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O USO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO RECURSO ESTRATÉ GICO: UM ESTUDO EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR

Braulio Oliveira dos Santos Filho - Professor Orientador - Mestre em Informática

Universidade Federal do Espírito Santo – EAD/UFES E-mail: [email protected]

Elissandra Tristão Pinto - Graduada em Administração

Universidade Federal do Espírito Santo – EAD/UFES E-mail: [email protected]

RESUMO

Como aponta a literatura, o mundo vive na era da informação exigindo das organizações uma gestão não apenas estratégica como principalmente eficiente, a qual pode ser facilitada pela utilização de recursos que são oferecidos pelos sistemas de informação. A informação dentro de uma organização é tão importante, talvez até mais, que o capital e a matéria-prima, e está se tornando à mercadoria mais importante da economia contemporânea. Sendo assim, esse estudo justifica-se porque contribui para que haja um melhor entendimento da realidade do uso do sistema de informação como ferramenta estratégica em Instituições de Ensino Superior - IES. Este artigo apresenta o resultado do estudo cujo objetivo principal consistiu em analisar a importância do sistema de informação como recurso estratégico. Para tal, atendendo aos objetivos, a metodologia utilizada assume quanto aos fins, uma natureza descritiva, pois expõe características da instituição de ensino em estudo, e quanto aos meios, uma natureza bibliográfica, pois o estudo foi desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, bem como, o do estudo de caso em si. O instrumento de pesquisa foi um questionário aplicado ao quadro de professores e ao quadro técnico-administrativo, composto de perguntas fechadas e abertas, através do qual buscou conhecer a percepção de cada indivíduo em relação aos objetivos definidos na presente pesquisa. Por fim, a pesquisa detectou algumas questões que a IES precisa rever com urgência, indicando alternativas de solução e verificou ainda que a tecnologia em si não trouxe benefício, e sim o seu uso aliado à gestão estratégica, é que pode fazer a diferença. Face aos resultados, o nome da IES não foi revelado como forma de preservar a instituição que autorizou esta pesquisa. Palavras-chave: Sistemas; Sistemas de Informação; Estratégia.

ABSTRACT

As reported in the literature, the world lives in the information age requires organizations to manage not only strategic but mainly efficient, which can be facilitated by using resources that are offered by information systems. The information within an organization is so important, maybe more, that capital and raw material, and is becoming the most important commodity in today's economy. Thus, this study is justified because it contributes to providing a better understanding of the reality of the use of the information system as a strategic tool in Higher Education Institutions - IES. This article presents the results of the study whose main objective was to analyze the importance of information system as a strategic resource. To do so, given the objectives, methodology used takes on ends, a descriptive nature, because it exposes features of the educational institution under study, and

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the means, a bibliographical nature, because the study was developed based on material published in books , magazines, newspapers, electronic networks, as well as the case study itself. The survey instrument was a questionnaire administered to the staff of professors and technical-administrative framework, consisting of closed and open questions, through which sought to ascertain the perception of each individual in relation to the objectives defined in this research. Finally, the survey found some issues that need to urgently review the IES, indicating possible solutions and also noted that the technology itself does not bring benefit, but its use combined with strategic management, that can make a difference. Given the results, the name of the IES was not revealed in order to preserve the institution that authorized this study. Keywords: Systems, Information Systems, Strategy. 1 Introdução 1.1 Considerações Iniciais

Não se admite hoje uma empresa que queira competir com vantagem, sem a utilização dessas ferramentas. Estes fatos abrem lacunas para que os novos gestores, com novas visões busquem o aperfeiçoamento contínuo para suas empresas, onde precisam ser preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas. Para tanto buscam no desenvolvimento de sistemas de informações suporte para a resolução desses problemas. Os sistemas de informação têm por objetivo gerar informações para a tomada de decisões, onde os dados são coletados, processados e transformados em informação e segundo Stair e Reynolds (2002), ilustra-se alguns benefícios do Sistema de Informação nas empresas, tais como: maior segurança, produtos e serviços de melhor qualidade, menos erros, maior precisão, maior produtividade, maior eficiência, redução de custos e ganho em relação ao tempo. Já Gil (1999) define que os sistemas de informação compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações.

A gestão empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes dão segurança, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se processam as decisões. Diante disso, nota-se que a complexidade dos sistemas de informações aumenta a cada dia na busca de sistemas próximos à perfeição. Portanto, não é possível desconhecer ou negar o grande impacto que a tecnologia de informação tem provocado sobre as organizações e seu impacto nas funções gerenciais.

