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Passo a passo para aumentar seu sucesso mapeamento de processos de negócios.
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Autor: Prof. Uires Tapajós - v1.00
http://www.linkedin.com/in/uires
1. Pré-mapeamento
Disparado a partir de qual evento?
1. Planejamento Estratégico
2. Itens de Desempenho
Está bom? Como estão osresultados?
3. Novas Tecnologias
4. Novos Negócios
5. Fusões e Aquisições
6. Requisitos Regulatórios
7. Resultado da auditoria
8. Monitoramento Contínuo
9.Qual é, ou quais são asmotivações para o trabalho?
Qual é o senso de urgência(prontidão) ('readiness')?
3. Cultura e contexto de organização
conforme a cultura/contexto da organização omapeamento será mais detalhado
1. Escolha o Processo (Prioridade)
Matriz:Impacto x Urgência
2. Defina o Escopo
Abrangência (locais, departamentos, produtos, serviços, outros)
Profundidade (detalhamento, procedimentos, scripts, instruções detrabalho, regras de negócios, política, outros)
2. Mapeamento
1.
Compreendendo o desconhecido (do(s) processo(s) crítico(s)selecionado(s))
1. quais seus pontos fortes?
2. quais seus pontos fracos?
3. quais resultados/objetivos do processo?
4. Dono do processo
2.Métricas de desempenho ouIndicador de Performance (KPI)
Há? Se sim quais?
3. Hand-offs
Há? Se sim, quais?
4. Análise de sistemas de informação
Há? Se sim qual?
5. Entrevista/observação direta
6. Análise do Ciclo de Vida (tempo do ciclo)
Defina o ciclo de vida
como nasce, vive e termina o processo?
7. Análise de causa-raiz diagrama espinha-de-peixe(causa-efeito, ishikawa)
8. Análise de Risco
Quais são os riscos para não atender osobjetivos estratégicos, do processo ouquebrar conformidade?
3. Faça o SIPOC do processo?
1.
2.Defina os PRINCIPAIS passospara fazer o processo
passos inicias
passos intermediários
passos finais
Faça o seguinte Teste: AO COMPLETAR OS PASSOS(iniciais + intermediários + finais) o objetivo/resultado doprocesso é atendido?
3. Defina:
as Entradas
os Fornecedores
as Saídas
as Clientes
4. 'As-is' - Diagrama do cenário atual
1. Crie as 'raias' ('lanes') do processo.
Quais são os executantes?
Quais são os papéis/atores/perfil/cargo/posição das pessoas no processo?
o SIPOC ajudafornecedores
clientes
A primeira RAIA deve ser o inicio do processo
2. Piscina ('pools')
Quais são as funções de negócios/entidades externas que estão envolvidas no processo?
Quais são os departamento/unidades denegócios/áreas/clientes/fornecedores/governo/parceiros queestão envolvidas com o processo?
Piscina separada
o SIPOC ajudafornecedores
clientes
Sub-processoHá relacionamento/'link' com outros processos?
Piscina separada
o SIPOC ajudafornecedores
clientes
A primeira RAIA deve ser o inicio do processo
3.Defina os 'milestones'(etapas/fases) do processo
4. Quais são as principais atividades?
Coloque as ATIVIDADES nas RAIS, mas não relacione (link) as atividades
Não CONECTE/relacione as atividades,somente coloque nas 'lanes'
Coloque o simbolo para tarefas:
Manual
Usuário
Web Service
5. Relacione/'link' as ATIVIDADES
6.Agora analise as atividades e TRABALHE as DESVIOS/DECISÕES ( 'gateways', as decisões, exceções)
7.Quais são os riscos do processo não alcançar seus objetivos (negócios, conformidade, política, leis, norma e etc)?
insira um ícone (imagem) de uma bandeiraVERMELHA e descreva qual é o risco (gargalo,negócios, operacional, financeiro, conformidade,outros)
Há necessidade de representar Controles (para lei, regulamento, política, etc)?
Os gargalos, exceções, redudâncias estão representados?
8. Há regras negócios/política do processo para representar no diagrama do processo?
9. Documentar
Raias
Piscina
Papel/função
Entidade
quais resultados/objetivos do processo?
Dono do processo
Cada atividade deve ter relacionado quem será operformance/executor da atividade
10. Revise seu diagrama, há necessidade de representar algo mais?
está bem alinhado?está bem 'apresentável'?
As 'rais' estão coloridas?
E os milestones (etapas/fases)?
Todas as tarefas tem entrada e saída?
O inicio/término do processo estábem definido?
Os handoffs estão representados?
Fonte: entrevistas, análisede documentos, SIPOC eoutros
Uires Tapajós - www.linkedin.com/in/uires
mapeamento-processos-roadmap-v5.0.mmap - 09/12/2013 -