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MANUAL
DE GESTÃO DE PROCESSOS
ORGANIZACIONAIS
DA SEFIN
Anexo II da Resolução nº 076/11
1ª Edição
Pinhais - PR
SECRETARIA DE FINANÇAS
MANUAL
DE GESTÃO DE PROCESSOS
ORGANIZACIONAIS
DA SEFIN
Francisco Xavier de Oliveira
Secretário de Finanças
Volume 1
1ª EDIÇÃO
Pinhais
Dezembro de 2011
EQUIPE TÉCNICA
COORDENAÇÃO GERAL
Edson Luiz Gelinski de Faria
EQUIPE TÉCNICA
Andreia Akemi Yto Saraiva
Eliane Inês Jacomel
Lincoln Américo de Souza Rodrigues
APOIO TÉCNICO
Ana Lusia Sayuri Yasuda
Edgar Fernão Bragança Bueno
Edilberto Mazon
Luiz Claudio Leonel
Marcelo Oneda
SUMÁRIO
1 APRESENTAÇÃO .......................................................................................................... 1
2 PRINCÍPIOS PARA A GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS ...................... 3
3 OBJETIVOS DA GESTÃO DE PROCESSOS ................................................................. 4
4 BASES CONCEITUAIS ................................................................................................... 6
4.1 Gestão de Processos ............................................................................................ 6
4.2 Processo Organizacional ...................................................................................... 6
4.3 Categoria de Processos ........................................................................................ 7
4.3.1 Processos Gerenciais ................................................................................ 7
4.3.2 Processos Finalísticos ............................................................................... 8
4.3.3 Processos de Apoio ................................................................................... 8
4.4 Hierarquia de Processos ....................................................................................... 9
5 PRÉ-REQUISITOS DA GESTÃO DE PROCESSOS ......................................................15
5.1 Macro visão desse Passo ....................................................................................16
5.2 O que são os pré-requisitos da Gestão de Processos? ....................................16
5.3 Como atingir os pré-requisitos da Gestão de Processos? ................................17
5.3.1 Identificação de Multiplicadores ................................................................17
5.3.2 Perfil do Multiplicador ................................................................................17
5.3.3 Atribuições do multiplicador ......................................................................18
5.3.4 Participação de Colaboradores .................................................................18
5.3.5 Capacitação dos Multiplicadores ...............................................................19
5.3.6 Mobilização da Unidade Organizacional ...................................................20
5.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................20
6 ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO................................................................22
6.1 Macro visão desse Passo ....................................................................................23
6.2 O que é elaboração do plano de trabalho ...........................................................23
6.3 Como elaborar o plano trabalho? ........................................................................24
6.3.1 Priorização da Gestão de Processos ........................................................24
6.3.2 Definição do escopo de atuação ...............................................................24
6.3.3 Elaboração do Plano de Trabalho .............................................................25
6.3.4 Aprovação .................................................................................................26
6.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................26
7 LEVANTAMENTO DAS ETAPAS E NORMAS ..............................................................27
7.1 Macro Visão desse Passo ....................................................................................28
7.2 O que é o levantamento? .....................................................................................28
7.3 Como fazer o levantamento? ...............................................................................29
7.3.1 Preparação ...............................................................................................29
7.3.2 Levantamento das Etapas .........................................................................29
7.3.3 Agrupamento das Etapas ..........................................................................33
7.3.4 Levantamento das Normas .......................................................................36
7.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................39
8 IDENTIFICAÇÃO DOS ELEMENTOS DO PROCESSO .................................................40
8.1 Macro Visão desse Passo ....................................................................................41
8.2 O que é a identificação dos elementos do processo? .......................................41
8.3 Como fazer a identificação dos elementos do processo? .................................42
8.3.1 Preparação ...............................................................................................42
8.3.2 Desenvolvimento ......................................................................................43
8.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................45
9 DESENHO DOS FLUXOGRAMAS ATUAIS ..................................................................46
9.1 Macro Visão desse Passo ....................................................................................47
9.2 O que é fluxograma? ............................................................................................47
9.3 Como desenhar os fluxogramas? .......................................................................48
9.3.1 Seqüenciamento dos Processos ...............................................................48
9.3.2 Identificação dos atores ............................................................................48
9.3.3 Desenho do Fluxograma ...........................................................................49
9.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................50
10 ÁRVORE DE SOLUÇÕES .............................................................................................51
10.1 Macro Visão desse Passo ....................................................................................52
10.2 O que é a árvore de soluções? ............................................................................52
10.3 Como fazer a árvore de soluções? ......................................................................52
10.3.1 Identificação do Problema: ........................................................................53
10.3.2 Análise de Causa e Efeito .........................................................................54
10.3.3 Detalhamento das causas dos problemas .................................................54
10.3.4 Análise e Priorização de Solução ..............................................................55
10.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................56
11 MODELAGEM DO PROCESSO ....................................................................................57
11.1 Macro Visão desse Passo ....................................................................................58
11.2 O que é a modelagem?.........................................................................................58
11.3 Como fazer a Modelagem? ..................................................................................59
11.3.1 Identificação das Condições para Realização das Atividades ...................59
11.3.2 Análise e Melhoria das Atividades .............................................................62
11.3.3 Desenho do Novo processo ......................................................................65
11.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................66
12 SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO ................................................................67
12.1 Macro Visão desse Passo ....................................................................................68
12.2 O que é o Sistema de Medição de Desempenho ................................................68
12.3 Como Implementar o Sistema de Medição de Desempenho? ...........................70
12.3.1 Construção do Sistema de Medição de Desempenho ...............................70
12.3.2 Aplicação do Sistema de Medição de Desempenho ..................................79
12.3.3 Avaliação do Sistema de Medição de Desempenho ..................................80
12.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................84
13 PROPOSTA DE SIMPLIFICAÇÃO .................................................................................85
13.1 Macro Visão desse Passo ....................................................................................86
13.2 O que é a Proposta de Simplificação? ................................................................86
13.3 Como fazer a Proposta de Simplificação? ..........................................................86
13.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................87
14 IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO PROCESSO .................................................................88
14.1 Macro Visão desse Passo ....................................................................................89
14.2 O que é a Implementação do Novo Processo?...................................................89
14.3 Como realizar a Implementação do Novo Processo? ........................................89
14.3.1 Elaboração do Manual de Procedimentos .................................................90
14.3.2 Capacitação dos envolvidos no Novo Processo de Trabalho ....................91
14.3.3 Divulgação do Novo Funcionamento do Processo ....................................92
14.4 Conclusão desse Passo .......................................................................................93
15 FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROCESSOS .........................................................94
15.1 Ferramenta Informatizada de Apoio a Excelência Organizacional da SEFIN –
SE SUITE .......................................................................................................................94
15.2 Técnica de Moderação por Cartelas .................................................................. 103
15.2.1 O que é a Técnica? ................................................................................. 103
15.2.2 Condições para a aplicação da Técnica .................................................. 103
15.2.3 Aplicação da Técnica .............................................................................. 106
15.2.4 Modelo do painel ..................................................................................... 108
15.3 Método GUT (gravidade, urgência e tendência) ............................................... 109
15.3.1 O que o Método? .................................................................................... 109
15.3.2 Aplicação da Técnica de Moderação por Cartelas ao método GUT ........ 110
15.4 Fluxograma ......................................................................................................... 114
15.4.1 O que é um Fluxograma? ........................................................................ 114
15.4.2 Como o Fluxograma está estruturado? ................................................... 114
15.5 Modelo de Fluxograma ....................................................................................... 115
16 RESPONSABILIDADES .............................................................................................. 116
16.1 Comitê Gestor ..................................................................................................... 116
16.2 Unidades Organizacionais ................................................................................. 117
16.3 Multiplicadores ................................................................................................... 118
16.4 Responsáveis pelos Processos ........................................................................ 118
17 FORMULÁRIOS DO MANUAL DE GESTÃO DE PROCESSOS ................................. 119
17.1 Modelo de Cronograma ...................................................................................... 119
17.1.1 O que um Cronograma? ......................................................................... 119
17.1.2 Modelo de Cronograma de Encaminhamentos ....................................... 121
17.1.3 Modelo de Cronograma de Ações ........................................................... 121
17.2 Formulário de Identificação dos Elementos ..................................................... 122
17.3 Diagrama de Interação do Processo ................................................................. 123
17.4 Cadastro de Indicadores .................................................................................... 124
17.5 Aplicação de Indicadores ................................................................................... 125
18 RESUMO DO MANUAL SIMPLIFICADO ..................................................................... 126
19 GLOSSÁRIO ................................................................................................................ 128
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 1
1 APRESENTAÇÃO
O Programa Nacional de Desburocratização, criado em 1979 por Helio Beltrão, e
retomado em 2000, explicitou a necessidade do Estado combater os excessos das
exigências formais, muitas vezes, desnecessárias que atrasam ou muitas vezes impedem
os cidadãos de receberem serviços e terem seus direitos garantidos.
Em 2005, a criação do Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização,
resultado da fusão do Programa Qualidade no Serviço Público e do Programa Nacional de
Desburocratização, ratificou a necessidade de ações voltadas à desburocratização, e uniu
esforços ao antigo Programa da Qualidade no Serviço Público, na busca da melhoria da
qualidade dos serviços públicos prestados aos cidadãos e no aumento da competitividade
do País.
Nesse contexto, a Desburocratização passou a assumir duas vertentes de ações. A
primeira, voltada ao seu sentido original de desregulamentação de normas (leis, decretos,
portarias, atos normativos, etc.) que interferem de maneira exagerada nas relações de
direito e obrigações entre Estado e cidadão. A segunda, voltada à simplificação de
processos, procedimentos, rotinas ou atividades, gerando fluxos desconexos na
tramitação de documentos que não agregam qualquer valor ao serviço prestado pelo
Estado.
O presente Manual de Gestão de Processos Organizacionais foi elaborado para auxiliar
as Unidades da Secretaria Municipal de Finanças na simplificação de seus processos e
normas, de forma a proporcionar a melhoria da qualidade de seus serviços.
O Manual deve ser entendido como uma ferramenta de trabalho, eminentemente prática,
para realizar a análise e melhoria de processos organizacionais.
Para tanto, procurou-se condensar, de maneira didática, todas as etapas relevantes para
a condução desse tipo de trabalho.
O presente documento está organizado em uma sequência lógica de 10 passos,
subdivididos em 4 grandes etapas.
I - Planejamento: trata do arranjo das condições para iniciar o trabalho de gestão dos
processos organizacionais, como formação e capacitação da equipe e mobilização da
Secretaria, e ainda, da elaboração do Plano de trabalho que deverá desembocar no
processo de trabalho priorizado a ser analisado.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
2 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
II – Mapeamento: trata do início do trabalho de simplificação, em que serão levantadas
as etapas e normas e desenhado o atual fluxo dos processos organizacionais,
descrevendo, insumo e demais informações necessárias ao entendimento uniforme dos
processos por todos os evolvidos, em conformidade com a metodologia e ferramenta
selecionada.
III – Monitoramento e Avaliação: a etapa do monitoramento e avaliação compreende o
acompanhamento do andamento dos processos com coleta de dados para avaliação, com
a finalidade de mensurar a eficiência e a eficácia na execução dos mesmos, indicando
correções ou melhorias, de forma a subsidiar a etapa de redesenho dos processos.
IV - Redesenho: a etapa do redesenho (simplificação) consiste em desenhar uma
situação futura ideal a partir do diagnóstico realizado, buscando uma correção, melhoria
ou inovação no processo, que possibilite aperfeiçoar a eficiência, a eficácia e a
adaptabilidade da situação atual existente
Para auxiliar a execução de cada uma das etapas, foram sugeridas técnicas de condução
de trabalhos em grupo e priorização, denominados de ferramentas, e também, formulários
que auxiliam no registro das informações geradas.
Com o apoio do material aqui proposto, espera-se que os Diretores tenham efetivamente
condições de desenvolver trabalhos de simplificação no âmbito dos seus respectivos
departamentos. Ao mesmo tempo, tão importante quanto aplicar o conhecimento disposto
no Manual, espera-se que os envolvidos com esse trabalho possam ceder parte do seu
tempo para multiplicar esse conhecimento e capacitar outros órgãos interessados.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 3
2 PRINCÍPIOS PARA A GESTÃO DE PROCESSOS
ORGANIZACIONAIS
A gestão de processos organizacionais se baseia em alguns princípios que norteiam o
desenvolvimento das ações e encontram-se representados a seguir;
I. Satisfação dos clientes: um processo projetado corretamente considera as
necessidades, perspectivas e requisitos dos clientes internos e externos. É preciso
conhecê-los para que o processo seja projetado de modo a produzir resultados que
satisfaçam as necessidades do cliente.
II. Gerência participativa: a liderança da Secretaria deve procurar conhecer e avaliar
a opinião dos seus colaboradores envolvidos no assunto em questão. Esse
aspecto é importante para que as ideias sejam discutidas e o melhor desempenho
seja alcançado para um processo.
III. Desenvolvimento humano: é com base no conhecimento, nas habilidades, na
criatividade, na motivação e na competência das pessoas que se pode chegar à
melhor eficiência, eficácia e efetividade da Secretaria. O sucesso das pessoas, por
sua vez, depende cada vez mais de oportunidade para aprender e de ambiente
favorável ao pleno desenvolvimento de suas potencialidades.
IV. Metodologia padronizada: é importante ser fiel aos padrões e à metodologia
definida, que poderá ser constantemente melhorada, e persistir na sua aplicação,
para evitar desvios de interpretação e alcançar os resultados esperados.
V. Melhoria contínua: o comprometimento com o aperfeiçoamento contínuo é o
principal objetivo da gestão de processos organizacionais. A melhoria do
desempenho dos processos com foco no resultado deve ser um dos objetivos
permanentes da Secretaria.
VI. Informação e Comunicação: disseminar a cultura, divulgar os resultados e
compartilhar a informação internamente é fundamental para o sucesso da gestão
de processos.
VII. Busca de excelência: no caminho para a excelência os erros devem ser
minimizados e as suas causas eliminadas, mas sempre considerados como a
melhor oportunidade de acerto. É preciso a definição clara do que é certo para se
traçar os objetivos da gestão de processos organizacionais.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
4 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
3 OBJETIVOS DA GESTÃO DE PROCESSOS
A gestão de Processos Organizacionais da SEFIN tem como objetivo a implementação de
rotinas que promovam a sistematização, monitoramento, avaliação e implantação de
melhorias nos diferentes processos organizacionais desenvolvidos pela Secretaria, no
cumprimento de sua missão institucional, e compreende:
I. Conhecer e mapear os processos organizacionais desenvolvidos pela Secretaria e
disponibilizar as informações sobre elas, promovendo a sua uniformização e
descrição em manuais;
II. Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores práticas
da gestão de processos;
III. Promover o monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos
organizacionais, de forma contínua, mediante a construção de indicadores
apropriados; e
IV. Implantar melhorias nos processos, visando a alcançar maior eficiência, eficácia e
efetividade no seu desempenho.
A implementação permanente da gestão de processo contribuirá para:
I. Proporcionar um modelo de gestão integrado, a partir de uma visão sistêmica dos
processos, com foco em resultados, referenciados nas necessidades de todos os
envolvidos e nas diretrizes estratégicas da Secretaria;
II. Difundir o conhecimento institucional, com a disponibilização de informações sobre
os processos desenvolvidos pela Secretaria;
III. Otimizar a utilização dos recursos da Secretaria, sejam materiais, humanos ou
financeiros, no desempenho das suas atribuições;
IV. Subsidiar a identificação das competências requeridas para a operacionalização
dos processos, promovendo a alocação adequada dos profissionais, segundo o
seu perfil;
V. Orientar eventuais propostas de revisão da estrutura organizacional, visando a
melhor operacionalização dos processos; e
VI. Criar condições para promover adequações decorrentes de mudanças no ambiente
externo.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 5
Processo é base de
análise para:
Custeio por Atividades
Sistemas de Informação
Gestão de Documentos
Workflow
Documentar / especificar sistemas
CertificaçõesGestão de
Competências
Calcular necessidades de recursos
Balanced Scorecard
Gestão de Riscos
Desenvolver Modelos de Referência
A figura abaixo ilustra os diversos objetivos que podem ser focados com a gestão de
processos organizacionais:
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
6 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
4 BASES CONCEITUAIS
Há sempre um modo complicado de abordar as coisas
mais simples e um modo mais simples de abordar as
coisas mais complicadas. Eu prefiro o segundo estilo.
Hélio Beltrão
4.1 Gestão de Processos
Toda organização desenvolve, no seu cotidiano, inúmeras atividades rotineiras, que
levam à produção dos mais variados resultados na forma de produtos e serviços. Tais
atividades, devido à sua natureza e à dos resultados gerados, podem ser enquadradas na
forma de processos organizacionais que, de forma integrada, trabalham no sentido de
promover a consecução dos objetivos principais da organização, diretamente
relacionados a sua missão.
A Gestão de Processos Organizacionais significa que os processos da Secretaria estão
sendo monitorados avaliados e revisados, com foco na melhoria e no alcance dos
objetivos da organização.
4.2 Processo Organizacional
Processo organizacional é um conjunto de atividades logicamente inter-relacionadas, que
envolve pessoas, equipamento, procedimentos e informações e, quando executadas,
transformam entradas em saídas, agregam valor e produzem resultados repetidas vezes.
Esse conceito traz a ideia de processo como fluxo de trabalho – com insumos e
produtos/serviços claramente definidos e atividades que seguem uma sequência lógica e
que dependem umas das outras numa sucessão clara – denotando que os processos têm
início e fim bem determinados e geram resultados para os clientes internos e usuários do
serviço.
Um processo organizacional se caracteriza por:
Ter claras as fronteiras (Início e Fim) e seu objetivo;
Ter claro aquilo que é transformado na sua execução;
Definir como ou quando (circunstância) uma atividade ocorre;
Ter um resultado específico;
Listar os recursos utilizados para a execução da atividade;
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 7
Ter gerenciabilidade, ou seja, responsável definido e problemas conhecidos e
acompanhados;
Ter efetividade quanto às relações com usuários e fornecedores e seus requisitos
são claramente definidos;
Ter transferibilidade, ou seja, ser devidamente documentado;
Ser mensurável, possuindo pontos de controle e medidas de eficácia/eficiência;
Ter alterabilidade por meio de mecanismos de feedback para melhoria; e
Permitir o acompanhamento ao longo da execução.
Processo é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que
transformam insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são
geralmente planejados e realizados para agregar valor.
4.3 Categoria de Processos
Os processos organizacionais na SEFIN são classificados em três categorias:
4.3.1 Processos Gerenciais
São aqueles ligados à estratégia da Secretaria. São processos gerenciais ou de
informação e de decisão, que estão diretamente relacionados à formulação de políticas e
diretrizes para o estabelecimento e consecução de metas; bem como ao estabelecimento
de métricas (indicadores de desempenho) e às formas de avaliação dos resultados
ORGANIZAÇÃO
Insumos Processos Produtos
Missão
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
8 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
alcançados interna e externamente à Secretaria (planejamento estratégico, gestão por
processos e gestão do conhecimento são exemplos de processos gerenciais).
4.3.2 Processos Finalísticos
Referem-se à essência do funcionamento da Secretaria. São aqueles que caracterizam a
atuação da Secretaria e recebem apoio de outros processos internos, gerando o
produto/serviço para o cidadão-usuário. Os processos organizacionais enquadrados nesta
categoria estão diretamente relacionados ao objetivo da SEFIN. Em um Órgão Público,
um típico processo finalístico poderia ser o de Prestação de Serviços ao Cidadão
(emissão de certidões e/ou alvarás, pagamentos, fiscalização e outros).
4.3.3 Processos de Apoio
Geralmente, produzem resultados imperceptíveis ao usuário, mas são essenciais para a
gestão efetiva da organização, garantindo o suporte adequado aos processos finalísticos.
Estão diretamente relacionados à gestão dos recursos necessários ao desenvolvimento
de todos os processos da instituição. Os seus produtos e serviços se caracterizam por
terem como clientes, principalmente, elementos pertinentes ao sistema (ambiente) da
organização (contratação de pessoas, aquisição de bens e materiais, desenvolvimento de
tecnologia da informação e execução orçamentário-financeira).
Dentre os processos finalísticos e de apoio encontram-se processos denominados
processos críticos que são aqueles de natureza estratégica para o sucesso institucional.
SECRETARIA DE FINANÇAS
Processos Finalísticos
Missão
Processos de Apoio
Processos
Críticos
ECOSSISTEMA
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 9
Características básicas das duas categorias de Processo:
FINALÍSTICOS APOIO
São ligados à essência do funcionamento da Secretaria;
São suportados por outros processos internos;
Resultam no produto ou serviço que é recebido pelo cliente.
São centrados na Secretaria e/ou nos gerentes;
Viabilizam o funcionamento coordenado dos vários subsistemas da Secretaria;
Garantem o suporte adequado aos processos finalísticos;
Estão relacionados aos processos decisórios de informações;
Incluem ações de medição e ajuste do desempenho da Secretaria.
4.4 Hierarquia de Processos
Hierarquicamente, os processos podem se apresentar da seguinte forma:
I. Cadeia de Valor Agregado: Processos Superiores que apresentam uma macro-
visão da Secretaria. Exemplo:
01
Decisório
Cadeia de Valor
SEFIN
02 03 04
Processo Gerencial
05
Planejamento e Gestão Administrativa Processo Apoio
Processo Finalístico
Gestão de Recursos Financeiros
Gestão de Relacionamento com Cidadãos-
Usuários
Gestão da Excelência Organizacional
Entradas Saídas
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
10 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
II. Macro-Processo: É um processo que geralmente envolve mais de uma função
organizacional e cuja operação tem impacto significativo no modo como a
Secretaria funciona. Exemplo:
III. Processo: É um conjunto de operações de alta complexidade (sub-processos,
atividades e tarefas distintas e interligadas), visando cumprir um objetivo
organizacional específico. Exemplo:
02 02.01 02.02 02.03
Aperfeiçoar o Processo de Execução
Tributária
Gerir as Fontes de
Receita Externas
Gestão de Recursos Financeiros
Otimizar a Aplicação de Recursos com foco
nos Resultados
02.01 02.01.01 02.01.02 02.01.03 02.01.04 02.01.05
Manter Cadastro Fiscal
Atualizado
Lançar IPTU
Aperfeiçoar o Processo de Execução
Tributária
Fiscalizar ISS
Conceder/Autorizar Alvarás
Lançar Contribuição de Melhorias
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 11
IV. Sub-processo: É um conjunto de operações de média e alta complexidade
(atividade e tarefas distintas e interligadas), realizando um objetivo específico em
apoio a um processo. Exemplo:
02.01.02 02.01.02.01 02.01.02.02 02.01.02.03 02.01.02.04 02.01.02.05 02.01.02.06
Revisar a Planta Genérica de Valores
Licitar Talões
Lançar IPTU
Atualizar Base de Dados
Simular Cálculo do Imposto
Gerar Talões
Logística de Entrega
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
12 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
V. Atividades: São operações ou conjuntos de operações de média complexidade
que ocorrem dentro de um processo ou sub-processo, geralmente desempenhadas
por uma unidade organizacional determinada e destinada a produzir um resultado
específico. Exemplo:
Início
Depto. Compras
analisar o pedido e
seus anexos.
Unidade elabora o Pedido de
Licitação: requisição ao compras,
termo de referência, 03 cotações, etc.
Há necessidade de
Saneamento
Encaminhar à unidade
requisitante para
sanear.
Sim
Depto. de Orçamento
para reserva
orçamentária.
Não
CPL para elaborar a
minuta do instrumento
convocatório
O Prefeito autoriza
a Licitação
Não
Sim
Unidade requisitante
para análise e
aprovação
Há recomendação/
dúvidas?
À CPL para realizar
as alterações.Sim
À CPL para elaborar o edital definitivo,
contrato e demais anexos.
Não
À Procuradoria Geral para
análise e parecer.
Encerramento da fase interna e tem
início a fase externa da licitação.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 13
VI. Tarefas: Conjunto de trabalhos a serem executados, envolvendo rotina,
dificuldades, esforço ou prazo determinado; nível imediatamente inferior a uma
atividade. Exemplo:
A figura a seguir demonstra essa hierarquia:
A aplicação do Manual de Gestão de Processos pode-se dar em qualquer uma das
categorias de processo mencionadas, a depender do escopo de atuação definido pelos
responsáveis pelo trabalho.
Essa visão sistêmica somente será possível quando
a simplificação dos processos ocorrer em toda a
Secretaria.
CADEIA DE VALOR
MACRO-PROCESSO
PROCESSO
SUBPROCESSO
ATIVIDADES
TAREFAS
Plano Anual de Ações 2012 SE SUITE
O.M. Oportunidade
de Melhoria
Tarefa/
Ordem de Serviço Ação
Análise do
Contratante
Análise do
Comitê Gestor
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
14 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Nos exemplos apresentados neste documento, adotou-se o grau de maior detalhamento
que abrange o nível das atividades. Para tanto, foi considerado um processo
organizacional da categoria processo de apoio pertinente a todos os Órgãos e Entidades
Públicos, denominado Processo de Licitação, o qual será utilizado na sequência lógica
dos 10 passos para o Planejamento, Mapeamento, Monitoramento e Avaliação e
Redesenho das melhorias identificadas nas respectivas etapas e atividades para a
Simplificação dos Processos.
