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Este documento apresenta o novo modelo contábil e as melhorias disponibilizadas na versão 11.0 e 11.20.
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Novidades 11.00 e 11.20 – TOTVS Gestão ContábilGDP Controladoria Finanças / 12-2010
Novidades 11.0 – Novo Modelo BackOffice RM
Índice
I) Gestão Contábil
• Visão Geral• Estrutura de Dados• Lançamento Contábil .NET• Rateio Gerencial• Agrupamento de Lançamentos e Partidas
• Exclusão de Lançamentos por Operação• Integração Simultânea de Lotes• Bloqueio Contábil por Aplicativo Origem• Rastreabilidade de Lançamentos
I) Novo BackOffice Conceitos, Benefícios e Impactos
III) Novidades 11.20 Processo de Transferência de Grupos Contábeis Processo de Recálculo de Diferenças de Débitos x Créditos
Gestão Contábil
Visão Geral
Principais vantagens que o Novo Modelo Contábil pode trazer para sua empresa:
• Novo conceito de operação que permite identificar facilmente o conjunto de partidas de um lançamento contábil;
• Facilidade para identificar diferenças de débitos e créditos na base de dados;
• Visualização das diferenças de débito x créditos em lotes;
• Flexibilidade e usualidade na grid de lançamentos e partidas;
• Na nova interface de lotes foi disponibilizado o bloqueio e desbloqueio de lotes;
• Integração de vários lotes simultaneamente com definição de filtros por lote.
• Atendimento às exigências legais da Escrituração Contábil Digital;
• Exclusão de lançamentos contábeis originados do TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (RM Nucleus);
• Rastreabilidade de lançamentos contábeis.
Gestão Contábil
Documentos
Partidas Dobradas
Débito Crédito
Um Um
Um Vários
Vários
Vários Vários
Um
1)
2)
3)
4)
Escrituração Contábil
Estrutura Antiga Nova Estrutura
CLOTE
Lote
CLCTLOTE
Lançamentos em Lote
CLANCA
Lançamentos
CLCOMPL
Campos Compl do Lançamento
CRATEIOLC
Rateio das contas Gerenciais do Lançamento
CLOTE
Lote
CLANCAMENTO
Lançamento
CPARTIDA
Partida
CLCOMPL
Campos Compl do Lançamento
CRATEIOLC
Rateio das contas Gerenciais do Lançamento
Estrutura de Dados
Gestão Contábil
Estrutura de Dados
CPARTIDA
PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDPARTIDA
FK1 CODLOTEFK1 IDLANCAMENTO
LCTREFDATADEBITOCREDITOVALORCODHISTPCODLOTEORIGEM
CLOTE
PK CODCOLIGADAPK CODLOTE
CLANCAMENTO
PK,FK1 CODCOLIGADAPK,FK1 CODLOTEPK IDLANCAMENTO
DESCLANCAMENTO
CDIFERENCA
PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDDIFERENCA
FK1 CODLOTEFK1 IDLANCAMENTO
CODUSUARIOCODFILIALVALOR
CRATEIOLC
PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDRATEIO
FK1 IDPARTIDACODCOLGERENCIALCODGERENCIALVLRDEBITOVLRCREDITO
CLCOMPL
PK,FK1 CODCOLIGADAPK,FK1 IDPARTIDA
• Para manter a integridade de relatórios, fórmulas e consultas SQL, foi criada uma view das tabelas envolvidas neste processo.
ViewCLANCA / CLCTLOTE
• Antes de iniciar a conversão da base de dados, o processo de “Consistência dos Lançamentos Contábeis” deve ser executado. Para garantir a correta conversão para o Novo Modelo do BackOffice, a base não deve apresentar nenhuma inconsistência.
Gestão Contábil
Estrutura de Dados
• Preparando a base de dados para o processo de conversão.
