Gestão de Stocks

Gestão de Stocks

Os Stocks:

- definição de gestão económica dos stocks- noção de stock- nomenclatura- designação e codificação- tipos de stock- funções dos stocks

Gestão de Stocks

Objectivos Específicos:- reconhecer a importância da gestão dos

stocks- identificar o que é um stock- reconhecer a designação e codificação dos

stocks- identificar os vários tipos de stock- identificar as funções dos stocks

Gestão de StocksDefinição de Gestão dos Stocks

- Gestão económica de stocks

- Gestão administrativa de stocks

- Gestão física de stocks

Gestão de StocksGestão Económica de Stocks:

Conjunto de operações que permite, após conhecer a evolução dos stocks que se verificou na empresa, formular previsões da evolução destes e tomar decisões de quando e quanto encomendar com a finalidade de conseguir a melhor qualidade de serviço ao mínimo custo

Gestão de StocksGestão Económica dos Stocks

Após CONHECER - evolução dos stocks

Procura FORMULAR - previsões dos consumos

Para TOMAR DECISÔES quandoquanto encomendar

E CONSEGUIR melhorar a qualidade de serviçomínimo custo

Gestão de StocksGestão Económica dos Stocks

Permite:

O que comprarDeterminar Quando comprar

Quanto comprar

Gestão de Stocks

Gestão Administrativa de Stocks

Definição de regras e suportes documentais para o controlo administrativo (inventário permanente) e contabilístico dos stocks

Gestão de Stocks

Gestão Física de Stocks

A Gestão física ou material de stocks aborda as questões relacionadas com a localização e implementação dos armazéns, assim como os princípios e métodos de armazenagem, tendo em vista uma movimentação fácil, segura e económica dos stocks

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Esquema:

EncomendasExpedição

Contabilidade

Gestão de Stocks

ComprasRecepção

Contas a pagar

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NOÇÃO DE STOCK

é o conjunto de unidades de cada artigo que constitui determinada reserva aguardando satisfazer uma futura necessidade de consumo

Por exemplo: 100 litros de água destilada, 2500 caixas de lápis, 30 kilogramas de açucar, etc

Gestão de StocksPor exemplo:

- Para o gestor de stocks o consumo de 3 kg de arroz, verifica-se quando estes saem, do armazém.

- Para o cozinheiro, o consumo dos 3 kg de arroz verifica-se quando ele confecciona uma refeição.

- Para o cliente do restaurante, o consumo do arroz, verifica-se quando ele ingere uma refeição confeccionada com arroz.

Gestão de Stocks

O conjunto de todos os artigos, constitui o STOCK GLOBAL da empresa.

Por exemplo:- 120 caixas de dossiers- 1250 caixas de lápis- 450 caixas de borrachas- 986 caixas de canetas- etc

Gestão de StocksConsumo

Refere-se à saída de unidades de um artigo de armazém ou à sua utilização final.

Verifica-se quando algumas ou todas as unidades de um artigo saem do armazém.

OuVerifica-se quando satisfaz a necessidade que o levou

a sair do armazém.

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Nomenclatura – designação e codificação

Antes de descrever os tipos de stock que existem em armazém, convém fazer a identificação dos artigos existentes em stock, ou seja conhecer um por um os artigos existentes em armazém.

Gestão de Stocks

Os elementos que identificam os artigosemarmazém designam-se por nomenclatura, ou seja, um conjunto de termos que definem com precisão os artigos consumidos pela empresa, convenientemente registados e ordenados segundo critérios adequados.

Portanto, a nomenclatura engloba a designação e a codificação.

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Designação

Serve para identificar o produto através de uma descrição convencionada no âmbito da linguagem falado a escrita. Essa descrição deve ser desenvolvida a partir do geral para o particular, isto é, começando pela caracterização mais global para a mais específica do artigo ou produto.

Por exemplo: Parafuso de aço cabeça sextavada, de 10 mm.

Gestão de StocksCodificação

O Código constitui uma simplificação complementar da designação e tem por finalidade, através de símbolos (numérico, alfabético, etc), identificar de forma abreviada cada artigo.

O Código também se deve desenvolver do geral para o particular, por forma a que os últimos elementos sejam aqueles que identificam e precisam o artigo.

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Ao primeiro conjunto de símbolos que estabelece a primeira divisão ou família designa-se classe e a sua articulação constitui a primeira fase da codificação, que assim toma o nome de classificação.

Objectivo aproximar artigos semelhantes e separar os distintos.

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Actualmente, a leitura óptica facilitou bastante este trabalho.

Assim, o código de barras (standard do fabricante ou criado por equipamento próprio) evita a digitalização do código e a sua leitura interpretativa.

Gestão de StocksTipos de Stock

Stock normal – agrupa todos os artigos consumidos de modo mais ou menos regular:

stock activo – artigos que no armazém ocupam o espaço dos equipamentos de arrumação ( estantes, caixas, etc) de onde são retirados para satisfação imediata das necessidades correntes dos utilizadores.

stock de reserva – constitui as existências do stock normal que não têm espaço no local destinado ao stock activo.

Gestão de StocksStock de segurança ou de protecção – parte do stock

global destinado a tentar prevenir rupturas de material, provenientes de:

- eventuais excessos de consumo em relaçãoaos previstos;

- aumentos de prazo de entrega em relação aosque tinham sido acordados;

- rejeições de material na sua recepção;- falta de material por deterioração, roubos, etc.

Gestão de Stocks

Stock afectado – parte do stock global que se encontra destinado a fins específicos.