Portanto, na aplicação do Manual, quando o Órgão optar por um nível de detalhamento
diferente do exemplificado, basta transportar os conceitos apresentados para o nível do
processo e/ou sub-processo, de forma que se garanta o entendimento e uma visão
sistêmica dos processos organizacionais que se pretende mapear.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 15
5 PRÉ-REQUISITOS DA GESTÃO DE PROCESSOS
Gestão de Processos Organizacionais
Pla
ne
jam
en
to
Ma
pea
men
to
Mo
nito
ram
en
to
e A
valia
çã
o
Red
esen
ho
Painel de Bordo
- Resultados: Multiplicadores capacitados para implementação do Manual.
Pré-requisitos da Gestão de
Processos Mapeamento
Elaboração do Plano de Trabalho
Monitoramento e Avaliação
Identificação dos Elementos do
Processo
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Redesenho Modelagem do
Processo
Sistema de Medição de
Desempenho
Árvore de Soluções
Proposta de Simplificação
Fim Implementação
do Novo Processo
Levantamento das Etapas e
Normas
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
16 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
5.1 Macro visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-PRG: Informações básicas sobre a estrutura organizacional e seus processos;
- E2-PRG: Nomes de interessados e/ou indicadores para compor a equipe;
- E3-PRG: Quadro de perfil e atribuições;
- E4-PRG: Nomes dos participantes do curso de capacitação;
- E5-PRG: Material didático;
- E6-PRG: Conteúdo sobre
Programa Nacional de Gestão
Pública e desburocratização e
sobre Gestão de Processos
Organizacionais.
- S1, S2 e S3-PRG: Equipe de Multiplicadores formatada;
- S4 e S5-PRG: Participantes
capacitados:
Multiplicadores para
utilização e
implementação do Manual
(E1-EPT);
Outros interessados: para
favorecer a Gestão de
Processos no Órgão.
- S6-PRG: Conhecimentos
básicos sobre o Programa
Nacional de Gestão Pública e
Desburocratização e sobre a
Gestão de Processos
Organizacionais disseminados.
Legenda:
1) Enº: Entrada, número de entrada;
2) PRG: Pré-requisitos da Gestão de Processos Organizacionais;
3) EPT: Elaboração do Plano de Trabalho;
4) Snº: Saída, número da saída
Exemplo:
- E1 – PRG: Entrada 1 da etapa de Pré-requisitos da Gestão de Processos Organizacionais
5.2 O que são os pré-requisitos da Gestão de Processos?
São as condições necessárias que devem ser criadas para que se possa iniciar o
processo de Gestão de Processos Organizacionais.
Para o sucesso da Gestão de Processos Organizacionais, é importante que se atente
para o cumprimento de tais condições, sem as quais inviabiliza-se todo o processo, são
elas:
Formar Multiplicadores
Capacitar Multiplicadores
Fim
Mobilizar a Organização
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 17
Multiplicadores: consiste em instituir o grupo de facilitadores responsável
pela condução dos trabalhos de Gestão de Processos Organizacionais nas unidades
organizacional;
Capacitação dos Multiplicadores: consiste em tornar os Multiplicadores
hábeis na implementação das etapas de Gestão de Processos Organizacionais
apresentadas neste Manual;
Mobilização da Secretaria: consiste na realização de ações para
compartilhamento dos conceitos acerca do Programa Nacional de Gestão Pública e
Desburocratização e para despertar nos servidores a disposição e a abertura para
atuarem de forma participativa na consecução das etapas de Gestão de Processos
Organizacionais.
5.3 Como atingir os pré-requisitos da Gestão de Processos?
Por meio da identificação dos Multiplicadores, da sua capacitação e da mobilização da
secretaria. Processos que serão descritos a seguir.
5.3.1 Identificação de Multiplicadores
São três as formas de se identificar os colaboradores que serão Multiplicadores
por escolha da alta administração; ou
por verificação daqueles que mais se identificam com os papéis a serem
desempenhados; ou
pelo setor que esteja engajado com a Gestão de Processos Organizacionais.
5.3.2 Perfil do Multiplicador
O Multiplicador é o agente fundamental e facilitador do processo da Gestão de Processos
Organizacionais. Durante a condução das ações de Simplificação, terá o importante papel
de atuar junto a pessoas que executam as atividades relacionadas direta ou indiretamente
com o processo que será simplificado.
O Multiplicador tem o importante papel de atuar como entusiasta da Gestão de Processos
Organizacionais, despertando o interesse dos demais colaboradores da Unidade
Organizacional e disseminando os benefícios que a Gestão de Processos
Organizacionais pode trazer para eles próprios e para o cidadão, estando sempre alertas
para servirem como fonte de recebimento e disseminação de informações, mesmo após a
implementação do Manual Gestão de Processos Organizacionais.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
18 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Perfil exigido e desejado para os Multiplicadores:
Perfil do Multiplicador
Exigido Desejado
- ter acesso à alta administração;
- ter disponibilidade de tempo;
- ter acesso às informações da Secretaria;
- conhecer sua responsabilidade como facilitador, responsável pela condução dos trabalhos.
- ter credibilidade junto aos demais colaboradores da Secretaria.
5.3.3 Atribuições do multiplicador
Atribuições do Multiplicador
- ter acesso à alta administração;
- ter disponibilidade de tempo;
- planejar e conduzir as ações de mobilização da unidade organizacional para implementação das etapas da Gestão de Processos Organizacionais;
- viabilizar a realização das etapas de Gestão de Processos previstas no Manual;
- articular com a Alta Administração da Unidade Organizacional e demais áreas, buscando apoio para
implementação das etapas previstas no Manual;
- compartilhar os conhecimentos adquiridos nas etapas de Gestão de Processos com outros órgãos interessados;
- identificar “casos de sucesso” da Gestão de Processos Organizacionais em outros órgãos e
disseminar junto aos demais multiplicadores;
- planejar a condução das reuniões de trabalho, tendo em mente os objetivos a serem alcançados, a formação de subgrupos de trabalho e a estética adequada para fixação de cartelas nos painéis, a topografia ideal (layout);
- providenciar a digitação do material produzido nas reuniões de trabalho;
- cuidar da guarda da memória das reuniões;
- planejar a melhor forma de divulgação dos resultados alcançados.
5.3.4 Participação de Colaboradores
É importante lembrar que a proposta de Gestão de Processos Organizacionais pretende
lançar um olhar cuidadoso sobre os aspectos de análise e melhoria dos processos, que
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 19
revelam não apenas sua dimensão operacional, mas também, e, principalmente, seus
conteúdos mais intrínsecos, agregando valor aos conhecimentos disponíveis.
Quando se propõe a suscitar e desenvolver conteúdos dessa ordem, não se pode pensar
em fazê-lo sozinho, pois eles são diversos e podem extrapolar a competência e a esfera
de atuação de quem pretende trabalhar com eles.
Nesse contexto, será necessária a atuação dos Responsáveis das diversas áreas que
influenciam direta ou indiretamente sobre os processos de trabalho que serão estudados.
Esses representantes desempenharão o papel de apoio à Gestão de Processos
Organizacionais junto aos Multiplicadores. Algumas áreas que podem contribuir são a:
jurídica, a de informática, a financeira, dentre outras. Escolhido o Multiplicador, deve-se
promover a sua legitimação perante os demais multiplicadores das outras unidades
organizacionais da Secretaria, uma vez que eles desempenharão suas atividades
mantendo contato direto com toda estrutura organizacional.
5.3.5 Capacitação dos Multiplicadores
A implantação da equipe de Multiplicadores e sua consequente legitimação para as ações
da Gestão de Processos Organizacionais são efetivadas após seus membros passarem
por um treinamento que deverá ser oferecido pelo Comitê Gestor, para o uso do software
de gestão de processos.
5.3.5.1 Quem deve participar do Treinamento?
Devem participar do treinamento:
todos os membros da equipe de Multiplicadores;
qualquer outro colaborador ou interessado.
O público-alvo do treinamento é a equipe de Multiplicadores, portanto, todos os seus
membros devem ser capacitados.
Outros colaboradores ou interessados podem ser incluídos no treinamento de Gestão de
Processos Organizacionais. Isso facilitará a inserção dos novos conceitos na cultura
organizacional.
Quanto maior o número de colaboradores capacitados, maiores as chances de
implementação das melhorias necessárias.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
20 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
5.3.6 Mobilização da Unidade Organizacional
5.3.6.1 Articulação política e motivação
Um dos papéis decisivos a ser desempenhado pelo Comitê Gestor e a equipe de
Multiplicadores é o de articular e motivar o desenvolvimento das ações de Gestão de
Processos Organizacionais, no sentido de compartilharem experiências e casos de
sucesso para fortalecer as iniciativas de desburocratização no órgão e envolver os
interessados. Para tanto, várias atividades podem ser desenvolvidas, tais como:
iniciar uma campanha de divulgação interna nas unidades organizacionais;
realizar um seminário para compartilhamento das informações e motivação dos
interessados;
preparar cartazes, folders e/ou mensagens pela internet/intranet;
formar grupos de discussão (virtuais ou não), etc.
O princípio fundamental que irá reger os trabalhos de Gestão de Processos
Organizacionais será o da Construção Conjunta. O Comitê Gestor e a equipe de
Multiplicadores, durante todas as etapas do trabalho, deverão desempenhar o importante
papel de disseminar tal princípio.
As ações conjuntas visam proporcionar o ambiente favorável à participação de todos os
indivíduos da Secretaria, de forma que, ao exporem suas ideias, sintam-se respeitados e
incluídos no processo e que, ao final dos trabalhos, vejam suas contribuições refletidas no
resultado alcançado pelo grupo.
Assim, todos na Secretaria podem e devem participar, colaborando com informações e
experiências adquiridas acerca do processo que será simplificado.
Desse modo, pretende-se estabelecer, na Secretaria, um ambiente favorável à introdução
das etapas de Gestão de Processos Organizacionais, oferecendo oportunidades aos
servidores para ampliação de sua compreensão a respeito do tema desburocratização e
mobilizando-os para que se tornem agentes da mudança organizacional, no que diz
respeito à implementação das etapas do Manual.
5.4 Conclusão desse Passo
Os resultados desta etapa são:
Multiplicadores capacitados; e
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 21
Nivelamento dos conhecimentos básicos acerca da Gestão de Processos
Organizacionais entre os colaboradores da Secretaria, como meio de despertar seu
interesse pela implementação das ações de Gestão de Processos no âmbito de
seu campo de atuação.
Com os pré-requisitos estabelecidos, poder-se-ão iniciar os trabalhos de Gestão de
Processos Organizacionais, a partir da implementação da etapa de Elaboração do Plano
de Trabalho.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
22 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
6 ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO
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Painel de Bordo
- Formulário: Cronograma ou Plano de Trabalho
- Resultados: Plano de Trabalho da Gestão de Processos da SEFIN elaborado
Elaboração do Plano de Trabalho
Mapeamento
Pré-requisitos da Gestão de
Processos
Monitoramento e Avaliação
Identificação dos Elementos do
Processo
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Levantamento das Etapas e
Normas
Redesenho Modelagem do
Processo
Sistema de Medição de
Desempenho
Árvore de Soluções
Proposta de Simplificação
Fim Implementação
do Novo Processo
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 23
6.1 Macro visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-EPT: Nomes dos
colaboradores envolvidos na
Gestão de Processos
Organizacionais;
- E2-EPT: Oportunidades de
Melhoria já identificadas, acerca
de um processo;
- E3-EPT: Pesquisas internas
e/ou externas.
- S1, S2 e S3-EPT: Plano de
Trabalho elaborado e aprovado,
contendo (E1-LEN):
Processo Priorizado;
Escopo de Atuação da
equipe de multiplicadores;
Nomes dos colaboradores
envolvidos com o
processo priorizado.
Legenda:
1) Enº: Entrada, número de entrada;
2) EPT: Elaboração do Plano de Trabalho;
3) LEN: Levantamento de Etapas e Normas;
4) Snº: Saída, número da saída
6.2 O que é elaboração do plano de trabalho
Consiste no planejamento de ações a serem desenvolvidas, visando formalizar e
acompanhar o processo de implementação da Gestão de Processos da SEFIN.
O plano de trabalho é o documento que deve refletir na íntegra o que será realizado e que
direcionará todas as ações do Multiplicador. É, na verdade, o planejamento tático e
estratégico de implementação das fases de Gestão de Processos Organizacionais.
Além de servir como instrumento de controle gerencial, o plano deverá ser validado por
parte da direção do órgão e das pessoas-chave para que as ações de simplificação da
Equipe de Multiplicadores tenham legitimidade e, de fato, possam ser implementadas.
Priorizar Processo a ser
Simplificado
Definir Escopo de Atuação
Fim
Elaborar Plano de Trabalho
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
24 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
6.3 Como elaborar o plano trabalho?
Um plano de trabalho deve contemplar as ações necessárias para se obter o resultado
final, com referências claras aos prazos estimados para a sua execução, e aos recursos
necessários
O Multiplicador é o responsável imediato pela elaboração do plano de trabalho, podendo
ainda ser acompanhada pelos colaboradores envolvidos, direta ou indiretamente, nos
processos de trabalho.
6.3.1 Priorização da Gestão de Processos
É a escolha consensual do(s) processo(s) organizacional(is) que deverá(ão) ser
simplificado(s), priorizando os casos mais críticos, que necessitem de uma intervenção
imediata.
Cabe ressaltar que o trabalho de priorização não deve focar problemas, mas sim os
Processos Organizacionais, pois entende-se que aqueles são uma conseqüência de
um processo mal definido e/ou mal desenhado. Logo, a partir do momento em que
se identifica o processo de trabalho que deverá ser submetido à análise de
simplificação, pressupõe-se que os problemas dele decorrentes serão tratados à
medida que se implementa a Gestão de Processos Organizacionais.
O principal critério de priorização é a constatação de alguma oportunidade de melhoria
relativa a um processo que a alta-administração tem manifestado interesse em aprimorar
e/ou inovar.
Se já existirem tais oportunidades identificadas e/ou definidas, elas deverão
necessariamente ser priorizadas, não necessitando da utilização de nenhuma técnica
e/ou ferramenta específica para isso. Acontecendo de a unidade organizacional não ter
clareza sobre o que deve ser priorizado, o Multiplicador poderá proceder a priorização da
Simplificação utilizando-se do método G.U.T, associado à Técnica de Moderação por
Cartelas ou Visualização Móvel . Vide instruções de uso no item 15 deste Manual.
6.3.2 Definição do escopo de atuação
Quando da discussão dos processos de trabalho a serem priorizados é importante
começar a delimitar a abrangência da ação de Simplificação a ser executada. Aqui, deve-
se considerar se o processo será trabalhado integralmente ou em partes específicas.
Ainda, deve-se verificar se o processo priorizado tem impacto em outros órgãos, por
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 25
exemplo, secretarias ou procuradoria, tornando necessária a articulação com tais
agentes, na busca de apoio para a Simplificação.
Lembre-se de que: um processo organizacional abrange várias
áreas/departamentos/setores do órgão, logo, há que se mobilizar
todos os envolvidos com o processo, para que se alcance sucesso
com a Simplificação.
Uma experiência piloto é recomendável, pois agrega
conhecimento e desenvolve habilidades para o Multiplicador e
em todos os agentes envolvidos além de possibilitar o
aprimoramento da metodologia de Simplificação com a troca de
vivências, além de possibilitar a visualização de todo o
processo de Simplificação por meio da implementação rápida
de seus passos.
6.3.3 Elaboração do Plano de Trabalho
Basicamente, o Plano de Trabalho deverá tratar das seguintes questões:
I - Objetivo: mostra em que consiste e qual é o objetivo da Gestão de Processos
Organizacionais a ser aplicada no caso concreto, ou seja, processo organizacional
priorizado e escopo de atuação definido;
II - Justificativa: explica a importância do processo de Gestão de Processos
Organizacionais, indicando qual foi o processo priorizado e por que ele foi escolhido,
apresentando os fatos que levaram a tal priorização. Neste tópico, podem ser
apresentados dados estatísticos (históricos), que consubstanciem a priorização do
processo. Pode-se dizer que é a venda da ideia, pois é na justificativa que se explicitam
os motivos pelos quais se optou por fazer a Simplificação do Processo priorizado;
III - Cronograma de Ação: neste item, são definidos os responsáveis e os prazos para
execução. Deve contemplar cada uma das etapas de Simplificação propostas no Manual;
IV - Estimativa de Custo: é importante que se apresente quais os custos de
implementação da Gestão de Processos Organizacionais. Deve-se considerar a
necessidade de contratação ou não de equipe externa, tanto para atender em caráter
consultivo quanto para execução dos trabalhos; além dos custos com aquisição de
materiais, com viagens, se for o caso, com melhoria das condições de trabalho e outros.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
26 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
6.3.4 Aprovação
Terminada a elaboração do Plano, o Multiplicador deverá submetê-lo ao Comitê Gestor
para que seja aprovado, o que permitirá o início dos trabalhos de implementação do plano
e sua divulgação.
6.4 Conclusão desse Passo
O resultado desse passo é o Plano de Trabalho da unidade organizacional. Após sua
aprovação, o Multiplicador procederá à preparação do Levantamento das Etapas e
Normas, que é o passo inicial da Fase de Gestão de Processos, o Mapeamento do
Processo de Trabalho, definidos pela Norma de Organização da SEFIN nº 01.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 27
7 LEVANTAMENTO DAS ETAPAS E NORMAS
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Painel de Bordo
- Formulário: Identificação dos elementos do processo
- Resultados: Relação das atividades com as respectivas etapas e das normas aplicáveis ao processo de
trabalho.
Levantamento das Etapas e
Normas
Mapeamento Elaboração do
Plano de Trabalho
Monitoramento e Avaliação
Identificação dos Elementos do
Processo
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Pré-requisitos da Gestão de
Processos
Redesenho Modelagem do
Processo
Sistema de Medição de
Desempenho
Árvore de Soluções
Proposta de Simplificação
Fim Implementação
do Novo Processo
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
28 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
7.1 Macro Visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-LEN: Plano de Trabalho
elaborado e aprovado, contendo
(S1-EPT):
Processo Priorizado;
Escopo de Atuação da
equipe de Multiplicadores;
Nomes dos colaboradores
envolvidos com o
processo priorizado.
- E2-LEN: Informações sobre a
incidência ou não de norma
legal, sobre o processo
priorizado.
- S1-LAN Atividades
identificados, com suas etapas
agrupadas e ordenadas (E1-P);
- S2-LEN Relação das normas
legais aplicáveis ao processo de
trabalho (E1-ARS);
- S3-LEN Relação das
sugestões de melhoria
identificadas durante esse passo
(E2-ARS).
Legenda:
1. Enº: entrada, número da entrada;
2. LEN: Levantamento de Etapas e Normas;
3. EPT: Elaboração do Plano de Trabalho;
4. IEP: Identificação dos Elementos do Processo;
5. ARS: Árvore de Soluções;
6. Snº: saída, número da saída.
7.2 O que é o levantamento?
O levantamento consiste na identificação das etapas que compõem o processo
organizacional priorizado, bem como das normas utilizadas em seu desenvolvimento,
culminando na identificação das atividades que compõem o processo de trabalho em
estudo.
Esse passo é de fundamental importância, pois é nele que se inicia o processo de
conhecimento acerca do que se faz. Tem o objetivo de possibilitar a visualização das
etapas por quem às executa, bem como a observação das normas que norteiam o
trabalho, de forma a abrir um espaço de reflexão no tocante ao fazer diário relacionado
com o processo organizacional que foi estabelecido como prioridade.
Levantar as Etapas
Agrupar as Etapas
Fim
Levantar as Normas
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 29
A maneira mais prática de se alcançar os objetivos desse passo é respondendo às
perguntas:
Quais as etapas que você executa para dar conta de desenvolver o processo priorizado?;
Quais as normas que norteiam o processo priorizado?
Além disso, é nesse passo que se identificam as atividades e atividades de trabalho, por
meio do agrupamento das etapas levantadas.
7.3 Como fazer o levantamento?
7.3.1 Preparação
Para executar esse passo, o Multiplicador deverá reunir todos os colaboradores que
executam as etapas relacionadas ao processo organizacional priorizado, bem como
representantes de outras áreas ou órgãos que possam sofrer ou exercer influência sobre
tal processo, a partir de agora, denominados “Grupo de Trabalho” ou simplesmente “GT”.
As discussões do GT deverão ser orientadas tomando por base o Plano de Trabalho
desenvolvido na fase anterior.
Para condução da reunião, poderá ser utilizada a Técnica de Moderação por Cartelas
(Ferramentas do Manual).
Vale ressaltar que o Levantamento das Etapas tem duração de,
normalmente, 3 (três) encontros, a depender da complexidade
do processo a ser trabalhado.
Portanto, é importante lembrar que se deve ter flexibilidade
quanto ao agendamento das reuniões, uma vez que sempre há
a possibilidade de se aumentar ou diminuir o número de
encontros.
7.3.2 Levantamento das Etapas
A ferramenta de apoio sugerida para auxiliar o Levantamento das Etapas é a Técnica de
Moderação por Cartelas (Ferramentas do Manual).
Técnica de Moderação por Cartelas: é uma metodologia de
trabalho que tem o objetivo de facilitar os processos grupais, com
base na construção conjunta do conhecimento.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
30 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
O trabalho de levantamento deve ser orientado pela seguinte questão básica:
Quais são as etapas executadas para dar conta de desenvolver o processo
priorizado?
Utilizando o exemplo do capítulo 02, a pergunta seria:
Quais são as etapas executadas para dar conta de desenvolver o processo de
“Licitação”?
Nesse passo, a correta descrição das etapas é a chave para o melhor entendimento da
realidade do processo em estudo, o que envolve dois elementos básicos: a precisão e a
concisão dos registros das etapas.
Ser preciso no registro significa identificar com clareza e exatidão a etapa, considerando
o que é executado e produzido.
Ser conciso no registro significa alcançar um grau de síntese necessário ao mapeamento
rápido e simplificado das etapas, sem prejuízo do entendimento do contexto.
Dessa forma, há que se observar que verbos como CONTROLAR, ADMINISTRAR,
GERENCIAR e TRATAR retratam ações genéricas. Via de regra, expressam ações que
podem ser divididas em atividades menores, como no exemplo a seguir:
Controlar pedido de aquisição de material de consumo - pode ser um agrupamento
das seguintes etapas:
1 - Verificar a existência de pedidos de aquisição
2 - Registrar inconsistência do pedido em caso de conter algum material que
não é de consumo
3 - Notificar ao solicitante a ocorrência de inconsistência
4 - Submeter pedidos aos critérios de priorização
5 - Registrar o envio do pedido ao Departamento de Compras
É recomendável evitar a utilização de verbos que
denotam ações muito genéricas.
Outro aspecto importante a observar, quando do registro das etapas, está relacionado aos
verbos ENVIAR e RECEBER. Esses são especialmente perigosos, pois eles denotam
FLUXO.
Ocorre que fluxo é algo que aparece no desenho do encadeamento das atividades.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 31
Registrar etapas que denotam fluxo é, então, inócuo e contribui para expressivo aumento
na lista de etapas que requerem análise. Logo, recomenda-se evitar o uso de tais verbos
no registro das etapas, substituindo-se o verbo por um outro que denote ação geradora de
produto/serviço.
Sabendo-se que toda etapa deve ser geradora de produto/serviço, ou seja, que a ação
humana nela embutida deve agregar valor à medida que é realizada, uma forma de
confirmar se uma frase formulada representa realmente uma etapa e não um fluxo é
pensar sobre que produto/serviço ela gera/produz.
Dessa forma, verbos do tipo enviar, receber e visualizar são ações humanas, mas não se
constituem em atividades dentro de um processo de trabalho, pois não geram
produtos/serviços tangíveis.
Assim, uma frase do tipo “receber formulário de dados cadastrais de fornecedor”, que
denota fluxo de informação, poderia ser substituída por “registrar dados cadastrais de
fornecedor”, por exemplo.
Considerando esses apontamentos, o registro das etapas deve observar o seguinte:
frase escrita com verbo no infinitivo + complemento, por exemplo:
especificar produto a ser adquirido
registrar planilha financeira
elaborar edital de licitação
O verbo corresponde à ação que é desenvolvida dentro do
processo em estudo. A frase completa é a etapa.
usar frases auto-explicativas
evitar palavras isoladas
O produto desta fase do trabalho é uma relação contendo as etapas desenvolvidas dentro
do processo priorizado, sem, necessariamente, ordená-las em uma seqüência lógica, pois
a intenção neste momento é efetuar um brainstorm que possibilite o despertar do
processo criativo do grupo de trabalho. Tem por objetivo exercitar a capacidade de
identificação de cada uma das etapas, sem delimitar seu campo de reflexão com
preocupações do tipo: qual etapa é feita antes? qual etapa vem depois?
