Administracao Materiais Gestao de Compras

Prof. Antonio Marcos Montai Messias | Administrao de Rec. Materiais e Patrimoniais II | 4 Termo 1

Administrao de Recursos Materiais e

Patrimoniais II

FUNDAO GAMMON DE ENSINO Faculdade de Cincias Gerenciais


Gesto de Compras

Atribuies e funes bsicas

A organizao do setor de compras

Modalidades de compras e contrataes

Cadastro e seleo de fornecedores

Softwares no processo de compras

Conduta tica em compras

Aquisio de recursos patrimoniais

Aquisio de empreendimentos e equipamentos

Compras no Servio Pblico

Legislao especfica

Licitaes pblicas

Modalidades e limites

Compras eletrnicas

Noes de almoxarifado e recebimento de materiais

Sumrio


Gesto de compras

Gesto de compras:

- assunto estratgico;

- centro de lucros.

Valor total c/ compras: de 50% a 80% da renda bruta



Compras pode ser conceituada como a atividade de procurar e providenciar a

entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessrio, a um preo

justo, para o funcionamento, a manuteno ou a ampliao da empresa.



O ato de comprar inclui as seguintes etapas:

1. Determinao do que, de quanto e de quando comprar;

2. Estudo dos fornecedores e verificao de sua capacidade tcnica, relacionando-

os para consulta;

3. Promoo da concorrncia, para a seleo do fornecedor;

4. Fechamento do pedido, mediante autorizao do fornecimento ou contrato;

5. Acompanhamento ativo durante o perodo entre o pedido e a entrega;

6. Encerramento do processo, aps o recebimento do material, controle da

qualidade e da quantidade



Figura : Amplitude da compra (VIANA, 2006)

Pedido de Compra

Negociao Julgamento

Processamento de Compra

Cadastro de Fornecedores

Concorrncia

Adjudicao do Pedido

Diligenciamento (Follow-up)

Recebimento


Organizao do setor de compras

Considerando alguns princpios fundamentais e outros complementares a estrutura

funcional do Setor de Compras de uma empresa seria esta:

Processamento

Compras


Compras locais Compras por importao

Diligenciamento (Follow-up)

Figura: Organograma do Setor de Compras (VIANA, 2006)



Cadastro de fornecedores

Responsvel pela qualificao, avaliao e desempenho de fornecedores de

materiais e servios.

Processamento

Responsvel pelo recebimento dos documentos referentes aos pedidos de compra

e montagem dos respectivos processos.



Compras Locais

responsvel pelas atividades de compras locais, ou seja compras efetuadas no

Brasil.

Compras por Importao

responsvel pelas atividades de compras efetuadas em outros pases.

Dependendo da empresa, este rgo pode ou no estar estruturado.

Diligenciamento (follow-up)

Visa garantir o cumprimento das clusulas contratuais, em especial quanto aos

prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas

pendentes, observados os interesses da empresa.


Os procedimentos de compras

As principais fases do fluxo bsico da compra envolvem:

a. Preparao do processo

b. Planejamento da compra

c. Seleo de fornecedores

d. Concorrncia

e. Contratao

f. Controle de entrega


Os procedimentos de compras F

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IAN

A, 2006

)

Elaborao de Condies Gerais

Planejamento de compra

Preparao dos processos

Avaliao

Anlise dos Fornecedores

Seleo de fornecedores

Concorrncia

Incio



igura

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IAN

A, 2006

)

Contrato de Longo Prazo

Contratao

Negociao

Encerramento do Processo

Autorizao de Fornecimento

Diligenciamento

Recebimento

Fim


Perfil do comprador

Comprar uma arte.

O padro atual exige que o comprador possua qualificaes, demonstrando

conhecimentos dos procedimentos a serem adotados, das caractersticas dos

materiais, bem como da arte de negociar, essencial na prtica das transaes.


Modalidades de compras

Compra normal

Procedimento adotado quando o prazo for compatvel para obter as melhores

condies comerciais e tcnicas na aquisio de materiais.