Exemplo – quando um artigo, embora constitua consumo de vários serviços, é fundamental para o consumo de um deles e está a escassear, por vezes reserva-se parte do seu quantitativo retirando-a do stock normal onde fisicamente se encontra.

Stock global – toda a existência física de determinado artigo num dado momento, que éigual à soma dos stocks: normal, de segurança e afectado

Gestão de StocksOutros tipos de stock:

Stock máximo – valor máximo atingido pelo stock normal.

Stock mínimo – valor mínimo atingido pelo stock normal. Este stock é calculado para determinados materiais, que se destinam a garantir a existência de uma quantidade mínima.

Stock médio – valor médio das existências em determinado período de tempo.

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Stock em trânsito – aquele que entra no armazém por um período de tempo limitado.

Stock de recuperados – constituído por artigos que foram devolvidos ao armazém, por não se encontrarem em boas condições de utilização e, entretanto, tornados aptos para a utilização.

Gestão de Stocks

Relativamente ao processo de produtivo os stocks podem classificar-se em:

1. Produtos de comercialização – produtos adquiridos aos fornecedores destinados àvenda.

2. Produtos de consumo – produtos adquiridos aos fornecedores para consumo interno da organização.

Gestão de Stocks3. Matérias-primas ou componentes – artigos que se

incorporam no produto final.4. Materiais auxiliares – materiais que se destinam à

fabricação mas que não se incorporam na produção.

5. Materiais de conservação, peças e acessórios.6. Ferramentas.7. Embalagens.8. Produtos finais (produtos acabados).

Gestão de Stocks

As funções dos stocksquando

decide encomendar quanto

quandoEntrega

quanto consome de acordo decidido pelo gestor com as suas necessidades

fornecedor

gestor

armazém utilizador

Gestão de StocksImaginemos que temos um reservatório de água que

alguém está encarregado de encher – o fornecedor – e destinado a abastecer o consumo de água de certa família – o utilizador. Se este consumo fosse constante, o responsável pelo funcionamento do reservatório – o gestor – não teria mais do que dar ordem ao fornecedor para que procedesse a um abastecimento de uma certa quantidade de água com uma cadência igual à do consumo, isto é, para um consumo de 1500litros/semana, ele forneceria todas as semanas 1500 litros.

Gestão de StocksNo entanto, os consumos só excepcionalmente é que

são regulares.

o gestor é obrigado a estudar, em função do consumo, qual o nível ou stock de água mais conveniente que deve manter no reservatório, ou seja, que quantidades de água deve mandar abastecer e em que períodos de tempo.

Gestão de Stocks

Objectivo – não ter água de mais, o que seria um desperdício (sobredimensionamento do stock),nem de menos, o que ocasionaria faltas de água (ruptura do stock).

A função deste stock de água no reservatório (armazém) é a de constituir um amortecedor entre o consumo ( ou as vendas) e os fornecimentos.

Gestão de StocksOs stocks desempenham o papel de amortecedores

entre as compras e as vendas, entre as compras e a produção, nas diferentes fases da produção, e também entre a produção e as vendas.

O stock é útil porque nos defende da escassez, procurando providenciar as faltas que poderão ocorrer nos diferentes ritmos de necessidade de compra e produção, nas fases de produção, de consumo ou vendas.

Gestão de StocksStock é útil também porque:

- Pode ser vantajoso constituir stocks com uma finalidade especulativa, isto é, comprar quando os preços estão mais baixos para revender ou utilizar quando os preços subirem.

- Evita compras frequentes de pequenas quantidades, o que é incómodo, oneroso e até, por vezes, impossível de efectuar dada a eventual indisponibilidade do fornecedor para tais entregas.

Gestão de Stocks- A compra em grandes quantidades pode

proporcionar reduções de preço compensadoras do custo de armazém agora acrescido.

A utilidade dos stocks tem como contrapartida os seus custos, que se subdividem em custo de compra e custo de armazenagem. Estes custos são importantes e o seu somatório corresponde ao custo total de aprovisionamento.

Gestão de StocksA Problemática da Gestão de Stocks – Produção

Quatro tipos de Stocks:

- stocks necessários à fabricação: matérias-primas, protótipos, peças intermédias fabricadas pela empresa,etc;

- as peças de substituição para o parque de máquinas, ferramentas especiais, ferramentas e materiais consumíveis, produtos para a manutenção dos edifícios;

Gestão de Stocks- stocks dos produtos em curso de fabricação, isto é,

os stocks entre as diferentes fases do processo produtivo ( entre postos de trabalho);

- os stocks de produtos acabados.

Os stocks são uma necessidade e ao mesmo tempo um pesado constrangimento financeiro.

Gestão de Stocks

Podemos ter stocks:

- involuntários

- deliberados

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Origem dos stocks involuntários:

- erros nas previsões da procura;- produção acima da necessária;- produção por lotes;- utilização aleatória dos meios de produção.

Gestão de StocksOrigem dos stocks deliberados:

- produção antecipada devido a um prazo que decorre entre a encomenda e a produção;- produção antecipada para nivelamento

das flutuações da procura;- stocks necessários para compensar as

irregularidades na gestão da fabricação, do controlo e dos transportes;

Gestão de Stocks

- stocks de segurança para o caso de avaria das máquinas ou da existência de produtos defeituosos;- stocks resultantes da produção de lotes de grande dimensão a fim de evitar os tempos longos de mudança de série.

Gestão de Stocks

Se considerarmos o investimento que representam os stocks concluímos que éfundamental para uma empresa procurar reduzi-los o mais possível.

Por outro lado, esta redução terá que ser feita com cuidado para não criar roturas e atrasos nas entregas ao cliente.

Gestão de Stocks

A redução de stocks está sempre associada a uma redução de prazos de produção.