Gestão Contábil
Estrutura de Dados
Gestão Contábil
Estrutura de Dados
Conversão dos Lançamentos AntigosLançamentos Integrados ao Lote 0 (CLANCA)
CLANCA
Demais Histórico
Histórico Fechamento+ (A) LANÇAMENTO+
(n) PARTIDASAplicativo Origem Data
Contábil
Educacional
Recursos Humanos
Financeiro
Imobiliário
Patrimônio
Estoque, Compras e Faturamento
(B) LANÇAMENTO (n) PARTIDAS
Fiscal
Gestão Contábil
Estrutura de Dados
Conversão dos Lançamentos AntigosLançamentos em Lote (CLCTLOTE)
CLANCA
Demais Histórico
Histórico Fechamento+
(A) LANÇAMENTO+
(n) PARTIDASLote n Data
(B) LANÇAMENTO (n) PARTIDAS
Gestão Contábil
Estrutura de Dados
Nova Estrutura das Tabelas de Integração Contábil
CPARTIDA
PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDPARTIDA
FK1 CODLOTEFK1 IDLANCAMENTO
LCTREFDATADEBITOCREDITOVALORCODHISTPCODLOTEORIGEM
CLOTE
PK CODCOLIGADAPK CODLOTE
CLANCAMENTO
PK,FK1 CODCOLIGADAPK,FK1 CODLOTEPK IDLANCAMENTO
DESCLANCAMENTO
CDIFERENCA
PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDDIFERENCA
FK1 CODLOTEFK1 IDLANCAMENTO
CODUSUARIOCODFILIALVALOR
CRATEIOLC
PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDRATEIO
FK1 IDPARTIDACODCOLGERENCIALCODGERENCIALVLRDEBITOVLRCREDITO
CLCOMPL
PK,FK1 CODCOLIGADAPK,FK1 IDPARTIDA
COPERACAO
PK CODCOLIGADAPK IDOPERACAO
ORIGEM
CCONT
PK,FK1,FK2 CODCOLIGADAPK IDCONT
IDLANCONTFK1 IDOPERACAOFK2 IDPARTIDA
VALOR (pode agrupar )STATUS
CCONTRAT
PK,FK1,FK2 CODCOLIGADAPK IDCONTRAT
FK1 IDCONTFK2 IDRATEIO
CODCOLGERENCIALCODCONTAGERENCIALVALOR (pode agrupar )
Gestão Contábil
Estrutura de Dados
Nova Estrutura das Tabelas de Integração Contábil
COPERACAO
Operações sobre a Contabilidade
CCONT
Contabilizações
CCONTRAT
Rateios de Contabilizações
Educacional
CPARTIDA
Partida
CLCTLOTE
Lançamentos em Lote
CLANCA
Lançamentos
FLANCONT / DLAFCONT
Lançamentos ContábeisView
Estoque, Compras e Faturamento
Folha de Pagamento
Financeiro
Fiscal
Imobiliário
Patrimônio
Lançamento Contábil .NET
Interface Antiga
Interface Nova
Inclusão isolada das partidas de um documento
Partidas de um documento ficam vinculadas à
identificação do lançamento.
Gestão Contábil
Lançamento Contábil .NET
Visão Antiga
Visão Nova
Lançamentos de um mesmo documento eram identificados pela sequência da Referência.
Lançamentos Contábeis de um mesmo documento, são
identificado pelo ID do Lançamento.
Gestão Contábil
Painel de Agrupamento
Agrupamento de Lançamentos e Partidas
Gestão Contábil
Antes do Processo de Agrupamento (Lançamentos)
Após o Processo de Agrupamento.
Veja que as “Partidas” 347, 348 e 349, foram
agrupadas à partida 346, do lançamento 84. Sendo
eliminado lançamento 85.
Agrupamento de Lançamentos e Partidas
Gestão Contábil
Definições do Processo
• Executado somente em lançamentos que estão em lote (N);• Agrupamento por lote (N) e data;• Agrupamento de Lançamentos ou Partidas;• Formas de Agrupamento:
Débito com Crédito em uma única Partida Partida a Débito Partida a Crédito
• Lançamentos ou Partidas agrupadas não podem ser reagrupadas;• Não é permitido agrupar lançamentos com diferentes moedas;• Os Lançamentos ou Partidas agrupadas originadas de outro aplicativo, só poderão ser alterados no sistema de origem.
