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Procedimento para controle de registro baseado na ISO 9000
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Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-02
Controle de Registros
Pág.: 1/10 Rev. 4
Data: 10/02/2015
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Controle de alterações
Revisão Data Descrição
0 15/07/2010 - Emissão inicial
1 01/03/2013 Lista de
Distribuição Revisão para adequação à nova estrutura da Subsecretária de Finanças.
2 05/04/2013 Item 3 –
Referências
Inclusão na legislação: Decreto nº 44.143, de 02 de abril de 2013.
3 17/10/2013 Item 3 –
Referências
Inclusão do Decreto nº 44.428 de 11 de Outubro de 2013.
4 10/02/2015
Lista de Distribuição
Revisão para adequação à nova estrutura da Subsecretária de Finanças.
Item 3 - Referência
Inclusão na legislação: Decreto nº 45.053, de 26 de novembro de 2014.
Lista de Distribuição
Função
Subsecretário de Finanças - SUBFIN
Representante da Direção - RD
Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Movimentação Financeira - SUCOMF
Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Dívida Pública Estadual – SUCADP
Superintendente da Superintendência de Captação de Recursos - SUCAR
Superintendente de Superintendência de Finanças - SUFIN
Superintendente do Tesouro Estadual - SUTES
Coordenador da Coordenação de Acompanhamento e Controle dos Pagamentos de Concessionárias de Serviços Públicos – CACPC
Coordenador da Coordenação de Análise de Investimentos e Gastos – COAIG
Coordenador da Coordenação de Assessoramento Técnico Jurídico - COAJUR
Coordenador da Coordenação de Convênios – COCON
Coordenador da Coordenação de Encargos Gerais do Estado e Operações Especiais – CEGOE
Coordenador da Coordenação de Gestão da Dívida – COGED
Coordenador da Coordenação de Gestão de Obrigações – CGO
Coordenador da Coordenação de Operações de Crédito – COPEC
Coordenador da Coordenação de Planejamento Financeiro – COPLAF
Coordenador da Coordenação de Precatórios – COPRE
Coordenador da Coordenação de Análise de Parcerias Públicas Privadas – COAP
Coordenador da Coordenação de Captação de Recursos – COCAR
Coordenador da Coordenação de Conciliação de Receita - CCR
Coordenador da Coordenação de Controle de Pagamentos – CCP
Coordenador da Coordenação de Controle e Conciliação Bancária – COCCB
Coordenador da Coordenação de Controle e Execução do Pagamento da Dívida Pública da Administração Direta – CEPAD
Coordenador da Coordenação de Execução Financeira – CEFIN
Coordenador da Coordenação de Controle e Análise das Receitas Estaduais Diretamente Arrecadas - CONARD
Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-02
Controle de Registros
Pág.: 2/10 Rev. 4
Data: 10/02/2015
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Elaborado/Revisado por: Giovana dos Santos Itaborai, em 10/02/2015 _________________________________ Roberto Gomides de Barros Filho, em 10/02/2015 _________________________________ Aprovado por: Leandro das Neves Corrêa, em 10/02/2015 __________________________________
Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-02
Controle de Registros
Pág.: 3/10 Rev. 4
Data: 10/02/2015
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1. Objetivo Este procedimento tem a finalidade de determinar parâmetros para controle dos registros da qualidade, visando prover evidências da conformidade com os requisitos e da operação eficaz do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da SUBFIN. 2. Escopo Cabe a todos os envolvidos na SUBFIN a responsabilidade de fazer cumprir o estabelecido neste procedimento. 3. Referências NBR ISO 9000:2005 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e vocabulário NBR ISO 9001:2008 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos MQ-SGQ-SUBFIN – Manual do Sistema de Gestão da Qualidade da SUBFIN Legislação: Decreto Estadual Decreto nº 44.143, de 02 de abril de 2013 Decreto nº 45.053, de 26 de novembro de 2014. Decreto Decreto nº 44.428 de 11 de Outubro de 2013. 4. Definições e Siglas Organização – grupo de instalações e pessoas com um conjunto de responsabilidades, autoridades e relações. Exemplo: Companhia, Corporação, Firma, Empresa, Instituições, Organização Beneficente, Comerciante, Associação ou parte ou combinação destes. Nota 1: O conjunto é geralmente ordenado. Nota 2: uma organização pode ser pública ou privada. Registro – Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidência de atividades realizadas SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade: Sistema de gestão para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade. SUBFIN – Subsecretaria de Finanças 5. Procedimento 5.1 Aplicabilidade 5.1.1 Este procedimento é aplicável aos registros exigidos pela NBR ISO 9001 e aqueles decididos pela SUBFIN como necessários. 5.1.2 Os registros exigidos pela NBR ISO 9001 e aplicáveis ao escopo deste SGQ estão apresentados na tabela 1 abaixo.
