Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com

Análise do artigo “O Ano da Tesoura”

Fala sobre a postura errônea adotada por algumas empresas diante da necessidade de corte de custos

3 páginas

Análise sobre como a aplicação do BPM e do BPMS poderiam auxiliar nesta necessidade de redução de custos enfrentada por diversas empresas

Quem entregar o relatório até o dia 25 de setembro, poderá acumular 4 horas de Atividade Complementar

Não serão aceitos relatórios digitados

Deve ter, pelo menos, 1 página

Análise do Estudo de Caso

Maioria dos grupos entenderam o espírito da coisa e realmente “discutiram” as questões

Concordâncias e discordâncias

Questionamentos

Conclusões

Apresentações consistentes

Foco durante a apresentação (respeito aos colegas)

Conversas paralelas

Alguns mexendo com o celular ou notebook

Risadas

Necessidade de pedir silêncio para a turma

Aprender a aproveitar o “escopo aberto” (fiz de propósito!)

Comum no dia-a-dia corporativo (não é sempre que seu chefe tem tempo de falar como fazer as coisas)

Será que não valeria a pena montar uma apresentação?

Será que não valeria a pena “contar uma história”, ao invés de ler as respostas?

Aproveitar o ambiente propício para se expor

Quer “crescer” na sua empresa? Não tem para onde correr, em algum momento você terá que apresentar algo para alguém...

Por que não começar a “treinar” na faculdade?

Saber usar o “voto de confiança” e negociar quando necessário

Aproveitar a aula cedida para construção do trabalho

Não deu tempo de terminar no prazo previsto? Negocie!

Pergunta inicial...

Mas o que é mesmo BPMS?

Business Process Management System

Conjunto de componentes de software que atuam de forma integrada para suportar o ciclo de automação do processo

Arquitetura complexa...

BPM

Gestão dos Processos de Negócio

Prática de gestão

BPMS

Suíte de sistemas

Importante!

Antes de pensar na implantação de um BPMS, é fundamental institucionalizar a cultura BPM dentro da empresa

Mapear o processo

Analisar as oportunidades

de melhoria

Identificar oportunidades de automação

Analisar viabilidade de aquisição de

BPMS

Antes de pensar na “melhor solução”, há uma pergunta fundamental...

Estamos discutindo soluções... Mas qual problema a Pharmalife queria

resolver?

Principal desafio da Pharmalife!

Como podemos crescer de forma estruturada, saudável e

sustentável?

Desafios!

Quebra da patente do principal medicamento...

Vendas em alta, mas com o lucro líquido estável...

Como confiar nos relatórios?

Considerando os desafios, será que BPMS é a melhor solução?

Não há questões que devem ser resolvidas ANTES de pensar no

sistema?

“Não temos ferramenta e nem tempo

para analisar o bolo de informações

financeiras, mas vocês são experientes

e conseguem dizer onde está o

problema.”

Na empresa há um ERP onde estão todos os dados das vendas realizadas, mas ninguém sabe como

utilizar o módulo de relatórios da ferramenta. Por isso, alguns dados são extraídos pela área de TI, que

tem acesso ao banco de dados do ERP.

Embora a extração de dados seja solicitada todos os

meses, o processo definido pela área de TI contempla uma série de atividades, fazendo com que a

solicitação demore, no mínimo, 2 semanas para ser atendida. A equipe do Financeiro também informou que este prazo vale para qualquer solicitação enviada

para a área de TI, independente do tipo (inclusive uma troca de teclado).

O responsável pela criação dos relatórios é o estagiário da área, que fez uma série de

treinamentos e pesquisas sobre criação de consultas e macros no Microsoft Excel. Há 3 meses a divulgação dos relatórios para o Conselho atrasou 20 dias, pois o estagiário passou um período doente e depois entrou

em semana de provas na faculdade.

Considerando uma regra estabelecida pelo CFO, o Financeiro não pode divulgar nenhum relatório antes da validação e assinatura dele. Mas, nos últimos dois

meses, o CFO somente assinou os relatórios, alegando não ter tempo para analisá-los.

Em novembro de 2011 a Pharmalife perdeu um lote de medicamentos, pois um erro na análise de um

relatório fez com que a equipe do Financeiro sugerisse o aumento da produção. Na investigação

do erro, descobriram que durante a manipulação dos dados uma ação de “copiar e colar” foi feita da forma

incorreta, duplicando os dados.

Considerando a experiência em Excel do estagiário do Financeiro, as demais áreas da Pharmalife

solicitam diversos tipos relatórios, desde análises do registro de ponto dos funcionários até relatórios

para que o Gerente de Vendas decida onde os vendedores devem concentrar seus esforços.

Problemas de gestão...

CFO não provocou uma análise da raiz do problema

Estagiário do Financeiro faz parte do caminho crítico de diversas atividades

Problemas de processos...

Duas semanas para TI atender uma solicitação

Relatórios do Financeiro são simplesmente aprovados, sem análise (será que é necessário?)

Problemas de capacitação e gestão de competências...

Pessoas não conseguem extrair dados do ERP (será que é fácil extrair? um treinamento é suficiente?)

“Copiar e Colar” feito da forma errada custou um lote da produção de um medicamento (além disso, na análise ninguém percebeu a incoerência)

Lembrando a definição de Sistema de Informação

“aplicação de pessoas, tecnologias e procedimentos para resolver problemas de negócios”

Lembrando a definição de Sistema de Informação

“conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em organizações”

Relatórios

Acessíveis e objetivos

Tomada de decisão

Velocidade

Precisão!

Impacto financeiro

Otimização da rotina

Foco no que é importante!

Relatórios

Acessíveis e objetivos

Tomada de decisão

Velocidade

Precisão!

Impacto financeiro

Otimização da rotina

Foco no que é importante!

Desde que os problemas de gestão sejam resolvidos!

Resultado da Empresa

Tecnologia

Processos Pessoas

Resultado da Empresa

Tecnologia

Processos Pessoas

PESSOAS

Sem capacitação

Dependência do estagiário

Não possuem autonomia (necessidade de aprovações)

Não são ouvidas

Conclusão: Provável desmotivação

Resultado da Empresa

Tecnologia

Processos Pessoas

PROCESSOS A burocracia impera! ▪ Mínimo de duas semanas para TI atender uma

solicitação

▪ Aprovações desnecessárias

Sem um modelo de gestão definido ▪ A decisão pela implantação do BPMS foi totalmente

intuitiva

Ao invés de controlar, a empresa é controlada pelos processos

Resultado da Empresa

Tecnologia

Processos Pessoas

TECNOLOGIA

ERP implantado, mas ninguém sabe utilizar (pelo menos a parte de relatórios)

Aquisição de um BPMS (ferramenta caríssima) sem planejamento

Conhecer seus dados Definir...

Processo para análise das informações

Forma de divulgação

Alçadas para tomada de decisão

Capacitar as pessoas

Gestão de demandas de TI Análise de relatórios do Financeiro Criação de relatórios

Gestão de demandas de TI Criação de relatórios

Considerando o Estudo de Caso, qual é a real importância da TI para as empresas?

Será que as empresas estão tendo o retorno dos investimentos em TI?

Qual é o papel do consultor dentro da aplicação do BPM / BPMS?

Deve garantir o sucesso?

Maturidade das empresas na utilização / aplicação de BPM e BPMS

Acompanhem a discussão calorosa no BPM Fórum: http://br.groups.yahoo.com/group/BPM-Forum/message/7167

alessandro.almeida@uol.com.br www.slideshare.net/alessandroalmeida