De acordo com Karadima (1987) a importância dos sistemas de informações para as instituições “justifica-se na medida em que estas apresentam uma grande quantidade e complexidade de dados, bem como pela necessidade de procedimentos de tratamento da informação mais precisos e rápidos”. Entretanto, a mais forte justificativa está na capacidade dos sistemas de apoiar o processo de tomada de decisão. Por outro lado, Wolynec e Marin (1988) defendem a importância de centralizar as informações em um único sistema, isto porque, na maioria das instituições, a informação existente está espalhada em diferentes departamentos e estruturas administrativas, e barreiras departamentais impendem o fluxo das informações. Logo, muitas vezes, a informação necessária à tomada de decisão ou à avaliação envolve dados de várias unidades, necessitando, dessa forma, ser coordenada, integrada e central. A proposta dos autores é, portanto, integrar a organização universitária através de um sistema de informações também integrado.

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1.2 Objetivos e Motivação

Percebe-se hoje, que muitas vezes o uso do sistema de informação de uma Instituição de Ensino não é estratégico, pois este não oferece ou não atende as necessidades dos usuários, as quais nos chamaram a atenção para a escolha do tema e podemos destacar: melhoria no acesso às informações; melhoria na produtividade; melhoria nos serviços realizados e oferecidos; melhoria na tomada de decisões e melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. Assim, essa pesquisa teve como motivação o seguinte questionamento: Qual a importância do sistema de informação em uma instituição de ensino superior?

Para atendimento a questão da pesquisa, objetivo geral foi o de analisar a importância do sistema de informação no ensino superior como recurso estratégico. Neste sentido, arrolam-se os seguintes objetivos específicos: identificar literatura sobre o tema; verificar a percepção dos usuários em relação a utilidade do sistema de informação da Instituição pesquisada; verificar se o sistema objetiva não apenas a resolução de problemas organizacionais internos, como dá um suporte para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado; relacionar as possíveis melhoras para serem implementadas; e, verificar se o sistema proporciona acesso rápido as informações. 1.3 Metodologia

Com o intuito de atender aos objetivos propostos do estudo, e com base na fundamentação teórica, apresenta-se nesta seção a metodologia utilizada na realização do presente trabalho. Em linhas gerais, define a forma e o modo como à pesquisa foi desenvolvida para que os objetivos propostos fossem atingidos e a pergunta formulada ao problema fosse adequadamente respondida.

Para Vergara (2003, p.46) há dois critérios básicos para pesquisa, quantos aos fins e quanto aos meios. Quantos aos fins a pesquisa é classificada como descritiva, pois expõe características da empresa em estudo, bem como daqueles que responderam a pesquisa. Já quanto aos meios de investigação a pesquisa foi bibliográfica, pois o estudo foi desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, incluindo a associação de estudo de caso.

Para obter informações para aplicação do estudo de caso, foi considerado o universo (população) dos funcionários e professores da Instituição de Ensino Superior em um total de 72 professores e 28 funcionários. Participaram da pesquisa 39% dos professores e 25% dos funcionários da Instituição, a fim de conhecer a percepção de cada indivíduo em relação aos objetivos definidos na presente pesquisa. O índice baixo de participação dos entrevistados foi dado em virtude da escolha de uma amostragem estratificada de forma tal que estas amostras de pequena dimensão fossem tão representativas quanto possível, até por que boa parte dos entrevistados não se sentia confortáveis para responder o questionário. Para a coleta de dados foi adotado o método direto, individual, utilizando como instrumento dois questionários, respectivamente, um para o professor e outro para o quadro técnico-administrativo, composto de perguntas fechadas e abertas, aplicados durante o mês de setembro de 2010. Os dados obtidos foram tabulados sob a forma qualitativa e quantitativa, fornecendo subsídios para a elaboração de gráficos e de análises, possibilitando avaliação das informações coletadas e contribuindo para responder às principais questões definidas como problema da pesquisa.

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2 Referencial Teórico 2.1 Sistemas de Informação

Sistema de informação é um subsistema do sistema empresa, composto de um conjunto de subsistemas de informação, por definição interdependentes. É quando o sistema pode responder a uma variada gama de necessidades de informação para tomada de decisões. Embora o conceito em si mesmo não se refira a este ou aquele meio de processamento em termos práticos, o computador é que torna possível cogitar tal grau de integração. Hoje o conceito implica o uso de equipamentos automáticos de processamento de dados. (BIO, 1996).

