ANÁLISE DA EFICIÊNCIA AMBIENTAL ATRAVÉS … Convibra Administração – Congresso Virtual Brasileiro de Administração – respondente o gerente do setor e três funcionários

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ANÁLISE DA EFICIÊNCIA AMBIENTAL ATRAVÉS DO FUNCIONAMENTO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE UMA EMPRESA PÚBLICA DO ESTADO DO

PARANÁ

Caroline Rodrigues Vaz (UFSC) [email protected]

Paulo Mauricio Selig (UFSC) [email protected] Ivanir Luiz de Oliveira (UTFPR) [email protected]

Rodolfo Reinaldo Petter (UTFPR) [email protected] Julio Rodrigues Vaz (UTFPR) [email protected]

Resumo: Este artigo tem como objetivo analisar o funcionamento do departamento de compras de uma empresa, para verificar o processo de compras de material de bens e serviços desde a aquisição até o recebimento do mesmo. Durante este parâmetro serão analisados inúmeros aspectos principalmente aqueles voltados à área ambiental. Para isto foi elaborado um questionário contendo vinte e quatro questões, o qual foi discutido com o departamento competente, analisando assim a presente situação do setor. Durante o trabalho serão citadas muitas leis, as quais visão trazer base para a explicação do seguinte conteúdo. Com todas estas análises realizadas partiu-se então para a relação entre o assunto e o meio ambiente, o qual se mostra foco da pesquisa, assim encontrar-se-á uma análise empírica para desta forma pode-se concluir com algumas observações o trabalho que vem sendo executado em determinado setor. Palavras-chave: eficiência ambiental; compras; administração pública.

Abstract: This article aims to analyze the operation of the purchasing department of a company, to verify the process of buying material goods and services from acquisition to receipt of same. During this parameter will be analyzed several aspects, mainly those aimed at the environmental area. For this we have developed a questionnaire containing twenty-four questions, which was discussed with the competent department, thus analyzing the present situation of the sector. During the work will be cited many laws, which bring basic vision for the explanation of the following content. With all these analyzes then broke for the relationship between subject and environment, which has shown the research focus, so it will find an empirical analysis for this way one can conclude with some remarks to the work being running in a particular industry.

Keywords: environmental effectiveness; purchases; public administration.

1. Introdução Na Administração Pública, o processo para aquisição de bens e serviços é regulamentada na


Lei 8.666/1993 e demais legislações associadas, que são empregadas no processo licitatório.

Segundo a Lei 8.666/93 compra é “toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente. Araújo (1985) afirma que a “melhor compra” é adquirir o material necessário, em tempo oportuno, em quantidades convenientes e pelo menor preço (BRASIL, 1993). A função da compra é ter um processo de planejamento da aquisição, licitação, julgamento das propostas de fornecimento de materiais e serviços, bem como a contratação de fornecedores destinada ao fornecimento dos materiais e serviços utilizados pelas empresas (GONÇALVES, 2004). A Lei 8.666/93 determina que nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa.

De acordo com a Constituição da República de 1988 a contratação de obras e serviços, locação e alienação, bem como a aquisição de materiais devem ser realizadas através de procedimento licitatório no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios (BRASIL, 1988).

A compra sempre se realiza por intermédio de um contrato bilateral, com o direito e obrigações e com pagamento de preço, como contra prestação da transferência do domínio do bem (BRASIL, 1993). O processo licitatório consiste em garantir a observância do Principio Constitucional da Isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração, ou seja, a que melhor atenda de maneira objetiva o interesse do serviço (BRASIL, 1993).

A Lei 8.666/93 tem como objetivo apresentar maior transparência nos processos licitatórios, trazendo redução de custos em função da competitividade, e criando outras formas de comprar, pelas modalidades de licitação (convite, concurso, concorrência, tomada de preço, leilão, pregão, dispensa e inexigibilidade).

Neste contexto o artigo tem como objetivo analisar o funcionamento do departamento de compras de uma empresa, para verificar o processo de compras de material de bens e serviços desde a aquisição até o recebimento do mesmo.

2. Metodologia O método escolhido para esta pesquisa foi o indutivo por fornecer bases lógicas à

investigação no setor de aquisições de bens e serviços, partindo de dados particulares suficientemente constatados, como a baixa Eficiência Ambiental nas Instituições Públicas Federais.