Ou

A redução dos stocks está sempre associada a uma redução de prazos de entrega.

Gestão de Stocks

A gestão de stocks tem por objectivo manter, num patamar aceitável, o nível de serviço aos clientes.

Em termos de gestão de stocks não existe um objectivo único, válido para todas as empresas, produtos ou categorias de stocks.

Os objectivos corresponderão sempre a um contexto particular que não será rígido mas que evoluirá no tempo.

Gestão de StocksUm dos objectivos da gestão de stocks é

precisamente avançar melhorando o desempenho, para um melhor controlo dos stocks.

- Armazenagem com as respectivas entradas, armazenamento e saída de artigos;

- A existência de um ficheiro de stocks- Imputação contabilística das entradas e saídas- Classificação dos stocks em categorias

Gestão de Stocks

Optimização dos níveis de stock

A grande questão:

Como minimizar o stock conservando um nível de serviço satisfatório?

Gestão de Stocks

A resposta depende: - da natureza do stock- das entradas e saídas

Muitas vezes é difícil actuar nas saídas e a única forma de regular o nível médio de stock é actuar sobre as entradas.

Gestão de Stocks

Classificação dos diferentes tipos de stock

Necessidade

Como uma empresa, normalmente, gere vários tipos de stock, torna-se impossível que se dê a mesma prioridade a todos os tipos de stock, na sua gestão.

Gestão de StocksA gestão de stocks é selectiva, pois não

gerimos da mesma forma os produtos de limpeza e as mercadorias que temos para vender (frigoríficos).

Então classificar critérios

Critério de destinoCritério de valor

Gestão de StocksExemplo de classificação:

Classificação ABCConsiste em diferenciar os artigos consoante o

volume da sua saída anual de stock.Esta classificação é baseada no princípio dos

80-20: 20% dos artigos representam 80% do valor total das saídas enquanto os 80% restantes são responsáveis apenas por 20%.

Gestão de StocksEsta classificação é importante para o decisor uma

vez que lhe permite tomar decisões.A classificação ABC pode ser efectuada segundo dois

critérios:- o valor de saídas anuais do stock;- o valor em stock.

A aplicação simultânea dos sois critérios e a comparação dos resultados são muito úteis para medir o rigor com que estamos a gerir os stocks.

Gestão de Stocks

Operações da gestão de stocks

- armazenagem- a gestão de entradas e saídas- os inventários

Gestão de StocksArmazenagemOs stocks são colocados num armazém a fim de os

arrumar no período entre a sua recepção e a sua disponibilização. Para esta gestão temos dois tipos de organização:

- gestão mono-armazém: todos os produtos são armazenados e geridos num único armazém.

- gestão multi-armazém: com o objectivo de minimizar as movimentações, repartem-se os stocks por vários locais de armazenagem (cada armazém agrupa um tipo de stock: produtos cacbados, matérias-primas, ….)

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Para os produtos é possível dissociar dois modos de localização:

- gestão mono-localização, cada tipo de artigo armazenado num armazém;

- gestão multi-localização,um tipo de artigo pode ser armazenado em vários locais.

Gestão de StocksGestão das entradas e saídasA cada momento de entrada ou saída deve

corresponder sempre uma transacção. A situação ideal é a informática, pois a qualquer momento sabemos qual o ponto de situação dos nossos stocks.

A relação entre as quantidades realmente em stock e as quantidades indicadas pela gestão de stocks depende do rigor com que são feitos os movimentos.

Gestão de StocksA gestão das entradas e saídas compreende dois

tipos de transacção:- recepção: consiste na entrada de um produto em

armazém; neste tipo de transacção deve-se verificar a conformidade dos produtos recebidos bem como a sua qualidade;

- entrega: os artigos solicitados são retirados do stock tal como acontece com uma encomenda de um cliente (produtos acabados) ou uma ficha de saída (produtos fabricados).

Gestão de StocksInventáriosA todo o momento o gestor deve conhecer a

posição actualizada dos stocks para cada referência, em quantidade e por local.

Para verificar a qualidade do estado dos stocks(diferença entre o stock real e o registo

informático do stock), é necessário efectuar inventários e evidentemente actualizar o registo informático.

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Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do armazém.

Tipos de inventários:inventário permanente;inventário intermitente;inventário rotativo

Gestão de StocksInventário permanente:Consiste em manter permanentemente actualizadas

as quantidades de cada artigo em stock através das transacções.

Inventário intermitente:É efectuado uma vez por ano e no final do ano

contabilístico. Efectua-se para todos os artigos da empresa o que implica uma apreciável carga de trabalho que pode perturbar a sua actividade.

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Inventário rotativo:Consiste em examinar o stock por grupos de

artigos e verificar a sua exactidão em termos de quantidades e localização desses artigos.

A frequência de realização deste inventário édiferente consoante o tipo/importância do artigo.

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Para encomendar, temos que saber onde.Ou então,Quais os fornecedores em que podemos

encomendar um determinado tipo de produto.

Para isso é necessário constituir uma base de dados de fornecedores.

Gestão de Stocks

Quais os elementos que consideramos importantes registar numa base de dados de fornecedores?

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O nome do fornecedor;A morada;O contacto telefónico;O tipo de produto;O prazo de entrega;O prazo de pagamento;O transporte que utiliza;……

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Stock médio (Qm):

É a média aritmética de todas as existências Q1, Q2,Q3, …….,Qf, calculadas entre duas recepções de artigos.

