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Apresentação na Academia Ubuntu.
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1
Organização de eventos
Sugestões práticas
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As perguntas essenciais1. O quê? 2. Para quê? Qual é o resultado final
desejado?3. Para quem?4. Onde? Como? Quando?5. Quem faz o quê?6. Que recursos?7. Concorrência?
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Planeamento do evento
• Definição exacta do que se pretende fazer e de quais são os resultados finais a alcançar (metas)
• Definir um Guião com descrição de etapa-a-etapa.
• Cronograma, com tempos bem definidos.
O quê? / Para quê?
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Planeamento (cont.)
• Fluxo dos convidados. (entrada, passagem, saída,..alternativas de segurança).
• Quem conduz a comitiva (á frente) Gráficos de disposição de elementos.
• Responsáveis por etapa.
O quê? / Para quê?
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Convites• Definição do universo de convidados.
Mailing-list bem trabalhada, com a devida segmentação. Utilização de NTI (SMS e e-mail). Carta personalizada para contactos formais.
• Mensagem do convite. Não esquecer informação essencial (data, dia da semana, hora, local/morada…).
Para quem?
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Convites (cont.)• Prazos de envio: 2 semanas antes do
evento. Recall 72 h. antes.• Publicitação abrangente para eventos de
espectro largo: anúncio media, site institucional,..
• Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro, google maps)+local de estacionamento + próximo..
Para quem?
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MCS
• Lista segmentada de jornalistas.• Convite (2 semanas antes) com press-realese
(Curto, incisivo, indo do mais importante para o menos – pirâmide invertida).
• Informação para as agendas e recall dos convites com 72 horas de antecedência.
• (á chegada) pasta de imprensa – resumos / comunicações integrais / documentação acessória, imagens digitais,...)
Para quem?
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MCS (cont.)
• Lugares reservados para jornalistas. Garantir tomadas de som e imagem. Prever momento para fotógrafos. Cuidar do enquadramento para fotografias.
• (no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas após o evento, com as entidades presentes de maior interesse jornalístico. Cuidar do enquadramento para imagem e de sossego suficiente.
Para quem?
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Equipa• Quem faz o quê –cuidado com as “bolas para terra de
ninguém..”• Quem coordena. • Reunir competências diversas: relações públicas,
operação som/luz/computador, comunicação,.. • Guião mt detalhado com toda a informação..• Mecanismo de inter-comunicação ( do gesto/olhar, à
mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..) • Reuniões:
– De arranque e planeamento– De monitorização da preparação– De véspera (ensaios / testes)– De pré-execução ( 1 hora antes inicio da operação)– De avaliação
Quem faz o quê?
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Recepção / Acolhimento
• Prever uma zona de acolhimento.• As boas-vindas são o primeiro passo de
transformar um evento num acontecimento “quente”.
• Colocar indicações óbvias, ou “sinaleiros” no trajecto até à sala; prever “buracos negros”.
Onde? Como? Quando?
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Recepção / Acolhimento (cont.)
• Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de materiais informativos gerais, de identificador; mas não de comunicações a serem apresentadas.
• Registar as presenças. Pedir contactos para BD (pp. E-mail)
• Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera para que tudo esteja a postos para começar.
Onde? Como? Quando?
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Sala
• Disposição da sala: sentados/de pé... ; plateia, semicírculo, círculo;
• Canais de circulação (publico e convidados): meio, lados, orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados..
• Cálculo da capacidade para gestão de entradas. • Cadeiras: conforto, ruído, distância,..• Iluminação: natural/artificial; garantir destaque
para centro do evento; redução com projecções;
Onde? Como? Quando?
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Sala (cont.)• Temperatura: procurar equilíbrio. Calor mata um
evento; frio também. • Arejamento: necessidade de garantir ar fresco,
pp. depois de algum tempo e para eventos com mt gente.
• Projecção: – suficientemente legível da última fila. – Operador ou apoio técnico sempre presente. – Apresentações previamente instaladas e testadas.
Onde? Como? Quando?