Então, para um processo de “Licitação”, poder-se-ia ter, por exemplo, a seguinte relação
de etapas:
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
32 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Exemplo:
RELAÇÃO DAS ETAPAS IDENTIFICADAS
cadastrar dados, relação de bens e/ ou serviços necessários numerar o edital
analisar dados solicitados quanto à especificação inserir no Edital e Contrato as devidas cláusulas
verificar se há disponibilidade de recursos ou previsão anexar relação de bens e ou serviços
enviar dados para orçamentação enviar para análise jurídica
despachar para aprovação da Seção Administrativa analisar parecer jurídico
analisar relação de bens e ou serviços orçada realizar as devidas correções, se for o caso
comparar valor orçado com limites de valores das modalidades
despachar com o Ordenador de Despesas
identificar a modalidade enquadrada na Lei 8.666 verificar a minuta do edital e contrato
definir a modalidade do certame analisar a legalidade das cláusulas
receber requisição com orçamento prévio emitir parecer jurídico com correções, se for o caso
verificar se o valor orçado se está de acordo com o praticado no mercado
despachar parecer para seção de compras
despachar com o Ordenador de Despesas conferir dados do Edital
despachar para a seção de compras para confecção do edital implantar no Sistema IPM dados do Edital
anexar o aviso da publicação de licitação ao processo de licitação
aguardar publicação do aviso de licitação
publicar em jornais de grande circulação, se for o caso iniciar a sessão de habilitação
cadastrar os recurso, se for o caso analisar as habilitações e propostas do certame
analisar o recurso com amparo na Lei 8.666 recusar documentos entregues fora do prazo
emitir parecer dar visto nos documentos de habilitação
responder parecer para licitante inabilitado consultar na IPM/Tributação situação do licitante
responder parecer para demais licitantes conferir a situação na IPM
anexar parecer ao processo de licitação conferir as demais exigências previstas no Edital
incluir o licitante na fase de julgamento, se for o caso inabilitar os licitantes, se for o caso
iniciar a sessão de julgamento das propostas emitir Ata de Reunião de Habilitação
abrir os envelopes das propostas de preço cadastrar recursos, se for o caso
verificar as especificações das propostas emitir parecer sobre recurso, se for o caso
dar visto nas propostas de preço Informar demais licitantes sobre recurso e decisão
confeccionar Ata de Julgamento das propostas analisar Mapa de Adjudicação
confeccionar Mapa Comparativo de Preços confeccionar Mapa de Homologação
realizar o desempate, se for o caso despachar com Ordenador de Despesas
declarar o(s) vencedor(es) do certame publicar no Diário os vencedores do Certame por item
despachar com Ordenador de Despesas analisar Mapa de Homologação
analisar Mapa Comparativo de Preços emitir Nota de Empenho
estabelecer quantidades e valores da aquisição despachar com Ordenador de Despesas
confeccionar Mapa de Adjudicação para cada licitante protocolar remessa da via da NE e Contrato para licitante
despachar com Ordenador de Despesas protocolar remessa da via da NE par almoxarifado
receber requisição anexar via da NE e Contrato, se for o caso, ao processo
emitir o Termo de Abertura do Certame assinar Contrato, se for o caso
publicar o Termo e Abertura do Certame registrar o Contrato e a garantia, se for o caso, na IPM
despachar processo para Seção de Suporte Documental
Observação: o exemplo acima é apresentado como resultado parcial de um levantamento das etapas do processo “Licitação”, pois, como dito anteriormente, não é intenção do Manual esgotar o tema escolhido como exemplo, mesmo porque a complexidade do processo “Licitação” não se permitiria pretender tal tarefa.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 33
É importante lembrar que, a partir deste passo, podem
surgir ideias de melhoria e de transformação das
práticas e rotinas atuais, que deverão ser registradas
à parte, pois poderão ser utilizadas na etapa de
“Modelagem dos Processos”.
7.3.3 Agrupamento das Etapas
Consiste em agrupar as etapas levantadas em conjuntos de etapas que sejam similares,
de forma a possibilitar a identificação das atividades de trabalho que integram o processo
organizacional priorizado.
Caso se tenha um número reduzido de etapas, o passo de agrupamento poderá ser
realizada imediatamente após o levantamento das etapas e normas, ou seja, na mesma
reunião de trabalho. Em processos que contemplem uma grande quantidade de etapas ou
que suas etapas sejam consideradas muito complexas, aconselha-se tratar o
agrupamento em momento separado do levantamento.
Assim, a partir do resultado do Levantamento, o GT, orientado pelo Multiplicador, deve
buscar identificar as etapas que são de natureza semelhante, e que podem ser
entendidas como integrantes de um mesmo conjunto, que será denominado
subprocesso/atividade.
Cada conjunto de etapas representará um
subprocesso/atividade de trabalho.
À medida que as atividades forem validadas, o GT deverá identificar um título para cada
um deles, de forma a relacioná-los adequadamente com as etapas neles inseridas.
Após a identificação das atividades, o GT poderá então verificar como as etapas estão
encadeadas umas com as outras, de forma a colocá-las numa seqüência lógica de
acontecimento das etapas.
Uma vez agrupadas e seqüenciadas as etapas, tem-se a identificação das atividades de
trabalho, o que possibilitará a visualização da organicidade das atividades do órgão para
o desenvolvimento do processo organizacional priorizado.
Dessa forma, a relação de etapas, quando agrupadas, poderia ficar da seguinte forma:
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
34 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
1º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE REQUISIÇÃO
01 - Cadastrar dados, relação de bens e/ ou serviços necessitados
02 - Analisar dados solicitados quanto à especificação
03 - Verificar se há disponibilidade de recursos ou previsão
04 - Despachar dados para orçamentação
05 - Despachar para aprovação do Gestor Administrativo
2º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE MODALIDADE
01 - Analisar relação de bens e ou serviços orçada
02 - Comparar valor orçado com limites de valores das modalidades
03 - Identificar a modalidade enquadrada na Lei 8.666
04 - Definir a modalidade do certame
3º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE AUTORIZAÇÃO
01 - Analisar requisição com orçamento prévio
02 - Verificar se o valor orçado se está de acordo com o praticado no mercado
03 - Despachar com o Ordenador de Despesas
04 - Despachar para Seção de Compras para confecção do Edital
4º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE EDITAL
01 - Analisar requisição
02 - Emitir o Termo de Abertura do Certame
03 - Publicar o Termo de Abertura do Certame
04 - Numerar o Edital
05 - Inserir no Edital e Contrato, se for o caso, as devidas cláusulas
06 - Despachar para análise jurídica .
07 - Analisar parecer jurídico.
08 - Realizar as devidas correções, se for o caso
09 - Despachar com o Ordenador de Despesas
5º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE LEGALIDADE
01 - Verificar a minuta do edital e contrato.
02 - Analisar a legalidade das cláusulas.
03 - Emitir parecer jurídico com as devidas correções, se for o caso.
04 - Despachar parecer para seção de compras
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 35
6º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE DIVULGAÇÃO
01 - Conferir dados do Edital
02 - Implantar no Sistema IPM/COMPRAS dados do Edital
03 - Aguardar publicação do aviso de licitação
04 - Anexar o aviso de licitação publicação ao processo de licitação
05 - Publicar em jornais de grande circulação, se for o caso
7ª CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE HABILITAÇÃO
01 - Iniciar a sessão de habilitação
02 - Analisar as habilitações e propostas do certame, na data, hora e local previstos
03 - Não receber documentos entregues fora do prazo
04 - Dar visto nos documentos de habilitação
05 - Consultar na IPM/Tributação situação do licitante
06 - Conferir a situação na IPM
07 - Conferir as demais exigências previstas no Edital
08 - Inabilitar os licitantes , se for o caso
09 - Emitir Ata de Reunião de Habilitação
10 - Cadastrar recursos, se for o caso
11 - Emitir parecer sobre recurso, se for o caso
8º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE RECURSOS ADMINISTRATIVOS
01 - Cadastrar os recursos, se for o caso
02 - Analisar o recurso com amparo na Lei 8.666.
03 - Emitir parecer
04 - Despachar parecer para licitante inabilitado
05 - Despachar parecer para demais licitantes
06 - Anexar parecer ao processo de licitação
07 - Incluir o licitante na fase de julgamento, se for caso
9º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE JULGAMENTO
01 - Iniciar da sessão de julgamento das propostas
02 - Abrir os envelopes das propostas de preço
03 - Verificar as especificações das propostas
04 - Dar visto nas propostas de preço
05 - Confeccionar Ata de Julgamento das propostas
06 – Confeccionar Mapa comparativo de preços
07 – Realizar o desempate, se for o caso
08 - Declarar o(s) vencedor(es) do certame
09 - Despachar com Ordenador de Despesas
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
36 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
10º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE ADJUDICAÇÃO
01 - Analisar Mapa Comparativo de Preços
02 - Estabelecer quantidades e valores da aquisição
03 - Confeccionar Mapa de Adjudicação para cada licitante
04 - Despachar com Ordenador de Despesas
11º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE HOMOLOGAÇÃO
01 - Analisar Mapa de Adjudicação
02 - Confeccionar Mapa de Homologação
03 - Despachar com Ordenador de Despesas
04 - Publicar em Boletim Interno os vencedores do Certame por item
12º CONJUNTO DE ETAPAS
ATIVIDADE EMPENHO
01 - Analisar Mapa de Homologação
02 - Emitir Nota de Empenho
03 - Despachar com Ordenador de Despesas
04 - Despachar Via da NE e Contrato para licitante
05 - Despachar Via da NE almoxarifado
06 - Despachar Via da NE e Contrato, se for o caso, para processo
07 - Assinar Contrato, se for o caso
08 - Registrar o Contrato e da garantia, se for o caso, na IPM,
07 - Despachar processo para Seção de Suporte Documental
1. NE: Nota de empenho
2. IPM: Sistema de Gestão Administrativa da Prefeitura
7.3.4 Levantamento das Normas
A identificação das normas que norteiam o processo de trabalho priorizado poderá ser
feita simultaneamente ao Levantamento das Etapas, ou, poder-se-á destinar tempo
específico para sua realização. Essa decisão será tomada levando-se em consideração o
grau de interferência da norma sobre o processo e a disponibilidade imediata dos
envolvidos.
O Grupo de Trabalho deverá definir quem são as pessoas que irão desempenhar tal
tarefa. Devem participar pessoas que possuam conhecimento dos processos de trabalho,
das normas e da legislação que rege a Secretaria.
Para tanto, sugere-se que sejam convidadas pessoas das áreas de informática, recursos
humanos, jurídica, financeira, controle interno e de outras áreas pertinentes.
Informações a serem observadas para a identificação de normas:
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 37
Legislação vigente e normas infra-legais utilizadas para a execução do trabalho
(Lei, Decreto, Resolução, Portaria, Norma de Serviço, outros);
Número do instrumento normativo;
Ano da publicação;
Esfera de criação (federal, estadual, municipal, interna);
Sumário resumido do conteúdo;
Indicação do grau de influência da norma no desenvolvimento do processo (alto,
médio ou baixo). A medição da influência será apreciada pelo próprio GT que
poderá verificar dentre outros aspectos: nível de emperramento do processo;
norma aplicada em várias partes do processo; interpretações variadas da norma,
outros.
Considerando-se esses dados, para o exemplo de “Licitação”, o produto do Levantamento
de Normas poderia ser o seguinte:
Norma/ Ano
Esfera de Criação
Ementa Grau de Impacto no Processo
Lei 8.666/93 Federal Estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços (inclusive de publicidade), compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
ALTO
Lei 10.520/02 Federal Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.
ALTO
Lei 123/06 Federal Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte; altera dispositivos das Leis n
os 8.212 e
8.213, ambas de 24 de julho de 1991, da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, da Lei nº 10.189, de 14 de fevereiro de 2001, da Lei Complementar nº 63, de 11 de janeiro de 1990.
MÉDIO
Lei 15.608/07 Estadual Estabelece normas sobre licitações, contratos administrativos e convênios no âmbito dos Poderes do Estado do Paraná.
BAIXO
Lei 988/09 Municipal Dispõe sobre procedimentos de licitação, dispensa, inexigibilidade e ajustes de qualquer natureza, no âmbito dos Poderes do Município de Pinhais.
ALTO
Decreto 198/02 Municipal Regulamenta o Sistema de Registro de Preços, previsto no Artigo 15 da Lei nº 8.666/93.
BAIXO
Decreto 495/07 Municipal Altera o art. 3º do Decreto Municipal nº 198 de 21 de março de 2002 que regulamenta o Sistema de Registro de Preços.
BAIXO
Decreto 497/07 Municipal Aprova o Regulamento do Sistema Único de Cadastro de Fornecedores do Município de Pinhais.
BAIXO
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
38 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Alguns casos pedem a realização de uma pesquisa mais aprofundada quanto à
identificação das normas. Nada impede de se agregar mais itens de análise, a depender
do interesse do órgão. Tal pesquisa servirá de subsídio para tomada de decisão por parte
dos gestores do órgão, principalmente no que tange à necessidade de definição de novos
procedimentos/normas.
Abaixo, estão destacadas algumas dificuldades bastante comuns que podem surgir
durante o processo de simplificação e algumas maneiras de superá-las.
Dificuldades
- Não saber expressar o que sabe/o que faz;
- Falta de clareza acerca das atividades que desenvolve;
- Medo da mudança;
- Medo de perder espaço / poder;
- Insegurança / instabilidade / incerteza;
- Falta de confiança no resultado desse trabalho;
- Falta de compromisso com o trabalho;
- Falta de identificação com as atividades que desenvolve;
- Timidez.
Como Superá-las
- Estabelecer relações de confiança com o grupo;
- Favorecer abertura de espaço emocional, reforçando, sempre, a importância da participação de cada um e o valor
do trabalho que executa;
- Escutar o outro, dando atenção a cada comentário/sugestão;
- Legitimar o outro, ressaltando o valor do que cada um expressar, citando o nome da pessoa que apresentar uma
boa ideia;
- Valorizar as diferenças;
- Combater o dominare (assenhorar-se do outro), evitando postura de domínio sobre o grupo e a condução das ideias
deste;
- Evitar postura arrogante;
- Agir com ética;
- Buscar a simplicidade;
- Respeitar o grupo.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 39
7.4 Conclusão desse Passo
O resultado desta etapa será um documento com as seguintes informações:
relação das atividades com as respectivas etapas identificadas, agrupadas e
seqüenciadas;
relação das normas aplicáveis ao processo de trabalho;
sugestões de melhoria identificadas durante a etapa.
Esses resultados servirão de subsídio para o próximo passo que é o de Identificação
dos Elementos do Processo.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
40 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
8 IDENTIFICAÇÃO DOS ELEMENTOS DO
PROCESSO
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Painel de Bordo
- Formulário: Identificação dos elementos do processo
- Resultados: Identificação dos elementos essenciais das atividades de trabalho
Identificação dos Elementos do
Processo
Mapeamento Elaboração do
Plano de Trabalho
Monitoramento e Avaliação
Levantamento das Etapas e
Normas
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Pré-requisitos da Gestão de
Processos
Redesenho Modelagem do
Processo
Sistema de Medição de
Desempenho
Árvore de Soluções
Proposta de Simplificação
Fim Implementação
do Novo Processo
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 41
8.1 Macro Visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-IEP: Atividades
identificados, com suas
etapas/atividades agrupadas e
ordenadas (S1-LEN).
- S1-IEP: Formulário de
Identificação dos Elementos do
Processo preenchidos (E1-DFA,
E1-MDP).
- S2-IEP: Relação das
sugestões de melhoria
identificadas durante a etapa
(E3-ARS).
Legenda:
1. Enº: entrada, número da entrada;
2. IEP: Identificação dos Elementos do Processo;
3. LEN: Levantamento das etapas e Normas;
4. DFA: Desenho dos Fluxogramas Atuais;
5. ARS: Árvore de soluções;
6. Snº: saída, número da saída.
8.2 O que é a identificação dos elementos do processo?
Esta etapa consiste na identificação e na visualização dos 4 (quatro) elementos
essenciais dos processos de trabalho (fornecedor, entrada, saída e cliente/usuário) que
são encadeados seqüencialmente como mostra a figura que segue.
Identificar entradas, fornecedores,
saídas e clientes das atividades.
Preencher Formulário de
Identificação dos Elementos.
Fim
Validar informações com
o GT.
Fornecedor Entrada Processo SaídaCidadão /
Usuário
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
42 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Para melhor compreensão, pode-se dizer que:
1. Fornecedor É a pessoa/área/instrumento de trabalho, que envia/fornece/disponibiliza o insumo necessário para a realização de determinada etapa PROCESSOS
2. Entrada/Insumos É a informação/documento/material necessário para que se desenvolva a etapa, sem o qual não é possível realizá-la
3. Saída/Produto É a informação/documento/material produzido pelo executor da etapa. É o resultado do trabalho
4. Cidadão/Usuário É a pessoa/área/instrumento de trabalho a quem se destina o resultado do trabalho. Aquele (aquilo) que receberá o que foi gerado pelo executor da etapa
8.3 Como fazer a identificação dos elementos do processo?
8.3.1 Preparação
Para realizar esse passo, é necessária a participação de todos os colaboradores, com a
respectiva orientação do Multiplicador, em reunião de trabalho que poderá ser organizada
com o uso da Técnica de Moderação por Cartelas ou Visualização Móvel (Ferramentas do
Manual). Ressalta-se a necessidade de disponibilizar para todos os participantes uma
lista com todas as atividades identificadas no passo anterior.
O foco desse passo é a identificação dos elementos do processo (fornecedores,
entradas/insumos, saídas/produtos e clientes/usuários) que possibilitará posteriormente,
ao seu executor, enxergar as inter-relações que são estabelecidas entre a sua atuação e
a de outros agentes organizacionais (internos e/ou externos).
O Grupo de Trabalho poderá identificar os elementos com a simples observação das
perguntas abaixo para cada etapa da atividade.
Pergunta explicativa Elementos do
Processo
Quem envia essas informações, recursos e/ou materiais para a execução da etapa? Quem é o fornecedor dos insumos? “De onde vem?”
Fornecedor
O que é preciso para executar a etapa? Quais as informações, recursos e/ou materiais que são insumos para a etapa? O que entra para que seja processado? “O que vem?”
Entrada/Insumo
O que é produzido na etapa? Qual é o resultado da execução da etapa? O que é gerado? “O que sai?”
Saída/ Produto
A quem se destina o resultado da etapa? Quem recebe o produto gerado? “Para onde vai?”
Cidadão/Usuário
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 43
Esta é uma oportunidade de se rever o levantamento feito anteriormente, de forma a
melhorar, alterar, complementar ou reduzir as frases utilizadas para descrever as etapas
do processo. Esse detalhamento possibilitará enxergar as diversas interfaces entre as
atividades, as áreas do órgão, outros processos ou agentes externos.
Lembre-se: o importante neste trabalho é ter a clareza de
que este é um processo de construção conjunta do
conhecimento acerca do fazer, e que tudo o que for
construído em equipe estará sempre aberto a novas
formulações, quando necessário.
8.3.2 Desenvolvimento
Para facilitar o trabalho, recomendamos que a identificação dos elementos do processo
seja feita por meio do - Formulário de Identificação dos Elementos do Processo
(Formulários do Manual).
Formulário de Identificação dos Elementos do Processo:
modelo de formulário, em formato de tabela, que contém os
campos para preenchimento das informações sobre os
elementos essenciais do processo.
O resultado do trabalho do Multiplicador deverá ser validado com GT, em reunião que
deverá ser oportunamente agendada.
Utilizando a atividade “Requisição de Produto/Serviço”, o preenchimento do “Formulário
de Identificação dos Elementos do Processo” poderia ficar da seguinte forma:
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
44 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Formulário de Identificação dos Elementos do Processo
ATIVIDADE: REQUISIÇÃO DE PRODUTO/SERVIÇO
Etapas:
01 - Cadastrar dados da relação de bens e/ou serviços necessitados
02 - Analisar dados solicitados quanto à especificação
03 - Verificar se há disponibilidade de recursos ou previsão
04 - Analisar, aprovar e encaminhar para a Comissão de Licitação
FORNECEDOR De onde vem?
ENTRADA/INSUMO O que vem?
PROCESSO O que você faz com isso? (nº
da frase)
PRODUTO O que vai?
CLIENTE/ USUÁRIO
Para onde vai?
Área solicitante E1 – formulário de “Solicitação
de Bens e Serviços” preenchido.
1 S1 – recibo de Solicitação
de bens/serviço gerado Área solicitante
Formulário de “Solicitação de
Bens e Serviços”
E2 – bens e serviços solicitados
2 S2 – bens e serviços
especificados detalhadamente.
Orçamentação
Técnico Administrativo
E3 – bens e serviços solicitados especificados
detalhadamente planilha de recursos financeiros.
3 S3 - dotação orçamentária
de cada bem/serviço solicitado.
Orçamentação
Orçamentação
E4 – bens e serviços especificados detalhadamente
e dotação orçamentária de cada bem/serviço solicitado
4
S4 – pedido de abertura de licitação com especificação
e dotação de cada bem/serviço
Comissão de Licitação
Uma vez identificados “De onde vem?”, “O que vem?”, “O que sai?” e “Para onde
vai?”, começará a se ter um pouco mais de clareza acerca das diversas possibilidades de
interações/interfaces dos processos.
Pode acontecer de se identificar, para uma etapa, várias entradas - “O que vem?” – e
vários fornecedores - “De onde vem?”. O mesmo pode acontecer com os elementos
produto/saída - “O que sai?” – e cliente/usuário - “Para onde vai?”. Nessa ocasião, faz-
se necessário ter o cuidado de se identificar (numericamente) as “entradas” e “saídas”
com relação à etapa analisada, na tentativa de garantir o entendimento em leituras
posteriores.
Ao se analisar o conjunto de etapas, pode ocorrer de se identificar que uma etapa
depende de uma entrada - “O que vem?” – advinda de outra atividade, ou que a saída
de uma atividade - “O que sai?” – é destinada, também, a outra atividade.
É nesse passo que se identifica onde, quando e como os processos, subprocessos e as
atividades interagem, quais são as suas interfaces existentes.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 45
8.4 Conclusão desse Passo
A conclusão desse passo dar-se-á com a validação, pelo GT, dos Formulários de
Identificação dos Elementos do Processo.
Ao final da execução desse passo, deve-se cuidar para que as informações que foram
anotadas manualmente no Formulário sejam digitadas e documentadas, para que possam
ser divulgadas e utilizadas no próximo passo – o de Desenho dos Fluxogramas Atuais.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
46 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
9 DESENHO DOS FLUXOGRAMAS ATUAIS
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Painel de Bordo
- Ferramenta: Fluxograma
- Resultado: Representação gráfica dos processos de trabalho
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Mapeamento Elaboração do
Plano de Trabalho
Monitoramento e Avaliação
Levantamento das Etapas e
Normas
Identificação dos Elementos do
Processo
Pré-requisitos da Gestão de
Processos
Redesenho Modelagem do
Processo
Sistema de Medição de
Desempenho
Árvore de Soluções
Proposta de Simplificação
Fim Implementação
do Novo Processo
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Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 47
9.1 Macro Visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-DFA: Formulário de
Identificação dos Elementos de
Interação dos Processos
preenchidos (S1-LEN).
- S1-DFA: Fluxogramas atuais
desenhados (E3-ARS e E2-
MDP).
- S2-DFA: Relação das
sugestões de melhoria
identificadas durante o passo
(E3-ARS).
Legenda:
1. Enº: entrada, número;
2. DFA: Desenho dos Fluxogramas Atuais;
3. IEP: Identificação dos Elementos do Processo;
4. ARS: Árvore de Soluções;
5. MDP: Modelagem do Processo;
6. Snº: saída, número.
9.2 O que é fluxograma?
Um fluxograma é um desenho gráfico feito com símbolos padronizados, que mostra a
seqüência lógica das etapas de realização de um processo de trabalho.
Além de permitir a interpretação conjunta do processo, apresenta as seguintes vantagens:
Visão integrada do processo de trabalho;
Visualização de detalhes críticos do processo de trabalho;
Identificação do fluxo do processo de trabalho, bem como das interações entre as
atividades;
Identificação dos potenciais pontos de controle;
Seqüenciar as atividades
Desenhar um fluxograma para cada atividade
Fim
Validar os desenhos com o
GT
Identificar os atores
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
48 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Identificação das oportunidades de melhoria.
9.3 Como desenhar os fluxogramas?
De posse dos Formulários de Identificação dos Elementos do Processo, que foram
construídos para todas as atividades, o Multiplicador, em conjunto com GT, deverá
observar, se há uma seqüência entre as atividades identificadas. Caso haja, deverão ser
colocados em ordem de forma a permitir uma visão global de todo o processo a ser
trabalhado.
É importante ressaltar que será desenhado um
fluxograma para cada atividade de trabalho
identificado, de forma a permitir uma visão global de
todo o processo a ser trabalhado.
9.3.1 Seqüenciamento dos Processos
Procede-se a análise da seqüência entre as atividades de forma que se visualize a ordem
do processo como um todo.
9.3.2 Identificação dos atores
Deve ainda ser identificado quem é o ator responsável pela etapa, podendo ser
representado, dentre outros, por:
um setor do próprio órgão (diretoria de administração, coordenação de informática;
serviço de capacitação institucional);
uma outra organização (órgão externo);
um grupo de pessoas (equipe técnica, equipe de apoio);
uma função exercida por um grupo de pessoas (agentes de saúde, analistas judiciários);
nome de uma profissão (gestor, médico, promotor, engenheiro);
um sistema de informação (sistema de contabilidade, sistema financeiro, sistema de cadastro de fornecedores - SICAF);
outra atividade de trabalho.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 49
Lembre-se de que: Todas as informações contidas nos
Formulários de Identificação dos Elementos do Processo
são importantes, nenhuma delas pode ser desprezada.
9.3.3 Desenho do Fluxograma
Existe uma infinidade de modelos que podem ser utilizados para o desenho dos
fluxogramas do processo de trabalho, e nada impede o uso de outro modelo de melhor
entendimento e de mais fácil aplicação.
Para efeito deste Manual, foi escolhido um modelo simplificado que possibilita um rápido
entendimento de seus elementos constitutivos, bem como sua utilização de ferramenta de
uso comum e de fácil manuseio.
