2016 - Informe Penteo Market Trends TEM v0.31 … reports/2016 - Informe Penteo_ Market Trends_TE… · dentro de una suite, como por ejemplo el módulo específico de SAP Travel

Market Trends

Soluciones TEM (﴾Travel & Expense Management)﴿ en España

Departamento de Análisis Penteo | Octubre 2016

Market Trends: Soluciones TEM en España | 2

Propiedad Penteo. Prohibida su reproducción y venta. Octubre de 2016

Índice de contenidos

Introducción ............................................................................................................................................ 3

En un minuto ........................................................................................................................................... 3

Technology Outlook ............................................................................................................................. 5

Estado actual y previsión de evolución ......................................................................................... 7

Beneficios y drivers del puesto de trabajo gestionado ........................................................ 11

Barreras de adopción tecnológica ................................................................................................ 13

Drivers de decisión .............................................................................................................................. 14

Panorama de actores ......................................................................................................................... 16

Conclusiones ......................................................................................................................................... 21

Ficha Técnica ......................................................................................................................................... 22

Anexo ....................................................................................................................................................... 25

Sobre Penteo ......................................................................................................................................... 26



Introducción En este informe analizaremos con qué soluciones TEM (﴾Travel & Expense Management)﴿ gestiona la empresa española el registro y control del gasto de sus empleados, a partir de la encuesta realizada a más de 40 compañías de nuestro país. El estudio dará una visión de la tecnología, las herramientas con mayor presencia en el mercado español, el tipo de operaciones que se realizan a través de estas, el grado de conocimiento sobre las capacidades que ofrecen, el tipo de proveedores asociados y las tendencias que marcan la demanda.

No solamente se describirá el estado actual, sino que elevaremos el foco para vislumbrar la previsión en la evolución de su uso, los beneficios esperados y obtenidos que se consiguen, los principales drivers y barreras de adopción, así como los departamentos corporativos que suelen promover y decidir la implantación de este tipo de productos.

En relación a esto último, por parte del CIO como figura impulsora del cambio tecnológico, veremos como la promoción de este tipo de soluciones se alinea a una estrategia de eficiencia, automatización y digitalización de los procesos de back office de la compañía, y es por tanto interesante conocer tanto su grado de implantación y tipo de uso, como su potencial.

En un minuto

Penteo define TEM (﴾Travel & Expenses Management)﴿ como la herramienta que centraliza el registro, control y explotación de todos los gastos relacionados con el desarrollo de la actividad profesional de los empleados. Esta puede estar asociada a una herramienta desarrollada a medida, un módulo específico dentro de una suite (﴾ERP, CRM…)﴿, o ser un producto especializado. Estos últimos ofrecen funcionalidades más extendidas y se integran también con el resto de herramientas corporativas.

De las empresas consultadas, un 48% utiliza herramientas enfocadas exclusivamente a un ámbito TEM, un 33% tienen una desarrollada a medida y un 19 % utilizan un módulo específico de su actual ERP. El modelo cloud será la tendencia a medio y largo plazo; a día de hoy, junto con el híbrido (﴾en menor proporción)﴿, abarcan casi la mitad de las provisiones.

En función de variables como el tamaño de la empresa, dispersión geográfica de las sedes y grado de movilidad del personal, una herramienta TEM logrará en menor o mayor medida hacer más eficiente todo el ciclo de vida asociado a las operaciones vinculadas.

Nos encontramos ante un mercado maduro, esto lo reafirman el 88% de empresas consultadas, quienes no perciben una solución TEM como una cambio tecnológico transcendetal, sinó mas bién como la implicación de un cambio operativo en los procesos asociados.

Las características más solicitadas por la demanda, que ya incorporan las soluciones, son el acceso en movilidad, capacidad multi-‐dispositivo y provisión SaaS asociada a un despliegue ágil y un alto nivel de integración con otros sistemas.

En cuanto a la oferta, aunque existe una gran cantidad de herramientas disponibles, si hablamos de las herramientas especializadas que tienen mayor presencia, el espectro se reduce considerablemente. El perfil más común está asociado a un proveedor de nicho. Los mismos desarrolladores de cada herramienta son los que normalmente proveen los servicios de implantación y soporte.