Nesse sentido, a informação tem de possuir um conjunto de características que garantam a sua qualidade. Esta precisa ser: precisa (correta verdadeira); concisa (de fácil manipulação); simples (de fácil compreensão); oportuna (existe no momento e local correto). No entanto, nem toda informação tem a mesma importância. Deve-se antes procurar saber a necessidade e estabelecer prioridades, ordenando a informação para diferentes canais de tratamento (GOUVEA, 1996). Indo mais adiante no assunto, Norton (1996), ainda ressalta que os Sistemas de Informação são conjuntos de regras e procedimentos que os computadores são programados a realizar visando produzir uma informação útil para quem irá usá-la. Estes sistemas captam dados, processam e geram a informação necessária para que as empresas possam ser mais assertivas em suas decisões, e ainda possam melhorar sua competição com as demais.

Já Turban (2007) afirma que a finalidade dos Sistemas de Informação é: obter as informações certas; para as pessoas certas; no momento certo; na quantidade certa e no formato certo. Como os sistemas de informação devem fornecer informações úteis, começa-se a definir informações em dois termos intimamente relacionados: dados e conhecimento.

Este autor também cita que um dos principais objetivos dos sistemas de informação é transformar economicamente os dados em informações ou conhecimento. Dentro de uma orientação de sistema de informação, os dados se tornam informação quando é a base sobre a qual possam ser tomadas decisões eficientes e eficazes. A informação é usada para aumentar a probabilidade de que a decisão correta seja tomada. 2.2 Sistemas de Informação como Recurso Estratégico

Para O´Brien (2001), o papel estratégico dos sistemas de informação pressupõe a utilização de tecnologias da informação para desenvolvimento de produtos, serviços e capacidades que confiram a uma organização, vantagens estratégicas sobre as forças competitivas que ela enfrenta no mercado mundial. Este papel gera sistemas de informação estratégicos, os quais apóiam ou modelam a posição e estratégias competitivas de uma empresa. Assim, um sistema de informação estratégico é aquele que ajuda uma organização a obter uma vantagem competitiva, reduzir uma desvantagem competitiva, ou alcançar outros objetivos estratégicos.

As empresas utilizam cada vez mais o sistema de informação como ferramenta estratégica e de competitividade, com impactos importantes e positivos nos seus negócios, nos mais variados ramos de atividade. O que se percebe hoje é que a informática deixa de ser apenas um apoio às atividades produtivas para tornar-se parte integrante delas, muitas vezes redefinindo a própria maneira de se fazer negócios. Na medida em que a competição se torna mais acirrada, maior é a importância dos ganhos de competitividade trazidos pela informática. Essa tendência influencia toda a cadeia produtiva, o que faz prever que o uso do sistema de informação como ferramenta estratégica em qualquer empresa, independente de seu porte ou

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tipo de atividade, terá que considerar os impactos que a tecnologia da informação traz para seus negócios, seu mercado e sua concorrência (NUNES, 2008).

A aplicação da TI (tecnologia de informação) pode trazer ganhos significativos a uma organização, mas a seleção e a escolha da tecnologia adequada dependem de profundo entendimento das estratégias adotadas pela empresa e da avaliação do impacto desta escolha sobre as variáveis estratégicas (GONÇALVES et al., 2010). As estratégias de negócios devem orientar as várias áreas organizacionais na definição das ações que, devidamente alinhadas entre si e aos recursos corporativos, conectem as organizações de forma adequada ao seu ambiente. Algumas organizações vêem a TI apenas como uma ferramenta, conferindo à área responsável por ela um papel secundário na estratégia corporativa, enquanto outras organizações a consideram elemento fundamental no processo estratégico, precisando por isso, estar ela alinhado com todos os demais elementos que impactam a elaboração e a execução da estratégia. 2.3 O sistema de Informação nas Instituições de Ensino Superior - IES

Em instituições de ensino, segundo Tachizawa e Andrade (2006), as informações operacionais são caracterizadas como um recurso estratégico, utilizadas para solução dos problemas decisórios e, são identificadas, de forma segregada daquelas informações de caráter operacional. Para a identificação e caracterização dessas informações, são identificados os sistemas de informação relevantes, sendo imprescindível à identificação de alguns resultados que podem ser explicitados em termos de: identificação dos processos chave; orientação da IES para o mercado; possibilidade de redução de níveis hierárquicos com o achatamento da pirâmide organizacional; e enriquecimento dos cargos resultando geralmente em ação e solução mais rápida de problemas, podendo reduzir custos e elevar a qualidade de produtos e serviços (STAIR; REYNOLDS, 2002).

