Ppt curso access 2010

Celina Rodrigues Ano 2013

Direção-Geral de Alimentação e VeterináriaDivisão de Recursos Humanos, Formação e

Expediente

Conteúdos Programáticos

1. Noções básicas de Access- O que é o MS Access 2010 - A aplicaçãoAccess 2010 Fundamental: Enunciar conceitos utilizados em base de dados; Criar um projeto de base de dados executando as diversas fases; Utilizar o novo ambiente do Access 2010; Utilizar o objeto tabela; Criar relações entre tabelas; Criar e executar consultas; Criar formulários; Criar relatórios.

2. Noções Básicas de bases de dados relacionais2.1 Conceção de uma base de dados

Conteúdos Programáticos

3. Criação de uma aplicação sobre uma bases de dados relacionais

3.1 O ambiente geral de trabalho3.2 Os objetos do ACCESS3.3 Abrir e fechar uma aplicação sobre uma base de dados

4. Construção de tabelas4.1 Vista de estrutura4.2 Definir campos e tipos de dados4.3 Propriedades dos campos4.4 Índices e chaves

5. Definir as relações entre as tabelas5.1 Relações de 1 para 15.2 Relações de 1 para muitos

Cont. Conteúdos Programáticos

6. Criação de consultas de seleção6.1 Escolha das tabelas e os campos6.2 Definição de critérios6.3 Funções e expressões de cálculo

7. Construção de Formulários7.1 Criação de formulários 7.2 Otimização dos formulários

8. Criação de Relatórios8.1 Criação de relatórios8.2 Formatação dos relatórios8.3 Impressão dos relatórios

1. Noções básicas de AccessO que é o MS Access 2010?

O Microsoft Access 2010 é a versão do programa de base de dados do MS Office 2010.

Novidades: Nova interface e novas funções.

Com Microsoft Access 2010 podemos criar vários tipos de banco de dados

para manter organizadas grandes quantidades de informações. O programa

contém vários modelos de base de dados mais comuns, o que facilita o

processo de criação.

Assim como as outras ferramentas do Office 2010, no Microsoft Access

2010 também é possível criar arquivos compartilhados que podem ser

usados simultaneamente por várias pessoas. O programa está melhor

integrado com outras ferramentas. Importar ou exportar facilmente dados

de arquivos do Excel é um bom exemplo.

1. Noções básicas de Access

Também é possível aplicar temas aos bancos de dados para uma

apresentação mais atraente. O novo Microsoft Access 2010 também tem

várias ferramentas que facilitam o uso.

O Microsoft Access 2010 mantém os melhores recursos do Access, mas

com o visual mais bonito do Office 2010. É mais prático e flexível que nas

versões anteriores.

1. Noções básicas de Access - Os menus do MS Access 2010

Os vários menus disponíveis:

1 - Menu Ficheiro

2 - Menu Base

3 - Menu Criar

4 - Menu Dados Externos

5 - Menu Ferramentas de Base de Dados

6 - Menu Campos

7 - Menu Tabela

1. Noções básicas de Access - Os menus do MS Access 2010

1 2 3 4 5 6 7

1 - Menu Ficheiro

2 - Menu Base

3 - Menu Criar

4 - Menu Dados Externos

5 - Menu Ferramentas de Base de

Dados

6 - Menu Campos

7 - Menu Tabela

2. Noções Básicas de bases de dados relacionais

2.1 - Conceção de uma base de dados

A Conceção de uma base de dados implica uma planificação antecipada.

Deveremos ter em atenção:

-Para quem?-Para quê?-Com que finalidade?

-Quais os “Campos” da(s) tabela(s); quais os ID´s, quais os Registos daBase de dados, a construção dos formulários, etc.


Introdução aos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD)

Desde sempre o homem guardou de forma ordenada em armários, gavetas, pastas, papel, etc., os dados importantes relativos às suas diversas atividades com um qualquer tipo de organização.

Também no nossos quotidiano, recorremos frequentemente a bases de dados não informáticas, no entanto de uma forma consciente.

