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Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com
Análise do artigo “O Ano da Tesoura”
Fala sobre a postura errônea adotada por algumas empresas diante da necessidade de corte de custos
3 páginas
Análise sobre como a aplicação do BPM e do BPMS poderiam auxiliar nesta necessidade de redução de custos enfrentada por diversas empresas
Quem entregar o relatório até o dia 25 de setembro, poderá acumular 4 horas de Atividade Complementar
Não serão aceitos relatórios digitados
Deve ter, pelo menos, 1 página
Análise do Estudo de Caso
Maioria dos grupos entenderam o espírito da coisa e realmente “discutiram” as questões
Concordâncias e discordâncias
Questionamentos
Conclusões
Apresentações consistentes
Foco durante a apresentação (respeito aos colegas)
Conversas paralelas
Alguns mexendo com o celular ou notebook
Risadas
Necessidade de pedir silêncio para a turma
Aprender a aproveitar o “escopo aberto” (fiz de propósito!)
Comum no dia-a-dia corporativo (não é sempre que seu chefe tem tempo de falar como fazer as coisas)
Será que não valeria a pena montar uma apresentação?
Será que não valeria a pena “contar uma história”, ao invés de ler as respostas?
Aproveitar o ambiente propício para se expor
Quer “crescer” na sua empresa? Não tem para onde correr, em algum momento você terá que apresentar algo para alguém...
Por que não começar a “treinar” na faculdade?
Saber usar o “voto de confiança” e negociar quando necessário
Aproveitar a aula cedida para construção do trabalho
Não deu tempo de terminar no prazo previsto? Negocie!
Pergunta inicial...
Mas o que é mesmo BPMS?
Business Process Management System
Conjunto de componentes de software que atuam de forma integrada para suportar o ciclo de automação do processo
Arquitetura complexa...
BPM
Gestão dos Processos de Negócio
Prática de gestão
BPMS
Suíte de sistemas
Importante!
Antes de pensar na implantação de um BPMS, é fundamental institucionalizar a cultura BPM dentro da empresa
Mapear o processo
Analisar as oportunidades
de melhoria
Identificar oportunidades de automação
Analisar viabilidade de aquisição de
BPMS
Antes de pensar na “melhor solução”, há uma pergunta fundamental...
Estamos discutindo soluções... Mas qual problema a Pharmalife queria
resolver?
Principal desafio da Pharmalife!
Como podemos crescer de forma estruturada, saudável e
sustentável?
Desafios!
Quebra da patente do principal medicamento...
Vendas em alta, mas com o lucro líquido estável...
Como confiar nos relatórios?
Considerando os desafios, será que BPMS é a melhor solução?
Não há questões que devem ser resolvidas ANTES de pensar no
sistema?
“Não temos ferramenta e nem tempo
para analisar o bolo de informações
financeiras, mas vocês são experientes
e conseguem dizer onde está o
problema.”
Na empresa há um ERP onde estão todos os dados das vendas realizadas, mas ninguém sabe como
utilizar o módulo de relatórios da ferramenta. Por isso, alguns dados são extraídos pela área de TI, que
tem acesso ao banco de dados do ERP.
Embora a extração de dados seja solicitada todos os
meses, o processo definido pela área de TI contempla uma série de atividades, fazendo com que a
solicitação demore, no mínimo, 2 semanas para ser atendida. A equipe do Financeiro também informou que este prazo vale para qualquer solicitação enviada
para a área de TI, independente do tipo (inclusive uma troca de teclado).
O responsável pela criação dos relatórios é o estagiário da área, que fez uma série de
treinamentos e pesquisas sobre criação de consultas e macros no Microsoft Excel. Há 3 meses a divulgação dos relatórios para o Conselho atrasou 20 dias, pois o estagiário passou um período doente e depois entrou
em semana de provas na faculdade.
Considerando uma regra estabelecida pelo CFO, o Financeiro não pode divulgar nenhum relatório antes da validação e assinatura dele. Mas, nos últimos dois
meses, o CFO somente assinou os relatórios, alegando não ter tempo para analisá-los.
Em novembro de 2011 a Pharmalife perdeu um lote de medicamentos, pois um erro na análise de um
relatório fez com que a equipe do Financeiro sugerisse o aumento da produção. Na investigação
do erro, descobriram que durante a manipulação dos dados uma ação de “copiar e colar” foi feita da forma
incorreta, duplicando os dados.
Considerando a experiência em Excel do estagiário do Financeiro, as demais áreas da Pharmalife
solicitam diversos tipos relatórios, desde análises do registro de ponto dos funcionários até relatórios
para que o Gerente de Vendas decida onde os vendedores devem concentrar seus esforços.
Problemas de gestão...
CFO não provocou uma análise da raiz do problema
Estagiário do Financeiro faz parte do caminho crítico de diversas atividades
Problemas de processos...
Duas semanas para TI atender uma solicitação
Relatórios do Financeiro são simplesmente aprovados, sem análise (será que é necessário?)
Problemas de capacitação e gestão de competências...
Pessoas não conseguem extrair dados do ERP (será que é fácil extrair? um treinamento é suficiente?)
“Copiar e Colar” feito da forma errada custou um lote da produção de um medicamento (além disso, na análise ninguém percebeu a incoerência)
Lembrando a definição de Sistema de Informação
“aplicação de pessoas, tecnologias e procedimentos para resolver problemas de negócios”
Lembrando a definição de Sistema de Informação
“conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em organizações”
Relatórios
Acessíveis e objetivos
Tomada de decisão
Velocidade
Precisão!
Impacto financeiro
Otimização da rotina
Foco no que é importante!
Relatórios
Acessíveis e objetivos
Tomada de decisão
Velocidade
Precisão!
Impacto financeiro
Otimização da rotina
Foco no que é importante!
Desde que os problemas de gestão sejam resolvidos!
Resultado da Empresa
Tecnologia
Processos Pessoas
Resultado da Empresa
Tecnologia
Processos Pessoas
PESSOAS
Sem capacitação
Dependência do estagiário
Não possuem autonomia (necessidade de aprovações)
Não são ouvidas
Conclusão: Provável desmotivação
Resultado da Empresa
Tecnologia
Processos Pessoas
PROCESSOS A burocracia impera! ▪ Mínimo de duas semanas para TI atender uma
solicitação
▪ Aprovações desnecessárias
Sem um modelo de gestão definido ▪ A decisão pela implantação do BPMS foi totalmente
intuitiva
Ao invés de controlar, a empresa é controlada pelos processos
Resultado da Empresa
Tecnologia
Processos Pessoas
TECNOLOGIA
ERP implantado, mas ninguém sabe utilizar (pelo menos a parte de relatórios)
Aquisição de um BPMS (ferramenta caríssima) sem planejamento
Conhecer seus dados Definir...
Processo para análise das informações
Forma de divulgação
Alçadas para tomada de decisão
Capacitar as pessoas
Gestão de demandas de TI Análise de relatórios do Financeiro Criação de relatórios
Gestão de demandas de TI Criação de relatórios
Considerando o Estudo de Caso, qual é a real importância da TI para as empresas?
Será que as empresas estão tendo o retorno dos investimentos em TI?
Qual é o papel do consultor dentro da aplicação do BPM / BPMS?
Deve garantir o sucesso?
Maturidade das empresas na utilização / aplicação de BPM e BPMS
Acompanhem a discussão calorosa no BPM Fórum: http://br.groups.yahoo.com/group/BPM-Forum/message/7167
alessandro.almeida@uol.com.br www.slideshare.net/alessandroalmeida
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