Los ámbitos más conocidos se aproximan a los de mayor implementación actual: son todos aquellos que tradicionalmente han estado ligados al control y registro del gasto. La digitalización de tiques, gestión de auto-‐reservas, reporting y la gestión de reservas y tipos de servicio, son los que tienen una mayor previsión de implementación a 1 y 2/3 años respectivamente.

En cuanto a beneficios esperados destacan aquellos relacionados con la optimización de procesos, mejoras funcionales y una mejora en la experiencia del usuario. En cuanto a barreras, las compañías consultadas identifican la resistencia al cambio dentro de la propia empresa como una de las principales.

Los factores clave destacados para la selección de una solución TEM son: cobertura funcional, nivel de usabilidad, adherencia normativa, digitalización de tiques y precio. Para una adopción con éxito se destaca la necesidad de tener un sponsor del proyecto, así como el apoyo interno interdepartamental.

Sin duda, la evolución en el mercado será el crecimiento en su uso, con tendencia a la utilización de soluciones TEM especializadas, mayoritariamente en modalidad SaaS, ya que el CIO es consciente del potencial y eficiencia operativa que supondría la introducción de una herramienta de estas características en la empresa. Aquellas compañías que han dado el paso y han visto que la mayoría de beneficios esperados han sido alcanzados según sus expectativas, se plantean como siguiente derivada integrarlo en herramientas de reporting y analytics.



Technology Outlook

Definición y tecnología

Penteo define TEM (﴾Travel & Expenses Management)﴿, como la herramienta que centraliza el registro, control y explotación de todos los gastos relacionados con el desarrollo de la actividad profesional por parte de los empleados de una empresa.

Este tipo de soluciones pueden estar asociadas a una herramienta desarrollada a medida; un módulo específico dentro de una suite, como por ejemplo el módulo específico de SAP Travel Management (﴾FI-‐TV)﴿; o ser un producto específico, orientado en su totalidad a dar cobertura a este ámbito; mayoritariamente en modalidad SaaS (﴾lo que no quiere decir que solamente se puedan desplegar de este modo, ya según el fabricante, se puede ofrecer varias posibilidades)﴿ y con soporte multi-‐dispositivo.

En función de variables como el tamaño de la empresa, dispersión geográfica de las sedes y grado de movilidad del personal, una herramienta especializada enfocada a este ámbito logrará, en menor o mayor medida, hacer más eficiente todo el ciclo de vida asociado a este tipo de operaciones: gestión del viaje (﴾reserva del hotel y transporte, dietas, divisas, visados…)﴿, minimizar o eliminar la necesidad de la recolección de tiques de gastos en papel, automatizar la elaboración de informes de gasto, ofrecer mayor facilidad a la hora de aplicar políticas corporativas, etc. Además, otorga capacidades de reporting e integración con otros sistemas (﴾ERP, herramientas RR. HH., contabilidad…)﴿.

La tendencia de este tipo de herramientas es que acompañen al usuario, mediante su smartphone, para la recolección de datos a través de una app. De esta manera, por ejemplo, sustituiremos la recolección de tiques de gasto en papel (﴾tradicionalmente almacenados durante varios días en nuestra cartera)﴿ por un escaneo, que mediante tecnología OCR (﴾Optical Character Recognition)﴿, digitalizará el tique, reconocerá el tipo de gasto, pasará el filtro y/o procesos de autorización correspondientes según las políticas establecidas, lo clasificará y lo añadirá automáticamente al informe de gastos mensual.

Estos datos estarán disponibles en tiempo real para su consulta por parte del departamento de RR. HH., que recibirá una notificación según los parámetros de aviso escogidos, serán incorporados al cuadro de mando mensual de gastos de empleados, así como traspasados a otras herramientas que estén sincronizadas e integradas (﴾como por ejemplo, el apunte contable del gasto, la orden de liquidación en la próxima nómina o como variables de entrada de una herramienta de reporting externa)﴿.