Grande parte das atividades que geram informações estratégicas de uma IES podem ser implementadas em planilha eletrônicas. Entretanto, Tachizawa e Andrade (2006) mencionam que é imprescindível que antes da informatização das atividades existentes na IES, desenvolva-se uma reorganização prévia da instituição de ensino para, apenas depois, proceder à sua informatização. Na identificação dos sistemas de informação relevantes, deve-se fazer um levantamento dos atuais sistemas em uso, ou previstos para o futuro, e relacioná-los aos processos sistêmicos previamente identificados na IES.

Segundo Stair e Reynolds (2002), uma forma de identificar as prioridades da informatização é correlacionar os sistemas de informação aos processos-chave, assim como hierarquizá-los em dois níveis, quais sejam: estratégico e operacional. No nível estratégico agrupam-se as aplicações acadêmicas e os sistemas de apoio às decisões (SADs) e, no nível operacional, dominam os sistemas processadores de transação (SPTs).

A utilização das tecnologias da informação na IES pode resultar em benefícios internos e externos à mesma. No plano interno tem-se a ampliação da capacidade de processar informações. Portanto, amplia-se o processo decisório, o que possibilita a obtenção de estruturas mais achatadas e com menor número de níveis hierárquicos. No âmbito externo, com o uso da Internet ou Extranet (rede baseada na tecnologia Web), que une os recursos da intranet de uma organização com os de seus clientes, fornecedores ou outros parceiros de negócio, como rede privada para a troca de informações, tornar-se-ia possível a comunicação e o relacionamento, por meio eletrônico, com fornecedores, clientes, parceiros e demais entidades, viabilizando a conectividade interorganizacional no fluxo de documentos e informações (STAIR; REYNOLDS, 2002).

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Devido à diversidade dos softwares, Tashizawa e Andrade (2006), mencionam que no contexto do ambiente sistêmico futuro projetado para a instituição de ensino, podem ser estabelecidos como princípios válidos:

� a conscientização de que a informação é um patrimônio estratégico; � a conscientização cada vez maior das vantagens do processamento distribuído; � a evolução do microprocessador, que tornou possível o aceite de PCs (computadores

pessoais) em vez de meros adendos à tecnologia mainframe (computadores de grande porte) pelas organizações;

� a crescente multiplicidade de escolhas disponíveis para soluções e componentes do sistema. O principal objetivo dos sistemas de informações nas IES é captar dados e gerar

informações que serão utilizadas pelos administradores na formatação de produtos para ofertar aos seus clientes (alunos). A partir das informações, os gestores criam produtos e serviços conforme a necessidade do cliente, fazendo as adaptações necessárias para a adequação aos desejos do mesmo. Enfim, sistemas e tecnologias de informação tornaram-se componentes vitais quando se pretende alcançar o sucesso de empresas e organizações e, por essa razão, passaram a constituir também um campo de estudo essencial em administração e gerenciamento das IES (O’BRIEN, 2004).

Diante disso, percebe-se que assim como as Empresas, as Instituições de Ensino Superior passaram a possuir uma maior preocupação com o tema Sistemas de Informação, uma vez que, novas tecnologias surgem a cada dia, a economia está globalizada, a concorrência é acirrada e o mercado tem novas exigências, além também de permitir fácil acesso às informações que são imprescindíveis (ALBUQUERQUE, 2007). 3 A Pesquisa 3.1 Apresentação

A IES pesquisada está localizada no interior do Estado do Espírito Santo, e atua no

ensino de graduação, pós-graduação e extensão e desenvolve seu trabalho em articulação com os diversos setores da sociedade, sempre em atendimento à legislação vigente. Está hierarquicamente organizada de modo a regular as funções e atribuições de cada setor, assegurando a eficiência das atividades com vistas à realização de sua finalidade. Tal constituição objetiva, primordialmente, a qualidade do ensino, da pesquisa e da extensão. Os órgãos de execução da Administração da IES congregam funções burocráticas e administrativas de todos os órgãos que estão direta ou indiretamente ligados à Direção da IES. Em seu aspecto deliberativo, estrutura-se através da Congregação - composto por representantes dos vários segmentos da comunidade acadêmica, do Conselho Superior, do Colegiado de Coordenadores e dos Colegiados de Cursos. A composição desses órgãos é determinada no Regimento Interno da Instituição. Na Figura 1, abaixo, segue organograma da Instituição onde apresenta a estrutura da IES.

