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A arte de Administrar o próprio tempo
Prof. Emilio Paiva outubro 2013
Administrar o Tempo para chegar ao sucesso..
Mas antes disso precisamos desmitificar algumas considerações sobre o tempo..
Tempo é dinheiro
O tempo cura tudo..
Vamos recuperar o tempo perdido
A vida é multidimensional..
“A vida da gente tem várias dimensões e o papel profissional é apenas uma parte, não pode ser a coisa mais importante da sua vida porque é um instrumento para a realização de projetos da sua vida pessoal”,
E passa rápido!
Mas, o que é o tempo?
“ Há um tempo em que é preciso abandonar as roupas usadas, que já tem a forma do nosso corpo, e esquecer os nossos caminhos, que nos levam sempre aos mesmos lugares. É o tempo da travessia: e, se não ousarmos fazê-la, teremos ficado, para sempre, à margem de nós mesmos.”
É a duração da mudança..
Administração do tempo
Pode ser definida como um plano de utilização e controle do tempo da forma mais eficiente e eficaz possível
Um plano deve ser criado para atender às necessidades específicas de um indivíduo
Sendo flexível, de forma a ajustar-se a situações em constante mudança
Uma ferramentaSegunda-feira Terça-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira Sábado Domingo 7
6:00 16:30 27:00 37:30 48:00 58:30 69:00 79:30 8
10:00 910:30 1011:00 1111:30 1212:00 1312:30 1413:00 1513:30 1614:00 1714:30 1815:00 1915:30 2016:00 2116:30 2217:00 2317:30 2418:00 2518:30 2619:00 2719:30 2820:00 2920:30 3021:00 3121:30 3222:00 3322:30 3423:00 3523:30 36
Legenda:Dimensão Sub Total %Trabalho 0,00 0,00%Estudo 0,00 0,00%Familia 0,00 0,00%Lazer 0,00 0,00%Curso 0,00 0,00%Pessoal 0,00 0,00%SOMA=> 0 0
Planejamento
Um minuto para voce
Qual a conclusão?
Fatores de aumento de produtividade
Habilidade da força de trabalho;
Fatores organizacionais: de 2% a 20% de Ganhos de Produtividade;
Produtividade Não-Industrial
Medida quantitativa não é efetiva;
Geração qualitativa de Valores.
Matriz de Gerenciamento de TempoURGENTE NÃO URGENTE
IMPORTANTE I – CRISESPROBLEMAS URGENTESPROJETOS COM DATA MARCADA
II – DESENVOLVIMENTO DE RELACIONAMENTOSIDENTIFICAÇÃO DE NOVAS OPORTUDIDADESPLANEJAMENTO
NÃO IMPORTANTE
III – INTERRUPÇÕESRELATÓRIOS E E-MAILSATIVIDADES POPULARES
IV – DETALHESPEQUENAS TAREFASPERDA DE TEMPOTELEFONEMAS INÚTEIS
Analisando quadrantes
Quadrante I: sufoca as pessoas, elas se tornam escravas e gerentes de crises, capazes de produzir somente no fim do prazo
ResultadosEstresse Esgotamento
Quadrante III faz gastar tempo em coisas sem importancia, porém urgentes baseadas nas prioridades e expectativas de outros resultados.
Foco no curto prazoNão controle de sua própria vidaRelacionamentos superficiais
Analisando quadrantes
Quadrante IV Pessoas ineficazes ficam afastadas das coisas importantes e urgentes, gastando seu tempo com atividades inúteisResultados•Irresponsabilidade•Dependência dos outros•Demissão de empregos
Analisando quadrantes
Quadrante II está no centro do gerenciamento pessoal eficaz, pois trabalha com questões não urgentes e importantes. As atividades estão focadas nos relacionamentos, na missão pessoal, no planejamento ao longo prazo e no raciocínio coerente.
Analisando quadrantes
QUADRANTE II“Pessoas eficazes não vivem voltadas para os problemas, elas vivem voltadas para as oportunidades. Elas alimentam as oportunidades, e deixam os problemas morrer de fome”
Peter Drucker
Como conseguir tempo
Para conseguir tempo necessário para realizar atividades importantes sem urgência, inicialmente, é necessário eliminar atividades inferiores dos quadrantes III e IV
Aprender a dizer “não” a outras atividades que não estão em suas prioridades
APLICAÇÃOIdentifique uma atividade do Quadrante II e
comprometa-se a colocar em prática
Tente estimar seu tempo em cada quadrante
Faça uma lista de responsabilidades
Organize a próxima semana
APLICAÇÃOComprometa-se a organizar sua vida em bases
semanais
Converta seu instrumento de planejamento pra quarta geração
Passe para “Um dia Quadrante II no Trabalho”
Ciclo PDCA
Matriz GUT
5W 2HWhat ?
Qual ação?Why
Por quê?How
Como?Who
Quem?WhereOnde?
WhenQuando?
How MuchQuanto $?
Qual tarefa será
realizada?
Qual a meta a ser
alcançada?
Qual a justificativa
para a realização da
tarefa?
Quem é o cliente do
resultado da ação
Qual o método que
será utilizado?
Nome da pessoa
responsável pela tarefa.
Local onde será realizada
a tarefa e também os locais onde
será realizado o
planejamento das tarefas
Data de início e término das
tarefas
Recursos financeiros
para executar a tarefa.
1.Garrafa térmica sempre
abastecida
A falta de café na garrafa
denota pouca organização
do restaurante e os clientes
não gostam de esperar
Copa organizada,
copeiras bem informadas e
treinadas. Número
suficiente de garrafas para
o revezamento
Copeira Sobre a bandeja ao
lado da caixa registradora para que os clientes se
sirvam
Todos os dias das 11:30h às
14:30h
Investimento em garrafas
térmicas e em pó de café, conforme o número de
clientes
Tempo: Amigo ou Inimigo?
A gente tem tempo..
Para refletir
O que você faria se “ganhasse” , a partir de hoje, 60 minutos por dia?
Um presente para voce!
Voce ganhou
uma hora a
mais por dia
Administrar o TempoÉ uma escolha!
Escolher enquanto é tempo...
Seu tempo quem faz é...
VOCÊ
Quando descrevi minhas metas de curto prazo, uma delas era ter mais contatos com os meus avós, me programei para que isso acontecesse dentro de uma semana. Assim passou, quinta,sexta, sábado, domingo, segunda... e eu não fiz ao menos uma ligação. Então recebi uma ligação da minha mãe avisando que meu avô havia falecido. Primeira meta não cumprida e sem nada que pudesse ser feito.A avaliação de mim mesma é que essa é ultima meta que não coloquei em pratica. Afinal o tempo não volta. O nosso caminho só pode ser percorrido por nós mesmos, e algumas coisas não tem volta.
Vamos encarar?
