Intruções de uso da TI

Instrução Normativa

DT Revisão DT Emissão 26.02.2009

DT Vigência 06.04.2009

Titulo:

POLÍTICAS PARA AMBIENTE TECNOLÓGICO Número:

IN - VPE 005

Rev.00

Área / Diretoria Emitente

Diretoria de Operações e Engenharia Aprovação

Vice - Presidência Executiva Páginas: 1/9

Análise/Revisão: Organização e Desenvolvimento

1. OBJETIVOS

Regulamentar o processo a ser seguido pelos usuários para liberação de ferramentas e recursos de Tecnologia da Informação, visando otimizar e agilizar as solicitações de forma que não gere impacto nas atividades da empresa.

2. ABRANGÊNCIA

Rádio e Televisão Record S/A e emissoras de rede que utilizam serviços de Tecnologia da Informação. No caso das emissoras de rede, o atendimento é direcionado para serviços utilizados na cabeça de rede, como e-mail, sistema comercial, tele-texto, sistema de jornalismo, etc.

3. CONCEITOS E DEFINIÇÕES

3.1 Cabeça de Rede: refere- se a matriz da Record.

3.2 SSI: formulário de Solicitação de Serviço à Informática - SSI , disponível na Intranet (Portal Corporativo Record).

4. PROCEDIMENTOS

4.1. Solicitação de Serviços

Solicitações de serviços, caracterizados por projetos ou desenvolvimento de sistemas, criação de usuários, mudanças de equipamentos e/ou senhas, aquisições de software e/ou hardware, atribuição de permissões e acessos, devem ser realizados por meio de preenchimento da Solicitação de Serviço à Informática - SSI , a qual é encaminhada eletronicamente ao setor de Tecnologia da Informação.

É de responsabilidade do solicitante e de sua Gerência/Diretoria preencher e encaminhar o formulário para a área de Tecnologia da Informação que deverá fornecer o parecer técnico no prazo de 48 horas após o recebimento da solicitação.

Incidentes relacionados a problemas em equipamentos ou mensagens de erros em aplicativos devem ser registrados no Helpdesk por meio de e-mail [email protected] ou pelos ramais 4609 (São Paulo), 7036 (Recnov) e 10+11+4609 (Demais Emissoras).




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4.2. HABILITAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS À REDE DE COMPUTADORES

4.2.1. Acesso à Rede de Dados da Emissora

Quando houver necessidade de um funcionário utilizar os serviços de rede, a Gerência/Diretoria da área deverá solicitar por meio de preenchimento do formulário eletrônico Solicitação de Serviço à Informática - SSI disponível na intranet, a área de Tecnologia da Informação, para que este providencie a criação de login e acesso aos sistemas solicitados, no prazo máximo de 48 horas após aprovações da área solicitante.

Os nomes serão confirmados com a área de Recursos Humanos para contratações na modalidade CLT, e com o Jurídico para contratados na modalidade Pessoa Jurídica. Sem a aprovação destas áreas, não será possível a criação do Login.

Criado o login (de acordo com a regra: 1ª letra do nome + sobrenome e com variantes adicionais caso o login já exista na rede), a área de Tecnologia da Informação comunicará por meio de e-mail ao solicitante, o login e senha inicial, que será obrigatoriamente trocada no primeiro acesso.

Criações de Login específico, com o uso de nomes artísticos ou conhecido no mercado como serão analisados e aprovados individualmente pela Gerência de TI.

No caso de utilização do sistema SAP R/3 e/ou outros aplicativos, a Gerência/Diretoria da área solicitante deverá informar ainda, a relação de perfis a serem atribuídos a esse usuário, bem como o ambiente em que o mesmo terá acesso.

4.2.2. Troca de Senha

Ao usuário de rede será solicitada a troca da senha a cada 90 dias (30 dias para o sistema de gestão SAP), não sendo possível a repetição das últimas 5 (cinco) senhas utilizadas. A partir daí, o acesso será automaticamente bloqueado e somente por meio de uma Solicitação de Serviço à Informática - SSI da Gerência/Diretoria da área solicitante para a área de Tecnologia da Informação, é que a conta poderá ser desbloqueada.

