o preço praticado pela instituição.
Nº da Licitação (preenchimento obrigatório somente
entidade PÚBLICA)
Campo de preenchimento obrigatório para as instituições PÚBLICAS cadastradas no sistema
BPS. Informe o número da licitação. Por exemplo, o número 01/2016 do Pregão ou o número 123/2016
da Tomada de Preço são os valores a serem informados neste campo.
Nº da Nota Fiscal (preenchimento obrigatório somente entidade PRIVADAS)
Campo de preenchimento obrigatório às instituições PRIVADAS cadastradas no sistema BPS, no qual se deve informar o número da Nota Fiscal da compra.
Por exemplo, o número 005 da Nota Fiscal é o valor a ser informado neste campo. Para instituição
pública, deixe o campo em branco.
Modalidade (da compra) Obrigatório
Informe o código da modalidade de licitação.
Ata do Pregão
(S=Sim ou N=Não)
Obrigatório
Informe se existe ata de registro de preço por pregão para a modalidade de licitação de sistema
de registro de preços.
Número do Processo Obrigatório
Informe o número do processo administrativo da licitação. Por exemplo, o número de processo do
Ministério da Saúde é 25000.XXX.XXX/201X.
Fornecedor (da compra) Obrigatório
Informe o código do fornecedor da compra. Consulte a planilha para codificação OU pesquise no
menu “Fabricantes/Fornecedores Nacional” informando o CNPJ da instituição e verifique o código em RESULTADO. Caso não encontre a
empresa no sistema, envie e-mail para [email protected] com o ASSUNTO:
CADASTRAMENTO FORNECEDOR/FABRICANTE com o CNPJ da empresa.
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Variáveis Definição
Qualificação (do Fornecedor) Optativa
Campo de preenchimento livre, com limitação de 500 caracteres, para considerações referentes a qualidade do fornecimento dos itens
licitados/comprados, ou outro comentário que julgue necessário.
Validade da Compra (em meses) Obrigatório
Informe a validade da compra em meses. Digite somente o número de meses, de 1 a 12.
Código BR (do item) Obrigatório
Informe o código BR do produto comprado.
Unidade de Fornecimento Obrigatório
Informe a unidade de fornecimento do produto comprado. Consulte a planilha para codificação OU
pesquise no menu “Item” e após “Itens BPS” no sistema.
Item Genérico
(S=sim ou N=Não) Obrigatório
Para medicamentos, informe se é genérico ou não.
Para demais produtos, informe N=Não.
Quantidade (do item) Obrigatório
Informe a quantidade total negociada na licitação
ou comprada pela instituição. ATENÇÃO: informe a quantidade sem utilizar ponto ou vírgula na separação das casas decimais.
Valor Unitário (do item) Obrigatório
Informe o valor unitário do item negociado ou
comprado pela instituição. ATENÇÃO: insira o valor unitário com quatro casas decimais após
a vírgula. Fique atento, pois a informação deverá estar vinculada a Unidade de Fornecimento. Por exemplo, a luva de procedimento somente pode ser
negociada em caixas com 50 ou 100 unidades. Suponha que sua instituição comprou 300 caixas
com 50 unidades de luvas de procedimento a um valor de R$ 10,6400 cada caixa. Dessa forma, informe neste campo somente o número 10,6400
sem o símbolo de R$ e com quatro casas decimais após a vírgula.
Fabricante (da compra) Obrigatório
Informe o código do fabricante da compra. Consulte a planilha para codificação OU pesquise no menu
“Fabricantes/Fornecedores Nacional” informando o CNPJ da instituição e verifique o código em RESULTADO. Caso não encontre a empresa no
sistema, envie e-mail para [email protected] com o ASSUNTO: CADASTRAMENTO
FORNECEDOR/FABRICANTE com o CNPJ da empresa.
Tipo da Compra Obrigatório
Informe se a compra da instituição é de origem administrativa ou decorrente de uma decisão judicial.
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Variáveis Definição
Registro Sanitário (Anvisa) Optativa
Campo de preenchimento optativo para informar o registro sanitário do produto concedido pela ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária)
às empresas. Para realizar a consulta do registro Anvisa, acesse:
http://portal.anvisa.gov.br/listas-de-precos
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Outras publicações disponíveis:
Passo a passo para pesquisa de Códigos BR
Passo a passo para registro de compras
Passo a passo para pesquisa de fornecedores e fabricantes
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