ORGANIZAÇÃO

PROFA. HELENITA

É o processo de definir como as atividades serão realizadas por meio da utilização de recursos, a

fim de que os objetivos planejados sejam alcançados

ORGANIZAR

ESTRUTURA ORGANIZACIONALDivisão do Trabalho

Sistema de Autoridade

Sistema de Comunicação

É representada por um gráfico denominado organograma

ORGANOGRAMAPresidência

Diretoria Marketing

Diretoria Produção

Diretoria Financeira

Diretoria RH

Depto Marketing

Depto Produção

Depto Financeiro

Depto RH

Divisão do trabalho

Autoridade

Comunicação

DIVISÃO DO TRABALHOA divisão do trabalho é o processo por meio do qual o

trabalho é dividido em partes, denominadas funções, para que a empresa consiga, de forma mais eficiente, produzir os produtos e prestar os serviços que tem como objetivo

oferecer ao mercado

FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS

• Compreendem um agrupamento de atividades ou tarefas, similares e/ou complementares, formando a rotina da organização• Podem variar em termos de complexidade • Formam as áreas organizacionais da empresa

DIVISÃO DO TRABALHO- FUNÇÕES DE LINHA: contribuem diretamente para o alcance da

missão e para que os produtos/serviços sejam colocados no mercado- FUNÇÕES DE STAFF OU APOIO: fornecem suporte para a

realização das funções de linha, funcionando como áreas prestadoras de serviço dentro da própria empresa

PRODUÇÃO MARKETING FINANÇAS RH

INFORMÁTICA

DIRETORIA GERAL

Linha

Assessoria

DIVISÃO DO TRABALHOCRITÉRIOS PARA A DEFINIÇÃO DE UMA ÁREA

ORGANIZACIONAL E/OU DEPARTAMENTO

• Importância da função para o cumprimento do ciclo operacional da empresa• Importância estratégica da função em relação à sobrevivência da empresa (função crítica)• Volume de trabalho significativo, envolvendo a realização de muitas atividades • Necessidade do envolvimento de várias pessoas para executar de forma eficiente a função.

DIVISÃO DO TRABALHO

1. Responsabilidades São deveres ou obrigações em relação a resultados, recursos,

pessoas, decisões ou padrões de conduta

2. Tarefas São atividades operacionais específicas realizadas Podem ser intelectuais ou físicas Podem variar em função do tempo: atividades diárias, semanais,

mensais

ÁREA ORGANIZACIONAL E/OU DEPARTAMENTO

SÃO FORMALIZADAS NO MANUAL ORGANIZACIONAL OU REGIMENTO INTERNO DA ORGANIZAÇÃO

DIVISÃO DO TRABALHO

Sobrecarga de trabalho: excesso de tarefas realizadas em determinada área

Disfunção de tarefa: atividade realizada em área organizacional que não é a mais adequada

Sobreposição de tarefa: execução da atividade em duplicidade, normalmente por áreas organizacionais distintas

Lacunas: tarefas não atribuídas a nenhuma área organizacional

PROBLEMAS RELACIONADOS À DIVISÃO DO TRABALHO

DIVISÃO DO TRABALHO

Conselho FiscalConselho de Administração

Diretoria Diretoria Diretoria

Presidência (*)

Opções (*): Diretoria Executiva ou Colegiada

ÁREAS ORGANIZACIONAIS TRADICIONAIS

DIVISÃO DO TRABALHO

Comercial

Funções de Marketing

Vendas

Cadastro

Contrato

FaturamentoSatisfação cliente

Relações com o mercado

Comunicação

Produto

DIVISÃO DO TRABALHO

Gestão da Qualidade

Engenharia Industrial

Funções de Produção

Projeto Produto

Produção Industrial

Assistência Técnica

Métodos e processos

Planejamento e Controle

Suprimentos

Fabricação

Expedição

Logística

Atendimento

Apoio Técnico

Manutenção

DIVISÃO DO TRABALHO

Controladoria

Funções Financeiras

Custos e Orçamento

Contabilidade

Financeiro

C. Pagar

C. Receber

Tesouraria

Cobrança Contabilidade Fiscal

Arquivo

DIVISÃO DO TRABALHO

Serviços Gerais Informática

Funções Administrativas

Recepção e telefonia

Segurança

Sistema de Informações

Apoio ao usuário

Manutenção Predial

Compras

Solicitações

Estoque

Copa e limpeza

Patrimônio

DIVISÃO DO TRABALHO

Arquivo

Gestão de Pessoas Departamento Pessoal

Funções de Recursos Humanos

Recrutamento e Seleção

Treinamento e Desenvolvimento

Admissão / Demissão

Segurança e Medicina do

Trabalho

Folha de PagtoAvaliação de Desempenho

Remuneração e benefícios

CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO

DIVISIONAL

POR PROCESSO

MATRICIAL

CRITÉRIOS

FUNCIONAL

ORGANIZAÇÕES ORGÂNICAS

SISTEMA DE AUTORIDADEDireito legal de exercer o poder na organização

Esse direito tem como contrapartida a responsabilidade de cada área organizacional em relação ao cumprimento dos deveres das mesmas

Engloba atribuições como: tomada de decisões, resolução de problemas, alcance de objetivos, metas, alocação de recursos, definição de padrões de desempenho gerenciamento do comportamento dos subordinados

CENTRALIZAÇÃO X DESCENTRALIZAÇÃO

Concentração da autoridade na mão de poucas pessoas

CENTRALIZAÇÃO DESCENTRALIZAÇÃO

VANTAGENS VANTAGENS

Distribuição da autoridade entre várias pessoas

•Uniformidade no tratamento de problemas•Facilita controle•Reduz duplicação de esforços•Reduz custos

