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Processo ContábilUnidade 3

Hebert Sá

RECEITA

DESPESAS

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Introdução ........................................................................................................ 45

Objetivos........................................................................................................... 46

Estrutura da Unidade ...................................................................................... 46

Unidade 3: Processo Contábil

Tópico 1: Contas: Conceituação, Função e Elementos Patrimoniais .............. 47

1.1 Plano de Contas .................................................................................... 49

1.2 Movimentação das Contas ................................................................... 51

1.3 Saldo das Contas .................................................................................. 55

Tópico 2: Regras para Contabilização ............................................................ 55

2.1 Método das Partidas Dobradas ............................................................ 55

Tópico 3: Os Livros Contábeis e suas Funções ............................................... 56

3.1 Livros Contábeis ................................................................................... 57

3.2 Livros Fiscais ........................................................................................ 57

3.3 Livros Trabalhistas ................................................................................ 58

Tópico 4: Balancete de Verificação.................................................................... 58

4.1 Razonetes e Controle de Saldo das Contas ......................................... 59

Resumo ............................................................................................................ 60

Leitura Complementar .................................................................................... 61

Referências Bibliográficas ............................................................................. 62

Sumário

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Nas unidades anteriores, conhecemos as fontes financiadoras das atividades das empresas e os elementos formadores do patrimônio, bem como a natureza deles. Nesta unidade, iniciaremos o Processo Contábil, onde serão apresentados os livros utilizados para a escrituração de todos os atos praticados pelos administradores durante a gestão financeira, com a finalidade de dar transparência na gestão dos recursos e garantir todos os registros da vida da empresa. Será apresentado, também, o método, mundialmente conhecido, utilizado para registrar a aplicação de recursos quando debitada(s) conta(s) e a origem dos recursos quando creditada(s) conta(s). Logo, é pelo método das partidas dobradas que ocorre o registro e o controle das mutações ocorridas no patrimônio.

O registro de toda prática de gestão é uma forma de dar transparência na utilização de recursos e garantir a todos os investidores de capital a disponibilização de relatórios para consulta, quando for necessário.

Nesta unidade, iniciaremos o processo que busca desenvolver o raciocínio contábil. Vamos entender todo mecanismo de movimentação das contas utilizadas para registrar os fatos ocorridos na empresa através do método das partidas dobradas. Lembre-se de que esse método é responsável por registrar a aplicação de recursos quando debita-se alguma(s) conta(s) e a origem dos recursos quando credita-se outra(s) conta(s). Então, neste item, você será capaz de entender as contas desde a identificação até a apuração de saldo nos razonetes, além da realização do Balancete.

Bons estudos!

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Estrutura da Unidade

Objetivos

Ao completar esta unidade, você estará apto a:

1. Compreender a finalidade e a aplicabilidade do Plano de Contas;

2. Compreender a utilidade das contas, sua movimentação e interpretação do saldo;

3. Compreender o processo de contabilização e o método utilizado;

4. Reconhecer os Livros Contábeis e suas funções;

5. Analisar e interpretar um Balancete.

Veja, a seguir, os conteúdos que você irá aprender nesta disciplina:

1. Contas: Conceituação, Função e Elementos Patrimoniais

1.1 Plano de Contas

1.2 Movimentação das Contas

1.3 Saldo das Contas

2. Regras para Contabilização

2.1 Método das Partidas Dobradas;

3. Os Livros Contábeis e suas Funções

3.1 Livros Contábeis

3.2 Livros Fiscais

3.3 Livros Trabalhistas

4. Balancete de Verificação

4.1 Razonetes e Controle de Saldo das Contas

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1. Contas: Conceituação, Função e Elementos Patrimoniais

Existem inúmeros conceitos sobre conta. Definiremos com o nome técnico que representa um dos elementos patrimoniais. A natureza de cada conta já se define de acordo com o posicionamento do elemento representado.

Conheça o conceito de conta de acordo com a explicação de dois renomados autores da literatura contábil:

Conta é uma classe de elementos patrimoniais expressos em unidade de valor. (Braga, 1998, p.66).

