UNIVERSIDADE PAULISTA-UNIP
INSTITUTO DE CIENCIAS SOCIAIS E COMUNIÇÃO
CURSO SUPERIOR DE GESTÃO TECNOLÓGICA
GESTÃO EM RECURSOS-HUMANOS
PROJETO INTEGRADO MULTIDISCIPLINAR III
IMATEC MICROFILMAGEM E ARQUIVO
SÃO PAULO
2013
UNIVERSIDADE PAULISTA-UNIP
INSTITUTO DE CIENCIAS SOCIAIS E COMUNIÇÃO
CURSO SUPERIOR DE GESTÃO TECNOLÓGICA
GESTÃO EM RECURSOS-HUMANOS
PROJETO INTEGRADO MULTIDISCIPLINAR III
IMATEC MICROFILMAGEM E ARQUIVO
Projeto Integrado Multidisciplinar - PIM
apresentado à Universidade Paulista - UNIP,
para avaliação semestral em Curso de
Gestão em Recursos Humanos
Orientadora: Profª Maria Angélica De Paula
Marcello
SÃO PAULO
2013
UNIVERSIDADE PAULISTA-UNIP
INSTITUTO DE CIENCIAS SOCIAIS E COMUNIÇÃO
CURSO SUPERIOR DE GESTÃO TECNOLÓGICA
GESTÃO EM RECURSOS-HUMANOS
PROJETO INTEGRADO MULTIDISCIPLINAR III
IMATEC MICROFILMAGEM E ARQUIVO
Nomes: R.A.
Daniela Silva Santos B41HHJ-8
Denise Alves de Oliveira B19784-6
Elaine Oliveira da Silva B42DJJ-2
Fabiana Teixeira Tavares B424EH-9
Luis Fernando Costa Silva B576AE-0
Rafaela da Silva Cândido B268FG-6
Aprovado em: / /
________________________________________________________________Profª Francisco A. Regina
Coordenador
________________________________________________________________Profª Maria Angélica de Paula Marcello
Orientador
SÃO PAULO/SP
2013
DEDICATÓRIA
Dedicamos este trabalho em especial a Deus, que sem o qual não estaríamos presentes aqui. Aos nossos pais que se dedicaram a nossa criação, nos alimentando de carinho, afeto, respeito e educação.
AGRADECIMENTOS
Em primeiro lugar agradecemos a Deus por nos proporcionar mais esta
conquista.
Agradecemos a nossa querida professora Angélica, que com sua paciência,
dedicação e conhecimento nos orientou de forma clara e objetiva a construção deste
trabalho sempre a disposição para esclarecer possíveis dúvidas e o que fosse
necessário.
Aos amigos e familiares, pessoas queridas, que direta ou indiretamente
contribuem para o nosso sucesso profissional e pessoal.
“O único lugar onde o sucesso vem
antes do trabalho é no dicionário.”
Albert Einstein
RESUMO
Este trabalho acadêmico tem por objetivo analisar uma empresa com base nas
praticas das disciplinas abordadas neste semestre. A empresa escolhida foi a
IMATEC MICROFILMAGEM LTDA, que atua no mercado de prestação de serviços
há 17 anos, oferecendo serviços de microfilmagem e digitalização de arquivos. A
organização é composta por diversos setores que juntos a mantêm funcionando e
crescendo, o que podemos ver claramente ao analisarmos sua estrutura nos
baseando em um plano de negócios e complementando este trabalho com
fundamentos em modelo de liderança, avaliação de desempenho, administração de
cargos e salários, matemática financeira e ética e legislação trabalhista e
empresarial. Atualmente a qualidade de um serviço ou produto deixou de ser um
diferencial o mercado competitivo para ser uma obrigação, sendo necessário que as
empresas busquem outros meios de se sobressair em relação aos seus
concorrentes. A Imatec conseguiu fazer a diferença criando um serviço necessário,
mas pouco encontrado, pois os papeis ocupam muito espaço e ao digitalizar a
empresa devolve um material com o mesmo conteúdo, porém mais compacto e
eficiente.
Palavras chave: Imatec, digitalização, organização e eficiência.
ABSTRACT
This academic work aims to analyze a company based on the practices of disciplines
addressed in this semester. The company was chosen the IMATEC MICROFILMING
LTDA, which operates in the market to provide services for 17 years, offering
services for microfilming and scanning services. The organization is composed of
different sectors working together to maintain and grow, we can clearly see by
analyzingits structure based on a business plan and complementing this work the
model of leadership, performance appraisal, management jobs and salaries, financial
mathematics and ethics and law: Labor and business. Currently, the quality of a
service or product has ceased to be a differential in the competitive market to be an
obligation, it is necessary that companies to seek other means to stand out among
their competitors. The Imatec did make a difference by creating a needed service, but
little found, because the files in roles take up much space and when scanning the
company can return a material with the same content, but more compact and
efficient.