•Avaliação de desempenho com foco nos resultados •Autonomia na tomada de decisão•Estimula criatividade na solução de problemas•Maior agilidade nas respostas ao mercado

PROCESSO DE COMUNICAÇÃOEMISSOR

Significado pretendido

Codificação

RECEPTORDecodificação

Significado percebido

CANAL DE COMUNICAÇÃO

MENSAGEM

FEEDBACK

• Mensagem: conjunto de informações que é transmitida;• Emissor: codifica a mensagem e envia-a através de um canal de comunicação• Receptor: recebe a mensagem transmitida, decodificando-a;• Canal de comunicação: é o veículo utilizado para transmitir a mensagem• Feedback: é a resposta de um receptor à comunicação, realimentando o processo e assegurando que a mensagem foi compreendida

CANAIS DE COMUNICAÇÃOCOMUNICAÇÃO ORAL OU PESSOAL

COMUNICAÇÃO ESCRITA

COMUNICAÇÃO ELETRÔNICAGeralmente as empresas mesclam a utilização desses

tipos de canais de acordo com o potencial de feedback de cada um desses canais em relação ao público ao qual a

mensagem está dirigida

BARREIRAS DE COMUNICAÇÃO•Barreiras pessoais: interferências causadas pelas emoções, valores, interesses, nível de conhecimento das pessoas envolvidas no processo de comunicação.

•Barreiras físicas: barulho, iluminação, calor, distância física.

•Barreiras semânticas: são as interferências causadas pelos significados diferentes que uma palavra ou um gesto podem ter.

Desta forma, a escolha do canal de comunicação adequado é crítica para a eliminação de barreiras

no processo de comunicação

COMUNICAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

INTERNACLIENTES

FORNECEDORES

COMUNIDADE

COMUNICAÇÃO INTERNA É como o processo de transferência e entendimento

de informações.

A comunicação é usada pelos gerentes para persuadir e influenciar os colaboradores a se comportarem de maneira a realizar a visão e alcançar os objetivos da organização

Estima-se que os gerentes gastam 80% de seu tempo em atividades de comunicação e 20% em atividades administrativas, o que mostra a importância desse processo na atividade gerencial.

COMUNICAÇÃO INTERNA• Comunicação descendente: ocorre de cima para baixo, ou seja, dos níveis hierárquicos mais elevados para os níveis operacionais. Normalmente possuem caráter diretivo, podendo referir-se a objetivos, estratégias, metas, procedimentos e instruções de trabalho.

• Comunicação ascendente: ocorre de baixo para cima, ou seja, dos nível operacional para o estratégico. Pode-se citar como exemplos a identificação de problemas, sugestões de melhoria, relatórios de desempenho, greves, reclamações.

• Comunicação lateral: ocorre no sentido horizontal, ou seja, entre os departamentos ou unidades de negócio.

COMUNICAÇÃO INTERNA

ASCENDENTE OU PARA CIMA

DESCENDENTE OU PARA BAIXO

HORIZONTAL OU LATERAL

Instruções de trabalho Informações sobre

desempenho Notícias

(jornalzinho,intranet)

• Portas abertas • Reuniões com

funcionários• Caixinha de sugestões

• Partilha de informações e solução de problemas

• Equipes de trabalho,• Sistemas de informação

COMUNICAÇÃO INTERNABARREIRAS DE COMUNICAÇÃO

•diferença de status e poder entre as pessoas envolvidas: as pessoas com baixo poder são relutantes em passar as noticias ruins para cima na hierarquia•necessidades e objetivos diferentes de um departamento ou setor para outro: cada departamento está preocupado com os próprios problemas e necessidades, não apresentando uma visão sistêmica da organização;•comunicação inadequada para uma tarefa específica: se for usada uma estrutura de comunicação centralizada para as tarefas, não haverá informações suficientes circulando para resolver os problemas• inexistência de canais formais de comunicação: reduzem a eficácia da comunicação em todos os sentidos•coordenação ruim: significa que as partes da organização estão trabalhando isoladamente

COMUNICAÇÃO CLIENTESA comunicação voltada aos clientes envolve vários objetivos,

destacando-se o fortalecimento da marca do produto/serviço, seduzir clientes potenciais, reter e fidelizar os clientes da carteira e

aumentar a venda do produto/serviço

FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO DE MARKETING Propaganda: é qualquer anúncio veiculado nos meios de

comunicação de massa pagos ou doados Promoção de vendas: cupons, ofertas, brindes, prêmios,

amostra grátis, degustação, displays em ponto de venda. Relações Públicas: é a principal fonte de contato da

organização com a imprensa Venda Pessoal: a comunicação pessoal, na qual o vendedor

informa e educa os clientes a fim de influenciar suas opções de compra

Marketing Direto: comunicação de forma única e customizada, da organização com o seu público-alvo por meio das seguintes ações: venda porta a porta, telemarketing, internet, televendas, marketing de relacionamento, mala direta

COMUNICAÇÃO FORNECEDORES• Criar canal de ouvidoria para o fornecedor

• Divulgar de forma clara e objetiva os critérios de seleção de fornecedores utilizados pela empresa

• Fornecer informações educativas e/ou sobre o mercado que contribuam para desenvolvimento dos fornecedores

•Fornecer periodicamente feedback sobre o desempenho dos fornecedores, de forma que eles possam efetuar ações corretivas em suas estruturas.

COMUNICAÇÃO COMUNIDADE• Comunicar informações obrigatórias sobre a saúde financeira da empresa, por meio da publicação do Balanço Patrimonial e Demonstrações de Resultado

• Elaborar um plano de comunicação para divulgação das ações sociais e projetos que a empresa desenvolve, valorizando a imagem institucional e a sua marca perante a comunidade

OBRIGADA!!!!