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POR QUE FAZER POR QUE FAZER PLANEJAMENTO PLANEJAMENTO
ESTRATESTRATÉÉGICO COM GICO COM BSC?BSC?
TRT da 4TRT da 4ªª RegiRegi ããoo04 de setembro de 200904 de setembro de 2009
Joel Joel SolonSolon Farias de AzevedoFarias de AzevedoConselho Nacional de JustiConselho Nacional de Justiççaa
Encontrar as melhores alternativas Encontrar as melhores alternativas e solue soluçõções para garantir que a es para garantir que a JustiJustiçça se modernize e esteja a se modernize e esteja adequada aos novos tempos.adequada aos novos tempos.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, PRA QUÊ?
Perseguindo os 4 Perseguindo os 4 EE’’ss
•• EficiEficiêênciancia –– fazer mais com menos fazer mais com menos
•• EficEficááciacia –– fazer a coisa certa, da primeira vezfazer a coisa certa, da primeira vez
•• EfetividadeEfetividade –– obter os resultados esperadosobter os resultados esperados
•• ExcelExcelêênciancia –– servir de exemplo para a servir de exemplo para a administraadministraçãção po púública (blica (AccountabilityAccountability))
GESTÃO ESTRATÉGIA, PRA QUÊ?
O QUE É PLANEJAR?
• Planejar é decidir antecipadamente o que fazer.
• Planejar é decidir antecipadamente o que fazer para atingir um fim
determinado.
• Planejar é decidir antecipadamente o que fazer para atingir um fim
determinado, com a melhor concentração de esforços e recursos possível.
• Planejar é decidir antecipadamente o que fazer para atingir um fim
determinado, com a melhor concentração de esforços e recursos possível,
considerando experiências passadas.
• É um processo....
• que permite avaliar implicações futuras de ações
presentes...
• facilitando a tomada de decisão futura (mais rápida,
coerente e eficaz) ...
• e reduzindo a incerteza nas organizações (exercício
sistemático aumenta probabilidade de sucesso).
O PLANEJAMENTO É ...
Conjunto de decisões inter-relacionadas...
1. PLANEJAMENTO DOS FINS: determinação do estado
futuro desejado (visão, objetivos, metas)
2. PLANEJAMENTO DOS MEIOS: caminhos para chegar ao
estado futuro (estratégias, políticas e planos de ação)
PARTES DO PLANEJAMENTO
3. PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL: esquematização
dos requisitos organizacionais, estruturação.
4. PLANEJAMENTO DE RECURSOS: necessidades de
pessoas, materiais/equipamentos e recursos financeiros.
5. PLANEJAMENTO DE IMPLANTAÇÃO E CONTROLE:
prever metodologia de gerenciamento da execução do que foi
planejado.
PARTES DO PLANEJAMENTO
1. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
• Organização como um todo;
• Objetivos de longo prazo;
• Maiores riscos;
• Menor flexibilidade
TIPOS DE PLANEJAMENTO
2. PLANEJAMENTO TÁTICO
• Otimiza uma determinada área;
• Objetivos de médio e curto prazo;
• Riscos menores e maior flexibilidade em comparação
ao estratégico.
TIPOS DE PLANEJAMENTO
3. PLANEJAMENTO OPERACIONAL
- Formaliza a metodologia de desenvolvimento e
implantação;
- Define os recursos necessários;
- Detalha os produtos e resultados finais;
- Define cronogramas pormenorizados;
- Indica os responsáveis.
TIPOS DE PLANEJAMENTO
Planejamento Estratégico
Planejamento Tático
Financeiro
Pessoas
Produção
Tecnologia
Planejamento Operacional
Resultados
Retroalimentação e Avaliação
TIPOS DE PLANEJAMENTO
Primeiramente definimos “COMO A ORGANIZAÇÃO ESTÁ” e
depois “AONDE SE QUER CHEGAR”.
E POR ONDE COMEÇAR?