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Figura 1: Organograma da IES

Dentro de suas atribuições da missão institucional, afirma promover educação superior

comprometida com o desenvolvimento do ser humano dotado de valores éticos, estéticos, políticos sociais e culturais, cuja base seja a preservação da vida e a busca da construção de uma sociedade mais justa, solidária e inclusiva. Nessa visão, a mesma assume o compromisso com a formação de sujeitos capazes de enfrentar os desafios de um mundo em constante transformação, de desenvolver sua potencialidade empreendedora, de transformar seus conhecimentos técnico-científicos em vantagens para seu sucesso pessoal, para a evolução do setor em que atua e para a melhoria da qualidade de vida e da sociedade. 3.2 Os Dados

A pesquisa é apresentada através de gráficos e feita sua análise após cada um deles. Para enriquecimento da pesquisa foi aplicado um questionário com os professores e funcionários da Instituição, onde sugeriram melhorias para o sistema de informação da mesma. De acordo com os resultados alcançados com o término do estudo, os principais resultados obtidos são apresentados de acordo com os objetivos propostos que são apresentados abaixo.

Diante do exposto, 9% dos funcionários e 39% dos professores ficaram satisfeitos com o surgimento do sistema para sua utilização. Já 39% dos professores e 82% dos funcionários acharam regular, e 22% dos professores e 9% dos funcionários consideraram como insatisfatória a utilização do sistema, conforme aponta o Gráfico 1. Isso implica dizer, que a maioria dos entrevistados não valoriza o sistema de informação utilizado na IES.

Gráfico 1 – Avaliação do sistema

Fonte: Autores

Direção

Setores Suplementares

Instituto Superior de Educação

Assessoria Planejamento e Coordenadoria

Colegiado Cursos

Professores

Coordenadores

Licenciaturas

Bacharelados

Cursos Técnicos

Pós Graduação

Alunos

Secretaria

Biblioteca

Tesouraria

Recursos Humanos Setor Financeiro

Centro Processamento Dados – CPD

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Dado a pesquisa, 39% dos professores e 45% dos funcionários, tiveram parcialmente um treinamento para utilizar o sistema, já 17% dos professores informaram que sim, tiveram o treinamento, e 44% dos professores e 55% dos funcionários disseram que não obtiveram nenhum tipo de treinamento para operar o sistema conforme mostra o Gráfico 2. Esse dado deve-se ao fato do sistema estar em fase de conclusão, porém a maioria dos usuários não teve ainda o treinamento necessário para operar o sistema.

Gráfico 2 - Treinamento adequado para utilização do sistema

Fonte: Autores

De acordo com o Gráfico 3, percebe-se que na visão de 39% dos professores e 64% dos funcionários com a implantação do sistema, a qualidade dos serviços prestados aos alunos não mudou, em contrapartida 56% dos professores e 36% dos funcionários afirmam que a qualidade melhorou, e apenas os professores (4%) relataram que a qualidade dos serviços piorou.

Gráfico 3: Qualidade dos serviços prestados aos alunos.

Fonte: Autores

De acordo com o Gráfico 4, percebe-se que o sistema atende apenas a necessidade de

22% dos professores e 9% dos funcionários, ou seja, 56% dos professores e 64% dos funcionários relataram que o sistema de informação da Instituição atende apenas em parte suas necessidades, uma vez que o mesmo na Secretaria não emite relatórios dos alunos matriculados (quantidade por curso), não emitem Históricos, e nem Declarações, ou seja, nem todas as informações estão disponibilizadas em rede. Já no Setor Financeiro pode-se perceber através da pesquisa que a troca de informação entre o sistema e o banco (a comunicação) está precária, pois existem muitas falhas no arquivo de retorno (pagamento de mensalidades).

Gráfico 4: Atendimento às necessidades de informação

Fonte: Autores

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Em relação à funcionalidade, o Gráfico 5, mostra que nenhum dos entrevistados considera muito bom o Sistema da IES, 39% dos professores e 18% dos funcionários disseram que é um bom sistema, destes 44% dos professores e 73% dos funcionários o classificaram como sendo um sistema regular e 17% dos professores e 9% dos funcionários o consideram como sendo um sistema ruim.