A senha de usuário de rede deverá conter no mínimo 8 dígitos alfanuméricos e não poderá se repetir.




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4.2.3. Alteração de Direitos do Usuário

O solicitante deverá enviar Solicitação de Serviço à Informática

SSI , com aprovação de sua gerência e/ou diretoria, para que a área de Tecnologia da Informação providencie as alterações necessárias, no prazo máximo de 24 horas após aprovação.

4.2.4. Desligamento do Usuário

O desligamento do usuário de rede e/ou sistemas será solicitado por meio de correio eletrônico e/ou Solicitação de Serviço à Informática - SSI , pela área de RH e/ou Gerente da Área, e no caso de Pessoas Jurídicas, deverá ser comunicado pelo Jurídico e/ou Gerente da área.

Os arquivos pessoais e e-mails do colaborador demitido serão copiados em local seguro e removidos da rede. O responsável pela área do colaborador demitido pode requisitar cópia dos arquivos pessoais do mesmo.

Os arquivos e e-mails ficam disponíveis por 12 meses, e ao final deste período não poderão ser recuperados. A gerência e/ou diretoria da área, cujo usuário foi desligado, poderá solicitar o direcionamento das mensagens e/ou arquivos para outra conta de login da rede corporativa.

4.2.5. Utilização do Login e Senha

O login e a senha são de uso pessoal e intransferível, não sendo permitida a utilização por terceiros. O login do usuário de rede será automaticamente bloqueado caso o mesmo fique 60 dias sem ser utilizado.

Quando o usuário tentar acessar a rede com uma senha incorreta, após 5 (cinco) tentativas o acesso será automaticamente bloqueado e somente por meio de uma Solicitação de Serviço à Informática - SSI da Gerência/Diretoria da área a Tecnologia

da Informação é que o login poderá ser desbloqueado.

4.2.6. Área de Trabalho

Todo usuário de rede terá disponível uma ou mais áreas no servidor para armazenamento de arquivos. Todos e quaisquer documentos ou informações de propriedade da empresa deverão estar armazenados no servidor.




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Os documentos e informações que não estiverem guardados no servidor não possuem cópia de segurança e são perdidos quando da troca ou problemas do equipamento.

Arquivos pessoais que não tenham nenhuma relação com a função do usuário, não podem permanecer em rede, a área de Tecnologia da Informação, poderá excluí-los sem prévia autorização. As regras acima mencionadas se aplicam também a arquivos do tipo imagens, vídeos ou músicas.

4.2.7. Troca de Senha do Usuário

Toda troca de senha deverá ser solicitada via Solicitação de Serviço à Informática - SSI , a qual deverá ser aprovada pela Gerência/Diretoria solicitante e posteriormente aprovada via e-mail pela área de Tecnologia da Informação. Após a troca da senha, a mesma será enviada a Gerência/Diretoria.

4.3. EQUIPAMENTOS/SOFTWARES DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO/

PROGRAMAS DE COMPUTADOR

4.3.1. Instalação

Toda solicitação de instalação de programas de computador ou equipamentos deverá ser feita pela Gerência/Diretoria da área solicitante para a Tecnologia da Informação, por meio de Solicitação de Serviço à Informática - SSI para análise de viabilidade, a saber:

Verificação da existência do programa de computador ou equipamento de Tecnologia da Informação na empresa;

Disponibilidade de licença;

Capacidade do equipamento de Tecnologia da Informação para a instalação ser executada;

Disponibilidade de infraestrutura;

Compatibilidade com a estrutura de software e hardware adotada atualmente pela empresa.




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Os equipamentos que não pertencerem à emissora, como desktops, notebooks, celulares e smartphones, não receberão suporte da área de Tecnologia da Informação, ficando o próprio usuário responsável pela sua configuração e uso, bem como pela manutenção dos dados e/ou programas instalados.

Para o caso de celulares ou smartphones não pertencentes à emissora, somente será liberado o acesso ao correio eletrônico, mediante envio de Solicitação de Serviço à Informática - SSI , porém a responsabilidade pela configuração é do proprietário do equipamento.

