Tema da exposição: Digitalização de documentos...

Tema da exposição: Digitalização de documentos: legislação, normas e procedimentos

◎Por Pablo Soledade

Digitalização de documentos: legislação, normas e procedimentos

Pablo Soledade arquivista, especialista em Adm-Gestão de Serviços, mestre em CI

Consultor Master em Gestão de Documentos

Diretor de Negócios e Inovação da ApoioGed

Presidente do Instituto Arquivo Vivo

Ex-Conselheiro do Conarq

Ex-presidente da AABA – Associação dos Arquivistas da Bahia

Temáticas da exposição

Digitalização de documentos: legislação, normas e procedimentos

- Acesso x Preservação - Projetos de digitalização e gestão de documentos digitais:

premissas e requisitos

- Migração de suporte da informação: o papel vai acabar?

- Atuação profissional: a influência dos profissionais da informação na tomada de decisão

Digitalização: tema polêmico

entre profissionais de

informação

http://spaceamigos.com/2596743/

ACESSO

PRESERVAÇÃO

X E

DIGITALIZAÇÃO

-Ampliação do acesso à informação aos cidadãos; - Redução do fluxo de papel e cópias para consulta; - Evitar o manuseio de um documento analógico permanente.

A digitalização como meio de preservação?

Segurança jurídica

Fidedignidade

Autenticidade

Será preciso avançar em

Projetos de digitalização e gestão de documentos digitais: premissas e requisitos

Premissas Lei 8.159/91 Lei. 12.682/2012 Lei 12. 527/2011 Resoluções do Conarq (30, 37, 43) Decretos

PL 7920/2017 ???

Requisitos para digitalização

- Avaliação do cenário

- Análise SWOT

- Definição de metas SMART

- Diagnóstico preliminar do acervo

-Levantamento de necessidades estruturais, recursos financeiros e humanos

- Análise do perfil da equipe

- Divisão de trabalho

- Reunião com o contratante (alinhamento de expectativas), especificação dos

serviços e configurações

- Definição de cronograma

-Testes de produção e definição das melhores práticas

- Aprovações de amostras

- Controles de produtividade: indicadores, padronizações, medições

Planejamento de ações

Definição de política de gestão documental para arquivos

analógicos e digitais (Política de acesso e preservação)

Ciclo básico do processo

Metas principais

Planeja- mento

Execução

Meta Pra onde ir? Onde

quero chegar?

“Quem não sabe

para aonde vai,

qualquer caminho

serve...”

Etapas do processo de

digitalização

Recepção

Solicita

revisão

Fluxograma do processo de digitalização?

Recebe?

SIM

NÃO

Preparação

Prepara?

SIM

NÃO

Devolve

recepção

Captura

Digitaliza?

SIM NÃO

NÃO

Devolve

preparação Indexação

Auditoria

digital

Aprova?

Devolve

captura

SIM

Remontagem

Alguns modelos de scanners

Alguns modelos de scanners

Alguns modelos de scanners

migração de suporte O papel vai acabar?

O papel vai deixar de ser o principal suporte de registro de informação

Participação dos profissionais da informação nas

tomadas de decisão

Organizar os documentos

analógicos para depois pensar em arquivos

digitais?!?

Profissionais da informação como

protagonistas

influenciar nas decisões participar das comissões

apresentar propostas

Obrigado!!!

Pablo Soledade

pablosoledade@gmail.com

71 98883-6373