No período de tempo t1, será igual a Q0+Q12

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Em t2 será igual a Q1+Q22

Simultaneamente no período de tempo t1 e t2 será igual a Q0+Q1+Q1+Q2

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Exemplo:

Um stock de 2400 unidades cujo consumo em 12 meses é de 200 unidades por mês, portanto o stock médio anual será de 1200 unidades

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Se o stock anual também for de 2400 unidades e tiver o mesmo consumo mensal de 200 unidades por mês, mas passar a ser comprado por duas vezes durante o ano, o stock médio éreduzido a metade, ou seja, a 600 unidades.

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Portanto, o stock médio torna-se tanto menor quanto mais encomendas forem feitas, diminuindo assim o investimento em stock. Porém, é conveniente verificar se esta redução no investimento compensa o aumento de custo de realização de encomendas.

Gestão de StocksOs Métodos de Previsão dos Consumos (Vendas)

Métodos de extrapolação de uma série temporalSão vários os métodos de extrapolação de uma

série temporal que são aplicáveis na gestão económica de stocks, tanto na previsão dos consumos e das vendas como na evolução de outros factores.

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Estes métodos baseiam-se no levantamento estatístico de uma série de valores em estudo, que foram verificados (histórico), e na determinação da recta da tendência desses mesmos valores.

Esta tendência uma vez extrapolada indica qual a previsão desses valores para um próximo período de tempo.

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A previsão acompanha a gestão empresarial, nomeadamente a gestão dos stocks. Contudo, é importante não esquecer que a previsão dos números não deve esconder a incerteza das hipóteses e os riscos que daíderivam.

Gestão de StocksUma previsão eficaz exige o conhecimento e

uma análise crítica de factores muitos diversos:

- Conhecimento do ambiente e da sua evolução a curto, médio e longo prazo;

- Conhecimento dos produtos estudados e do seu ciclo de vida: produtos novos, em desenvolvimento, na maternidade, no declínio

- Conhecimento da empresa e da sua política de distribuição.

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Dos métodos que podem ser utilizados existem três mais vulgarizados:

- O das médias aritméticas;- O dos mínimos quadrados;- O das médias móveis.

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Outros métodos

Os métodos modernos baseiam-se na opinião dos vendedores e representantes, ou na dos clientes, e aplicam-se fundamentalmente às vendas.

Gestão de StocksPrevisões baseadas na opinião dos vendedores e

representantesPeriodicamente (por exemplo, todos os meses) pede-se

aos vendedores e representantes as suas perspectivas de vendas para o semestre ou para o ano seguinte e assim se consegue ter uma previsão das vendas da empresa.

Deverá ser levado em atenção que pode acontecer que vendedores e representantes apresentem previsões mais baixas do que aquelas que realmente acreditam, para que não lhes sejam definidas metas demasiado difíceis de alcançar.

Gestão de StocksPrevisões baseadas na opinião dos clientesSão opiniões que se fundamentam em estudos de

marcado, elaborando inquéritos que são feitos a uma amostra representativa da população consumidora do produto em análise.

Estes estudos são úteis para se conhecer as potenciais quantidades de vendas e também as características mais desejadas dos consumidores, o que permitirá fazer eventuais correcções dos produtos.

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Os dois métodos apresentados, bem como os modelos informáticos de simulação do comportamento dos consumidores, permitem obter previsões fiáveis a longo prazo, o que não acontece com os métodos clássicos, que, no entanto, são muito menos onerosos.

Gestão de StocksA Informática e o Aprovisionamento

A utilização da informática no aprovisionamento permite que a tomada da decisão seja pronta e eficaz, tanto nas compras, ao tratar dos dados sobre o mercado fornecedor, variedade de artigos e dos seus preços, etc,…, como na gestão dos stocks, na prevenção das rupturas, na vigilância dos prazos de entrega, etc.

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Informática e compras

As principais aplicações de informática nas compras são, sobretudo, a existência de um ficheiro de artigos e de um ficheiro de fornecedores, a gestão das encomendas aos fornecedores e a gestão das encomendas das fábricas.

Gestão de StocksFicheiro de artigos:

Um ficheiro de artigos deve poder registar, a todo o momento, a totalidade de artigos existente em stock e, para cada um deles:

- Nome do artigo- Nomenclatura- Formas comerciais do produto- Propriedades- Acondicionamento- Utilização na empresa- Produtos de substituição- Fornecedores possíveis- Encomendas passadas- …….

Gestão de StocksFicheiro de fornecedores:

Deve conter:- Nome do fornecedor- O seu código- Números de telefone e de fax- Nome do empregado a contactar- Principais produtos que fornece- Contactos anteriores- Informações diversas: encomendas realizadas,

solidez financeira, etc

Gestão de StocksPara que os ficheiros possam estar actualizados,

torna-se necessário:No ficheiro de artigosAcrescentar uma nova referênciaModificar as características que definem um produto (

a designação, o preço, … )Retirar um artigo que deixou de ser

consumido/vendidoSolicitar ou responder à procura de qualquer artigo Listar todos os artigos triados sob qualquer critério

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No ficheiro de fornecedores

Juntar ou suprimir um fornecedor de determinado artigo

Introduzir ou alterar o preço do artigo apresentado por qualquer fornecedor

Introduzir outras informações relevantes

Gestão de StocksA gestão das encomendas aos fornecedores:

Decorre desde o envio da nota de encomenda até ao pagamento ao fornecedor, de acordo com os seguintes passos:

- Envio da nota de encomenda- Confirmação da recepção da nota de encomenda- Anulação eventual da nota de encomenda- Vigilância do prazo de entrega- Entrada do artigo em armazém

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- Recepção e verificação da factura- Emissão da ordem de pagamento

Também será conveniente a verificação do volume de negócios do fornecedor, assim como do seu cumprimento dos prazos de entrega e ainda da qualidade dos artigos.

