SIMPLES - ProjetosAPRESENTAÇÃO DA ABORDAGEM SIMPLES PARA GESTÃO DE PROJETOS DE TI

• SIMPLES = Pragmatismo;

• Prega que ferramentas são meios, não fins;

• Metodologias e artefatos são ferramentas nas mãos de PESSOAS;

ABERTURA

• Não é metodologia é conceito, atitude;• Se não conseguimos explicar de forma

fácil e clara por que estamos agregando uma atividade, artefato ou qualquer outra coisa que gere esforço, devemos considerar seriamente a hipótese daquilo ser, na verdade, dispensável;

• Ou seja, se uma decisão gera custo, deve gerar algum benefício que o justifique;

• Prevenir é sempre melhor que remediar?

O SIMPLES COMO CONCEITO

KISS = Keep It Simple Stakeholders!

1. Keep: Colete;2. It: Materialize (reúna, registre, defina,

olhe “o todo”);3. Simple: Simplifique (reduza, corte os

excessos, priorize);4. Stakeholders: Comunique (envolva,

comprometa, concensue, combine);

CHECKLIST DO SIMPLES

• Trata-se de eleger um subconjunto "suficiente” para começar a agregar valor e retornar o investimento;

• Pense em “Paretto”;

• 1000 melhorias em 90% de avanço simplesmente agregam zero de retorno, enquanto que 100% de uma única melhoria, já agrega mais que zero!

APLICANDO AO DEFINIR O ESCOPO

Continua…

K: reúna todas as demandas solicitadas por todos os interessados e consolide-as em um documento;I: priorize da melhor maneira que puder, checando ao menos com o bom senso se o que é realmente relevante está entre as prioridades;S: resuma inicialmente o escopo do seu projeto a este conjunto realmente relevante;S: convença aos interessados que este é o escopo que maximiza o resultado, minimizando esforços, deixando claro que o resto não foi descartado, mas apenas postergado;

APLICANDO AO DEFINIR O ESCOPO

POR QUE O SIMPLES FUNCIONA?• Riscos se tornam muito mais ameaçadores

se tratados de em uma única frente;• Pensar SIMPLES não significa, DE FORMA

ALGUMA, não ser capaz de entregar soluções complexas;

• ALIÁS, MUITO PELO CONTRÁRIO, pensar SIMPLES é realizar uma solução complexa pensando no todo, mas executando-a de forma eficiente;

• Lembre-se: “O ótimo é inimigo do bom!”• SIMPLES é uma atitude diferente sobre as

metodo-logias existentes, não uma nova metodologia;

RISCOS NÃO CRESCEM LINEARMENTE• Tempo e custo aumentam proporcionalmente

(linearmente) quando há aumento de escopo;

• Do estudo da probabilidade, sabemos que a chance de dois eventos diferentes ocorrerem é relacionada ao produto de suas probabilidades individuais, e não à soma destas;

• Em outras palavras, enquanto custos e prazos se somam, riscos se combinam;

• Na prática, custos e prazos são muito mais afetados por riscos do que pelo escopo, ainda que a (má) gestão do escopo seja um dos maiores riscos de um projeto;

O PIOR INIMIGO DO SIMPLES• Se o objetivo é eficiência e eficácia, não parece

razoável onerar o meio, o mecanismo. Por isso, soluções SIMPLES são singelas, mas funcionam!

• Quando tudo começa a funcionar, muito longe do ideal, mas bem melhor do que estava antes, o processo entra “em regime” e a equipe parte para os próximos avanços;

• Os inimigos são os profissionais ou equipes, bem inseridos politicamente, que se apresentam apontando as falhas e deficiências do que foi feito, como “engenheiros de obra construída”;

APLICANDO AO DEFINIR PAPÉIS• Cliente, Fornecedor e Patrocinador: estes

papéis sustentam o conceito de mercado a milhares da anos;

• Se não conseguimos atribuir e cobrar claramente as responsabilidades destes três papéis, adiantará definir outros?