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Segurança
• Verificação de extintores mais próximos. • Saídas de emergência desimpedidas. • Contactos de Bombeiros e polícia em local
acessível.• (VIP) Garantir vigilância do circuito de
transito com atenção a qualquer elemento estranho
• Protocolo de acção para indisposições, desmaios,..
Onde? Como? Quando?
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Higiene
• Verificar existência de WC próximos, bem indicados e limpos.
• Garantir a sua higiene: antes, durante e depois – piquete de limpeza
• Não falhar pormenores: papel higiénico, sabonete líquido, toalhas de papel, caixotes de lixo..
• Ter alternativas identificadas em caso de avarias, sobrelotação,..
Onde? Como? Quando?
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Ensaios e testes
• Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30 min. antes. O som deve ser testado 1 min. antes de começar, ligando os micros e verificando que estão a funcionar bem.
• Os movimentos mais complexos devem ser ensaiados (trajectos,…).
Onde? Como? Quando?
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Composição da mesa• Precedências:
mesa
Plateia
12 346 5 7
Onde? Como? Quando?
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• No centro da mesa fica o convidado mais importante. • A distribuição protocolar dos lugares é feita com o nº 2 à
direita do nº1, o nº 3 à esquerda do nº1, …• O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no último lugar
(é esse que nós preferimos…)• Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai por ordem
ascendente de importância. Depois do convidado principal – último a falar – mais ninguém intervém.
• Um apresentador declara aberta a sessão, dá as entradas a cada orador e dá por encerrada a sessão. Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador seguinte.
Onde? Como? Quando?
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Curso da sessão
• Cumprimento do guião• Atenção ao ritmo e combate aos tempos mortos. • Papel do moderador e da organização. Controle
on-going• Comunicação de olhares: chefe do evento -
lugar tenente - equipa. • Importância essencial dos factores de conforto e
de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais projectados,…
Onde? Como? Quando?
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Cenários de contingência
• Pouca participação – distribuição malhada, tirar cadeiras alargando espaços, chamar figurantes,..
• Excesso de participantes – retirar cadeiras para dar lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição fora de portas,..
• Falha de conferencistas – o moderador sempre preparado para se ajustar a novos formatos de sessão
• Falha de som e de audiovisuais. – microfones suplentes, verificação de ligação de cabos, pilhas adicionais, portátil alternativo,…
• Falha de electricidade. – saídas de emergência, luz de presença,..
Onde? Como? Quando?
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Materiais de apoio• Plateia: cadeiras dispostas com espaço suficiente de passagem (–
2 palmos) • Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenário fundo.• Audiovisuais: projector, tela, sistema som• Computador portátil • Bandeiras • Cenário de fundo. • Plantas e flores.• Placas comemorativas.• Bastidores e mesa de apoio organização.• Águas e copos para conferencistas. (Atenção ás substituições e
reabastecimentos.)• Identificadores (toblerones) de dupla face para conferencistas qd
existe mesa.
Recursos?
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Som• Microfones – com (ligação dos cabos) /sem fios
(pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off bem conhecido,..
• Pés e suportes – capacidade de ajustamento.• Amplificador e colunas. • Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é
necessário compensar. • Feed-back – retroalimentação: o som das colunas está a
reentrar nos micros. • Ruídos parasitas. • Operador sempre presente (depois do último teste – 1
min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para monitorizar o som, tendo disponível mesa de controle
Recursos?
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Decoração
• Do espaço: sóbria, com referências à imagem corporativa (cartaz, logotipo..); sem nada que distraia.
• mesa presidencial: – Plantas: base da mesa. – Flores: em cima da mesa (que não tapem,
nem incomodem..)
Recursos?
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Tradução simultânea
• Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de tradução.
• indicação dos canais por língua.
• Disponibilização de textos (qd existem) para facilitação do trabalho dos tradutores.
• Avisar conferencistas para falarem + lento.
Recursos?
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Concorrência
• Verificação prévia de: – Datas incompatíveis (feriados) ou
inconvenientes (6º feira à tarde; dia de ponte)– Outros eventos agendados, na mesma área
temática– Outros eventos de grande impacto mediático– Greves marcadas.
Concorrência?
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