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A gestão das encomendas das fábricas:

Vai desde a recepção da encomenda até àcolocação à disposição do requisitante, o que decorre nas fases seguintes:

- Recepção da encomenda- Saída desta de armazém- Emissão da nota de saída de armazém

Gestão de Stocks

Informática e a gestão de stocks

Existem um número enorme de aplicações possíveis da informática no que respeita àgestão de stocks.

Gestão de StocksCálculo da quantidade económica da encomenda:

Através de um programa informático é possível proceder à determinação da quantidade económica da encomenda .

Torna-se necessário analisar os resultados obtidos em função das circunstâncias em que se encontra o stock em estudo. Isto é, há que encarar esse valor como imprescindível para a gestão.

Gestão de Stocks

Periodicidade económica da encomenda:

É simples de calcular, utilizando o computador, este período que é aquele em que se consome a quantidade económica de encomenda, recorrendo a uma fórmula informatizada.

Gestão de StocksStock activo:

É a parte do stock normal, constituída por artigos que, ocupando um determinado espaço, em armazém, se destinam àsatisfação imediata das necessidades correntes dos utilizadores.

Estes podem ser facilmente determinados pelos registos de entrada, saída e saldos dos stocks.

Gestão de Stocks

Previsão dos consumos:

São morosas de efectuar em gestão manual pelas grandes quantidades de valores utilizados, tornam-se relativamente simples quando se utiliza a informática, recorrendo a um aplicação própria.

Gestão de StocksVigilância do nível de stock:

Tem por finalidade acompanhar a evolução dos stocks de modo a evitar rupturas, mantendo o nível destas tão reduzido quanto possível. Para esse efeito énecessário:

- conhecer as existências em armazém,- o número de unidades do stock que foram

encomendadas e ainda não recebidas,- o valor do stock de segurança

Gestão de Stocks

Esta vigilância permite fazer o alerta quando se atinge o stock de segurança e também quando se atinge o ponto de encomenda, o que por definição dará origem a uma nova encomenda.

Gestão de StocksO Custo Total de Aprovisionamento

O custo total de aprovisionamento (CTA) inclui todos os encargos de adquirir, encomendar e possuir os stocks, ou seja, custos de:

- Aquisição (ou compra)- Efectivação da encomenda (ou realização da

encomenda)- Posse dos stocks (ou armazenagem)

Gestão de Stocks

Custo de compra (C1):Inclui

▪ a preparação das requisições;▪ a selecção de fornecedores;▪ a negociação;▪ os transportes;▪ etc.

Gestão de StocksO custo de compra (C1) é igual ao número de

unidades compradas por ano (N) vezes o preço médio unitário do artigo em causa (p), o qual resultará de um a média de todos os preços praticados durante o ano.

C1 = N x p

Gestão de Stocks

Exemplo:se forem comprados 1000Kg de uma dada

matéria prima durante o ano N e se o preço médio por quilo for, nesse período de tempo, de 80€, então

C1 = N x pC1 = 1000 x 80C1 = 80.000€

Gestão de StocksPara minimização deste custo, o gestor de

stocks deve procurar satisfazer três condições de redução de p ( uma vez que as urgências do consumo/produção determina N):reduzir tanto quanto possível as compras de

urgência, porque estas contribuem para a subida dos preços – a prioridade principal passa a ser a rapidez da entrega da encomenda e não o preço.

Gestão de Stocks

Tentar evitar prazos de pagamento longos porque conduzem a preços de encomenda mais elevados.

Organizar as compras de modo a centralizá-las, porque aumenta o poder negocial da empresa.

Gestão de StocksCusto de realização da encomenda (C2):

É igual ao custo de realização de uma encomenda (E) vezes o número de encomendas efectuadas durante um ano.

C2 = E x n.º encomendas

Gestão de StocksO valor E obtém-se somando todos os gastos

efectuados directamente e indirectamente com a realização das encomendas e dividindo-os pelo número anual de encomendas:Encargos salariais, relativos ao tempo de trabalho prestado na execução da encomenda, incluindo subsídios recebidos, pagamentos à segurança social, etc.

Nem sempre é fácil determinar com exactidão os tempos que os empregados atribuíram à tarefa das compras e não a outras.

Gestão de StocksEncargos com material utilizado na realização das encomendas (papel, esferográficas, impressos das notas de encomenda, clipes, borrachas, etc);Amortizações das instalações e equipamentos do sector das compras;Custos indirectos relacionados com a encomenda, como os de aquecimento, iluminação, telefone, fax, e-mails, selos, etc, que só aproximadamente e por cálculos indirectos poderão ser afectados às compras.

Gestão de StocksO somatório destes custos dá-nos o custo total anual

das encomendas, o qual dividido pelo número de encomendas realizadas no mesmo período de tempo é igual ao custo de realização de uma encomenda (E).

Se considerarmos que frequentemente numa encomenda (nota de encomenda) existe mais do que um artigo pedido, então deverá ser considerado o número anual de artigos encomendados em vez do número anual de pedidos.

Gestão de Stocks

Custo de armazenagem (C3):

Envolve a taxa de posse dos stocks e o valor do stock médio.

A taxa de posse dos stocks é constituída por:a) As despesas relativas aos armazéns;b) Juros do capital imobilizado em stocks;c) Desvalorização do stock.

Gestão de Stocksa) As despesas relativas aos armazéns:

* salários de pessoal;* amortização de instalações e equipamentos;* furto e deterioração;* impostos e seguros;* transportes;* iluminação;* aquecimento;* alugueres;* despesas de informática;* etc.

