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Descrição Arquivística – Aula 7
. Revisão, estudo de caso e elaboração de instrumentos de pesquisa.
GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Aula 7 – Descrição Arquivística
Descrição Arquivística – Aula 7
Revisão do conteúdo
Descrição Arquivística – Aula 7
O caráter dinâmico do Arquivo
Documentos e informações administrativas
Decisão Ação
Geração de novo(s) documento(s) e informações administrativas
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Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Proveniência:
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As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Organicidade:
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Princípio da Unicidade:
• Unicidade - “não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos duplicados não são necessariamente o mesmo.
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Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Invisibilidade ou integridade:
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Princípio da cumulatividade:
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica
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Ciclo de Vida das Informações Arquivísticas
1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade
Arquivos correntes
Arquivos de gestão
Arquivos vivos
Arquivos ativos
Arquivos intermediários
Arquivos semi-ativos
Pré-arquivo
Arquivos permanentes
Arquivos inativos
Arquivos definitivos
Arquivos históricos
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Arquivo Corrente Arquivo Intermediário
Arquivo Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Acesso Restrito aos acumuladores
Restrito aos acumuladores ou com
autorização
Aberto
Conservação Física Centralizada ou
Descentralizada
Centralizada Centralizada
Justificativa de conservação
Apoio às atividades cotidianas
Razões administrativas, legais ou fiscais
Pesquisa, administrativa
Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado
Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho
Instituição arquivística
Processamento Técnico
Classificação, temporalidade
Temporalidade Arranjo, descrição
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Entende-se por arranjo a seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
No arranjo, ocorrem dois tipos de operações: -as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo; - as operações físicas referem-se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e à identificação dos mesmos para definir sua disposição. O estudo das funções, das atividades e da estrutura da organização produzirá um esquema chamado quadro de arranjo que auxiliará nas atividades intelectuais e físicas de arranjo, realizadas na fase permanente.
Arranjo
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Hierarquia da atividade de arranjo
Fundo
Seção
Subseção
Série
Subséries
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Princípios a serem observados na descrição
• Primeiro princípio: a descrição depende da classificação. Ela é feita a partir das unidades de descrição definidas pela classificação que descreve um conjunto de documentos que mantém ligações orgânicas entre si (fundo, série, subsérie, dossiê, item documental; e dos fundos entre si).
• Segundo princípio: o de respeito aos fundos (respect des fonds) já adotado na classificação. Na descrição, isso deve estar representado na hierarquia que se estabelece entre os diversos níveis de um mesmo fundo.
• Terceiro princípio: a descrição deve ser feita do geral para o particular. Deve-se produzir, primeiro, um conjunto de informações que forneça uma visão global, que permita estabelecer (ou restabelecer) os elos entre todas as partes, ou níveis, do fundo.
• Quarto princípio: a descrição evolui durante os "ciclos de vida" dos documentos. Da fase corrente à fase permanente, a descrição pode variar com o tempo, pois novos elementos informativos podem ser acrescentados. A descrição evolui no ritmo do tratamento dos documentos, num "processo integrado".
• Quinto princípio: em termos hierárquicos, o fundo é a unidade de descrição mais abrangente.
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As atividades de descrição:
1. identificar conceitos;
2. gerenciar informações;
3. estabelecer controle intelectual;
4. localizar;
5. explicar o acervo arquivístico e;
6. promover o acesso.
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Sub-série2.3
Documento/
Processo
Documento subordinado /
Ato informacional
Sub-série2
Série3
Documento/
Processo
Seção2
Sub-série1
Série2
Documento/
Processo
Sub-série2.2
Sub-série2.1
Série1
Fundo
Seção1 Seção3 GUIA
INVENTÁRIO
CATÁLOGO
ÍNDICE
Formas de descrição de documentos e acervos.
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Os instrumentos de Pesquisa
• Bellotto (2004) apresenta as formas tradicionais dos instrumentos arquivísticos de referências:
a) o “guia”, de acesso fácil para o grande público por ter linguagem abrangente e popular. O guia é apresentado como o primeiro instrumento que deve ser consultado pelo pesquisador;
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• Três enfoques para difusão de acervo:
o cultural, o editorial e o educativo.
