121259783_arquivo.ppt

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt

http://slidepdf.com/reader/full/121259783arquivoppt 1/66

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Ter um arquivo nas devidas condições é muito importante

nas empresas, devido à grande quantidade de documentos

que um negócio produz.

A sua funcionalidade também se deve ao facto de ter

gradualmente passado a ser um local onde se armazenam os papéis, que se transformou num importante instrumento de

consulta.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Um sistema de arquivo deve cumprir trs funções!

reunir, de forma organizada, toda a documentaç"o que a

empresa produz#

guardar material de forma segura $da %umidade, pó, desgaste,etc&#

quando for necess'rio, permitir que se possa ter o material o

mais rapidamente dispon(vel.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


O Local para o Arquivo

boa resistncia do piso#

se poss(vel luz natural)iluminaç"o artificial adequada# n"o deve ter %umidade#

boa ventilaç"o#

%umidade relativa de *+ instalaç"o eléctrica protegida#

mobili'rio adequado#

espaço suficiente para a deslocaç"o do utente.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


O Arquivo de acordo com os documentosArquivos activos - guardamse os documentos de grande

circulaç"o, que ainda est"o em per(odo operacional, cu/o

conte0do ainda est' à espera de resposta, ou ao qual se faz

referncia com regularidade.

1 tipo de arquivo adaptarse' a eles, e portanto os documentosactivos ficar"o colocados em arquivadores ou em arm'rios de

acesso f'cil para a secret'ria, dado que o seu uso ser' frequente.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Arquivos semiactivos - embora a documentaç"o /' ten%a sido

processada e se ten%a obtido uma resposta, tem de se continuara guardar, porque é prov'vel que se/a alvo de alguma consulta,

embora com menor frequncia.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Arquivos passivos ou inactivos - neste caso, o documento que

se guarda /' foi dado como encerrado e só se consultar' se se

precisar de uma informaç"o muito precisa.

2onsiderase que um arquivo é passivo quando se l%e faz

referncia pelo menos 3+ vezes ao ano. A partir desse prazo, o

seu arquivo é considerado definitivo.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


A transferência - passado algum tempo, a documentaç"o

perde actualidade e n"o devem dificultar a consulta de

documentos mais recentes que mantm a validade. Ao acto de

passar a documentaç"o do arquivo activo para o semiactivo e

deste para o passivo c%amase transferncia.

4 frequente as empresas organizarem uma transferncia por

per(odo $mensal, bimensal, trimestral, etc&.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


A expurgação - uma vez cumprido o prazo legal de

conservaç"o, todos os documentos tm de ser seleccionados# a

esta acç"o d'se o nome de e5purgaç"o. Assim, só os

documentos que conservarem algum interesse continuar"o a

ser arquivados, os restantes s"o destru(dos.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


A documentação do Arquivo

Arquivo Activo!

2orrespondncia de 6ntrada $cartas de informaç"o, cartas

de documentaç"o, cartas de gest"o, cartas pessoais&#

2orrespondncia de 7a(da $cartas respondidas, cartas àespera de resposta&.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Arquivo 7emiactivo!

$correspondncia, documentaç"o do departamento pessoal,

contratos de compra e venda, arrendamento, facturas,

documentos contabil(sticos, documentos fiscais, documentos

banc'rios&.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Arquivo 8assivo!

(documentos fiscais e arquivo histórico).

65purgaç"o

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Os sistemas de arquivo Arquivador horizontal :

Tipos de documentos documentos gr'ficos de taman%o

consider'vel&

9antagens o custo do mobili'rio n"o é elevado#

:esvantagens desaproveitamento do espaço# dif(cil localizaç"o dos documentos#

dif(cil e5tracç"o e reposiç"o dos documentos.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Arquivador Lateral :

Tipos de documentos cd;s, documentos encadernados e

livros.9antagens economiza espaço#

f'cil e5tracç"o e reposiç"o dos documentos#

pode ser consultado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo#

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


:esvantagens os documentos pequenos e soltos podem

perder a sua localizaç"o correcta#

pouca protecç"o#

consulta dif(cil nos n(veis mais elevados.