Uma simples agenda telefónica, uma coleção de cromos ou uma lista de livros, filmes ou CD´s sendo coleções de dados organizados, constituem-se como bases de dados.

O conceito de Base de Dados em suporte informático consolidou-se no início da década de 60.

Numa primeira fase surgiram os Sistemas de Ficheiros e só posteriormente foram desenvolvidos os Sistemas de Base de Dados.



Com ambos, a informação é armazenada em ficheiros o que proporciona maior rapidez de acesso à mesma, maior segurança, introdução de dados muito mais versátil e economia no espaço de armazenamento.

Por exemplo, um CD ou DVD substitui vários armários de informação em papel.

OS SGBD dividem-se em 2 grandes grupos:- SGBD de grande porte (ex: Oracle, Informix, Microsoft SQL

Server)- SGBD de uso pessoal (ex: FoxPro, MYSQL, Dbase, Microsoft

Access)

De uma forma genérica pode dizer-se que uma base de dados é uma coleção organizada de dados relacionados entre si e relativos ao mesmo assunto. Essa organização permite que o conteúdo possa facilmente ser consultado, organizado e atualizado.



Exemplos de utilização de SGBD:

-Numa farmácia, o funcionário digita o código do medicamento para verificar a quantidade existente em Stock na Base de Dados de Medicamentos.-Numa escola, o funcionário, ao digitar o número do processo de um aluno, pode visualizar todo o histórico de notas do mesmo.

A aplicação permite manipular bases de dados de diversos tipos;

Permite a interatividade com outros produtos do Microsoft Office;

Pode trabalhar em rede (ambiente multi-utilizador);

Os ficheiros criados pelo Access possuem a extensão MDB ou ACCDB (Microsoft DataBase – ex.: BDLivros.mdb).



Caraterísticas específicas do Microsoft Access:

Qualquer coleção de dados deve estar catalogada;

Qualquer catálogo deve permitir pesquisas;

Um catálogo não é mais que uma coleção de registos;

Podemos ver uma base de dados como sendo um catálogo informatizado e com métodos otimizados de pesquisa e armazenamento.



Outros pontos a considerar:

Noção de Base de Dados

Qualquer conjunto de registos pode ser visto como uma base de dados;

Um conjunto de registos com a mesma estrutura é denominado por “tabela”.

Exemplo de uma TabelaTurma Número Nome Rua Localidade

A 1 António Martins Sousa Pires Barcelos

A 2 Maria Irene Joana d'Arc Barcelos

B 1 João Francisco Pires Viegas Pousa

C 2 Manuel Saraiva Almirante Coutinho Barcelos

Campos


No Microsoft Access podemos criar essencialmente Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Páginas:

Tabelas são os armazéns dos dados. Trata-se de listas de registos.O desenho de tabelas consiste na definição dos campos necessários para armazenar corretamente a informação da base de dados.

Consultas são utilizadas para filtrar a informação existente nas tabelas. Nas consultas também é possível realizar cálculos e utilizar funções (soma, media, etc.).

Formulários são janelas que se apresentam aos utilizadores de uma base de dados para que tenham um acesso amigável aos dados e operações.

Permitem visualizar a informação de outra forma e, também, adicionar, remover ou alterar informações da Base de Dados.


Relatórios são formatos de apresentação dos dados para gerar cópias impressas da informação registrada na base de dados.

Mas também podem ser utilizados para construir por exemplo gráficos, etiquetas ou envelopes em série.

Páginas: utiliza-se para aceder a páginas Web que, a partir de um browser, permitem a visualização, edição e manipulação dos dados armazenados numa base de dados.

Macros: ferramentas para automatizar a realização das tarefas que pretendemos a realizar.

Módulos: conjunto de declarações, instruções e procedimentos do Visual Basic guardados em conjunto e que nos permitem efetuar alguns procedimentos específicos (validações, cálculos, etc.).

Noção de Base de Dados – Noções Gerais

Noção de dado

É o resultado da recolha de informações, um acontecimento ou fato sobre um determinado assunto, sem nenhum tratamento adicional.

Um dado, quando isolado, não tem significado.