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Nível Base descrição Instrumentos
Instituição
Fundos, grupos, coleções
Séries
Unidades documentais
Guia
Inventário
Catálogo
Índices, catálogo seletivo
Conjuntos documentais amplos
Séries
Unidades documentais
Assunto, recorte temático
Andre Lopez
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Receitinha
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Como chegar a eles:
• 1 - planejamento e definição de prioridades
• 2 - estabelecimento do conteúdo do instrumento
• 3 - preparação para o recolhimento das informações
• 4 - recolhimento das informações
• 5 - confecção e divulgação do instrumento de pesquisa
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ISAD (G)
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Áreas de Informação
• As regras estão organizadas em sete áreas de informação descritiva: 1. Área de identificação (destinada à informação essencial para identificar a
unidade de descrição); 2. Área de contextualização (destinada à informação sobre a origem e custódia
da unidade de descrição); 3. Área de conteúdo e estrutura (destinada à informação sobre o assunto e
organização da unidade de descrição); 4. Área de condições de acesso e de uso (destinada à informação sobre a
acessibilidade da unidade de descrição); 5. Área de fontes relacionadas (destinada à informação sobre fontes com uma
relação importante com a unidade de descrição); 6. Área de notas (destinada à informação especializada ou a qualquer outra
informação que não possa ser incluída em nenhuma das outras áreas); 7. Área de controle da descrição (destinada à informação sobre como, quando
e por quem a descrição arquivística foi elaborada).
Descrição Arquivística – Aula 7
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(1) Área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição; (2) Área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição; (3) Área de conteúdo e estrutura, onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição; (4) Área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição; (5) Área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição; (6) Área de notas, onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores; (7) Área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada; (8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.
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Sete elementos obrigatórios
Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber:
- código de referência; - título; - data(s); - nível de descrição; - dimensão e suporte; - nome(s) do(s) produtor(es); - condições de acesso (somente para descrições em
níveis 0 e 1).
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• Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC, HTML Meta tags, vocabulários controlados).
• Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar metadados (SGML, XML, EAD, MOA2).
• Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e curto prazo e o processamento de coleções digitais (MOA2, CEDARS, OAIS).
Metadados
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• A especificação e utilização de padrões garantem a existência de um conjunto de informações comuns sobre um determinado tema ou área.
• Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso compartilhado de informações entre usuários de diferentes formações, níveis de experiências e propósitos.
• O estabelecimento de padrões implica - compromisso em usar as terminologias e definições estabelecidas.
Metadados
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• Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) - dados sobre documentos eletrônicos
• Government Information Locator Service (GILS) - informações governamentais;
• Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição de dados geo-espaciais;
• Machine Readeble Card (MARC) - catalogação bibliográfica;
• Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus.
• Spatial Archive and Interchange Format (SAIF) • Meta Content Format (MCF) • Text Enconding Iniciative (TEI) • Electronic Archive description (EAD) • Resource Description Framework (RDF)
Metadados
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• RDF / Dublin Core Padrão de metadados – composto por 15 elementos:
– Contributor
– Coverage
– Creator
– Format
– Date
– Description
– Identifier
– Language
– Publisher
– Relation
– Rights
– Source
– Subject
– Title
– Type
Veremos estes elementos também na
ISAD-G e NOBRADE
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Trabalho GUIA - Elementos de descrição
1 Área de identificação 1.1 Código de referência
1.2 Título
1.3 Data(s)
1.4 Nível de descrição
1.5 Dimensão e suporte
2 Área de contextualização 2.1 Nome(s) do(s) produtor(es)
2.2 História administrativa/Biografia
2.3 História arquivística
3 Área de conteúdo e estrutura 3.4 Sistema de arranjo
4 Área de condições de acesso e uso 4.1 Condições de acesso
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Próxima aula
AULA FINAL
- publicar blog (avaliação final);
- rodada de apresentação;
- avaliação da disciplina;
- e até +
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