ETAPA 1Sensibilização
ETAPA 2 Diagnóstico
ETAPA 3Elaboração
ETAPA 4 Execução
ETAPA 5 Avaliação
1ª FASE Formulação da Estratégia
2ª FASEImplementação da
Estratégia
AS FASES DA GESTÃO ESTRATÉGICA
1. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
- Análise do Ambiente
- Missão
- Valores COMO A ORGANIZAÇÃO ESTÁ
AS FASES DA GESTÃO ESTRATÉGICA
2. INSTRUMENTOS PRESCRITIVOS
E QUANTITATIVOS
- Visão de Futuro
- Objetivos
- Indicadores e Metas
- Iniciativas
AONDE SE QUER CHEGAR
AS FASES DA GESTÃO ESTRATÉGICA
3. CONTROLE E AVALIAÇÃO
- Sistema administrativo de acompanhamento
- Avaliação do Desempenho
- Ações corretivas e preventivas
GARANTIR O SUCESSO E APRENDER
AS FASES DA GESTÃO ESTRATÉGICA
Alguns fatores a serem consideradosAlguns fatores a serem considerados
Internamente
- Estrutura organizacional
- Recursos humanos
- Tecnologia
- Processos de trabalho
Externamente
- Políticas de Governo
- Aspectos Legais
- Contexto econômico
- Tecnologia
- Sociedade
- Infra-estrutura
- Comunicação
- Imprensa
ANÁLISE DE AMBIENTE
FONTES DE INFORMAÇÃO
- Entrevistas com líderes;
- Estatísticas/indicadores;
- Pesquisas com usuários;
- Pesquisas de clima organizacional;
- Comparação com outras organizações;
- Histórico orçamentário, etc.
DIAGNÓSTICO
ExemplosExemplos
AnAnáálise Interna lise Interna –– ForForçças e Fraquezas as e Fraquezas
Integração ecomunicação falhas
STJ
Processo orçamentárioinadequado
TJ-GO
Espaço FísicoSTJ
Política de RHTCU
Bom parqueinformacional
TRE-GO
Processo decisóriocompartilhado
TCU
Alta qualificaçãodos servidores
STJ
Desenvolvimentocultura de planejamento
CJF
ANÁLISE DE AMBIENTE
ExemplosExemplos
AnAnáálise Externa lise Externa –– Oportunidades e AmeaOportunidades e Ameaççasas
Demanda represadaem instâncias inferiores
STJ
Flexibilização dalegislação trabalhista
TRT-SE
Descrédito do judiciário perante
a sociedadeSTJ
Cortes orçamentáriospelo legislativo
TRE-GO
Reformaprocessual
STJ
Processo Administrativo
EletrônicoTRT4
Efetivação doprocesso virtual
TJ-GO
Combateà corrupção
TCU
ANÁLISE DE AMBIENTE
A missão descreve a razão de ser, os propósitos da organização.
“Para quê e para quem a organização existe?”
DECLARAÇÃO DE MISSÃO
COMO ESTRUTURAR ADECLARAÇÃO DE MISSÃOCOMO ESTRUTURAR ADECLARAÇÃO DE MISSÃO
O QUO QUÊÊ??
COMO?COMO?
PARA PARA QUQUÊÊ/QUEM?/QUEM?
O propósito daorganização/negócio
Forma de atuação
Benefícios, a contribuição para os usuários/sociedade
DECLARAÇÃO DE MISSÃO
ExemplosExemplos
PODER JUDICIÁRIOFortalecer o Estado Democrático e fomentar a constr ução de uma sociedade livre, justa e solidária, por meio de uma efetiva p restação jurisdicional.
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOAssegurar a efetiva e regular gestão dos recursos p úblicos em benefício da sociedade.
DECLARAÇÃO DE MISSÃO
MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTOPromover o desenvolvimento sustentável e a competit ividade do agronegócio em benefício da sociedade brasileira.
A visão representa as aspirações da organização para o longo prazo.
� Onde queremos estar em 5-10 anos?
� Como queremos ser vistos?
VISÃO
Ambiciosa: a visão propõe um desafio?
Inspiradora: a visão mobiliza os funcionários?
Mensurável: a visão pode ser efetivamente medida?
Alcançável: pode realmente ser atingida?
Temporal: o prazo está definido?
ATRIBUTOS DE UMA BOA VISÃOATRIBUTOS DE UMA BOA VISÃO
VISÃO
ExemplosExemplos
PETROBRÁSAté 2020, seremos uma das cinco maiores empresas integradas de energia do mundo e a preferida pelos nossos públicos de interesse.
PODER JUDICIÁRIOTer credibilidade e ser reconhecido como um Poder célere, acessível, responsável, imparcial, efetivo e justo, que busca o ideal democrático e promove a paz social, garantindo o exercício pleno dos direitos de cidadania.
TRT 8Ser reconhecido como um dos melhores tribunais para se trabalhar e de melhores resultados.
ESTADO DO RIO GRANDE DO SULSer o melhor estado brasileiro para se viver e trabalhar (2020).
VISÃO
A razão de
existir
O que queremos
para o futuro
Aspectos valorizados pelos públicos interno e
externo
REPRESENTAÇÃO DO BSC
Os objetivos traduzem e descrevem a estratégia !Os objetivos traduzem e descrevem a estratégia !
