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ORGANIZAÇÃO
PROFA. HELENITA
É o processo de definir como as atividades serão realizadas por meio da utilização de recursos, a
fim de que os objetivos planejados sejam alcançados
ORGANIZAR
ESTRUTURA ORGANIZACIONALDivisão do Trabalho
Sistema de Autoridade
Sistema de Comunicação
É representada por um gráfico denominado organograma
ORGANOGRAMAPresidência
Diretoria Marketing
Diretoria Produção
Diretoria Financeira
Diretoria RH
Depto Marketing
Depto Produção
Depto Financeiro
Depto RH
Divisão do trabalho
Autoridade
Comunicação
DIVISÃO DO TRABALHOA divisão do trabalho é o processo por meio do qual o
trabalho é dividido em partes, denominadas funções, para que a empresa consiga, de forma mais eficiente, produzir os produtos e prestar os serviços que tem como objetivo
oferecer ao mercado
FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS
• Compreendem um agrupamento de atividades ou tarefas, similares e/ou complementares, formando a rotina da organização• Podem variar em termos de complexidade • Formam as áreas organizacionais da empresa
DIVISÃO DO TRABALHO- FUNÇÕES DE LINHA: contribuem diretamente para o alcance da
missão e para que os produtos/serviços sejam colocados no mercado- FUNÇÕES DE STAFF OU APOIO: fornecem suporte para a
realização das funções de linha, funcionando como áreas prestadoras de serviço dentro da própria empresa
PRODUÇÃO MARKETING FINANÇAS RH
INFORMÁTICA
DIRETORIA GERAL
Linha
Assessoria
DIVISÃO DO TRABALHOCRITÉRIOS PARA A DEFINIÇÃO DE UMA ÁREA
ORGANIZACIONAL E/OU DEPARTAMENTO
• Importância da função para o cumprimento do ciclo operacional da empresa• Importância estratégica da função em relação à sobrevivência da empresa (função crítica)• Volume de trabalho significativo, envolvendo a realização de muitas atividades • Necessidade do envolvimento de várias pessoas para executar de forma eficiente a função.
DIVISÃO DO TRABALHO
1. Responsabilidades São deveres ou obrigações em relação a resultados, recursos,
pessoas, decisões ou padrões de conduta
2. Tarefas São atividades operacionais específicas realizadas Podem ser intelectuais ou físicas Podem variar em função do tempo: atividades diárias, semanais,
mensais
ÁREA ORGANIZACIONAL E/OU DEPARTAMENTO
SÃO FORMALIZADAS NO MANUAL ORGANIZACIONAL OU REGIMENTO INTERNO DA ORGANIZAÇÃO
DIVISÃO DO TRABALHO
Sobrecarga de trabalho: excesso de tarefas realizadas em determinada área
Disfunção de tarefa: atividade realizada em área organizacional que não é a mais adequada
Sobreposição de tarefa: execução da atividade em duplicidade, normalmente por áreas organizacionais distintas
Lacunas: tarefas não atribuídas a nenhuma área organizacional
PROBLEMAS RELACIONADOS À DIVISÃO DO TRABALHO
DIVISÃO DO TRABALHO
Conselho FiscalConselho de Administração
Diretoria Diretoria Diretoria
Presidência (*)
Opções (*): Diretoria Executiva ou Colegiada
ÁREAS ORGANIZACIONAIS TRADICIONAIS
DIVISÃO DO TRABALHO
Comercial
Funções de Marketing
Vendas
Cadastro
Contrato
FaturamentoSatisfação cliente
Relações com o mercado
Comunicação
Produto
DIVISÃO DO TRABALHO
Gestão da Qualidade
Engenharia Industrial
Funções de Produção
Projeto Produto
Produção Industrial
Assistência Técnica
Métodos e processos
Planejamento e Controle
Suprimentos
Fabricação
Expedição
Logística
Atendimento
Apoio Técnico
Manutenção
DIVISÃO DO TRABALHO
Controladoria
Funções Financeiras
Custos e Orçamento
Contabilidade
Financeiro
C. Pagar
C. Receber
Tesouraria
Cobrança Contabilidade Fiscal
Arquivo
DIVISÃO DO TRABALHO
Serviços Gerais Informática
Funções Administrativas
Recepção e telefonia
Segurança
Sistema de Informações
Apoio ao usuário
Manutenção Predial
Compras
Solicitações
Estoque
Copa e limpeza
Patrimônio
DIVISÃO DO TRABALHO
Arquivo
Gestão de Pessoas Departamento Pessoal
Funções de Recursos Humanos
Recrutamento e Seleção
Treinamento e Desenvolvimento
Admissão / Demissão
Segurança e Medicina do
Trabalho
Folha de PagtoAvaliação de Desempenho
Remuneração e benefícios
CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO
DIVISIONAL
POR PROCESSO
MATRICIAL
CRITÉRIOS
FUNCIONAL
ORGANIZAÇÕES ORGÂNICAS
SISTEMA DE AUTORIDADEDireito legal de exercer o poder na organização
Esse direito tem como contrapartida a responsabilidade de cada área organizacional em relação ao cumprimento dos deveres das mesmas
Engloba atribuições como: tomada de decisões, resolução de problemas, alcance de objetivos, metas, alocação de recursos, definição de padrões de desempenho gerenciamento do comportamento dos subordinados
CENTRALIZAÇÃO X DESCENTRALIZAÇÃO
Concentração da autoridade na mão de poucas pessoas
CENTRALIZAÇÃO DESCENTRALIZAÇÃO
VANTAGENS VANTAGENS
Distribuição da autoridade entre várias pessoas
•Uniformidade no tratamento de problemas•Facilita controle•Reduz duplicação de esforços•Reduz custos
•Avaliação de desempenho com foco nos resultados •Autonomia na tomada de decisão•Estimula criatividade na solução de problemas•Maior agilidade nas respostas ao mercado
PROCESSO DE COMUNICAÇÃOEMISSOR
Significado pretendido
Codificação
RECEPTORDecodificação
Significado percebido
CANAL DE COMUNICAÇÃO
MENSAGEM
FEEDBACK
• Mensagem: conjunto de informações que é transmitida;• Emissor: codifica a mensagem e envia-a através de um canal de comunicação• Receptor: recebe a mensagem transmitida, decodificando-a;• Canal de comunicação: é o veículo utilizado para transmitir a mensagem• Feedback: é a resposta de um receptor à comunicação, realimentando o processo e assegurando que a mensagem foi compreendida
CANAIS DE COMUNICAÇÃOCOMUNICAÇÃO ORAL OU PESSOAL
COMUNICAÇÃO ESCRITA
COMUNICAÇÃO ELETRÔNICAGeralmente as empresas mesclam a utilização desses
tipos de canais de acordo com o potencial de feedback de cada um desses canais em relação ao público ao qual a
mensagem está dirigida
BARREIRAS DE COMUNICAÇÃO•Barreiras pessoais: interferências causadas pelas emoções, valores, interesses, nível de conhecimento das pessoas envolvidas no processo de comunicação.
