Adirc 2015 Treinamento de Projetos

Treinamento Comissão de

Projetos

1. Comissão de Projetos

2. Metodologia de Projetos

Agenda

A função da comissão é planejar e conduzir projetos educacionais, humanitários e profissionais que beneficiem comunidades locais e internacionais.

Diretamente ligada com os objetivos do programa Rotaract.

Comissão de Projetos

• Estabelecer suas metas para o alcance das metas do clube relacionadas a projetos para o ano entrante.

• Cuidar para que os projetos incluam identificação das necessidades da comunidade, planejamento e avaliação.

• Identificar oportunidades para os principais projetos do clube, que aumentem o seu reconhecimento na comunidade.

Responsabilidades da Comissão de Projetos

• Trabalhar com diferentes organizações, voluntários e comissões para maximizar o impacto dos projetos.

• Liderar esforços de captação de recursos para os projetos.

• Compreender as responsabilidades jurídicas que afetam projetos e atividades do clube.


• Trabalhar com a Comissão de Imagem Pública na divulgação dos projetos.

• Trabalhar com a Comissão de DQA para tornar os projetos do clube mais uma feramente de desenvolvimento do DQA.

• Colaborar com clubes locais e do exterior, formando parcerias e realizando atividades conjuntas de companheirismo e prestação de serviços.


Importância da Comissão de Projetos

Imagem Pública

DQA

Finanças

Projetos

Fundação Rotaria

Administração

• Participar do treinamento distrital de projetos

• Reunir-se com o presidente da comissão que está deixando o cargo

• Consultar o Regimento Interno do Clube para se familiarizar com suas normas e procedimentos

• Analisar o plano estratégico do clube e estabelecer metais anuais que favoreçam sua implementação

Responsabilidades do Presidente da Comissão de Projetos

• Selecionar e preparar os membros da comissão junto com o presidente eleito

• Criar subcomissões, se necessário (profissionais, comunitárias, internacionais e captação de recursos)

• Desenvolver um plano de comunicação para o ano

• Especificar responsabilidades ou atribuições adicionais que a comissão terá no clube


• Planejar e conduzir reuniões da comissão para planejamento da gestão

• Preparar o calendário de projetos do clube

• Administrar o orçamento da comissão

• Trabalhar com outras comissões de clube e distrito na implementação de iniciativas que envolvam dois ou mais clubes


• Planejar e conduzir atividades e reuniões da comissão

• Monitorar o progresso na implementação das metas da comissão e informar o presidente, o conselho diretor e os associados do clube sobre as atividades e os avanços relacionados ao alcance dessas metas


Quais as competências necessárias para presidir e trabalhar na Comissão de Projetos?


• Vontade se servir e ajudar o próximo

• Vontade de fazer a diferença

• Querer tornar o mundo um lugar melhor

• Ter sensibilidade as questões humanitárias• Dedicação• Postura ética• Pró-atividade

• Inquietude• Inconformidade


Quais competências você pode desenvolver através do trabalho na Comissão de Projetos? Quais as vantagens de trabalhar na Comissão de Projetos?


• Liderança

• Trabalho em equipe

• Habilidades gerenciais

• Desenvolvimento profissional

• Desenvolvimento pessoal, emocional• Empreendedorismo• Visão global• Networking

• Amizades• Diversão


E agora, por onde começar?

Franklin Silva

Por onde começar? Começar um projeto humanitário pode parecer, a princípio, um tanto complicado. São inúmeras coisas a considerar, planejar e coordenar. Seu clube pode ter muitas ideias, porém o mais difícil é escolher qual ideia é a mais adequada, seja para a comunidade, seja para o seu clube.