Compra em emergncia

Acontece quando a empresa falha na elaborao do planejamento ou no

atendimento de necessidade oriunda de problemas operacionais.



igura

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(V

IAN

A, 2006)

Emite Pedido de compra em emergncia

Registro e Controle

Questionamento de emergncia

Incio

Usurio

Pedido de compra em emergncia

Setor de compras

Emergncia aceita?

Retirada do material no fornecedor

Procura do material por fax, telefone ou pessoalmente

Confirmao da compra com o fornecedor

encontrado

Fim

Recebimento

Encerramento do Processo

N

S


Formas de comprar

Por meio de concorrncias repetitivas

Procedimento adotado para os pedidos de compra, independentemente da anlise

do comportamento peridico em que acontecem. Podem ser inconstantes ou

constantes.

Por meio de contratos de longo prazo

Procedimento adotado para fornecimento de materiais de consumo regular, com

vigncia por determinado perodo de tempo, para entregas parceladas, por meio de

autorizao.


Manual de compras na iniciativa privada

institudo na maioria das grandes empresas.

O manual define o alcance da funo de compra e seus mtodos, servindo de

orientao da poltica de compras da empresa, e norteando e delimitando as

atribuies e responsabilidades do comprador.



O cadastro de fornecedores tem as atribuies de qualificar e avaliar o

desempenho dos fornecedores de materiais e servios.

Pesquisa e desenvolvimento de

fornecedores

Classificao

Avaliao cadastral

Avaliao de Desempenho

Figura: Amplitude do cadastro de fornecedores (VIANA, 2006)

Inspeo - Qualidade

Usurio - Qualidade - Teste

Mercado

Compras - Prazo - Preo

Gerenciamento de informaes

1. Direcionamento correto das aquisies

2. No-exclusividade

3. Mercado nacional

Resultados Ao



Premissas do cadastro de fornecedores

Qualidade preo - prazo

Figura: As premissas do cadastro de fornecedores (VIANA, 2006)


Qualidade

Prazo Preo



Critrios de cadastramento:

Critrios polticos

So definidos pela administrao da empresa.

Critrios tcnicos

Envolvem as carncias de abastecimento, na procura de desenvolvimento de novas

alternativas de fornecimento, visando, por exemplo, evitar a exclusividade.

Critrios legais

Aplicados s empresas estatais, autrquicas e do servio pbico



Procedimentos para cadastramento:

Fase inicial anlise preliminar

Consiste na anlise sumria e rpida dos documentos apresentados pelo

interessado no cadastramento.

Anlises Social,Econmico-Financeira e Tcnica Preliminar

Fase final anlise complementar

Consiste na anlise complementar para as empresas aprovadas na fase preliminar,

a qual definir ou no o registro.

Anlises Jurdica e Tcnica Conclusiva



Planilha de qualificao tcnica e Aprovao do cadastro

A planilha de qualificao tcnica facilita a tabulao dos critrios anteriormente

analisados, visando determinar a qualificao referente ao conceito tcnico do

fornecedor em anlise.

Exemplos:

Planilha sumria para qualificao tcnica

Pontuao para itens avaliados

Deciso final da avaliao



Classificao de fornecedores

As empresas cadastradas so classificadas consoante a classe de materiais de sua

linha, originando os grupos de compra, que visa facilitar o processo de seleo dos

fornecedores para a concorrncia.



Seleo e avaliao de fornecedores para a concorrncia

A seleo de fornecedores pode ser entre 3, 5 ou 7 fornecedores cadastrados,

segundo critrios da empresa.

A avaliao constante e sistemtica dos fornecedores quanto ao desempenho de

seus fornecimentos, realizada por meio dos critrios:

a. Desempenho comercial;

b. Cumprimento de prazos de entrega;

c. Qualidade do produto;

d. Desempenho do produto em servio.