4.3.2. Utilização

Não é permitida a utilização ou instalação de qualquer equipamento ou programa de computador, sem autorização da área de Tecnologia da Informação.

É proibido o uso de equipamentos particulares com acesso à rede sem fio (wireless) sem prévia autorização e análise do equipamento pela área de Tecnologia da Informação, exceção feita à rede RECORD_VISITANTE, que é de uso liberado.

O funcionário deve zelar pela utilização dos equipamentos de Tecnologia da Informação ou programas de computador que lhe foram disponibilizados. É responsabilidade do funcionário, comunicar falhas, defeitos, problemas ou desaparecimento de itens relacionados ao computador.

4.3.3. Aquisições

A área solicitante deverá encaminhar a área de Tecnologia da Informação uma Solicitação de Serviço à Informática - SSI de aquisição, descrever e justificar sua

necessidade de forma clara e detalhada.

A área de Tecnologia da Informação avaliará o pedido e enviará o resultado da avaliação à área solicitante, no prazo de 48 horas.

A área de Tecnologia da Informação avaliará tecnicamente a solução mais adequada para atendimento das necessidades do solicitante e em caso de aprovação, dará inicio ao processo de Compras por meio de formulário requisição de compras que será encaminhado à área de Compras para as devidas cotações.




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Nenhum equipamento de Tecnologia da Informação ou programa de computador poderá ser comprado sem avaliação prévia da área de Tecnologia da Informação.

No caso de compra de equipamentos de Tecnologia da Informação (computadores, impressoras, scanners, monitores, modem e etc.), a área de Tecnologia da Informação considerará equipamentos que apresentem melhor custo benefício para a empresa.

4.3.4. Mudança de Equipamentos

Toda e qualquer mudança de equipamentos de Tecnologia da Informação, tais como computadores, impressoras, scanners, modem, pontos de rede, etc., deverá ser feita pela área de Tecnologia da Informação, por meio de preenchimento da Solicitação de Serviço à Informática - SSI , acompanhada do layout das futuras instalações, fornecido pela área de Infraestrutura.

A área de Tecnologia da Informação avaliará as condições de infraestrutura necessárias para mudança, podendo sugerir alterações caso necessário e fornecerá a área solicitante, o prazo de execução do serviço. Este item está relacionado à política já definida para a movimentação de patrimônio (ver IN PATR 004 - Movimentação e Baixa de Ativo Fixo).

4.3.5. Entrada / Saída da Empresa

Não é permitida a saída de equipamentos de Tecnologia da Informação ou programas de computador desta empresa, sem o devido documento de autorização da área de Tecnologia da Informação e nota fiscal emitida pela Contabilidade.

4.3.6. Empréstimo

Toda solicitação de empréstimo de computadores deve ser feita por meio de emissão de uma Solicitação de Serviço à Informática - SSI para área de Tecnologia da Informação, que analisará a disponibilidade do equipamento ou necessidade de aquisição por meio de locação ou compra.

4.4. TREINAMENTO

Qualquer necessidade de treinamento de Informática deverá ser encaminhada a área de Tecnologia da Informação via Solicitação de Serviço à Informática - SSI , que avaliará, e em sendo aprovada junto à área de Recursos Humanos (Treinamento), o pedido será providenciado.




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4.5. ATENDIMENTO

A área de Tecnologia da Informação (Helpdesk) dispõe de atendimento telefônico das 8 às 19hs de segunda a sexta-feira, e disponibiliza atendimento por meio de rádio Nextel para incidentes de plantão por 24h. Todos os incidentes direcionados a área de Tecnologia da Informação devem ser registrados para avaliar o nível de atendimento e planejar a adoção de procedimentos que minimizem reincidência.

Os chamados não atendidos no primeiro nível serão direcionados aos analistas 2º nível que, de acordo com a prioridade e ordem de chegada do chamado, serão solucionados.