São as áreas de atuação onde o êxito éfundamental para o cumprimento da missão e alcance da visão de futuro. São os alvos para onde a organização deve orientar seus esforços.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Verbo Substantivo Adjetivo/Advérbio
Ação DescriçãoFoco
Garantir a agilidade nos trâmites judiciais
e administrativos.
Exemplo de Objetivo Descrição do objetivo
Garantir a agilidade na tramitação dos processos judiciais e administrativos e assegurar a razoável duração do processo.
COMO FORMULAR?COMO FORMULAR?
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
CITCITCITCITConsultoriaConsultoriaConsultoriaConsultoria Simplificar para alcanSimplificar para alcanSimplificar para alcanSimplificar para alcanççççar resultadosar resultadosar resultadosar resultados
Alguns exemplos...Alguns exemplos...
FORTALECER A IMAGEM DA JUSTIÇA TRABALISTAContribuir para ampliar o conhecimento da sociedade sobre a Justiça Eleitoral e para a melhoria da sua imagem por meio de uma comunicação clara e eficaz do seu papel e compromisso com a excelência na gestão pública.
ESTIMULAR O CONTROLE SOCIALImplementar medidas que possibilitem e incentivem a participação ativa do cidadão no controle da gestão pública, até mesmo quanto aos aspectos relacionados com probidade, moralidade, eficiência, economicidade e publicidade dos atos de gestão.
REDUZIR O TEMPO DE APRECIAÇÃO DOS PROCESSOSResponder de forma célere, tempestiva e completa às demandas que nos são apresentadas. Atuar de forma preventiva e simultânea e agir proativamente visando à redução do tempo de apreciação dos processos.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
O QUE SÃO?O QUE SÃO?
Formas de representação quantificável de
características de produtos ou processos, utilizadas
para acompanhar e melhorar os resultados ao longo
do tempo.
INDICADORES DE DESEMPENHO
- Possibilitar o planejamento e o controle do desempenho
- Permitir o estabelecimento de metas
- Comunicar a todos os pontos chave para a estratégia
- Embasar a análise crítica dos resultados e o processo de
decisão
- Viabilizar a análise comparativa com outras organizações
PARA QUÊ SERVEM?PARA QUÊ SERVEM?
INDICADORES DE DESEMPENHO
EFICIÊNCIA X EFICÁCIAEFICIÊNCIA X EFICÁCIA
Indicadores Eficiência Eficácia
Dizem respeito a modo de utilizar os recursos
Características dos Produtos/serviços
Medem produtividade qualidade
Têm foco no esforço nos resultados
Indicam como fazer o que fazer
Ensinam fazer certo as coisas fazer as coisas certas
INDICADORES DE DESEMPENHO
EFETIVIDADEEFETIVIDADE
Refere-se ao impacto causado a partir de um
determinado resultado. Isto é, qual o efeito gerado
pelos produtos/serviços que foram oferecidos.
EFETIVIDADE
EFICIÊNCIA
EFICÁCIA
EFEITO
INDICADORES DE DESEMPENHO
Exemplo: Credibilidade da Justiça TrabalhistaAvaliações Positivas x 100 Total de avaliações
RESUMINDO...RESUMINDO...
PROCESSO DE TRABALHOPessoas/Materiais/Tempo/$$
RESULTADOProduto/Serviço
IMPACTO
EFICIÊNCIA EFICÁCIA EFETIVIDADE
INDICADORES DE DESEMPENHO
São os resultados a serem buscados em um dado limite de tempo.
Definem um padrão ideal de desempenho a ser alcançado ou mantido, a partir da análise da situação atual do indicador.
Meta = objetivo + valor + prazo
METAS
CARACTERÍSTICASCARACTERÍSTICAS
- Mensuráveis
- Desafiadoras;
- Viáveis;
- Relevantes;
- Específicas;
- Temporais.
METAS
Exemplo do TRT8Exemplo do TRT8
META 01
Reduzir para 40% a taxa de congestionamento na fase de execução no 1ºGrau, até dezembro de 2013.
INDICADOR: Taxa de Congestionamento na Fase de Execução no 1º Grau. Avalia a capacidade das Varas do Trabalho de dar vazão à demanda de decisões no sistema judiciário.
METAS
ANO-BASE TRAJETÓRIA DA META META 2008 2009 2010 2011 2012 2013
52,5% 50,50% 48,50% 46,00% 43,00% 40,00%
São ações/projetos que devem ser priorizados por contribuírem diretamente para o alcance das metas.
São as iniciativas estratégicas que transformarão o desempenho atual no desempenho desejado.
INICIATIVAS ESTRATÉGICAS
UMA BOA INICIATIVA ESTRATÉGICADEVE TER:
UMA BOA INICIATIVA ESTRATÉGICADEVE TER:
- Responsabilidade definida;
- Cronograma bem planejado, bem como reuniões
de acompanhamento;
- Resultados claramente delimitados;
- Um orçamento;
- Comprometimento com alocação de recursos.