Mediante este pequeño ejemplo ilustrativo, podemos intuir los beneficios inmediatos que se pueden conseguir al sustituir los procesos manuales de gestión y control del gasto por la implantación de una solución TEM, ya que se reduce así el tiempo consumido con este tipo de tareas por parte de los empleados y pueden centrar su actividad en su labor primaria, entendida esta como aquella a la que están destinados de forma prioritaria y a través de la cual dan un mayor valor al negocio.

Si profundizamos un poco más sobre los ámbitos funcionales cubiertos por una herramienta TEM especializada, los clasificamos en los siguientes grandes bloques:

Imputación y liquidación de gastos: Imputación de gastos, digitalización de tiques (﴾OCR)﴿, solicitud y ejecución de liquidación de gastos y anticipos, gestión de divisas, histórico de aprobaciones, etc.



Gestión de reservas y solicitudes: Solicitud de la contratación de un viaje determinado teniendo en cuenta criterios definidos (﴾perfiles de solicitantes, tipo de viaje y actividad, políticas corporativas…)﴿, reservas de alojamiento y transporte, auto-‐reservas, enlace con centrales de reserva, seguimiento de solicitudes, etc.

Contabilización: Gestión de facturas, recuperación de IVA de las facturas simplificadas, administración centralizada de la contabilidad, etc.

Reporting: Auto generación de informes, estadísticas, cuadros de mando, etc.

Integración y sincronización: capacidad del producto TEM de integrarse y sincronizarse con otros sistemas dentro del ecosistema corporativo y sistemas externos (﴾ERP, herramientas de RR. HH., motores de reserva externos, herramientas de contabilidad, etc.)﴿

El mercado

La demanda

Las características más demandadas, que ya incorporan las soluciones especializadas TEM con mayor presencia en el mercado, son el acceso en movilidad, capacidad multi-‐dispositivo y provisión SaaS asociada a un despliegue ágil y un alto nivel de integración con otros sistemas, existiendo en algunos casos conectores/módulos disponibles para la integración con otros sistemas como SAP, Dynamics y SAGE.

El ámbito TEM ya no solo se contextualiza dentro de un marco meramente de control y gestión del gasto, sino que el CIO, en mayor medida, toma consciencia de las ventajas y las capacidades ya soportadas por este tipo de herramientas para abarcar un espectro más amplio (﴾gestión de reservas y viajes, auto-‐reservas, reporting y analytics…)﴿. Algo que estaría en línea con una estrategia de digitalización de los procesos operativos, que lograría dar mayor valor al negocio con la tecnología como elemento clave. La eliminación del papel, la eficiencia en los procesos y la optimización de recursos administrativos, son algunos ejemplos que marcarían la hoja de ruta en esta dirección.

La oferta

Nos encontramos ante un mercado maduro con una gran cantidad de herramientas especializadas disponibles, aunque la lista se reduce considerablemente si hablamos de las que tienen mayor presencia.

Si hacemos foco en estas últimas, el perfil más común está asociado a un proveedor de nicho totalmente especializado en este ámbito. Este hecho se puede observar, por ejemplo, en la estrategia de algunas grandes compañías como SAP, quién discontinuó su línea de producto SAP cloud for TM (﴾Travel Management)﴿ por la adquisición de Concur en el 2014, una solución puramente TEM que integró en su portfolio.

Estos mismos proveedores son los que han desarrollado y mantienen el producto, ofreciendo servicios profesionales que giran en torno a este. En cuanto a la comercialización y parametrización inicial, podemos encontrar que ellos mismo la realicen o que tengan partners en algunas localizaciones, siendo más habitual la primera opción, ofreciendo en algunos casos como alternativa también la segunda.

Una visión más detallada de los agentes de mercado se puede encontrar en el apartado “Panorama de actores” de este documento.



Estado actual y previsión de evolución

Soluciones TEM en el Proceso Penteo de Adopción Tecnológica (﴾1)﴿

Históricamente, las empresas realizaban y siguen realizando, según el caso y perfil de compañía, el control del gasto de los empleados con herramientas desarrolladas a medida o, de forma manual, mediante el registro en hojas de cálculo, para introducirlo a posteriori en la herramienta de contabilidad, RR. HH., ERP, CRM, etc. Estas últimas disponen en algunos casos de módulos específicos para el registros de gastos, aproximándose, según el caso, en funcionalidades y prestaciones a otras soluciones de nicho más enfocadas, con modelos de provisión en modalidad SaaS y funcionalidad multi-‐dispositivo.

