Sistemas Cooperativos Aula 12 - Técnicas (Colaboração em processos de negócio)

# Sistemas Cooperativos #Aula 12 – TÉCNICAS:

Colaboração em processos de negócio(Um Estudo de Caso)

Prof. Leinylson Fontinele Pereira

Na aula anterior...

TÉCNICAS# Percepção e contexto

# Folksonomia

17:01 Sistemas Cooperativos: Aula 12 – TÉCNICAS: Colaboração em processos de negócio

Introdução

17:01 3 Sistemas Cooperativos: Aula 12 – TÉCNICAS: Colaboração em processos de negócio

O que vamos aprender?

TÉCNICAS# Colaboração em processos de negócio

# Um Estudo de Caso


Objetivos da aula de hoje

1. Conhecer e praticar as técnicas de modelagem de processos usando BPMN

2. Trabalhar em grupo para transformar uma descrição vaga do problema real emuma modelagem detalhada e de alta qualidade


Grupos

Os grupos devem ter 4 participantes


Vamos começar?


Colaboração em processo s de Negócios?

17:01Sistemas Cooperativos: Aula 12 – TÉCNICAS: Colaboração em processos de negócio

Processo de negócio

17:01

Um caminho para uma empresaorganizar o trabalho e os recursos(pessoas, equipamentos einformações) para atingir seusobjetivos.

Sistemas Cooperativos: Aula 12 – TÉCNICAS: Colaboração em processos de negócio

Processo de negócio: elementos

17:01

Objetivo - razão para realização do trabalho

Evento - acontecimento do mundo real que provoca uma ação

Atividade - decomposição do trabalho em ações a serem realizadas

Regra - dependência entre atividades

Ator/Agente - responsável pela execução das atividades

Entrada - artefato, documento ou dado necessários para aexecução da atividade

Saída - produto, documento ou dado gerados pelas atividades


Ciclo de Vida do BPM


Tipos de informações presentes no processo




Quais as vantagens da colaboração?

Colaboração em processos


Melhoria da capacidade de resolver problemascomplexos

Aumento da capacidade criativa para geraralternativas em tomada de decisões

Facilidades para o desenvolvimento de habilidadestécnicas e profissionais

Projeto da colaboração em processos


Casual

Planejado

Perceptivo

Reflexivo

BPMS - Business Process Management System


sistema integrado de

componentes de software

para dar apoio à

automatização de

processos

BPMS - modelo X instância do processo


Gestão de Processos Integrados


Ciclo de vida de processos de negócio

Ciclo de vida de gestão de conhecimento

Exemplo 1


Exemplo 2



Atividade Prática


Utilizar uma ferramenta de modelagem de processos, tal como o Microsoft Office Visio

Elabore um modelo do processo, com BPMN, para o cenário:


Organização ABC S.A

Processo de aquisição de insumos

Proposta de melhoria

Elabore um modelo do processo, com BPMN, para o cenário:


Processo de aquisição de material realizados pela organização ABC S.A., desde a solicitação por algum departamento até aentrega ao solicitante.

O objetivo deste processo é a entrega de mercadoria o mais exata possível ao departamento que a solicitou com prazo mínimo(na maioria das vezes indicado pelo solicitante).

Uma Solicitação Interna de Compra (SIC) é gerada por algum departamento da empresa, requisitando alguma espécie dematerial ou insumo.

Em seguida, o Setor de Compras seleciona três fornecedores. Uma cotação é feita com cada um deles e é selecionado aquele queoferecer as melhores condições comerciais (preço e prazo de entrega).

No próximo passo, o comprador solicita à secretária do setor de compras que elabore uma ordem de compra (OC), que éenviada ao fornecedor selecionado. A recepção da mercadoria e da fatura é feita pelo Setor de Recepção, que confere amercadoria de acordo com a fatura. Se o material estiver correto, o Setor de recepção encaminha o material para o solicitante ea fatura para o Setor Financeiro.

A partir daí, é feita a programação do pagamento ao fornecedor pelo Setor Financeiro. Se houver algum erro na mercadoria ouna fatura, o Setor de Recepção não aceita a entrega e o Fornecedor deve recolher o material.

NOTAÇÕES


Nome Semântica Sintaxe

Atividade Constitui uma etapa de uma seqüência que precisa ser executada para

que um processo seja realizado.