Key-words: Imatec, scanning, organization e efficient.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO...........................................................................................................10
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
LISTA DE TABELAS
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
LTDA – Sociedade Limitada
OCDE – Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico
PME – Pequenas e Médias Empresas
T.I. – Tecnologia da Informação
RH – Recursos Humanos
CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas
PhD - Philosophical Doctor
BPO – Business Process Outsourcin
GED – Gerenciamento Eletrônico de Dados
ERP – Enterprise Resources Planing
AD – Active Directory
CPD – Centro de Processamento de Dados HD – Hard Disk
INTRODUÇÃO
O presente projeto tem como tema principal o estudo de uma empresa
baseado em temas abordados em sala de aula no decorrer do semestre e a forma
como estes assuntos se aplicam a mesma. A empresa escolhida foi a Imatec
Microfilmagem LTDA. É uma empresa jovem que vem se expandindo cada vez mais
no mercado com o auxilio do avanço tecnológico e da globalização. Seu serviço
apesar de pouco conhecido por pessoas físicas é indispensável a todo porte de
pessoa jurídica.
O objetivo deste trabalho é a elaboração de um plano de negócios através da
identificação de fatores tangíveis e rentáveis que possam contribuir ao sucesso da
empresa integrando tais informações às disciplinas de avaliação de desempenho,
administração de cargos e salários, plano de negócios, matemática financeira,
modelos de liderança e ética e legislação trabalhista e empresarial.
SUMÁRIO EXECUTIVO
1. DESCRIÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
A empresa Rogério Criminelli de Oliveira Filho - Me com o nome fantasia de
Imatec Microfilmagem e Arquivo prestadora de Serviços LTDA conta com cinco
unidades para custódia de documentos, seus prédios estão localizados no município
de Itapecerica da Serra - SP em edifícios projetados para suas atividades, cuja
ênfase está na segurança das informações físicas de modo a garantir a preservação
dos documentos do cliente. Trata-se de prédios de uso específico, totalmente
isolado e com portaria exclusiva para a recepção e entrega dos serviços, além de
vigilância durante 24 horas por dia. A Imatec é uma empresa de terceirização de
serviços, esse tipo de empresa representa cerca de 10% dos negócios. Os tipos
mais comuns de sociedades são as companhias seguradoras e imobiliárias,
destacando as corretoras de valores que frequentemente são formadas por um
grande número de sócios.
A Terceirização já é uma realidade nas grandes e pequenas empresas do
Brasil, o sistema estabelece uma relação de parceria entre empresas ou entre uma
empresa e profissionais, permitindo que cada um se concentre na sua atividade
principal. O resultado é um produto ou serviço de qualidade, por isso, a terceirização
de serviços é uma tendência que não tem retorno e começa a proliferar em
empresas de vários segmentos, como a Imatec.
As sociedades são formalizadas a partir da confecção de um contrato
específico, denominado contrato social, o qual consta todas as particularidades da
empresa, como os dados dos sócios, objetivo da empresa, localidade, prazo de
validade, distribuição das cotas e responsabilidade, entre outras. Geralmente nas
sociedades os sócios têm responsabilidade ilimitada, ou seja, todos os seus bens
podem ser reivindicados para pagamento aos credores.
Qualquer tipo de organização paga impostos, são eles:
IRPJ – Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas, imposto recolhido para a
Receita Federal, que incide sobre a arrecadação das empresas. A base e
cálculo, a periodicidade de apuração e o prazo de recolhimento variam
conforme a opção de tributação (lucro real, presumido ou arbitrado), podendo
ser trimestral ou mensal.
CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Liquido, assim como o IRPJ, a
contribuição social federal tem apuração e pagamento definidos pela opção
de tributação (lucro real, presumido ou arbitrado). Sua administração e
fiscalização compete à Receita Federal. O prazo de recolhimento é o mesmo
do IRPJ. A contribuição federal, administrada e fiscalizada pela Receita
Federal, é apurada mensalmente sobre o valor do faturamento mensal de
empresas privadas, públicas e de economia mista ou da folha de pagamento
das entidades sem fins lucrativos. A alíquota varia de 0,65% a 1,65%. O prazo
de recolhimento é até o último dia útil da quinzena do mês seguinte.
Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social,
contribuição federal que incide sobre o faturamento mensal das empresas. A
periodicidade da apuração é mensal e as alíquotas variam de 3 a 7,6%. O
prazo de recolhimento é até o último dia útil da quinzena do mês seguinte.
INSS – Previdência Social. Todas as empresas que possuem folha de
pagamento devem recolher o INSS (Contribuição Previdência Patronal). A
alíquota varia de 25,8 a 28,8%, dependendo da atividade da empresa. O
cálculo da contribuição é feito em cima da folha salarial.
De acordo com o ramo de atuação da empresa IMATEC, prestação de
serviços terceirizados, e com base em informações coletadas do setor comercial da
empresa, podemos afirmar que se trata de uma Empresa de Médio Porte, com
Receita Operacional Bruta Anual maior que R$ 16 milhões e menor ou igual a R$ 90
milhões.