Arquivador Vertical:Tipos de documentos documentaç"o corrente $facturas,

correspondncia, etc&.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


9antagens visibilidade r'pida#

f'cil e5tracç"o e reposiç"o dos documentos#

:esvantagens só pode ser utilizado por uma pessoa de cada

vez.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


As unidades de conservação

1s documentos de um arquivo n"o se colocam directamente

em cima da estante ou nos arquivadores, metendose

primeiro em unidades de conservaç"o, para que os

documentos fiquem protegidos do pó e luz.

1 método que se escol%er depender' de factores como!

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


o tipo de negócio a que a empresa se dedica#

o tipo e o taman%o dos papéis que a secret'ria arquiva$correspondncia, documentos legais, pro/ectos, gr'ficos ou

desen%os&#

quantidade de material a arquivar ou a frequncia com que

se precise do mesmo.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


6ntre os arquivadores e unidades de conservaç"o convém

destacar!

Arquivadores de argolas apropriados para arquivar a

correspondncia, listas, esquemas ou tabelas estat(sticas.

<uando n"o convém furar os documentos, podem utilizar os

modelos mais largos que permitem coloc'los em bolsas de

pl'stico com os lados perfurados.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


2ai5as devemse evitar as met'licas ou as de pl'stico porque

n"o permitem a transpiraç"o dos documentos. 7"o os mais

adequados para guardar pequenos fasc(culos, documentos

informativos, revistas, cat'logos, etc.

2onvém estarem sempre c%eias para que, ao serem colocadas

na estante, os documentos n"o fiquem dobrados.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


7"o e5celentes para proteger os documentos do pó, luz ou do

manuseamento.A desvantagem das cai5as reside no facto de a consulta n"o ser

muito cómoda.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


8astas de mola e com badanas - s"o apropriadas para preparar

o material que o c%efe deve levar consigo para uma reuni"o ouviagem. Utilizamse para arquivar documentos informativos

que n"o se/am muito volumosos.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


8astas de pendurar - costumamse arquivar em arm'rios ou

gavetas com cal%as ou em carrin%os especiais para os mesmos.

Utilizamse para documentos que n"o se/am muito volumosos

e permitem a ordenaç"o alfabética ou por assuntos.

:evese anotar o assunto do seu conte0do nas /anelas de pl'stico que apresentam na parte lateral superior.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Tubos - s"o adequados para documentos de taman%o

consider'vel. Utilizamse para arquivar mapas e pro/ectos.

6nvelopes e bolsas utilizamse em menor medida, mas s"o

de utilidade para fotografias ou diapositivos. 8odem ser de

papel normal ou pl'stico.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


=ic%eiros - %' muitos tipos de fic%eiros. >' os para p?r em

cima da mesa com gavetas, outros constituem um móvel

transport'vel munidos de rodas. Usamse para arquivar a

documentaç"o que é preciso ter à m"o, como as moradas de

fornecedores, clientes, etc.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


As novas tecnologias de arquivoArquivos de microfilmes - é utilizado nas empresas com um

consider'vel volume de documentos ou informaç"o para

arquivar.2omo guardar os documentos em papel é caro e e5ige grandes

espaços, recorreuse como alternativa à microfilmagem,

técnica que consiste em fotografar o documento original com

uma m'quina que contém um filme de formato reduzido. Uma

vez revelado o negativo, aparece uma cópia de taman%o

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


reduzido. As imagens reduzidas s"o armazenadas em rolos de

filmes ou em transparncias.