Não haverá registro de qualquer fato financeiro no sistema contábil sem a devida comprovação por documento. Como abordamos nas unidades anteriores, o registro contábil comprova a veracidade dos fatos, idoneidade na gestão e aplicação dos recursos financeiros no dia a dia nas empresas.

Resumindo, uma conta representa um dos elementos patrimoniais – Bens, Direitos e Obrigações –, além do PL.

A finalidade de uma conta é registrar toda movimentação financeira ocorrida no dia a dia das empresas.

Escritura-se baseado em DOCUMENTOS ou COMPROVANTES. O que se registra precisa ter-se COMPROVAÇÃO. (Sá, 1980, p. 21).

Registrar ou escriturar é gravar um fato, mantendo a MEMÓRIA do mesmo. (Sá, 1980, p.21).

Conta é uma classe de elementos patrimoniais expressos em unidade de valor. (Braga, 1998, p.66).

Escritura-se baseado em DOCUMENTOS ou COMPROVANTES. O que se registra precisa ter-se COMPROVAÇÃO. (Sá, 1980, p. 21).

Registrar ou escriturar é gravar um fato, mantendo a MEMÓRIA do mesmo. (Sá, 1980, p.21).

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No quadro abaixo, observe algumas contas, suas funções e o elemento patrimonial que ela representa:

ImportanteLembre-se:

PL – Patrimônio Líquido é um grupo de contas, não um elemento.

Caixa

Estoque de Mercadorias

Duplicatas a Receber

Capital Social

Duplicatas a Pagar

Veículos

Estoque de Mercadorias

Duplicatas a Receber

Capital Social

Duplicatas a Pagar

Veículos

Bem

Bem

Bem

Direito

Conta PL

Obrigação

Bem

Direito

Conta PL

Obrigação

CaixaBem

Bem

Registrar toda entrada e saída de dinheiro e, por consequência, comprovar a existência de capital disponível na empresa.

Registrar toda entrada e saída de mercadoria e comprovar o valor existente para venda.

Registrar todo direito que a empresa tem a receber proveniente das vendas ou da prestação de serviço, a prazo, representado por duplicata.

Registra o investimento de capital na empresa efetuado pelos sócios.

Registra o compromisso que a empresa assumiu perante terceiros, a prazo, que será pago por uma duplicata.

Registra a aquisição de veículos que serão utilizados na atividade da empresa.

Registrar toda entrada e saída de dinheiro e, por consequência, comprovar a existência de capital disponível na empresa.

Registrar toda entrada e saída de mercadoria e comprovar o valor existente para venda.

Registrar todo direito que a empresa tem a receber proveniente das vendas ou da prestação de serviço, a prazo, representado por duplicata.

Registra o investimento de capital na empresa efetuado pelos sócios.

Registra o compromisso que a empresa assumiu perante terceiros, a prazo, que será pago por uma duplicata.

Registra a aquisição de veículos que serão utilizados na atividade da empresa.

CONTA CONTÁBIL

ELEMENTO PATRIMONIAL

FUNÇÃO

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1.1 Plano de Contas

Representa uma relação de contas codificadas e ordenadas com base na padronização do Balanço Patrimonial, que nos permite identificar as contas em seus respectivos grupos ou subgrupos, com a descrição da natureza do saldo: se devedor ou credor. O objetivo principal do plano de contas é possibilitar o registro ordenado e consistente das transações da empresa.

Veja o exemplo de um Plano de Contas bem resumido:

