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Gerenciamento de Projetos Web
Training Program – 08 e 09 de agosto de 2014
Melhores Práticas, Processos, Ferramentas e Técnicas
Prof. Alexandre Bessa
Apresentação
Prof. Alexandre Bessa
Formado em comunicação na ECA-USP e pós-graduação em economia na FIPE, é gerente de marketing de produtos com experiência em projetos de comunicação, branding e economia. Trabalha há 15 anos em empresas de mídia interativa, atuando em comunicação integrada para aquisição, retenção e engajamento do público alvo. Nesse período, realizou projetos com clientes como DaimlerChrysler, Ambev, Claro, Coca-Cola e Banco Real. Montou lojas online para Claro (2003) e para Electrolux (2005). No Yahoo!, foi responsável pelo Yahoo! Mail na América Latina, no qual além de responder pelos KPIs do produto, conduziu a comunicação para transição de plataformas de email e abriu frentes de aquisição de novos usuários em Cybercafes. Hoje trabalha na filial brasileira da Amazon, na qual fez o lançamento da Loja Kindle no Brasil; no dia a dia, é responsável pelas métricas e por criar campanhas e promoções para ativar e manter clientes.
Recordando...
Relacionamento entre as Fases de Gestão do Projeto
As fases do projeto se inter-relacionam e cabe ao gerente do projeto definir claramente o início e fim de cada fase
Grupo de processos
II
PP
EEM&CM&C
CC
I = IniciaçãoP = PlanejamentoE = ExecuçãoM&C = Monitoramento & ControleC = Encerramento
I P E M&C C
Integração
Desenvolver o termo de abertura do projeto
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Realizar o controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto ou fase
Escopo
Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP
Verificar escopo Controlar escopo
Tempo
Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das
atividades Estimar a duração das
atividades Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
Custos Estimar os custos Determinar o orçamento
Controlar os custos
Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da
qualidade Realizar o controle da
qualidade
Pessoas
Desenvolver o plano de recursos humanos
Mobilizar a equipe do projeto
Desenvolver a equipe do projeto
Gerenciar equipe do projeto
Comunicação
Identificar as partes interessadas
Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar
expectativas das partes interessadas
Reportar o desempenho
Riscos
Planejar o gerenciamento de riscos
Identificar os riscos Realizar a análise
quantitativa de riscos Realizar a análise
qualitativa de riscos Planejar respostas aos
riscos
Monitorar e controlar os riscos
Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições
O que é executar?
“Executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo”
Iniciação
IIPP
EEM&C
M&C
CC
Processos realizados neste Grupo*
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Realizar a garantia da qualidade
Mobilizar a equipe do projeto
Desenvolver a equipe do projeto
Gerenciar equipe do projeto
Distribuir informações
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Conduzir aquisições
* Segundo o Diagrama da Rita Mulcahy
I P E M&C C
Integração
Desenvolver o termo de abertura do projeto
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Realizar o controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto ou fase
Escopo
Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP
Verificar escopo Controlar escopo
Tempo
Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das
atividades Estimar a duração das
atividades Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
Custos Estimar os custos Determinar o orçamento
Controlar os custos
Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da
qualidade Realizar o controle da
qualidade
Pessoas
Desenvolver o plano de recursos humanos
Mobilizar a equipe do projeto
Desenvolver a equipe do projeto
Gerenciar equipe do projeto
Comunicação
Identificar as partes interessadas
Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar
expectativas das partes interessadas
Reportar o desempenho
Riscos
Planejar o gerenciamento de riscos
Identificar os riscos Realizar a análise
quantitativa de riscos Realizar a análise
qualitativa de riscos Planejar respostas aos
riscos
Monitorar e controlar os riscos
Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Realizar o trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto
Executar as atividades do projeto; Criar entregas do projeto; Implementar os padrões e os métodos planejados no plano de
gerenciamento do projeto; Disponibilizar informações sobre o projeto: cronograma, custo, qualidade,
etc.; Emitir solicitações de mudanças; Implementar as mudanças aprovadas; Gerenciar as diversas interfases do projeto, técnicas e organizacionais; Coletar e documentar as lições aprendidas;
Ferramentas Opinião Especializada; Sistema de Informações do Gerenciamento de Projetos.
Exemplos de entrega
Construção: wireframe, layout, HTML, ambiente de homologação e produção, entre outros.
Social Media: estratégia de presença, textos de Social Ad, fan page, posts, entre outros;
Campanha: storyboard, plano de mídia, planilha de especificação, cronograma de mídia, Checking, relatório de mídia, entre outros;
Data Inteligence: KPI’s, Planilha de Tag’s, Relatórios, entre outros.