9antagens! é o grande espaço que poupa e que tem como

resultado a economia de tempo e trabal%o, uma vez que se

elimina a necessidade de copiar os documentos#

- a facilidade de transporte e a obtenção de duplicados não apresenta

dificuldades

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


:esvantagens! necessidade de se contar com um

microleitor $para ampliar&#

a n"o aceitaç"o de microfilmes de documentos como prova

em procedimentos legais nos quais se e5ige os originais# sensibilidade do microfilme o que torna imprescind(vel a

obtenç"o de microfilmes de segurança.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Arquivo 2omputadorizado - armazenar a informaç"o na

memória central do computador, ou arquivar cópias de

segurança por meio de disquetes.

1 disco óptico - é um disco que armazena e conserva a

documentaç"o depois de previamente ter feito uma reproduç"o

directa e total através de um raio laser, que se usa também para

a leitura. Tem uma grande capacidade de armazenamento.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


As funções do arquivo

1 – recol%er ordenadamente todos os documentos que circulam

na empresa, uma vez que o bom funcionamento do arquivo

depende de critérios de ordenaç"o dos diversos documentos#

2 – garantir perfeita conservaç"o dos documentos recol%idos,

esta funç"o realizase mediante a utilizaç"o de todos os meios

aptos a atingir o ob/ectivo! arm'rios, estantes, aparel%os de

medir a %umidade e a temperatura, fic%eiros, etc#

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


3 – a funcionalidade do arquivo depende da oportunidade com

que os centros periféricos da direcç"o recebem os documentos

para a consulta - o arquivo deve ser um centro activo de

informaç"o e documentaç"o ao serviço de toda a empresa#

4 – e5ecutar funções com o m'5imo de qualidade ao menor

custo#

5 – manter e e5pedir a correspondncia.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


O lano de Arquivo

Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se adaptar às

variadas condições em que opera a empresa.

@ogo qualquer secret'ria deve estudar um plano próprio de

arquivo começando por apreciar os seguintes elementos!

os tipos de material a arquivar#

- a finalidade com que é efectuado o arquivo#

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


- a quantidade de material a arquivar#

- as aparel%agens dispon(veis#

- onde se efectua o arquivo#- quando deve ser efectuado e de quanto tempo se dispõe para

cada operaç"o#

- as futuras ampliações previstas para o trabal%o dearquivo#

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


!aracter"sticas de um plano de arquivo

3 - facilitar tanto quanto poss(vel os trabal%os que se seguem

à classificaç"o# permitir realizar o trabal%o de arquivo com a m'5ima

simplicidade e rapidez#

B - determinar os critérios das categorias e a ordem de

classificaç"o dentro de cada categoria#

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


#$todos de classificação

1s principais métodos de classificaç"o s"o! alfabético,

numérico, por assuntos $ideológico&, geogr'fico e cronológico.

2ada um deles tem vantagens e desvantagens, também é

poss(vel combinar dois ou mais métodos, em funç"o das

necessidades da empresa.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


simplicidade no plano de classificaç"o $n"o s"o previstas

classes nem subclasses e o 0nico elemento necess'rio para

classificar o material é o nome das coisas a classificar firma

ou nome da pessoa.

familiaridade com o critério de ordenaç"o $a ordem alfabética

é uma das mais tradicionais,

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


elasticidade $é sempre poss(vel inserir novos nomes no lugar

e5acto&.

- bai5o custo $o material pode ser arquivado em aparel%agens

simples&.

possibilidade de encontrar facilmente uma posiç"o.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


:esvantagens!

os critérios de ordenaç"o do material n"o s"o inequ(vocos $ é

f'cil surgirem d0vidas, serem cometidos erros, e que aquelesque classificam efectuam sucessivamente a procura n"o sigam

os mesmos critérios&.

se o material for muito a classificaç"o tem de ser feita por

pessoas pr'ticas neste tipo de trabal%o.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos

de %omon(mia $repetiç"o dos mesmos nomes&.

Eesumindo, a classificaç"o por nome em ordem alfabética éaconsel%'vel como 0nico sistema para a ordenaç"o do material

quando!

este n"o é muito#

as probabilidades de cometer erros de sistematizaç"o s"o

limitadas#

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


- adoptando este critério, se obtém uma consider'vel

elasticidade do sistema.