O desenho inicial dos fluxogramas poderá ser feito, em um primeiro momento, pelo
Multiplicador, para só então, apresentar ao GT, que validará o desenho, revisando-o, a
partir da verificação da coerência com o processo desenvolvido no dia a dia.
Para o desenho, será utilizado o software SE SUITE, pois tal ferramenta possui formas e
objetos que facilitam a construção dos fluxos.
Desse modo, tomando por base a atividade “Requisição”, utilizado como exemplo, teríamos o seguinte fluxograma:
REQUISIÇÃO DE PRODUTOS/SERVIÇOS
Área Solicitante
Técnico Administrativo
Orçamentação
Gestor Administrativo
Preencher formulários de “Solicitação de bens e serviços
Cadastrar dados da relação de bens e/ou serviços necessários
Analisar dados solicitados quanto à especificação
Guardar Recibo de Solicitação de bens/serviços
Verifica se há disponibilidade de recursos ou previsão
Analise, aprova e encaminha para Comissão de Licitação
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
50 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Sendo que:
1. atores: representados pelos bonecos na cor laranja, à esquerda do
desenho;
2. atividades: representadas pelas caixas dispostas na respectiva linha de
cada ator;
3. seqüência das ações: representada pelas setas, que indicam o fluxo das
ações.
Feitos os desenhos de todos os fluxogramas, o Multiplicador deverá reunir com o GT,
para a validação do resultado. Caso sejam muitos fluxogramas, o Multiplicador e o GT
podem se dividir em subgrupos de trabalho e distribuir os desenhos entre si, para otimizar
o tempo.
Após a validação, o Multiplicador, procederá à correção dos fluxogramas, conforme as
sugestões/observações dadas.
Todo o histórico deve ser guardado. Não se deve
descartar as versões anteriores até o final do
processo.
9.4 Conclusão desse Passo
A conclusão desse passo dar-se-á com a validação do desenho dos fluxogramas feita
pela o Multiplicador, suas respectivas correções e a divulgação dos resultados.
O Desenho dos Fluxogramas Atuais é o último passo da Fase de Mapeamento dos
Processos de Trabalho. Finalizada esta fase, o Multiplicador começará a preparação da
próxima fase - a de Monitoramento e Avaliação dos Processos de Trabalho, que se
inicia com a Árvore de Soluções.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 51
10 ÁRVORE DE SOLUÇÕES
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Painel de Bordo
- Ferramenta: Técnica de Moderação por Cartelas
- Formulário: Cronograma de Encaminhamentos
- Resultado: Cronograma de ações para soluções de problemas
Árvore de Soluções
Mapeamento Elaboração do
Plano de Trabalho
Monitoramento e Avaliação
Levantamento das Etapas e
Normas
Identificação dos Elementos do
Processo
Redesenho Modelagem do
Processo
Sistema de Medição de
Desempenho
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Proposta de Simplificação
Fim Implementação
do Novo Processo
Pré-requisitos da Gestão de
Processos
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
52 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
10.1 Macro Visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-ARS: Relação das normas
legais aplicáveis ao processo de
trabalho (S2-LEN).
- E2-ARS: relação das
sugestões de melhoria
identificadas (S3-LEN, S2-IEP,
S2-DFA);
- E3-ARS: Fluxogramas atuais
desenhados (S1-DFA).
- S1-ARS: Cronograma de
Encaminhamentos (S2-MDP).
Legenda:
1. Enº: Entrada, número da entrada;
2. ARS: Árvore de Soluções;
3. LEN: Levantamento das etapas e Normas
4. IEP: Identificação dos Elementos do Processo
5. DFA: Desenho dos Fluxogramas Atuais;
6. Snº: Saída, número da saída.
10.2 O que é a árvore de soluções?
A Árvore de Soluções consiste na identificação dos principais problemas que afetam um
determinado processo de trabalho, com o respectivo encaminhamento para sua solução.
Este passo inicia a 3ª Etapa da Gestão de Processos, que é a Fase de Monitoramento e
Avaliação dos Processos.
10.3 Como fazer a árvore de soluções?
Para o desenvolvimento desse passo, propõe-se a realização das seguintes atividades:
- Identificação dos problemas;
Identificar os Problemas
Detalhar as Causas dos
problemas, se for o caso
Fim
Fazer Análise e Priorização de
Solução
Fazer Análise de Causa e Efeito
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 53
- Análise de causa e efeito;
- Detalhamento das causas dos Problemas; e
- Análise e Priorização de Solução.
Nesse passo, recomenda-se o uso da Técnica de Moderação por Cartelas, de forma a
facilitar as discussões do Grupo de Trabalho para a realização de todas as atividades
descritas acima.
Como subsídio para realização desse passo, deverão ser utilizados os registros das
contribuições dadas ao longo dos passos anteriores, são eles:
registros das sugestões de melhoria dadas no decorrer de todos os passos;
levantamento das normas que norteiam o desenvolvimento do processo em
análise;
desenho dos fluxogramas atuais.
10.3.1 Identificação do Problema:
O Multiplicador, em conjunto com os colaboradores, identificará os problemas que afetam
o processo de trabalho, a partir do questionamento:
Qual o problema encontrado no dia a dia, na execução do processo de
trabalho em estudo?
Para isso, sugere-se a utilização da Técnica de Moderação por Cartelas (Ferramentas
do Manual).
EXEMPLO:
Utilizando o processo priorizado no Manual:
Qual o problema encontrado no dia a dia, na execução do processo de
LICITAÇÃO?
Nesse momento, pode-se optar por fazer as perguntas direcionadas as atividades de
trabalho, uma vez que, utilizando a decomposição, pode-se facilitar a análise.
Assim, a pergunta poderia ser:
Qual o problema encontrado no dia a dia, na execução da atividade
“Requisição”?
O Multiplicador deverá registrar todos os problemas e, junto com os colaboradores,
analisar o significado de cada um deles, agrupando-os conforme a similaridade do
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
54 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
conteúdo. Pode ser que se observem problemas repetidos e, portanto, deverão
permanecer apenas aqueles que o GT julgar pertinente. Podem ainda aparecer
problemas dúbios ou que necessitem de mais esclarecimentos. Neste caso, o
Multiplicador poderá proceder aos seguintes questionamentos:
O que você entende sobre isso?
O que você está querendo dizer é ...?
Veja se eu entendi bem!
Qual a melhor forma de expressarmos tal ideia?
10.3.2 Análise de Causa e Efeito
Todo problema deve ser entendido como sendo o efeito de uma ou várias causas
geradoras, portanto, solucionar problemas é atuar nas suas respectivas causas e não
nele diretamente.
Então, após a identificação dos problemas deve-se analisá-los de forma a compreender
corretamente se são efeitos (problema) ou se são causas geradoras.
Para tanto, pode-se lançar ao GT a seguinte pergunta de esclarecimento:
Este é o problema ou é algo que vem antes dele ele acontecer?
Conforme o GT for construindo a compreensão acerca dos problemas expostos, pode-se
optar por organizá-los de maneira que se separem os problemas (efeitos), das suas
respectivas causas, permitindo, desta maneira, a visualização da cadeia de causas que
gera um determinado problema.
É fundamental também que sejam registrados os
pontos fortes do processo de trabalho, para valorizar
e manter o que há de bom.
10.3.3 Detalhamento das causas dos problemas
Depois de identificados, validados e organizados os problemas e suas respectivas
causas, pode ocorrer a necessidade de explorar em maior detalhe algum problema que
ficou com nenhuma ou poucas causas identificadas. Para tanto, pode-se lançar algumas
perguntas como:
O que provoca esse problema? Qual é causa de sua ocorrência?
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 55
10.3.4 Análise e Priorização de Solução
Identificadas e validadas as causas dos problemas, repete-se o processo de discussão
dos colaboradores, em conjunto com o Multiplicador para descobrir possíveis soluções.
Para tanto, pode-se perguntar, por exemplo:
O que pode ser feito para eliminar a causa do problema? O que pode ser feito
para minimizar o problema de imediato?
Observe que as soluções estão diretamente relacionadas com as causas do problema.
Portanto, a partir da solução das causas, conseqüentemente, estar-se-á atuando no
próprio problema.
Na solução de problemas, a tendência é focar nos
problemas e não se vislumbrar soluções. É
necessário que o Facilitador estimule o debate sobre
as soluções, evitando concentrar-se somente nas
explicações e justificativas.
É aconselhável que, para cada problema, sejam identificadas soluções de curto, médio e
longo prazos, conforme o caso. Tais soluções podem ser consideradas da seguinte forma:
Correções: ações tomadas para resolver o problema de imediato, são as de
curto prazo;
Ações corretivas: aquelas que têm o objetivo de eliminar a causa do
problema. Atuam sobre o fato gerador do problema, de forma a evitar que
ele ocorra novamente. Geralmente, são adotadas em médio e/ou em longo
prazo;
Ações preventivas: são ações adotadas com o intuito de eliminar a causa de
um potencial problema ou de uma possível situação indesejável. Também
são adotadas em médio e/ou em longo prazo;
Ações de encaminhamento: são ações que visam dar andamento à solução
de determinado problema que está fora do âmbito de responsabilidade do
GT. São, geralmente, ações de articulação e/ou negociação. Podem ser de
curto, médio ou longo prazo.
Definidas as soluções, o Facilitador deverá proceder à priorização, perguntando:
Qual é o problema que deve ser tratado com maior prioridade?
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
56 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Para isso, podem ser adotados os conceitos básicos da matriz G.U.T (gravidade, urgência
e tendência), conforme instruções do item 15.3, do capítulo 15 deste Manual.
Priorizados os problemas, prossegue-se com a indicação de responsáveis e definição de
prazos para a implementação das soluções, de acordo com a ordem de priorização, de
forma que, ao final, esteja pronta a Árvore de Solução.
Concluídas essas atividades, o resultado poderá ser montado no painel da seguinte
forma:
Observe que, nem sempre, o GT terá governabilidade para atuar na implementação das
soluções sugeridas, porém, há que se considerar que, na maioria das vezes, é possível a
adoção de medidas que, pelo menos, amenizem os impactos do problema no dia a dia.
Mesmo que o GT não possa implementar ação de solução, deve-se definir uma ação de
encaminhamento, tendo em vista que o problema deve ser resolvido e os responsáveis
serem informados, pois, muitas vezes, eles podem desconhecer a ocorrência de tais
problemas.
10.4 Conclusão desse Passo
Os resultados obtidos nesse passo são registrados em forma de um cronograma de
encaminhamento (Formulários do Manual), que deverá ser compartilhado com todos os
interessados. O Multiplicador é o responsável por essas providências e pela articulação
com outros envolvidos nas soluções dos problemas.
Finalizado esse passo, dar-se-á início a Modelagem do Processo, na qual serão
discutidos e analisados todos os resultados alcançados até agora. É onde se promovem
as melhorias do processo em estudo.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 57
11 MODELAGEM DO PROCESSO
Gestão de Processos Organizacionais
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Red
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Painel de Bordo
- Ferramentas: Técnica de Moderação por Cartelas e Fluxograma
- Formulário: Diagrama de Interação do Processo
- Resultado: Novo Desenho do Processo
Mapeamento Elaboração do
Plano de Trabalho
Monitoramento e Avaliação
Levantamento das Etapas e
Normas
Identificação dos Elementos do
Processo
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Pré-requisitos da Gestão de
Processos
Modelagem do Processo
Redesenho Árvore de Soluções
Sistema de Medição de
Desempenho
Proposta de Simplificação
Fim Implementação
do Novo Processo
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
58 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
11.1 Macro Visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-MDP: Formulário de
Identificação dos Elementos do
Processo preenchidos (S1-IEP);
- E2-MDP: Fluxogramas atuais
desenhados (S1-DFA);
- E3-MDP: Cronograma de
Encaminhamentos (S1-ARS);
- E4-: Resultado da avaliação da
Aplicação dos Indicadores (S3-
SMD).
- S1-MDP: Diagrama de
Interação do Processo
Desenhado (E1-SMD);
- S2-MDP: Desenho do Novo
Processo, incluindo o ciclo PDCA
(E2-SMD).
Legenda:
1. Enº: entrada, número da entrada;
2. MDP: Modelagem do Processo;
3. IEP: Identificação dos Elementos do Processo;
4. DFA: Desenho dos Fluxogramas Atuais;
5. ARS: Árvore de Soluções;
6. SMD: Sistema de Medição de Desempenho;
7. Snº: saída, número da saída.
11.2 O que é a modelagem?
É o momento de examinar os diversos aspectos do processo de trabalho de maneira que
possibilite a implementação de melhorias.
A modelagem permite a visualização integral do processo em estudo.
Identificar as condições de Realização
das Atividades
Fazer Análise do Ciclo PDCA
Fim
Desenhar o Novo Processo
Fazer Análise de Coesão e
Acoplamento
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 59
11.3 Como fazer a Modelagem?
Após a realização do passo de elaboração da Árvore de Soluções, o Multiplicador tem
condições de identificar diversas causas geradoras de problemas acerca do processo de
trabalho.
Todas essas causas serão objetos de análise que subsidiarão o desenvolvimento das
atividades desse passo, que deverá ser executado junto ao GT, podendo, para isso, ser
utilizada a Técnica de Moderação por Cartelas (Ferramentas do Manual). A etapa de
Modelagem compreende:
I - Identificação das Condições para Realização das Atividades
a) definição da finalidade das atividades;
b) identificação das principais necessidades dos cidadãos/usuários; e
c) identificação dos recursos necessários a cada atividade (profissionais,
máquinas, softwares, e outros.).
II - Análise e Melhoria das Atividades
a) análise de coesão e acoplamento; e
b) análise do ciclo PDCA.
III - Desenho do Novo Processo
11.3.1 Identificação das Condições para Realização das Atividades
11.3.1.1 Definição da Finalidade das Atividades
Consiste em se definir, de forma descritiva e sucinta, qual é o objetivo de cada um das
atividades de trabalho.
EXEMPLO: A finalidade da atividade “Requisição” poderia ser:
Finalidade:
Iniciar o processo licitatório
A partir dessa constatação, avalia-se a real importância da atividade, podendo-se verificar
se agrega valor e se está alinhado com as estratégias institucionais.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
60 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
11.3.1.2 Identificação das Principais Necessidades dos Cidadãos/Usuários
Um processo de trabalho, para atender a sua finalidade, deve gerar um resultado que
satisfaça o cidadão/usuário. É importante que se faça um levantamento dos resultados
que são esperados pelos cidadãos/usuários com a execução do processo.
Sugere-se que o GT responda a seguinte pergunta:
Quais são as necessidades dos cidadãos/usuários referentes as atividades
de trabalho?
No caso do exemplo do Manual:
Quais as necessidades dos cidadãos/usuários referentes a atividade
“Requisição”?
Uma vez identificadas tais necessidades, o Multiplicador poderá fazer o registro das
informações da seguinte maneira:
Necessidades do Cidadãos/Usuários
Quantificação do bem/serviço
Especificação correta do bem/serviço
Prazo de entrega
Local da entrega
Automação do processo
Confiabilidade no sistema
Acesso, via internet, para acompanhamento do processo.
11.3.1.3 Identificação dos Recursos Necessários as Atividades
Para a plena execução do processo de trabalho, é necessário o atendimento a
determinadas condições, que podem ser definidas como os recursos necessários ao
desenvolvimento do processo.
Esses recursos podem ser categorizados da seguinte forma:
Competências individuais: são os conhecimentos, habilidades e atitudes
necessárias aos profissionais para a execução da atividade;
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 61
Tecnológicos: dizem respeito ao elemento da informática que serve de suporte ao
desenvolvimento do processo. São eles equipamentos, software e outras
tecnologias da informação;
Materiais: estão relacionados à infra-estrutura básica, sistema de instalações,
equipamentos e serviços necessários para a operação do órgão, tais como:
ambiente de trabalho, local para armazenamento, telefone, fax, equipamento de
limpeza, e outros;
Informacionais: são os relativos a informações, documentos, manuais, normas; e
Financeiros: referem-se aos custos e investimentos necessários á
operacionalização do processo.
Para o exemplo dado, os recursos necessários seriam;
Recursos Necessários
Comissão;
1 micro computador;
Sistema de protocolo
Sala adequada;
acesso à Internet;
mesas e cadeiras;
Equipe de apoio, composta por 03 (três) funcionários de carreira
Lei 8.666/93;
Lei 10.520/02;
Legislação aplicável
Pode ocorrer de, durante esse levantamento, se observar que faltam ou que sobram
recursos. É necessário que se proceda à análise de adequação desses mecanismos, de
forma que se registrem as condições ideais para o trabalho.
A partir dos resultados dessas análises realizadas, o Multiplicador deverá proceder à
consolidação de todas as informações mediante o desenho dos Diagramas de Interação
do Processo (Ferramentas do Manual).
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
62 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
O Diagrama de Interação facilita a implementação das melhorias, pois engloba todas as
informações acerca das atividades de forma clara e concisa, o que possibilita a rápida
recuperação e a pronta atualização das informações.
O preenchimento dos Diagramas de Interação do Processo de LICITAÇÃO contemplaria
um diagrama para cada atividade identificado. Utilizando o exemplo da atividade
“Requisição”, um dos diagramas poderia ser o seguinte:
Finalidades
Iniciar o processo licitatório
ENTRADAS ATIVIDADE SAÍDAS
- Relação de bens e serviços que se necessita;
- Planilha de recursos financeiros;
- Orçamento anual.
- Relação de bens e serviços
solicitados;
- Análise dos dados quanto à especificação;
- Disponibilidade de recursos orçamentários para compra dos bens/serviços
Necessidades Recursos Pontos de Controle
Quantificação do bem/serviço;
Especificação correta do bem/serviço;
Automação do processo;
Confiabilidade no sistema;
Acesso, via internet, para acompanhamento do processo.
1 micro computador;
sistema de protocolo;
sala adequada;
acesso à Internet;
mesas e cadeiras;
equipe de apoio composta de 03 (três0 funcionários de carreira;
Lei 8.666/93;
Lei 10.520/02.
Este campo será preenchido quando da Análise do PDCA (item 7.3.2.2, desde capítulo)
Os Diagramas de Interação do Processo auxiliam na construção da proposta de
melhorias, que será representada no Desenho do Novo Processo.
11.3.2 Análise e Melhoria das Atividades
A análise de melhoria consiste em verificar as possibilidades de reformulação da
atividade, de modo que se produza o máximo de resultado ao menor custo possível.
O Multiplicador deverá apoiar-se nas informações obtidas quando da análise das
condições de realização da atividade, para então examinar o seu fluxo.
Para isso, serão utilizados os “Desenhos dos Fluxogramas Atuais” (Fase 2 – Mapeamento
dos Processos), que serão analisados conforme o que se segue:
REQUISIÇÃO
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 63
11.3.2.1 Análise de Coesão e Acoplamento
A análise das atividades, visando a melhorias, requer o tratamento adequado das
atividades à luz de dois conceitos: coesão e acoplamento.
Coesão significa interdependência entre etapas, sendo que uma não é executada, em
hipótese alguma, sem a ligação com a outra. Percebe-se a coesão claramente quando, na
mudança de algum aspecto relacionado com a execução de uma etapa, ocorre um
impacto grande em outra etapa.
Para essa análise, o Multiplicador deverá, a partir dos Fluxogramas Atuais, observar o
seguinte:
a incidência de atividades de vai-e-volta;
existência de sobreposições ou omissões de etapas ; e
a ausência ou irregularidade na seqüência das etapas .
Acoplamento significa interdependência entre agrupamentos de etapas, ou seja, entre
atividades de trabalho. O baixo grau de acoplamento entre as atividades vai permitir que
sejam feitas alterações em um deles, ocorrendo pouco, ou nenhum, impacto sobre o
outro. A fronteira entre atividades com baixo grau de acoplamento é perfeitamente
identificada e visualizada, facilitando a distribuição de responsabilidades e cargas de
trabalho, além de permitir um controle e uma gestão mais precisas.
Na análise do acoplamento, deve-se observar o seguinte:
a existência de muita dependência de uma atividade em relação a outra;
a existência de sobreposições ou omissões de atividades; e
a ausência ou irregularidade nas interações entre as atividades,
Apesar de o grau de acoplamento necessitar ser minimizado, ele não deverá ser nulo,
pois deve haver um mínimo de interação entre as atividades, o que é observado a partir
das interfaces entre eles (as saídas de uma atividade serão as entradas de outra, a
atividade seguinte, conforme a ordem lógica de ação).
O resultado da análise da coesão e do acoplamento será registrado no Desenho do
Novo processo, uma vez que será a expressão das melhorias das etapas desenvolvidas
para a consecução dos resultados do processo como um todo.
Tão importante quanto essa analise é a verificação da agregação de valor que cada
etapa e atividade é capaz de gerar. Portanto, de posse da análise das condições de
realização da atividade e da coesão e acoplamento, torna-se possível visualizar com mais
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
64 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
clareza a possibilidade de eliminação de alguma etapa ou atividade que, eventualmente,
não adicione valor ao produto/serviço gerado.
A melhoria do novo processo requer a máxima
coesão entre as etapas e o mínimo acoplamento entre
as atividades.
11.3.2.2 Análise do Ciclo PDCA
Durante a análise dos fluxogramas das atividades, o Multiplicador deve estar atento ao
cumprimento do ciclo PDCA (Planejamento-Desenvolvimento-Controle-Ação Corretiva),
que deve estar presente em qualquer processo de trabalho, onde:
Planejamento: atividades de planejamento do trabalho a ser realizado, ou seja,
planejamento das etapas desenvolvidas na atividade;
Desenvolvimento: atividades de execução são as que realizam o trabalho
planejado, ou seja, de realização da atividade;
Controle: atividades de medição, de avaliação e acompanhamento do trabalho que
foi executado, ou seja, da atividade; de forma a identificar a diferença entre o que
foi realizado e o que foi planejado. Especial atenção deve ser dada aos Pontos de
Controle que são aqueles que geram regras ou restrições quanto à execução do
processo de trabalho. Eles podem ser:
- Temporais: data de retorno, prazo de entrega, tempo de espera,
período para realização do serviço, e outros;
- Numéricos: índice de reclamação, grau de satisfação do
cidadão/usuário; e outros;
- De Ação: controle da qualidade, verificação automática pelo sistema,
verificação pelo cidadão/usuário, buscas automáticas, e outros.
Utilizando o exemplo da atividade Requisição, os Pontos de Controle poderiam ser os
seguintes:
Pontos de Controle
Qualidade da especificação do produto/serviço;
Tempo de análise
Disponibilidade de recursos
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 65
Os pontos de controle identificados deverão servir de subsídio para orientar a construção
dos indicadores que serão objeto do próximo passo - Sistema de Medição de
Desempenho da Atividade.
Ação Corretiva: agir corretivamente sobre a diferença identificada. Tal atuação
pode ser sobre o que foi feito (retrabalho, reparo, ajuste.) ou sobre o que foi
planejado.
Diante da constatação da ausência ou da insuficiência das ações do ciclo PDCA, o
Multiplicador deve propor a sua inclusão e/ou melhoramento nas atividades. Dessa forma,
o ciclo PDCA será parte integrante da atividade e, portanto, também deverá ser
representado no Desenho dos Novos Fluxogramas.
11.3.3 Desenho do Novo processo
De posse dos Diagramas de Interação do Processo, das análises de Coesão e
Acoplamento e do Ciclo PDCA, o GT terá os elementos necessários à construção da
proposição de melhorias das atividades de trabalho, que serão retratadas no Desenho do
Novo Processo.
Ao iniciar o Desenho do Novo processo, o
Multiplicador deverá ter em mente que o fluxo que
será desenhado, representará a forma como o
processo passará a funcionar a partir das melhorias
propostas.
Após desenhar todos os fluxogramas referentes ao Novo Processo, o Multiplicador terá
em mãos uma sugestão de melhoria que deverá ser submetida à validação pelas áreas
pertinentes.
Durante a validação, deve-se considerar:
sugestões passíveis de implementação imediata;
sugestões que, para sua implementação, é necessária articulação/negociação com
outros agentes institucionais;
sugestões que dependem de suporte da Tecnologia da Informação;
sugestões infactíveis;
sugestões que dependem de alteração da legislação.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
66 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Após tal validação, deverá ser feita a revisão dos desenhos apresentados, com base nas
sugestões/observações do GT, podendo ser gerados desenhos alternativos, para a
implementação das melhorias.
Nesse caso, poderão surgir duas alternativas de desenhos:
Fluxo ideal: é o melhor resultado alcançado pela equipe para a execução da nova
atividade, mas depende de fatores que impedem sua implementação imediata.
Fluxo implementável: é o desenho que considera parte das melhorias
recomendadas pelo desenho ideal, e que tornam possível a implementação
imediata da nova forma de funcionamento da atividade.
11.4 Conclusão desse Passo
O resultado desse passo é o desenho do Diagrama de Interação do Processo e o
Desenho do Novo Processo de trabalho, com as propostas de melhoria.
Com esses desenhos prontos, inicia-se o passo de definição do Sistema de Medição de
Desempenho.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 67
12 SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
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Painel de Bordo
- Formulário: Cadastro de Indicadores
- Resultado: Sistemática de medição e Indicadores formulados
Mapeamento Elaboração do
Plano de Trabalho
Monitoramento e Avaliação
Levantamento das Etapas e
Normas
Identificação dos Elementos do
Processo
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Pré-requisitos da Gestão de
Processos
Sistema de Medição de
Desempenho Redesenho
Árvore de Soluções
Modelagem de Processo
Proposta de Simplificação
Fim Implementação
do Novo Processo
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68 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
12.1 Macro Visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-SMD: Diagrama de
Interação do Processo
Desenhado (S1-MDP);
- E2-SMD: Desenho do Novo
Processo, incluindo o ciclo PDCA
(S2-MDP).
