ESTOU EM REUNIÃOUm guia para reuniões produtivas

Características comuns das reuniões corporativas

Numerosas Longas Ineficientes Desfocadas Maçantes

5 min

Custos invisíveis e elevados

Exemplo: • 1 reunião quinzenal de 4h• com 5 gestores• ao custo de R$ 50,00/h

Custo da reunião• Em 15 dias = R$ 1.000,00• Em 1 mês = R$ 2.000,00• Em 1 ano = R$ 25.000,00

Reuniões são caras e por isso precisam

ter bons resultados.

3 min

Motivos para o insucesso das reuniões

• Falta de foco?• Conversas paralelas?• Atrasos de horário?• Má condução?• Indefinição dos próximos passos?• Falta de clareza?

5 min

Todos são decorrência dos seguintes problemas

1.Necessidade humana de se reunir;2.Liderança situacional;3.Muita ação, pouca solução;4.Necessidade de autovalorização.

3 min

Dieta de reunião

A melhor reunião é...

A que não acontece!

Jan Fields, vice do McDonald´s, disse em entrevista à revista Exame: "Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão em uma reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer."

2 min

Estratégias para reduzir a frequência ou aumentar a agilidade

1. Não faça reuniões sem um objetivo;2. Tente resolver por email;3. Sem a presença da pessoa-chave, é perda de

tempo;4. Para informar, envie informações antes por

email;5. Defina tarefas a realizar antes da reunião;6. De preferência às conversas informais;7. Use chat ou messenger;8. Converse individualmente sempre que possível;9. Utilize ferramentas de TI colaborativas10.Se for somente para socializar, não participe.

5 min

Plan, Act, Track !

Planejamento (PLAN) - Fase que antecede a reunião e envolve a convocação, elaboração, infraestrutura e logística.

Ação (ACT) - A mais importante, o momento da interação entre os participantes através de um condução adequada.

Acompanhamento (TRACK) - Finalização e pós-reunião, orienta os participantes na aplicação das ações definidas durante a reunião.

1 min

Planejamento

PlanejamentoRequisitos

Reunião precisa ser planejada.1. Defina o tipo da reunião;2. Estipule os horários;3. Convoque os participantes;4. Prepare a logística.

Requisitos a serem cumpridos.5. Existe um objetivo claro e uma pauta de assuntos para alcançar este

objetivo?6. Existe um condutor nomeado para liderar a reunião?7. Existe uma previsão de duração adequada para todos os itens?8. Os participantes tem de fato alguma contribuição a dar?

PlanejamentoObjetivo

Reunião não precisa de pauta, precisa de objetivo. Precisa de algum tema ou problema que deve ser concluído e resolvido ao final da reunião. A pauta auxilia a atingir o objetivo. O objetivo deve responder às perguntas:

O quê? (O que será discutido na reunião especificamente?)

Por quê ? (Por quê ou para que estamos realizando essa reunião?)

Como? (Como iremos contribuir para atingir o objetivo proposto?)

PlanejamentoExemplos de objetivo

• Reunião de vendas para identificar as causas da perda de market share em 10% e criação do plano de ação para retomada da liderança no setor.

• Reunião sobre o site, com foco na elaboração de proposta para o novo site institucional, além da análise dos pontos fracos do atual.

• Reunião de projeto de implantação do SAP para apresentação e aprovação do plano de contas importado do sistema anterior e demonstração de uso.

• Reunião de gestores para apresentação de técnicas de planejamento e condução que visam melhorar a produtividade das reuniões da empresa.

PlanejamentoPauta

São os pontos a serem discutidos. A pauta e todos os itens do planejamento sempre derivam do objetivo da reunião. Caso contrário a pauta fica solta e sem um resultado final.

1. Divida a pauta em itens;2. Organize o debate de forma lógica;3. Defina um tempo para cada item.

PlanejamentoExemplo de uma convocação

Reunião: Nova metodologia de vendas da empresaParticipantes: x, y, zCondutor: w

Objetivo: Determinar os próximos passos da implantação no CRM e revisar o resultado do novo modelo de vendas com base no processo de vendas consultivas de clientes acima de R$ 200 mil de faturamento.

Pontos a serem discutidos:1. Apresentação do resultado do 1º mês com o novo modelo (10 min);2. Revisão do modelo de vendas consultivas (30 min);3. Feedback da equipe comercial e dúvidas (30 min);4. Definição dos passos para processo de vendas no CRM (40 min);

PlanejamentoDefinindo os participantes

• Quem gosta de público é artista ou palestrante.

• Mantenha a reunião curta para bons resultados e maior controle.

1. O participante pode decidir ou influenciar no direcionamento do objetivo da reunião?

2. O participante conhece o assunto? Tem alguma contribuição a dar?3. O participante terá responsabilidade ba aplicação das decisões?

• Não convide alguém para aumentar a platéia.

• Antes de convidar alguém, faça a si mesmo as seguintes perguntas.

PlanejamentoPreparação

A preparação evita desperdício de tempo. Se for necessário algum trabalho prévio, inclua uma observação no ato da convocação e detalhe o que precisa ser feito. Recomendado para:

1. Reuniões informativas - envie as informações com antecedência para que a reunião seja um resumo dos itens mais importantes, com espaço apenas para tirar dúvidas e discutir a aplicação.

2. Reunião de vendas - peça que todos enviem por email os problemas que precisam ser resolvidos, dúvidas, melhores práticas, etc. Assim o condutor pode filtrar o que será discutido em grupo e o que será abordado individualmente.