As regras de classificação

8ara que a classificaç"o por nome em ordem alfabética se/a

eficiente tem que se seguir certas regras!

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


3 - 1s nome individuais devem ser colocados em ordem

inversa, ou se/a, primeiro o 0ltimo nome, depois os restantes

na ordem em que se apresentam. <uando %ouver nomes

iguais, prevalece a ordem do pronome.

Ex: Barbosa !n"bal #orreia !ntónio

#orreia $oão #arlos

#orreia %aulo

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


- As part(culas estrangeiras $:, :a, :e, :el, :es, :i, :u,

@a, 1F, 9an, 9anden, 9on, etc&, se escritas com inicial

mai0scula, s"o consideradas como parte integrante do nome.

Ex: &liveira #arlos 'antos de

on $ohnson Eric

on Blun Eduardo

B - 1s nomes compostos de um substantivo e um ad/ectivo,ligados ou n"o por %(fen, n"o s"o separados.

Ex: #astelo Branco '*r+io

ilas Boas ,eitor

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


* - 1s nomes como 7anto, 7anta ou 7"o seguem a regra

anterior, considerase o apelido inteiro seguindo a ordem

normal.Ex: 'anta ita u"s

'anto !ntónio $oaquim

C - 1s nomes que e5primem grau de parentesco, abreviados oun"o, n"o s"o considerados na ordenaç"o alfabética.

Ex: /reitas$0nior !r1

ibeiro 2eto ,enriques

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


I 1s nomes espan%óis s"o registados pelo pen0ltimo nome

que corresponde ao da fam(lia do pai.

65! 2ervantes J 7avedra, Kiguel $de& >ernandes Lavier, GoséM 1s nomes orientais, /aponeses, c%ineses e 'rabes s"o

registados na ordem em que se apresentam.65! Al Nem Abib

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


O - 1s nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como

uma só palavra.

65! 7antFAna, Armindo@se e arquivase 7antana

3+ - 1s nomes das empresas devem ser registados conforme

se apresentam

65! Plvaro 2osta Q 2R Narbosa 7ousa, @dR

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


55 - As e5pressões usadas no comércio , como 7ociedade,

2ompan%ia, 6mpresa, devem ser consideradas na alfabetizaç"o.

65! 2ompan%ia Nrasileira de Alimentos 6ditora Abril, @dR3 - 1s nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto

entre as letras, devem ser alfabetados como se o con/unto deletras que os formam fosse uma palavra.

65! ADG6

2:U

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


3B - <uando uma empresa ou instituiç"o for con%ecida, além

do seu nome por e5tenso, também por uma sigla, o arquivista

dever' adoptar pela forma de entrada que mel%or entende.

65! 2.S.:. ou 2ai5a Seral de :epósitos

56 - A correspondncia recebida de secç"o divis"o ou

departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome

da empresa e n"o pelo departamento.

Ex: !2$E 7 8ivisão de %essoal

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


59 - As diversas filiais de uma empresa s"o alfabetadas pelo

nome da empresa seguindo das regiões em que se encontram.

65! ADA =aro ADA @isboa

5 - 1s nomes das instituições e órg"os governamentais s"o

considerados como se apresentam.

65! Nanco de 8ortugal Universidade do Algarve

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


3I - 1s nomes dos órg"os governamentais de pa(ses

estrangeiros devem ser precedidos do nome do pa(s.

65! 6stados Unidos - T%e @ibert 2ongress nglaterra - Eed 2ross

3M - 1s numerais que fazem parte do nome, quer no in(cio,

quer no fim, devem ser considerados como se estivessemescritos por e5tenso.