- S1-SMD: Indicadores
Definidos (E3-INP);
- S2-STM: Indicadores
aplicados;
- S3-STM: Resultados da
avaliação da Aplicação dos
Indicadores (E4-MDP)
Legenda:
1. Enº: Entrada, número da entrada;
2. SMD: Sistema de Medição de Desempenho;
3. MDP: Modelagem do Processo;
4. Snº: Saída, número da saída.
5. INP: Implementação do Novo Processo
12.2 O que é o Sistema de Medição de Desempenho
É a denominação que se dá à atividade sistemática e contínua de medir e avaliar a
eficiência, a eficácia, a economicidade e a efetividade dos processos, por meio da
aplicação de indicadores previamente formulados.
Indicadores são definidos e escritos com o uso da linguagem matemática e servem de
parâmetros de referência para medir a eficiência, a eficácia, a economicidade e a
efetividade das atividades.
Para a formulação dos indicadores, deverão ser considerados os pontos de controle
delineados, conforme a análise do ciclo PDCA na Modelagem do Processo, que estejam
Construir Indicadores
Fim
Avaliar Resultados
Aplicar Indicadores
Aperfeiçoar Processos
Ajustar Indicador
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 69
relacionados com a eficiência, a eficácia, a economicidade e a efetividade da
atividade.
Eficiência se define como a capacidade de empregar da melhor maneira a relação entre
os meios disponíveis para obtenção do efeito que se deseja. Está relacionada com os
recursos utilizados na atividade.
Eficácia se define como a capacidade de obter o efeito que se deseja (os meios não são
considerados). Está relacionada com o resultado gerado pela atividade.
Economicidade se define como a minimização dos custos de uma atividade, sem o
comprometimento dos padrões de qualidade.
Efetividade se define como a capacidade que uma ação tem de ser continuada de forma
a manter ou melhorar seus resultados.
Exemplos de indicadores:
1. Indicador de eficácia da atividade “Requisição” = quantidade de
solicitações atendidas no prazo em relação ao total de solicitações pedidas.
2. Indicador de eficiência da atividade “Requisição” = total de recursos
empregados por seção.
3. Indicador de economicidade da atividade “Requisição” = quantidade de
recursos executados em relação aos recursos planejados.
4. Indicador de efetividade da atividade “Requisição’’ = quantidade de
solicitações atendidas no prazo em relação ao total de solicitações
efetuadas em três anos.
É necessário associar o indicador a uma faixa de aceitação. A faixa de aceitação baliza a
aceitação dos resultados obtidos com a aplicação do indicador. Valores obtidos que estão
dentro da faixa são aceitáveis, enquanto valores fora da faixa indicam que é necessário
investigar as condições que redundaram no resultado.
Exemplos de faixas de aceitação para os indicadores:
1. Faixa de Aceitação do Indicador de eficácia da atividade
“Requisição”- entre 60 e 80 % de solicitações atendidas.
2. Faixa de Aceitação do Indicador de eficiência da atividade
“Requisição”- entre 20 e 40 % de solicitações atendidas por seção.
3. Faixa de Aceitação do Indicador de economicidade da atividade
“Requisição”- entre 20 a 30% do valor total das aquisições economizado.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
70 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
4. Faixa de Aceitação do Indicador de efetividade da atividade
“Requisição”- entre 70 a 90 % das solicitações atendidas no prazo.
O foco das ações de desburocratização está na racionalização e otimização dos
processos de trabalho e na desregulamentação dos instrumentos legais, visando atender
aos clientes internos (funcionários ou servidores públicos) e usuários externos e
proporcionar ao cidadão qualidade e satisfação em relação aos serviços prestados.
A avaliação das ações de desburocratização desenvolvidas é realizada buscando:
- verificar em que grau as metas estabelecidas foram atingidas; e
- identificar os impactos decorrentes destas ações.
Esta Avaliação de Desempenho deverá ser realizada após o decurso de um determinado
espaço de tempo, planejado quando da elaboração do Sistema de Medição do
Desempenho, necessário a que ações de desburocratização possam começar a produzir
os efeitos desejados.
12.3 Como Implementar o Sistema de Medição de Desempenho?
O Sistema de Medição de Desempenho é realizado em três etapas: Construção,
Aplicação e Avaliação.
12.3.1 Construção do Sistema de Medição de Desempenho
12.3.1.1 Indicadores de Desempenho
Na Construção, serão formulados os indicadores de cada atividade e os responsáveis
por sua medição e acompanhamento.
Para a construção de cada indicador, as seguintes informações devem ser registradas:
Nome da atividade;
Qual a área a que pertence a atividade;
Quem será o responsável pela definição dos indicadores;
Nome do Indicador;
Unidade de Medida do Indicador;
Tipo do Indicador - se ele mede a eficiência, a eficácia e a efetividade;
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 71
Descrição do Indicador – descrição sucinta do que o indicador mede ou
demonstra;
Fórmula de Cálculo – detalhamento da fórmula de cálculo, com descrição
dos seus elementos constituintes e respectivas unidades de medida,
inclusive se algum elemento for outra fórmula, descrevê-la por completo;
Origem dos Componentes da Fórmula de Cálculo – indicação da fonte de
onde será retida a informação para cada elemento da fórmula;
Faixa de Aceitação – definição da faixa de aceitação do indicador (limites
inferior e superior da faixa);
Interpretações Possíveis – descrição de como interpretar os valores obtidos
pela aplicação do indicador (colocar exemplos quando possível);
Periodicidade de Aplicação – definição da periodicidade de aplicação do
indicador (semanal, quinzenal, mensal, etc).
A ferramenta de apoio a ser utilizada será o formulário Cadastro de Indicadores, disposto
no item 17.4.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
72 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Exemplo do formulário preenchido:
Cadastro de Indicadores
Nome da Atividade Área Responsável Nome do Responsável
Requisição Departamento de Compras Presidente da Comissão de Licitação
Nome do Indicador Unidade de Medida Tipo Versão (dd/mm/aaaa)
04/07/2006 Índice de solicitações atendidas no prazo (ISA)
Percentual Eficácia
Descrição do Indicador Fórmula de Cálculo Origem dos componentes da fórmula de cálculo
Mede o índice de atendimento às solicitações no prazo.
SAP = quantidade de solicitações atendidas no prazo. TSP = total de solicitações pedidas. SAP x 100 TSP
Livro registro de solicitações
Interpretações Possíveis Faixa de Aceitação
Valores até 60% indicam que se está em uma faixa de risco, pois pode inviabilizar futuras aquisições.
O número de atendimento fora do prazo pode ser insuficiente para atender as rotinas da Secretaria.
Valores entre 60 e 80% indicam que se está em uma faixa aceitável.
O número de atendimento é suficiente para atender as rotinas da Secretaria.
Valores acima de 80% indicam aumento de eficácia do processo
Quanto maior o número, mais eficaz é o processo.
Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%.
Periodicidade de Aplicação Periodicidade de Avaliação
Após cada solicitação Trimestral
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 73
12.3.1.2 Indicadores de Impacto
12.3.1.2.1 Marco de Referência
12.3.1.2.1.1 O que é a Identificação do Marco de Referência
É o passo em que serão identificados os principais fatores relacionados à necessidade de
implantação das ações de desburocratização, a situação encontrada, o referencial para
comparação entre a situação atual encontrada e o resultado projetado, os principais
fatores de influência, os problemas e as respectivas ações adotadas.
12.3.1.2.1.2 Como realizar a Identificação do Marco de Referência
Para facilitar a coleta das informações necessárias para o devido acompanhamento do
programa e, conseqüentemente, de sua avaliação, é utilizado o Formulário de
Identificação do Marco de Referência das Ações, contendo os campos:
Nome do gestor: nome do gestor que está respondendo o formulário.
Cargo do gestor: cargo do gestor que está preenchendo o formulário.
Nome do Órgão em que trabalha: nome do Órgão que trabalha o gestor, com
identificação da área.
Situação encontrada: detalhamento da situação problema que levou o processo a ser
priorizado a ser apresentada na matriz de acompanhamento de desempenho de impacto.
Principais fatores de influência: identificação dos principais fatores de influência para a
situação encontrada (recomendação de identificação de, no máximo, cinco fatores). Os
fatores de influência diferem dos problemas por representarem o que pode influenciar
determinada situação - e não o “fim” da mesma.
Identificação dos problemas: identificação dos principais problemas em relação à
situação encontrada (recomendação de identificação de, no máximo, três problemas).
Identificação das ações adotadas: identificação das principais ações adotadas na
tentativa de solucionar o problema encontrado (recomendação de identificação de, no
máximo, duas ações).
Informações complementares: espaço reservado para outras informações relevantes
sobre o processo, que apresentem relação direta ou indireta com os problemas
identificados (espaço livre ao gestor).
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
74 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DO MARCO DE
REFERÊNCIA DAS AÇÕES
Data
IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO OU ENTIDADE
Nome do gestor:
Cargo do gestor:
Nome do Órgão em que trabalha:
INFORMAÇÕES DE AVALIAÇAO – PROGRAMA, PROJETO OU AÇÃO
Situação encontrada:
Principais fatores de influência:
Identificação do(s) problema(s) e da(s) ação(ões) adotada(s)
Problemas Ações
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
12.3.1.2.2 Matriz para Identificação e Acompanhamento de Impacto
12.3.1.2.2.1 O que é a Estruturação da Matriz de Identificação e Acompanhamento
de Impacto
A Matriz de Acompanhamento de Impacto representa o desdobramento da identificação
do marco de referência e abrange a avaliação das ações implementadas, por intermédio
de indicadores de desempenho, observados nas perspectivas básicas estabelecidas pela
Secretaria, alinhadas aos seus objetivos.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 75
A matriz de avaliação de impacto objetiva proporcionar: o acompanhamento das ações e
de seus resultados, por meio de indicadores claros e precisos; a avaliação das ações do
programa por parte das próprias organizações participantes; e a divulgação dos
resultados positivos alcançados.
12.3.1.2.2.1.1 Como preencher a Matriz de Identificação e Acompanhamento de
Desempenho e de Impacto
O preenchimento da matriz ocorrerá a partir da definição da ação a ser executada em
consonância com os objetivos/perspectivas da Secretaria, alinhada aos objetivos do mapa
estratégico da SEFIN. Sua aplicação tem por objetivo avaliar os principais impactos
diretos e indiretos das ações, como também os resultados organizacionais, considerada a
necessidade de uma avaliação integrada para a implementação plena do modelo
proposto.
Além da possibilidade do acompanhamento dos resultados das ações, a matriz auxiliará o
gestor na compreensão dos resultados a partir das perspectivas adotadas.
Ao implementar novas ações, o gestor terá a consciência de que elas poderão gerar
impactos múltiplos, desenvolvendo a percepção sistêmica dos efeitos da ação sobre os
objetivos da Secretaria.
Esta Matriz permitirá o acompanhamento e a avaliação dos impactos das ações de
desburocratização, por meio de formulário pré-estruturado e de fácil preenchimento,
contendo os campos:
Objetivo: ao definir a(s) ação(ões) deverá(ão) ser identificado(s) o nível de maior impacto
em relação à Secretaria, bem como a perspectiva a qual o objetivo pertence dentro das
pré-estabelecidas. Ex: melhorar o atendimento fornecido aos beneficiários (objetivo que
pode ser classificado ou na perspectiva social ou na perspectiva de processos – a
depender dos critérios adotados para a elaboração do mapa estratégico da SEFIN.
Situação problema: situação que justifica a realização da ação proposta de melhoria,
representada, para fins específicos da avaliação de impacto, pelas ações de desempenho
geral e de desburocratização relacionadas aos objetivos organizacionais (vide separação
em origem feita a seguir).
Ação: a(s) ação(ões) de desburocratização será(ão) definida(s) a partir do
estabelecimento dos objetivos da Secretaria. Ex: melhorar o atendimento fornecido aos
contribuintes – objetivo; disponibilizar via Internet os formulários de pedido de alvará –
ação.
Meta: para fins específicos do modelo de avaliação proposto, ao se definir a ação, deverá
ser traçada a meta a ser alcançada. Preferencialmente, a meta deverá ser objetiva e
passível de mensuração em termos quantitativos. É importante ressaltar que para cada
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
76 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
objetivo, assim como para cada ação, poderão ser definidas uma ou mais metas. Ex:
aumentar em 10% a quantidade de cidadãos atendidos pelo Programa no período de 6
meses (meta 1); melhorar a qualidade/diminuir a quantidade de reclamações em 30% no
período de 8 meses (meta 2).
Indicador: depois de definida(s) a(s) meta(s) é preciso acompanhamento. Para que cada
meta possa ser mensurada, é preciso estabelecer indicadores de desempenho e de
impacto correspondentes. Exemplo de indicador de desempenho: número de processos
feitos com qualidade; exemplo de indicador de impacto: nível de satisfação do
beneficiário.
Dimensão: depois de definido o indicador, é preciso classificar a sua natureza em função
dos critérios de eficiência, eficácia, efetividade e economicidade. Para tanto, serão
consideradas as definições para classificação dos indicadores:
- eficiência: melhor relação possível entre os produtos (bens e serviços)
gerados por uma atividade e os custos dos insumos empregados em um
determinado período de tempo;
- eficácia: grau de alcance das metas programadas, em um determinado
período de tempo, independentemente da utilização dos recursos
empregados;
- efetividade: relação entre os resultados alcançados e os objetivos que
motivaram a atuação institucional, entre o impacto previsto e o impacto real
de uma atividade; e
- economicidade: minimização dos custos de uma atividade, sem
comprometimento dos padrões de qualidade. Refere-se à capacidade de
uma instituição de gerir adequadamente os recursos financeiros a sua
disposição.
Descrição: depois de definido o indicador, é preciso descrever a forma de mensuração
para avaliação. Ex:
- indicador: número de pessoas atendidas;
- descrição: número de pessoas atendidas em determinado período (forma de
cálculo do indicador).
Faixa aceitável: estabelecimento dos valores mínimo aceitável e do máximo esperado
em relação ao desempenho esperado e o desejado. O alinhamento da “faixa aceitável” é
feito a partir da identificação da meta e do objetivo específicos da ação.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 77
Ex:
- valor mínimo – atender 5% de todos os processos pela internet;
- valor máximo – atender 25% de todos os processos pela internet.
Local: indica o local onde a informação deverá ser coletada. Local físico (Órgão,
departamento, setor, seção e outros) e a fonte (documento, sistema e outros). Ex:
Departamento de informática /Sistema de Acesso a Internet.
Freqüência: representa a freqüência de mensuração dos resultados. Ex: diário, semanal,
mensal, trimestral e outros. A freqüência de coleta dos dados poderá ser diferente da
freqüência de avaliação dos mesmos. Ex:
- coleta dos dados: mensal;
- avaliação dos indicadores: trimestral (avaliação do acumulado).
Responsável: área e profissional responsável pelo acompanhamento da ação e,
conseqüentemente, pela mensuração do resultado. O responsável será a pessoa que irá
fornecer a atualização do indicador.
Resultado: resultados mensurados a partir dos indicadores verificados. O resultado
deverá ser avaliado, quando possível, em, no mínimo, três momentos principais: antes do
início da ação, três e quinze meses após a implementação da ação.
Guia de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
78 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Matriz de acompanhamento – matriz para identificação e acompanhamento de impacto.
PE
RS
PE
CT
IVA
I
Objetivo Situação Problema
Ação/Origem Meta Indicador Dimensão Descrição
Faixa Aceitável
Local Freq. Resp.
Resultado
Mín. Máx. Pré 3 M 15 M
Objetivo 1 Situação 1
Ação 1 DESB Meta 1 Indicador 1 Dimensão 1 Descrição do indicador 1
x y Local 1 Frequência 1 Responsável
1 a b c
Ação 1n GP Meta n Indicador n Dimensão n Descrição do indicador n
X% y% Local n Frequência n Responsável
n e f g
Objetivo 2 Situação 2
Ação 2 DESB Meta 2 Indicador 2 Dimensão 2 Descrição do indicador 2
x y Local 2 Frequência 2 Responsável
2 a b c
Ação 2n GP Meta n Indicador n Dimensão n Descrição do indicador n
X% y% Local n Frequência n Responsável
n e f g
PE
RS
PE
CT
IVA
II
Objetivo Situação Problema
Ação/Origem Meta Indicador Dimensão Descrição
Faixa Aceitável
Local Freq. Resp.
Resultado
Mín. Máx. Pré 3 M 15 M
Objetivo 1 Situação 1
Ação 1 DESB Meta 1 Indicador 1 Dimensão 1 Descrição do indicador 1
x y Local 1 Frequência 1 Responsável
1 a b c
Ação 1n GP Meta n Indicador n Dimensão n Descrição do indicador n
X% y% Local n Frequência n Responsável
n e f g
Objetivo 2 Situação 2
Ação 2 DESB Meta 2 Indicador 2 Dimensão 2 Descrição do indicador 2
x y Local 2 Frequência 2 Responsável
2 a b c
Ação 2n GP Meta n Indicador n Dimensão n Descrição do indicador n
X% y% Local n Frequência n Responsável
n e f g
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 79
12.3.2 Aplicação do Sistema de Medição de Desempenho
O acompanhamento dos indicadores deve se constituir numa atividade regular, estando
inserida no contexto das atividades. Portanto, o principal responsável por realizar essa
atividade é o próprio responsável pela execução da atividade.
Quando a medição aponta para problemas (necessidades ou dificuldades), torna-se
necessário tecer consideração acerca do resultado obtido. É necessário investigar as
causas, analisar conseqüências e apresentar propostas para que ações de
ajuste/correção sejam desencadeadas no curto prazo.
As seguintes informações devem ser registradas em cada ocorrência de aplicação do
indicador:
Data da aplicação;
Resultado obtido – indicação do valor obtido em relação à faixa de
aceitação;
Considerações acerca do resultado obtido – categorização do problema
(condições internas ou externas) e descrição sucinta das causas,
conseqüências e proposições.
A ferramenta de apoio para o registro de ocorrência de aplicação do indicador é o
formulário Aplicação de Indicadores, disposto neste Manual e deve ser preenchido como
no exemplo abaixo.
Formulário Aplicação de Indicadores
Nome da Atividade Área Responsável Nome do Responsável
Requisição Depto. Compras Presidente da Comissão de Licitação
Data da Aplicação Resultado Considerações O que fazer
11/06/2006
SAP = 45 x 100 = 64,29 % TSP ISA
Valor encontrado a faixa de aceitação, porém, próximo ao limite inferior
Padronizar os modelos de pedido de material ou serviços.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
80 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
12.3.3 Avaliação do Sistema de Medição de Desempenho
A avaliação do Sistema de Medição de Desempenho é a análise do histórico dos
resultados dos processos, para verificar sua tendência, comparando com referencial
externo, e subsidiar o processo decisório por intermédio de fatos e dados concretos.
As constantes transformações nos ambientes organizacionais, associadas à aplicação
sistemática e contínua dos indicadores, auxiliam na criação de um quadro amplo sobre a
evolução da atividade em termos de eficiência, eficácia, economicidade e efetividade.
Esse quadro só é possível de se obter após certo período de tempo, quando já existe
algum histórico de resultados.
O histórico de resultados obtidos é então avaliado, subsidiando ações de
aperfeiçoamento da própria atividade, ou de ajuste nos indicadores (calibragem).
Na avaliação, os executores das atividades devem buscar:
Observar a tendência dos resultados: indica a evolução temporal do que tem
acontecido no período considerado;
Comparar com alguma referência externa: permite estabelecer a posição em
relação ao ambiente externo representado pelo benchmark, pela
concorrência, se for o caso, ou outra fonte suficientemente confiável de
referência, em relação a algum processo ou atividade similar.
Aperfeiçoar o processo ou atividade significa redesenhá-lo, implementando melhorias
que foram percebidas como resultado do monitoramento. Assim, poderá orientar um novo
ciclo de aplicação do Manual de Gestão de Processos.
A calibragem consiste em ajustar a faixa de aceitação dos indicadores, alargando ou
reduzindo o intervalo contido entre o limite superior e o inferior (significa ajustar a
tolerância dos resultados), uma vez que estes poderiam estar muito rigorosos ou
benevolentes. Diversos fatores intrínsecos aos processos podem justificar a calibragem,
como a melhoria ou a piora da eficiência, da eficácia, da economicidade e da efetividade
do processo (ou atividade) e condições sazonais (férias de servidores, picos não previstos
de carga de trabalho, entre outras), por exemplo.
A avaliação do Sistema de Medição de Desempenho é a análise do histórico dos
resultados dos processos, para verificar sua tendência, comparando com referencial
externo, e subsidiar o processo decisório por intermédio de fatos e dados concretos.
Constituir um histórico de resultados é fundamental para “aprender” com a aplicação dos
indicadores. Sendo assim, não é recomendável promover ajustes nos limites de aceitação
em intervalos curtos de tempo.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 81
A aplicação contínua e sistemática dos indicadores
garante elementos mais consistentes para o
aperfeiçoamento dos processos (ou atividades) e para
a calibragem dos indicadores.
12.3.3.1 Formulário Complementar de Avaliação de Impacto
12.3.3.1.1 O que é o Formulário Complementar de Avaliação de Impacto
O Formulário Complementar de Avaliação, a ser preenchido pelos gestores da
Secretaria, tem por objetivo complementar e detalhar a avaliação das ações de
desburocratização, bem como seus respectivos impactos, por meio do
estabelecimento de sistemática que possibilite o seu acompanhamento e
monitoramento.
O instrumento contemplará a percepção do gestor quanto às ações e possibilitará a coleta
de dados que auxiliarão na avaliação das informações contidas na Matriz de
Acompanhamento de Impacto, bem como na checagem das informações fornecidas. É
recomendável que os gestores responsáveis pelo acompanhamento e pela avaliação das
ações sejam também os responsáveis pelo preenchimento do Formulário, pois essas
informações irão contribuir para o aumento da qualidade da avaliação, auxiliando o seu
desenvolvimento, além de possibilitar a disseminação das melhores práticas de gestão
entre os diversos participantes do Programa.
12.3.3.1.2 Como preencher o Formulário Complementar de Avaliação de Impacto
Para melhor visualização, é apresentado um modelo de Formulário de Complementação
de informações de acompanhamento e monitoramento de impacto das ações de
desburocratização, com os seguintes campos:
Nome do gestor: nome do gestor que está respondendo o formulário.
Cargo do gestor: cargo do gestor que está preenchendo o formulário.
Nome do Órgão em que trabalha: nome do Órgão que trabalha o gestor, com
identificação da área.
Quantidade de beneficiários diretos das ações de desburocratização:
quantidade de pessoas que foram beneficiadas diretamente pelas ações de
desburocratização.
Descrição de quem está sendo considerado como beneficiário direto das
ações de desburocratização: objetiva a identificação do público identificado, bem
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
82 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
como possibilita a conferência da classificação para eventuais ajustes (se
necessários).
Quantidade de beneficiários indiretos das ações de desburocratização:
quantidade de pessoas que foram beneficiadas indiretamente pelas ações.
Descrição de quem está sendo considerado como beneficiário indireto das
ações de desburocratização: objetiva a identificação do público identificado, bem
como possibilita a conferência da classificação para eventuais ajustes (se
necessários).
Descrição das cinco ações de desburocratização de melhor resultado:
descrever e explicar as cinco ações de melhor resultado. Indicar os motivos dos
resultados.
Descrição das cinco ações de desburocratização de menor resultado:
descrever e explicar as cinco ações de menor resultado. Indicar os motivos dos
resultados.
Sugestões para melhoria das ações de menor resultado: sugerir de forma
detalhada ajustes nas ações de menor resultado. Justificar medidas.
Informações complementares: espaço reservado para outras informações
relevantes sobre o processo, que apresentem relação direta ou indireta com os
problemas identificados (espaço livre ao gestor).
Este formulário poderá ser adaptado, de forma a conter outras questões específicas
pertinentes a cada Unidade Organizacional, entre elas podem ser destacadas:
Número de processos alterados pelas ações: quantidade de processos de
trabalho que foram alterados pelas ações de desburocratização.
Média de redução de tempo nos processos a partir das ações: tempo médio
economizado (em horas) nos processos depois das ações de desburocratização.
Quantidade de documentos reduzidos com as ações: depois de implementada a
ação, informa a quantidade de documentos reduzidos no processo.
Número de ações de desburocratização realizadas por completo no período:
quantidade de ações de desburocratização realizadas por completo.
Número de ações de desburocratização em execução: quantidade de ações de
desburocratização em execução.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 83
FORMULÁRIO COMPLEMENTAR DE AVALIAÇÃO DO
GESPÚBLICA
Data
IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO OU ENTIDADE
Nome do gestor:
Cargo do gestor:
Nome do Órgão em que trabalha:
INFORMAÇÕES DE AVALIAÇAO – PROGRAMA, PROJETO OU AÇÃO
Pers
pecti
va I
Quantidade de benefícios diretos das ações de desburocratização.
Descrição de quem está sendo considerado como beneficiário direto.
Descrição de benefícios indiretos das ações de desburocratização.
Descrição de quem está sendo considerado como beneficiário indireto.