A classificação de porte de empresa adotada pelo BNDES e aplicável a todos
os setores está resumida no quadro a seguir:
TABELA 01 – Classificação do Porte da Empresa
CLASSIFICAÇÃO DO PORTE DA EMPRESA
Classificação Receita operacional bruta anual
Microempresa Menor ou igual a R$ 2,4 milhões
Pequena empresa Maior que R$ 2,4 milhões e menor ou igual a R$ 16 milhões
Média empresa Maior que R$ 16 milhões e menor ou igual a R$ 90 milhões
Média - grande
empresa
Maior que R$ 90 milhões e menor ou igual a R$ 300
milhões
Grande empresa Maior que R$ 300 milhões
Fonte: BNDES< www.bndes.gov.br>
Hoje a empresa conta com cerca de 330 colaboradores, dos melhores e mais
atualizados profissionais do mercado, divididos em setores:
GRÁFICO 01 – Composição da Força de Trabalho
Fonte: Os próprios alunos do trabalho.
A empresa trabalha com regime CLT para todos os funcionários, com exceção dos
estagiários do ensino médio que utilizam de contrato de trabalho.
TABELA 02 – Níveis de Escolaridade
Fonte: Os próprios alunos do trabalho.
Nível de Escolaridade Quantidade
PHD 5
Pós Graduação 9
Graduação 44
Técnico 106
Ensino Médio 160
Ensino Fundamental 6
5
135
43
42
13
10
9
8
8
8
7 7
6 6 6 5 4
322 1 Diretoria ExecutivaPreparaçãoDigitalizaçãoDigitaçãoLaboratórioArquivoPlanetárioRotativaRevisãoVendasCópia e ConsultaAdministraçãoQualidadeT.I.LimpezaManutençãoMotoristaPortariaComprasRHRecepção
GRAFICO 02 – Estrutura Organizacional
Fonte: Os próprios alunos do trabalho.
Para a Imatec qualidade é o comprometimento com o desenvolvimento
buscando a evolução dos seus processos, visando alcançar os melhores resultados
na prestação de serviços à informação, a fim de garantir aos seus clientes a sua
satisfação e praticidade. Aprimorar o desenvolvimento dos colaboradores, através de
treinamentos e conscientização para a qualidade; Atender aos requisitos que são
analisados criticamente para uma melhoria continua do processo do Sistema de
Gestão da Qualidade. Por esse motivo possui o certificado ISO 9001.
2. PRODUTOS E SERVIÇOS
A IMATEC presta serviços de microfilmagem, digitalização eletrônica de
documentos, fotos e documentos de engenharia, projetos de microfilmagem,
custódia de documentos, comercialização e importação de documentos entre outros,
seu objetivo é tentar atender seu cliente e as expectativas de mercado.
Diretor Executivo
Vice-Presidente
Gestor Operacional
SupervisorOperacional
Gerente de Marketing
Diretor de MarketingDiretor Financeiro
Gerente Financeiro Gerente Executivo
Serviços prestados
Digitalização
Podemos definir Digitalização, como o processo de transformação de
documentos físicos em imagens. Depois de digitalizados, os documentos podem ser
armazenados em qualquer mídia e acessados através do microcomputador.
Principais Indicações
Baixo custo de implantação e armazenamento
Acesso imediato da informação
Acesso da imagem em rede, com acesso controlado
Facilidade de envio de documentos via Web
Facilidade para impressão do documento em papel
Microfilmagem
O microfilme é uma mídia padronizada, mundialmente utilizada, que apesar
de todo o desenvolvimento tecnológico da última década, ainda é utilizado em larga
escala.
O microfilme é um material translúcido e flexível, contendo micro imagens
para projeção ótica. Um rolo de microfilme pode compartilhar milhares de
documentos. (Aproximadamente 56.000 imagens, do tamanho cheque, frente e
verso) e produção;
Principais Indicações
Baixo custo de produção
Baixo custo de armazenagem
Redução de espaço físico
Amparo legal
Back-up das informações
Arquivo de Documentos
A Imatec faz custódia de documentos devidamente acondicionados em caixas
padrão para arquivo e controlados via código de barra. O sistema Imatec de
gerenciamento das caixas a permite trabalhar com caixas de varias dimensões
desde que se adequem com as dimensões e capacidade de armazenamento dos
boxes.
Serviço de guarda de caixas de documentos em local seguro. As caixas são
cadastradas por centro de custo, conteúdo e data para expurgo. O cliente pode
solicitar para pesquisa, a caixa ou o documento específico.
Arquivo de Mídias
Serviço de custódia de microfilmes, microfichas ou outras mídias, em local
com temperatura e umidade controladas.
No caso de consulta aos microfilmes, poderão também ser solicitados os
documentos específicos neles contidos, os quais poderão ser digitalizados e
enviados via Web.
BPO
Business Process Outsourcing (BPO) é a terceirização de um processo de
negócio de uma organização, que normalmente não faz parte de seu core business.
A Imatec executa diversos serviços que visam organizar e facilitar todo o acervo
informacional de nossos clientes. A empresa garante total segurança,
confidencialidade e monitoramento de todos os processos de uma organização,
gerenciando arquivos e documentos, visando sempre a redução de custos e a
satisfação de seus clientes.
GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de
Documentos (GED) é uma tecnologia que a Imatec oferece. A técnica provê um meio
de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações
existentes em documentos. O sistemas EVisualDOC permite ao usuário acessar os
documentos de forma ágil e muito segura, via Web.
TABELA 02 – Demanda por Serviços
Fonte: Os próprios alunos do trabalho
Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. É
nesse aspecto que a Imatec permite preservar esse patrimônio e organizar
eletronicamente toda documentação. Quando a empresa não produz seu próprio
produto ou serviço, necessita de profissionais capacitados que oferecem a compra,
produção ou prestação do mesmo, que são os famosos fornecedores.
A Imatec tem uma relação extremamente profissional e amigável com seus
parceiros, podemos citar alguns deles:
Brascin Com. de Informática LTDA: Venda de computadores.
Sul Distribuidora de Componentes Eletrônicos: Venda de materiais
elétricos.
Arkimage Com. de Prod. Fotográficos: Fornecimento de filmes para
microfilmar (microfilmagem).
Kodak Brasil.com: Produtos para Imagem e Serviços LTDA. Fornecimento
de filmes para microfilmar (microfilmagem) e peças para maquinas.
Missão
“Contribuir para o crescimento de nossa nação, partindo da juventude,
através do desenvolvimento humano e empresarial, agregando valores e rompendo
paradigmas”.
Visão
“Ser referência no ramo de atuação até meados de 2015, buscando
aprimoramento contínuo e inovando sempre.”
Valores
“Satisfazer e superar as expectativas de seus clientes no atendimento,
prestação de serviços, com a melhor qualidade possível, buscando inovações
tecnológicas oferecidas pelo mercado de microfilmagem e digitalização.• Orientar os
jovens que estão iniciando sua vida profissional em relação à importância dos
estudos, as responsabilidades com a família e com o estágio, sobre seus direitos e
deveres.”
• Atender as necessidades de todos na empresa para o bem estar geral.
Ações
É realizado um trabalho com jovens estudantes da região, a grande maioria
tendo a sua primeira experiência profissional, onde realizamos um acompanhamento
familiar e escolar, com todas as atividades sendo supervisionadas e feitas às
devidas orientações para seu crescimento sociocultural. Já foi realizado varias ações
sociais e relativas ao meio ambiente, como:
• Conscientização dos integrantes da empresa sobre a necessidade de reciclar o lixo
e assim realizamos a coleta seletiva. Este material é encaminhado a Cooperativa
dos Recicladores de Itapecerica da Serra (ex-catadores) com isso colaboramos com
a melhoria da questão social proporcionando uma condição digna de trabalho e a
redução dos impactos ambientais que são de grande importância.
A empresa visa à satisfação dos seus clientes, tendo como objetivo, a
qualidade dos serviços prestados, entrega dos mesmos no período estabelecido e
finalizando a entrega dos serviços em prefeita ordem. Sendo o fator predominante
na satisfação do cliente o chamado pós venda, a preocupação com o serviço
prestado após ter sido entregue. Imatec tem como diferenciais sistemas práticos e
eficazes, de alta tecnologia, percentual mínimo de erros e confiabilidade de
informações. Atendendo sempre o cliente de forma rápida, com qualidade e
segurança.
3. ANÁLISE DE MERCADO
A empresa participa de licitação pública, o único ramo de atuação da empresa é a
prestação de serviços, e as principais áreas e clientes são:
Área Hospitalar
Hospital São Camilo
Hospital São Luis
Hospital Santa Joana
Amil
Medial
Hospital Rubem Berta
UNIMED
Área Financeira
Bradesco
Citibank
Finasa Seguros
Credicitrus
Multinacionais
Brinks
HAMBUG SUD
Área Educacional
Faculdade Anhembi Morumbi
Faculdade Unitalo
Faculdade Unifieo
Faculdade Unisantana
Colégio Bandeirantes
Colégio Pueri Domos
Área Pública
CDHU
EMDEC
DER
INCRA
Martin Brower
Allergan
Transportadora
Cometa
Área de Conselhos Regionais
CREMESP
CRECI
No Brasil, foi implementado o sistema de terceirização na metade do século
passado (em torno de 1950), em que as multinacionais produziam apenas o objeto
fim do seu negócio e repassavam para terceiros todas as demais funções. Setores
como a limpeza e a conservação formando primeiras referências desse sistema que
hoje absorve tudo e todos os tipos de trabalho dentro da empresa e não mais
apenas as atividades fim. Martins (2009) retrata tal realidade e desenvolvimento
desde a década de 60.
Os motivos mais importantes para a terceirização são:
- fazer uma organização mais competitiva;
- obter uma redução de custos;
- acesso a recursos especiais;
- estimular o espírito empreendedor de pequenas organizações.
Inicialmente projetada para atender instituições financeiras em processo de
terceirização de serviços de microfilmagem, a Imatec está preparada para atuar
também perante clientes de outras áreas, principalmente aqueles que ainda não são
usuários de gerenciamento de informações.