Gráfico 5: Classificação do sistema utilizado em relação à funcionalidade

Fonte: Autores

De acordo com o Gráfico 6, percebe-se que 33% dos professores classificam como

bom à interface com o usuário, 39% consideram regular e 28% consideram ruim, em contrapartida todos os funcionários, ou seja, 100% dos entrevistados classificam como regular. Sendo assim, pode-se perceber que a aparência do sistema é um item de extrema importância e que deve ser levado em consideração.

Gráfico 6: Interface com o usuário

Fonte: Autores No item “disponibilidade de informações”, o Gráfico 7, mostra que 33% dos

professores consideram boa a disponibilidade de informações. No entanto, um número significativo de funcionários (100%) considerou este item como regular o que mostra que as informações podem não estar sendo disponibilizadas de maneira satisfatória pelo sistema. Acredita-se que a dificuldade da busca da área solicitante e definição do serviço sejam os motivadores para tal resultado, além da desatualização do sistema.

Gráfico 7: Disponibilidade de informações

Fonte: Autores

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No item “facilidade de acesso”, pode-se perceber através da análise do Gráfico 8 que a

maioria dos professores considera que o sistema é de fácil acesso, já 64% dos funcionários não o vêem da mesma forma considerando regular o acesso ao mesmo.

Gráfico 8: Facilidade de acesso

Fonte: Autores

Quanto à flexibilidade foi avaliado como boa por cerca de 33% dos Professores, no entanto 28% deles consideram regular. Já 100% dos Funcionários avaliaram de modo regular, como mostra o Gráfico 9. Isso pode estar relacionado ao fato de que, o sistema por estar ainda em fase de implantação e adaptações a realidade da Instituição, está sem receber alterações e/ou melhorias, o que acaba dificultando o registro das solicitações.

Gráfico 9: Flexibilidade

Fonte: Autores Quanto a “avaliação da apresentação dos relatórios”, cerca de 44% dos Professores

consideraram o sistema bom, no entanto, cerca de 73% dos Funcionários consideram a apresentação dos relatórios como regular, como mostra o Gráfico 10.

Gráfico 10: Apresentação (relatórios)

Fonte: Autores

No item “exatidão/confiabilidade” das informações os dados do Gráfico 11, mostra que a maioria dos respondentes avaliou este item como regular (50% Professores e 73% Funcionários). Isso nos mostra que as informações disponibilizadas pelo sistema não são por

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completo confiáveis. Acredita-se que o motivo seja a falta de atualização do sistema já citada anteriormente.

Gráfico 11: Exatidão (confiabilidade)

Fonte: Autores No item “concisão/fácil manipulação” das informações, pode-se perceber que 33% dos

professores avaliaram este item não apenas bom como também regular e ruim. Já 73% dos funcionários avaliam este item como regular como aponta o Gráfico 12. Mostra assim que a maioria não considera fácil a manipulação do sistema.

Gráfico 12: Concisão (de fácil manipulação)

Fonte: Autores

O item avaliação da relevância/importância das informações apresentou uma boa avaliação por parte dos professores, pois da totalidade destes avaliaram o item como bom (50%) ou muito bom (17%). Mais uma vez nota-se a partir das informações do Gráfico 13, que os funcionários não dão a devida importância ao sistema utilizado, uma vez que a maioria (82%) avaliou este item como regular. Isso mostra que as informações disponibilizadas pelo sistema são consideradas fundamentais apenas pelos professores para a consecução das atividades diárias.

Gráfico 13: Relevância (importância)

Fonte: Autores

No item avaliação da compreensibilidade das informações, o Gráfico 14 mostra que o item foi avaliado como bom e regular pela maioria dos professores (39%), e na percepção da maioria dos funcionários o item mais uma vez foi considerado regular (73%). Isso pode

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significar que as informações disponibilizadas pelo sistema não são bem compreendidas pelos usuários.

Gráfico 14: Simplicidade (de fácil compreensão)

Fonte: Autores No item avaliação do atendimento das necessidades no momento certo, o item foi

avaliado como regular pela maioria dos professores (39%) e dos funcionários (91%), é o que mostra os dados do Gráfico 15. Isso pode significar que as informações disponibilizadas pelo sistema não são oportunas.

Gráfico 15: Ser oportuno (atende as necessidades no momento certo)

Fonte: Autores Em relação à melhoria do fluxo de trabalho a maioria dos professores (39%) e

funcionários (73%) acham que não está havendo esta reciprocidade do sistema com o serviço. Como apresenta o Gráfico 16, constatou-se que suas tarefas não melhoram com o uso do sistema.