Descrição das cinco ações de desburocratização de melhor resultado
Descrição das cinco ações de desburocratização de menor resultado
Sugestões para melhoria das ações de menor resultado
Pers
pecti
va I
I
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
84 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
12.3.3.2 Análise de viabilidade para realização de Pesquisa com os Beneficiários
A análise objetiva avaliar a necessidade real de pesquisa, de acordo com o escopo das
ações implementadas e em função da análise de risco, de relevância e materialidade.
A aplicação de pesquisa com beneficiário para complementação da avaliação de impacto
das ações implementadas em relação ao:
Risco: intensidade de propensão a fraudes ou erros a que determinada operação ou item
estão sujeitos;
Relevância: grau de importância de um determinado item em relação ao todo;
Materialidade: magnitude do valor ou do volume de recursos envolvidos, isoladamente ou
em determinado contexto.
12.4 Conclusão desse Passo
Os resultados desse passo são:
Cadastro de Indicadores preenchido;
Marco de Referência preenchido;
Matriz para Identificação e Acompanhamento de Impacto preenchida;
Formulário Aplicação de Indicadores preenchido;
Formulário Complementar de Informações preenchido;
Com o Sistema de Medição de Desempenho definido, encerra-se a fase de
Monitoramento e Avaliação do Processo e inicia-se a fase de Redesenho, ou seja, a
implementação das melhorias, devendo o Multiplicador iniciar o passo de elaboração da
Proposta de Simplificação.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 85
13 PROPOSTA DE SIMPLIFICAÇÃO
Gestão de Processos Organizacionais
Pla
ne
jam
en
to
Ma
pea
men
to
Mo
nito
ram
en
to
e A
valia
çã
o
Red
esen
ho
Painel de Bordo
- Resultados: proposta de Simplificação validada
Proposta de Simplificação
Mapeamento Elaboração do
Plano de Trabalho
Monitoramento e Avaliação
Levantamento das Etapas e
Normas
Identificação dos Elementos do
Processo
Redesenho Árvore de Soluções
Modelagem de Processo
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Sistema de Medição de
Desempenho
Fim Implementação
do Novo Processo
Pré-requisitos da Gestão de
Processos
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
86 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
13.1 Macro Visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-PRS: Resultados
alcançados com a
implementação das etapas de
Simplificação.
- S1-PRS: Proposta de
Simplificação elaborada.
Legenda:
1. Enº: entrada, número da entrada;
2. PRS: Proposta de Simplificação;
3. Snº: saída, número da saída.
13.2 O que é a Proposta de Simplificação?
É o documento que apresenta a síntese do Novo Desenho do Processo de trabalho e tem
como objetivo sua submissão à apreciação da autoridade competente para que seja
aprovada e implementada.
13.3 Como fazer a Proposta de Simplificação?
A Proposta de Simplificação deve conter argumentos suficientes para justificar as
melhorias que se propõem, portanto, além de conter a apresentação do Novo Desenho do
Processo, deverá ainda apresentar os pontos de melhorias que foram passíveis de
implementação, sugestões de encaminhamento para soluções de curto, médio e longo
prazo e benefícios resultantes da implementação do novo processo. Então, uma possível
estruturação da proposta poderia ser a seguinte:
Elaborar proposta de
Simplificação
Submeter à aprovação da
Autoridade Competente
Fim
Validar proposta com o GT
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 87
Objetivo: apresenta a finalidade da proposta que é, fundamentalmente, servir
como documento de referência para que o novo processo de trabalho seja
aprovado pela autoridade competente e implementado pelas áreas
envolvidas;
Redesenho do Processo: com base na análise realizada a partir da
Modelagem do Processo surgiu a proposta de uma nova forma de realizar o
processo de trabalho. Poderão ser apontadas as ações que devem ser
incluídas, excluídas e/ou alteradas em sua seqüência de realização; os
atores que deverão ou não participar do novo processo, a junção ou
desmembramento de atividades, inclusão de indicadores para
monitoramento e assim por diante;
Pontos de Melhoria implementados: as melhorias que foram passíveis de
implementação imediata e que ocorreram ao longo dos trabalhos de
simplificação do processo priorizado devem ser apontadas neste item,
utilizando-se, se possível, de dados comparativos (antes e depois da
simplificação);
Sugestões de Melhorias para encaminhamento: as melhorias que ainda não
foram implementadas e o porquê. O fluxo de trabalho ideal pode depender
de fatores que impedem sua implementação imediata. Assim, as melhorias
que dependem de suporte da Tecnologia da Informação, de articulação
política interna e/ou externa, bem como as condições e pressupostos
necessários para a implementação do novo processo (recursos, decisões e
outros deverão ser detalhados aqui;
Benefícios da implementação do Redenho do Processo: os dados
resultantes da análise feita no passo de Modelagem dos processos poderão
subsidiar a elaboração deste item e serão elementos para os indicadores.
Aqui, verificações como: redução de tempo para execução da tarefa, redução de
retrabalho, otimização de recursos humanos e tecnológicos e outras vantagens
anteriormente observadas pelo Multiplicador, devem ser descritas.
IMPORTANTE: uma redação cuidadosa do texto da
proposta auxiliará o leitor a ter uma compreensão clara
das proposições ora apresentadas. Se possível,
acrescentar dados comparativos que retratem a realidade
do antes e a evolução do processo a partir da
implementação das etapas de simplificação.
13.4 Conclusão desse Passo
Uma vez apresentada e aprovada a implementação do Redesenho do Processo pela
autoridade competente, o Multiplicador estará apta a iniciar a Implementação do Novo
Desenho do Processo.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
88 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
14 IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO PROCESSO
Gestão de Processos Organizacionais
Pla
ne
jam
en
to
Ma
pea
men
to
Mo
nito
ram
en
to
e A
valia
çã
o
Red
esen
ho
Painel de Bordo
- Resultados: Manual de Procedimentos elaborados, profissionais capacitados e novos processos divulgados.
Mapeamento Elaboração do
Plano de Trabalho
Monitoramento e Avaliação
Levantamento das Etapas e
Normas
Identificação dos Elementos do
Processo
Desenho dos Fluxogramas
Atuais
Pré-requisitos da Gestão de
Processos
Implementação do Novo Processo
Redesenho Árvore de Soluções
Modelagem de Processo
Sistema de Medição de
Desempenho
Fim Proposta de Simplificação
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Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 89
14.1 Macro Visão desse Passo
ENTRADAS PROCESSOS SAÍDAS
- E1-INP: Diagrama de
Interação do Processo
Desenhado (S1-MDP);
- E2-INP: Desenho do Novo
Processo, incluindo o ciclo PDCA
(S2-MDP);
- E3-INP: Indicadores definidos
(S1-SMD);
- E4-INP: Manual de
procedimentos elaborado (S1, S2
e S3-INP).
- S1, S2 e S3-MDP: Manual de
procedimentos elaborado (E4-
INP);
- S4-INP: Envolvidos com o
novo processo capacitados;
- S4-INP: Novo funcionamento
do processo divulgado.
Legenda:
1. Enº: entrada, número da entrada;
2. INP: Implementação do novo Processo;
3. MDP: Modelagem do Processo;
4. SMD: Sistema de Medição de Desempenho;
5. Snº: saída, número da saída.
14.2 O que é a Implementação do Novo Processo?
Compreende as ações necessárias para que o novo funcionamento do processo de
trabalho seja introduzido na rotina organizacional.
14.3 Como realizar a Implementação do Novo Processo?
A Simplificação dos Processos introduz elementos novos no fluxo de trabalho, e, por
conseguinte, altera a forma como todos os colaboradores estavam acostumados a
desenvolver suas atividades. Portanto, a implementação de um novo processo necessita
de um esforço organizado e persistente para alcançar a mudança planejada.
Treinar os envolvidos com
o Novo Processo
Fim
Divulgar o novo funcionamento do Processo
Elaborar Manual de Procedimento
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
90 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Para tanto, o Multiplicador, juntamente com o grupo de trabalho executor do processo,
deverá realizar, pelo menos, três ações que os auxiliarão nesse trabalho. São elas:
elaboração do Manual de Procedimentos;
capacitação dos envolvidos no Novo Processo de Trabalho;
ampla divulgação do novo funcionamento do processo de trabalho e dos
benefícios gerados.
14.3.1 Elaboração do Manual de Procedimentos
O Manual de Procedimentos representa a etapa de documentação formal do processo
simplificado e orientará a ação dos envolvidos no processo. Nele, devem estar
representados, na forma escrita e gráfica, todos os passos de execução do processo de
trabalho.
A primeira ação é identificar quantos e quais procedimentos podem ser redigidos a partir
das atividades que foram melhorados no passo de Modelagem do Processo.
Os procedimentos devem conter toda a sistemática de trabalho estabelecida, de forma
que possibilite ao leitor a compreensão acerca do que deve ser feito e do como fazê-lo.
É necessário que se defina um padrão de documentação, bem como, um controle de
versão do que está sendo documentado, de modo a garantir que todas as informações
acerca do procedimento estejam disponíveis e acessíveis na versão mais atual.
Nessa ação, deve ser definido o corpo padrão dos procedimentos do órgão, podendo
seguir o exemplo:
1. Título do Procedimento: é a designação do procedimento;
2. Número do Procedimento: pode ser criado um código que identifique a
área/setor responsável pelo procedimento e um número seqüencial de
controle;
3. Controle de versão: campo que indica a versão e a data de sua elaboração,
bem como o(s) responsável(is) pela elaboração e aprovação do documento.
A cada alteração do documento, a versão deve ser atualizada;
4. Objetivo: deve dizer a que se destina tal procedimento;
5. Aplicação: informa onde e quando se aplica o procedimento, que
áreas/setores devem utilizá-lo e em que circunstâncias;
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 91
6. Responsável: indica que área/setor é responsável por manter o
procedimento atualizado e por disseminá-lo no órgão, bem como por
promover as capacitações relativas a ele;
7. Glossário: apresenta as siglas e ou códigos que aparecerão no corpo do
documento com seus respectivos significados;
8. Entradas: informa as entradas/insumos necessárias à execução do
procedimento;
9. Descrição: é a decodificação dos fluxogramas e da modelagem, é onde se
escreve passo-a-passo o(s) procedimento(s);
10. Saídas: informa os resultados gerados com o desenvolvimento do(s)
procedimento(s);
11. Fluxograma: mostra a representação gráfica do(s) procedimento(s);
12. Referências: relaciona os instrumentos de trabalho (formulários, sistemas
de informação, normas) que são mencionados no corpo do documento,
indicando onde e como encontrá-los;
13. Anexos: apresenta o modelo dos instrumentos de trabalho (formulários,
sistemas de informação) que servem de apoio à execução da(s) atividade (s)
com suas respectivas instruções de preenchimento.
O Manual deverá conter ainda informações acerca do processo de trabalho como um
todo, tais como: as metas a serem alcançadas e as autoridades e responsabilidades de
seus executores.
14.3.2 Capacitação dos envolvidos no Novo Processo de Trabalho
Consiste em ensinar o novo processo de trabalho aos envolvidos, de acordo com o que
está estabelecido no Manual de Procedimentos, de modo a garantir a sua perfeita
execução e gestão.
Durante esse passo, devem ser apresentados o novo desenho do processo, as novas
regras do trabalho definidas no Manual de Procedimentos, bem como os instrumentos
que apoiarão as atividades, tais como: formulários, normas e sistema de medição de
desempenho do processo.
Todos aqueles que estão diretamente ligados ao processo de trabalho simplificado devem
participar da capacitação. Às vezes, podem-se identificar pessoas que, apesar de não
apresentarem ligação direta com o processo, necessitem de capacitação quanto à nova
dinâmica, em virtude da relação estreita de suas atividades frente ao novo processo.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
92 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
A capacitação deve ser ministrada com aulas expositivas e participativas. Deve-se montar
um programa de aulas que comporte todo o conteúdo do Manual de Procedimentos,
considerando que tudo isso deve ser transmitido aliado a exercícios práticos.
Após a capacitação, os participantes devem estar aptos a aplicar, na prática diária, os
conhecimentos adquiridos e a analisar criticamente o desempenho do processo, de forma
que possibilite a sua melhoria contínua.
14.3.3 Divulgação do Novo Funcionamento do Processo
Consiste na divulgação da sistemática de funcionamento do Novo Processo de Trabalho
que fora simplificado e que, agora, necessita ser conhecido pelos demais colaboradores
do Órgão/Entidade e/ou pelos cidadãos, de forma que garanta visibilidade e disseminação
do trabalho desenvolvido.
O Multiplicador deverá se reunir para definir a estratégia de divulgação e os possíveis
canais de comunicação que poderá utilizar para fazer com que o objetivo da ação seja
alcançado. Deverá ter em mente alguns aspectos a serem considerados:
O que divulgar: Deverão ser divulgados os resultados obtidos com a
Simplificação dos Processos, apresentando o passo-a-passo para a
realização do Novo Processo de Trabalho, bem como resultados do tipo:
índices de melhoria do processo, novos padrões de qualidade, redução de
tempo e recursos utilizados para a realização do processo, diminuição de
idas e vindas de documentos, tempo de espera, retrabalho, filas e outros.
Para quem divulgar: definir qual o público-alvo a ser atingido pela campanha
e qual a amplitude da ação, se esta deverá limitar-se aos colaboradores da
instituição ou deverá ser estendida ao cidadão;
Meios para a divulgação: é a verificação das ferramentas e tecnologias que
poderão ser utilizadas para tornar pública e acessível a informação. Para o
caso de divulgação junto aos colaboradores internos, pode-se realizar
seminários;
Periodicidade: a depender do meio de divulgação escolhido, definir se as
informações deverão ser difundidas diariamente, semanalmente,
mensalmente, outros;
Qualidade da informação: a informação a ser divulgada deve ser: precisa,
completa, econômica, flexível, confiável, relevante, simples, em tempo e
verificável.
O Multiplicador terá o desafio de definir uma estratégia de divulgação que desperte em
seu público alvo o estímulo para que acessem as informações que serão transmitidas.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 93
Somente a divulgação em si, não garante o acesso.
Para motivar o acesso à informação, o Multiplicador deverá trabalhar com “chamadas”
que despertem a curiosidade do público-alvo e que possibilite identificarem no Novo
Processo, benefícios concretos para a melhoria de seu trabalho e de sua vida, quebrando
as barreiras que os impedem de conhecer e se apropriarem do novo.
A divulgação, além de cumprir o princípio da
transparência, também estimula o surgimento de
novas ideias para a simplificação do órgão, as quais
devem, no decorrer da capacitação, ser anotadas pela
equipe de Multiplicadores.
14.4 Conclusão desse Passo
Esse é o passo final da Simplificação dos Processos e encerra a primeira rodada de
melhoria dos processos. Uma vez melhorados os processos, pode-se gerar outras
demandas de Simplificação, as quais deverão ser planejadas e implementadas em novos
ciclos de aplicação desses passos do Manual.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
94 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
15 FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROCESSOS
15.1 Ferramenta Informatizada de Apoio a Excelência Organizacional da SEFIN – SE SUITE
No intuito de possibilitar o mapeamento e redesenho dos processos organizacionais, a
SEFIN adquiriu, por meio de licitação, licenças do software SE SUITE, que permite, além
da descrição dos processos, o armazenamento das informações e a publicação dos
resultados em ambiente WEB (Internet e Intranet).
A Solução completa apresenta mais de 20 módulos componentes, sendo que a aquisição
efetuada pela SEFIN abrange a totalidade da Solução, atendendo os objetivos da Gestão
de Processos citados no capítulo 3, cujas funcionalidades principais são descritas a
seguir:
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 95
SE Processos:
O SE Processos é um poderoso modelador de processos 100% web, ideal para dar início
a uma completa gestão por processos. Com sua arquitetura RIA (Rich Internet
Application) e interface Web 2.0 aprimorada, o SE Processos permite que, até mesmo
usuários sem conhecimento técnico, modelem processos de negócio profissionais.
O SE Processos é focado nos usuários de negócio e é uma ferramenta perfeita para
organizações que desejam implementar uma solução ampla, que permita definir, modelar,
simular, publicar e otimizar seus processos de negócio.
O SE Processos possibilita a criação de qualquer tipo de processo por meio do simples
drag and drop (arrastar e soltar) de elementos do processo para dentro de suas
swimlanes (raias). Isto inclui a navegação na estrutura organizacional e mapeamento de
pessoas para papéis funcionais.
O SE Processos oferece um conjunto integrado de recursos que habilitam usuários não
técnicos a escrever lógicas de negócio, conectar aplicações existentes e construir
interfaces de usuário para interação humana.
O SE Processos armazena os modelos de processo em um repositório central, permitindo
que múltiplos modeladores trabalhem simultaneamente no desenvolvimento e
manutenção dos modelos de processo. Além disso, a distribuição baseada em web torna
o conhecimento relacionado aos processos permanentemente acessível para os usuários.
Este repositório de processos corporativo garante simples navegação através de múltiplos
níveis de uma hierarquia de processos.
O SE Processos oferece também, um simulador integrado de processos que possibilita
aos usuários de negócio definir atributos como, duração de atividades, custos, utilização
de recursos, executores, tempos de ciclo e outras variáveis dentro dos cenários
propostos. O simulador provê ainda, um potente recurso de animação, permitindo
análises do desempenho dos processos, em tempo real.
Os conceitos e funcionalidades fornecidos pelo SE Processos cumprem todos os
requisitos estabelecidos pelos padrões e regulamentações internacionais, tais como, ISO
9000, ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949, BPMM, Six Sigma, FDA 21 CFR Part
11, FDA 21 CFR Part 820, SOX, ISO 22000 [HACCP], ISO 20000 [ITIL], COBIT, BSC,
entre outros.
SE Workflow:
O SE Workflow oferece às organizações uma solução 100% web e de rápida
implementação para automação de processos de negócio complexos que envolvam
pessoas e documentos.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
96 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Devido a sua arquitetura flexível, o SE Workflow acelera a velocidade do negócio,
assegurando completa visibilidade e controle sobre o que acontece na empresa, quando
acontece e quem está envolvido em fazer acontecer.
O SE Workflow auxilia a unificar pessoas, processos e conteúdo que movem workflows,
provendo ferramentas para automatizar, monitorar e analisar os processos de negócio.
Com o seu motor de execução dinâmico, o SE Workflow permite que pessoas e sistemas
de TI trabalhem em paralelo, integrando os processos de negócio do dia-a-dia com as
aplicações empresariais.
O SE Workflow é uma ferramenta para automação de processos de negócio que permite
encaminhar tarefas e documentos aos usuários apropriados, assegurando que o trabalho
seja encaminhado conforme o prazo estabelecido e realizado corretamente por cada
executor. O sistema fornece para os usuários acesso fácil e direto às suas listas de
tarefas pendentes. Essas listas são disponibilizadas a partir de um repositório de tarefas
centralizado para garantir a distribuição e conclusão efetiva das tarefas pendentes.
O SE Workflow aplica uma abordagem completamente diferente para automação dos
processos de negócio. Ao invés de fornecer ferramentas complexas e funcionalidades de
alto nível para programação, o sistema reduz a dependência da equipe de TI, oferecendo
aos usuários que não possuem conhecimento técnico, recursos amigáveis e fáceis de
utilizar para que possam implementar seus próprios workflows automatizados.
O SE Workflow provê um editor gráfico de workflows que possibilita a modelagem das
instâncias de processo em tempo de execução (“in-flight” modeling). O sistema ainda
oferece biblioteca de objetos reutilizáveis, atribuição de tarefas por papel, tratamento de
exceções (deadlines) e automação de tarefas, de forma que, mesmo processos de
negócio complexos possam ser automatizados sem necessidade de programação. O SE
Workflow também inclui o SE BI (Business Intelligence), uma ferramenta poderosa para
elaboração de análises por linhas de negócio e detecção de ineficiências dos processos.
O SE Workflow minimiza a transferência de tarefas, reduzindo assim, os tempos de ciclo.
O sistema garante, não somente, produtividade aprimorada, mas também, que todas as
instâncias de processo sigam as mesmas regras e estejam de acordo com o modelo do
processo.
Por meio do SE Workflow, as empresas podem obter a capacidade para implementar,
automatizar e controlar seus processos de negócio, garantindo que os processos sejam
executados da maneira que deveriam.
SE Documentos:
SE Documentos é a solução definitiva para o gerenciamento corporativo de documentos
que integra as tecnologias de workflow colaborativo, indexação e recuperação,
visualização de conteúdo, etc. em uma única aplicação web.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 97
SE Documentos automatiza os processos de indexação, armazenamento, publicação e
distribuição dos documentos, garantindo alta produtividade e eficácia no seu
gerenciamento e operação.
SE Documentos garante um alto nível de padronização e organização do acervo de
documentos, conforme as regras de operação definidas pela empresa [nomenclatura,
segurança, temporalidade documental, etc.], proporcionando um mecanismo eficaz para
identificação, recuperação e controle de documentos.
SE Documentos proporciona um acesso simples e imediato aos documentos pelos
departamentos da empresa, clientes e fornecedores, assegurando que as versões
atualizadas estejam disponíveis para as pessoas certas no momento necessário.
SE Documentos automatiza a criação e revisão dos documentos ao longo de todas as
suas etapas [edição, consenso, aprovação e homologação] com integração direta aos
seus aplicativos de origem tais como editores de texto e planilhas, ferramentas CAD, etc.
Além disto, todas as ações realizadas sobre os documentos em todo o seu ciclo de vida
são 100% monitoradas.
Os conceitos e recursos oferecidos pelo sistema para o controle de documentos,
garantem total atendimento aos requisitos exigidos em normas internacionais como ISO
9000, ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949 e outras.
SE Desempenho:
SE Desempenho é a solução ideal para empresas que necessitam gerenciar o
desempenho dos seus negócios de maneira prática e eficaz. Através de 3 níveis de
gerenciamento - estratégico, tático e operacional – atende as empresas que necessitam
desde um simples controle de indicadores de desempenho departamentais até a gestão
da estratégia corporativa integrando todas as suas unidades de negócio.
SE Desempenho realiza o ciclo completo de gerenciamento continuo do desempenho,
através do planejamento da estratégia, implementação das iniciativas, medição e
monitoramento do progresso alcançado, detecção e correção de falhas, e análise crítica
dos resultados para revisão do plano.
SE Desempenho proporciona grande agilidade no trabalho em equipe, através de um
poderoso mecanismo de controle de pendências, denominado Team Workflow, que
notifica automaticamente via e-mail os responsáveis por ações pendentes, e autoriza o
registro das informações pertinentes à solução destas pendências. Na ocorrência de
quaisquer anormalidades no cumprimento destas ações, os gestores das estratégias são
alertados sobre estas ocorrências. Isto assegura um controle simples e eficaz dos
objetivos e prioridades, otimizando assim o cumprimento de prazos e resultados
estabelecidos no plano.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
98 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
SE Desempenho disponibiliza uma variada gama de consultas e relatórios para análise do
desempenho, bem como gráficos gerenciais que comparam os resultados alcançados
frente aos objetivos planejados. Assim, através de um único banco de dados central
contendo todas as informações e documentos, os gestores podem facilmente avaliar a
eficácia alcançada pelas suas equipes e identificar os principais problemas que afetam o
cumprimento do desempenho em todos os níveis da empresa.
SE Riscos:
SE Riscos é a solução definitiva para o gerenciamento dos riscos corporativos e da
melhoria contínua dos processos da governança. A solução dá todo o suporte para a
identificação de riscos, reduzindo desta forma, as perdas e maximizando as
oportunidades de ganho da organização.
SE Riscos facilita a categorização do risco, bem como sua avaliação, através de
ferramentas de fácil aplicabilidade e visualização, proporcionando maior desempenho e
eficácia na prevenção e no controle dos riscos identificados nos processos empresariais.
SE Riscos permite uma visão corporativa entre as áreas de gerenciamento de risco e
controles internos, evidenciando quais são os riscos potenciais que podem impedir a
realização dos objetivos ou alcance das metas da organização. Além disso, é possível
realizar avaliações de três maneiras diferentes: qualitativa, quantitativa e por matriz.
Um dos maiores diferenciais da solução é a capacidade do SE Riscos se enquadrar
perfeitamente em todo e qualquer campo organizacional, isto é, a gestão de riscos pode
ser automatizada em projetos, processos, estratégias, segurança do consumidor, ativos e
perigos.
Os requisitos, conceitos e métodos empregados pelo sistema satisfazem plenamente os
requisitos exigidos e estabelecidos pelas principais normas e metodologias mundiais,
como a ISO 9000, ISO 14000, ISO 20000, ISO 22000, AS/NZS 4360, ITIL, PMBOK,
COBIT, SOX, FDA, HACCP entre outras, todas com um objetivo em comum: atingir a
Excelência no gerenciamento de toda organização.
SE Projetos:
SE Projetos é uma aplicação Web corporativa que permite gerenciar facilmente seus
projetos, produtos, pessoas, serviços e finanças.
Um conjunto completo de funcionalidades simplificam as melhores práticas do
gerenciamento de projeto integrado ao controle de processo, agilizando a entrega de
projetos, com um baixo custo total de propriedade.
SE Projetos gerencia e automatiza os processos de solicitação, planejamento, execução,
controle e encerramento de projeto por meio de um mecanismo exclusivo chamado Team
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 99
Workflow, o qual automaticamente envia notificações para os responsáveis pela
realização de tarefas, as quais incluem: notificação da aprovação do projeto, alocação de
projetos e tarefas, solicitação de alteração, atraso no cronograma, etc. Isso garante aos
gestores e suas equipes de trabalho o controle simples e eficaz de suas prioridades e
objetivos.