Item Descrição
5.6.1 Registros das análises críticas pela Alta Direção
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Controle de Registros
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6.2.2.e Registros apropriados de educação, treinamento, habilidade e experiência
7.1.d Registros necessários para fornecer evidência de que os macroprocessos de realização e o produto resultante atendem aos requisitos
7.2.2 Registros dos resultados da análise crítica dos requisitos relacionados ao produto e das ações resultantes dessa análise
7.4.1 Registros dos resultados das avaliações de fornecedores e de quaisquer ações necessárias, oriundas da avaliação
7.5.3 Registros de identificação única do produto se for requerida rastreabilidade
7.5.4 Registros da informação ao cliente se alguma propriedade do cliente for perdida, danificada ou inadequada para uso
8.2.2 Registros de resultados de auditorias internas e ações de acompanhamento
8.2.4 Registros que indiquem pessoas autorizadas a liberar produto
8.3 Registros sobre a natureza das não-conformidades e quaisquer ações subsequentes executadas, incluindo concessões obtidas
8.5.2 Registros dos resultados de ações corretivas executadas
8.5.3 Registros dos resultados de ações preventivas executadas
Tabela 1 – Registros obrigatórios e aplicáveis ao SGQ da SUBFIN 5.2 Elaboração, uso e revisão 5.2.1 Sempre que um registro for necessário para um procedimento ou instrução de trabalho, este deverá constar no próprio documento. 5.2.2 No procedimento ou instrução de trabalho há uma tabela definindo os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição para cada registro (ver 5.3). 5.2.3 Quando um registro não fizer parte de um procedimento ou instrução de trabalho, este será controlado através da Tabela Única de Controle de Registros (Anexo 1). 5.2.4 Deve constar no formulário do registro a sua revisão. Se o formulário do registro for parte de um procedimento ou instrução de trabalho, sua revisão poderá ser controlada como a de qualquer página do documento da qualidade ou através da Lista Mestra de Formulários de Registros (Anexo 2). Se ele for avulso, sua revisão também deverá ser controlada através da Lista Mestra de Formulários de Registros (Anexo 2). 5.3 Controle dos registros 5.3.1 Os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição dos registros são contemplados e explicados na Tabela 2 a seguir.
Controle Explicação
Identificação Nome e código do registro / formulário de registro
Armazenamento Pessoa responsável pela manutenção e salvaguarda do registro; Local de guarda do registro durante seu tempo de armazenamento (área organizacional, sala, armário, Sistema, Computador, Servidor, etc); Forma de armazenar: digital ou físico (Pasta AZ, CD, DVD, disco rígido, pasta suspensa etc).
Proteção Indica o controle de acesso (livre, restrito ou confidencial), além da proteção necessária para impedir uma possível perda ou deterioração do
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Controle de Registros
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registro (cuidados físicos com o registro). Controle de Acesso: Livre: qualquer pessoa pode ver e acessar o registro; Restrito: Apenas funções definidas podem acessar o registro; Confidencial ou irrestrito: só pode ser acessado com autorização do Responsável, caso a caso, com rastreabilidade de quem acessou. Cuidados: Cuidados normais: se o registro estiver em meio eletrônico, fazer backup. Se estiver em meio físico, proteger contra roedores, insetos e inundações. Cuidados especiais: Condições climáticas, microfilmagem, proteção contra magnetismo, guardar em caixa forte, cópia em cofre, etc.
Recuperação Define como recuperar o registro. Indexação (XX,YY, por data, ordem alfabética, diretório etc).
Retenção Histórico de retenção do registro, podendo ser o tempo mínimo de retenção. Ver se existe alguma legislação específica sobre o tipo de registro ou atividade da organização.
Disposição Disposição dada ao registro após a retenção, por exemplo: destruir ou eliminar, reciclar, lixo sem nenhum cuidado especial, enviar para arquivo inativo, deletar arquivo etc.
Tabela 2 – Instruções para definição dos controles de registros
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6. Registros Este procedimento é suportado por registros que atendem aos requisitos da Tabela 3 abaixo:
Identificação
Armazenamento
Proteção
Recuperação
Retenção Disposição
Nome / Código (quando aplicável)
Responsável
Local Tipo
Acesso
Cuidado
Indexação Digital Físico
Tabela Única de Controle de
Registros
Digital e Físico:
Gestor da Qualidade
Digital:
*
Físico: Armário da Qualidade
X
X
Digital:
Restrito aos Servidores
com acesso à pasta SGQ
Físico:
Restrito ao Gestor da Qualidade
Digital e Físico: Normal
Digital e Físico:
Por data
Digital e Físico:
Mínimo até sua revisão
Digital:
Deletar da Pasta
Pública
Físico: Descartar
Lista Mestra de Formulários de
Registros
Digital e Físico:
Gestor da Qualidade
Digital:
*
Físico: Armário da Qualidade
X
X
Digital:
Restrito aos Servidores
com acesso à pasta SGQ
Físico:
Restrito ao Gestor da Qualidade
Digital e Físico: Normal
Digital e Físico:
Por data
Digital e Físico:
Mínimo até sua revisão
Digital:
Deletar da Pasta
Pública
Físico: Descartar
Tabela 3 – Controle de registros *F:\00 SUBFIN\Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)\Monitoramento do SGQ\Registros\Registros do PR SGQ SUBFIN 02 - Controle de Registros
Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser:
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- Manuseados com cuidado para evitar danos, deterioração ou perda - Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informações
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7. Anexos Anexo 1: Tabela Única de Controle de Registros Anexo 2: Lista Mestra de Formulários de Registros
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Anexo 1: Tabela Única de Controle de Registros
Tabela Única de Controle de Registros do
SGQ da SUBFIN (data)
Identificação
Armazenamento
Proteção
Recuperação
Retenção Disposição
Nome / Código (quando aplicável)
Responsável
Local Tipo
Acesso
Cuidado
Indexação Digital Físico
Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser: - Manuseados com cuidado para evitar danos, deterioração ou perda - Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informações
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Anexo 2: Lista Mestra de Formulários de Registros
Lista Mestra de Formulários de Registros do SGQ da SUBFIN (data)
N. do Documento
Título do Documento Revisão Data de
Elaboração/ Revisão
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