Gestão de StocksO stock de segurança

Como já foi referido, este stock constitui uma existência adicional ao stock normal, que tem por objectivo proteger a empresa de rupturas, que podem ter origem em consumos/vendas acima daquelas acima daquelas que eram esperadas ou porque os prazos de entrega das encomendas excederam os que previamente tinham sido acordados com o fornecedor.

Gestão de Stocks

O custo do stock de segurança é proporcional à segurança que se pretende e que deve ser variável de acordo com a importância do stock em questão.

Há que estabelecer um certo equilíbrio entre o custo de armazenagem e o custo da ruptura de stock, assim como saber qual é o risco de ruptura que a empresa pretende assumir para os vários artigos que tem em stock.

Gestão de StocksOs limites da gestão económica dos stocks

Quando encomendar?Quanto encomendar?

Como já vimos é objectivo da gestão económica de stocks em que momentos se deve proceder a uma nova encomenda e que quantidade deve ser encomendada, de modo a que o fornecimento de artigos se façam com o mínimo custo total.

Gestão de Stocks

Como os consumos são variáveis ao longo do ano, existem duas opções de trabalho:

- Fixamos a quantidade a encomendar de cada vez (30 Kg) e então varia o período de tempo de aprovisionamento (entre duas encomendas sucessivas);

ou- Fixamos o período de tempo (por exemplo, de

3 em 3 meses) e nesse caso varia a quantidade a encomendar de cada vez.

Gestão de Stocks

Se fixarmos a quantidade a encomendar (quanto), estaremos a adoptar o método do ponto de encomenda;

Se fixarmos a periodicidade de encomenda (quando), é o método da periodicidade fixa de encomenda.

Gestão de Stocks

ConstanteVariávelPeriodicidade fixa de encomenda

VariávelConstantePonto de encomenda

Quando encomendar

Quanto encomendar

Métodos limites de

gestão económica dos

stocks

Gestão de StocksA avaliação da gestão dos stocks através dos

resultados

A gestão de stocks procura evitar a existência de artigos:

- Com rentabilidade ou rotação diminuta;- Com ruptura de stock;- Cujo fornecimento não seja feito ao mínimo

custo total.

Gestão de StocksPara avaliar a gestão de stocks é importante

estabelecer um controlo adequado, recorrendo a indicadores que avaliem se aqueles três objectivos estão a ser alcançados.

Estes indicadores são:- Taxa de rotação dos stocks;- Taxa de ruptura dos stocks;- Igualdade entre o custo de realização de

encomenda e o custo de armazenagem.

Gestão de Stocks

Taxa de rotação dos stocks

Taxa de rotação = volume das saídas de armazém (ano)stock médio mensal (ano)

Traduz o número de vezes que o stock se renova por ano

Gestão de StocksExemplo:

Consumo anual (saídas de armazém por ano) igual a 6000Kg

Stock médio mensal, durante o mesmo ano, igual a 3000Kg

Taxa de rotação= 6000 = 23000

O que significa, que o stock se renova duas vezes por ano, ou de 6 em 6 meses.

Gestão de Stocks

O stock médio mensal é igual à soma da quantidade existente em stock no fim de cada mês, de todos os meses do ano e dividindo depois esse valor por 12.

Podemos calcular a taxa de rotação com base nas unidades, ou utilizar as unidades financeiras correspondentes.

Gestão de Stocks

Assim, se o preço de cada Kg fosse 5€, teríamos:

6000Kg = 30.000€3000Kg = 15.000€ 30.000 = 2

15.000O mesmo que 6000 = 2

3000

Gestão de Stocks

Quanto maior for esta taxa, mais possibilidades existem de ocorrerem rupturas, porque isto indica que os investimentos em stocks são relativamente baixos para as unidades saídas de armazém.

Mas uma taxa de rotação alta significa que esse stock é de grande rentabilidade para a empresa.

Gestão de StocksTaxa de ruptura de stocks

É importante calcular a taxa de ruptura que se verifica nos nossos stocks para se poder comparar com aquela que estamos dispostos a suportar.

Isto é: se o custo do acréscimo do stock de segurança, para suportar aquela ruptura, não é superior ao custa da própria ruptura.

Gestão de Stocks

Uma ruptura implica dois tipos de custo:- Perda de venda do artigo (custo de

oportunidade);- Perda da imagem da empresa, cujo custo é

impossível de determinar.

Taxa de ruptura= n.º de unidades requisitadas ao armazém não satisfeitas(%) n.º total de unidades requisitadas ao armazém

Gestão de Stocks

Igualdade entre o custo de realização de encomenda (C2) e o custo de armazenagem (C3)

Se a igualdade se verificar o custo de aprovisionamento é mínimo.

Gestão de Stocks

Concepção Geral da Empresa

A realização de um empreendimento começa pela definição de certas orientações básicas, que compete à dita administração e cujo conjunto podemos chamar “a concepção geral do empreendimento”.