Num SGBD podemos utilizar vários tipos de dados, nomeadamente: Numéricos, Data/Hora, Alfanuméricos e Lógicos.

Ex. 16, Miguel Jerónimo, 5, F, 10


Noção de campo

Os dados inserem-se nos campos.

Elemento constituinte de uma tabela.

É utilizado para especificar os diversos tipos de dados, ou categorias, em que dividimos a informação que pretendemos utilizar.

Ex.: Número, Nome, Ano, Turma, Idade

Noção de registo

Conjunto de campos relacionados.

Cada linha de uma tabela corresponde a um registo.


Noção de tabela

Parte integrante de uma base de dados, é utilizada para guardar informação relativa a um assunto específico, como, por exemplo, alunos, livros, autores, países, códigos postais, etc.

A informação guardada numa tabela deve ser coerente com os critérios utilizados para a sua criação – conter apenas os dados que digam respeito ao assunto, a que se dá o nome de entidade.

Ex.: A Tabela Alunos deve conter unicamente dados relativos aos alunos. A entidade é Alunos.


Noção de tabela

Noção de Base de Dados (2)

A uma linha da tabela chama-se “registo”;

A cada elemento do registo chama-se “campo” ou “atributo”;

Chama-se “chave” a um campo (ou conjunto de campos) que nunca se repete em toda a tabela;

Da tabela seguinte, que chave poderíamos escolher?

Turma Número Nome Rua Localidade

A 1 António Martins Sousa Pires Barcelos

A 2 Maria Irene Joana d'Arc Barcelos

B 1 João Francisco Pires Viegas Pousa

C 2 Manuel Saraiva Almirante Coutinho Barcelos

Divisão de Tabelas

Vamos construir uma base de dados referente aos dados de Formação com 2 tabelas:TB_CURSOSNome do Curso – campo “CURSO” - TextoNº de funcionário – campo “N_FUNCIONARIO” - NúmeroNome próprio – campo “NOME” - TextoData de início do curso – campo “DATA_INICIO” - DataData de fim do curso – campo “DATA_FIM” - DataDuração do curso/Horas – campo “DURAÇAO” - DataEntidade formadora – campo “ENTIDADE” - TextoMorada da entidade formadora – “MORADA” - TextoCódigo postal – “COD_POSTAL” - NúmeroLocalidade – “LOCALIDADE” - Texto

Divisão de Tabelas

TB_FORMANDOSNome próprio – campo “NOME” – TextoNome do Curso – campo “CURSO” – TextoIdade do Formando – campo “IDADE” - NúmeroHabilitações Literárias – “HABILITAÇOES” - TextoNº Telefone/telemóvel – “TEL/TM” - Número

Divisão de Tabelas (2)

Soluções:

criar vários campos de texto, onde se introduzirá todos os nomes (tipo de dados Texto) – CURSO, NOME, ENTIDADE, MORADA, LOCALIDADE, HABILITAÇOES

Criar um campo com o Nº de funcionário (N_FUNCIONARIO), um campo com a Duração/Horas do curso (DURAÇAO), um campo com o código postal (COD_POSTAL), um campo com a Idade do Formando (IDADE), um campo com o nº de telefone/telemóvel (TEL/TM)

Criar um campo com a data de início do curso(DATA_INICIO), um campo com a data de fim do curso (DATA_FIM).

O campo chave (PRIMARY KEY) será o campo “NOME”.

Relacionamentos – Noção de relação

Associação estabelecida entre campos comuns (colunas) de duas tabelas,

permitindo que a consistência da informação seja garantida.

O relacionamento entre os campos comuns das tabelas permite garantir

que a consistência da informação não seja colocada em causa e também

associar os dados de duas ou mais tabelas para a visualização, edição ou

impressão da informação.

Relacionamentos – Noção de chave

A chave de uma tabela é constituída por um ou mais campos que possam ser utilizados como identificadores de cada registo.

Os campos-chave devem permitir identificar um registo de forma unívoca.

O campo ou o conjunto de campos selecionados para chave de uma tabela não pode conter informação repetida.