A Imatec entrega a seu cliente um detalhamento de todos os aspectos
envolvidos no gerenciamento das informações, cobrindo desde os requisitos
técnicos e ambientais necessários até considerações jurídicas sobre a destruição
dos documentos originais. A Imatec tem a confiabilidade comprovada porque as
empresas líderes na área de saúde, educação e instituições financeiras armazenam
seus documentos mais importantes na Imatec.
Principais Concorrentes da Organização e Aspectos Relevantes de Cada Um
Uma empresa ao se lançar no mercado de prestação de serviços, necessita
ter excelência em qualidade, um ótimo atendimento, empresa comprometida com
seus deveres e obrigações, entre outros fatores, mas o principal é possuir um
diferencial, um algo mais, que faça com o que os clientes queiram adquirir os seus
serviços.
A Imatec tem uma fatia considerada do mercado em seu segmento, existem
concorrentes diretos e indiretos, de grande peso, que oferecem os mesmos serviços,
ou seja, a disputa é inevitável. O publico alvo a ser estudado é o mesmo, exemplo:
hospitais, prefeituras, universidades, entre outros. Não deixa de ser um mercado
competitivo, como dizem algumas pessoas “um ninho de cobras” no sentido
saudável.
Alguns fatores que predominam para finalização ou considerado como um
diferencial para tal escolha de empresa, como:
Preço
Qualidade
Atendimento
Satisfação ao cliente
Reconhecimento
Acessibilidade
Localização da empresa
Alguns profissionais têm a visão de concorrência, como uma forma positiva de
estar sempre melhorando, se igualando ou até superar seu próprio concorrente. A
Imatec tem como concorrente direto a New Space (multinacional) e indireto Interfile
e boomerang file. Empresas conceituadas, de valores e respeito no mercado.
Podendo estimular e gerar o aperfeiçoamento tecnológico e a produtividade, quanto
influir positivamente sobre o custo de vida da sociedade.
New Space: Atuando ha mais de 25 anos no mercado a New Space oferece
serviços e soluções em BPO para o mercado financeiro, indústria e comércio.
Interfile: A gestão de informação inclui análise, organização formalização, controle e
guarda de documentação. A empresa executa o serviço de gestão de processos com
o processamento das informações contidas nos documentos de diversas operações
de negócios de seus clientes com a confiabilidade e nível de serviços requeridos em
gestão de processos. Já a Profile é uma solução que integra em um único produto a
organização, digitalização, guarda de documentos e prontuários.
Boomerang File: Preza ao extremo o quesito segurança. Entende-se que
armazenagem (física e digitalmente)são bens de valores incalculáveis. Por isso
adotam as mais rígidas (em muitos casos até a mais) medidas de segurança sempre
de acordo com as normas técnicas da ABNT.
4. ANÁLISE DO AMBIENTE
Para Chiavenato (2002), o ambiente representa todo o universo que envolve
externamente uma empresa, isto é, tudo que esta ao seu redor. É do ambiente que
as empresas obtêm os recursos e informações necessários para subsistência e
funcionamento, e é no ambiente que colocam os resultados de suas operações.
Cada empresa interage com o ambiente e seu resultado depende das influências
sofridas por este.
Certo & Peter (1993) consideram que o ambiente organizacional é fator
primordial para se executar uma análise ambiental de forma eficiente e efetiva, onde
o ambiente geral é composto de variáveis que normalmente tem ampla influencia na
organização.
Segundo a definição de diversos autores, compreende-se que análise do
ambiente organizacional diz respeito ao diagnostico das suas forças e fraquezas e
suas oportunidades e ameaças no mundo dos negócios que afetam a empresa no
seu desempenho e cumprimento da sua Missão.
A Análise S.W.O.T. (ou análise F.O.F.A. em português) é uma ferramenta
estrutural utilizada na análise do ambiente interno, para a formulação de estratégias.
Permite-se identificar as Forças e Fraquezas da empresa, extrapolando então
Oportunidades e Ameaças externas para a mesma.
ILUSTRAÇÃO 01 – Analise S.W.O.T da Empresa Imatec
Fonte: Os próprios alunos do trabalho.
DIAGNÓSTICO
Forças
Uma das forças da Imatec pode ser percebida por sua qualidade nos
produtos, pois ela visa satisfação dos seus clientes, tendo como objetivo, a
qualidade dos serviços prestados, entrega dos mesmos no período estabelecido e
finalizando a entrega dos serviços em perfeita ordem. Para isso a empresa aposta
em um preço que seu custo é considerado acessível e se encontra na média de
mercado em relação aos concorrentes, além de qualidade.
Em um mercado cada vez mais competitivo e com clientes cada vez mais
exigentes, o estabelecimento de parcerias se torna um diferencial estratégico e a
Imatec conta com esse aliado para se sobressair, pois quando a empresa não
produz seu próprio produto ou serviço, necessita de profissionais capacitados que
ofereçam a compra, produção ou prestação do mesmo. A Imatec tem uma relação
extremamente profissional e amigável com seus parceiros.