SE Projetos oferece vários gráficos e relatórios para uma avaliação coerente e objetiva
dos projetos, recursos e finanças, bem como gráficos de indicadores de desempenho
para comparar os resultados com as metas estabelecidas para seus projetos. A alta
gerência se beneficia dos dashboards 100% Web que sumarizam tanto informações
estratégicas como operacionais. Permite ainda a análise dos investimentos e do
desempenho em todos os projetos, através dos recursos oferecidos pela nossa
ferramenta OLAP (Online Analytical Processing).
Os conceitos e recursos oferecidos pelo SE Projetos cumprem com os requisitos
estabelecidos pelas normas e regulamentos internacionais, tais como PMBOK, PRINCE2,
Six Sigma, ISO 20000 [ITIL], COBIT, ISO 9000, ISO / TS 16949, FDA, CMMI, BSC, entre
outros.
SE Plano de Ação:
No mundo globalizado, no qual as organizações necessitam melhorar continuamente seu
desempenho, realizar um bom planejamento, monitorá-lo e extrair dele informações que
agilizem a tomada de decisões tem sido um grande desafio.
A ferramenta denominada “5W2H” (termo em inglês) tem sido uma das mais utilizadas, já
que é uma forma eficiente de organizar um plano de ação, e por isso auxilia as
organizações tanto a definirem claramente as atividades que comporão o planejamento,
como a comprometer os responsáveis, pois seu roteiro básico de implementação incluiu
uma forma sintética, na qual são respondidos aos questionamentos:
Tipos Questionamentos Descrições
Assunto What – Qual? O que? Qual ação deve ser tomada? O que exatamente deve ser feito?
Objetivo Why – Por quê? Por que esta ação está sendo definida? Por que ela é importante?
Local Where – Onde? Onde esta ação será implementada?
Sequência When – Quando? Quando será iniciada a implementação desta ação? Quando ela deve ser concluída?
Responsável Who – Quem? Quem será responsável por executar esta ação?
Método How – Como? Como esta ação será implementada?
Custo How much – Quanto custa?
Quanto custará implementar esta ação?
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
100 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
SE Plano de Ação é um software que realiza o gerenciamento de todas as etapas do
processo de planejamento, execução e monitoramento de atividades e planos de ações,
desde o registro até a aprovação, uma vez que incorpora ferramentas de organização,
classificação e pesquisa. Características que dão ao produto simplicidade, agilidade,
confiabilidade e eficiência.
Dentre os principais benefícios obtidos com a utilização do SE Plano de Ação podem-se
destacar:
Maior agilidade no planejamento, na execução e no monitoramento de atividades isoladas e dos planos de ação;
Otimização da velocidade, da qualidade e da relevância das decisões tomadas;
Aumento de produtividade e eficiência de processos, produtos e serviços;
Aumento da quantidade de oportunidades de melhoria identificadas;
Otimização do desempenho do negócio;
Agilidade na circulação das informações para todas as pessoas envolvidas;
Redução de custos com instalação, integração, treinamento e manutenção;
Redução da necessidade de impressão e de circulação de documentos; e
Acesso rápido, fácil e seguro às ocorrências e às informações.
SE Competências:
SE Competências é a solução definitiva para o gerenciamento eficaz das competências
na sua empresa. Através do sistema, as competências dos colaboradores são
continuamente verificadas, notificadas, e direcionadas para o mecanismo que monitora a
realização das avaliações de competências nos prazos estabelecidos.
SE Competências garante o planejamento periódico das avaliações de competências
mapeadas na empresa, otimizando dessa forma as demandas de aprendizagem e criação
do conhecimento dentro da organização. O sistema incorpora métodos para avaliação
periódica das competências requeridas aos recursos humanos, considerando aspectos
relacionados à experiência, qualificação e capacidades necessárias ao bom desempenho
das atividades relacionadas às funções existentes na organização.
SE Competências oferece vários medidores gerenciais de eficácia na qualificação dos
recursos humanos, que exibem o nível de adequação das áreas da organização,
apontando aquelas com maiores carências de qualificação.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 101
SE Treinamentos:
SE Treinamentos é a solução definitiva para o gerenciamento eficaz dos treinamentos e
capacitações na sua empresa. Através do sistema, as necessidades de treinamento dos
colaboradores são continuamente verificadas, notificadas, e direcionadas para o
mecanismo que monitora a realização dos treinamentos nos prazos estabelecidos.
SE Treinamentos garante o planejamento periódico dos treinamentos requeridos na
empresa, com o monitoramento dos custos decorrentes com treinamentos internos e
externos, e programação da utilização das salas de treinamento e materiais audiovisuais,
otimizando dessa forma os recursos disponíveis na empresa.
SE Treinamentos assegura o aprimoramento contínuo dos colaboradores da sua
empresa, com aumento da produtividade e geração contínua de novas idéias, garantindo
maiores níveis de competitividade e lucratividade no contexto corporativo.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
102 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
As licenças adquiridas pela Secretaria de Finanças totalizam 20, sendo 05 Licenças
Gestor e 15 Licenças Apoio, todas de acesso simultâneo, o que oportuniza a todas as
unidades organizacionais ter pelo menos um Multiplicador acessando a Solução para
desenvolver o trabalho ao mesmo tempo que os demais usuários.
Portanto, todos os processos deverão ser desenhados no SE SUITE dentro dos padrões
de modelagem definidos pela SEFIN e que se encontram neste Manual.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 103
15.2 Técnica de Moderação por Cartelas
15.2.1 O que é a Técnica?
A Técnica de Moderação por Cartelas é uma metodologia utilizada para condução de
trabalhos em grupo. Tem como objetivo tornar mais participativos e eficientes os
processos de discussão e de construção conjunta do conhecimento.
O uso desta técnica pode:
Estimular a participação e a integração do grupo;
Favorecer a liberdade de expressão;
Reduzir a repetição de debates sobre temas já acordados e concluídos;
Assegurar os materiais necessários à documentação, mantendo-se a
fidelidade ao resultado apresentado.
15.2.2 Condições para a aplicação da Técnica
Para a aplicação da técnica, é importante que o Multiplicador atente para alguns
aspectos, como: definição do Facilitador; preparação das reuniões de trabalho;
preparação do material necessário à moderação; e as regras de escrita.
15.2.2.1 Papel do Facilitador
É importante a definição de uma pessoa que atuará como facilitador. Este atuará como
catalisador das diversas ideias que poderão emergir do Grupo durante as reuniões de
trabalho. É importante que possua visão sistêmica do que vai ser simplificado e que tenha
legitimidade perante a Unidade Organizacional.
A postura do Facilitador, frente ao Grupo, é de fundamental importância. Sua atuação visa
proporcionar o debate participativo na medida em que busca estimular os participantes a
contribuírem com informações e experiências acerca do tema tratado.
Dessa maneira, o Facilitador deverá estabelecer um espaço de respeito e confiança, para
que todos os participantes se sintam incluídos no processo, expondo bem suas ideias e
ouvindo, com esmero, as colaborações do Grupo.
O Facilitador, portanto, deverá estar sempre receptivo às ideias apresentadas e, atento ao
comportamento do GT. Todas as ideias são importantes e devem ser respeitadas. Não
cabe ao Facilitador fazer críticas e, sim, possibilitar a reflexão sobre sua validade. Uma
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
104 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
postura equilibrada fará com que o Facilitador não se precipite frente a situações de
negativa.
Dessa forma, ele possibilitará a estabilização de um espaço emocional que propicie a
criatividade e a abertura para o novo, além de aumentar a autoconfiança do Grupo e a
credibilidade nos trabalhos.
Durante o processo de mudança, o Facilitador tem o
papel fundamental de estimular os participantes à
abertura para o novo, propiciando um espaço de
aprendizagem e de confiança para a construção de
uma nova realidade.
15.2.2.2 Preparação das reuniões de trabalho
O Multiplicador deverá preparar as reuniões de trabalho, providenciando o ambiente físico
e os materiais necessários à consecução de cada uma das etapas de Simplificação dos
Processos.
Algumas providências para preparação das reuniões de trabalho deverão ser tomadas
pelo Multiplicador tais como:
montar a agenda de trabalho com dia, hora, duração do(s) encontro(s);
confirmar a participação de cada um dos envolvidos, via telefone ou
pessoalmente, de forma a garantir o sucesso dos encontros.
reservar o local, observando: número de participantes e topografia da sala
(lay out). Sugere-se a disposição das mesas ou carteiras em formato de “u”;
providenciar os recursos áudios-visuais necessários (cartelas coloridas,
pincéis atômicos, painel, papel, canetas, alfinetes, computador, data-show e
apresentação em power-point sobre a etapa a ser trabalhada e a técnica a
ser adotada para realizar o trabalho);
divulgar a agenda aos participantes; e
designar um dos membros da equipe de Multiplicadores, para ser o
facilitador da reunião.
15.2.2.3 Material necessário à moderação
Para aplicação da Técnica de Moderação por Cartelas, podem ser utilizados os seguintes
materiais:
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 105
Para melhor compreensão, pode-se dizer que:
painéis móveis próprios para processos de moderação; ou
cartelas de diversas cores e formatos
painéis fixos como quadros-negros ou quadros brancos ou
Alfinetes; fita crepe; pincéis de duas ou mais cores; cola.
paredes onde possam ser afixados painéis de papel kraft
As cartelas utilizadas no processo de moderação têm variadas cores e formatos. Cores
fortes são usadas para registro de títulos, tons pastéis para registro das perguntas e
respostas. É indicado o uso de, no máximo, três cores de cartelas por painel, evitando
torná-lo visualmente confuso.
Os formatos das cartelas podem ser:
retangular ovalado; e
redondo hexagonal
As retangulares são utilizadas para o registro das respostas e, se unidas e coladas,
podem se transformar em tiras compridas para o registro de títulos e perguntas.
As redondas servem para numerar, destacar ou priorizar algo no painel como também,
para registro de títulos curtos.
As cartelas de formato ovalada e hexagonal servem para distinguir trabalhos elaborados
em subgrupos daqueles elaborados pelo grande grupo, ou para qualquer outra
diferenciação que se queira estabelecer.
15.2.2.4 Regras de Escrita
Ao registrar suas ideias nas cartelas, o GT deverá ser orientado a seguir as seguintes
regras de escrita:
Escrever de forma legível, de preferência com letra de forma
Evitar o uso de palavras soltas
Utilizar no máximo 4 linhas por cartela Vale o que está escrito
Escrever só um ideia por cartela Erros gramaticais não serão corrigidos
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
106 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
15.2.3 Aplicação da Técnica
É fundamental que o Facilitador faça o planejamento da reunião, considerando os
seguintes aspectos:
As perguntas que será ao GT Os formatos e cores das cartelas que irá
utilizar
Os resultados a serem alcançados A melhor forma de distribuí-las no painel; e
A forma como explicitará os objetivos da reunião e a forma de condução do trabalho
As informações que deverá transmitir ao Grupo, como: regras de escrita, objetivo da reunião, forma de trabalho em grupo ou subgrupos e outras
O Facilitador poderá estabelecer com o grupo algumas regras de conduta, para o bom
andamento dos trabalhos. Ele poderá solicitar ao GT que:
respeite o horário de início e término das reuniões;
não fume no local da reunião;
mantenha os celulares desligados;
durante a exposição das ideias, uma pessoa fala de cada vez; e
respeite todas as ideias apresentadas.
É possível que ocorram situações em que pessoas mais comunicativas, por algum
momento, dominem o debate. Esse é um momento que requer habilidade do Facilitador,
que, ao observar tal comportamento, tome iniciativas no sentido de inserir os demais
participantes na discussão. Uma maneira de agir é convidar nominalmente os menos
participativos para que apresentem suas opiniões sobre o tema em questão.
Os trabalhos iniciar-se-ão, sempre, com uma breve apresentação pessoal do Facilitador,
bem como o Multiplicador e de cada membro do Grupo de Trabalho. Em seguida, o
Facilitador deverá apresentar ao grupo os materiais de moderação necessários para
aplicação da técnica, esclarecendo dúvidas e curiosidades dos participantes.
O próximo passo será a orientação quanto às Regras de Escrita a serem consideradas
para a elaboração das cartelas, veja no item 1.2.4.
Geralmente o processo de moderação inicia-se quando o Facilitador lança ao GT uma
pergunta sobre determinado tema. O tema ou título da discussão deverá ser escrito
previamente, numa cartela retangular (se necessário, colar uma cartela na outra, para
ficar maior), de cor forte (laranja/vermelho) e fixada na margem superior esquerda ou no
centro do painel.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 107
A pergunta a ser lançada ao GT poderá ser escrita numa cartela de tom pastel (amarelo,
verde, rosa, azul, branco), pois cansam menos a vista e facilitam a leitura. Deverão ser
distribuídas, ao GT, cartelas com o mesmo tom utilizado para o registro da pergunta, para
que sejam registradas as respectivas respostas.
O Facilitador distribuirá pincéis e cartelas a cada membro do GT. É indicado que os
pincéis sejam da mesma cor, buscando, assim, evitar um visual poluído e rebuscado do
painel. Deve ser dado o tempo necessário, ao Grupo, para o registro das respostas.
Uma vez preenchidas, as cartelas serão recolhidas pelo Facilitador e fixadas no painel
com alfinetes ou fita crepe. Nesse momento, especial cuidado deve ser dado à estética do
painel. As cartelas devem ser afixadas de tal modo que fiquem retas, e com a mesma
distância entre uma e outra e de preferência disponibilizadas em colunas.
A partir do momento em que o conjunto de cartelas estiver exposto no painel, para
visualização de todo o grupo, o Facilitador poderá iniciar a validação das cartelas,
buscando, juntamente com o GT, compreender o significado de cada uma delas. Dessa
forma, o Facilitador deve evitar ficar na frente do painel, para que todos enxerguem as
cartelas que estão sendo validadas.
Em caso de dúvidas relativas ao conteúdo das cartelas, o Facilitador poderá lançar
perguntas de esclarecimento, tais como:
o que você entende sobre isso?
o que você está querendo dizer é...?
veja se eu entendi bem...
qual a melhor forma de expressarmos esta ideia?
Havendo a necessidade de se fazer alguma alteração nas cartelas, o Facilitador deverá
observar os seguintes aspectos:
exclusão, reformulação ou adição de texto, deverá ser feita na presença e com o consentimento de todos os participantes do grupo;
nenhuma cartela, por mais que pareça conter uma ideia incômoda ou supérflua, poderá desaparecer e,
nenhuma cartela poderá ser eliminada da discussão sem a permissão dos participantes.
É o GT que deverá decidir quando a discussão estará finalizada e, a partir desse
momento, nenhuma cartela poderá ser alterada ou retirada do(s) painel(is).
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
108 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Sugere-se que, uma vez finalizado o trabalho, o painel não seja desmontado, pois servirá
de apoio para as próximas reuniões. Se houver tal necessidade, o Facilitador poderá colar
as cartelas em papel kraft, tomando o devido cuidado para que se mantenha a posição
em que se encontram as cartelas.
A documentação das reuniões de trabalho é o registro do conteúdo dos painéis já
discutidos e encerrados pelo grupo. A digitação do conteúdo das cartelas poderá ser feita
em formato textual ou em tabela. Todos os envolvidos na Simplificação dos Processos
deverão receber este documento que também poderá ser disponibilizado na intranet.
15.2.4 Modelo do painel
Levantamento de Etapas e Normas
Quais são as atividades que você executa para dar conta de desenvolver o processo de “Requisição”?
Cadastrar dados, relação de bens e/ ou serviços necessitados
Analisar dados solicitados quanto à especificação
Verificar se há previsão no Programa Interno de Trabalho
(PIT)
Verificar se há disponibilidade de recursos ou previsão
Despachar dados para orçamentação
Despachar para aprovação do Gestor Administrativo
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 109
15.3 Método GUT (gravidade, urgência e tendência)
15.3.1 O que o Método?
O método de GUT é uma ferramenta de auxilio na priorização de ações, especialmente
quando elas não apresentam dados quantificáveis.
O quadro a seguir apresenta a matriz G.U.T. e seus componentes, quais sejam:
a lista de processos a serem priorizados;
os três critérios de análise: gravidade, urgência e tendência; e
a pontuação geral obtida em cada processo organizacional analisado.
MATRIZ GUT
PROCESSO G
Gravidade U
Urgência T
Tendência PONTOS
Os valores definidos para avaliar as três dimensões são os seguintes:
Pontos Gravidade Urgência Tendência
5 Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves.
É necessária uma ação imediata
Se nada for feito, haverá um grande e imediato
agravamento do problema.
3 Os prejuízos ou dificuldades
são graves. É necessária uma ação a
mais rápida possível
Se nada for feito, haverá agravamento em médio
prazo.
1 Os prejuízos ou dificuldades
não são graves. Não há pressa para agir
Se nada for feito, não haverá agravamento e a situação
pode até melhorar.
A pontuação de cada processo é obtida pela multiplicação dos pontos (1, 3 ou 5)
atribuídos à gravidade à urgência e à tendência.
A coluna „PONTOS‟ indicará a priorização estabelecida, sendo que o processo com maior
prioridade será aquele que, na opinião dos participantes, atingir a maior pontuação.
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110 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Esse método deve ser desenvolvido em grupo, podendo os pesos serem atribuídos por
consenso. O consenso se estabelece quando há concordância, obtida a partir de uma
argumentação lógica, entre os membros do grupo, acerca do grau de gravidade, urgência
e tendência dos processos em análise.
Gerar consenso em processos grupais a partir de argumentação lógica não é tarefa
simples. Todavia, pode-se utilizar a Técnica de Moderação por Cartelas como ferramenta
de facilitação dessa construção, uma vez que ela possibilita a participação democrática,
considerando a opinião de todos os participantes sem deixar que se perca o foco em
discussões, muitas vezes, inócuo e sem resultados.
15.3.2 Aplicação da Técnica de Moderação por Cartelas ao método GUT
Lançar a pergunta que conduzirá a priorização do processo a ser trabalho, como por
exemplo: Qual o processo organizacional que demanda maior atenção neste momento?
ou Que processo organizacional apresenta os maiores gargalos e dificuldades? ou ainda
Qual o processo organizacional que deve ser aprimorado?
Para se responder à pergunta, é necessária uma reflexão acerca dos objetivos e metas
organizacionais, com vistas a orientar os trabalhos de Simplificação, para o alcance dos
resultados esperados pela Secretaria; de forma que possibilite uma visão geral dos
processos que norteiam o trabalho e, até mesmo, de como ele está hierarquizado.
Dessa forma, o Multiplicador da unidade deverá reunir todos os envolvidos com a
Simplificação, propiciando um espaço de reflexão conjunta, com o intuito de descobrir o
processo organizacional com maior prioridade para a Simplificação dos Processos.
Lançada a pergunta, os participantes registrarão suas ideias nas cartelas, seguindo as
orientações necessárias, que deverão lhes ser apresentadas no início da reunião.
Uma vez preenchidas as cartelas, o facilitador realizará a leitura de cada uma delas, de
forma a esclarecê-las, eliminar repetições e/ ou adicionar cartelas com ideias novas que
surgirem ao longo do período de validação.
Lembre-se de que: qualquer alteração, descarte ou
inclusão de ideias deve partir de um consenso do grupo.
Com as ideias expostas no painel, o facilitador conduzirá a discussão, com o objetivo de
definir, dentre o que fora apresentado, o processo de maior prioridade, utilizando os
conceitos da Matriz G.U.T. (gravidade, urgência e tendência).
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Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 111
G (gravidade): diz respeito ao custo, ao quanto se perderia pelo fato de não
se melhorar determinado processo de trabalho ou adotar determinadas
medidas de inovação deste processo;
U (urgência): refere-se ao prazo necessário para implementar melhorias ao
processo, em que espaço de tempo o processo deve ser melhorado, sob o
risco de causar danos;
T (tendência): refere-se à inclinação do processo em piorar, o grau de
propensão em tornar-se problemático ou em agravar sua situação.
Para tanto, poderá utilizar adesivos coloridos para representar cada um dos conceitos da
matriz, por exemplo:
preto
Gravidade
vermelho
Urgência
amarelo
Tendência
Para a análise de cada cartela, serão feitas as seguintes perguntas, de acordo com a
tabela de valores item 15.3.1 mencionado anteriormente:
i. Qual a gravidade do prejuízo ou dificuldade: extremamente graves, graves
ou não graves?
ii. Qual a urgência da ação: imediata, o mais cedo possível ou não há pressa?
iii. Qual a tendência de agravamento do problema: agravamento imediato, de médio prazo ou não há tendência de agravamento, podendo ocorrer melhoria.
Assim, cada participante receberá um adesivo de cada cor, os quais serão colados na(s)
cartela(s) que contiver(em) a ideia que o participante julgar mais “grave”, mais “urgente” e
de maior “tendência”.
Alguns aspectos devem ser considerados neste momento, tais como:
eventuais pesquisas internas (indicadores de processos, satisfação dos
colaboradores, alcance de metas, etc.) e externas (satisfação do usuário,
percepção do mercado, posicionamento do Órgão na definição de Políticas
Públicas, etc.) podem apontar para uma necessidade premente de atender a
um determinado problema específico;
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112 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
o histórico institucional pode demonstrar que alguma questão importante
deve ser resolvida com prioridade;
a identificação dos Fatores Críticos de Sucesso, que são as variáveis que,
quando devidamente gerenciadas, podem ter um impacto significativo sobre
o sucesso da Simplificação dos Processos.
Fatores críticos de sucesso: são condições fundamentais que precisam,
necessariamente, ser satisfeitas para que a instituição ou a estratégia tenha sucesso, tais
como: credibilidade; compromisso e aceitação. Dois pontos importantes devem ser
considerados na identificação dos fatores críticos de sucesso:
ser um fator crítico de sucesso não significa ser um problema, pode ser um
ponto forte da Secretaria;
o que é próprio para que uma tarefa seja realizada, dinheiro, pessoas,
instalações, por exemplo, não devem ser considerados como fator crítico de
sucesso.
Após isso, proceder-se-á à contagem dos pontos, que levará em consideração o seguinte:
Cartela Adesivo Dimensão Pontos
Com maior número de adesivos
Pretos Gravidade (extremamente grave) 5
Vermelhos Urgência (o mais cedo possível) 5
Amarelos Tendência (agravamento imediato) 5
Com o segundo maior número de adesivos
Pretos Gravidade (extremamente grave) 3
Vermelhos Urgência (não há pressa) 3
Amarelos Tendência (médio prazo) 3
Com o terceiro maior número de adesivos
Pretos Gravidade (não grave) 1
Vermelhos Urgência (imediata) 1
Amarelos Tendência (sem tendência de piorar,
podendo ocorrer melhoria) 1
Observação: em caso de empate, considerar a mesma pontuação. O desempate pode ser obtido por
adoção de critérios técnicos ou pela consideração relativa de um novo G.U.T., apenas entre os processos
empatados.
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Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 113
Exemplo:
Painel com as cartelas Matriz G.U.T
Estabelecimento de
Prioridades Processo Gravidade Urgência Tendência Pontos
Concurso Público
Concurso Público
1 1 1 1
Capacitação
Capacitação 3 3 3 27
Cidadão on-line
Cidadão on-
line 1 5 3 15
Licitação
Licitação 5 5 5 125
O processo de “Licitação” é considerado o de maior prioridade!
O exemplo apresenta o processo de LICITAÇÃO como sendo o de maior prioridade para
a Simplificação dos Processos, então, é com ele que o Multiplicador trabalhará, no sentido
de promover as melhorias necessárias, simplificando-o e buscando as soluções para os
prováveis problemas dele decorrente.
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15.4 Fluxograma
15.4.1 O que é um Fluxograma?
O fluxograma é a representação gráfica de um processo de trabalho e nele devem estar
contidas informações que possibilitem a visualização dos caminhos por onde percorrem o
processo, as ações que devem ser desenvolvidas para que seja realizado o trabalho,
assim como os responsáveis/atores que desempenham tais ações.
15.4.2 Como o Fluxograma está estruturado?
Para efeito do Manual, foi escolhido um modelo simplificado de fluxograma. Para facilitar
a leitura, faz-se necessário à compreensão dos elementos que o compõe, são eles:
Símbolo Denominação Descrição
Nome do Ator
ATOR Aquele que executa alguma ação no processo/atividade (quem faz).
AÇÃO É aquilo que o ator realiza, é expressa em forma de frases iniciados com o verbo no infinitivo + complemento (o que faz).
SEQÜÊNCIA DAS AÇÕES Representa o fluxo em que é realizado o processo/atividade (em que ordem faz).
CÉLULA DE TRABALHO Limite de atuação do ator, é onde se representa quem, o que e em que ordem é desenvolvida o processo/atividade.
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Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 115
15.5 Modelo de Fluxograma
Abertura de Licitação
Fornecedor
Técnico de Cadastro
SICAF
Preencher formulários de “Dados Cadastrais do Fornecedor”
Protocolar o recebimento dos formulários
Cadastrar dados do Fornecedor e/ou do Representante
Guardar Recibo de Solicitação de serviços
Manter dados Cadastrais
Título do atividade
Ator
Nome do ator que executa a
ação
Se por representação
Pontos de decisão
Publicar cadastramentos no D.O.M.
Preencher formulários de “Dados Cadastrais do Representante”
Descrição da ação que é executada (verbo no infinitivo +
complemento)
Seta que indica a sequência do fluxo de trabalho e o ator
que deverá executar a próxima ação.
