Apresentação do Curso - conexxoes.com.br · organização a obter uma força de trabalho qualificada e diversificada e, posteriormente, assegurar a sua manutenção? 6. Quais são

Apresentao do Curso

Perfil da sala

E se voc fosse criar uma organizao do zero?

Como o setor pblico se diferencia do Setor Privado?

Qual a importncia do planejamento da fora de trabalho?

Quais as consequncias da falta de planejamento?

Dilemas entre as foras ocultas do setor pblico

Conflito entre demandante e ofertante de trabalho dentro e fora do setor pblico

Nelson Marconi 3

www.conexxoes.com.brNelson Marconi

Objetivos Gerais

Situar o planejamento da fora de trabalho no mbito do planejamento estratgico da organizao

Identificar etapas para o planejamento da fora de trabalho

Exercitar uma metodologia para levantamento das necessidades de recursos humanos para a sua organizao, abrangendo a dimenso quantitativa e qualitativa

Reconhecer os fins e aplicaes do planejamento da fora de trabalho

Nelson Marconi 4


O planejamento da fora de trabalho

Processo sistemtico e contnuo de avaliao das necessidades futuras de recursos humanos.

Envolve:

Ambiente

Quantitativo;

Composio;

Perfil

Possibilita a definio das estratgias e aes necessrias para atender tais necessidades

PDCA

Planejar

Executar

Verificar

Corrigir

Nelson Marconi 5


Por que implementar o planejamento da Fora de Trabalho

Antecipar as adaptaes necessrias no quadro de servidores frente a futuras mudanas organizacionais

Identificar e reduzir lacunas entre a fora de trabalho disponvel e necessria no futuro

Definir quadros de servidores ideais

Definir melhores polticas de gesto de recursos humanos

Possibilitar maior previsibilidade oramentria

Nelson Marconi 6


Sequncia do Curso

Definies

Metodologia

Implementao

Mdulo 1 Conceitos bsicos e definio do perfil necessrio;

Modulo 2 Clculo do quantitativo necessrio de servidores

Mdulo 3 Clculo do quantitativo necessrio de servidores

Mdulo 4 Estratgias e aes de polticas e instrumentos auxiliares

Nelson Marconi 7


Bases e Definies Mdulo 1

Nelson Marconi 8


Definio do Planejamento da fora de trabalho

Instrumento de gesto de recursos humanos que, aliado ao plano estratgico, contribui para o alcance dos objetivos e

metas da organizao, desenvolvido em etapas sucessivas de levantamento e anlise de dados

Nelson Marconi 9


o processo que deve possibilitar...

A estimativa da magnitude do quadro de servidores de uma organizao, de uma rea ou que efetuam determinado processo de trabalho....

bem como a definio das habilidades, experincias, conhecimentos e atitudes adequadas para desempenhar as tarefas corretas no local e momento oportuno,

de forma a contribuir para o alcance das metas e o sucesso da organizao

Nelson Marconi 10


Objetivos do PFT

1. Adequar o perfil dos servidores s atribuies da organizao

2. Estimar os quantitativos desejados para as diversas reas

3. Planejar as estratgias e aes de recrutamento, seleo, alocao, remanejamento e capacitao para os servidores

4. Possibilitar maior previsibilidade oramentria das despesas com pessoal

Nelson Marconi 11


Assim, o planejamento da fora de trabalho deve:

Considerar as reas em que a organizao ir centrar sua atuao no futuro

Definir o quantitativo, perfil e competncias necessrios para o desempenho destas atribuies

Avaliar a quantidade, o perfil e a distribuio atual do quadro de servidores nas diversas reas

Traar estratgias para alcanar o quantitativo e o perfil desejados

Nelson Marconi 12


Questes tpicas do PFT

Questes essenciais

Quais so as atividades desempenhadas pela organizao?

Qual o perfil necessrio dos servidores?

Como as atribuies da organizao influenciam essa resposta?

Quantos servidores so necessrios?

Como relacionar volume de trabalho e as atribuies da organizao?

Em que reas devem atuar estes servidores?

Questes secundrias

Estrutura de incentivos

Nelson Marconi 13


Detalhamento de questes relevantes

1. Quais so as habilidades vitais que a fora de trabalho deve possuir para possibilitar o alcance dos objetivos e metas da instituio?

2. Quais so as mudanas esperadas nas atividades, processos e fluxos de trabalho da organizao, em funo de redefinies na misso, metas, prioridades polticas, avanos tecnolgicos e do processo de terceirizao?