Exemplos de Ferramentas de Gestão de Projetos
Colaboração: Basecamp, Google Docs, Sugar Sync, Evernote, Dropbox, entre outras;
Resource Management: Blueprintlog, 10000ft, entre outras;
Timesheet: Tsheets, Harvester, entre outras;
Portifolio Project Management: AtTask, EPM Microsoft, Clarity, ActiveCollab, entre outras;
I P E M&C C
Integração
Desenvolver o termo de abertura do projeto
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Realizar o controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto ou fase
Escopo
Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP
Verificar escopo Controlar escopo
Tempo
Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das
atividades Estimar a duração das
atividades Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
Custos Estimar os custos Determinar o orçamento
Controlar os custos
Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da
qualidade Realizar o controle da
qualidade
Pessoas
Desenvolver o plano de recursos humanos
Mobilizar a equipe do projeto
Desenvolver a equipe do projeto
Gerenciar equipe do projeto
Comunicação
Identificar as partes interessadas
Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar
expectativas das partes interessadas
Reportar o desempenho
Riscos
Planejar o gerenciamento de riscos
Identificar os riscos Realizar a análise
quantitativa de riscos Realizar a análise
qualitativa de riscos Planejar respostas aos
riscos
Monitorar e controlar os riscos
Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições
Realizar a garantia da qualidade
Processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle da qualidade para garantir que sejam usados os padrões e definições estabelecidos.
Melhoria contínua (PDCA, Sesis Sigma, entre outros);Métricas da Qualidade (desempenho dentro do prazo, controle do orçamento, freqüência de defeitos, taxa de falha, disponibilidade, confiabilidade e cobertura de testes);
FerramentasAuditorias da Qualidade;Análise de Processos;
Realizar a garantia da qualidade
PDCA
Desenvolvido por Walter Shewhart em 1930, pioneiro no Controle Estatístico de ProcessosPosteriormente foi aperfeiçoado e difundido (1950) por W. Edwards DemingProvê um modelo para melhoria de processosAbordagem que trata de o como se deve melhorar nos processos
Ciclo PDCA
Ciclo PDCA
Planeje melhorar suas operações encontrando as coisas que estão erradas e busque idéias de solução
Execute as mudanças propostas para resolver os problemas em uma pequena escala para não despender esforços desnecessários
Ciclo PDCA
Valide se suas ações tem dado os resultados esperados e se suas atividades conduzem a estes resultados
Aja para implementar as mudanças caso os resultados se mostremsatisfatórios
I P E M&C C
Integração
Desenvolver o termo de abertura do projeto
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Realizar o controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto ou fase
Escopo
Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP
Verificar escopo Controlar escopo
Tempo
Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das
atividades Estimar a duração das
atividades Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
Custos Estimar os custos Determinar o orçamento
Controlar os custos
Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da
qualidade Realizar o controle da
qualidade
Pessoas
Desenvolver o plano de recursos humanos
Mobilizar a equipe do projeto
Desenvolver a equipe do projeto
Gerenciar equipe do projeto
Comunicação
Identificar as partes interessadas
Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar
expectativas das partes interessadas
Reportar o desempenho
Riscos
Planejar o gerenciamento de riscos
Identificar os riscos Realizar a análise
quantitativa de riscos Realizar a análise
qualitativa de riscos Planejar respostas aos
riscos
Monitorar e controlar os riscos
Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições
Case
© 2013 JumpEducation
“...be water my friend”Bruce Lee
Tipo de estruturas organizacionais
Funcional: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é baixa ou nenhuma. Quem cuida do orçamento do projeto é o gerente funcional. O gerente de projetos tem dedicação parcial. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação parcial.
Tipo de estruturas organizacionais
Matricial (fraca, balanceada, forte): Um gradiente entre a estrutura funcional e a projetizada, onde a autoridade, disponibilidade de recursos, responsabilidade pelo gerenciamento do orçamento e dedicação do gerente de projetos vai cada vez mais aumentando.
Tipo de estruturas organizacionais
Projetizada: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é alta ou total. Quem cuida do orçamento do projeto é gerente de projetos. O gerente de projeto tem dedicação integral. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação integral.
“Um escritório de projetos (Project Management Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio.”
Principais atribuiçõesGestão de Projetos Estratégicos;Sistema de Gerenciamento de Projetos;Gestão de Projetos Estratégicos;Prioridades e Recursos;Decisões de Negócios em Novos Projetos;Planejamento Estratégico de Projetos;Interface com Alta ADM e Stakeholders;Revisões, avaliações e auditoria de Projetos;Conhecimento e Capacitação em Gerência por Projetos.
Project Management Office
© 2013 JumpEducation
Mobilizar a equipe do projeto
Processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para concluir as designações do projeto e podem ser denominadas em:
acordos de negociação coletiva;uso de pessoal subcontratado;ambiente de projeto em estrutura matricial;relações hierárquicas internas ou externas.