Para efeito de analogia entre o sistema de aquisições de bens e serviços e a Eficiência Ambiental em uma Instituição Pública, utilizou-se procedimentos técnicos como a pesquisa bibliográfica embasada na área ambiental e nas legislações brasileiras do Governo Federal, além de material publicado anteriormente, principalmente de livros, artigos de periódicos e materiais disponibilizados na Internet sobre o assunto.

Para isso realizou-se uma pesquisa de levantamento, escolhendo uma Instituição Federal para representar a totalidade do universo, na qual foi realizada a pesquisa de campo. Utilizando-se o instrumento de pesquisa, um questionário estruturado, composto por 24 questões, tendo como


respondente o gerente do setor e três funcionários do setor do patrimônio, financeiro e almoxarifado geral da Instituição.

A presente pesquisa foi classificada, quanto à natureza como uma pesquisa aplicada, por objetivar conhecimentos novos na cadeia de suprimentos, por intermédio do setor de compras da Instituição investigada.

Em função de seus objetivos a pesquisa foi exploratória e descritiva, por explorar e descrever os procedimentos e técnicas empregadas para a licitação e contratação de bens e serviços da Instituição pesquisada.

Em relação ao quesito abordagem o presente trabalho enquadra-se como uma pesquisa qualitativa por apresentar questões muito particulares difíceis de ser quantificáveis.

Podendo deste modo, realizar uma análise dos procedimentos de aquisição de bens/serviços no setor de comprar, podem influenciar na eficiência ambiental da Instituição, propondo assim alternativas de melhoramento.

3. Resultados e Discussões 3.1 Leis para aquisições de bens e serviços

1) Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000, “conhecida também como a Lei de

Responsabilidade Fiscal – LRF estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências”;

2) Lei Federal nº 8.666 de 21 de junho de 1993, “trata de uma regulamentação da Constituição Federal para normas de licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências”;

3) Lei Federal nº 10.520 de 17 de julho de 2002, “institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências”. A Lei complementar n° 101, de maio de 2000 tem como objetivo deixar explícito que as

contas e planejamentos fiscais devem ser totalmente transparentes para que desta maneira sejam evitados distorções nas contas públicas. O equilíbrio entre receitas e despesas também é um fator muito importante que deve ser controlado.

Faz parte da administração possuir e estabelecer os valores respectivos ao próximo ano, fazendo uma previsão da receita possivelmente gerada neste ano. Logo esta lei, faz com que seja obrigatória o planejamento e organização dos valores gerados por uma instituição pública.

Por sua vez, a Lei Federal n° 8.666 de 21 de junho de 1993 trata de assuntos relacionados a licitações e contratos administrativos, como compras, alienações, serviços gerais, obras, entre outros. Grande parte das contratações implicam em uma licitação, a qual visa a proposta mais vantajosa, de todos os aspectos, e não apenas financeiro.

Para cada serviço que venha a ser feito em uma instituição pública existe uma metodologia que deve ser seguida, dentro das licitações, pois estas são específicas para cada caso. Assim todo e qualquer serviço prestado possui um vínculo com a instituição.


E, por fim, a Lei Federal nº 10.520 de 17 de julho de 2002, apresenta uma modalidade de licitação denominada pregão que é regida por esta lei. Um fator muito importante que deve ser destacado é que no segundo artigo desta lei parágrafo primeiro, existe a citação da possível utilização de recursos tecnológicos no que diz respeito a regulamentação específica. Desta forma, a tecnologia esta sendo agregada a novas formas de licitações, os pregões, os quais podem auxiliar muito na agilidade e rapidez deste processo.

3.2 Funcionamento de departamento de compras O ciclo de aquisição inicia-se a partir da identificação da necessidade de aquisição de

bens/serviços para determinado setor ou atividade na organização. Após a identificação o requisitante encaminha uma solicitação do bens/serviço ao apontador com uma descrição completa do objeto (tamanho, quantidade, peso, cor, etc.) e com uma pesquisa de mercado com no mínimo três fornecedores com seus respectivos valores estimados.

O apontador analisa os valores do objeto e verifica a dotação orçamentária do setor (essa dotação é estipulada de acordo com a quantidade de alunos e professores na área de ensino e, na parte administrativa pelo gasto de água, luz, telefone) e a real necessidade da aquisição, se o apontador deferir a solicitação é encaminhado para análise do chefe imediato do setor, após o gerente de área (no caso da Instituição seria ou para gerência de ensino, gerência administrativa ou para as relações empresariais), depois ao ordenador de despesa (no caso da instituição de ensino o diretor geral), ao gerente de planejamento de administração e por fim ao departamento de materiais e patrimônio. A figura 1 apresenta o ciclo de requisição do pedido:

Figura 1 - Aquisição de bens/serviços


Fonte: Autoria própria.