Célula de trabalho
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16 RESPONSABILIDADES
16.1 Comitê Gestor
Comitê Gestor de Processos Organizacionais da SEFIN tem o objetivo de coordenar as
ações de gestão de processos organizacionais da Secretaria.
O Comitê será composto por representantes da Gerência de Gestão de Pessoas e
Processos – GEPEP, Gerência de Gestão de Informações e Conhecimento – GEICO e
Gerência de Planejamento, Gestão Estratégica e Qualidade – GEPEQ, sendo a
coordenação da GEPEQ.
O Comitê deverá coordenar as ações de gestão de processo organizacionais da SEFIN,
apoiar a implementação do ciclo de gestão de processos organizacionais, consolidar o
Diagnóstico de Avaliação dos Processos Organizacionais e elaborar o Plano Anual de
Gestão de Processos Organizacionais.
Além disso, cada unidade organizacional participante do Comitê coordenará as atividades
específicas do ciclo de Gestão de processos referentes às suas competências
institucionais. Assim caberá à:
GEPEQ (Coordenadora)
I. facilitar e coordenar a articulações entre todos os componentes do Comitê e as unidades organizacionais da Secretaria;
II. facilitar e coordenar a articulações entre todos os componentes do Comitê e as unidades organizacionais da Secretaria;
III. coordenar a elaboração do Plano Anual de Gestão de Processos da SEFIN;
IV. desenvolver e atualizar o Manual de Gestão de Processos Organizacionais da SEFIN;
V. orientar e instituir, quanto aos aspectos metodológicos da Gestão de Processos, o desenvolvimento de todas as etapas do ciclo de gestão;
VI. coordenar a consolidação anual do Diagnóstico de Avaliação dos Processos, a ser realizado em parceria com as unidades afetadas;
VII. apoiar os demais componentes do Comitê Gestor de Processos na coordenação das ações sob sua responsabilidade;
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Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 117
VIII. monitorar alterações no ambiente interno, decorrentes ou não da alteração do ambiente externo, identificando mudanças e seus reflexos nos processos da Secretaria;
IX. solicitar à GEICO, sempre que necessário a atualização da base de dados da ferramenta informatizada, no servidor corporativo, e sua divulgação; e
X. acompanhar e avaliar os impactos causados pelas alterações nos processos da Secretaria, junto ao público institucional externo, propondo melhorias, no que couber.
GEICO
I. desenvolver e/ou implantar novos sistemas de informatização, levando em conta o mapeamento dos processos a eles relacionados;
II. atender às demandas de alterações nos sistemas informatizados, devido ao redesenho nos processos a eles relacionados;
III. fazer a gestão de ambiente do sistema informatizado de suporte, no que tange a :
a) manter os servidores de aplicação e de banco de dados disponíveis para acesso dos usuários da ferramenta;
b) manter o cadastro de usuários atualizado e controlar as permissões;
c) controlar as instalações e licenças de uso de software;
d) manter atualizada, na Intranet, a publicação do mapeamento e redesenho dos processos organizacionais da SEFIN; e
e) contribuir na identificação de oportunidades de melhorias nos sistemas de informações existentes, buscando a integração dos mesmos e a melhor utilização dos recursos ou funcionalidades.
c) GEPEP
I. coordenar as ações de capacitação na Gestão de Processos Organizacionais; e
II. apoiar a identificação de competências necessárias para a execução dos processos.
16.2 Unidades Organizacionais
As unidades organizacionais terão papel importante no desenvolvimento dos trabalhos de
mapeamento e redesenho de processos. Desta forma, segunda a Norma, todas deverão
realizar e validar uma auto-avaliação anual dos seus processos organizacionais cujos
resultados serão consolidados no Diagnóstico de Avaliação dos Processos da SEFIN,
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118 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
base para elaboração do Plano Anual de Gestão de Processos Organizacionais da
SEFIN.
16.3 Multiplicadores
Cada unidade organizacional deverá indicar formalmente um Multiplicador, que terá como
função principal ser o representante da gestão de processos no Comitê Gestor e,
também:
a) Disseminar e aplicar as práticas da gestão de processos no âmbito da unidade;
b) Dar o aporte de conhecimento técnico especializado na execução dos Processos
de sua área;
c) Identificar os pontos fortes e oportunidades de melhoria nos Processos; e
d) Dar o apoio ao mapeamento e ao redesenho dos processos da sua unidade
organizacional em conformidade com a metodologia e a periodicidade descritas na
Norma e neste Manual de Gestão de Processos Organizacionais.
É necessária a indicação de um substituto que possa assumir as responsabilidades do
Multiplicador no caso de ausência do mesmo.
16.4 Responsáveis pelos Processos
Cada unidade organizacional deverá indicar o responsável pelo processo ou atividade que
terá as seguintes atribuições, no âmbito da sua unidade organizacional:
a) Verificar se os Processos estão produzindo os resultados previstos;
b) Verificar se os sistemas informatizados estão de acordo com os processos
mapeados;
c) Propor melhorias ou inovações, para tornar o processo mais eficiente e eficaz;
d) Conduzir e integrar as atividades do Processo; e
e) Apresentar e difundir os objetivos do Processo.
Ao responsável pela unidade organizacional compete a condução e a integração dos
processos afetos a sua área e, juntamente com os multiplicadores e os responsáveis
pelos Processos, a validação do Diagnóstico de Avaliação dos Processos e a aprovação
dos processos mapeados ou redesenhados da sua unidade.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 119
17 FORMULÁRIOS DO MANUAL DE GESTÃO DE
PROCESSOS
17.1 Modelo de Cronograma
17.1.1 O que um Cronograma?
Um cronograma é a representação gráfica da previsão da execução de um trabalho, na
qual se indicam os prazos que se deverão cumprir as suas diversas ações.
Um cronograma é geralmente desenvolvido no formato de uma tabela ou de uma planilha
onde são descritas as principais ações para implementação de um plano, projeto ou
proposta e tem como objetivo acompanhar as ações para alcançar as metas
estabelecidas.
É uma ferramenta que auxilia no gerenciamento da implementação de ações
estabelecidas em um plano. Por meio dele, é possível visualizar as ações, prazos,
responsáveis e resultados a serem alcançados, servindo também como instrumento de
controle e acompanhamento.
No decorrer do acompanhamento de um cronograma, algumas alterações poderão ser
necessárias para se corrigir rumos ou ajustar prazos que muitas vezes se tornam
inviáveis por motivos diversos. Contudo, deve ser gerenciado para que não se perca a
evolução e comprometimento com o trabalho proposto.
A utilização de um cronograma pode apresentar vantagens como:
agilizar a implementação de um projeto, plano ou proposta, à medida que as
ações são identificadas e registradas;
possibilitar o acompanhamento da situação/status das ações a serem
implementadas;
promover a responsabilização dos envolvidos com o trabalho;
evitar a sobreposição de tarefas;
assegurar maior comprometimento com os prazos e metas estabelecidas
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
120 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
São dois os tipos de cronograma propostos no Manual:
1) Cronograma de Encaminhamentos – ferramenta de apoio na
definição de ações de curto prazo, para a implementação de
soluções e/ou encaminhamentos dessas. Neste tipo de cronograma
devem ser definidos os responsáveis pelas ações bem como os
resultados esperados e seus receptivos indicadores.
2) Cronograma de Ações – ferramenta de planejamento, que apóia a
consecução de planos de ação de médio e longo prazos.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 121
17.1.2 Modelo de Cronograma de Encaminhamentos
Ações Responsáveis Prazo Resultados Esperados Indicadores de Resultado
17.1.3 Modelo de Cronograma de Ações
ANO 9999 9999
MÊS 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
Ações
Macro Ação
1ª ação
2ª ação
3ª ação
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122 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
17.2 Formulário de Identificação dos Elementos
De onde vem? O quê vem? O quê você faz com isso? (Nº da frase)
O quê sai? Para onde vai?
Fornecedor E1 – Entrada + número da entrada Nº S1 – Saída + número da saída Cliente
Servidor E2 – Entrada + número da entrada Nº S2 – Saída + número da saída
S2 – Saída + número da saída
Cliente A
Cliente B
Observações: 1) Ao analisarmos detalhadamente as frases, é normal se verificar a necessidade de alterá-las, para adequá-las de forma a expressar melhor as ações do nosso fazer. Especialmente as frases iniciadas com os verbos que expressem entradas e/ou saídas, essas podem ser modificadas, assim, frases tais como: - Receber solicitação de compra - Encaminhar processo à Jurídica - Enviar documentos, etc. Pode-se referir a entradas/saídas: - S1 – solicitação de compra - S1 – processo analisado - S2 – documentos verificados Quando isso ocorrer, deveremos analisar melhor as frases para verificarmos se por trás da entrada/saída não existe um ação. Exemplo: Receber solicitação de compra, pode-se transformar em “Analisar solicitação de compra”, onde o verbo “Analisar” é a minha real ação e o “Receber” só indica o fluxo de uma entrada = solicitação de compra. 2) Pode acontecer de identificarmos uma mesma saída para diferentes clientes, o que poderá ser representado uma única vez. Outra situação é a de diferentes saídas para um mesmo cliente, nesse caso, deverão ser representadas cada uma das saídas separadamente.
Ações: O que faz.
Fornecedor. Quem me envia o necessário p/ a execução da minha tarefa. Pode acontecer de um fornecedor ser um outro “Contexto” de atividade, quando deveremos identificá-lo com o nome do Contexto.
O nº da frase representa a ação, o verbo da respectiva atividade
Cliente. Quem recebe o resultado do meu trabalho. Muitas vezes, o resultado do meu trabalho pode se destinar a mim/minha área mesmo ou então a um outro “Contexto” de atividades, quando deve-se identificar o cliente com o nome do meu cargo (técnico GERIM, por exemplo) ou do outro Contexto de atividade. (ver OBS 2)
E1: E= entrada: o que preciso p/ que execute minha tarefa. 1= número da seqüência numérica da entrada. Para cada frase (atividade) haverá pelo menos 1 entrada, podendo ser identificadas mais entradas, a depender do que seja necessário para a execução da tarefa.
S1: S= saída: o que gero com minha atividade, o resultado, o produto do que faço. 1= número da seqüência numérica da saída (deve estar em consonância com a respectiva entrada). Para cada frase (atividade) haverá pelo menos 1 saída. Existirão atividades que gerarão mais saídas, essas deverão ser identificadas com o mesmo número, como no exemplo acima: duas saídas S2, independente dos clientes que a estejam recebendo.
Frases: 1. Verbo no infinitivo + complemento 2. Verbo no infinitivo + complemento 3. Verbo no infinitivo + complemento
4. Verbo no infinitivo + complemento 5. Verbo no infinitivo + complemento 6. Verbo no infinitivo + complemento
(nome do sub-processo)
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17.3 Diagrama de Interação do Processo
FINALIDADE
ENTRADAS ATIVIDADE SAÍDAS
Recursos Necessidades dos Clientes Pontos de Controle
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17.4 Cadastro de Indicadores
Cadastro de Indicadores
Nome do Sub-processo Área Responsável Nome do Responsável
indicador
Nome do Indicador
Nome de Identificação do Indicador
Unidade de Medida
Medida do Indicador
Tipo
Eficiência ou Eficácia
Versão (dd/mm/aaaa)
Descrição do Indicador
Descrição sucinta do que o indicador mede ou demonstra.
Fórmula de Cálculo
Detalhamento da fórmula de cálculo, com descrição dos seus elementos constituintes e respectivas unidades de medida, inclusive se algum elemento for outra fórmula, descrevê-la por completo.
Origem dos componentes da fórmula de cálculo
Indicação da origem de cada elemento da fórmula, se de alguma publicação, sistema informatizado ou outra origem qualquer.
Interpretações Possíveis
Descrição de como interpretar os valores obtidos pela aplicação do indicador. Colocar exemplos quando couber
Faixa de Aceitação
Definição da faixa de aceitação do indicador
Periodicidade de Aplicação
Definir um período para a aplicação do indicador (exemplos: no dia 15 de cada mês, ao final de uma determinada atividade, etc).
Periodicidade de Avaliação
Definir um período para a divulgação da avaliação (exemplo: após a ocorrência de três aplicações).
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17.5 Aplicação de Indicadores
Formulário Aplicação de Indicadores
Nome da Atividade
Nome do processo a ser medido.
Área Responsável
Área em se executa o processo
Nome do Responsável
Nome de quem aplicou.
Data da Aplicação
(dd/mm/aaaa)
Resultado
Medição do indicador no momento da aplicação
Considerações
Indicar o valor obtido em relação à faixa de aceitação e categorização do problema (condições internas ou externas) e descrição sucinta das causas, conseqüências e proposições
O que fazer
Ação a ser tomada em função da análise do resultado do indicador
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18 RESUMO DO MANUAL SIMPLIFICADO
PASSOS DO MANUAL O QUE PROPÕE COMO FAZER (FERRAMENTAS)
COMO REGISTRAR (FORMULÁRIOS)
Base Conceitual
Entender algumas das definições no Manual
Planejamento da Gestão de Processos
1. Pré-requisitos Preparar a “Casa” para Desenvolver as Ações do Guia.
- Formação da Equipe;
- Capacitação; - Mobilização.
2. Plano de Trabalho
Priorizar o processo de trabalho a ser simplificado
- Técnica de Moderação de Cartelas (TMC)
- GUT
Registro 1: Modelo de Plano de Trabalho
Mapeamento do Processo
3. Levantamento de atividades e normas.
4. Identificação dos Elementos do Processo.
5. Desenho dos Fluxogramas atuais
Conhecer o funcionamento do processo de trabalho atual:
- Fornecedores; - Entradas; - Atividades; - Saídas; - Clientes; - Normas
- Técnica de Moderação de Cartelas (TMC)
- Fluxogramas
Registro 2: Formulários de Identificação dos Elementos do Processo.
Registro 2: Formulário de Identificação dos Elementos do Processo.
Registro 3: Desenho do Fluxograma Atual.
Análise e Melhoria dos Processos
6. Árvore de Soluções
Identificação dos Problemas que afetam o processo.
- Técnicas de Moderação de Cartelas (TMC)
Registro 4: Formulário de Árvore de Soluções.
Separação de causas e efeitos (problemas)
- Técnicas de Moderação de Cartelas (TMC)
- Diagrama Causa e Efeito
Registro 4: Formulário de Árvore de Soluções.
Identificação e priorização das soluções
- Técnicas de Moderação de Cartelas (TMC)
- Matriz BÁSICO
Registro 4: Formulário de Árvore de Soluções.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 127
Monitoramento e Avaliação
6. Árvore de Soluções
Encaminhamento das Soluções:
- Responsáveis - Prazo; - Resultado
esperado
Registro 4: Formulário de Árvore de Soluções.
7. Modelagem do Processo
Identificar as condições para realização do novo processo:
- Finalidade do processo
- Principais necessidades dos clientes
- Identificação dos recursos necessários
Registro 5: Diagrama de Interação do Processo
Análise PDCA Registro 6: Registro do Novo Fluxo do Processo
8. Sistema de Medição de Desempenho
Formulação dos indicadores de eficiência e eficácia para monitoramento do processo
Registro 7: Formulário de Cadastro de Indicadores.
Preenchimento do marco de referência
Registro 8: Formulário de Identificação do Marco de Referência.
Aplicação e Avaliação do processo em andamento
Registro 9: Formulário de Aplicação.
Redesenho 9. Proposta de Simplificação
Formatação da Proposta de Simplificação
Registro 10: Proposta de Simplificação
10. Implementação do Novo Processo
Implementação das Melhorias:
- Manualização - Treinamento para
o novo processo - Plano de
Comunicação para disseminação
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19 GLOSSÁRIO
Ação: O que é feito por cada ator.
Análise Crítica do Processo: avaliação sistemática sobre a pertinência, a adequação e a
eficiência do processo, no que diz respeito à legislação, políticas setoriais e aos objetivos
da instituição.
Área de TI: compreende todos os setores e atividades de trabalho inerentes a esta
unidade administrativa.
Áreas de Sombra (Sombreamento): geração da mesma informação (ou muito similar)
em partes diferentes do processo ou por pessoas diferentes, gerando aumento no custo
total do processo ou tornando possível a ocorrência de dados conflitantes que
desequilibram o processo gerando duplicidades e redundâncias.
Atividade: Unidade de trabalho realizada por uma pessoa, em um local e em dado
tempo; geralmente se desdobra em tarefas e está vinculada a atividade.
Atividade Gerencial: É aquela que envolve comando e aferição de resultados.
Atividade Operacional: É aquela que envolve ações pré-programadas e que gera
produtos palpáveis.
Atores: Quem executa alguma ação na atividade.
Atuação Integrada: consiste na articulação e envolvimento das diversas áreas na
tentativa de inovar a gestão e colocar em prática as teorias gerenciais, possibilitando a
realização de propostas e ideias ainda não implementadas na solução de problemas que
dificultam o andamento dos trabalhos.
Avaliação do Processo: avaliação realizada com intuito de promover a inovação nos
processos executados, buscando sempre a eficiência e eficácia.
Benchmarking: é um processo contínuo de medição de produtos, serviços e práticas
(processos), em relação aos concorrentes mais competitivos, ou às empresas
reconhecidas como líderes.
Brainstorming: é uma técnica de criatividade em grupo, na qual se busca a geração de
ideias que isoladamente ou associadas, estimulem novas ideias e subsídios direcionados
à solução de um problema.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 129
Checklist: são simples e poderosas ferramentas para listar, relacionar, comparar,
verificar ou lembrar fatores importantes relativos às atividades.
Ciclo PDCA: é uma ferramenta que busca a lógica para fazer certo desde a primeira vez,
e cuja as iniciais são P – Plan (planejar), D – Do (fazer), C – Control (controlar) e A –
Action (atuar corretivamente).
Cliente: organização ou pessoa que recebe um serviço ou produto de processo e pode
ser interno e externo à Secretaria.
Desempenho: é o resultado da avaliação de como o processo está sendo executado, ou
seja, nível de desempenho atingido, oportunidades de melhoria priorizadas, fatores
críticos de sucesso e metas alcançadas ou não.
Diagnóstico Consolidado: consolidação da todas as avaliações de processo realizadas
pelas unidades organizacionais.
Diagrama de Interação do Processo: é uma ferramenta de identificação e de
visualização dos elementos essenciais das atividades de trabalho (fornecedor,
entrada/insumo, saída/produto e cliente), que foram formados a partir das atividades
levantadas e agrupadas.
Efetividade: refere-se aos resultados objetivos e práticos da atividade real.
Eficácia: é o grau de alcance das metas programadas, em um determinado período de
tempo, independentemente da utilização dos recursos empregados.
Eficiência: melhor relação possível entre os produtos (bens e serviços) gerados por uma
atividade e os custos dos insumos empregados em um determinado período de tempo.
Executante: quem executa as atividades do processo.
Fornecedor: organização ou pessoa que fornece um produto ou serviço podendo ser
interno ou externo à Secretaria.
Gestão da Mudança: é o gerenciamento contínuo das propostas de mudança nos
processos por meio da análise dos impactos na Secretaria (pessoal, custo, sistema de
informação, legislação).
Gestão por Processos Organizacionais: caracteriza-se pela capacidade tecnológica,
humana e estrutural para administrar os diferentes processos organizacionais de forma
eficaz, eficiente e efetiva, no intuito de conduzir a Secretaria de Finanças a excelência de
sua gestão.
Manual de Gestão de Processos Organizacionais - SEFIN
130 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
Indicadores: dados ou informações numéricas que quantificam as entradas (recursos ou
insumos), saídas (produtos) e o desempenho de processos, produtos e a organização
como um todo.
Insumo ou Entrada (input): produto ou serviço necessário para o início de um
determinado processo.
Macroprocessos: agrupamento de processos necessários para a produção de uma ação
ou desempenho de uma atribuição da Secretaria. Consiste em grandes conjuntos de
atividades pelos quais a Secretaria cumpre a sua missão, gerando valor para o cliente.
Correspondem às grandes funções da organização, para as quais devem estar voltadas
todas as suas unidades internas e descentralizadas. Um macroprocesso engloba vários
outros processos.
Mapeamento de Processos: ação de identificar como são realizados os processos
organizacionais de uma empresa e de desenhar um fluxograma funcional, que retrata as
diferentes áreas de trabalho, onde o tempo e a responsabilidade ficam evidenciados.
Mapeamento dos Processos Atuais: é o levantamento da situação atual dos processos
organizacionais; serve para diagnosticar e orientar as ações de melhoria nos processos
existentes.
Melhoria contínua: é a ação contínua de propor uma alteração nos processos
organizacionais com vista a obter um melhor desempenho. Objetiva aumentar a
probabilidade de fazer crescer a satisfação dos clientes e de outras partes interessadas.
Meta: objetivos quantificados, expressão dos níveis de desempenho pretendidos para um
determinado período de tempo. Resultado a ser atingido decorre do objetivo proposto,
composto de indicador, valor e prazo.
Metaplan: é o nome registrado de uma empresa alemã, que desenvolveu em meados dos
anos 70 integração entre as técnicas de visualização e moderação em um conjunto de
procedimentos para o trabalho participativo em grupo, que vem tendo desde então
aceitação cada vez maior tanto no setor público como junto à iniciativa privada.
Missão: a razão de ser de uma organização, as necessidades sociais a que ela atende e
seu foco fundamental de atividades.
Modelagem do Processo: é a observação de todo o fluxo do processo na Secretaria.
Norma NBR ISO-9000: norma que apresenta padrões mundiais de qualidade.
Ontologia da Linguagem: estudo da linguagem humana para uma reflexão a respeito do
sentido abrangente do ser, como aquilo que torna possível as múltiplas existências
(Opõe-se à tradição metafísica que, em sua orientação teológica, teria transformado o ser
em geral num mero ente com atributos divinos).
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Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN 131
Organização: grupo de instalações e pessoas com conjunto de responsabilidades,
autoridades e relações.
Padrão de Trabalho: é um documento que define o Padrão de modelagem para o
desenho dos processos em: Diagramas, Objetos, deste Diagramas, bem como para os
Atributos dos Diagramas ou dos Objetos, utilizando o software SE SUITE, de tal forma
que se tenha uma referência com a qual se possa comparar cada diagrama gerado e
assim validá-lo ou adequá-lo, de acordo com esta definição.
Ponto de Controle: são aqueles que geram regras ou restrições quanto à execução do
processo de trabalho.
Processo: conjunto de subprocessos e/ou atividades logicamente relacionadas que
transformam insumos em produtos a um cliente específico, essa transformação deve
agregar valor na percepção dos clientes do processo e exige um conjunto de recursos. O
processo poderá exigir que a sequência de etapas seja documentada por meio de
especificações, de procedimentos e de instruções de trabalho, bem como que as etapas
de medição e de controle sejam adequadamente definidas. Para que as organizações
funcionem de forma eficaz, elas têm que identificar e gerenciar processos inter-
relacionados e interativos e quase sempre a saída de um processo constitui-se na entrada
do processo seguinte. Os processos têm como características a repetitividade,
estabilidade, previsibilidade, mensurabilidade e adaptabilidade.
Processo de Apoio: processo que dá suporte aos processos relativos ao produto e que é
usualmente projetado em função de necessidades relacionadas à estrutura e aos fatores
internos à Secretaria.
Processo Finalístico: processo relacionado às atividades-fim, aquele que gera os
produtos finais da Secretaria e gera valor direto para os clientes. Envolve tanto a
fabricação de bens como a prestação de serviços.
Produto/Serviço: definido como resultado de um processo; resultado de um conjunto de
atividades inter-relacionadas ou em interação que transformam entradas em saídas.
Qualidade: adequabilidade para o uso. Fazer certo a coisa certa já na primeira vez, com
excelência no atendimento. Totalidade de características de uma organização que lhe
confere a capacidade de satisfazer as necessidades explícitas e implícitas dos cidadãos
e/ou clientes.
Rastreabilidade da Informação: capacidade de recuperar o histórico, a aplicação ou
localização daquilo que esta sendo considerado.
Redesenho dos Processos: é o redesenho do fluxo a partir do diagnóstico da situação
atual. Representa o esforço para orientar as ações de melhoria nos processos da
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132 Secretaria Municipal de Finanças - SEFIN
secretaria, de forma a permitir que seus produtos e serviços sejam eficientes e eficazes e
que estejam em conformidade com a missão institucional da Secretaria de Finanças.
Responsável pelo Processo: pessoa que responde diretamente pelo processo.
Retrabalho: ação implementada sobre um produto não-conforme, a fim de transformá-lo
conforme os requisitos estabelecidos.
Revisão do Processo: consiste na revisão de um processo com intuito de realizar uma
melhoria localizada ou correção de um desvio.
Satisfação do Cliente: percepção do cliente do grau no qual os seus requisitos foram
atendidos.
Sistema de Monitoramento: qualquer entidade (processo, produto, equipamento,
pessoa, grupo, organização ou outros) que seja objeto de nossa observação.
Software SE SUITE: ferramenta informatizada utilizada pela Secretaria para o
mapeamento e redesenho dos processos.
Subprocesso: conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos
(entradas) e produtos (saídas).
Tarefa: conjunto de trabalhos a serem executados, envolvendo rotina, dificuldades,
esforço ou prazo determinado; nível imediatamente inferior a uma atividade.
Validação: comprovação, por intermédio do fornecimento de evidência objetiva, de que
os requisitos pretendidos foram atendidos.
Visão: estado que a Secretaria de Finanças deseja atingir no futuro. A visão tem a
intenção de propiciar o direcionamento dos rumos de uma organização.
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