Exclusão de Lançamentos por Operação
Gestão Contábil
COPERACAO
CCONT
CPARTIDA
CLANCAMENTOCPARTIDA
CCONT
CPARTIDA
CLANCAMENTOCPARTIDA
TMOV
Fluxo do Processo de Exclusão de Lançamentos do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento - Permissões de Execução no RM Saldus -
Gestão Contábil
Fluxo do Processo de Exclusão de Lançamentos do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento - Email da solicitação de exclusão - solicitação feita no
Nucleus
Gestão Contábil
Fluxo do Processo de Exclusão de Lançamentos do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento - Execução da Tarefa no Saldus
Gestão Contábil
Fluxo do Processo de Exclusão de Lançamentos do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento - Email da conclusão da execução da tarefa
Gestão Contábil
Integração de Vários Lotes Simultaneamente
Com a nova interface da Manutenção de Lotes, é possível integrar vários lotes de uma só vez e ainda definir filtros para cada lote que será integrado.
Observe que foram apresentados dois lotes de sistemas diferentes para integração simultânea.
No campo filtro genérico poderá ser definido os filtros para cada lote conforme desejado
Gestão Contábil
Rastreabilidade de lançamentos contábeis
Este novo recurso permite visualizar de forma gráfica a origem dos lançamentos contábeis com facilidade e confiabilidade. Facilita ainda visualizar lançamentos agrupados e a sua composição.
A partir do menu Anexo, podemos ter dois tipos de visualização:
– Visualização a partir das “partidas” de lançamentos contábeis
– Visualização a partir da “origem” dos lançamentos contábeis
Gestão Contábil
Rastreabilidade de lançamentos contábeis
Visualização a partir das “partidas” de lançamentos contábeis
A figura mostra a partida de um lançamento contábil e os movimentos de origem que a compõem. Observamos ainda, que a partida foi originada do processo de agrupamento e representa uma parte da contabilização de 2 movimentos (1601 e 1602).
Gestão Contábil
Rastreabilidade de lançamentos contábeis
Visualização a partir da “origem” dos lançamentos contábeis
A figura mostra o movimento 1601 e a sua respectiva contabilização
Movimento 1601 (1.000,00)Débito:Partida 948 : 1.105,40 = 1.000,00 (movimento 1601) +
105,40 (movimento 1602)
Crédito:Partida 951 : 1.000,00 = 1.000,00 (movimento 1601)
Gestão Contábil
Novidades 11.20 – Novo Modelo BackOffice RM
Índice
I) Processo de Transferência de Grupos Contábeis
• Necessidades• Melhorias no Processo
I) Novo BackOffice Conceitos, Benefícios e Impactos
III) Novidades 11.20 Processo de Transferência de Grupos Contábeis Processo de Recálculo de Diferenças de Débitos x Créditos
Transferência de Grupos Contábeis
Antes
O processo de transferência de Grupos contábeis exigia obrigatoriamente um histórico de fechamento.
Após realizar o processo de Transferência de grupos contábeis não existia nenhuma opção para reverter o processo.
Existia um limite de 4 grupos de origem no cadastro do molde de transferência.
Necessidades
Transferência de Grupos Contábeis
Efeitos indesejados
Algumas empresas utilizavam o módulo de Transferência de Grupos Contábeis para transferência de saldo de contas patrimoniais. Todos os lançamentos gerados no processo possuíam o histórico de fechamento devido a obrigatoriedade exigida no processo. Como as contas eram patrimoniais ao gerar o SPED Contábil estes lançamentos influenciavam na validação do arquivo devido a classificação das contas, então era necessário realizar ajuste na base de dados para que fosse possível validar o arquivo.
Como não existia o processo de reversão do processo, o usuário precisava realizar filtros dos lançamentos que foram gerados no processo.Isto poderia ocasionar erros na criação dos filtros e na exclusão dos registros.
