Como Definir e Desenvolver Competências para um PMO

Workshop

Como Definir e Desenvolver Competências para um PMO

Renan SilvaSerasa Experian

Regis MattosGoverno do Estado do Espírito Santo

Tatiane Oliveira da RosaTerra Networks

PMO Master Class 2012

What the hell am I doing here?

Definir quais competências precisam ser trabalhadas para cada um dos serviços

prestados pelo PMO

What the hell am I doing here?

De quais serviços estamos falando?

Os 27 serviços de um PMO identificados por Hobbs e Aubry

De quais serviços estamos falando?

1. Informar o status dos projetos para a alta gerência2. Monitorar e controlar o desempenho de projetos3. Implementar e operar sistemas de informação dos projetos4. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (scoreboard)5. Desenvolver e implementar a metodologia padrão6. Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização7. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento8. Prover mentoring para os gerentes de projetos9. Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço de padronização10. Coordenar e integrar projetos de um portfólio11. Identificar, selecionar e priorizar novos projetos12. Gerenciar um ou mais portfólios13. Gerenciar um ou mais programas14. Alocar recursos entre os projetos15. Prover aconselhamento à alta gerência16. Participar do planejamento estratégico17. Gerenciar os benefícios de programas18. Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos19. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO20. Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos21. Conduzir revisões pós‐gerenciamento do projeto (lições aprendidas)22. Conduzir auditorias de projetos23. Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas24. Implementar e gerenciar banco de dados de riscos25. Execução de tarefas especializadas para GPs26. Gerenciar Interface com Clientes/Usuários27. Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários para GPs

De quais serviços estamos falando?

De quais competências estamos falando?

As 67 competências propostas no livro FYI – For Your Improvement

De quais competências estamos falando?

De quais competências estamos falando?PERSPICÁCIA EMPRESARIAL TOMADA DE DECISÃO DE FORMA OPORTUNAAPTIDÕES FUNCIONAIS / TÉCNICAS DEFINIÇÃO DE PRIORIDADESAPRENDIZAGEM TÉCNICA CAPACIDADE DE ORGANIZAÇÃOQUALIDADE DAS DECISÕES PLANEJAMENTOCAPACIDADE INTELECTUAL ADMINISTRAÇÃO DO TEMPOCAPACIDADE DE APRENDIZAGEM RÁPIDA DELEGAÇÃOSOLUÇÃO DE PROBLEMAS DESENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES DIRETOS E DE TERCEIROSLIDAR COM A AMBIGUIDADE DIRECIONANDO OUTRAS PESSOASCRIATIVIDADE COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÕESGESTÃO DE INOVAÇÕES GESTÃO E MENSURAÇÃO DO TRABALHOPERSPECTIVA GESTÃO DE PROCESSOSAGILIDADE ESTRATÉGICA GESTÃO POR SISTEMASAGILIDADE ORGANIZACIONAL GESTÃO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE TRABALHOHABILIDADE POLÍTICA HABILIDADES DE COMANDOHABILIDADES DE APRESENTAÇÃO GESTÃO DE CONFLITOSCOMUNICAÇÕES ESCRITAS CONFRONTANDO OS COLABORADORES DIRETOSAMBIÇÃO DE CARREIRA CORAGEM GERENCIALRELACIONAMENTO COM OS NÍVEIS MAIS ALTOS DA ORGANIZAÇÃO POSICIONANDO-SE E ASSUMINDO RESPONSABILIDADESRECEPTIVO / ACESSÍVEL RECRUTAMENTO E SELEÇÃOCOMPAIXÃO HABILIDADE PARA “LER” PESSOASRELACIONAMENTO COM O SUPERIOR IMEDIATO ORIENTADO PARA A AÇÃOFOCO NO CLIENTE PERSEVERANÇAGESTÃO DA DIVERSIDADE ORIENTADO PARA OS RESULTADOSIMPARCIALIDADE EM RELAÇÃO AOS COLABORADORES DIRETOS FORMAÇÃO DE EQUIPES EFICAZESRELACIONAMENTO COM OS PARES GESTÃO DA VISÃO E DO PROPÓSITOHABILIDADE PARA COMPREENDER OUTRAS PESSOAS ÉTICA E VALORES

MOTIVANDO OS OUTROSINTEGRIDADE E CONFIANÇACOMPOSTURA

NEGOCIAÇÃO HUMORLIDAR COM O PARADOXO HABILIDADE DE OUVIRAPRENDIZADO PESSOAL PACIÊNCIAAUTODESENVOLVIMENTO ABERTURA PESSOALAUTOCONHECIMENTO EQUILÍBRIO TRABALHO / VIDA PESSOAL