Relacionamentos

Os relacionamentos entre tabelas podem ser de tipos diferentes: 1 – n 1 – 1 m – n

Estes valores correspondem ao número de elementos de uma tabela a que podem corresponder a elementos de outra tabela;

Relacionamentos (1-n)

Uma turma tem “n” formandos

Neste caso, a tabela de relacionamento associa a cada formando apenas um curso;

Ou seja, um formando não pode pertencer a dois cursos;

Neste caso, o relacionamento é feito na tabela formandos em que se adiciona uma “chave estrangeira” relativa ao curso (“chave” da tabela de cursos).


3.1 - O ambiente geral de trabalho – Nova base de dados – Modelos disponíveis


3.1 - O ambiente geral de trabalho – Nova base de dados – Modelos disponíveis

Ao abrir o MS Access 2010, poderemos criar ou abrir uma nova base de dados e optar por um determinado modelo disponível:

- Base de dados em branco- Base de dados Web em branco- Modelos recentes- Modelos de exemplo- Os meus modelos

Se a base de dados ainda não tenha sido criada, teremos que clicar no botão “Criar”.

Se a base de dados já existir, teremos que a selecionar na opção "Modelos recentes”

ou “Os meus modelos”.

Poderemos também selecionar a opção de “Abrir” e escolher a base de dados que

pretendemos abrir.


3.2 - Os objetos do ACCESS

Depois de aberta a base de dados, verificamos que nela existem váriosTipos de objetos do Access:

- Navegar por categoria- Personalizado- Tabelas e Vistas Relacionadas- Data de Criação- Filtrar Por Grupo- Tabelas- Consultas- Formulários- Relatórios

Numa nova base de dados é aberta uma janela da “Tabela1” ondepoderemos inserir os registos.


3.2 - Os objetos do ACCESS 12

3

4

5


3.3 - Abrir e fechar uma aplicação sobre uma base de dados

Para fechar uma aplicação sobre a base de dados teremos que selecionaro menu “Ficheiro” e escolher a opção “Fechar Base de Dados” e depois opção “Sair”.

Se tiver efetuado alterações importantes que pretenda guardar, não deveesquecer de “Guardar Objeto Como” ou “Guardar Base de Dados Como”.

Poderá também escolher a opção “Guardar e Publicar”.

4. Construção de tabelas

4.1 - Vista de estrutura

Selecionando o menu “Criar”, poderemos aceder à Estrutura da Tabela,

à Estrutura da Consulta, à Estrutura do Relatório ou à Estrutura de Formulário.


Cont. Vista de estrutura



Tipos de vista:

- Vista de Folha de Dados

- Vista de Tabela Dinâmica

- Vista de Gráfico Dinâmico

- Vista de Estrutura


Cont. Vista de estrutura Vista de Folha de dados


Cont. Vista de estrutura Vista de Tabela dinâmica


Cont. Vista de estrutura Vista de Gráfico Dinâmico




4.2 - Definir campos e tipos de dados

Na vista de folha de dados são criados os campos e tipos de dados.

Tipos de dados que podem ser criados:-Texto-Memo-Número-Data/hora-Moeda-Sim/Não-Objeto OLE-Numeração Automática-Hiperligação-Anexo Calculado-Assistente de Pesquisa

Propriedades do campo



Na vista de folha de dados são criados os campos e tipos de dados.

- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS

TEXTO

Este tipo de campo permite uma sequência de caracteres de tamanho limitado.O limite máximo é de 255 carateres e define-se nas propriedades do campo.

Por predefinição o tamanho de um campo de texto é de 50 caracteres.

MEMO

Este campo permite uma sequência de caracteres de tamanho 65 535.Uma das vantagens é a de se poder utilizar este tipo campo de dados para irarmazenando informações pertinentes ou importantes.

Tem como desvantagem no que diz respeito aos dados do tipo Texto não permitirAlgumas operações, como por exemplo (ordenação, agrupamento…).




NÚMERO

Este campo permite um número inteiro ou real.

Usado normalmente para cálculos matemáticos.

Por predefinição este campo é do tipo Número inteiro longo.