Gestão de StocksAssim há que definir:- Objecto social/produto- Plano de vendas- Definição detalhada dos produtos- Capacidade do estabelecimento/capacidade dos

equipamentos- Definição dos processos ou compras- Angariação de fundos- Localização- Definição dos edifícios- Implementação física do activo no terreno (layout)

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Layout

Concretização da opção da implementação geográfica dos meios físicos do estabelecimento em criação ou revisão quer se reporte a pessoas, materiais ou empreendimentos

Gestão de StocksUm bom layout será aquele:

- Conduz à maior simplificação do conjunto a implementar

- Minimiza o custo de transportes de materiais- Minimiza o tempo perdido em circulação pelas

pessoas- Promove a mais alta utilização dos espaços

disponíveis- Garante as melhores condições ambientais de

segurança e de satisfação para o pessoal- Minimiza o investimento- Promove a melhor utilização da mão de obra

Gestão de StocksA implementação de um layout envolve basicamente

sete fases:

1- planeamentodeterminação da sequência das operações,

fazendo ressaltar as principais dificuldadesinventariar tudo o que há para resolver ou a

implementardefinir prazos

Gestão de Stocks2- aprovisionamento

definir a programação dos trabalhos a realizar pelos fornecedores

definir bons, rápidos e eficientes meios de comunicação com o armazém

3- preparaçãoadequação do terrenoinstruções para todos de modo a que cada um

saiba o que, como e, quando fazerequipamentos em condições

Gestão de Stocks4- colocação dos equipamentos em posição de serem utilizados pelas equipas de montagem

5- montagemver se tudo está conforme os planos, não

iniciar qualquer montagem, sem que todas as dúvidas estejam resolvidas

referenciar todos os equipamentos montadosfazer fixação provisória até ter a certificação de

que tudo está certo

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6- ensaios de recepção aplicáveis e previstos

7- limpeza de todo o local, de montagem antes da entrega formal da produção

recolha, inventariação e arrumação de todas as sobras de montagem

Gestão de StocksFactores que influenciam a localização

- Mercado- Matérias-primas- Transportes- Energia- Água- Poluição- Mão-de-obra e salários- Facilidades regionais- Clima- Legislação e impostos- Atitudes das populações

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O problema da localização coloca-se quando uma empresa vai iniciar a sua actividade ou quando quer expandir.

FICAR ou MUDAR?

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As alternativas são:

- expandir o estabelecimento actual- reter o estabelecimento actual e localizar um segundo estabelecimento noutro locar- demolir o estabelecimento actual e construir um novo estabelecimento- expandir por meio de subcontração

Gestão de StocksGestão de stocks JUST-IN-TIME

Comprar ou produzir apenas o que é necessário no momento em que se torna necessário.

Trata-se um método que visa eliminar todas as formas de desperdício, eliminar tudo o que não acrescenta valor à empresa.

Gestão de StocksAs empresas segundo este método de gestão, devem

implementar estruturas que permitem comprar/produzir apenas as quantidades vendidas.

Tem como consequência uma diminuição de stocks

Stock é sinónimo de eficiência

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O método JUST-IN-TIME é incompatível com:

- As avarias frequentes das máquinas- Os problemas de qualidade- Fornecedores pouco fiáveis- Trabalhadores pouco aplicados

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Princípio do JUST-IN-TIME

Aplica-se tradicionalmente às empresas industriais, mas é uma técnica adaptável às pequenas e médias empresas.

Gestão de StocksO que uma empresa necessita para poder funcionar

segundo o método do JUST-IN-TIME:

- comprar/produzir aquilo que é pedido pelo cliente, na ocasião em que ele o deseja e nunca para constituir stocks

- Possuir prazos de recepção/fabricação curtos para poder dar resposta aos pedidos dos clientes

- Trazer as mercadorias/matérias-primas para os locais onde são necessárias

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- Comprar as mercadorias/matérias-primas com qualidade garantida para não correr o risco de ter que devolver produtos/matérias

- Dispor de pessoal polivalente capaz de se adaptar imediatamente a novos objectivos da empresa

- Possuir equipamentos fiáveis

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Logo:

O fio condutor do JUST-IN-TIME é:

a redução de custos pela eliminação de todos os desperdícios.

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Isto porque as empresas desperdiçam em:

- Tempo: quando as mercadorias aguardam durante “tempo” entre duas operações

- Mercadorias/Matérias-primas: com as rejeições, o stock fica em excesso

- Movimentações: com os percursos longos, idas e voltas ao armazém

Gestão de StocksMeios necessários para mudar para o JUST-

IN-TIME:

- Formação do pessoal (incutir no pessoal novas regras de funcionamento)

- Permanente colaboração com os clientes e fornecedores

- Simplificação e optimização das unidades fabris/comerciais

- A revisão do layout

Gestão de StocksVantagens e Desvantagens do JUST-IN-TIME:

Principal vantagem – reduzir os desperdícios:

- redução de stocks: já não é necessário disponibilizar um espaço e recursos humanos para o aprovisionamento;- redução do tempo: o mesmo nível de produção pode ser atingido em menos tempo;- aumento da qualidade: evitam-se custos com

produtos defeituosos

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Desvantagem decorre das incertezas na envolvente da

encomenda.

Por exemplo: uma greve dos transportes

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Através de vários estudos chegou-se às seguintes conclusões:

se a conversão do JUST-IN-TIME for acompanhada de:- uma melhoria dos layouts- uma diminuição dos tempos de mudança das

estratégias/ferramentas- relações mais estreitas com os principais

trabalhadores

Este método terá sucesso (nas empresas e realidades em que possa ser aplicado)

Gestão de StocksO Armazém:

Local onde se guardam os artigos que formam o stock da empresa.

O armazém deverá ter as dimensões adequadas para colocar os produtos àdisposição do empresário, de forma a que, sempre que seja necessário, seja fácil aceder a diferentes tipos de artigos.

Gestão de StocksOs elementos fundamentais da política de

armazenagem:

Estes elementos resultam de três análises:- A segmentação dos artigos em stock por classes de

produtos;- A possibilidade de recolher as informações

necessárias e o seu custo;- A natureza do processo e do sistema logístico.

Gestão de StocksA segmentação dos artigos em stock

Possuindo as empresas dezenas, centenas ou milhares de artigos em stock, não podem gerir cada um deles individualmente.