Algumas empresas possuem mais de 4 grupos de origem para apuração de resultado do período e precisavam criar dois moldes devido ao limite que existia no cadastro.
Necessidades
Transferência de Grupos Contábeis
Melhorias no processo
O processo de Transferência de Grupos Contábeis na versão 11.20 ‘Novo Backoffice’ passa a possuir duas opções:
• Apuração de Resultado do Exercício
• Transferência de Saldos
A opção ‘Transferência de Saldo’ não exige a obrigatoriedade de histórico de fechamento. Esta opção deve ser utilizada quando um grupo de contas necessita ser encerrado mas sem o objetivo de apuração de lucro/prejuízo
Transferência de Grupos Contábeis
Melhorias no processo
Não existe mais o limite de quantidade de grupos de contas de origem dentro de um molde.
Transferência de Grupos Contábeis
Melhorias no processo
Outra novidade desta versão é o Histórico da Transferência de Grupos Contábeis executada. Este histórico pode ser consultados em Lançamentos / Transferência de Grupos Contábeis / Histórico de Execução
Editando o histórico da transferência temos todos os dados referentes a execução do processo
Transferência de Grupos Contábeis
Melhorias no processo
O lançamento gerado ficará disponível somente para consulta, não sendo possível modificá-lo nem excluí-lo. Caso seja necessária sua exclusão, é preciso que se execute o processo para Desfazer a Transferência de Grupos Contábeis
Novidades 11.20 – Novo Modelo BackOffice RM
Índice
II) Processo de Recálculo de Diferenças de Débitos x Créditos
• Necessidades• Melhorias no Processo
I) Novo BackOffice Conceitos, Benefícios e Impactos
III) Novidades 11.20 Processo de Transferência de Grupos Contábeis Processo de Recálculo de Diferenças de Débitos x Créditos
Recálculo de Débitos x Créditos
Antes
Ao realizar a verificação de débitos x créditos o sistema atualizava a tabela de diferenças somente quando a opção ‘Atualiza Acumuladores’ era marcada.
Não existia filtro de lotes no processo.
Sistema apresentava as diferenças na tela sem apresentação de um log e possibilidade de cópia do resultado apresentado.
O sistema apresentava as diferença de débitos x créditos por data sem possibilidade de acesso aos lançamentos.
Necessidades
Recálculo de Débitos x Créditos
Efeitos indesejados
Ao realizar o processo de verificação de débitos x créditos, caso o usuário não marcasse a opção ‘Atualiza Acumuladores’, o sistema poderia apresentar uma informação incorreta devido a tabela de diferenças não ser atualizada automaticamente.
Como a diferença apresentada era por data, o processo de conciliação para identificação da diferença era bem custoso.
Sem a possibilidade de filtro de lotes no processo, o usuário precisava acessar a verificação de débitos x créditos dentro da manutenção de lotes, o processo existente verificava as diferenças apenas no lote zero.
Necessidades
Recálculo de Débitos x Créditos
Melhorias no Processo
• O sistema percorre todos os lançamentos contábeis e realiza a conferência dos débitos x créditos das partidas.
•Caso exista alguma diferença a tabela de diferenças é atualizada.
• As diferenças são apresentadas por lançamento e usuário facilitando a conciliação da diferenças.
Recálculo de Débitos x Créditos
Melhorias no Processo
• Possibilidade de utilização de filtros por data e lotes na execução do processo.
•Apresentação de log com todos os lançamentos que possuem partidas contábeis com diferença entre débitos x créditos. O log pode ser editado e copiado.
Recálculo de Débitos x Créditos
Melhorias no Processo
Possibilidade de editar todas as diferenças apresentadas para correção das mesmas .
As partidas com diferenças poderão ser acertadas sem necessidade de fechar o processo. A visão de lançamentos/partidas será acessada por este botão.
41
Halbert Leonardo Luciano
QUESTÕES
IMAGEM
Novidades 11.20