A solicitação do pedido, quando liberada pelos departamentos para aquisição, é encaminhada para o setor de compras onde se inicia todo o processo licitatório. Primeiramente se anexa a autorização para licitar o bem/serviço requerido com o ato de designação. A lei exige a designação formal de um dirigente responsável em cada processo de compra, o qual geralmente delega os trabalhos operacionais a um gestor de compras, denominado “agente de compras”, afirma Fernandes (2003). Define-se as modalidades de licitação de acordo com os valores limites apontadas pela Lei 8.666/93, no caso da Instituição as modalidades mais utilizadas é a dispensa pela simplicidade e


agilidade, e o pregão eletrônico.

A abertura do processo administrativo é devidamente protocolado e enumerado, pela Comissão Permanente de Licitação, formado por sete pessoas, sendo dos setores de compras, patrimônio, financeiro e quando o bem é muito especifico o requisitante. Elaborando-se a minuta de edital encaminha para procuradoria jurídica para a emissão da nota técnica, volta para o setor de compras para as devidas correções e se emite a nota do edital final de licitação. Assim, agenda-se a ata de abertura do certame licitatório, publica o edital e se realiza a seção pública. Posteriormente, emite-se nota de empenho do objeto, com a confirmação do pedido com o fornecedor que apresentou melhor preço unitário do material. A figura 2 mostra o ciclo do setor de compras:


Figura 2 – Ciclo do Setor de Compras




As Instituições possuem ainda um cartão de crédito corporativo para aquisições de bens emergenciais (café, lâmpadas, papel higiênicos, trocar uma fechadura) e de pequeno vulto, esse cartão é do governo federal, confiado a um servidor administrativo da instituição do setor de compras, no qual responde pela conta. Os procedimentos de aquisição dos bens seguem as mesmas regras. Porém, realiza-se primeiro a compra do produto e depois se presta a dispensa no setor financeiro da Instituição. As aquisições de bens não podem ser fracionadas (várias vezes o mesmo produto em diferentes períodos de tempo), por isso é realizado um calendário de planejamento de requisições por setores no final de cada ano, efetuando um montante de compras e deixando estocado no almoxarifado geral da Instituição, tendo dispensa conforme a necessidade de cada setor.

O objeto adquirido é recebido no almoxarifado geral da organização e encaminhado ao requisitante para a conferência do pedido e o atesto da nota fiscal e a efetivação do pagamento no setor financeiro, se o objeto for para estocagem externa. No caso interno o objeto é recebido, assinado a nota fiscal, realizado o pagamento e o cadastrado no sistema de orçamento e gestão (SIORG) da instituição. Nesse setor apenas são estocados materiais de expedientes (pastas, canetas, folhas sulfites, blocos de papeis, cartolinas) e de limpeza e conservação (cera e álcool). Os produtos químicos adquiridos são enviados imediatamente para os laboratórios requisitantes, os de gêneros alimentícios para o refeitório e os suprimentos de informática (CDs, DVDs) não tem, chega para Instituição por doação da Receita Federal.

O setor almoxarifado geral não possui legislações específicas, apenas é realizada uma portaria no nome do funcionário responsável pelo setor, conforme as normas estabelecidas pela Instituição. Em cada dois anos o setor recebe auditoria, realizada pela Receita Federal. A figura 3 ilustra o ciclo do setor do almoxarifado:

Figura 3 - Ciclo do Almoxarifado Geral



No caso de aquisições de bens permanentes (equipamentos laboratoriais, móveis, produtos informatizados, automóveis) após o recebimento no almoxarifado geral é encaminhado à nota fiscal para o setor de patrimônio e outra copia da nota para o setor financeiro da Instituição, no qual os dados desses bens (enumeração da nota fiscal) são passados para o sistema administrativo de patrimônio (SAP) e para o sistema integrado de administração financeira (SIAFI) do governo federal, cada equipamento recebe um código (com 3 a 9 dígitos), sendo os três primeiros números a classe que esse bem pertence. Exemplo da classe dos bens permanentes da Instituição: 132 são materiais de informática; 265 são mesas.

