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A digitalização dos processos de obra particulares no Arquivo Municipal de Lisboa
2007-2014
3 de outubro 2014 Paulo Batista e Inês Viegas
Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa
Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo
Cineteatro Monumental Negativo de gelatina e prata em vidro (195?), de António Passaporte.
Arquivo Municipal de Lisboa - Fotográfico
Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa
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Cineteatro Monumental Processo de construção: alçado sobre a praça Duque de Saldanha (1944),
de Raúl Rodrigues Lima.Arquivo Municipal de Lisboa – bairro da Liberdade
Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa
Dimensão: 68.000Volumes: 270.000 Processos: 2.650.000M/L: 6.200
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Identificação
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Tipologias
Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo
Clientes
Direção Municipal da Cultura | Divisão de Arquivo
Digitalização
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Índice em suporte papel
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Índice digital
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• Modernização autárquica;
• Mudanças organizacionais;
• Melhoria de fluxos de trabalho;
• Melhoria na qualidade dos serviços prestados aos munícipes,
empresas e clientes;
• Partilha célere da informação;
• Disponibilidade do acesso dessa informação por parte do público;
• Preservação documental e digital.
Fatores determinantes na escolha do Projeto de Digitalização:
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Porquê digitalizar?
• Qualidade de resultados;
• Substituir a fotocópia tradicional pela impressão digital;
• Garantir a total segurança e integridade, evitando a manipulação;
• Simplificação de procedimentos;
• Facilitar o acesso à informação eletronicamente;
• Permitir que todos possam aceder em simultâneo a toda a
informação através da Intranet;
• Permitir o atendimento em tempo ao cidadão.
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O circuito dos pedidos de reprodução
• Circuito 1 - Pedido de Consulta
• Circuito 2 - Pedido de Reprodução
• Circuito 3 - Pedido de Certidão
• Circuito 4 - Pedido de Requisição
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Pedido formulado
Digital
SimNão
FornecerReprodução
imediata
Descrição prévia
Selecção detipologias
Digitalização
Entrega da reprodução
1 - Consulta/ Reprodução/ Certidão
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Pedido formulado
Pelo serviço
Digital
SimNão
Consulta no serviço
Fornecer documento original ou digitalizar em 48h
2 - Requisição
Consulta no serviço
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Resultados e Conclusão
• Gestão estratégia integrada na Instituição;
• Colaboradores;
• O utilizador foi fundamental;
• Série mais consultada com características únicas;
• Impacto interno e externo;
• Alavanca para outras instituições;
• Realização de requisições via on-line;
• O acesso à pesquisa simples e/ou avançada.
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• Acesso a um índice eletrónico digital;
• Taxa de redução de saída de processos de
obra
em suporte de papel;
• Redução da circulação de documentos originais;
• O acesso às imagens digitais, é restrito aos
técnicos;
• Processo Contínuo.
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Resultados e Conclusão (cont.)
Número de Digitalizações e Impressões realizadas2007 a 2014
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Criar Imprimir CD2005 1349 0 02006 254916 37969 02007 340182 42912 02008 387306 60130 02009 369425 41607 02010 291056 35562 582011 263678 7632 372022012 273849 6034 269402013 206385 2869 201042014 143589 1817 15757
Vantagens
Melhoria da prestação de serviço aos cidadãos e às empresas;
Modernização da autarquia grande impacto na organização interna;
Qualificação dos recursos humanos;
Análise simultânea por vários técnicos;
Redução no tempo de resposta; (imag)
Racionalização dos sistemas documentais;
Uniformização de procedimentos e linguagens;
Gestão integrada, eficaz e eficiente.
Análise da largura de banda de rede;
Capacidade de armazenamento dos servidores;
Dificuldades relativas ao passivo acumulado;
Falta de R. H.
Desvantagens
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MUITO OBRIGADO
pela vossa atenção!
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