3. Quais so os impactos sobre os recursos humanos da organizao?

4. Quais sero as habilidades necessrias no futuro e quais deixaro de ser, dado este cenrio?

Nelson Marconi 14


Outras questes importantes que devem ser consideradas na elaborao do PFT

5. Quais so as estratgias de recrutamento, redistribuio, capacitao e reteno (incentivos) que devero ser implementadas para ajudar a organizao a obter uma fora de trabalho qualificada e diversificada e, posteriormente, assegurar a sua manuteno?

6. Quais so os desafios que a instituio enfrentar para implementar estas estratgias?

7. Quais so as estratgias que a organizao dever adotar nos prximos anos a fim de suprir as deficincias de habilidades que podero surgir devido aos desligamentos e aposentadorias?

8. Quais so as barreiras estatutrias, administrativas, estruturais ou culturais identificadas para a reestruturao da fora de trabalho?

Nelson Marconi 15


Quais as dificuldades para o clculo do PFT no setor pblico ?

Planejamento da fora de trabalho X projetos

No limite, as atividades de uma rea podem convergir para o desenvolvimento de projetos

No devemos estruturar quadros permanentes para projetos temporrios

Picos Contratar outro funcionrio ou pagar hora extra?

Como comunicar e envolver a fora de trabalho nesse processo ?

Nelson Marconi 16


As etapas sequenciais do planejamento da fora de trabalho so:

Identificao da misso / objetivos da organizao

Identificao dos principais parceiros e sustentadores do planejamento da fora de trabalho

Avaliao das potenciais mudanas futuras em relao ao ambiente externo e interno para determinar o cenrio de atividades mais provvel para o perodo considerado;

Identificao dos macroprocessos de trabalho da organizao / principais produtos / metas

Nelson Marconi 17



Previso de mudanas futuras, aprimoramentos e modernizao nos macroprocessos de trabalho

Levantamento do nmero de servidores que atuam nestes processos de trabalho

Nelson Marconi 18



Definio do perfil necessrio para a fora de trabalho

Atravs de entrevistas

Atravs de levantamentos de perfis de competncias

Devem ser consideradas as projees de mudanas futuras na operacionalizao dos processos de trabalho

Levantamento do perfil atual dos servidores que atuam nos diversos processos de trabalho atravs de:

Banco de talentos,

Anlise da chefia e,

Realizao de entrevistas, como instrumento opcional complementar

Nelson Marconi 19



Levantamento do volume de trabalho, tempo de execuo, jornada e regime de contratao das pessoas que atuam nos diversos processos de trabalho

Definio dos indicadores a serem utilizados no clculo do nmero necessrio de servidores

Clculo do nmero necessrio de servidores para atuao nos processos de trabalho (considerando tambm o regime de contratao)

Nelson Marconi 20



Estimativa do impacto no quantitativo de pessoal decorrente da evoluo futura dos desligamentos e aposentadorias e das projees de melhorias nos fluxos de execuo das atividades

Definio de instrumentos e metas (e respectivos responsveis) para a reduo da defasagem entre o perfil / quantitativo atual e desejado

Nelson Marconi 21



Estimativa de custos e proposta de cronograma de implementao das metas estabelecidas

Comunicao do plano

Monitoramento e avaliao dos resultados

Nelson Marconi 22


Insumos prvios necessrios definio do perfil necessrio

As atribuies atuais da organizao

As mudanas esperadas em tais atribuies em funo da redefinio do papel da organizao

O mapeamento dos macroprocessos de trabalho

A estrutura atual e desejada para a organizao

O levantamento das funes existentes e identificao das desejadas, que sejam compatveis com os processos de trabalho da organizao

Nelson Marconi 23


Como definir o perfil necessrio de servidores?

Atravs de levantamentos das competncias necessrias para desempenhar um determinado processo de trabalho

O levantamento inclui:

O mapeamento das atribuies das funes existentes

Entrevistas com as chefias, os servidores que ocupam o prprio cargo, os parceiros e usurios dos servios prestados (internos e externos organizao)

A definio e utilizao de formulrios que permitam a consolidao destas informaes (levantamento de competncias)

Os gerentes e servidores estratgicos devem definir o perfil necessrio e definir se a competncia em anlise muito ou pouco requerida

Nelson Marconi 24



E o que fazer, uma vez definido o perfil requerido?