Figura 1. Soluciones TEM y servicios asociados dentro del PAT

Este tipo de soluciones, nacidas exclusivamente para el ámbito TEM, tienen presencia en el mercado desde hace más de 20 años, aunque muchas de las que hoy tienen mayor presencia han sido creadas de forma reciente, concretamente en la primera década del 2000. Sí fijamos el objetivo en esta última etapa, y no nos limitamos solamente al concepto de gestionar el gasto corporativo mediante cualquier tipo de herramienta, posicionamos a este tipo de soluciones en un estadio de “E5: Extender”. Esto es debido a que actualmente la tecnología es madura, existiendo casos de referencia en su utilización y con unas estimaciones en el grado de penetración de uso in crescendo, debido al interés cada vez mayor de los clientes por conocer sus ventajas.

(﴾1)﴿ Ver Anexo para una definición detallada de las distintas etapas del Proceso de Adopción Tecnológica



Mediante la digitalización del proceso de captación, recolección y explotación de los datos de gasto del empleado en sus viajes, uno de los potenciales que ofrece este tipo de productos es la integración de éstos con herramientas de repoting y Analytics. Ahora se tiene la posibilidad de obtener información en tiempo real y con mayor detalle, lo que nos permitiría cruzarla con diferentes fuentes y obtener indicadores de negocio, como la relación entre consecución de objetivos y gastos realizados, clientes captados versus número de desplazamientos (﴾clientes visitados)﴿, etc.

Grado de conocimiento de las soluciones TEM y estrategia

El grado de conocimiento del concepto de gestión del gasto de los empleados asociados a desplazamientos, viajes, dietas, etc. en la empresa española es absoluto, ya que se trata de algo inherente a la propia actividad profesional. No obstante, cuando nos centramos en las herramientas utilizadas y los ámbitos que se abarcan, podemos observar los datos recogidos en las siguientes figuras.

Figura 2. Tipo de soluciones TEM utilizadas

Vemos que un 48% utiliza herramientas enfocadas exclusivamente a un ámbito TEM, un 33% tienen una herramienta TEM desarrollada a medida y un 19 % utilizan un módulo específico TEM de su actual ERP.

Sobre la muestra anterior, un 11 % tiene previsto un cambio de solución enfocada a un ámbito TEM en modalidad SaaS en sustitución del correspondiente módulo del ERP en modalidad on-‐premise, lo que hace entrever la tendencia hacia este tipo de herramientas, incentivado por el hecho de que suelen ofrecer mayores funcionalidades.

En la siguiente figura vemos el grado de conocimiento que tiene el CIO y el que tiene su compañía sobre la cobertura que ofrece una herramienta TEM en los ámbitos funcionales más significativos identificados, ponderado en una escala del 1 al 10.



Figura 3. Grado de conocimiento en los ámbitos funcionales más significativos de una solución TEM

En cuanto a conocimiento, tanto por parte del CIO como de la compañía, el grado es mayor en los ámbitos tradicionalmente ligados a soluciones TEM, donde destaca una visión mayor por parte del CIO respecto al resto de la empresa es en el ámbito del reporting, la digitalización de tiques de gasto e interfaces con otros sistemas, debido a su mayor componente tecnológica.



Grado de implantación y evolución

En la siguiente figura podemos observar, tanto el grado de implementación actual en los ámbitos funcionales más significativos gestionados en una herramienta TEM, como la previsión para los próximos 1 a 3 años en la inclusión de éstos por parte de las empresas encuestadas (﴾ya sea mediante el actual producto o mediante la adquisición de uno nuevo)﴿.