OU

Operador lógico que representa:

- quando dividir o fluxo: que apenas um dos caminhos será percorrido, ou seja, apenas um dos eventos destino ocorrerá;

- quando unir o fluxo: que apenas um dos caminhos percorridos é

suficiente para iniciar a atividade seguinte, ou seja, apenas um dos

eventos origem precisa ocorrer.

Evento final Representa a circunstância ou status final do processo.

Evento inicial Representa uma circunstância ou status que propicia o início Do

processo.

Evento intermediário Representa uma circunstância ou status relevante para o

entendimento do processo.

Informação

Representa um conjunto de dados consumidos ou gerados por uma

atividade. Esses dados podem ser qualquer informação ou documento,

relatório, planilha, disponibilizada em arquivos armazenados em meio

eletrônico ou físico.

Anotação

Representa um objeto genérico que pode servir como uma anotação

que traz alguma informação relevante como pode representar uma

regra de negócio, papel ou unidade organizacional.

Objetivo Representa o objetivo de um processo.

Unidade

organizacional Representa uma área da organização.

Posto de trabalho Representa um posto de trabalho.

Unidade

organizacional

genérica

Representa uma área genérica da organização.

NOTAÇÕES





OU








processo.



Informação





Anotação





Unidade



Unidade

organizacional

genérica


NOTAÇÕES





OU








processo.



Informação





Anotação





Unidade



Unidade

organizacional

genérica


NOTAÇÕES





OU








processo.



Informação





Anotação





Unidade



Unidade

organizacional

genérica


NOTAÇÕES


Posto de trabalho

genérico Representa um posto de trabalho genérico.

Fluxo de seqüência Mostra a seqüência em que as atividades são executadas no processo.

Associação Serve para associar informações e artefatos com objetos de fluxo.

Propostas de melhoria


Premissas

A análise do processo AS-IS (situação atual) e a elaboraçãodo processo tem como objetivo automatizar partes doprocesso buscando melhoria de desempenho.

Propostas de melhoria


Melhoria Impacto Prazos Recursos para implementação

Automatizar as atividades realizadas pela Secretária de compras

Realocação de recursos humanos; Desenvolvimento de um módulo do sistema para automatização dessas atividades

2 meses

Recursos humanos para

desenvolvimento do sistema; Treinamento;

Criação de sistema de apoio ao cliente para gerar o SIC (Solicitação interna de compra)

Desenvolvimento de um módulo do sistema de apoio

para geração do SIC; Treinamento

do cliente

2 meses

Recursos humanos para desenvolvimento do sistema; Treinamento;

Automatizar atividades de cotação de fornecedores

Desenvolvimento

de um módulo do sistema para automatização dessas atividades

6 meses

Recursos

humanos para desenvolvimento do sistema; Treinamento;

Modelo de Objetivos


Estrutura Organizacional


Descrição dos Postos de Trabalho


Posto de Trabalho Descrição

Auxiliar de recepção de compras

(setor de recepção) Responsável por verificar se o material recebido está correto, registrar a

ocorrência caso haja algum erro e encaminhar para o setor de compras caso

não seja identificado nenhum problema.

Cliente solicitante Responsável por realizar a solicitação dos insumos necessários para o seu departamento.

Comprador (setor de compras) Responsável por verificar a validade das cotações e realizar as negociações de compra diretamente com o fornecedor.

Encarregado de devoluções (setor

de recepção) Responsável por solicitar a retirada do material ao fornecedor quando existe

a necessidade de devolver algum produto que o entregador se recusa a

receber.

Entregador Responsável por entregar os produtos solicitados aos fornecedores.

Fornecedor Responsável por fornecer os insumos solicitados.

Gerente da área solicitante Responsável por realizar a aprovação técnica.

Gerente de compras (setor de

compras)

Responsável por realizar a aprovação comercial.

Gerente financeiro (setor

financeiro) Responsável por aprovar solicitações que ultrapassa o valor limite estipulado

para a compra de insumos.

Modelo de Sistemas


Sistema Descrição

Sistema de compra de insumos (SCI) Este sistema é responsável por apoiar o processo de compra de insumos.

Macro-Processo: Adquirir Insumos


Gerar Solicitação Interna de Compra (SIC)


O cliente solicitante gera a SolicitaçãoInterna de Compra

A informação necessária é: lista de insumos

A atividade produz como saída a SolicitaçãoInterna de Compra.