Os servidores e as chefias devem avaliar as competncias existentes e tambm atribuir uma gradao s mesmas

A comparao entre o perfil desejado e o atual permite saber se o servidores possuem um perfil adequado ao desempenho de suas atividades e traar uma estratgia de desenvolvimento profissional, se necessria, que pode implicar em capacitao ou redistribuio

Nelson Marconi 25



Um banco de talentos pode auxiliar no levantamento das competncias j existentes

O que um banco de talentos ?

um banco com dados sobre servidores, como escolaridade, competncias (atuais e requeridas), resultados de avaliaes de desempenho, experincia profissional, reas de interesse

Este banco deve concentrar todas as informaes importantes sobre os funcionrios de uma mesma instncia da administrao pblica, para serem compartilhados por secretarias ou ministrios

Nelson Marconi 26


Resumindo...

Levantamento dos objetivos

e metas

Desenho das atividades

Perfis Caractersticas

Indispensveis Desejveis

Nelson Marconi 27


ExerccioSituao 1

Vocs atuam em um hospital que at o momento realiza apenas atendimentos especializados e vai passar a realizar, a partir do prximo ano, tambm pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocs que faam uma identificao do perfil necessrio de servidores da rea finalstica do hospital.

Respondam:

Qual o perfil dos funcionrios que devero atuar na rea finalstica do hospital ?

distinto do atual ?

Como vocs fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais semelhante ao desejado ?

E quais aes vocs adotariam em relao aos servidores que no estivessem adaptados ?

Nelson Marconi 28


ExerccioSituao 2

A unidade que cuida da gesto de recursos humanos de sua organizao est sendo reformulada. Ser dividida em duas: uma cuidar das questes mais operacionais, como elaborao da folha, e outra cuidar das questes associadas s polticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades desenvolvidas na rea so apenas as de cunho operacional

Respondam:

Qual o perfil dos funcionrios que devero atuar na unidade de recursos humanos no futuro ?

distinto do atual ?



Nelson Marconi 29


ExerccioSituao 3

Vocs atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas ainda no sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energtico. Mas a empresa tomou a deciso de explorar esse recurso no futuro prximo.

Respondam:

Qual o perfil dos funcionrios que devero atuar nessa empresa para atender a essa deciso da organizao ?

distinto do atual ?



Nelson Marconi 30


Clculo do QuantitativoMdulo 2

Nelson Marconi 31


Insumos prvios necessrios ao dimensionamento quantitativo da fora de trabalho

As alteraes que vem ocorrendo nos processos de trabalho (como as inovaes tecnolgicas)

As tendncias para a composio da fora de trabalho em outras organizaes e pases

A evoluo natural da fora de trabalho: desligamentos, aposentadorias etc.

Nelson Marconi 32


ESTIMATIVA DA DEMANDA POR

FORA DE TRABALHO

Para realizar essa estimativa, necessrio conhecer as metas quantificveis associadas aos macroprocessos de trabalho da organizao

Macroprocessos de trabalho: conjunto de processos de trabalho que esto inter-relacionados e geram determinado produto; identificados atravs do desenho da cadeia de valor

Principal insumo para estimar o quantitativo e identificar o perfil necessrio so os processos de trabalho

Nelson Marconi 33


Estimativa da demanda por fora de trabalho

Os processos de trabalho devem estar previamente ajustados

E se existirem distores muito significativas?

A) propor uma soluo se houver tempo hbil;

B) levar em considerao que o resultado estar superdimensionado e dever ser aplicado um redutor sobre o mesmo

O nmero de ocupantes de cargos em comisso definido pelo redesenho da estrutura organizacional e no pelo mtodo aqui descrito

As mudanas futuras podem influir nos processos de trabalho?

Nelson Marconi 34


Como calcular o nmero necessrio de servidores ?

Quanto mais padronizado o processo produtivo, mais fcil ser estimar o nmero de servidores necessrios

Quando o processo no padronizado, os indicadores apresentados a seguir tero de ser adaptados

Neste caso, sero desenvolvidos outros indicadores

Tambm poder ser til adotar um referencial (benchmark)

Ou realizar entrevistas com as gerncias

Nelson Marconi 35



E se o prazo no possibilitar a aplicao da metodologia completa de PFT?

A aplicao da metodologia pode ficar restrita aos macroprocessos cuja execuo esteja associada aos servidores da carreira para a qual demandado o concurso

Podem ser utilizados indicadores j existentes e calculados pela empresa

Podem ser adotados valores referenciais definidos pela experincia passada ou por parmetros internacionais

Nelson Marconi 36



Como usar os indicadores nas reas meio ? e nas reas finalsticas que no so operacionais ?

A diferena principal, no clculo do indicador relacionado a processos de trabalho da rea meio, que muitas vezes no h como definir uma meta quantitativa de produtos.

Como poderamos proceder para calcular o quantitativo necessrio nesta situao ?

Nelson Marconi 37


Conceitos de Produtividade

PF/trabalho

VA/trabalho

Valor/trabalho

Nelson Marconi 38


Resumindo...

