Unidade 05 14-05-28 - 49 ppts - a função controle - 03 slides por folha

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Unidade 05

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• Objetivos a serem alcançados:

• Organizações;

• Ambiente onde as organizações atuam mudou;

• Ambiente das Mudanças Versus Impactos;

• Primórdios da Administração.

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Unidade 05

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• Objetivos a serem alcançados:

A Função Controle

O controle como função gerencial;

Seu processo;

Objetivos;

Tipos;

Categorias;

Avaliação do Desempenho.

Unidade 05

• Web+Bibliografia:

•www.hsm.com.br – evento do Philip dia 29 de agosto de 2014 em Brasília .•http://www.sobreadministracao.com/•http://www.estudantesdeadm.com/

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Unidade 05

• Web+Bibliografia:

•Material disponibilizado pelos professores

•Profª. Maria Zélia de Almeida Souza, M.Sc.•Prof. Nério Amboni, D.Sc.•Prof. Rui Otávio Bernardes de Andrade, D.Sc.

• Livros do plano de ensino

Unidade 5

• A Função Controle

– O controle como função gerencial;

– Seu processo;

– Objetivos;

– Tipos;

– Categorias;

– Avaliação do Desempenho.

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Controle

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Planejamento Organização

Direção

CONTROLE

Estabelecer padrões e objetivos do controle

Medir o desempenho

Adotar medida corretivas necessárias

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Conceito de Controle

• Como função restritiva e coercitiva

• Como sistema automático de regulação

• Como função administrativa

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Os Três Níveis de ControleOs Três Níveis de Controle

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Controle estratégicoNível

institucional

• Direcionado ao longo prazo• Preocupação com o futuro• Aborda toda a organização• Focaliza o ambiente externo• Ênfase na eficácia

Controle táticoNível

intermediário

• Direcionado ao médio prazo• Aborda cada departamento

ou unidade organizacional• Focaliza a articulação

interna

Controle operacional

Nível operacional

• Direcionado aocurto prazo• Aborda cada tarefa ou

operação• Focaliza cada processo• Ênfase na eficiência

Amplitude do Controle

• Controle estratégico: – O controle estratégico caracterizase pela visão geral

da organização que o controle oferece, apresentando de forma genérica e sintética os aspectos globais que possibilitam à cúpula acompanhar o desempenho e os resultados das operações que ocorrem, analisando a organização em sua totalidade como um sistema a longo prazo. São exemplos dele os demonstrativos financeiros, contábeis, orçamentos, relatórios de lucros e perdas, análise de retorno sobre investimento e eficácia organizacional.

(CHIAVENATTO,1982)

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• Controle tático:– Tem por objetivo analisar cada unidade organizacional como um

departamento em particular, ou cada conjunto de recursos isoladamente, o que proporciona um maior detalhamento, direcionandoo para o médio prazo. Suas características dependem de uma série de circunstâncias que variam conforme o ambiente em que as empresas operam, a tecnologia utilizada, a estratégia empresarial adotada, o tamanho organizacional, a amplitude de controle à disposição de cada gerente, os objetivos organizacionais etc. O controle tático engloba definições de padrões, acompanhamento de resultados e sua comparação com os padrões estabelecidos, a fim de localizar os desvios e identificar as ações corretivas. Nesse nível, os controles utilizados podem ser a supervisão, os relatórios e as técnicas estatísticas, entre outros.

(CHIAVENATTO,1982).

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• Controle operacional: – Esse tipo de controle enfoca cada atividade ou operação em

particular, envolvendo diretamente os supervisores em alguns momentos. Podese encontrálo em diversas áreas como produção, recursos humanos, marketing e finanças. Ocorre utilizando geralmente padrões básicos de quantidade, qualidade, tempo e custos. São exemplos de controle em nível operacional a linha de montagem (máquinas e equipamentos), os quadros de produtividade, a automação, controle de qualidade, de estoques e de pessoal.