FerramentasPré-designação;Negociação;Contratação;Informações sobre o Desempenho do Trabalho.
Desenvolver a equipe do projeto
Processo de melhoria de competências, interação e ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto, tendo os principais objetivos:
Aprimorar os conhecimentos e habilidades dos membros da equipe para aumentar sua capacidade de concluir as entregas do projeto, reduzir custos/prazos e melhorar a qualidade;Estimular o sentimento de confiança e consenso entre os membros da equipe;Criar uma cultura de dinamismo e coesão, aumentando assim a produtividade individual e da equipe.
Desenvolver a equipe do projeto
FerramentasHabilidades InterpessoaisTreinamentoAtividades de Construção da EquipeRegras BásicasAgrupamentoReconhecimento e Recompensas
Gerenciar equipe do projeto
Processo de acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto.
A equipe de gerenciamento do projeto observa o comportamento da equipe, gerencia conflitos, resolve questões e avalia o desempenho dos membros da equipe.
FerramentasObservação e Conversas;Avaliações do Desempenho do Projeto;Gerenciamento de Conflitos;Registro das Questões;Habilidades Interpessoais.
I P E M&C C
Integração
Desenvolver o termo de abertura do projeto
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Realizar o controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto ou fase
Escopo
Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP
Verificar escopo Controlar escopo
Tempo
Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das
atividades Estimar a duração das
atividades Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
Custos Estimar os custos Determinar o orçamento
Controlar os custos
Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da
qualidade Realizar o controle da
qualidade
Pessoas
Desenvolver o plano de recursos humanos
Mobilizar a equipe do projeto
Desenvolver a equipe do projeto
Gerenciar equipe do projeto
Comunicação
Identificar as partes interessadas
Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar
expectativas das partes interessadas
Reportar o desempenho
Riscos
Planejar o gerenciamento de riscos
Identificar os riscos Realizar a análise
quantitativa de riscos Realizar a análise
qualitativa de riscos Planejar respostas aos
riscos
Monitorar e controlar os riscos
Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições
Distribuir informações
Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas:
modelos de emissor-receptor: realimentação de feedback e barreiras à comunicação;escolha dos meios de comunicação: situações específicas de quando comunicar por escrito ou oralmente, quando escrever um memorando informal ou um relatório formal e quando comunicar pessoalmente ou por e-mail;estilo de redação: voz ativa ou passiva, estrutura das frases e escolha de palavras;
FerramentasMétodos de Comunicação;Ferramentas de Distribuição de Informações.
Distribuir informações
Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas:
técnicas de gerenciamento de reuniões: negociação e resolução de conflitos;técnicas de apresentação: linguagem corporal e planejamento de apoio visual;técnicas de facilitação: obtenção de consenso e superação de obstáculos.
FerramentasMétodos de Comunicação;Ferramentas de Distribuição de Informações
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.
aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas;abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões;esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas.
FerramentasMétodo de Comunicação;Habilidades Interpessoais;Habilidades de Gerenciamento.
I P E M&C C
Integração
Desenvolver o termo de abertura do projeto
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Realizar o controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto ou fase
Escopo
Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP
Verificar escopo Controlar escopo
Tempo
Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das
atividades Estimar a duração das
atividades Desenvolver o
cronograma
Controlar o cronograma
Custos Estimar os custos Determinar o orçamento
Controlar os custos
Qualidade Planejar a qualidade Realizar a garantia da
qualidade Realizar o controle da
qualidade
Pessoas
Desenvolver o plano de recursos humanos
Mobilizar a equipe do projeto
Desenvolver a equipe do projeto
Gerenciar equipe do projeto
Comunicação
Identificar as partes interessadas
Planejar as comunicações Distribuir informações Gerenciar
expectativas das partes interessadas
Reportar o desempenho
Riscos
Planejar o gerenciamento de riscos
Identificar os riscos Realizar a análise
quantitativa de riscos Realizar a análise
qualitativa de riscos Planejar respostas aos
riscos
Monitorar e controlar os riscos
Aquisições Planejar aquisições Conduzir aquisições Administrar aquisições Encerrar aquisições
Conduzir aquisições
Processo de contratação e utilização de fornecedores/parceiros de acordo com as necessidades do projeto
Seleção de propostas de fornecedores (critérios. políticas de compras centralizadas, entre outros);Negociação;Assinatura de contrato;Contratação.
Exercício
O que vimos hoje
A importância do planejamento do projeto e os impactos na execução;
Papel do Gerente de projetos durante a Fase execução do projeto;
Orientar e gerenciar a execução do projeto;
Metodologia PDCA;
Tipo de estruturas organizacionais;
Gerenciar espectativas;
Conduzir aquisições de fornecedores/parceiros.
Dúvidas?
Obrigado!
Prof. Alexandre Bessa
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