6 passo básicos:

• Identificação das oportunidades para projetos• Escolha de um projeto adequado• Planejamento do projeto• Execução do projeto• Divulgação• Avaliação de resultados

Metodologia de Projetos

Tem por objetivo mapear os pontos fracos e fortes da comunidade

Identificar quais as necessidades latentes da comunidade e quais os problemas são enfrentados pelas pessoas

Identificação das oportunidades para projetos

Ferramentas para identificar as necessidades da comunidade:

1. Pesquisa

2. Inventário de recursos

3. Mapeamento da comunidade

4. Cronograma de atividades diárias

5. Calendário sazonal

6. Café comunitário

7. Grupos de análise

8. Painel de discussão


Identificando necessidades na comunidade

1. Pesquisa

- definição do seu objetivo – qual o propósito da pesquisa;

- publico alvo – quem será entrevistado;

- questionário – quais perguntas devem ser feitas. O ideal é ter poucas perguntas, de fácil compreensão;

- tempo de duração – prazos;

- como será feita - por telefone, correio, internet, pessoalmente, etc.



2. Inventário de recursos

- Identificar recursos que, na opinião dos moradores locais, são importantes para o desenvolvimento da comunidade

- Envolver os membros da comunidade para o levantamento (grupos)

- Definir a razão pela qual as pessoas consideram esses recursos importantes.

- Identificar problemas e propor melhorias nos recursos e melhores maneiras de aproveitá-los



3. Mapeamento da comunidade

- Desenhar um mapa da comunidade com os locais de maior importância e frequência com que são visitados

- Identificar a utilização e acesso dos participantes aos recursos comunitários.

- Envolver os membros da comunidade para o mapeamento (grupos)

- Comparar as percepções sobre a importância dos

vários recursos comunitários.

- Determinar as necessidades dos participantes.



4. Cronograma de atividades diárias

- Conhecer os hábitos diários dos membros da comunidade

- Compreender a divisão de trabalho e suas percepções

de acordo com sexo e idade

- Identificar a rotina diária de diferentes pessoas em sua comunidade

- - Participantes divididos em dois grupos (homens e mulheres) e solicitados a descrever suas atividades diárias típicas



5. Calendário sazonal

- Identificar alterações em oferta e demanda de força de trabalho conforme a época do ano, padrões de salário familiar, disponibilidade de alimentos e utilização de recursos públicos como escolas, sistemas de transporte e quadras esportivas

- Em grupos, identificar as várias tarefas que devem realizar em diferentes épocas do ano, o tipo de atividade

- Determinar a melhor época do ano para iniciar certos projetos e considerar como estes irão afetar diferentes grupos de moradores.



6. Café comunitário

- Pequenos grupos formados por membros da comunidade discutem questões ou problemas apresentados por facilitadores

- Deve haver um facilitador em cada mesa para orientar os

debates sobre o tópico; depois de algum tempo, os participantes devem trocar de mesa

- As ideias sugeridas são registradas pelo facilitador e após levadas para o clube para embasar projetos



7. Grupos de análise

- Formato parecido com o Café Comunitário

- Porém este modelo é conduzido através de uma entrevista, com perguntas pré-formuladas que tratam de problemas locais

- Identificar a opinião dos participantes sobre questões comunitárias específicas

- Determinar como os participantes querem que tais questões comunitárias sejam abordadas



8. Painel de discussão

- Vários especialistas debatendo determinado assunto

- Facilitador que formule perguntas específicas sobre a comunidade aos painelistas

- Identificar a opinião de especialistas em determinadas profissões sobre questões comunitárias específicas


Determinado Pontos Fracos e Fortes da Comunidade

Postos fracos e fortes da comunidade.

Escolha do Projeto

Potencialidades do seu clube (habilidades e interesses do clube)

Pontos fortes do Rotaract Club.........

Escolha do Projeto

Carência da comunidade + Potencialidades e interesses do clube = OPORTUNIDADE PARA SERVIR.

Escolha do Projeto

Identificando a oportunidade de servirEscolhendo o projeto a ser realizado

Escolha do Projeto

- Nomear um responsável pelo projeto (coordenador)

- Procurar utilizar os recursos internos de maneira eficiente

- Elaborar um projeto que envolva todos os companheiros do clube, direta ou indiretamente

- Pensar em formas de envolver parceiros e amigos, e também a comunidade na execução do projeto

- Buscar tornar as atividades divertidas e proveitosas

Planejamento do Projeto

Escrevendo um projeto

- Título

- Objetivo

- Justificativa

- Público-alvo

- Metas e prazos

- Descrição

- Plano de ação

- Orçamento

- Cronograma


MetasCaracterísticas de Metas Eficazes

- Participativas — Devem representar as aspirações de todos os envolvidos no processo

- Desafiadoras — Devem ser ambiciosas o suficiente para motivar o clube a ir além de suas realizações passadas.