(CHIAVENATTO, 1982)

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Tipos de Controle

• Controles preventivos:– Os controles preventivos, também chamados de controles

preliminares, são realizados antes que comece a atividade de trabalho. Eles asseguram que sejam estabelecidos os rumos apropriados e que os recursos adequados estejam disponíveis para seguilos. Tem por objetivo prevenir os problemas, para que não ocorram, em vez de resolvêlos depois de surgirem.

– Os orçamentos financeiros são o tipo mais comum de controle preventivo ou controle préação como é chamado por alguns autores.

– Os cronogramas são outro tipo de controle preventivo pelo fato das atividades preliminares exigirem um investimento de tempo.

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Tipos de Controle

• Controles concomitantes– Procuram focalizar o que acontece durante o

processo de trabalho. Às vezes são chamados de controles de guia. Este tipo de controle permite ao administrador implementar ações corretivas no transcorrer do processo. No McDonald’s a sempre presente troca de líderes exerce controle concomitante através da supervisão direta.

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Tipos de Controle

• Controles de feedback– Também chamados de controles de pósação.

Concentramse no resultado final, em oposição aos insumos e atividades.

– Os controles pósação também são usados como base para recompensar ou encorajar os colaboradores de uma determinada área para alcançar um resultado padrão por meio de uma bonificação futura.

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Tipos de ControleA Interação

• Os tipos de controle não são mutuamente exclusivos. Não existe a melhor escolha para excluir os demais. Os tipos de controles devem se complementar.

• Os fluxos de informações rápidos e exatos são vitais, uma vez que, quanto mais rápido os desvios forem descobertos, mais rápido podem ser corrigidos.

(STONER, 1985)

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Tipos de ControleInterno e Externo

• Controle interno:– Controle interno é o autocontrole. É exercido por

pessoas motivadas a tomar conta de seu próprio comportamento na função.

– O potencial para o autocontrole é intensificado quando pessoas capazes têm objetivos de desempenho claros e apoio adequado de recursos. É também intensificado pela motivação interna associada com as culturas organizacionais participativas, nas quais as pessoas são tratadas com respeito e consideração.

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Tipos de ControleInterno e Externo

• Controle externo:

– O controle externo amplia o processo de controle em diversos modos. Ele envolve supervisão ativa diaadia. Quando os gerentes interagem e trabalham uns com os outros, frequentemente, descobrem coisas que precisam de correção, sugerindo ações para o seu aperfeiçoamento.

(SCHERMERHORN, JR. , 1999)

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Perguntas de Revisão

• O controle em nível estratégico pode comprometer a imagem da empresa? Você concorda ou discorda? Justifique.

• Que tipo de controle você utiliza como cidadão para sobreviver nos ambientes competitivos da sociedade?

• Os resultados do processo de controle dependem muito mais do líder que comanda a empresa do que de seus colaboradores? Você concorda ou discorda da afirmação? Justifique.

• A maior parte das pessoas tem medo do controle externo. Por quê?

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As Quatro Etapas do Processo de

Controle

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Estabelecer objetivos e padrões

de desempenho

Comparar o desempenho atual

com os objetivos ou padrões

Adotar a ação corretiva necessária

Avaliar o desempenho atual

Projetando um Sistema de Controle

• Definir os resultados desejados:

– Em termos gerais esses resultados são

determinados quando da elaboração do

planejamento estratégico: objetivos, metas,

orçamentos, indicadores de performance e

sistema de acompanhamento e avaliação.

23


• Estabelecer previsores (indicadores que

prevejam os resultados):

– Os previsores indicam se os administradores

precisam tomar medidas corretivas ou não. Os

previsores típicos são: uma mudança em insumos

chave, o resultado das primeiras etapas, sintomas

indiretos, mudanças em condições presumidas e

desempenho passado.

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• Estabelecer padrões para os previsores e

resultados:

– O estabelecimento de padrões para os previsores

cria benchmarks (referenciais) que podem ser

usados para avaliar o desempenho real.

