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ANHANGUERA – UNIDERPCENTRO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA

Unidade de Taboão da Serra

ATPS – Gestão de Projetos

TUTOR A DISTÂNCIA:

Profa. Ma. ELAINE OLIVEIRA FOSTER REIS

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TABOÃO DA SERRA

SETEMBRO 2014

SumárioINTRODUÇÃO.....................................................................................................................................3

ETAPA 1...............................................................................................................................................4

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA....................................................................................................4

MISSÃO............................................................................................................................................4

VISÃO...............................................................................................................................................4

VALORES.........................................................................................................................................4

ETAPA 2...............................................................................................................................................5

AVALIAÇÃO DA OPORTUNIDADE E ESCOPO DO PROJETO..................................................5

ESCOPO DO PROJETO................................................................................................................5

ETAPA 3...............................................................................................................................................8

TAREFAS E PESSOAS ENVOLVIDAS...........................................................................................8

ETAPA 4.............................................................................................................................................10

CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DO PROJETO........................................................................10

MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RISCOS........................................................................10

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INTRODUÇÃO

A construção de um trabalho bem realizado é determinada por diversos serviço de qualidade, tais como: pensando em modificações no processo produtivo; obter e transferir novos conhecimentos, ter iniciativa, criatividade, determinação, flexibilidade, agilidade, empatia, boa administração, entre muitos outros.

O grupo de aprendizado desenvolveu um trabalho que implementa todo o contexto dentro de uma empresa, para seu nível de crescimento. Pois se trata de um gerenciamento aliando a prática e teoria da Gestão de Projetos.

Todo contexto exposto foi de um meio facilitador de aprendizagem, com uma linguagem clara e objetiva.

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ETAPA 1APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

A Prefeitura municipal de Embu das Artes está dividida em departamentos e secretarias, algumas com sede no mesmo prédio da prefeitura a exemplo do Departamento de Recursos Humanos, e outras espalhadas pela cidade em pontos estratégicos.

Todos os departamentos e secretarias são informatizados. O controle e manutenção dos equipamentos e assessoria técnica ficam por conta de uma empresa contratada através de um processo licitatório. A demanda por serviços e assistência técnica é muito grande. Os chamados são frequentas e a empresa contratada não consegue atender a todos, pois conta com uma equipe muito pequena e com técnicos sem muita experiência, o que acaba comprometendo a qualidade e o desempenho do trabalho por parte dos funcionários.

MISSÃO Trabalhar contribuindo para o desenvolvimento social, cultural e

econômico, através de projetos de incentivos ao desenvolvimento local. Valorizar o cidadão permitindo o acesso e a inclusão social.

VISÃOUma gestão voltada para o crescimento sustentável do município, hoje,

considerado um ponto turístico pelo artesanato.

VALORESÉtica, moral, inclusão social, integração e participação ativa dos

moradores na busca por soluções, valorização do ser humano, responsabilidade social e cuidado com o meio ambiente.

DEFINIÇÃO SOBRE A GESTÃO DE PROJETOS

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Gestão de projetos tem como conceito: administrar e gerenciar um projeto específico. O projeto pode ser de diferentes áreas, porém, sua execução está dentro de um prazo predefinido. A gestão exige ações definidas com rotinas específicas de gerenciamento, manutenção, controle, tempo para iniciar e para finalizar, custos, qualidade, comunicação, controle de riscos e recursos.

O Gerenciamento de Projetos, portanto, é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados.

ETAPA 2AVALIAÇÃO DA OPORTUNIDADE E ESCOPO DO PROJETO

OBJETIVOS GERAIS

Propor a implantação de um Departamento especializado em Tecnologia para atender á demanda por assistência técnica e substituição de equipamentos e peças de reposição, além de dar assessoria e treinamento para os funcionários.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Dar mais agilidade aos processos; Diminuir o custo com a contratação de pessoal terceirizado; Reduzir o custo com manutenção de máquinas e equipamentos de

reprografia; Controlar a aquisição de peças de substituição; Identificar os gargalos resultantes da falta de gerência; Acompanhar as mudanças e monitorar as ações que podem resultar em

gastos desnecessários; Treinar e capacitar os funcionários.

ESCOPO DO PROJETO

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Fonte: Gestor do Projeto

RESULTADOS ESPERADOS COM A EXECUÇÃO

Espera-se com a implantação do Departamento de Tecnologia reduzir, primeiramente, os gastos com a contratação de uma empresa para dar assistência e assessoria. Acabar com o alto índice de reclamações por conta de serviços prestados ou deixados de prestar. Modernizar e melhorar o atendimento. Melhorar a qualidade dos serviços prestados. Substituir paulatinamente os equipamentos ultrapassados. Desenvolver e adquirir softwares específicos de gestão ou contratar empresas sérias para instalar e gerir softwares terceirizados.

Para os gestores essa coleta de dados organizados por setor facilita tanto para tomar decisões importantes, como também para entender como cada departamento está sendo conduzido para atingir o objetivo esperado pela empresa.