INICIATIVAS ESTRATÉGICAS
Projeto é uma iniciativa não rotineira, caracterizada por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a criar um produto/serviço novo e possui parâmetros pré-definidos de tempo, custo, equipe e qualidade.
PROJETOS
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICASPRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS
- Singularidade
- Temporalidade
- Incerteza
- Interdisciplinaridade
- Ciclo de vida
PROJETOS
CICLO DE VIDACICLO DE VIDA
Início do projeto
Final do projeto
Nível de atividade
Tempo
Fase de Iniciação
Fase de planejamento
Fase de controle
Fase de encerramento
Fase de execução
PROJETOS
POR QUE PRIORIZAR?POR QUE PRIORIZAR?
Os recursos da organização devem ser alocados de maneira a causar o maior impacto na estratégia.
PORQUE OS RECURSOS SÃO ESCASSOS!PORQUE OS RECURSOS SÃO ESCASSOS!
PRIORIZAÇÃO DAS INICIATIVAS
PROCESSO DE PRIORIZAÇÃO:PROCESSO DE PRIORIZAÇÃO:
- Reunir todas as iniciativas;
- Mapear o relacionamento com as metas;
- Estabelecer critérios de priorização;
- Priorizar de acordo com os recursos disponíveis
(equipe, orçamento, disponibilidade de recursos,
etc).
PRIORIZAÇÃO DAS INICIATIVAS
CRITÉRIOS DE PRIORIZAÇÃO:CRITÉRIOS DE PRIORIZAÇÃO:
Complexidade
Custo
Determinação legal ou da Administração
Impacto na meta
Prazo
Probabilidade de sucesso
Resultados a curto e médio prazo
Situação de implementação
PRIORIZAÇÃO DAS INICIATIVAS
PLANO MESTRE DE PROJETOSPLANO MESTRE DE PROJETOS
Elaborado com base nas metas anuais, distribui as iniciativas ao longo dos anos, conforme o impacto de cada uma nas metas. Ou seja, a data de início das iniciativas só é definida após a elaboração do Plano Mestre.
IniciativasAno I Ano II Ano III
Jan Abr Jul Out Jan Abr Jul Out Jan Abr Jul Out
Projeto X
Projeto Y
Projeto Z
PRIORIZAÇÃO DAS INICIATIVAS
REUNIÕES DE ANÁLISE (TRIMESTRAIS)REUNIÕES DE ANÁLISE (TRIMESTRAIS)
- Participantes;
- Periodicidade;
- Critérios para seleção de assuntos;
CONTROLE E AVALIAÇÃO
Garantir a execução da estratégia, por meio da gestão do ciclo orçamentário
Avaliação dos resultados e gestão da execução orçamentária
Avaliação dos resultados e gestão e reprogramaçãoorçamentária
Avaliação dos resultados e gestão da execução orçamentária
Avaliação dos resultados e gestão da execução orçamentária
Execução orçamentária
Aprovação do orçamento anual
Revisão da proposta orçamentária
Fechamento da proposta orçamentária
Seleção de iniciativas
Proposta orçamentária
DezembroSetembro Junho Março
ESTRATÉGIA X ORÇAMENTO
COMUNICAÇÃO É FATOR CRÍTICO DE SUCESSO!
��Alinhar a organizaAlinhar a organizaçãção com a estrato com a estratéégia;gia;
��Medir a eficMedir a eficáácia da estratcia da estratéégia;gia;
��Possibilitar a comunicaPossibilitar a comunicaçãção da estrato da estratéégia a gia a todos os membros da organizatodos os membros da organizaçãção;o;
��Publicar os resultados para a sociedade.Publicar os resultados para a sociedade.
- Temas estratégicos comuns;
- Objetivos comuns;
- Indicadores comuns;
- Metas por tribunal;
- Projetos nacionais (sistema
comum, etc.)
- Ações nacionais (conciliação,
mutirões, programa Integrar,
etc.)
A GESTÃO DA ESTRATÉGIA NACIONAL
Planejamento Estratégico
Plano de Gestão
Gestão de Processos
Gestão de Projetos
Gestão de Mudanças
Implantação
Inovação
A ÚNICA CERTEZA, A MUDANÇA
“Não se melhora o que não se mede” (Peter Drucker)“Será que o passado é mesmo melhor que o presente?”É preciso aprender a desaprender! (Peter Drucker)“As pessoas também ficam obsoletas” (Carlos Alberto
Julio)
NOVOS CAMINHOS
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