3. Reunião de projeto - os participantes devem resolver o máximo de pendências previamente (lista de requisitos, sugestão de cronograma, indice de dificuldades na execução das tarefas, etc).

Ação

AçãoA condução

Muitas reuniões são como um barco a vela à deriva, com as pessoas sendo levadas para onde os ventos sopram com mais força, sem direção ou rota definida.

Para um bom resultado, uma reunião precisa ser conduzida na direção do resultado pré-estipulado (fase de planejamento).

AçãoO condutor e seu perfil

O condutor é o líder. É a pessoa que facilita e direciona o processo de discussão de um grupo durante uma reunião com o objetivo de obter o resultado planejado. Deve possuir algumas das seguintes qualidades.

1. Assertivo - Fala com segurança e postura. É firme sem ser grosseiro ou agressivo, apenas direto e objetivo.

2. Comunicativo - Fluência e clareza no falar.3. Objetivo - Concentração e foco mesmo quando as pessoas se dispersam.4. Atento - Escuta o que os outros falam.5. Tranqüilo - Não perde o controle emocional.6. Respeitoso - Respeita todas as opiniões e idéias.7. Bem humorado - Mantém um clima agradável.8. Direcionado à ação - Poosui iniciativa, síntese, transforma idéias em ações.

AçãoO condutor deve estabelecer "rapport"

Rapport - afinidade, harmonia, compreensão. É uma forma de interação que demonstra conhecimento e interesse pelo outro. Dicas para o estabeler rapport.

1. Adapte-se ao ambiente;2. Identifique-se com o outro;3. Posicione-se corretamente na sala;4. Registre idéias e ações;5. Use um grande cronômetro com contagem regressiva.

AçãoOs três passos da condução

(1) Abertura• Seja pontual. Comece com quem estiver na sala.• Esclareça os objetivos e expectativas da reunião.• Reforce o papel de condutor.

o Trabalhar de forma integrada e não indvidualizada;o Ser um ouvinte ativo, esforçando-se para compreender o ponto de vista da outra

pessoa sem interrompê-la ou criticá-la.o Conversas paralelas não são permitidas.

AçãoOs três passos da condução

(2) Discussão• Controle a comunicação

o Passe a bola para outro jogador mas controle-a para que atinja o 'gol'.o Mantenha o silêncio quando outras pessoas falam.o Anote no flipchart os pontos discutidos.o Nunca passe para um novo item sem finalizar o anterior.o Corte imediatamente conversas paralelas.o Relembre o tempo restante.

• De olho no foco e no relógioo Coloque o cronômetro no centro da mesa.o Se alguém dispersar, levante questões que o ajudem a focar.o Na insistência, registre o assunto no quadro para ser discutido em outra

oportunidade.

AçãoOs três passos da condução

(2) Discussão• Registre o que foi dito e decidido

o Divida o flipchart em 2 partes: principais idéias, ações;o Resuma, confirme e anote;o Anote tudo, se a informação será usada é outra história;o Registre ações e atividades pós-reunião;

• Estimule a participação• Mantenha a imparcialidade

o Evite o envolvimento emocional;o Foque no objetivo e não na discussão;

AçãoOs três passos da condução

(3) Encerramento• Seja simples e breve• Recapitule rapidamente o que foi discutido

o Releia o objetivo, a pauta, as principais idéias registradas e as ações sugeridas

• Na falta de uma solução ou item não discutidoo Crie uma tarefa;o Estipule um prazo para realização;

• Agradeça, ressalte os pontos fortes da reunião e encerre.

AçãoProblemas

Falta de pontualidade, no início e/ou no fim;Celulares e notebooks, fontes de distração;Conversas paralelas;Manter a concentração;

Acompanhamento

ACOMPANHAMENTOATA OU TRACKING?

• A ata é um registro do que foi discutido e das ações que devem ser realizadas.

• O tracking é um relatório estruturado com idéias, ações e tarefas delegadas, além de uma avaliação dos resultados.

• Exemplo de tracking:

ACOMPANHAMENTOEXEMPLO DE TRACKING

Reunião de mudança de layout do dpto. financeiroData: 03/11/08 / 10:00 - 11:00Condutor: Caio CesarParticipantes: Spartacus, Julius, CritiusObjetivo: Definir o novo layout do departamento financeiro e solicitar o orçamento para o fornecedor demóveis e para a arquiteta.

Pontos discutidos:1) Necessidades do novo layout - 30 min

o A sala deve comportar 9 pessoas;o É preciso ampliar o espaço de circulação;o Instalar as impressoras fiscais próximas do departamento de cobrança;o Cores claras com reforço da identidade visual da empresa;o Todos os cabos devem ficar escondidos e integrados nos móveis.

2) Limites de orçamento, prazo e implantação - 30 mino O projeto deve estar pronto e implantado antes do término do ano fiscal;o O orçamento para esse projeto é de R$ 30 mil e os móveis retirados devem ser

reaproveitados na área de logística.

ACOMPANHAMENTOEXEMPLO DE TRACKING?

Próximos passos:Ação: Enviar proposta do layout para aprovação da diretoria. Data: 07/11 Responsável: Spartacus

Ação: Enviar solicitação de orçamento para 3 fornecedores. Data: 08/11 Responsável: Critius

Ação: Apresentação do projeto ao diretor financeiro. Data: 15/11 Responsável: Caio

Agradeço a participação e contribuição de todos e o exemplo de conduta do grupo.

Atenciosamente,Caio Cesar