Existem diversos tamanhos e precisões: Byte, Inteiro, Inteiro longo,Simples, Duplo, ID de replicação e Decimal.

São definidos nas Propriedades do campo, opção Formatar.




DATA/HORA

Este campo permite introduzir uma Data, Hora ou ambos.

Existem diversos formatos de data e hora que podem ser definidos como Atributo.

São definidos nas Propriedades do campo, opção Formatar.




MOEDA

Este campo permite um número com formato monetário.

Trata-se de um valor numérico real com formato especializado para a manipulação de valores monetários.

Utiliza o separador de milhares; mostra os números negativos entre parênteses; O valor predefinido da propriedade é de 2 casas decimais e (€).

O formato desejado é definido nas Propriedades do campo, opção Formatar.




NUMERAÇÃO AUTOMÁTICA

Este tipo de campo é um contador automático sequencial (com incremento deuma unidade).

Trata-se de um valor numérico que o sistema gera automaticamente para cada registo de maneira que nunca existirão dois registos na mesma tabela com omesmo valor num campo deste tipo.




SIM/NÃO

Neste tipo de campo valida-se um valor lógico.

O campo pode ter um de dois valores: Sim/Não; Verdadeiro/Falso;Ligado/Desligado.

A expressão de validação é definida nas Propriedades do campo, opção Formatar.




OBJETO OLE (Object Linked Embebed)

Este campo permite um objeto de outra aplicação.

Esta relação pode existir através de uma ligação a:

Um ficheiro ou pode mesmo ser inserida na tabela. Um ficheiro de áudio, uma imagem, um vídeo, um gráfico, um documento de texto, uma folha de Excel, etc…




HIPERLIGAÇÃO

Este tipo de campo permite por exemplo, uma ligação a um documento da

Internet.

Isto é, um caminho para um destino, tal como um objeto, um documento, ou

página Web.

Um endereço para este tipo de campo, Hiperligação, pode ser um caminho de

Rede, um endereço para um ficheiro localizado numa rede local, ou um URL

(endereço para um site da Internet ou da Intranet).




ASSISTENTE DE PESQUISA

- Este tipo de campo permite ir buscar dados a outro campo de outra tabela ou

construir uma listagem.



- PROPRIEDADES DOS CAMPOS NO ACCESS

Exibe-se em seguida o aspeto do separador e respetivos itens das propriedades de cada campo.

O aspeto deste separador modifica-se em função do tipo de campo escolhido

(texto, número, memo, etc.)



- FORMATAR – formato numérico



- FORMATAR – formato de campos Texto e Memo



- FORMATAR – formato de Data/Hora







Legenda

-A legenda corresponde ao título que o campo assume. Por predefinição assume como legenda o nome definido para o campo.

Exemplo: O campo Num_Aluno pode ter como legenda Nº de Aluno.



Valor predefinido

-Valor introduzido automaticamente ao inserir-se um novo registo.

Exemplo: O campo Ano_corrente pode ter como valor predefinido 2006.





Texto de validaçãoTexto de validação



NecessárioEste Campo se estiver com a expressão Não é um campo de introdução facultativa. Caso contrário é um campo de introdução obrigatória.Permitir Comprimento ZeroSe este campo estiver com a indicação de Sim pode ficar vazio.IndexadoA indexação permite a pesquisa mais rápida dos registos dentro da base de dados.Compressão UnicodeA compressão Unicode corresponde a um padrão internacional de codificação adotado no Microsoft Office. No caso da compressão estar ativa o conteúdo dos campos de tipo Memo e Texto podem ser comprimidos ocupando menos espaço mas garantindo a correta apresentação do respetivo conteúdo.



Modo IMEUm IME (Input Method Editor) é um editor que permite introduzir texto asiático em programas, através da conversão dos batimentos de teclas em carateres asiáticos. O IME interpreta os batimentos de teclas como carateres e, a seguir, dá-lhe a oportunidade de inserir a interpretação correta no programa no qual está a trabalhar.

Etiquetas inteligentesA Microsoft fornece um conjunto de etiquetas inteligentes prontas a utilizar com o Microsoft Office Access 2003.