ABRANGÊNCIA DO PROJETO

Esse projeto de Proposta de Criação do Departamento de Tecnologia abrange todas as secretarias e demais departamentos ligados á Prefeitura Municipal de Embu das Artes. Integrar todos os setores e com isso reduzir drasticamente o número de chamados por conta de falhas nos equipamentos. Preparar e capacitar os usuários para fazer bom uso de todos os recursos disponíveis. Diminuir o elo entre todos os setores melhorando a comunicação interna e externa.

Projeto

Gestor de projeto

Analista 1

Ass. Operacional 1

Ass. Operacional 2

Organizar todo o Projeto.

Solicitar, colaborar na contração e treinamento dos profissionais.

Cuidar da organização e montagem de toda a estrutura.

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A proposta visa atender a todos os departamentos e secretarias vinculadas ao município para que possam agir a partir de informações e dados consistentes e detalhados que resultarão em decisões acertadas.

JUSTIFICATIVAS DO PROJETO

Todas as secretarias e departamentos do município de Embu das Artes são informatizados. Diariamente ocorrem problemas como falhas em sistemas específicos de gestão, falha de hardware e software, problemas com conexão á internet, problemas na rede local, impressoras, substituição de cartuchos e toner, dúvidas com relação ao uso dos sistemas operacionais, dúvidas com relação ao uso de editores de texto, planilhas de cálculo, dentre outros eventos que ocorrem cotidianamente e que precisam de atendimento prioritário e rápido. Porém, isso não vem ocorrendo, a demora no atendimento causa estresse e atrasos nas atividades dos funcionários.

O projeto se torna relevante por concentrar o trabalho em áreas específicas e com pessoas treinadas para prestar atendimento com rapidez e segurança. Com a capacitação constante da equipe de TI as áreas de abrangência do projeto serão definidas por prioridade e para cada problema específico haverá uma pessoa especializada para prestar atendimento, além, é claro, de apresentar relatórios com todas as informações pertinentes ao problema e ao local onde o mesmo ocorreu, com isso teremos condições de montar um gráfico com os índices de atendimento por área de abrangência mostrando qual secretaria ou departamento vem ocorrendo duas falhas comuns: por mau uso dos equipamentos ou por falhas de hardware ou software.

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ETAPA 3TAREFAS E PESSOAS ENVOLVIDAS

Tarefa 1

Propor ao departamento de recursos humanos a contratação de um tecnólogo com formação superior para gerenciar a equipe de ti.

Tarefa 2

Verificar junto ao quadro de pessoal se há alguém com formação e conhecimento em informática nas áreas de rede de computadores, desenvolvimento web e de software, sistemas operacionais e servidores.

Tarefa3

Solicitar junto ao departamento de pessoal a transferência de funcionários com conhecimentos nas áreas de abrangência do projeto para integrar a equipe de TI.

Tarefa 4

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Montar uma estrutura para treinar e capacitar o pessoal de TI, com salas e equipamentos de treinamentos e professores capacitados.

Tarefa 5

Treinar o pessoal que ira integrar a equipe de TI e que irão trabalhar no Departamento de Tecnologia da Informação.

Tarefa 6

Levantamento de custo de treinamento de pessoal; Levantamento de custo de aquisição de material para montagem da sala a

ser usada para testes de softwares e hardwares. Levantamento de custo para aquisição de equipamentos de substituição para

máquinas de reprografia e impressoras. Levantamento de custo para manutenção de salários do pessoal da equipe de

TI que irão integrar O Departamento de Tecnologia da Informação.

Tabela de tarefas

PROFISSIONAISTarefa

1Tarefa

2Tarefa

3Tarefa

4Tarefa

5Tarefa

6Total de

horas

Gestor de projeto 10 10 10 10 10 10 60Gestor Operacional 1 5 5 5 10 10 10 45Gestor Operacional 2 15 15 15 15 0 0 60Analista 1 0 0 0 20 20 30 70

Total 235Fonte: Gestor do Projeto

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ETAPA 4CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DO PROJETO

A proposta de criação do Departamento de Tecnologia da Informação terá prazo para terminar em 01 de Julho de 2015.

Cronograma de execução

Mês Março Abril Maio Junho julhoTarefa 1Tarefa 2Tarefa 3Tarefa 4Tarefa 5Tarefa 6

Finalização do projeto

Fonte: Gestor do Projeto

MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RISCOS

Reuniões com a equipe do projeto para avalição das ações; Estudo do escopo; Estudo dos gráficos para acompanhamento da realização das tarefas; Análise de contratos antigos para detectar falhas na execução de tarefas;

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Controle de qualidade Reuniões com o departamento jurídico e de recursos humanos para estudar a

viabilidade de implantação do projeto.

CONTROLE DE RISCOS

Desacordo com relação ao edital de concurso para vagas de tecnólogo nível superior e técnicos especialistas;

Redução dos investimentos em novos equipamentos; Equipe despreparada para lidar com assuntos complexos; Ausência de licitações para aquisição de equipamentos de hardware e

software para o departamento a ser criado e para atender a demanda por substituição.

FINALIZAÇÃO DO PROJETO

Reunião com todos os membros da equipe para análise de viabilidade do projeto e para discutir as falhas e acertos na execução do mesmo.