•Barreiras físicas: barulho, iluminação, calor, distância física.
•Barreiras semânticas: são as interferências causadas pelos significados diferentes que uma palavra ou um gesto podem ter.
Desta forma, a escolha do canal de comunicação adequado é crítica para a eliminação de barreiras
no processo de comunicação
COMUNICAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO
INTERNACLIENTES
FORNECEDORES
COMUNIDADE
COMUNICAÇÃO INTERNA É como o processo de transferência e entendimento
de informações.
A comunicação é usada pelos gerentes para persuadir e influenciar os colaboradores a se comportarem de maneira a realizar a visão e alcançar os objetivos da organização
Estima-se que os gerentes gastam 80% de seu tempo em atividades de comunicação e 20% em atividades administrativas, o que mostra a importância desse processo na atividade gerencial.
COMUNICAÇÃO INTERNA• Comunicação descendente: ocorre de cima para baixo, ou seja, dos níveis hierárquicos mais elevados para os níveis operacionais. Normalmente possuem caráter diretivo, podendo referir-se a objetivos, estratégias, metas, procedimentos e instruções de trabalho.
• Comunicação ascendente: ocorre de baixo para cima, ou seja, dos nível operacional para o estratégico. Pode-se citar como exemplos a identificação de problemas, sugestões de melhoria, relatórios de desempenho, greves, reclamações.
• Comunicação lateral: ocorre no sentido horizontal, ou seja, entre os departamentos ou unidades de negócio.
COMUNICAÇÃO INTERNA
ASCENDENTE OU PARA CIMA
DESCENDENTE OU PARA BAIXO
HORIZONTAL OU LATERAL
Instruções de trabalho Informações sobre
desempenho Notícias
(jornalzinho,intranet)
• Portas abertas • Reuniões com
funcionários• Caixinha de sugestões
• Partilha de informações e solução de problemas
• Equipes de trabalho,• Sistemas de informação
COMUNICAÇÃO INTERNABARREIRAS DE COMUNICAÇÃO
•diferença de status e poder entre as pessoas envolvidas: as pessoas com baixo poder são relutantes em passar as noticias ruins para cima na hierarquia•necessidades e objetivos diferentes de um departamento ou setor para outro: cada departamento está preocupado com os próprios problemas e necessidades, não apresentando uma visão sistêmica da organização;•comunicação inadequada para uma tarefa específica: se for usada uma estrutura de comunicação centralizada para as tarefas, não haverá informações suficientes circulando para resolver os problemas• inexistência de canais formais de comunicação: reduzem a eficácia da comunicação em todos os sentidos•coordenação ruim: significa que as partes da organização estão trabalhando isoladamente
COMUNICAÇÃO CLIENTESA comunicação voltada aos clientes envolve vários objetivos,
destacando-se o fortalecimento da marca do produto/serviço, seduzir clientes potenciais, reter e fidelizar os clientes da carteira e
aumentar a venda do produto/serviço
FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO DE MARKETING Propaganda: é qualquer anúncio veiculado nos meios de
comunicação de massa pagos ou doados Promoção de vendas: cupons, ofertas, brindes, prêmios,
amostra grátis, degustação, displays em ponto de venda. Relações Públicas: é a principal fonte de contato da
organização com a imprensa Venda Pessoal: a comunicação pessoal, na qual o vendedor
informa e educa os clientes a fim de influenciar suas opções de compra
Marketing Direto: comunicação de forma única e customizada, da organização com o seu público-alvo por meio das seguintes ações: venda porta a porta, telemarketing, internet, televendas, marketing de relacionamento, mala direta
COMUNICAÇÃO FORNECEDORES• Criar canal de ouvidoria para o fornecedor
• Divulgar de forma clara e objetiva os critérios de seleção de fornecedores utilizados pela empresa
• Fornecer informações educativas e/ou sobre o mercado que contribuam para desenvolvimento dos fornecedores
•Fornecer periodicamente feedback sobre o desempenho dos fornecedores, de forma que eles possam efetuar ações corretivas em suas estruturas.
COMUNICAÇÃO COMUNIDADE• Comunicar informações obrigatórias sobre a saúde financeira da empresa, por meio da publicação do Balanço Patrimonial e Demonstrações de Resultado
• Elaborar um plano de comunicação para divulgação das ações sociais e projetos que a empresa desenvolve, valorizando a imagem institucional e a sua marca perante a comunidade
OBRIGADA!!!!
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