• Projetos não são criados para dar status às pessoas; são estruturas organizacionais que visam aumentar as chances do sucesso na entrega;

• Serão apresentados três fatores comuns, críticos e puramente comportamentais;

• Ou seja, uma simples mudança de atitude da equipe pode ajudar a blindar o projeto contra os três fatores;

• A substituição de “folgas” por “buffers” é outra mudança que ajuda a proteger o projeto e gerenciar melhor o uso do tempo pela equipe;

• “Dividir para conquistar” e “Medir para controlar” completam o “kit vacina” para os complicadores da gestão do tempo;

COMPLICADORES DA GESTÃO DO TEMPO

• Quase todo estudante, quase sempre, deixa para estudar para uma prova na véspera de sua aplicação;

• É natural o ser humano “gastar” as folgas “antes do início” e não “depois do término”;

• Intuitivamente as pessoas sabem qual é o “tempo mínimo” (limite técnico) e “apostam” que vão conse-guir fazer neste tempo, se dando ao luxo postergar o início;

SÍNDROME DO ESTUDANTE

• Todo o tempo disponível para a realização de uma tarefa será ocupado, mesmo quando maior que o necessário;

• “Encher linguiça”, “buscar pelos em ovos”, “o ótimo é inimigo do bom” são exemplos de expressões usadas quando a aplicação da lei de Parkinson é percebida;

LEI DE PARKINSON

• A curva de qualidade x eforço é uma exponencial com limite técnico tendendo ao infinito;

• Aumentar enormemente o esforço não garante a qualidade total;

• Uma pessoa fazendo inúmeras coisas ao mesmo tempo pode ser vista como muito comprometida, mas pode ser apenas um profissional com falta de foco;

• Atividades de projetos sempre têm que estar relacionadas diretamente a entregáveis do projeto;

• Atividades administrativas, de burocracia pura, comunicação reativa ou não planejada, de forma geral, funcionam como distração e, se avaliados seus resultados, vê-se que não agregaram valor na proporção em que consumiram recursos;

• Não é possível trabalhar com zero de multitarefa nociva. Mas se ultrapassar a 30% do esforço total, algo precisar ser feito;

• Como dizia nosso professor de redação, o “etc...” não pode ser mais importante que a frase que o precede;

MULTITAREFA NOCIVA

• Do estudo das probabilidades, sabemos que a soma das incertezas é sempre maior que a incerteza da soma;

• Se temos um buffer no final, atrasos no início e/ou no meio são sinalizadores que ajudam, e não necessariamente representam problemas;

• O progresso do projeto tem que ocorrer na mesmíssima proporção (ou maior) do que o consumo do buffer;

• Gerenciar o consumo do buffer é infinitamente mais fácil e efetivo do que gerenciar os atrasos de todas as atividades, e ainda acaba com os famigerados “próximo de 100%’s”;

FOLGAS x BUFFERS (pulmões)

MITIGAR x CONTINGENCIAR• Prevenir é sempre melhor que remediar?

Em projetos, devemos assumir que, apenas, quando é mais barato;

• Ao mitigar todos os riscos, arcamos com os custos de prevenção, inclusive, dos riscos improváveis;

• Planeje as contingências e os impactos aceitáveis e gerencie com rigor as correções/ajustes;

• Nas metodologias ÁGEIS, erros, ajustes, correções e descartes são aceitáveis, e estas metodologias já provaram que dão resultados;

• SIMPLES é antônimo de COMPLICADO, não de FÁCIL;• COMPLICAR quase sempre é um ato humano e não

está na raiz do problema (ou seja, não está na demanda);

• SIMPLIFICAR, quando falamos de engenharia, é uma ciência com diversos estudos acadêmicos para demonstrar isto;

• O melhor exemplo do sucesso do SIMPLES em TI está no mundo do SOFTWARE LIVRE (KISS: Keep It Simple Stakeholders);

• Soluções MEDÍOCRES não são SIMPLES, são apenas MEDÍOCRES;

• Uma solução SIMPLES gera resultado equivalente a uma abor-dagem COMPLICADA, só que mais rápido e mais barato;

SIMPLES NÃO É O MESMO QUE FÁCIL

• A abordagem SIMPLES pode ser aplicado às diversas perspectivas da governança de TI:– Gestão Matricial;– Gestão de Serviços;– Planejamento Estratégico;– Desenho Hierárquico Funcional;– Gestão de Pessoas;

+SIMPLES: Além da gestão de Projetos

+SIMPLES: Visão Estática Funcional

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+SIMPLES: Visão Dinâmica - Processos

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A fórmula da eficiência é SIMPLES: - Boas práticas, na prática!

THEODORO DE MOLINA theodoro.molina@geen.com.br | @theomolina +55 11 9957-7459 WWW.GEEN.COM.BR

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