Outro fator que representa uma força para a Imatec são suas instalações
físicas, pois a empresa conta com 5 edifícios adequados para suas atividades, cuja
ênfase está na segurança das informações físicas, de modo a garantir a
preservação dos documentos do cliente. Trata-se de prédio de uso específico,
totalmente isolado e com portaria exclusiva para a recepção e entrega dos serviços,
além de vigilância durante 24hs por dia. Com alta capacidade de armazenagem de
documentos mídias e logística de serviços.
Ainda podemos destacar como diferencial da Imatec seus profissionais
capacitados para implantação e manutenção de sistemas, pois de acordo com o
ramo que a Imatec atua esse é um fator primordial para a excelência nos serviços
prestados considerando que a Imatec contrata somente profissionais com auto grau
de conhecimento, com experiência comprovada e graduados.
A Imatec conta com procedimentos eficientes, apresentando como diferencial
sistemas práticos e eficazes, de alta tecnologia, percentual mínimo de erros e
confiabilidade de informações, atendendo sempre o cliente de forma rápida, com
qualidade e segurança.
Com clientes de grande porte a Imatec tem confiabilidade comprovada, pois
empresas líderes na área de saúde, educação e instituições financeiras armazenam
seus documentos mais importantes na empresa.
Fraquezas
Uma das fraquezas da Imatec é a falta de marketing agressivo afinal o que
diferencia uma organização frente o mercado são suas vantagens competitivas, e é
isso que o CMO – Chief Marketing Officer (Diretor de Marketing) deve estar atento.
Outro fator de fraqueza não basta despertar a motivação nos colaboradores, é
preciso mantê-la e esse é o maior desafio das empresas contemporâneas. Segundo
especialistas da área de Recursos Humanos é preciso criar um ambiente
motivacional, ou seja, um local onde se encontram bons motivos para agir. Neste
ambiente o colaborador se sente confiante para enfrentar os desafios e percebemos
a repercussão positiva do seu esforço, sendo assim um dos passos que a Imatec
poderia seguir para melhorar seu clima organizacional seria:
- Fortalecer a Responsabilidade Social Empresarial através do diálogo com seu
público interno e subsidiar o planejamento estratégico;
- Melhorar o relacionamento empresa-público interno;
- Conhecer o nível de satisfação e credibilidade interna em relação às políticas e
práticas da empresa;
- Identificar oportunidades de melhoria para a gestão empresarial.
Uma empresa necessita de inovação, portanto inovar é um investimento em
novas idéias e estratégias que irão agregar valor aos negócios. Quando o nome da
empresa passa a ter um reconhecimento no mercado por sua eficiência, e
qualidade, os negócios prosperam, já a Imatec não tem o seu nome conhecido a
nível nacional, sendo assim poderia investir mais em divulgação.
Oportunidades
É preciso crescer, aproveitar as oportunidades que o mercado oferece,
nenhuma empresa tem por missão permanecer do mesmo tamanho. Atrair novos (e
bons) clientes é um caminho seguro para a expansão das receitas. Não importa
quanto uma corporação se dedique a atender e a satisfazer às necessidades de sua
base de consumidores, sempre haverá perdas que necessitam ser compensadas
pela atração de novos clientes. Para isso a Imatec deveria investir mais em sua
divulgação, sendo assim a propaganda convencional e a promoção devem fazer um
excelente trabalho de trazer novos clientes, mas em muitas situações o marketing
direto pode complementar ou assumir vantagens a liderança das campanhas de
aquisição, por isso a importância também de um departamento de marketing.
Ameaças
Hoje em dia, o tempo de sustentação de uma vantagem competitiva dentro
de uma organização, está cada vez mais curto. Lança-se um novo produto, uma
nova tecnologia, um novo serviço, e quase que instantaneamente começam a serem
produzidos os similares dos concorrentes, e muitas das vezes já com adaptações
positivas, tudo feito através de um benchmarking (uma investigação que fornece
informações valiosas) muito bem feito. Preço, qualidade, atendimento, satisfação ao
cliente, reconhecimento, acessibilidade, são alguns dos fatores que predominam
para finalização ou considerável diferencial para tal escolha de uma empresa como
a Imatec, porem toda empresa sofre ou sofrerá um dia o efeito da concorrência,
afinal idéias inovadoras e rentáveis tornam os mercados atrativos, salvo algumas
exceções, e faz com que uma organização não consiga manter o monopólio todo o
tempo em seu mercado de atuação. Por isso é fundamental para qualquer tipo de
organização saber lidar da melhor forma possível com seus concorrentes sejam
estes diretos ou indiretos.