O controle das garantias e as manutenções dos bens adquiridos são especificados na nota fiscal, geralmente os bens vêm com um ano de garantia. Para a Instituição se desfazer de um bem que esta em desuso, o processo ocorre de acordo com os seguintes decretos:

a) Decreto nº 6087, de 20 de abril de 2007: “Altera os arts. 5o, 15 e 21 do Decreto no 99.658, de 30 de outubro de 1990, que regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material, e dá outras providências”;

b) Decreto nº 99.658, de 30 de outubro de 1990: “Regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material”.

O setor patrimônio para seu funcionamento segue a normativa editada pelo Ministério de Fazenda:

a) CGU nº 04, de 17 fevereiro de 2009: “Possibilita a utilização de Termo Circunstanciado Administrativo (TCA) para apuração de extravio ou dano que implique em prejuízo de pequeno valor”.

A área de compras esta organizada na forma de sistema, integrado por todas as unidades administrativas. O sistema de serviços gerais (SISG) foi editado pelo Decreto nº 1.094, de 23 de março de 1994, para regulamentação de contratações e modernização do setor de compras. Tendo como objetivo organizar, sob a forma de sistema, a gestão das atividades de serviços gerais, desde edifícios públicos até materiais e documentação do Governo Federal.

Para a transparência dos gastos do orçamento anual distribuído pelo Governo Federal todas às Organizações Públicas Federais, utilizam o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG) e o Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI), que possibilitam em tempo real, consultas, registros de documentos, operações, controles e compatibilização das atividades relacionadas com licitações de bens/serviços, acompanhadas por Brasília.

O SIAFI tem uma integração com o SIASG no processo de gestão, ao vincular a liberação de recursos para o empenho, ao registro e ao trânsito dos contratos celebrados no sistema. O SIASG é constituído por um conjunto de módulos que realizam procedimentos do processo de compras e contratações. Todos os módulos estão conectados a plataforma web, possibilitando o acesso por meio da Internet, tendo como ponto de entrada o portal Comprasnet. O portal também permite a consulta a uma base de legislação, normas e manuais sobre compras (FERNANDES, 2003).

A estrutura do SIASG segundo Fernandes (2003) é composto por:


a) Cadastro de fornecedores;

b) Catálogos de materiais e de serviços; c) Divulgação eletrônica de editais;

d) Registro de preços praticados; e) Emissão de ordem de pagamento;

f) Gestão de contratos; g) Portal Comprasnet.

O Comprasnet é um portal de compras do Governo Federal na Internet, no endereço “www.comprasnet.gov.br”, no qual são oferecidos serviços de cadastramento de fornecedores (SICAF), de consulta aos catálogos e aos preços praticados, de publicação de avisos, editais, resultados de licitações, extratos de contratos, além dos programas de acesso ao pregão e à cotação eletrônica e da consulta a estatísticas do SIASG e à base de legislação, normas e publicações sobre licitação (FERNANDES, 2003).

O SICAF foi qualificado como “registro cadastral oficial do Poder Executivo Federal” pelo Governo Federal em 1994 salienta Fernandes (2003), na qual proíbe a realização de qualquer compra ou contratação junto a fornecedores não cadastrados no sistema.

Fernandes (2003) afirma que os órgãos e entidades da administração federal fazem o uso do SIASG no processamento de todas as compras e contratações de bens e serviços. Assim o Tribunal de Contas da União (TCU), e a Comissão Mista de Orçamentos do Congresso Nacional, dispõem de acesso franqueado às informações para a utilização nos trabalhos de acompanhamento das contas públicas.

3.3 Influência do setor compras na Eficiência Ambiental Analisando em um aspecto geral o processo de compras ou sistema de aquisição de bens/serviços não existem muitos tópicos para se relacionarem com a Eficiência Ambiental, porém, se analisada de forma profunda, encontram-se muitos assuntos que podem ser citados dentro deste contexto.

Após ter verificado um pouco sobre como se dá todo o processo de compra dentre da instituição analisada, pode se apontar alguns aspectos que estão relacionados à parte ambiental, tais como a correta utilização do sistema anual de pedidos, ou do sistema de comprar imediatas, e até mesmo do método de entrega.

Como pode ser verificado, o conceito de Araújo (1985), a melhor compra é destacada por alguns parâmetros, que devem ser cumpridas para a rotatividade do ciclo, dentro destas constatações, duas delas são importantes para esta Eficiência Ambiental, uma delas e a compra do material necessário e a outra e a compra na quantidade certa.