65! =erragem dois irm"os

nsecticida mata 7ete

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


<uando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas

descon%ecem o facto de que %' dois critérios para a

ordenaç"o alfabética $letra por letra ou palavra por palavra&,

e que ambos est"o correctos.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


!lassificação por ordem num$rica

Da classificaç"o por nome em ordem numérica o principal

elemento a considerar para a classificaç"o é um n0mero e a suaordenaç"o é feita por ordem sequencial crescente ou

decrescente.

Desta modalidade, a consulta é indirecta, pois %' a necessidade

de se recorrer a um (ndice au5iliar alfabético que remeter' ao

n0mero sob o qual a informaç"o foi arquivada.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


9antagens!

permite a classificaç"o de um modo indefinido.

ao contr'rio da alfabética, possibilita a detecç"o imediata da

falta de um processo

permite um menor nV de arquivamentos errados, pois torna

se mais f'cil ler n0meros do que letras#

as operações de arquivo s"o mais r'pidas.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


:esvantagens!

tornase quase imposs(vel detectar um documento quando

por lapso se lançar um nV errado de processo.

!lassificação por nome em ordem geogr&fica

Da classificaç"o por nome em ordem geogr'fica o material é

organizado em funç"o do local ou provenincia da

informaç"o.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


65! 9'rios pa(ses - nome do pa(s, nome da capital e nome dos

correspondentes. 7e %ouver documentos procedentes de outras

cidades que n"o a capital, devese orden'los alfabeticamente

no arquivo após a capital.

AES6DTDANuenos Aires

Kaia 2arraro, Alcides2orrientes

:el 9ale, @u(s

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


NEA7@Nras(lia

Kinistério da 6ducaç"o

2ampinas:elgado, 2arlos

6ste método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas

que mantm correspondncia com v'rias filiais ou agncias emv'rias zonas e ainda para firmas de transporte de cargas e

mercadorias.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


!lassificação por assuntos '(deol)gico*

6ste é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém

requer um planeamento prévio além de requisitos como!

amplo con%ecimento da empresa, bem como dos

documentos que representam as actividade da mesma#

an'lise minuciosa e interpretaç"o da documentaç"o.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


Ordenação dos assuntos por ordem alfa%$tica+

1rdem dicion'ria!Artigos para 2alçados2alçados 1rtopédicos2alçados para 2rianças2alçados para >omens

2alçados para 7en%oras='bricas de 2alçados

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


1rdem enciclopédica! agrupamse os t(tulos gerais

alfabeticamente.

65! Artigos2oncertos='bricas

1rdenaç"o de forma numérica! os assuntos ordenamse

segundo a progress"o do n0mero que l%es é atribu(do.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


65! BB Kateriais de 2onstruç"oBB.3 2imento

BB3.3 8ortlandBB3. de secagem r'pida

BB. 1utros materiaisBB..3 Acelarantes

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


!lassificação por Ordem !ronol)gica

1 material é ordenado, com base na data de emiss"o,

fabricaç"o, aquisiç"o, prazo, recepç"o, etc. de bai5o paracima.

9antagens!

uma das mais r'pidas e menos dispendiosas#

n"o s"o previstas intercalações, mas apenas sobreposições

ou acrescentos de material novo#

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


8ara encontrar o material classificado por esta ordem é preciso

saber a data em que foi colocado ou ent"o percorrer todo o

material recol%ido. 8or isso este sistema deve ser adoptado

quando!

o material a classificar é limitado#

quando é poss(vel con%ecer apro5imadamente a data da

classificaç"o#

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


A classificaç"o por ordem cronológica revelase 0til quando se

tem que classificar documentos de car'cter financeiro.

65! determinada factura tem de ser paga a H+ dias, este

sistema permitir' inserir a cópia na data de pagamento da

factura e assim controlase se o pagamento foi efectuado oun"o.

8/18/2019 121259783_arquivo.ppt


65! a& os meses do ano b& <uinzenais

c& 7éries de 3+ diasd& semanas

:entro de cada secç"o o material é ordenado!

alfabeticamente ou numericamente.

Documents

121259783_arquivo.ppt