PLANO DE CONTAS

1ATIVO

1.1 CIRCULANTE 1.1.0.1 Caixa 1.1.0.2 Bancos 1.1.0.3 Mercadorias 1.1.0.4 Clientes

1.2 NÃO CIRCULANTE

1.2.1 Realizável a Longo Prazo 1.2.1.1 Duplicatas a receber

1.2.2 Imobilizado 1.2.2.1 Móveis e Utensílio

1.2.3 Investimentos 1.2.3.1 Ações de Outras Cias

1.2.4 Diferido 1.2.4.1 Projetos

2PASSIVO

2.1 CIRCULANTE

2.1.0.1 Fornecedores 2.1.0.2 Contas a pagar 2.1.0.3 Duplicatas a pagar 2.1.0.4 Impostos a pagar 2.1.0.5 Salários a pagar

2.2 NÃO CIRCULANTE

2.2.1 Exigível a Longo Prazo 2.2.1.1 Financiamentos

2.2.2 Resultado de Exercícios Futuros 2.2.2.1 Adiantamentos de Clientes

2.3 PATRIMÔNIO LÍQUIDO

2.3.0.1 Capital 2.3.0.2 Resultado do Exercício 2.3.0.3 Resultado de Exerc. Anteriores

CONTAS PATRIMONIAIS

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3DESPESAS

DESPESAS ADMINISTRATIVAS Salários

DESPESAS TRIBUTÁRIAS

ICMS

DESPESAS FINANCEIRAS

Juros pagos

4RECEITAS

RECEITAS OPERACIONAIS Receita de vendas Receita de serviços

RECEITAS FINANCEIRAS Juros

RECEITAS ADMINISTRATIVAS

Aluguel

CONTAS DE RESULTADO

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1.2 Movimentação das Contas

Como movimentar as contas?

As contas são movimentadas por débito e crédito.

Para classificá-las, você deve observar a natureza de cada conta. Mas, o que é a natureza de uma conta?

Natureza é a forma de diferenciar as contas que representam os elementos patrimoniais. Umas representam os elementos do ativo (bens e direitos) e outras, o elemento do passivo (obrigação). Há, também, as contas próprias de PL, evidenciando os recursos próprios: Capital Social, Reserva de Lucro e Prejuízos Acumulados, por exemplo.

Então, quando debitar ou creditar uma conta?

ImportantePara se movimentar uma conta, seja por débito ou crédito, deve-se, antes, conhecer a natureza dela.

Veja:

Quando resolvem constituir uma empresa, os sócios apostam que todo investimento de capital tende a dar certo e, portanto, acreditam nisso. E se acreditam, logo, dão crédito. Assim, do lado direito do balanço é onde fica o elemento obrigação, representando as dívidas contraídas perante terceiros.

Entenda melhor:

Quando alguém vende um bem ou presta serviços a prazo, antes da entrega do bem ou da execução do serviço, do que a aprovação depende? Do crédito. Sendo assim, depois de aprovado, a confiança foi depositada no consumidor e acredita-se que na data de vencimento estipulada a dívida será paga.

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Importante Não raciocine contabilmente fazendo associação de algumas palavras utilizadas no cotidiano.

Por exemplo: em contabilidade, a palavra débito não significa dívida. Nesse caso, Débito significa de natureza devedora e é atribuída aos elementos representativos dos bens e direitos e, estes, recebem investimentos provenientes das fontes que financiam a atividade da empresa. Resumindo: tudo que o ativo tem deve-se ao passivo, daí a origem da natureza devedora.

Então, se uma conta pertence ao Ativo, sua natureza é devedora. Logo, o saldo aumenta quando é debitada e diminui quando é creditada.

Se uma conta pertence ao Passivo, sua natureza é credora. Logo, o saldo aumenta quando é creditada e diminui quando é debitada.

Observe e analise os quadros a seguir:

ATIVO

Bens e direitos(aplicações de recursos)

Natureza devedora

PASSIVO

Obrigações(origens de

recursos

Natureza credora

Balanço Patrimonial(natureza das contas)

Débito

Aumento

Balanço Patrimonial(movimento nas contas)

ATIVO

PASSIVO

Débito

Diminuição

Crédito

Diminuição

Crédito

Aumento

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Agora, trataremos das contas de resultado, caracterizadas como despesas e receitas. Juntas, elas representam conjugação de esforços objetivando identificar o resultado operacional.

Sabemos que despesas e receitas estão presentes no dia a dia das empresas em situações como: pagar as contas de energia elétrica, água e telefone ou quando se recebe o produto de uma venda ou prestação de serviço, por exemplo.

Então, vamos entender o que é receita e despesa.

