Como fazer reunioes

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Como conseguir reuniões eficazes A questão Não há ninguém que não tenha já experimentado uma sensação de impotência e frustração, no final de uma reunião longa, cansativa e... improdutiva. No entanto é uma questão de método, conseguir-se resultados positivos, com um mínimo de esforço. Definição Uma reunião é um encontro de pessoas que visam atingir um objectivo específico. Para tal é necessário definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir, ter as pessoas certas presentes à reunião e dominar o processo de condução eficaz de reuniões. Os motivos de uma reunião Entre a miríade de motivos que podem existir para convocar uma reunião, podemos citar :

Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir tomar decisões com um mínimo de risco.

Planejamento de ações e obtenção do necesário consenso para a sua executação. Organização um número de ações, atribuindo responsabilidades para a sua execução e definir prazos para as mesmas.

Avaliação do progresso das actividades planejadas, de modo a decidir atempadamente as questões com elas relacionadas.

Regras gerais Todas as reuniões devem ter um líder, ou coordenador, predefinido. (O lider de uma reunião deve ser alguém com capacidade específica para essa tarefa.) Para as reuniões formais (mais de 3 pessoas durante mais de 30 minutos) deve ser distribuida uma agenda da reunião, pelos participantes convidados, com pelo menos 24 horas de antecedência. A agenda deve definir, com rigor, o local da reunião, bem como as horas de começo e de fim da mesma. É essencial cumprir com o local e as horas estabelecidas. O número de participantes nas reuniões deve ser minimizado. Só os elementos estritamente necessários devem participar, todos os outros podem ser informados, sem serem participantes na reunião.

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Os participantes devem preparar-se para as reuniões, nos pontos indicados na agenda. O objectivo da reunião deve ser anunciado no início da mesma. Aquele objectivo deve ser exposto claramente e sem ambiguidades. Por exemplo:

Para decidir um curso de ação... Para chegar a acordo na melhor alternativa... Para identificar as ações que são necessárias tomar... Para resolver um problema específico... Para desenvolver uma estratégia de aumento de eficácia... Para distribuir responsabilidades. ...

"Discutir" ou "Rever" não são, na maioria das situações, bons objectivos. Porque é que há-de existir uma reunião se não for para tomar decisões sobre planos de ação ou atribuição de responsabilidades ? As reuniões devem ter lugar em locais sossegados, longe de factores de distração e sem interrupções. Quer o coordenador, quer os intervenientes devem tomar as medidas necessárias no sentido da reunião não ser interrompida, nomeadamente por chamadas telefónicas. As reuniões devem terminar à hora prevista, a menos que todos os participantes acordem numa extensão da mesma. As várias partes de uma agenda deverão ter tempos definidos para cada uma delas. Uma pessoa será responsável pela ata da reunião, onde possam ficar documentadas as decisões tomadas e os acordos conseguidos. Essa ata deverá ser distribuida pelos participantes nas 24 horas seguintes ao fim da reunião. No final de cada reunião o coordenador deverá solicitar a opinião dos presentes sobre o modo como aquela decorreu e deverão identificar-se, se possível, processos de melhorar a eficácia das mesmas. Conselhos

Tente manter as reuniões com uma duração máxima de 2 horas.

Não convoque reuniões com mais de 10 elementos, a menos que seja absolutamente imprescindível.

Antes da reunião distribua a documentação relevante que já tenha pronta, a fim de permitir que os intervenientes a possam estudar com um mínimo de cuidado.

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A reunião deve começar sem esperar pelos retardatários. Só assim se pode respeitar quem planejou o seu dia de trabalho com base na agenda distribuida.

Arranje métodos para reservar as salas de reuniões, a fim de não existirem conflitos de horários de ocupação.

Não utilize reuniões para divulgar actualizações de informação. Existem para tal meios bastante mais eficazes.

Assegure-se que a sala de reuniões dispõe do necessário, tal como o número de cadeiras necessárias, equipamento de projecção, água, papel de notas e canetas.

Não permita que a duração da discussão dos vários items da agenda sejam excedidas, a não ser que haja uma justificação indefensável, tal como informação nova, dificuldades não previstas, etc.

Esteja atento ao progresso da reunião, face à agenda estabelecida com antecedência.

Não encoraje mais do que um interveniente a falar ao mesmo tempo.

Identifique os participantes que apenas participam em alguns pontos da agenda, a fim de não esquecer de lhes pedir opiniões quando tal for relevante.

Não permita que os participantes se afastem dos pontos da agenda. Identifique os pontos que possam ser levantados e estabeleça - no fim da reunião - o melhor método para lidar com eles.

Avise, antecipadamente, o coordenador da reunião caso não possa estar presente durante toda a duração da mesma, ou envie um substituto.

Caso sinta necessário, não hesite em perguntar "porque é que estamos aqui reunidos?"

Deixe a sala de reuniões arrumada e limpa.

Poderá ser útil afixar na sala de reuniões uma lista de regras, tal como esta.