Exemplo: Ficha de ocorrncia cadastral



Experincia do Metr de So Paulo no cadastro de fornecedores

Leitura, discusso e resoluo dos exerccios da pgina 211.


A concorrncia na aquisio de materiais

A concorrncia o procedimento inicial para a aquisio de materiais e servios,

por meio de consulta formal ao mercado, compreendendo:

a. a expedio de consulta aos fornecedores,

b. abertura,

c. Anlise,

d. e avaliao de propostas.

A formalizao se d com a coleta de preos e outras informaes junto aos

fornecedores interessados.



Modalidades de coleta de preos

Coleta de preos normal

Adotada na maioria das compras para a reposio de estoque, quando o prazo

referente s necessidades da empresa for compatvel para o trmite normal.

Coleta de preos em emergncia

Adotada quando o prazo referente s necessidades da empresa for incompatvel

para o trmite normal.



Modalidades de coleta de preos

Coleta de preos para contratao mediante autorizao de fornecimento

Trata-se de modalidade concorrncia, independente da anlise do comportamento

peridico das emisses, visando contratao dos materiais necessrios

empresa por autorizao de fornecimento.

Coleta de preos para contratao por longo prazo

Trata-se de modalidade concorrncia que visando aquisio dos materiais de

consumo regular empresa por determinado perodo de tempo, por meio de

contrato de longo prazo.



Dispensa de concorrncia

admitida nos casos em que se caracterizem:

a. Pequenos valores

b. Convenincia administrativa

c. Concorrncia sem resposta

d. Concorrncia com preos superiores aos do mercado

e. Fornecedor exclusivo

f. Compra de imvel



Condies gerais da concorrncia

O sucesso da concorrncia depende de regras claras e precisas quanto:

a. Preos (cotados por item e inclusos todas despesas e nus)

b. Alternativas (cotaes p/ materiais similares e servios alternativos parte)

c. Garantia (garantir o produto ou servio contra defeitos)

d. Aceitao do material (condicionada conferncia de quantidade e qualidade)



Condies gerais da concorrncia

O sucesso da concorrncia depende de regras claras e precisas quanto:

e. Outras condies (desqualificao se no atendidas)

f. Informaes adicionais:

- Preo-teto (preo mximo estipulado p/ aquisio)

- Preo de referncia (ltimo preo pago ou preo de concorrentes)



Etapas da concorrncia

A concorrncia processada por meio das seguintes etapas:

a. Montagem do processo

b. Estipulao das datas de devoluo das propostas e da reunio de abertura

c. Expedio e endereamento de coletas de preo a cada concorrente

d. Recepo das propostas dos fornecedores

e. Abertura dos envelopes que contm as propostas

f. Avaliao das propostas

g. Negociao

h. Adjudicao representa a celebrao do contrato de compra



Proposta dos fornecedores

A maioria das empresas adotam a prtica de aceitar a proposta de fornecimento no

formulrio de coleta de preos.

A proposta de fornecimento deve conter de forma clara e precisa:

- As condies comerciais: preo, prazo de entrega, frete, embalagem, condies

de pagamento, descontos, frmula de reajuste de preos, multas contratuais,

garantia e assistncia tcnica.

- E tambm as condies especficas sobre a confirmao dos requisitos

tcnicos, ou sobre alternativas possveis de fornecimento.



Proposta dos fornecedores

Na maior parte dos casos, a coleta de preos que visa a contratao de prestao

de servios, envolve a exigncia de apresentao pelos concorrentes do BDI.

BDI Benefcios e Despesas Indiretas

Taxa calculada em funo de vrios fatores internos baseados na estrutura

organizacional de cada fornecedor.

Exemplo: Coleta de preos (VIANA, 2006)



Avaliao da concorrncia

Aberto os envelopes das propostas, faz-se a avaliao, a anlise e o julgamento,

elegendo o vencedor da concorrncia.

Exemplo: Quadro comparativo dos resultados da concorrncia.



Negociao

Trata-se do processo intermedirio entre a concorrncia e a contratao.