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Os Tipos de Padrões

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Padrões de qualidade de produçãoQualidade do produto ou serviçoÍndice de manutenção de máquinas eequipamentosAtendimento ao clienteAssistência técnica

Número de empregadosVolume de produçãoVolume de vendasPorcentagem de rotação de estoqueGiro financeiro

Quantidade

Padrões de

Qualidade

Os Tipos de Padrões

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Padrões de

Tempo

Custos

Tempo médio de permanência dos func.na organizaçãoTempo padrão de produçãoTempo de processamento de pedidosCiclo financeiro ou ciclo operacionalTempo médio de criação de novos produtos

Custo de estoque de matérias-primasCusto de processamento de cada pedidoCusto de cada requisição de materialCustos diretos e indiretos de produçãoRelação custo-benefício

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Projetando um Sistema de

Controle

• Estabelecer a rede de informações e feedback:

– Essa etapa estabelece os meios para se coletar

informações sobre os previsores e para comparar

os mesmos com os padrões de referência. O

feedback pode ser de cima para baixo, como

quando um administrador avalia o desempenho

de um colaborador, ou de baixo para cima, como

quando os colaboradores dão informações sobre

como o processo está funcionando.

28

Projetando um Sistema de

Controle

• Implementar o sistema e tomar medidas:

– A implementação de um sistema de controle

requer o acompanhamento por parte dos que

colocaram em prática em conjunto com os

colaboradores diretos que fazem uso deste

sistema, visando o repasse de informações acerca

de como está funcionando e/ou se há necessidade

de ajustes para melhorar a sua performance.

(STONER, 1985)

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O que Medir?

• Resultados;

• Desempenho;

• Fatores críticos de sucesso.

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Os Aspectos do Desempenho

Organizacional

• Lucratividade;

• Competitividade;

• Eficiência;

• Qualidade;

• Inovação;

• Produtividade.31

Tornando os Controles Eficazes

• Estratégicos e orientados para resultados:

– Apóiam os planos estratégicos e focalizam as

atividades significativas que fazem uma real

diferença para a organização.

• Compreensíveis:

– Apóiam o processo decisório apresentando dados

em termos compreensíveis; evitam relatórios e

estatísticas complexos.

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• Imediatos e orientados para a exceção:

– Relatam desvios rapidamente, oferecendo visões

sobre como as variâncias ocorreram e o que pode

ser feito para corrigilas.

• Flexíveis:

– Deixam espaço para o julgamento individual e são

modificados para se ajustar a novas circunstâncias

à proporção que elas surgem.

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• Apoiadores do autocontrole:

– Permitem confiança mútua, boas comunicações e

participação entre todos os envolvidos.

• Positivos em sua natureza:

– Enfatizam o desenvolvimento, a mudança e o

melhoramento; minimizam o papel da penalidade

e da reprimenda.

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• Justos e objetivos:

– São considerados por todos imparciais e acurados;

são respeitados pela intensificação fundamental

do objetivo – desempenho.

(SCHERMERHORN, JR., 1999)

35

Os Sistemas Organizacionais

e o Controle

• Os controles administrativos com base no

planejamento, na organização e na liderança

são fundamentais para esse processo.

(SCHERMERHORN, JR., 1999)

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Os Sistemas Organizacionais

e o Controle

• Controles administrativos alguns exemplos:

– O controle através da compensação e benefícios.

– Sistema de disciplina para os colaboradores.

– Gerência e controle de operações.

– Gerência de compras.

– Controle de estoque.

– Controle de projeto.

– Controle estatístico de qualidade.

(SCHERMERHORN, JR., 1999).

37

Controles Financeiros

• Os controles financeiros são importantes porque o

dinheiro é um dos insumos e produtos mais

notáveis e facilmente mensuráveis na maioria das

organizações.