5. ANÁLISE DA ESTRATEGIA
Implementação de um Subsistema com Foco em Avaliação de Desempenho
Introdução
A área de Recursos Humanos sem dúvida faz muita diferença entre as
empresas, em tempos que preço, qualidade e prazo de entrega passaram a ser
obrigações para as empresas se manterem no mercado, irá se destacar empresas
que possuem um diferencial no seu atendimento, tanto ao cliente externo quanto ao
interno. Com base nesse pressuposto, elaboração de um Plano de Negócios para a
empresa Imatec foi direcionada à implementação de um subsistema no
departamento de RH com foco em Avaliação de Desempenho, constituindo assim
uma ferramenta eficaz para gerenciamento de estratégias e ações que visem
tratamento principal das fraquezas e ameaças inerentes a organização com
resultados previstos para médio e longo prazo. Utilizando-se da Avaliação como uma
forma de mapear o ambiente interno da empresa para assim atacar efetivamente os
principais focos de problemas melhorando os resultados e o ambiente de trabalho.
O projeto será voltado à melhoria interna da empresa, que diminuirá a rotatividade
(Turnover) de funcionários, poupando custos de recrutamento e seleção, e
aumentando a produtividade através do melhor desempenho de cada colaborador. O
que repercutirá de forma positiva internamente, assim possibilitando que a empresa
mantenha seus Clientes antigos e adquirindo novos com excelência no atendimento.
Marras (2000),define desempenho humano como ato ou efeito de cumprir ou
executar determinada missão ou meta previamente traçada. É diretamente
proporcional a duas condições do ser humano: o querer fazer, que explicita o desejo
endógeno de realizar (motivação), e o saber fazer, isto é, a condição cognitiva e
experiencial que possibilita o indivíduo realizar com eficiência e eficácia alguma
coisa.
Dessa forma, o principal objetivo do projeto é transformar a área num RH
estratégico cuja atuação está alinhada aos planos de negócios. Desenvolvendo um
departamento dentro de RH que funcione como agente de mudanças e que vai além
do simples gerenciamento do capital humano, apoiando iniciativas e planos de ação
que contribuem para a execução das estratégias do negócio.
Ainda conforme Lucena (1992), a avaliação de desempenho representa um instrumento bastante importante como ferramenta gerencial, mas que deve ser utilizada corretamente sob risco de tornar-se um mero instrumento de controle burocrático, não atendendo ao aperfeiçoamento profissional e crescimento da empresa.
Segundo Gil (2001), a avaliação de desempenho constitui pois, um meio para desenvolver os recursos humanos da organização. Graças a ela, torna-se possível: definir o grau de contribuição de cada empregado para a organização; identificar os empregados que possuem qualificação superior à requerida pelo cargo; identificar em que medida os programas de treinamento têm contribuído para a melhoria do desempenho dos empregados; promover o auto conhecimento e o autodesenvolvimento dos empregados; obter subsídios para redefinir o perfil requerido dos ocupantes dos cargos; obter subsídios para remuneração e promoção; obter subsídios para elaboração de planos de ação para desempenhos insatisfatórios. (GIL,2001).
Para aplicarmos a Avaliação de Desempenho requer um estudo detalhado e
aprofundado para que se possa obter resultados eficazes e assertivos para a
organização. Compreendendo essa importância, a proposta é a criação de um
subsistema especifico dentro do departamento de RH para pesquisa, identificação,
tratamento e criação de planos de melhorias para a empresa, consequentemente
atuando no desempenho geral da organização.
6. PLANO DE MARKETING
Após decididas as diretrizes no projeto, o ponto de partida para divulgação seria
através de um treinamento para apresentação da proposta com o objetivo de contar
com o comprometimento total de toda equipe de colaboradores, incluindo
supervisão, gerência e diretoria, de forma a conscientizá-los e motivá-los a
participarem dessa nova estratégia.
Visando um plano de divulgação que contribuirá para envolvimento dos
colaboradores nas atividades e para transparência e racionalidade do Projeto
propomos a elaboração e divulgação de um “Painel de Metas”, para guiar qualquer
processo de melhoria organizacional. Esse painel é um sistema visível de medidas
de desempenho, que mostrará de forma simples, preferencialmente gráfica , a
evolução da empresa ao longo do tempo, em termos dos seus valores de avaliação.
É, portanto, composto por um conjunto de gráficos apresentados em displays ou
paredes, em locais acessíveis aos gerentes e funcionários relevantes . Estes painéis
devem ser um espelho do plano de negócios, com as mesmas informações e
parâmetros numéricos ali considerados. Será uma ferramenta dinâmica que exigira a
criação de um procedimento de atualização periódica dos dados, de forma a se ter
sempre uma visão do momento da empresa, do seu passado e das metas previstas.
No qual seria desenvolvido a partir da análise do ambiente interno e externo da
Imatec e atualizado constantemente conforme as novas ações adotadas, o painel de
metas será desenvolvido a partir dos objetivos estratégicos da organização atuando
como mapa para a Imatec realizar sua estratégia. Este painel seria constituído com
as metas a serem alcançadas, o prazo e as ações adotadas e quais benefícios
trarão.
7. PLANO DE RECURSOS HUMANOS
Planejamento e Desenvolvimento do Projeto
1- O primeiro passo será uma reunião entre supervisão, gerência e diretoria da
Imatec para definição de diretrizes do projeto.
Os investimentos financeiros para implantação e desenvolvimento do projeto
serão acordados com o departamento financeiro, de acordo com verba
necessária para dar inicio ao projeto e a verba disponível para utilização.