Figura 4. Grado de implantación actual y previsión de implantación en los ámbitos funcionales más significativos de una solución TEM

Como era de esperar, en relación a los datos del apartado anterior, los ámbitos más conocidos se aproximan a los de mayor implementación actual: son todos aquellos que tradicionalmente han estado ligados al control y registro del gasto. En la parte baja de la tabla (﴾grado de implementación actual menor o igual al 50%)﴿, destacan la digitalización de tiques de gasto, gestión de auto-‐reservas, reporting y la gestión de reservas y tipos de servicio, como los ámbitos con una mayor previsión de implementación a 1 y 2/3 años respectivamente. Esto reafirma una estrategia asociada a una digitalización del proceso, tener un mayor control (﴾cuadros de mando a tiempo real, reports automatizados, etc.)﴿ y el hecho de no limitarse únicamente a la imputación y control del gasto, sino también a extender el área de operación de la solución a la gestión y planificación de reservas.

Modelo de provisión TEM

Aunque actualmente el modelo de provisión mayoritario es On Premise, con alrededor del 58 %, el modelo cloud junto con el híbrido (﴾en menor proporción)﴿ abarcan ya a día de hoy casi la mitad de las provisiones, como vemos en la siguiente figura.



Figura 5. Caracterización del modelo de provisión de soluciones TEM

La tendencia a medio y largo plazo es dirigirse a un modelo cloud, teniendo claro todas las empresas encuestadas que este es el único modelo planteado a largo plazo, al estar en línea además con la estrategia global TIC corporativa.

Beneficios y drivers de soluciones TEM

Figura 6. Beneficios esperados y obtenidos por los clientes derivados del uso de soluciones TEM

En el gráfico anterior se ponderan en una escala del 1 al 10 los principales beneficios esperados del uso de herramientas TEM, así como su comparativa con lo obtenido, según manifiestan los encuestados.

Como primeros beneficios esperados destacan aquellos relacionados con la optimización de procesos y ciertas mejoras, tanto funcionales introducidas por la herramienta como una mejora en la experiencia del usuario.



Si comparamos lo obtenido versus lo esperado, vemos que se obtiene de media una diferencia de 2 puntos: aunque es cierto que las expectativas son mayores en todos los casos, el grado de satisfacción obtenido está cerca del 5 sobre 10 en la mayoría de ellos, como podemos apreciar en el siguiente cuadrante.

Figura 7. Sentimiento del cliente en relación al uso de soluciones TEM

Se puede apreciar que un 50% de los beneficios obtenidos se encuentran enmarcados en el cuadrante de satisfacción, y aunque el resto se aproximan, quedan enmarcados sin embargo en el cuadrante de decepcionado.

Por un lado, se puede constatar que la mitad de los principales beneficios asociados al uso de una solución TEM se han materializado y que, por tanto, son reales y tangibles para las empresas. En cuanto al resto de aspectos, aunque cerca, no logran cruzar la barrera de ser considerados como un antes y un después en el negocio, estando de hecho más relacionados con algunas de las principales barreras de adopción identificadas por las empresas consultadas, como son la globalización de la solución y adaptaciones legales por país (﴾economías de escala)﴿, como veremos con mayor detalle en el siguiente apartado.



Barreras de adopción tecnológica

Figura 8. Barreras en la adopción de soluciones TEM

En la figura anterior observamos las principales barreras de adopción identificadas y ponderadas del 1 al 10. Las compañías consultadas, en mayor proporción, identifican la resistencia al cambio dentro de la propia empresa para adoptar una solución TEM, sobre todo si esto conlleva la modificación de procedimientos operativos y formación de personal. No obstante, esto es algo inherente a cualquier tipo de cambio tecnológico que modifique la forma de operar, cuya barrera puede ser mitigada con una buena estrategia de comunicación y concienciación.

El resto de barreras están relacionadas con la dificultad de establecer un marco común tecnológico, ya sea mediante la integración con diferentes sistemas existentes o en un entorno multi-‐país. Esto es debido a las diferentes adaptaciones legales asociadas, operativas distintas y/o con carácter autónomo por zona geográfica dentro de la misma corporación, hecho que hace difícil la unificación y posterior parametrización de una única solución, teniendo como partida un escenario heterogéneo.

Según los datos recogidos, en la siguiente figura vemos cuales son los sistemas más habituales integrados con las soluciones TEM, así como la previsión de inversión en integración en cada uno de ellos.