Consideramos como receita de uma empresa os valores recebidos em dinheiro ou com direito a receber, proveniente de suas atividades. As receitas refletem positivamente no PL. Elas são provenientes das atividades principais ou acessórias da empresa, que constituem o objeto social da pessoa jurídica ou provenientes de transações não incluídas nas atividades principais ou acessórias da empresa, que constituam o objeto do negócio.

RECEITA

Exemplos:

Receita de Vendas: apresenta as operações de saída de mercadorias com vencimentos à vista ou a prazo. O que determinará se é à vista ou a prazo será a contrapartida do lançamento.

• O valor adquirido com a venda de um bem do ativo permanente.

Consideramos como despesa os gastos da empresa, desembolsados ou devidos, necessários ao desenvolvimento de suas atividades. As despesas refletem negativamente no PL. Não são enquadradas nos custos, porém são necessárias às atividades e à manutenção da respectiva fonte produtora da empresa ou provenientes de transações não incluídas nas atividades principais ou acessórias, tal como o custo de bem do ativo permanente, que deve ser apurado quando este for alienado, baixado ou liquidado.

DESPESAS

Exemplos:

• Salários: representa uma despesa com funcionários e apresenta o valor bruto da folha.

• A perda com uma venda de um bem do ativo permanente.

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As contas de resultado são utilizadas para apurar o resultado operacional (Lucro ou Prejuízo) num determinado exercício (ano, mês, semestre etc).

Acúmulo de saldo – quando movimentadas, até a data de encerramento e, depois, de acordo com sua natureza, serão confrontadas (Receitas – Despesas) e encerradas, permitindo conhecer o resultado operacional da empresa – lucro ou prejuízo.

Essas contas (Lucro ou Prejuízo) serão apresentadas no PL, pois estão ligadas diretamente à atividade da empresa e, por serem contas de resultado, elas alteram o patrimônio líquido para mais, se houver lucro, ou para menos, no caso de haver prejuízo.

Conheça, no quadro a seguir, a natureza e a movimentação das contas de resultado.

Débito

Aumento

DESPESA RECEITA

Débito

Diminuição

Crédito

Diminuição

Crédito

Aumento

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1.3 Saldo das Contas

O saldo das contas contábeis são obtidos da mesma forma que se verifica nos extratos bancários, ou seja, pela diferença entre o débito e o crédito.

Saldo de uma conta - representa a diferença entre o valor do débito e do crédito. Os saldos podem ser: devedor, credor ou nulo.

a) Devedor - quando o valor do débito for superior ao do crédito (D > C);

b) Credor - quando o valor do crédito for superior ao do débito (D < C);

c) Nulo - quando o valor do débito for igual ao do crédito (D = C).

2. Regras para Contabilização

2.1 - Método das Partidas Dobradas

Qualquer decisão de negociação tomada por um gestor baseia-se em causa e efeito.

O método das partidas dobradas consiste, também, em uma relação de causa e efeito, ou seja, o uso de recursos financeiros nas decisões é registrado através de um débito, que evidencia a aplicação de recursos, e um crédito, para evidenciar a origem dos recursos envolvidos, com correspondência do mesmo valor.

Resumindo: é o método pelo qual cada Débito efetuado em uma ou mais contas deve corresponder a um Crédito, também em uma ou mais contas, de tal forma que o total debitado seja sempre igual ao total creditado.

Débito – Corresponde ao aumento de Bens ou Diretos ou, ainda, à diminuição de obrigações.

Crédito – Corresponde ao aumento de obrigações para com alguém ou à diminuição de bens ou direitos de uma empresa.

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3. Os Livros Contábeis e suas Funções Os livros utilizados para registrar os fatos ocorridos no dia a dia de uma empresa são classificados em três naturezas distintas: Contábil, Fiscal e Trabalhista. Aqui só serão descritos os mais comuns, compreendendo os contábeis e os fiscais exigidos pelo fisco estadual e o trabalhista.

Livros Utilizados: Contábeis, Fiscais e Trabalhistas

Para a escrituração dos fatos contábeis existem algumas formalidades exigidas pela legislação, que serão discriminadas no infográfico a seguir.