Gráfico 16: Atividades realizadas como melhoria do fluxo de trabalho

Fonte: Autores

De acordo com o Gráfico 17, percebe-se claramente que a maioria dos respondentes considera que o sistema não reduz o tempo de execução das tarefas realizadas, onde, o item foi avaliado como regular e ruim pela maioria dos professores (33% e 39%) e regular pela maioria dos funcionários (64%). Isso pode significar que as informações disponibilizadas pelo sistema são consideradas lentas.

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Gráfico 17: Redução no tempo de execução das tarefas

Fonte: Autores

De acordo com dados da pesquisa (Gráfico 18), pode-se perceber que 28% dos professores avaliaram este item como bom como e 39% como regular. Já 82% dos funcionários avaliam este item como regular. Mostrando assim que a maioria não que houve melhoria do ambiente de trabalho após a implantação do novo sistema.

Gráfico 18: Melhoria do ambiente de trabalho Fonte: Autores

A pesquisa mostra, conforme Gráfico 19, que a maioria dos respondentes 45% dos

professores e 73% dos funcionários avaliou este item como regular. Mostrando assim que a maioria não considera que houve redução de erros nas atividades que realizam.

Gráfico 19: Redução de erros Fonte: Autores

Neste item a maioria dos respondentes 50% dos professores e 64% dos funcionários avaliou este item como regular como aponta o Gráfico 20. Mostra assim que a maioria não considera rápido o acesso às informações. Isso pode significar o motivo da maioria achar que o sistema não é oportuno, conforme relatado no item anterior.

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Gráfico 20: Rapidez no acesso às informações

Fonte: Autores 3.3 Análise - Os Professores

Com base na pesquisa realizada, dos 25% professores entrevistados, todos disseram

que acreditam que um Sistema de Informação em uma Instituição de Ensino Superior é um poderoso recurso estratégico, uma vez que este é capaz de possibilitar relatórios mais rápidos e precisos, acesso imediato dos alunos a sua situação acadêmica, diminuição de erros, facilita atividades, otimiza serviços, velocidade e transparência de informações, auxilia todos da equipe, praticidade, agilidade do trabalho e diminuição dos espaços entre os envolvidos no processo. Em contrapartida, apesar de 99% dos entrevistados acreditarem no sistema de informação como sendo uma poderosa ferramenta estratégica, todos sugeriram mudanças para ampliar os recursos do sistema, dentre estas, destacam-se: simplificar o funcionamento do sistema; maior utilização por professores para a parte didática e não apenas a parte burocrática do processo; treinamento adequado para os usuários e um programa que realmente viabilize a vida do professor/aluno; atualização; melhorar a funcionalidade e a interface com o usuário; criar uma planilha para lançamento de faltas por semana; uma planilha para notas e uma para conteúdos (uma vez que é muito trabalhoso lançar faltas de cada aluno, em cada dia); freqüência dos alunos serem lançadas no sistema mensalmente; reformulação do mesmo, uma vez que, um sistema de informação é implantado para facilitar o trabalho do docente, e neste caso ficou mais moroso; facilitar o funcionamento do sistema, reduzindo o tempo de execução das tarefas, melhorando o fluxo de trabalho especificando melhor as informações; elaborar um sistema junto com os professores; treinamento adequado para utilização da pauta eletrônica; melhoria urgente no sistema (trabalho moroso, difícil, lento, pauta mais ágil); atualização rápida semestre a semestre (no início) para que haja agilidade para professores e alunos, pois em plena metade do semestre e o sistema ainda não continha os dados sobre as notas, as faltas e os conteúdos; melhoria no “abre” e “fecha” para efetuar lançamento; melhoria com treinamento e participação; e-mail próprio para professores; uma biblioteca virtual; maior facilidade e agilidade na alimentação dos dados; e, reconhecer vírgulas e pontos no lançamento das notas. 3.4 Análise – Os Funcionários

Com base na pesquisa, dos 39% funcionários entrevistados, todos disseram que

acreditam que um Sistema de Informação em uma Instituição de Ensino Superior é uma poderosa ferramenta estratégica uma vez que, este é capaz de melhorar a interatividade, facilita a funcionalidade dos setores, agiliza e uniformiza a emissão de documentos, melhora o atendimento ao cliente, facilita a comunicação entre setores ajudando na funcionalidade da Instituição.

