Gestão de projectos a prática

Estudo de uma Aplicação para a gestão de projectos

O OpenProj

Elaborado por: Professor Joaquim Afonso Mucuambi

Tecnologias de Informação e de Comunicação-12ªClasse

Curso: Informática de Gestão

IMAGN

Características básicas do

OpenProj Baseia-se no modelo diagrama de

rede (modelo de rede PERT): As

tarefas do projecto são criadas sob a

forma de blocos

interligados, formando uma rede.

A introdução dos dados é feita a partir

de uma tabela. Paralelamente, é

gerado automaticamente um gráfico

de Gantt, auxiliando o processo de

entrada de dados.2

Aceita relações de precedências entretarefas do tipo Término-Inicio, Inicio-Inicio, Termino-Termino, e Inicio- Termino.

Permite estabelecer niveishierarquicos de entre tarefas deresumo. Este aspecto é muito útil nacriação da estrutura dedecomposições do trabalho. Pode-seagrupar todas as tarefas relacionadascom uma determinada área.

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Exemplo: A construção de uma habitação

, podem associar-se todas as tarefas

relacionadas com a pintura.

Possui recursos para agrupar, filtrar e

classificar as tarefas.

Possui um conjunto padrão de

relatórios, podendo o utilizador criar os

seus próprios relatorios.

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Tempo (Datas e folgas)

O calculo da rede é feitoautomaticamente com a introdução dedados.

Permite a definição de semana detrabalho, expediente de trabalho eferiados.

O calculo da rede pode ser feito do iniciopara o fim ou do fim para o inicio.

Permite a utilização de datasprogramadas para as tarefas.

Permite a utilização do modeloprobabilistico. 5

Recursos

Os recurso podem se associados

directamente as tarefas.

Permite efetuar a redistribuição de

recursos de forma manual ou

automática.

Custos

Os custos são associados directamente

as tarefas sob a forma de custos fixos

ou de custos dos recursos

associados.6

Ambiente de trabalho do

OpenProj

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1. Vista actual de trabalho.

2. Menu principal.

3. Barra de ferramentas.

4. Área gráfica.

5. Área para as tabelas.

6. Barra de visualização.

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Elementos da barra de

visualização Grafico de Gantt

Diagrama de Rede

Recursos: Apresenta uma lista de

recursos e informações relacionadas

com estes.

Diagrama de EAP: Estrutura Analitica

do Projecto.

Diagrama de RBS- Diagrama de

Recursos.

Relatório.9

Uso da Tarefa: Oferece uma lista de tarefas

que mostra os recursos atribuídos.

Uso do Recurso: Oferece uma lista de

tarefas agrupadas por recursos.

Histograma: Útil para apresentar

informações sobre um recurso ou um grupo

de recurso de acordo com o calendário.

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Criação de um novo projecto

Apos a abertura do programa, surgi-nos uma

caixa de dialogo onde podemos aptar entre

“Criar Projecto” ou Abrir Projecto.

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Ao clicar em Criar Projecto, vai aparecer

uma outra caixa de dialogo de Novo

Projecto.

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Para alem nome do projecto e do

gerente, deverá ser fornecida a “Data de

inicio” ou a Data de Término do projecto de

acordo com a opção tomada em

“Planejamento adiantado”.

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Informações do projecto

Inicio – data de inicio do projecto.

Termino – data conclusão do projecto.

Inicialmente contém a data actual. Na

inserção de dados conterá a data de termino

do projecto conforme o calculo realizado pelo

programa.

Planejamento adiantado – determina a data

a considerar para montar a agenda ( Data de

inicio ou a Data de Termino). Os cálculos

para obter as datas das tarefas rede são

feitas com base nesta opção.15

Data de inicio do projecto: Os cálculos são

do inicio para o final da rede.

Data de termino do projecto: Os são

efetuados do fim para o inicio da rede.

Data actual: data actual de acordo com o

relógio do computador.

Data de Status: data da recolha dos

correspondentes aos andamento do

projecto.

Calendário base: Especifica os dias da

semana e horários a serem considerados na

agenda16

Para proceder a inserção dos dados

relativos as tarefas deve proceder-se do

seguinte modo.

1º Clicar na coluna Nome e digitar o nome

da actividade.

2º Clicar na coluna Duração ou pressionar a

tecla Tab e digitar a duração da tarefa que

deve conter um número seguido de uma

letra.

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Uindade de

tempo

Letras a

utilizar

Minutos m

Horas h

Dias d

Semanas s

Meses ms

Por exemplo na primeira actividade digite 8d

indicando a duração de 8 dias. Caso não

tenha a certeza do tempo de duração da

actividade, pode digitar-se o símbolo ? Apos

a letra (8d?), assim o programa vai entender

que se trata de uma estimativa.

Obs: No Openproj ao digitar o tempo de

duração ele calcula automaticamente o valor

das colunas Inicio e Término.

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3º A proxima coluna a digitar é a

Predecessoras. Deve digitar-se nesta coluna

o código das tarefas precedentes ( numero

situado a esquerda da tabela ) a que se esta

a registar. Caso haja mais de uma actividade

precedente separamo-las com ponto e

virgula (;).