Nesta aplicação estão disponíveis ações relacionadas com Datas e Nomes e Respetiva associação ao Microsoft Outlook.


4.3 - Propriedades dos campos

Propriedades dos campos:

- Tamanho do campo- Formatar- Casas decimais- Máscara de introdução- Legenda- Valor predefinido- Regra de validação- Texto de validação- Necessário- Indexado- Etiquetas inteligentes- Alinhamento do texto


4.4 - Índices e chaves

Criar e utilizar um índice para melhorar o desempenho

Se pesquisamos frequentemente uma tabela ou ordenamos os respetivos registos por um determinado campo, podemos acelerar estas operações criando um índice para o campo.

O Microsoft Office Access utiliza índices numa tabela tal como é utilizado um índice num livro: para localizar dados, o Access procura a localização dos dados no índice. Em certos casos, por exemplo, para uma chave primária, o Access cria automaticamente um índice. Noutros casos, o utilizador poderá querer criá-lo manualmente.

Podemos utilizar um índice para ajudar o Access a localizar e ordenar mais rapidamente os registos.

Um índice armazena a localização dos registos com base no campo ou campos que fazem parte do índice. Consoante o número de valores exclusivos dos campos indexados, um índice pode ser mais pequeno do que a tabela que descreve, o que permite ao Access uma leitura mais eficiente.



Cont. Criar e utilizar um índice para melhorar o desempenho

Os índices são como os índices de livros

Considere o índice de um livro: é uma lista de palavras que aparecem no livro. Cada entrada da lista também mostra os números das páginas que contêm a palavra. Se quiser localizar uma determinada palavra num livro, um índice torna muito mais fácil a pesquisa do que se tivesse de folhear o livro todo.No Access, um índice é como uma lista de valores que aparecem numa tabela. Cada entrada da lista também mostra as localizações dos registos que contêm os valores dos campos. Se pretender localizar um determinado valor de um campo, um índice torna muito mais fácil a pesquisa do que se tivesse de ler toda a tabela.




Os índices tornam mais rápida a localização de valores de

campos raros.

Quanto maior for o número de valores de campo diferentes numa

tabela, melhor será o desempenho da consulta selecionar e de

pesquisa.

Quanto mais frequentemente um valor de campo aparecer numa

tabela, menos utilidade terá um índice. Pense nas palavras de um

livro: a palavra "o" aparece, provavelmente, com tanta frequência

que ler o respetivo item de lista levaria quase tanto tempo como

ler todo o livro! Da mesma forma, um campo apenas com alguns

valores não beneficia tanto da indexação, uma vez que cada valor

aparece demasiadas vezes.




Depois do Access obter a localização dos registos a partir do

índice, pode obter os dados desses registos passando diretamente

para a localização correta. Desta forma, a utilização de um índice

poderá ser muito mais rápida do que pesquisar todos os registos

da tabela para encontrar os dados.




Os índices tornam a alteração dos dados mais demorada

Quando anexa, elimina ou atualiza dados, todos os índices nas

tabelas afetadas têm de ser atualizados para refletir as

alterações. Isto pode dificultar o desempenho. Mais uma vez,

pense num livro: se fizer alterações, o índice também terá de ser

alterado ou ficará incorreto. A alteração do índice demora alguma

tempo e é tempo que não perderia se não existisse o índice. O

Access funciona da mesma maneira: os índices fazem com que a

alteração dos dados demore mais tempo.

5. Definir as relações entre as tabelas

5.1 - Relações de 1 para 1

Criar, editar ou eliminar uma relação

Uma relação é uma forma de reunir dados de duas tabelas diferentes.

Uma relação é composta por dois campos, um de cada tabela.

Quando utiliza as tabelas numa consulta, a relação permite que o Access

determine os registos de cada tabela que estão associados.

Por exemplo, pode ter um campo ID do Produto numa tabela Produtos e

numa tabela Detalhes da Encomenda.


5.1 - Relações de 1 para 1 – cont.