Figura 9. Sistemas más habituales integrados con soluciones TEM y previsión de inversión en su integración



Debido a la naturaleza de un producto TEM, era de esperar que las herramientas que giran en torno a su ecosistema fueran las que más se encuentran integradas a día de hoy, como son el ERP, herramientas de contabilidad y RR. HH. En cuanto a la previsión, aparte de las anteriores, destaca la integración con herramientas de reporting externas. Aunque una solución TEM aporta por sí misma una capa de reporting, es interesante recolectar los datos de esta para cruzarlos con otras variables disponibles en otros sistemas, como comentábamos en el capítulo de proceso de adopción tecnológica.

Drivers de decisión

Figura 10. Drivers en la selección de una solución TEM

Ponderando del 1 al 10 los factores clave para una selección de una solución TEM, los que destacan son la cobertura funcional, el nivel de usabilidad, la adherencia normativa, las garantías de una digitalización de los tiques de forma correcta mediante funcionalidades OCR, el precio, y la capacidad de ser desplegado fácilmente y ejecutado en cualquier dispositivo. Sin duda, la demanda prima unas buenas prestaciones de la herramienta, teniendo en consideración el ratio calidad precio.

Figura 11. Drivers de éxito en la adopción de una solución TEM



Como vemos en la figura anterior, en cuanto a los factores clave para una adopción con éxito de la herramienta por parte de la empresa, la gran mayoría de las compañías consultadas coinciden en que es vital un sponsor del proyecto, así como el apoyo interno interdepartamental. Es algo inherente a la tecnología pero decisorio para cualquier tipo de proyecto que además conlleve cambios. El resto de factores se centran en una definición clara y consensuada en la política de gastos corporativa desde el inicio, gestión del cambio y la facilidad de integración con un ecosistema de aplicaciones existente.

Promotores y decisores

La promoción de este tipo de soluciones viene mayoritariamente de la mano del CIO o la dirección de Finanzas (﴾en mucha menor medida)﴿, teniendo en la mayoría de casos la decisión de inversión la dirección general seguida de cerca por la propia dirección de Finanzas.

Si pensamos en el hecho de que no es la tecnología la que tiene que estar alineada con el negocio, sino que la tecnología es parte de él, es lógico que la promoción de una solución TEM provenga desde la visión más tecnológica de la empresa, aunque se trate de una temática relacionada con la contabilidad y las operaciones de back office. En muchos casos, esto podría comportar un cambio en la forma de articular este tipo de procesos en la compañía (﴾recordemos que alrededor de un 33% de las empresas encuestadas poseen una herramienta con desarrollo a medida para tal fin)﴿. Por eso, una buena estrategia de gestión del cambio y el apoyo interno serán críticos, hecho del que ya se tiene consciencia, tal como hemos reflejado en apartados anteriores.

Figura 12. Promotores y decisores



Panorama de actores

Taxonomía de proveedores

Aunque existe un gran número de herramientas, si nos centramos en aquellas soluciones con mayor presencia en el mercado español, ya sean diseñadas exclusivamente para tal fin o como un módulo específico dentro de una suite (﴾ERP, CRM, RR. HH., etc.)﴿, tenemos el panorama mostrado en la siguiente figura.

Figura 13. Taxonomía de mercado de actores para soluciones TEM (no exhaustivo)

En la siguiente figura vemos la distribución de herramientas TEM utilizadas por las empresas encuestadas, donde podemos identificar algunas de las de mayor presencia en el mercado, mostradas en la figura anterior.



Figura 14. Uso de soluciones TEM por las empresas encuestadas

Como comentábamos en apartados anteriores, las clasificadas como soluciones TEM especializadas, por norma general ofrecen funcionalidades más extendidas en este ámbito que un módulo asociado a una suite (﴾a tener en consideración que Concur es una herramienta especializada que fue adquirida e integrada en el portfolio de SAP en sustitución de SAP cloud for Travel Management)﴿. No obstante, el escenario habitual es que una solución TEM conviva con el ERP, CRM… de la empresa, y es por eso que los desarrolladores de estas son conscientes de la importancia de su integración.