A negociao visa obter o maior proveito possvel empresa na aquisio de

produtos e servios.


Contratao

A adjudicao a ltima etapa do processo de aquisio e representa a garantia

mtua por meio da celebrao do contrato de compra firmado entre comprador e

vendedor.

So instrumentos para a adjudicao, conforme o caso:

a. Autorizao de fornecimento

b. Contrato de longo prazo

Exemplo: Autorizao de fornecimento


Contratao


Visa garantir o cumprimento das clusulas contratuais, em especial quanto aos

prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas

pendentes, observados os interesses da empresa.

O Diligenciamento atua de trs maneiras diferenciadas:

a. Atuao preventiva

b. Atuao curativa

c. Procedimentos especiais


Contratao


Fig

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VIA

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, 2006

)

Materiais Fornecedores

-Cdigo -Especificao -Estoque -Comportamento do consumo

-N do pedido -Data/Vencimento -Fornecedor -Endereo -Telefone

Materiais vitais

Carteira de encomenda por

Fornecedor

Materiais em atraso

Encomendas em aberto por Fornecedor

Materiais a vencer



Legislao especfica

Constituio Federal, artigo 37, inciso XXI

Lei Federal 8.666/93 e suas atualizaes

Lei Federal 10.520/2002 (Prego)

Decretos regulamentadores



Licitaes pblicas

Licitao o procedimento administrativo formal em que a Administrao

Pblica convoca, mediante condies estabelecidas em ato prprio (edital ou

convite), empresas interessadas na apresentao de propostas para o

oferecimento de bens e servios.



Licitaes pblicas

Os procedimentos licitatrios devem observar os seguintes princpios bsicos:

a. Princpio da Isonomia (igualdade)

b. Princpio da Publicidade

c. Princpio da Moralidade e da Probidade Administrativa

d. Princpio da Legalidade (formal)

e. Sigilo na apresentao das propostas

f. Princpio da Vinculao ao Instrumento Convocatrio

g. Princpio do Julgamento Objetivo

h. Adjudicao compulsria



Licitaes pblicas

O que Licitar?

A execuo de obras, a prestao de servios e o fornecimento de bens para

atendimento de necessidades pblicas, as alienaes e locaes devem ser

contratadas mediante licitaes pblicas, exceto nos casos previstos na Lei n

8.666, de 1993, e alteraes posteriores.



Licitaes pblicas

Por qu Licitar?

A Constituio Federal, art. 37, inciso XXI, prev para a Administrao Pblica

a obrigatoriedade de licitar.



Licitaes pblicas

Quem deve Licitar?

Esto sujeitos regra de licitar, alm dos rgos integrantes da administrao

direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundaes pblicas, as empresas

pblicas, as sociedades da economia mista e demais entidades controladas

direta e indiretamente pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios.



Licitaes pblicas

Como Licitar?

1. Definir o objeto que se quer contratar;

2. Estimar o valor total da obra, do servio ou do bem a ser licitado, mediante

realizao de pesquisa de mercado;

3. Verificar se h previso de recursos oramentrios para o pagamento e se

conforme com a LRF*;

4. Definir a modalidade de licitao adequada.

*LRF = Lei de Responsabilidade Fiscal



Licitaes pblicas

Responsveis pela Licitao

So responsveis os agentes pblicos designados pela autoridade

competente, mediante ato prprio (portaria, por exemplo), para integrar

comisso de licitao, ser pregoeiro ou para realizar licitao na modalidade

convite.

Tem como funo receber, examinar e julgar todos os documentos.




Modalidade de licitao a forma especfica de conduzir o procedimento

licitatrio, a partir de critrios definidos em lei.