As encomendas poderão em determinados casos, ser agrupadas por famílias de artigos tendo em conta:

- o fornecedor;- A natureza do artigo;- Valor dos artigos em stock (valor do consumo

durante um período)

Gestão de StocksNa última situação, o valor dos consumos,

dividem-se os artigos em stock, em três classes:

A classe A: 75 a 85% do consumo;15 a 25% dos artigos.

A classe B: 10 a 20% do consumo;25 a 35% dos artigos.

A classe C: 5 a 10% do consumo;50 a 60% dos artigos.

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Esta classificação é uma variação da Lei de Pareto, chamada dos 80/20 (20% dos artigos em stock representam 80% do valor e vice-versa).

Estas três classes A, B e C deverão, como éevidente, ser geridas separadamente.

Gestão de StocksOs produtos A:São geridos de uma forma precisa, geralmente

através de um inventário permanente, pois o seu impacto sobre os custos é determinante.

Os produtos B:São geridos de acordo com sistemas mistos,

combinando as vantagens dos métodos que utilizam a quantidade económica ou a periodicidade fixa, com as vantagens de um inventário intermitente.

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Os produtos C:São geridos por um inventário intermitente e/ou

de periodicidade fixa e/ou quantidades fixas de reaprovisionamento.

O sistema deverá ser o mais simples e o menos oneroso possível, pois geralmente os produtos C tem um elevado stock mínimo de segurança elevado.

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Esta segmentação com base num critério de valor não coloca em evidência o aspecto estratégico de certas peças em stock, particularmente nos casos em que fazem parte de nomenclaturas complexas e em que são indispensáveis à montagem de peças, sub-conjuntos e conjuntos de produtos.

Estas peças estratégicas deverão ser geridas como os artigos da classe A.

Gestão de StocksA recolha de informações e o seu custo

Os processos de recolha de informação podem ser dispendiosos.

Os sistemas de periodicidade fixa – com data de reposição à priori independentemente do nível de stock – aparentam ser os mais económicos.

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Estes sistemas podem juntar-se aos pontos de encomenda que provocam um reaprovisionamento sempre que são alcançados.

Se a periodicidade não for respeitada, a medição do nível de stocks faz-se por simples verificação física e não por inventário.

São muito utilizados.

Gestão de StocksOs sistemas de quantidades económicas, se

utilizarem verificações físicas no controlo do nível do stock de segurança, são pouco onerosos.

Tornam-se caros em caso de necessidade de implementação de um inventário permanente.

O controlo dos níveis de stock poderá ser automatizado, com um computador fornecendo permanentemente o nível de stock depois de cada movimento, e efectuando por outro lado o cálculo das previsões da procura.

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Estes sistemas são muito úteis para:

- Os stocks de grande valor;- Os stocks estratégicos;- Os casos em que a procura é cíclica ou

muito instável;- Os casos em que os custos de ruptura são

muito elevados.

Gestão de Stocks

A utilização da informática é indispensável para controlar os níveis de stocks, sobretudo se a procura se verificar a partir de diversos pontos geograficamente dispersos para uma unidade central de armazenamento

Gestão de StocksO computador poderá ser utilizado:

- Para operações de análise (estratificação dos stocks, gestão previsional, cálculo de parâmetros de encomendas);

- Para a explicitação das necessidades e para a execução corrente (inventário permanente).

Quadro 6 – Gestão informática dos stocks

Gestão de StocksA informática poderá ser utilizada para fazer a ligação

entre os stocks e as encomendas de clientes que permitem ao computador determinar os lançamentos em fabrico ou em reaprovisionamento aos diferentes níveis:

- Produtos acabados;- Produtos semi-acabados;- E matérias-primas.

Quadro 7 – Ligações encomendas clientes; organização automática dos stocks

Gestão de StocksMétodos que não têm em conta a estrutura dos

produtos

É o caso de todas as empresas que não possuem vários níveis de produção, utilizando unicamente produtos acabados.

É o caso de empresas de distribuição, de peças sobresselentes, de stocks de refugos e de artigos de pouca importância (C) na empresa industrial.

Gestão de StocksO sistema mini-max

Quando o stock físico atingir um determinado ponto chamado mínimo encomenda-se uma quantidade tal, de modo a que o stock não ultrapasse um certo máximo.

A quantidade a encomendar calcula-se:O máximo M, menos o mínimo m (a quantidade

fisicamente existente em stock).

Gestão de StocksA gestão por fichas

As fichas deverão ser completas, ou seja reunir toda a informação possível e serão agrupadas num sólocal.

Serão actualizadas por um grupo independente dos armazéns.

Este grupo será o implementador da política de stocks e aos armazéns caberá apenas a sua execução.

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Sistemas informatizados

O computador pode:- Gerir todos os movimentos feitos nas fichas;- Calcular

- a quantidade económica- o ponto de encomenda

Gestão de StocksA partir de dados históricos ou previsionais e

utilizando as fórmulas estatísticas que lhe fornecemos.

- Efectuar análises do stock, como por exemplo, a análise ABC

quantidades saídas de um artigo x custo = valor saído durante o período

- Desencadear encomendas de reaprovisionamento (em função do programado)aos fornecedores, e efectuar uma escolhas entre os vários fornecedores em função dos seus desempenhos.

Gestão de Stocks- Preparar os documentos (pedidos de compra,

encomendas de compra)- Elaborar todos os tipos de estatísticas- Permitir a integração de várias tarefas. Por

exemplo:- confrontar e controlar as remessas recebidas

com as encomendas que foram feitas;- pagar aos fornecedores;- efectuar as previsões de tesouraria

relativamente às despesas.