- Alcançáveis — Devem ser baseadas em avaliações realistas dos recursos humanos, financeiros, materiais e disponibilidade de tempo.

- Mensuráveis — Devem ser definidas em termos quantitativos e tangíveis.

- Delimitadas — Devem ter prazo final e cronograma específico.


Plano de AçãoO plano de ação deve conter:

- Atividade (0 que?) – o que deve ser feito?

- Procedimento (Como?) – como deve ser feito?

- Local (Onde?) – onde deve ser feito?

- Responsável (Quem?) – quem vai fazer?

- Prazo (Quando?) – quando ou até quando deve ser feito?

- Recursos (Quanto?) – quais recursos materiais serão envolvidos? Quanto vai custar?


Plano de Ação


Orçamento

- Detalhar todos os gastos e recursos previstos para execução do projeto

- Um orçamento detalhado, com expectativas financeiras realistas, diminuirá as chances de surgirem despesas imprevistas no decorrer do projeto.


Cronograma


Agendar doação no Banco de SangueCriar material de divulgaçãoComunicar os demais sóciosPublicar divulgação no jornal localConfirmação dos sócios que vãoInformar o BS o nº de doadoresDoação de Sangue

Sábado

CRONOGRAMA DO PROJETO DOAÇÃO DE SANGUE

ATIVIDADES Segunda Terça Quarta Quinta Sexta

Na fase de execução é onde o projeto acontece na prática.

O coordenador deve distribuir as tarefas, motivar, controlar e orientar os responsáveis, para que o projeto seja realizado da forma que foi planejado, dentro do prazo estipulado e otimizando a utilização dos recursos orçados.

Todos são responsáveis pelo bom andamento do projeto e o seu sucesso.

Execução do Projeto

A divulgação e comunicação dos projetos é outro aspecto importante, pois garante a visibilidade das ações do Rotaract na comunidade.

Pode abrir portas para o clube e estimular o surgimento de novos parceiros.

Divulgação

- Cumprimento das metas e prazos

- Utilização de recursos e a prestação de contas

- Novas parcerias feitas

- Repercussão na mídia local

- Satisfação dos beneficiados

- Envolvimento e satisfação dos sócios do clube

- Desenvolvimento do DQA

- Acertos e erros

- Lições aprendidas

Avaliação de Resultados

• Abordam uma questão ou necessidade real

• Melhoram a vida de moradores da comunidade

• Incorporam as habilidades dos beneficiários

• Reconhecem as contribuições dos participantes como sendo importantes e necessárias

• Fundamentam-se em levantamento realista dos recursos disponíveis

• Possuem metas e objetivos, com resultados mensuráveis

• Formam redes ativas de contatos

• Proporcionam maior independência às pessoas e comunidades

Projetos eficazes

• Guia para Desenvolvimento de Projetos - https://www.rotary.org/myrotary/pt/document/communities-action-guide-effective-projects

• Ferramentas para Identificar as Necessidades da Comunidade – https://www.rotary.org/myrotary/pt/document/578

• Manual da Comissão de Projetos de Prestação de Serviços - https://www.rotary.org/myrotary/pt/document/club-service-projects-committee-manual

Referências

https://www.rotary.org/myrotary/pt/document/communities-action-guide-effective-projects



https://www.rotary.org/myrotary/pt/document/578

https://www.rotary.org/myrotary/pt/document/578

https://www.rotary.org/myrotary/pt/document/club-service-projects-committee-manual




Muito obrigado!

Franklin Da Silva

Rotary Club Florianópolis - Trindade – D. 4651

(48) 9819-2925 / e-mail: [email protected] skype: franklinsilva-fs

Uma excelente gestão 2015/2016!

mailto:[email protected]

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