Cada registo na tabela Detalhes da Encomenda tem um ID de Produto

correspondente a um registo na tabela Produtos com o mesmo ID de

Produto.

Uma relação também pode ajudar a evitar a perda de dados, impedindo

a dessincronização dos dados eliminados.


5.1 - Relações de 1 para 1 5.2 - Relações de 1 para muitos

Guia para relações de tabela

Um dos objetivos de uma boa estrutura de base de dados

consiste em remover redundância de dados (dados duplicados).

Para alcançar esse objetivo, deverá dividir os dados em muitas

tabelas baseadas em assunto, para que cada facto seja

representado apenas uma vez.

Deverá depois fornecer ao Access os meios para reunir

novamente as informações divididas: para tal, deverá colocar

campos comuns em tabelas relacionadas.

Contudo, para efetuar corretamente este passo, terá primeiro de

compreender as relações entre as tabelas e especificar depois

essas relações na base de dados.

6. Criação de consultas de seleção

6.1 - Escolha das tabelas e os campos

6. Criação de consultas de seleção6.1 - Escolha das tabelas e os campos – Selecionar campos a

consultar e Executar consulta – Sem a utilização do Assistente de Consulta

Dar duplo clique no campo selecionado para que conste. Depois clicar no botão “Executar” para efetuar a consulta

6. Criação de consultas de seleção6.1 - Escolha das tabelas e os campos – Selecionar campos a

consultar e Executar consulta

Após executar consulta, aparecerá uma janela com o resultado da consulta efetuada.

6. Criação de consultas de seleção- Selecionar campos a consultar e executar consulta com a utilização do Assistente de Consulta

Poderemos chamar o Assistente de Consultas para efetuar váriosConsultas, com os vários Assistentes de Consultas:

- Assistente de Consultas Simples- Assistente de Consultas Cruzadas- Assistente de Consultas Localizar Duplicados- Assistente de Consultas Localizar Não Correspondentes.

Só teremos que selecionar o que queremos utilizar.


Exemplo de consulta com assistente deconsultas simples


Foi feita com o assistente uma consulta somentecom dois campos:

- Nome - Morada

Poderemos gravar as consultas efetuadas, guardando-as.


6.2 - Definição de critérios

Adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de acréscimo

Uma consulta de acréscimo é utilizada quando é necessários adicionar novos

registos a uma tabela existente utilizando dados de outras origens.

Se necessitarmos de alterar dados num conjunto existente de registos, tal como

atualizar o valor de um campo, podemos utilizar uma consulta “atualização”. Se

necessitarmos de criar uma nova tabela a partir de uma seleção de dados, ou de

intercalar duas tabelas numa nova tabela, podemos utilizar uma consulta “criar

tabela”.

Nota: Não podemos executar uma consulta de acréscimo num browser.

Se pretendermos executar uma consulta de acréscimo numa base de dados Web,

primeiro temos de abrir a base de dados Web utilizando o Access.


6.3 - Funções e expressões de cálculo

Uma expressão é uma combinação de alguns ou

de todos os seguintes elementos: funções,

identificadores, operadores e constantes

incorporados ou definidos pelo utilizador.

Cada expressão devolve um único valor.

Por exemplo, a seguinte expressão contém

estes quatro elementos:

=Soma([Preço de Compra])*0,08


6.3 - Funções e expressões de cálculo

No Access, as expressões são utilizadas em muitos locais para efetuar cálculos,

manipular caracteres ou testar dados. As tabelas, consultas, formulários,

relatórios e macros têm todos propriedades que aceitam uma expressão. Por

exemplo, é possível utilizar expressões nas propriedades Origem do Controlo e

Valor Predefinido de um controlo.

Também é possível utilizar expressões na propriedade Regra de Validação

num campo de tabela. Além disso, ao escrever código VBA (Microsoft Visual Basic

for Applications) para um procedimento de evento ou para um módulo, utilizam-

se frequentemente expressões semelhantes às expressões que são utilizadas

num objeto do Access, como, por exemplo, uma tabela ou consulta.