Primeiramente seguindo-se estas indicações, já existem um certo cumprimento das especificações. Explicando cada uma destas constatações, percebe-se que quando é realmente pedido o produto que será utilizado, não ocorrerão desperdícios de produtos que não terão nenhum uso, ou seja, se for feito pedido apenas de produtos que são utilizados, não sobrarão produtos. A segunda explica-se pela demanda de quantidade, uma vez que a quantia certa é pedida evita-se novamente desperdício, principalmente, economizando dinheiro, não jogando


produtos fora, e poupando assim muitas variáveis ambientais. A implantação de portais é muito importante, pois facilita assim o trabalho de muitas pessoas, economiza tempo, não são necessárias buscas intensas, e de maneira indireta economizará menos energia, menos papel, entre outros artefatos. O sistema computadorizado substitui muito o arquivamento de papeis, e a impressão dos mesmos, causando assim menos impactos ao meio ambiente, e tornado o trabalho mais rápido, uma vez que em casos como estes são necessárias muitas autorizações e pesquisas.

Como já mencionado, este processo de planejamento de aquisição de bens/serviços ocorrem geralmente de ano em ano, assim o processo bem feito uma vez não gerará grandes prejuízos, pois se forem requisitados em uma quantidade certa de bens, não será necessário realizar uma segunda aquisição, pois a geração de um novo ato de compra, ocorrerá mais gasto das variáveis dependentes de aspectos ambientais.

4. Considerações Finais Uma grande burocracia gira em torno de uma simples aquisição de produto, como já

comentado anteriormente, não se possui este pensamento, pois existe uma grande programação por trás de todo este sistema. As novas tecnologias têm ajudado muito nos vários procedimentos do processo de aquisição e tem poupada as variáveis ambientais (como por exemplo, desperdícios de materiais).

Alguns aspectos muito importantes já estão sendo utilizados, como por exemplo, os portais para busca de fornecedores, o que são grandes poupadores de matéria-prima natural. Como se trata de um longo processo neste meio tempo o gasto com energia elétrica, papel, tinta de impressão, combustível de entrega, entre outros é muito grande, e os recursos naturais devem suprir esta demanda.

Contudo como seu viu quando realizada uma boa compra atendendo certos parâmetros de aquisição esta demando tende a diminuir. Com o passar dos tempos novas tecnologias serão criadas diminuindo ainda mais a utilização destes artefatos principalmente o papel, como o uso do computador.

No parâmetro de bens de consumos algumas economias podem ser visualizadas, como no pedido da quantia certa de materiais para que assim, aqueles que possuem prazo de validade não permaneçam estocados, ficando em desuso, e assim perdendo sua utilidade, tornando-se um desperdício.

Os reaproveitamentos internos também são de suma importância para a economia de materiais, sempre que possível este procedimento deve ser adotado, outro fator que também é importante é o bom manejamento do estoque para que desta maneira sejam utilizados de forma gradativa os produtos, ou seja, que venham a ser utilizados de acordo com sua data de entrada na instituição.

Tudo o que está estocado deve ser de conhecimento daqueles que utilizam os produtos, para que estes saibam que existem produtos à disposição, e seria interessante que fosse repassada, em média o quanto de material é usado por cada usuário, por exemplo, pincel atômico, para que o utilizam, as informações de mais ou menos quanto se podem utilizar durante um semestre para que se tenha mais ou menos ideia do valor que possa ser consumido.

Por fim, todo o processo de aquisição de bens/serviços ou processo de compras deve-


se realizar de uma maneira sustentável, desde do encarregado dos pedidos até o administrador de estoques para que desta forma se tenha uma gestão sustentável de todo o setor.

Referências ARAÚJO, J. S. Administração de Materiais. 5. ed., São Paulo: Atlas, 1985.

BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília: Senado Federal, 1988. BRASIL. Lei de Licitação Federal nº 8666, de 21 de junho de 1993.

BRASIL. Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000. BRASIL. Lei Federal nº 10520, de 17 de julho de 2002.

FERNANDES, C. C. C. Transformações na gestão de compras da administração pública brasileira. In: CONGRESO INTERNACIONAL DEL CLAD SOBRE LA REFORMA DEL ESTADO Y DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, 7., 2003, Panamá. Anais..., Panamá: CLAD, 2003.

GONÇALVES, P. S. Administração de Materiais: obtendo vantagens competitivas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.

LAMBERT, D. M.; STOCK, J. R., VANTINE, J. G. Administração estratégica da logística. Trad. Maria C.Vondrak. São Paulo: Vantine Consultoria, 1998, 912p.

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