Modalidades de Licitao:

1. Leilo

2. Concurso

3. Concorrncia

4. Tomada de Preos

5. Convite

6. Prego




A escolha das modalidades concorrncia, tomada de preos, e convite

definida pelos seguintes limites:

TABELA DE VALORES PARA LICITAES (Lei Federal 9.648 de 27/05/98)

MODALIDADE PRAZO COMPRAS OU

SERVIOS OBRAS E SERVIOS DE

ENGENHARIA

DISPENSA At R$ 8.000,00 At R$ 15.000,00

CONVITE 05 dias teis Acima de R$ 8.000,00 At R$ 80.000,00

Acima de R$ 15.000,00 At R$ 150.000,00

TOMADA DE PREOS

15 dias corridos

Acima de R$ 80.000,00 At R$ 650.000,00

Acima de R$ 150.000,00 At 1.500.000,00

CONCORRNCIA 30 dias corridos

Acima de R$ 650.000,00 Acima de R$ 1.500.000,00

PREGO PRESENCIAL

08 dias teis Bens e servios de uso comum

PREGO ELETRNICO

08 dias teis Compras e servios no vlido



Tipos de Licitaes

O tipo de licitao no deve ser confundido com modalidade de licitao.

Modalidade procedimento.

Tipo o critrio de julgamento utilizado pela Administrao para seleo da

proposta mais vantajosa.



Tipos de Licitaes

Os tipos de licitao mais utilizados para o julgamento das propostas so os

seguintes:

Menor Preo

Critrio de seleo em que a proposta mais vantajosa para a Administrao

a de menor preo.

Melhor Tcnica


escolhida com base em fatores de ordem tcnica.



Tipos de Licitaes

Os tipos de licitao mais utilizados para o julgamento das propostas so os

seguintes:

Tcnica e Preo


escolhida com base na maior mdia ponderada, considerando-se as notas

obtidas nas propostas de preo e de tcnica.



Dispensa/Inexigibilidade

A licitao regra para a Administrao Pblica, quando contrata obras, bens

e servios. No entanto, a lei apresenta excees a essa regra. So os casos

em que a licitao legalmente dispensada, dispensvel ou inexigvel.

A possibilidade de compra ou contratao sem a realizao de licitao se

dar somente nos casos previstos em lei.



Sistema de Registro de Preos

Conjunto de procedimentos para registro formal de preos relativos

prestao de servios e aquisio de bens, para contrataes futuras.

realizada sob a modalidade de concorrncia ou de prego, do tipo menor

preo.

Contrataes freqentes

Entregas parceladas

Atender mais de um rgo pblico ou entidade



Compras eletrnicas

Prego Eletrnico *

O prego eletrnico a modalidade de licitao prevista na Lei Federal n.

10.520/2002, destina-se aquisio de bens e servios comuns, por meio

de licitao realizada em sesso pblica na Internet. (Comprasnet)

Bolsa Eletrnica de Compras *

Negociao do preo dos bens adquiridos pelo setor pblico, por meio de

procedimentos eletrnicos, com a garantia, por parte do Governo, do

pagamento aos fornecedores na data de seu vencimento ajustada no

contrato.



Compras eletrnicas

Prego Eletrnico - Simulador Interativo


Noes bsicas de Almoxarifado

O Almoxarifado o local destinado fiel guarda e conservao de materiais, em

recinto coberto ou no, onde permanecer cada item aguardando a necessidade de

uso pela empresa.

So componentes da estrutura funcional do Almoxarifado o recebimento, a

armazenagem e a distribuio.

Fonte: http://3.bp.blogspot.com


Recebimento de materiais

A atividade de Recebimento intermedia

as tarefas de compra e pagamento ao

fornecedor, sendo de sua

responsabilidade a conferncia dos

materiais destinados empresa.



Nota Fiscal

Documento fiscal emitido pelo Fornecedor quando da aquisio de materiais , para

notificao ao fisco dos impostos: IPI, ICMS e ISS, a serem recolhidos na venda de

mercadorias, prestando tambm ao transporte do estabelecimento vendedor at ao

do comprador.

A Nota Fiscal no serve para a cobrana, sendo emitidos a Fatura, a Duplicata e a

Nota Fiscal Fatura.



