Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Conceitos Básico de Gerenciamento Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de DocumentosEletrônico de Documentos

Roseli Luccas de OliveiraCDIA+PMP

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AgendaAgendaInformação

Informação Estruturada Informação Não Estruturada

Documento Em papel Eletrônico Imagem Ciclo de Vida do Documento

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)GED X ECMECM (Enterprise Content Management)CasesReferências

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InformaçãoInformação

3

Podemos classificar as informações em uma empresa como:

Informação EstruturadaInformação Não

Estruturada

Informação EstruturadaInformação Estruturada

4

Informação tratada, classificadaEncontra-se em Sistemas de InformaçãoBanco de Dados

Campo 1 Campo 2

Dado1A Dado1B

Dado2A Dado2B

Dado3A Dado3B

Informação Não EstruturadaInformação Não Estruturada

5

Informação não tratadaNão está em Sistemas de InformaçãoEncontra-se em documentos, objetos,

pessoas.

Informação Não EstruturadaInformação Não Estruturada

6

Documentos ObjetosVozTextoImagemAnimação

DocumentoDocumentoÉ o registro de uma informação independentemente

da natureza do suporte que a contém.

FID - Federação Internacional de Documentação. Definição adotada ABNT (NBR-9578)

7

DocumentoDocumento

8

É classificado conforme seu suporte: Documento em Papel Documento Eletrônico Documento Imagem

9

Documento em Papel

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM PAPEL

DocumentoDocumento

ABCDEFGH

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Documento em Papel Documento Eletrônico

DocumentoDocumento

GERADOS COM A UTILIZAÇÃO DE SOFTWARES

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Documento em Papel Documento Eletrônico Documento Imagem

DocumentoDocumento

REPRESENTAÇÃO DIGITAL DE UM DOCUMENTO EM PAPEL, QUE É

“ESCANEADO”, ARMAZENADO E GERENCIADO ELETRONICAMENTE

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Ciclo de Vida de DocumentosCiclo de Vida de Documentos

GED – Gerenciamento Eletrônico de GED – Gerenciamento Eletrônico de DocumentosDocumentos

“É a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida. ”(Gartner Group)

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“O GED é um grupo de tecnologias, com cinco funcionalidades básicas: Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Distribuição e Preservação. ” (CENADEM)

Gerenciamento de DocumentoGerenciamento de Documento

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Controla a criação do documento Controla a revisão do documento Permite a implementação de fluxo documental Integração com os aplicativos geradores de

documentos Documentos em diversos formatos Temporalidade documental

GED X ECMGED X ECM

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Documentos X Conteúdo

Departamental X Organizacional

ECM - ECM - Enterprise Content Management Enterprise Content Management

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“ É o conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais. ECM são ferramentas e estratégias que permitem a gestão da informação não estruturada de uma organização, sempre que ela existir. ” (AIIM - Association for Information and Image Management)

17Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005)

ECM - ECM - Enterprise Enterprise

Content Content ManagementManagement

Por que implantar o ECM?Por que implantar o ECM? Aumento de produtividade

Redução no tempo de acesso à documentação (conteúdo) Acesso multiusuário

Possibilidade de cadastramento e recuperação do acervo a partir de diversos índices

Preservação do acervo Melhoria na gerência do acervo Melhoria no atendimento ao cliente Minimização de perda e extravio de documentos (conteúdos) Facilidade de implementação de temporalidade documental

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CasesCases

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Recursos HumanosDossiê do Empregado

EngenhariaDocumentação Técnica das RefinariasDocumentação Técnica da TRANSPETRO

Digitalização e Preservação de AcervoDocumentação do EmpregadoDocumentação Técnica em Papel

ReferênciasReferências

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AVEDOM, Don M. Tecnologia de Documentos: Definições e descrições. São Paulo. CENADEM, 2001 BALDAM, Roquemar de Lima. GED: Gerenciemnto Eletrônico de Documentos. São Paulo. Érica, 2004 CRUZ, Tadeu. Workflow: A tecnologia que vai revolucionar processos. São Paulo. Atlas, 1998. KUBIÇA, Stefano. Curso Conceitos e Aplicações da Certificação Digital, Rio de Janeiro, 7 de julho de 2005 VIEIRA, Conceição M. Sande. PETROBRAS In:Curso de GED, Salvador, 9-13 mai. 2005. www.ged.net.brwww.aiim.org

OBRIGADA!OBRIGADA!

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Roseli Luccas de OliveiraE-mail: roseliluccas@petrobras.com.br