Entendendo melhor os E-mails Templates - Alex Mendonça

ENTENDENDO MELHOR OS E-MAILS TEMPLATES

Alex Mendonça e Fábio Almeidascielo.submission@scielo.org

INFORMAÇÕES GERAIS

– Todos os sites são criados com os modelos de e-mail padrão do ScholarOne

– É responsabilidade dos Administradores revisá-los e editá-los

– Podem também ser criados novos modelos de e-mail conforme necessidade do periódico

VISÃO GERAL: ORDEM DE APRESENTAÇÃO DOS MODELOS DE E-MAIL

1. Email Notification & RemindersE-mails de Notificação e Lembretes

2. Invitation EmailsE-mails de convite

3. Invitation Response EmailsE-mails de resposta a convites

4. Decision LettersCartas de Decisão

5. Author RemindersLembretes aos autores

6. System EmailsE-mails do sistema

7. Hyperlink EmailsE-mails de Hyperlink

8. Printable Email LetterheadE-mails de Carta Timbrada

1. EMAIL NOTIFICATIONS & REMINDERS– Linkados às tarefas do processo de peer review

– Facilita as comunicações entre Admins, Editores e Pareceristas

– Geralmente automatizados, com ajustes customizados disponíveis conforme necessidade

• Exemplo: Lembrete de Revisão Atrasada

COMO ELES SÃO ORGANIZADOS

• Tarefas do Fluxo Original (SW)

• Tarefas do Fluxo de Resubmissão (RSW)

• Tarefas do Fluxo de Revisados (RW)

• Tarefas do Fluxo de Aceitos (Quando configurado)

• Tarefas do Fluxo de Artigos Convidados (IW)

COMO ELES SÃO ORGANIZADOS

Cabeçalho da seção

Nome do Modelo

Editar antes de Enviar

Tarefa

Ativo

Quando a tarefa ocorre?OU

Dias para o lembrete

Modificar

Excluir

2. INVITATION EMAILS– Geralmente são para os Pareceristas

– Às vezes para os Editores

– Requerido para o evento = para a ação ocorrer, esse e-mail precisa ser enviado pelo sistema

– Tags de Detalhes do Manuscrito

* (exceto sites duplo-cego)

– ##INVITE_RESPONSES## tag no e-mailTítulo ##DOCUMENT_TITLE##

Autores ##DOCUMENT_AUTHORS## *

Resumo ##DOCUMENT_ABSTRACT##

Esses são os links que aparecerão no convite para o Parecerista

DICA: Você pode escolher quais links gostaria de ter no seu site

MÚLTIPLOS CONVITES

MÚLTIPLOS CONVITES

3. INVITATION RESPONSE EMAILS

– Acionados quando a resposta ao convite é recebida

• Um e-mail é enviado à equipe do periódico se esse endereço estiver copiado nos campos CC ou BCC

• Resposta online automática

– ##REVIEW_LINK## tag no e-mail usada na resposta de aceito para visualizar o Formulário de avaliação (SchoreSheet)

3. INVITATION RESPONSE EMAILS

E-MAIL ACIONADO QUANDO A RESPOSTA É RECEBIDA

4. DECISION LETTERS– Requerido para o Evento: Sem Carta de Decisão = Sem decisão no sistema!

– ##COMMENTS_TO_AUTHOR##

– ##EDITOR_RECOMMENDATION##

– ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR##

– ##RECOMMENDATION_COMMENTS_TO_AUTHOR_NO_NAME##

– ##CREATE_REVISION_LINK##

– ##CREATE_RESUBMISSION_LINK##

##COMMENTS_TO_AUTHOR##

5. AUTHOR REMINDERS

– Lembretes aos autores de que eles foram solicitados a submeter uma revisão

– A coluna Reminder Days determina a frequência

6. SYSTEM EMAILS– Acionados por eventos que não são de tarefas dos Fluxos de

Trabalho

– Autores / Coautores

– Autores Convidados MRW

– Contas Relacionadas

– Eventos Diversos- Exemplo:E-mail de Confirmaçãode Submissão ao Autor

AUTOR / COAUTOR

AUTOR CONVIDADO / MRW

RELACIONADOS A CONTAS DE USUÁRIOS

EVENTOS DIVERSOS

7. HYPERLINK EMAILS

São abertos quando clica-se no nome de algum usuário com um link sublinhado.

8. PRINTABLE EMAIL LETTERHEAD

O tipo de arquivo deve ser .rtfCertifique-se de incluir a tag ##EMAIL_BODY## no seu .rtf

INCLUINDO MULTIPLAS CARTAS TIMBRADAS

É possível fazer o upload de mais de um arquivo se você tiver mais de um modelo de Carta Timbrada

ÍCONE DE IMPRESSÃO NA GUIA AUDIT TRAIL

Na guia Audit Trail será possível visualizar um ícone de impressora próximo a todos os e-mails

PRODUZINDO UM E-MAIL DE CARTA TIMBRADA

E-MAILS REQUERIDOS

– Direcionados à Decisão: Todos

– Direcionados à Convite: Todos

– Direcionados à Respostas de Convite• Parecerista aceitou o convite

– Sistema-Direcionados• Desatribuição de Parecerista

• Desatribuição de Editor• Manuscrito é retirado

• Manuscrito é “des-submetido”• Decisão imediata de rejeição do Checklist inicial (se

configurado)

EDITANDO OS MODELOS DE E-MAIL

Modificar/Editar

MODIFICANDO E-MAILS

Documento não disponível significa que uma tag de e-mail está no lugar de um texto e agindo como um

representante de conteúdo

MODIFICANDO E-MAILS

TAGS DE E-MAIL

CRIANDO TAGS DE E-MAIL PRÓPRIAS

CONFIGURANDO OS MODELOS DE E-MAIL

Editar antes de enviar

Quando ou Dias para o lembrete

QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA O LEMBRETE

• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a tarefas

• Pending: O sistema entrou na tarefa, mas ela não foi realizada ainda (Admin Checklist pendente)

• Processing: A tarefa começou, mas não foi finalizada (2 pareceristas aceitaram o convite, nenhum fez o parecer)

• Overdue: Uma tarefa é considerada atrasada quando o prazo dado para sua realização expirou.

• Completed: Tarefa concluída (parecerista submeteu seu parecer)

• Abandoned: Tarefa ainda aberta quando a decisão é tomada (parecerista aceitou, EIC tomou a decisão)

• Rescinded: Retorna o manuscrito ao passo anterior no sistema (rescindir um parecer ou decisão)

QUANDO A TAREFA OCORRE/DIAS PARA O LEMBRETE

• É preciso escolher entre uma dessas opções para os e-mails relacionados a tarefas

• Dias para o lembrete: 7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias depois da tarefa atrasar

• Dias para o lembrete: -7 significa que o e-mail será enviado automaticamente 7 dias antes da tarefa atrasar

• Dias para o lembrete: 0 significa que o e-mail será enviado automaticamente no dia que a tarefa atrasar

LOCALIZAR E SUBSTITUIR

• Para mudanças gerais nos seus modelos de e-mail:

• Localizar e substituit(apenas texto)