Definir comprador responsável


A informação necessária é: lista de compradores.

A informação gerada é: comprador responsável

A atividade recebe como entrada a Solicitação Interna de Compra.

Regra de Negócio Descrição

Seleção de comprador responsável O comprador selecionado deverá ser o que possui menor número de solicitações

em sua responsabilidade.

Verificar existência de cotação válida


A informação necessária é: registro de cotações e solicitaçãointerna de compra.

A informação gerada é: cotação


Existência de cotação no registro de cotação Deverá ser verificada a existência de cotação válida no registro de

cotações antes de entrar em contato com algum fornecedor.

Selecionar fornecedores para cotação


A informação necessária é: catálogo de fornecedores.

A informação gerada é: fornecedores selecionados paracotação


Numero de fornecedores

selecionados

Deverão ser selecionados 3 fornecedores para cotação.

Responder solicitação de cotação


O fornecedor responde a solicitação de cotaçãoenviando ao comprador os preços referentes aosprodutos solicitados.

A informação necessária é: solicitação de cotação

A informação gerada é: cotações

Verificar respostas de cotação


O sistema de compra de insumos verifica orecebimento de respostas de cotação dosfornecedores os quais foram solicitadas ascotações. É necessário obter 3 cotações válidas

A informação necessária é: cotação.

A informação gerada é: cotação

Verificar prazo de expiração da cotação


A informação necessária é: prazo de expiraçãoda cotação


Prazo para cotação Caso não consiga obter 3 cotações válidas em um prazo

de 2 dias, deverão ser selecionados novos fornecedores.

Selecionar fornecedor adequado


A informação necessária é: cotação

A informação gerada é: fornecedor para compra


Critério de seleção do fornecedor O fornecedor selecionado deverá ser o que apresentar o

melhor preço e data de entrega.

Informações


Informação Descrição

Comprador responsável Representa as informações do comprador selecionado como responsável pela

solicitação de compra.

Cotação Representa a resposta do fornecedor à solicitação de cotação contendo os preços

para os insumos solicitados e prazo de entrega.

Fornecedor para compra Representa as informações do fornecedor selecionado na cotação para fornecer os

insumos solicitados.

Fornecedores selecionados para

seleção

Representa as informações dos 3 fornecedores selecionados para participar da

cotação.

Prazo de expiração da cotação Representa a data de expiração da cotação.

Registro de cotações Representa as informações de cotações realizadas na empresa em menos de 1

mês que ainda são consideradas válidas.

Solicitação de cotação Representa a solicitação de cotação enviada pelo comprador aos fornecedores

selecionados para cotação.

Documentos


Informação Descrição

Solicitação interna de compra Representa o documento formal de solicitação de compra redigido pelo solicitante

contendo informações sobre os insumos que deverão ser comprados.

Lista de insumos Representa a lista de necessidades de insumos do solicitante.

Lista de compradores Representa a lista que possui as informações sobre os funcionários que atuam

como comprador na empresa.

Catálogo de fornecedores Representa um catálogo de registro de fornecedores cadastrados para fornecer um

dado insumo à empresa.

Glossário


Termo Descrição

Solicitação Interna de Compra (SIC) Representa o documento de solicitação interna de compra.

Catálogo de fornecedores Representa um documento contendo informações sobre os fornecedores da

empresa tais como nome do fornecedor, produto fornecido, endereço,

telefone, CNPJ, etc.

Ordem de compra (OC) Documento que representa a solicitação de compra formal, emitida ao

fornecedor.

Ocorrência de cancelamento do

pedido (OCP)

Relatório formal de cancelamento do pedido redigido pelo cliente, emitido ao

fornecedor e arquivado pelo setor de compras.

Concluindo...


Nesta aula aprendemos...

TÉCNICAS# Colaboração em processos de negócio

# Um Estudo de Caso


Material: https://sites.google.com/site/leinylsonnassau

17:04

Material baseado em:

Sistemas Colaborativos. M. Pimentel, M. A. Gerosa, H. Fuks(Flávia Maria Santoro, Hadeliane Iendrike,Renata Mendes de Araujo)

Clarissa Romeiro, Henrique Prado Sousa eRafael Lage


Na próxima aula veremos...

TÉCNICAS # Conhecimento coletivo, Gestão do conhecimento e memória de grupo


Alguma Dúvida?

17:01

Até a próxima aula...

[email protected]

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