Fatura

Quando se trata de vendas prazo, a Fatura um aviso informativo do valor total

da Nota Fiscal, das parcelas e prazos em que a venda ser cobrada, indicando

tambm em que banco a(s) duplicata(as) sero cobrada(s).

Duplicata

um ttulo de crdito, cuja quitao prova o pagamento de obrigao oriunda de

compra de materiais ou de recebimento de servios. emitida pelo credor

(vendedor da mercadoria) contra o devedor (comprador).



Nota Fiscal Fatura

Algumas empresas aglutinam a Nota Fiscal e a Fatura em um s documento, a

Nota Fiscal Fatura, fazendo a cobrana de todas a s vendas por meio de

duplicatas.

Exemplo dos documentos: Duplicata e Nota Fiscal Fatura.



A partir das informaes da Nota Fiscal que se desenvolver o processo de

Recebimento de Materiais:

Entrada de Materiais

a. Na portaria da empresa

- Cadastramento dos dados de recepo

b. No Almoxarifado

- Exame de avarias e conferncia de volumes

- Recusa do recebimento

- Liberao do transportador

- Descarga




Conferncia quantitativa

a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo Fornecedor na Nota

Fiscal corresponde efetivamente recebida.

Conferncia qualitativa

Atividade tambm conhecida como Inspeo Tcnica, faz a confrontao das

condies contratas na Autorizao de Fornecimento com as consignadas na Nota

Fiscal pelo Fornecedor.

Vide figuras 13.4, 13.8, 13.10 (VIANA, 2006, pp. 290-299)




Regularizao

Atividade que caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela

confirmao da conferncia quantitativa e qualitativa.



Entrada no estoque por devoluo de material

Quantidade excedente utilizao devolvida ao Almoxarifado por meio do

documento Devoluo de Material.

Vide figura 13.14 (VIANA, 2006, p. 305)


Estratgias de compras

Verticalizao

a estratgia que prev que a empresa produzir internamente tudo o que

puder

Vantagens Desvantagens

Independncia de terceiros

Maiores lucros

Maior autonomia

Domnio sobre a tecnologia prpria

Maior investimento

Menor flexibilidade (perda de foco)

Aumento da estrutura da empresa



Horizontalizao

Consiste na estratgia de comprar de terceiros o mximo possvel de itens

que compem o produto final ou os servios de que necessita

Vantagens Desvantagens

Reduo de custos

Maior flexibilidade e eficincia

Incorporao de novas tecnologias

Foco no negcio principal da empresa

Menor controle tecnolgico

Deixa de auferir o lucro do fornecedor

Maior exposio



Comprar ou fabricar

Qual a melhor deciso?

A resposta s obtida por um estudo dos aspectos ligados estratgia

global da empresa, alm dos custos.

Fabricar Comprar

Processo A Processo B

Volume (unidade/ano) 10.000 10.000 10.000

Custo Fixo ($/ano) 100.000 300.000 --

Custo Varivel ($/unidade) 75 70 80



Comprar ou fabricar

Soluo 4.1:

a) CT = CF + (CV x q),

onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Varivel, e q = Quantidade

b) (CT) A = (CT) comprar

c) (CT) A = (CT) B



Comprar ou fabricar

Exemplo 4.2 (p. 98):

CT = CF + (CV x N),

onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Varivel, e N = nmero de casas



A maioria das empresas, a partir de um certo porte, utilizam softwares para

acompanhamento do processo de compras.


A conduta tica em compras

O problema da conduta tica comum a todas profisses

Dimenso mais relevante em algumas delas, como mdicos, engenheiros e

compradores

Valores monetrios envolvidos relacionados com critrios subjetivos

Cdigo de conduta tica


MARTINS, Petrnio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais. 2. ed. So Paulo: Saraiva, 2006.

VIANA, Joo Jos. Administrao de Materiais um enfoque prtico. So Paulo: Atlas, 2000.

Bibliografia

Documents

Administracao Materiais Gestao de Compras