Mas, apesar de 100% dos entrevistados acreditarem que sistema de informação em uma Instituição de Ensino é uma poderosa ferramenta estratégica, todos sugeriram mudanças

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para ampliar os recursos do sistema, dentre estas, podemos destacar: melhorias no sistema de acordo com as necessidades do setor para que se tenha um melhor desempenho nas tarefas, atendimento ao usuário de forma satisfatória, disponibilizando as informações aos usuários; treinamentos, capacitação, integração dos setores com o sistema; interligação dos setores da Instituição ao sistema, facilitando assim o manuseio dos funcionários e o acesso dos alunos; que contenham mais informações do banco de dados para maior agilidade no atendimento aos pedidos de declarações, históricos escolares, etc.; que seja implantado programas já utilizados e aprovados ao invés de criar novos programas que contenham (muitos) problemas que só vem a complicar um serviço que poderia ser de excelência; que disponibilizem mais profissionais na área, e assim nas necessidades, o retorno seria imediato; que melhorem o suporte do sistema, uma vez que, quando ocorrem problemas existem dificuldades para solucioná-los e nem sempre existe suporte disponível no momento da necessidade; que seja contratado mais profissionais da área para ficarem a disposição da Instituição nos três turnos.

Por fim, o que chama a atenção na pesquisa realizada com os funcionários foi a Biblioteca, pois estes não conseguiram responder o questionário, uma vez que estão trabalhando sem o suporte do sistema de informação há três meses. 4. Conclusão e Considerações Finais

A adoção ou uso de um novo software exige mudanças organizacionais, ou seja, nova cultura envolvendo todos os seguimentos da instituição de ensino (coordenação de cursos, direção, docentes, discentes, funcionários) para acolher a novidade estratégica. O sistema não tem recebido a devida importância porque não consegue ser oportuno, ou seja, atender as necessidades no momento certo, e com o agravante de que o cumprimento dos prazos não é cumprido por: (1) treinamento adequado para utilização do sistema; (2) expectativa sempre urgente dos usuários. Ambos poderiam ser tratados se além de ter mais profissionais da área dando suporte em tempo integral, o sistema passasse também a operar de forma mais rápida e com menos acessos para gerar relatórios, principalmente na parte acadêmica (diário eletrônico), informação que são consideradas de extrema importância dão suporte para o gestor tomar decisões. De modo geral, os usuários têm dificuldade de adaptação com o novo programa. Neste sentido, o sistema deveria ser a única forma de interação do usuário com as áreas solicitantes. No entanto, foi identificado que a grande maioria utiliza controles manuais, ou seja, as informações consideradas importantes são as que estão no papel e não no sistema de informação. Acredita-se que parte do problema poderia ser resolvida com a realização de treinamentos para os usuários, além da inclusão de um “help” no sistema, com a função de ajudar ou tirar pequenas dúvidas e até mesmo dicas.

A pesquisa deixa claro ainda, que há uma necessidade quanto à capacitação/ treinamento, realizar uma ação específica com os professores, pois existe uma “resistência” quanto à utilização ao sistema. Este é um requisito que precisará ser vencido, como citado no referencial teórico, onde o sistema de informação é um dos componentes vitais para as organizações alcançarem o sucesso e de que um dos fatores mais importantes no processo de tomada de decisão é a qualidade das informações, que devem ser comparativas, confiáveis, geradas em tempo hábil e no nível de detalhe adequado. De acordo com eles, quanto maior o valor da qualidade da informação, maior a probabilidade de acerto na tomada de decisão. Esta mesma informação servirá como instrumento de avaliação da qualidade da decisão tomada.

Concluiu-se que o sistema de informação da empresa estudada não fornece informações adequadas para os gestores tomarem decisões, fato que, é percebido pelos usuários, principalmente pelos problemas na demora do acesso as informações e dificuldade de inserção de solicitações no sistema. Se não houver uma estrutura que comporte as solicitações, acarretará uma lentidão no processo, gerando irritação tanto no usuário como no

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cliente e, conseqüentemente, maior resistência no uso da ferramenta. Assim, o que se pretendeu com a pesquisa não foi mostrar as falhas e nem as imperfeições no Sistema de Informação da Instituição, mas mostrar que a utilização estratégica do sistema de informação possibilita não apenas às empresas, como também às Instituições de Ensino Superior, um suporte para o cumprimento de suas metas e o alcance de seus objetivos. REFERÊNCIAS ALBUQUERQUE, J.C.M. Sistemas de Informação. Apostila do Curso de Administração. Universidade Federal do Espírito Santo – UFES. Núcleo de Educação Aberta e à Distância. Centro Regional de Educação Aberta e à Distância. 2007.

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