Houston, we have a problem

Um questionário que indicasse a importância de cada uma das competências em relação a

cada um dos serviços

67 x 27 = 1.809 perguntas

Houston, we have a problem

Solução Proposta

Trabalhar nos 5 grupos de serviços somados aos 3 outros que não foram agrupados

Trabalhar nos 6 fatores de competências propostos

8 x 6 = 48 perguntas

Solução Proposta

Grupos de Serviços

• G1. Monitoramento e Controle do desempenho do projeto

• G2. Desenvolver Competências e Metodologias em GP

• G3. Gerenciamento de multi-projetos

• G4. Gerenciamento Estratégico

• G5. Aprendizagem organizacional

• Serviços Isolados– S25. Executar tarefas especializadas para os gerentes de projeto– S26. Gerenciar a interface com os clientes– S27. Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários de GPs

Fatores de Competências

• Fator I: Habilidades Estratégicas

• Fator II: Habilidades Operacionais

• Fator III: Coragem

• Fator IV: Energia e Motivação

• Fator V: Habilidades de Posicionamento Organizacional

• Fator VI: Habilidades Pessoais e Interpessoais

Modelo Proposto

Modelo Proposto

FATORES DE COMPETÊNCIASVS.

GRUPOS DE SERVIÇOS / FUNÇÕES

Habilidades Estratégicas Habilidades Operacionais Coragem Energia e Motivação Habilidades de Posicionamento Organizacional Habilidades Pessoais e InterpessoaisCompreender o negócio/indústriaTomar decisões complexasCriar o novo e o diferente

Manter o focoSer organizadoRealizar trabalho por intermédio de terceirosGerenciar os processos de trabalho

Lidar com problemasTomar decisões difíceis a respeito de outras pessoas

Foco no resultado "Navegar" bem no ambiente organizacionalComunicar com eficiênciaGerenciar relacionamento com superiores

Habilidades de relacionamentoAtenção e cuidado com os outrosGerenciar relacionamentos diversosInspirar pessoasAgir com honra e caráterSer aberto e receptivoDemonstrar flexibilidade pessoalEquilibrar trabalho/vida pessoal

Monitoramento e Controle da Performance de Projetos

Importante

Muito importante Importante Importante Importante Importante

1. Informar o status dos projetos para a alta gerência2. Monitorar e controlar o desempenho de projetos3. Implementar e operar sistemas de informação dos projetos4. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (scoreboard)

Desenvolvimento de Competências e Metodologias em GP

Importante

Importante Pouco Importante Importante Importante Muito importante

5. Desenvolver e implementar a metodologia padrão6. Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização7. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento8. Prover mentoring para os gerentes de projetos9. Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço de padronização

Gerenciamento de Múltiplos Projetos

Muito importante

Muito importante Muito importante Muito importante Muito importante Muito importante

10. Coordenar e integrar projetos de um portfólio11. Identificar, selecionar e priorizar novos projetos12. Gerenciar um ou mais portfólios13. Gerenciar um ou mais programas14. Alocar recursos entre os projetos

Gestão Estratégica

Muito importante

Importante Pouco Importante Pouco Importante Importante Importante

15. Prover aconselhamento à alta gerência16. Participar do planejamento estratégico17. Gerenciar os benefícios de programas18. Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos

Aprendizado Organizacional

Pouco Importante

Importante Pouco Importante Pouco Importante Importante Importante

19. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO20. Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos21. Conduzir revisões pós gerenciamento do projeto (lições aprendidas)‐22. Conduzir auditorias de projetos23. Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas24. Implementar e gerenciar banco de dados de riscos

25. Execução de tarefas especializadas para GPs Nada Importante Importante Pouco Importante Importante Pouco Importante Pouco Importante26. Gerenciar Interface com Clientes/Usuários Importante Importante Muito importante Importante Importante Importante27. Recrutar. Selecionar, avaliar e determinar salários para GPs

Nada Importante Pouco Importante Importante Importante Importante Muito importante

Exemplo

Exercício Prático

Resultados da Pesquisa

Resultados da Pesquisa

Pesquisa realizada entre 03 e 21 de Outubro de 2012.

Responderam a pesquisa 30 profissionais que atuam no PMO de 21 organizações (públicas e privadas).

Resultados da Pesquisa

Exemplo de Aplicação

05 Estratégias para endereçar uma competência:

• Desenvolver

• Substituir por outra competência

• Contornar a necessidade para neutralizar o ponto fraco

• Compensar um ponto forte utilizado em excesso

• Aprender a viver com isso

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