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5. Gestão e planeamento de um projecto

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Gestão e planeamento de um projecto A gestão de um projecto reúne um conjunto

de actividades relacionadas, como a gestão de recursos a vários níveis e o controlo de prazos de execução de várias tarefas, para se atingir os objectivos num determinado prazo, com um certo custo e com a qualidade pretendida

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Gestão e planeamento de um projecto De acordo com o que foi referido, os critérios que

servem de base à gestão de um projecto são qualidade, custo e tempo, representados através do Triângulo da Gestão de Projectos (figura 1.24)

Estes três critérios estão relacionados de forma que a variação de um deles implica variações nos outros

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Gestão e planeamento de um projecto A etapa de planeamento assume importância

relevante neste contexto pois descreve e enumera as acções a tomar, assim como define a sequência em que devem ser executadas

Como métodos de planeamento de projectos podem ser utilizador o Pert, o Gantt e o CPM

Estes métodos têm em consideração os tempos de execução das partes que constituem o projecto

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5.1. Análise de custos e benefícios

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Análise de custos e benefícios A implementação de um novo sistema ou a alteração

de um existente não é uma questão de moda ou de procura dos melhores e/ou mais avançados meios tecnológicos

É, antes de mais, a tentativa de resolução de um problema bem definido ou a procura de optimização de recursos e métodos

Assim, a análise comparativa de custos e benefícios é um passo fundamental que permite saber a exequibilidade de todo o projecto

De facto, não é de todo admissível que para optimizar se aumentem os custos, já que isso é um grande contra-senso

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Análise de custos e benefícios Dito isto, assim desta maneira, pareceria, à

primeira vista, que todo e qualquer projecto de renovação que originasse elevados custos directos e tangíveis ficaria logo à partida comprometido

Contudo, é aqui que uma análise cuidada entre os custos e benefícios se revela como uma ferramenta fundamental que poderá ajudar o decisor a avançar ou não com o projecto

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Análise de custos e benefícios Por custo directo entende-se aquele que é possível

imputar directamente ao sistema Por custo tangível entende-se aquele que é possível

mesurar em termos monetários Por benefício entende-se todas as poupanças e

melhorias introduzidas ao sistema

Convém realçar que os benefícios podem ser tangíveis ou intangíveis, isto é, aqueles que podem ser mesurados em termos económicos e aqueles a que não se pode atribuir um valor

Exemplo do primeiro poderá ser a redução de perdas por falta de controlo do projecto, exemplo de segundo poderá ser a satisfação acrescida dos utilizadores e do sistema

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Análise de custos e benefícios É fácil de compreender que cabem aqui, nesta

análise, os custos originados pelo desenvolvimento e implementação do sistema, como, por exemplo, a aquisição, operação e manutenção de equipamento

Daqui se pode concluir que a análise de custos se deverá repercutir pelo tempo de vida estimado para o sistema a desenvolver

Parece que será de mais fácil compreensão todo este conceito através de um exemplo (quadro 16), aqui propositadamente simplificado

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Análise de custos e benefícios Imaginemos uma empresa que pretende informatizar

o controlo do seu stock devido à falta de mão-de-obra necessária ao seu eficiente processamento, através da implementação de um sistema cujo ciclo de vida previsto será de 5 anos ou contratar um novo funcionário

Naturalmente, teremos de entrar, para além dos custos de desenvolvimento e implementação, com os custos decorrentes da própria análise

Também convém prever a variação dos custos de manutenção devido quer, como é natural, ao aumento dos contractos de manutenção, quer à própria inflação

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Análise de custos e benefícios

12500 €Total

*Melhor controlo sobre as encomendas a fazer

*Melhor ambiente de trabalho

*Maior rapidez de fornecimento

2000 €Poupança p/ acuidade de stock

10500 €Poupança em mão-de-obra

Benefícios

19000 €Total

1000 €Manutenção

5000 €Implementação

7000 €Equipamento

6000 €Análise

Custos

* Benefícios intangíveis

Quadro 16

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Análise de custos e benefícios Mediante este cálculo é possível projectar os custos e

benefícios a cinco anos (quadro 17)