En cuanto a los servicios ofrecidos por los proveedores de las soluciones TEM, estos suelen ir asociados a servicios profesionales en torno a la propia herramienta, desde servicios de formación y de soporte hasta parametrización y desarrollo si fuera necesario.



Madurez del mercado

Como comentamos en el apartado de adopción tecnológica de este documento, tecnológicamente las soluciones TEM se encuentran en un estado maduro. En el mercado encontramos referencias de diferentes ámbitos que, a día de hoy, las tienen implantadas, fomando ya parte de su operativa habitual de gestión del gasto en los desplazamientos de sus emplados.

Como vemos en la siguiente figura, esto lo reafirman el 88% de empresas consultadas, quienes no perciben una solución TEM como una cambio tecnológico transcendetal, sino más bién como la implicación de un cambio operativo en los procesos asociados, dependiendo su grado del punto de partida.

Figura 15. Madurez del mercado de soluciones TEM

Es cierto que aunque la empresa sea consciente de que la tecnología es madura, dependiendo del perfil de compañía: número de empleados y su movilidad, dispersión geográfica de las sedes… puede no plantearse el uso de este tipo de soluciones, debido a que no se aprovecharía todo su potencial.



Top of Mind

En la encuesta realizada se solicitaba identificar espontáneamente herramientas TEM a las empresas consultadas. Como vemos en la siguiente figura, en el top of mind de forma mayoritaria aparecen el modulo específico de SAP, Captio, Concur, Tickelia y Amadeus. Aunque esta última es una plataforma de planificación de viajes y reservas (﴾con la que muchas herramientas TEM se integran)﴿, cabe destacar que a principios del 2016 se lanzó el producto Cytric Travel & Expense, que además de abarcar el ámbito de la reserva, extiende los servicios al de gestión del gasto. Debido a la reciente aparición en el mercado de este producto, no se encuentra identificado en el apartado anterior como un actor con presencia en el ámbito TEM. No obstante, muy posiblemente gane mercado gracias al reconocimiento de Amadeus como empresa especializada en el sector viajes.

Figura 16. Top of mind de soluciones TEM



Elementos de selección de un proveedor

Como hemos comentado en anteriores apartados, los mismos desarrolladores de cada herramienta son los que normalmente proveen los servicios de implantación y soporte asociados a su producto, con lo que la elección de la solución puede ir asociada al implantador. No obstante, según el producto, existe la posibilidad de que sea un partner quien realice estas funciones. En este sentido, en la siguiente figura se pondera en una escala del 1 al 10 la importancia que otorgan las empresas a la hora de elegir a un integrador para este acometido.

Figura 17. Criterios de selección de proveedores

Las compañias consultadas valoran en mayor medida la experiencia del implantador en proyectos similares; las garantías y soporte tras la implantación; la relación tiempo coste del proyecto; así como referencias y metodología. Son aspectos que podrían ser extrapolables a cualquier otro tipo de proyecto de otro tipo de tecnología. No obstante, al ser la tendencia en este tipo de soluciones que sean provistas en modalidad SaaS, la implementación en sí pierde peso, cobrando mayor importancia otros aspectos como parametrizaciones, desarrollos o inclusión de módulos pre-‐definidos para la integración con el resto de herramientas corporativas, así como adaptaciones a particularidades / necesidades de la propia empresa y/o ámbitos legislativos por cada país dónde opere.



Conclusiones La tecnología TEM es madura y, a día de hoy, casi la mitad de las empresas encuestadas tienen productos especializados TEM implantados. Aunque dependiendo del perfil de la compañía, un desarrollo a medida o la utilización del módulo específico de su ERP, CRM, etc., pueden ser suficientes para cubrir sus necesidades, es un cambio no planteable a corto y medio plazo.

Sin duda, la evolución en el mercado será el crecimiento en su uso, con tendencia a la utilización de soluciones TEM especializadas, mayoritariamente en modalidad SaaS y conviviendo (﴾integraciones)﴿ con el resto de herramientas corporativas.

El CIO es consciente del potencial y eficiencia operativa que supondría la introducción de una herramienta de estas características en la empresa, y es una de las principales barreras la resistencia al cambio, debido principalmente a la modificación que podría suponer en la metodología operativa asociada a los procesos de back office vinculados.