2- Segundo passo é iniciar um processo de seleção entre os gestores a fim de
identificar o profissional capacitado para aplicação da avaliação de
desempenho, onde seria selecionado um profissional com qualificações
técnicas e pessoais para suprir as necessidades da implantação do plano. Se
houver algum profissional que já se encaixe no perfil da vaga a organização
terá um ganho financeiro e interno.
3- Treinamento para apresentação da proposta a toda equipe de colaboradores,
incluindo supervisão, gerência e diretoria, de forma a conscientizá-los e
motivá-los a participarem dessa nova estratégia.
4- Seria estabelecida uma parceria entre os departamentos da empresa, que
apoiará o projeto disponibilizando aos funcionários informações sobre as
ações, treinamentos e projetos vigentes, mantendo-os informados e
atualizados.
5- Será aplicado um formulário de avaliação especifica para cada departamento
que irá nortear o passo inicial do projeto de melhoria.
6- Serão iniciadas campanhas de valorização e motivação dos funcionários
para inseri-los neste novo contexto que a empresa apresentará, como por
exemplo, comemorações temáticas, aniversariantes do mês, datas
comemorativas, entrega de brindes e prêmios para colaboradores que se
destacaram em critérios específicos etc. Também será realizado treinamentos
de acordo com as necessidades aferidas na Pesquisa de Clima.
7- O projeto apresentara resultados mensais e de acordo com as necessidades
da organização.
8. PLANO FINANCEIRO
Para realização de um planejamento financeiro fizemos uma projeção do que
será necessário para implantação do projeto dentro da Imatec, vale ressaltar que o
investimento neste projeto será totalmente aplicável, uma vez que o investimento
será de baixo custo e alto beneficio.
Consideramos alguns fatores primordiais para criação do controle e aplicação do
novo sistema de avaliação de desempenho.
Instalar murais ou estações de consulta para que todos tenham acesso aos
resultados das avaliações de um modo geral.
Compra de software de gestão da avaliação de desempenho.
Material de divulgação; banners, folders e campanhas de incentivo para os
funcionários (confraternizações).
Verba mensal disponibilizada para execução de ações.
VALOR UNIT QUANTIDADE VALOR TOTAL Computador 2.000,00R$ 6 12.000,00R$ Impressora 2.000,00R$ 1 2.000,00R$ Telefone com Ramal 80,00R$ 6 480,00R$ Mobilia p/ Estação de Trabalho 1.100,00R$ 6 6.600,00R$ Materiais Diversos 5.000,00R$ 1 5.000,00R$ Psicólogo 4.200,00R$ 1 4.200,00R$ Auxiliar Administrativo 1.800,00R$ 2 3.600,00R$ Assistente de RH 2.300,00R$ 1 2.300,00R$ Analista de RH 3.500,00R$ 2 7.000,00R$
Materiais de Divulgação Banner 30,00R$ 15 450,00R$
TOTAL
Contratação de Profissionais (salário + benefícios + encargos
trabalhistas)
45.630,00R$
DESCRIÇÃO
Materiais de Escritório
Verba Mensal para execução de Ações 2.000,00R$
O orçamento foi elaborado levando em consideração valores que serão
necessários apenas para implantação do projeto e outros valores mensais, dessa
forma podemos classificar os valores em:
Iniciais: Materiais de Escritórios.
Mensais: Salário dos profissionais + benefícios + encargos, Materiais de divulgação
e Verba mensal para Execução das Ações.
9. MODELOS DE LIDERANÇA
10. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
11. ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS
12. ÉTICA E LEGISLAÇÃO TRABALHISTA E EMPRESARIAL
REFERÊNCIAS
Ramal,andrea, Administração, gestão de pequenas empresas, secretariado e
assessoria-módulo1/Andrea Ramael e Silvina Rama;[Ilustrações Ednei Marx].--Ed.
Rev..--São Paulo:Fundação Roberto Marinho,2007.--(Projeto Telecurso TEC)
http://www.administracaoegestao.com.br/planejamento-estrategico/analise-swot/
Estratégia de Empresas:de Lobato, D. M.; Filho, J. M.; Torres, M. C. S. & Rodrigues,
M. R. A., da Editora FGV, 8ª Edição, 2003.
http://www.strategia.com.br/Estrategia/
estrategia_corpo_capitulos_analise_ambiente.htm
http://www.unifenas.br/extensao/administracao/vcongresso/ca044ex.pdf
CHIAVENATO, I. Administração de Empresas: Uma abordagem contingencial. 3ª ed.
São Paulo: Makron Books, 2002.
CERTO, C.S.; PETER, J.P. Administração estratégica: planejamento e
implementação da estratégia. São Paulo: Makron Books, 1993.
OLIVEIRA, D.P.R. Estratégia empresarial: uma abordagem empreendedora. São
Paulo: Atlas, 1991, 381 p.
OLIVEIRA, D.P.R. Excelência na administração estratégica. São Paulo: Atlas, 1997.
224p.