– Os demonstrativos financeiros – que incluem os

balanços, os demonstrativos de resultados e os fluxos de

caixa – fornecem uma fotografia instantânea da liquidez,

da condição financeira geral e da lucratividade de uma

organização. Essas informações são úteis para os

administradores e para as pessoas de for a que precisam

avaliar o desempenho da organização. 38


– As análises dos índices são usadas para comparar

o desempenho financeiro da organização numa

área específica – como o retorno sobre os

investimentos – com o de organizações

semelhantes ou com o de um ramo de negócios

dado.

– Os orçamentos – demonstrativos quantitativos

formais dos recursos alocados para uma

determinada atividade em um dado momento –

são os meios de planejamento e controle mais

amplamente utilizados.39

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– Os quatro tipos de centros de responsabilidade

são os centros de receita, de despesa, de lucro e

de investimento.

– A auditoria compara o desempenho presente com

os orçamentos. A auditoria externa, realizada por

firmas de auditoria contratadas, examina os

relatórios financeiros de uma organização para

verificar se ela usou adequadamente princípios

contábeis de aceitação geral.

40


– A auditoria interna, realizada por membros

especialmente designados do departamento

financeiro ou por uma equipe de auditoria

interna, ajuda os administradores a avaliarem a

eficiência operacional da organização bem como a

eficácia de suas políticas, de seus procedimentos e

do uso da auditoria e de outros métodos

administrativos.

(STONER, 1985)

41

As Três Categorias de Controle

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Observação

Acompanhamento

Inspeção e correção

Revisão do progresso

Reuniões de staff

Sistemas de dados e informações internas

Programas de treinamento

Relatórios mensais

Relatórios anuais

Auditorias periódicas

Pesquisas

Revisão do desempenho

Avaliação de resultados do treinamento

Plano estratégico

Planos táticos e operacionais

Planos de ação

Orçamentos

Descrições de cargos

Objetivos de desempenho

Planos de treinamento

Antes da operação Durante a operação Depois da operação

Pré-controle Controle simultâneo Controle por retroação

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O Subsistema de Controle

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ENTRADAS1. Pessoas 2. Dinheiro 3. Matérias-primas 4. Máquinas

Início do controle

Não é necessária nehuma ação corretiva

Comparação do desempenho com os

padrões

Ação corretiva: mudar planos, organização ou

métodos

O desempenho está dentro dos

padrões

O desempenho difere muito dos padrõesInicia-se nova

situação de trabalho

Medição do desempenho

O trabalho continua

SAÍDAS

O Ciclo de Controle

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Determinação de objetivos

Avaliação do desempenho

Comparação dos resultados com os padrões

Padrões

Atividade

Ajusta os padrões

Insumos

Ação corretiva

Características do Controle

• Orientação estratégica para resultados;

• Compreensão;

• Orientação rápida para as exceções;

• Flexibilidade;

• Autocontrole;

• Natureza positiva;

• Clareza e objetividade.

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A Administração por Objetivos como um

Processo Integrado de Planejamento e Controle

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Gerente

Subordinado

Planejam em conjunto

Estabelecem objetivos

Definem padrões

Escolhem cursos de ação

Atuam individualmente

O subordinado executa as tarefas

O gerente oferece o apoio e suporte

Recompensam os resultados

Discutem as implicações

Renegociam o ciclo da APO

Controlam e avaliam em conjunto

Exercício

• Proponha um projeto de sistema de controle

para uma empresa. Cada equipe deve

descrever as etapas contempladas no projeto.

– Apresentação e debates

– Conclusões e constatações.

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48

• Ao término desta apresentação você deverá ser

capaz de explicar e delinear sobre:

– O controle como função gerencial;

– Seu processo;

– Objetivos;

– Tipos;

– Categorias;

– Avaliação do Desempenho.

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• Ao término desta apresentação você deverá ser

capaz de explicar e delinear sobre:

Planejamento estratégico;

Planejamento tático;

Planejamento operacional.

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