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4. Balancete de Verificação Significa relacionar as contas extraídas do Livro Razão (no nosso caso, dos Razonetes) com seus respectivos saldos devedores ou credores, devendo o somatório do débito ser igual ao somatório do crédito.

Exemplo:

Caixa

Capital

Telefone

Mercadorias

Contas a Pagar

Móveis e Utensílios

TOTAL

CONTAS SALDOS

BALANCETE

DÉBITO CRÉDITO

100,00

300,00

700,00

900,00

2.000,00

1.400,00

600,00

2.000,00

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4.1 Razonetes e Controle de Saldo das Contas

Nos dias atuais, a informática está presente em qualquer empresa, sendo representada por profissionais graduados em cursos superiores no curso de Sistema de Informação. Esses profissionais, com apoio do contabilista, desenvolvem um sistema com linguagem contábil específica para acumular saldo em contas, gerar relatórios que, após a análise e a interpretação, servirão de base para a tomada de novas decisões.

Objetivando desenvolver o raciocínio e não havendo um sistema contábil para auxiliar no controle de saldo nas contas, torna-se necessário entender, manualmente, toda a rotina e o processo de contabilização. Para isso, o controle de saldo nas contas é feito através de razonetes.

Então, o que é razonete?

Razonete é a representação gráfica do livro razão – livro que fornece o saldo de cada conta, que tem a função de controlar o saldo de uma determinada conta.

Graficamente, a estrutura do razonete assemelha-se à letra “T”. Observe o exemplo abaixo.

SALDO

DÉBITO CRÉDITO

100,00 50,00

50,0050,00

Pesquise mais sobre o PLANO DE CONTAS em livros ou na empresa que você trabalha. Faça uma cópia, junte ao seu material de aula e tire suas dúvidas com o professor. Dica: pergunte sobre alguma conta que lhe aguce a curiosidade.

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A eficiência na manutenção e controle patrimonial por meio de um sistema exclusivo da contabilidade – o das partidas dobradas, registra os fatos resultantes de decisões na gestão financeira. Simultaneamente, identifica a aplicação e a origem dos recursos. Tal controle pode contemplar um ou mais exercício social e, posteriormente, gerar relatórios que são complementados por outra técnica – a análise de balanço. Ela objetiva transformar os dados contidos nos relatórios contábeis em informações que, depois de aplicada à técnica e analisados os resultados, servirão de base e novas medidas de prevenção. Poderão, assim, ser adotadas em decisões futuras que garantirão a permanência da empresa no mercado e sua estabilidade financeira.

Nesta unidade, você aprendeu como a contabilidade processa seus registros, a função, o objetivo de cada conta e a movimentação até o saldo final. O próximo passo seria praticar, mas essa é função do Contador, então, vamos nos ater ao nosso objetivo que é a Gestão, ou seja, utilizar o produto da contabilidade para tomada de decisão. É o que veremos nas próximas unidades.

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Objetivando a ampliação de seus conhecimentos acerca dos assuntos abordados, sugiro que acesse os seguintes endereços eletrônicos (sites): <www.sebrae.com.br>; <www.cvm.org.br> e deliberação CVM nº 29 de 05 de fevereiro de 1986.

Sugestão de vídeo:

<http://www.youtube.com/watch?v=5zLWWkjkKco>

<http://www.youtube.com/watch?v=ovRCSKYqH2M>

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FARIA, Ana Cristina de; IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Introdução à Teoria da Contabilidade. Para o Nível de Graduação. 5ª ed. São Paulo: Atlas, 2009.

FERRARI, Ed Luiz. Contabilidade Geral e 1.000 questões. 26ª ed. ver. Niterói, RJ: Impetus, 2010.

NEVES, Silvério das; VICECONTI, Paulo Eduardo V. Contabilidade Básica. São Paulo: Frase Editora, 2004.

RIBEIRO, Osni Moura. Contabilidade Básica Fácil. 26ª ed. ampl. e atual. São Paulo: Saraiva, 2009.