33500 €12500 €3500 €5

24500 €12500 €3000 €4

15000 €12500 €2000 €3

4500 €12500 €1500 €2

-6500 €12500 €19000 €1

SaldoBenefícioCustoAnoQuadro 17

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Análise de custos e benefícios Perante estes mapas podemos ver que o sistema se

paga em menos de 24 meses, porque o saldo no segundo ano tornou-se positivo, o que é considerado, em termos financeiros, como sendo bastante bom

Agora, suponhamos que o sistema teria um custo inicial superior a 52000 €, é óbvio que a solução não passaria pela automatização, mas sim pela contratação de um novo empregado

Posto isto, a necessidade deste tipo de análise torna-se evidente

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5.2. Redes PERT

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Redes PERT As redes PERT (Program Evaluation and Review

Technique – Técnica de acompanhamento e revisão de um programa) foram desenvolvidas pela Marinha do Estados Unidos em conjunto com a empresa de consultadoria Booze, Allen and Hamilton, com o intuito de gerir o desenvolvimento dos mísseis Polaris

As redes PERT permite a integração de centenas de actividades industriais e científicas e simultaneamente determinar o progresso do projecto

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Redes PERT A melhor maneira de gerir um projecto é

dividi-lo em tarefas mais pequenas, que dependem umas das outras

Assim, é fácil perder o contacto com o projecto enquanto se gere uma destas tarefas e muitas das vezes a dependência entre elas não é evidente, mesmo daquelas cuja finalização é crítica para o arranque de outras tarefas

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Redes PERT Qualquer gestor de projecto deve perseguir

os seus objectivos: Indicando quais as tarefas individuais e o tempo

que cada uma necessita para ser finalizada

Indicando a dependência entre as tarefas

Indicando qual a sua sequência

Prevendo aquelas que podem trazer problemas ou atrasos

Monitorizando o progresso do projecto

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Redes PERT É aqui que uma rede PERT, técnica baseada

na teoria dos grafos, demonstra a sua utilidade uma vez que permite conjugar toda esta informação

As redes PERT baseiam-se em dois elementos: actividades e acontecimentos

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Redes PERT Uma actividade representa uma parte do trabalho

total necessário para a execução de um projecto e consome tempo e recursos Uma actividade é representada por uma seta, identificada

por uma letra, e pelo respectivo tempo de duração (figura 1.25)

As setas indicam, também, as precedências das actividades

Um acontecimento ou evento é a origem ou o término de uma actividade, não consome tempo nem recursos Um evento é representado por um círculo e identificado

normalmente por um número (figura 1.26)

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Redes PERT Todos os projectos são finitos, assim as redes PERT

têm um e um só evento de início e um e um só evento de fim

Na figura 1.27 temos sete acontecimentos (1 a 7) ligados por sete actividades (A a G)

Também podemos verificar que o acontecimento 6 está dependente da conclusão dos acontecimentos 3 e 5

Fig. 1.27. Representação de um rede PERT

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Redes PERT A representação gráfica de uma rede de paneamento PERT

(figura 1.27) pode resultar da informação existente numa tabela semelhante à do quadro 18

Na tabela, cada actividade tem associada a sua duração e as actividades que precisam de estar concluídas, actividades precedentes, para lhe dar início

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5.3. Mapas de Gantt

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Mapas de Gantt Os mapas de Gantt ou gráficos de barras,

desenvolvidos por Henry Gantt, permitem, de forma simples e evidente, visualizar a distribuição das actividades no tempo, embora apenas se possam aplicar a pequenos projectos, uma vez que se tornariam desmesuradamente grandes

São construídos indiciando as tarefas de cima para baixo e as unidades de tempo da esquerda para a direita

Uma barra de duração equivalente ao tempo necessário para a execução de cada uma das tarefas é depois desenhada neste sistema de coordenadas; o início da barra indica o tempo de início da tarefa

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Mapas de Gantt A ausência da barra relativamente às

unidades de tempo significa ausência de actividades

Pode-se acrescentar, de maneira a facilitar a visualização das possíveis folgas que as actividades possuem, uma barra de outra cor

A figura 1.33 mostra o mapa de Gantt resultante dos dados apresentados no quadro 21

Os mapas de Gantt podem ser obtidos a partir da utilização do Microsoft Office Project

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Mapas de Gantt