7. Construção de Formulários

7.1 - Criação de formulários através do assistente



Através do Assistente de formulários poderemos escolher os campos que desejamosIncluir no formulário (campos de uma ou mais do que uma tabela ou consulta.



Através do assistente de formulários, podemos escolher um determinado tipo de esquema:

- Colunas- Tabela- Folha de dados- Justificado



Esquema de formulário em colunas.

Poderemos visualizar o formulário que foi criado e guardá-lo comum determinado nome.

Os registos do formulário poderá ser alterado sempre que fôrnecessário.


- Criação de formulários sem o assistente

Registo: ID 1


7.2 - Optimização dos formulários

Um formulário é um objeto de base de dados que pode ser utilizado para criar uma

interface de utilizador uma aplicação de base de dados.

Um formulário "vinculado" é o que está diretamente ligado a uma origem de dados, tal

como uma tabela ou consulta, e pode ser utilizado para introduzir, editar ou apresentar

dados dessa origem. Em alternativa, pode criar um formulário "desvinculado" sem

qualquer ligação direta a uma origem de dados, mas que não deixa de ter botões de

comando, rótulos ou outros controlos que são necessários para trabalhar com a

aplicação.


7.2 - Otimização dos formulários – cont.

Disponibilizar a esses utilizadores um formulário que contém apenas esses campos,

torna a utilização da base de dados muito mais fácil para eles. Também pode adicionar

botões de comando e outras funcionalidades a um formulário para automatizar as ações

mais utilizadas.

Encare os formulários vinculados como janelas, através das quais os utilizadores

visualizam e acedem à base de dados. Um formulário eficaz torna a utilização da base de

dados mais rápida, porque os utilizadores não têm de procurar o que precisam. Um

formulário visualmente atrativo torna a utilização da base de dados mais agradável e mais

eficaz, além de poder evitar a introdução de dados incorretos.


7.2 - Otimização dos formulários

Otimizar o formulário na vista de estrutura

Em bases de dados do ambiente de trabalho pode otimizar a estrutura do formulário

trabalhando na vista de Estrutura. Poderemos adicionar novos controlos e campos ao

formulário, adicionando-os à grelha de estrutura. A folha de propriedades fornece-lhe acesso a

muitas propriedades que poderá definir para personalizar o seu formulário.

Para mudar para a vista de estrutura, clique com o botão direito do rato no nome do formulário

no Painel de Navegação e clique em Vista de Estrutura.



Otimizar o formulário na vista de estrutura

Nota: A vista de Estrutura não está disponível quando está a trabalhar numa base de dados

Web. O Access mostra o formulário na vista de Estrutura.

É possível utilizar a folha de propriedades para alterar as propriedades do formulário e

respetivos controlos e secções.

Para apresentar a folha de propriedades, prima a tecla F4.



Cont. Otimizar o formulário na vista de estrutura

Poderá depois arrastar campos diretamente do painel Lista de Campos para o formulário.

Para adicionar um único campo, faça duplo clique sobre ele ou arraste-o a partir do painel

Lista de Campos para a secção no formulário onde pretende que seja apresentado.

Para adicionar vários campos de uma só vez, mantenha a tecla CTRL premida e clique nos

campos que pretende adicionar. Em seguida, arraste os campos selecionados para o

formulário.

8. Criação de Relatórios

8.1 - Criação de relatórios através do assistente

Campos disponíveis inseridose campos selecionados


8.1 - Criação de relatórios através do assistente

Relatório efetuado com assistente – vista de colunas

Este relatório apresenta Os campos: “Nome” e“Morada” e respetivosRegistos inseridos


8.2 - Formatação dos relatórios

Poderemos criar relatórios com diversos esquemas:

- Em Colunas (na vertical ou na horizontal)- Em Tabela (na vertical ou na horizontal)- Justificado (na vertical ou na horizontal)


8.3 - Impressão dos relatórios

A Impressão dos relatórios é efetuadaclicando no botão “Imprimir”.

Se só pretendermos apenas imprimir os dados, termos que selecionar o visto em“Apenas Imprimir Dados”.

Poderemos igualmente configurar a páginae definir as configurações para posteriormenteimprimir o relatório.

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