4.6. INTERNET

Todo usuário de rede que possuir permissão para consultas à rede de internet por meio de computadores da RECORD terá seus acessos monitorados. Quaisquer acessos a quaisquer serviços na Internet deverão ser relacionados às atividades de trabalho.

O uso de Messenger será liberado somente com aprovação da gerência da área solicitante.

Concorrentemente ao descrito acima, será considerado totalmente inaceitável tanto no uso quanto no comportamento dos funcionários:

A prática e/ou uso de jogos, chats, ou salas de bate-papo;

Visitar sites da internet que contenha material obsceno e/ou pornográfico;

Usar o computador para executar quaisquer tipos ou formas de fraudes, ou software/musica pirata;

Usar a Internet para enviar material ofensivo ou de assédio para outros usuários;

Baixar (download) de software comercial ou qualquer outro material cujo direito pertença a terceiros (copyright), sem ter um contrato de licenciamento ou outros tipos de licenças;




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Atacar e/ou pesquisar em áreas não autorizadas (Hacking);

Criar ou transmitir material com conteúdo sexual, racial, agressivo e difamatório;

Executar atividades que desperdice os esforços do pessoal técnico ou dos recursos da rede;

Propagar de forma deliberada vírus, cavalos-de-tróia ou quaisquer outros tipos de programas nocivos independente da procedência.

Qualquer programa de computador baixado por meio de Internet deve estar diretamente relacionado ao trabalho, e deve ser validado pela informática após prévia Solicitação de Serviço à Informática - SSI .

Nota: O funcionário responderá por prejuízos e danos causados a terceiros, pela utilização indevida da internet e e-mail, quer em juízo, quer fora dele.

4.7. CORREIO ELETRÔNICO

Ao ser solicitada a criação do usuário haverá a opção de criar ou não a conta de e-mail. Quando criada, o usuário terá acesso à utilização do software de correio eletrônico que possibilitará manter comunicação por meio eletrônico internamente e externamente.

Algumas medidas de segurança devem ser tomadas pelo próprio usuário de rede, como, por exemplo, não abrir mensagens eletrônicas externas sem procedência, ou ainda, com assuntos que não expressem conteúdo profissional.

A manutenção da caixa de correio também é de responsabilidade exclusiva do usuário de rede.

Toda caixa postal do usuário terá um limite inicial de 2Gb podendo ser ampliado de acordo com a necessidade mediante a solicitação do responsável da área via Solicitação de Serviço à Informática - SSI . A área de Tecnologia da Informação

reserva-se ao direito de aprovar ou não a solicitação, após avaliação do espaço utilizado pelo usuário no servidor de correio.




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É proibido o envio de mensagens acima de 20 Mega Bytes de tamanho tanto para contas externas como internas, bem como de arquivos que não tenham correlação com as atividades corporativas.

Todas as mensagens distribuídas pelo sistema da empresa, até e-mails pessoais, são de propriedade da Rádio e Televisão Record S.A.

Devem ser evitadas quaisquer expectativas de privacidade sobre quaisquer mensagens que você crie, armazene, envie ou receba por meio de sistema de e-mail da Empresa.

Todos os e-mails podem ser monitorados sem prévia notificação se a Rádio e Televisão Record S.A, assim achar necessário.

É estritamente proibido:

Enviar ou encaminhar e-mails contendo comentários difamatórios, ofensivos, racistas ou obscenos. Se você receber algum e-mail dessa natureza, o envie no mesmo instante para seu supervisor;

Encaminhar mensagens ou copiar uma mensagem ou anexo pertencente a outro funcionário sem obter primeiro a permissão desta pessoa;

Enviar Spam ou correntes;

Forjar ou tentar forjar mensagens de e-mail, ou disfarçar ou tentar disfarçar sua identidade quando enviando um e-mail;

Enviar mensagens de caráter confidencial, sigiloso ou estratégico para empresas do segmento de mídia.

Nota: Se existir quaisquer evidências que você não está aderindo às regras citadas nessa política, a empresa se reserva ao direito de tomar medidas disciplinares, incluindo demissão e/ou ação judicial.

5. VIGÊNCIA

A presente Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.

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