Será de vital importancia un promotor en la introducción de estas soluciones y contar con el apoyo de los diferentes departamentos, en especial con el financiero y RR. HH.

El hecho de que actualmente sean varias las referencias españolas que las utilizan cuotidianamente, no hará más que promover este tipo de cambios. Este factor otorga argumentos y confianza a aquellas empresas que cumplan el perfil para su uso y sean reticentes, así como aquellas que utilicen SAP como su ERP y vean la integración en el portfolio del fabricante alemán de una herramienta de estas características como es Concur como un signo de mayor tranquilidad.

Aquellas compañías que han dado el paso y han visto que la mayoría de beneficios esperados han sido alcanzados según sus expectativas, se plantean como siguiente derivada el aprovechar la capacidad que les brinda el disponer de mayor información en tiempo real para integrarlo en herramientas de reporting y analytics; y si cabe, automatizar un mayor número de procesos que anteriormente tenían un componente manual.

En definitiva, una adopción tecnológica en estado de extensión y con previsión de crecimiento, como un ejemplo más de la digitalización de los procesos operativos de la empresa.



Ficha Técnica

Figura 18. Muestra de investigación – Clasificación según facturación (€)

Figura 19. Muestra de investigación – Clasificación según número de empleados



Figura 20. Muestra de investigación – Clasificación según ámbito geográfico

Figura 21. Muestra de investigación – Clasificación según sector de actividad



Figura 22. Muestra de investigación – Clasificación según número de empleados TIC (internos)

Figura 23. Muestra de investigación – Clasificación según número de empleados TIC (externos)



Anexo

Proceso Penteo de Adopción Tecnológica (﴾PAT)﴿

Penteo analiza la incorporación tecnológica en la mediana y gran empresa española y sitúa las tecnologías emergentes y consolidadas en el Proceso Penteo de Adopción Tecnológica (﴾PAT)﴿. El proceso permite a los directivos determinar si pueden estar obviando la incorporación de tecnologías que podrían aportar valor a su negocio y a valorar el riesgo de adopción de tecnologías emergentes.

Penteo define 7 etapas en PAT por las que las tecnologías transitan desde su aparición, hasta su sustitución por obsolescencia por otras nuevas o superiores.

Etapa Descripción Madurez oferta Penetración

E1: Explorar

No se perciben como maduras para su adopción, y las empresas se limitan a familiarizarse con los conceptos subyacentes.

Incipiente. Menos de un 1% de empresas tienen pilotos. Menos del 25% dicen conocerlas con detalle.

E2: Entender

Las empresas empiezan a interesarse por entender la aplicabilidad de la tecnología a su situación y dedican recursos a ello.

Incipiente. Menos de un 5% tienen pilotos Menos del 50% dicen conocerlas con detalle.

E3: Experimentar

Early adopters empiezan a probar la tecnología en entornos controlados, pilotos limitados o pruebas de concepto. Aparecen casos de éxito y se reduce el riesgo de implementación.

Mercado definido, pero no consolidado, fuerte presencia de actores de nicho, empiezan a interesarse top players.

Entre un 10% y un 25% tienen pilotos. Conocimiento mayoritario.

E4: Evaluar

Early adopters generalizan el uso de la tecnología. Fast followers empiezan a probar su uso. Empiezan a lanzarse procesos de compra RFP.

Mercado en crecimiento y consolidación. Reducen presencia actores de nicho.

25% de las compañías candidatas tienen pilotos o implementaciones.

E5: Extender La tecnología es madura y los riesgos de implantarla son bajos.

Completa. 50% de las compañías candidatas.

E6: Evolucionar

La tecnología está plenamente implantada y comienzan a aparecer evoluciones, por lo que las compañías empiezan a acometer proyectos de actualización.

Completa. Más del 50% de las compañías candidatas.

E7: Extinguir

La tecnología es reemplazada paulatinamente o es gestionada como un legacy.

Completa. Pueden aparecer dificultades para encontrar compañías y profesionales.

Solo un 25% de las empresas mantiene la tecnología.

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