4º A coluna seguinte é a Nome do Recurso.

Nesta coluna deve-se introduzir –se o nome

dos recurso a serem utilizados para a

realização das tarefas.

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Calendário de trabalho

20

Operações associados á definição do

periodo de trabalho

Marcação de um determinado dia como feriado-

deve seleccionar-se o dia pretendindo (no

exemplo escolher um dia como feriado), e

posteriormente seleccnionar a opção Periodo

de folga.

Alterar o horario de trabalho- Definir por

exemplo aos Sabados so se trabalha a parte da

manhã, das 9h00 horas ate as 12h30. para isso

é necessário seleccionar no calendário o

S, correspondente ao sabado e de seguida

definir o horario de trabalho. (Periodo não21

22

Criação de um novo calendario- Quando o

calendário padrão mão atender as

necessidades do nosso projecto, é

recomendável que se defina um novo

calendário antes de se fornecer a lista das

tarefas.

Clicando no botão Novo, seguindo de uma

das opções Criar um novo calendário base

ou Criar uma copia do calendário.

23

24

Definição dos recursos

Para aceder ao local onde vão ser

inseridos os recursos, deve ir-se ao

menu Exibir e seleccionar o comando

Recursos.

Ou então procurar na barra de

visualização a folha de recursos.

Teremos o Nome: O tipo de trabalho

ou material.

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RBS: nome do cargo ou hierarquia do

recurso.

Tipo: recursos podem de dois tipos:

◦ Trabalho – permite definir pessoas ou

equipamentos de trabalho em horas (por

exemplo: pintor).

◦ Material – permite definir recursos de

materiais, como por ex. acessorios ou outros

itens consumivéis utilizados para realizar as

tarefas num determinado projecto, atribuindo o

seu consumo em unidades (por ex. tinta).26

Email-campo refernte ao endereço

electronico associado ao recurso.

Rotulo do material – campo onde se

introduz a unidade. Por exemplo

metros, toneladas, ou caixas para os

recursos do tipo material.

Grupo – pode atribuir-se um nome a um

grupo de recursos, por ex. 3 mecanicos no

projecto. Pode-se escrever Mecanicos no

campo Grupo para estes 3 trabalhadores.27

Máximo de unidades: Percentagem do tempo

associado a tarefa. Por ex. pode informa-se que

o recurso pintor estara dedicado durante 50%

do seu tempo total diário a uma tarefa.

No caso de materiais, indica-se o numero de

unidades necessarias para a realização da

tarefa.

Taxa padrão- custo do trabalho em horario de

trabalho. (valor da hora de trabalho –

trabalhador e o custo por unidade para os

materiais). 28

Taxa de hora extra: custo do trabalho em

horas extra.( se for um material esta campo não

se aplica).

Custo/Uso: taxa definida para a utilização de

um recurso.

Acumular: como e quando os custos do

recurso deverão ser imputados (impostos) ao

custo de uma tarefa. Podem ser:

◦ Inicio: Custos são imputados assim que a tarefa á

iniciada.

◦ Rateado: A imputação do custo é proporcional á

percentagem de execução da tarefa.

◦ Fim: Os custos não são imputados até que o

trabalho restante seja igual a zero (custo imputado

no final da realização da tarefa29

Relatórios

Estes relatórios são uteis no sentido

de imprimir os dados do projecto.

Clicamos sobre o menu Exibir seguido

do comando Relatórios ou clicar no

ícone situado na barra de

visualização. Tipos de Relatório.

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Tipos de relatórios Project Details: relatorio que fornece um visão

geral sobre o projecto.

Resource Information: relatorio que forneceinformações sobre os recursos, nomeadamenteo Tipo, email, e o Rotulo do Material.

Task Information: ralatorio que forneceinformações sobre as tarefas nomeadamente aduração, a data de inicio e de término, asprecedencias e recursos associados.

Who Does That: relatorio que permite imprimiruma lista de tarefas e os respectivos recursosatribuidos , bem como a quantidade de trabalhoagendado.

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Observa-se também que a Área grafica (

situada a direita da tabela) o programa vai

montando automaticamente o Gráfico de

Gantt.

EXERCICIO PRÁTICO

Crie um Projecto para a reparação de uma

Maquina da Empresa Global elaborando um

diagrama de rede (PERT).

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Código ActividadesPrecedência

imediata

Duraçõe

s (Dias)

A Verificar as anomalias - 8

B Desmontar a maquina da fundação A 4

CTransportar partes da maquina ate a oficina de

reparaçõesB 1

D Desmontar a maquina C 6

E Reparar as partes da maquina C 19

F Pintar a maquina – 1ª demão E 1

G Pintar a maquina – 2 ª demão F 1

H Construir nova fundação D 5

I Transportar partes reformadas ate á fabrica G 1

J Montar a maquina I 6

K Posicionar a maquina montada sobre a fundação H; J 2

L Efectuar os testes finais K 2

M Entrega L 0