Nelson Marconi 39

Levantamento dos objetivos

e metas

Desenho das atividades Padronizao

Perfis Caractersticas

Indispensveis Desejveis

Quantificar Metas Volume Tempo Jornada


Detalhamento do ClculoMdulo 3

Nelson Marconi 40


Indicadores que possibilitam o clculo do nmero necessrio de servidores

Combinaes entre as informaes sobre:

as metas relativas aos produtos,

o volume de trabalho correspondente a cada bloco de atividades,

o tempo de servio necessrio para realiz-lo, e

a jornada de trabalho das pessoas que o efetuam

Nelson Marconi 41



ATRAVS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE

INDICADOR 1

=

= nmero necessrio de servidores

= meta relativa ao volume de produtos demandados

= produtividade mdia desejada para o servidor (tempo de execuo mdio)

jorn trab = jornada de trabalho efetiva das pessoas envolvidas naquele processo de trabalho

Nelson Marconi 42



ATRAVS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE

INDICADOR 1

A unidade de tempo pode corresponder a horas, dias, semanas ou meses, e deve ser semelhante para ambas variveis

E essa regra deve ser utilizada quando o processo de trabalho est claramente associado gerao de um produto especfico, ou possvel identificar o(s) produto(s) que cada servidor gera (se for mais de um produto, o clculo se repete)

Nelson Marconi 43



Quando o processo de trabalho gera uma srie de produtos e os servidores colaboram em todos produtos, tornando difcil a identificao do tempo destinado execuo de um produto especfico por parte de um servidor, deve-se adotar o seguinte mtodo, que uma generalizao do anterior:

#$% = '' ' logo, =

+,+ +

-./0/

#$% = carga horria total que se deseja dispender naquele processo de trabalho, ou para gerar um determinado volume de produtos em um perodo pr-definido

=meta relativa ao volume de cada produto demandado

= produtividade mdia desejada para o servidor (tempo de execuo mdio)

1 = um dos produtos associados a este bloco de atividades

2 = nmero de produtos associados a este bloco de atividades

Nelson Marconi 44



COMO USAR OS INDICADORES NAS REAS MEIO ? E NAS REAS FINALSTICAS QUE NO SO OPERACIONAIS ?

ALTERNATIVA 1

Uma alternativa, neste caso, associar a meta ao tempo de execuo da atividade

Por exemplo, ao estabelecimento de um prazo mximo de permanncia de um processo em um setor ao invs de um nmero de processos administrativos que devam ser analisados em um certo perodo, ou do prazo mximo para espera em um atendimento

Mesmo se a meta se referir ao prazo, deve ser calculado, de qualquer forma, o volume de produtos necessrio para cumprir os prazos determinados

Nelson Marconi 45



COMO USAR OS INDICADORES NAS REAS MEIO ? E NAS REAS FINALSTICAS QUE NO SO OPERACIONAIS ?

ALTERNATIVA 1

Neste caso, deve ser analisada a demanda de trabalho da rea no perodo desejado: quantos processos ingressam neste perodo, quantas pessoas desejam ser atendidas em tal perodo......

E uma vez reconhecida essa demanda, deve-se utilizar o indicador 1 para calcular o nmero de servidores necessrios

Nelson Marconi 46


Resumindo......

Nelson Marconi 47


ExerccioSituao 1

Vocs atuam em um hospital que at o momento realiza apenas atendimentos especializados e vai passar a realizar, a partir do prximo ano, tambm pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocs que faam uma estimativa do nmero de servidores necessrios na nova ala de pronto atendimento

Respondam:

Que informaes vocs considerariam para calcular o nmero de servidores diretamente envolvidos no pronto atendimento ? Que indicadores utilizariam ?

Qual seria a composio desse quadro de servidores administrativos ?

Qual o nmero ideal de servidores que devero atuar nessa nova rea ?

Nelson Marconi 48


ExerccioSituao 2

A unidade que cuida da gesto de recursos humanos de sua organizao est sendo reformulada. Ser dividida em duas: uma cuidar das questes mais operacionais, como elaborao da folha, e outra cuidar das questes associadas s polticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades desenvolvidas na rea so apenas as de cunho operacional

Respondam:

Que informaes vocs considerariam para calcular o nmero de servidores nessa diviso que cuida das questes operacionais relacionadas gesto de recursos humanos ? Quais indicadores utilizariam ?

Qual seria a composio do quadro de servidores que permaneceria cuidando dessa atividade ?

Qual o nmero ideal de servidores que devero atuar nessa atual atividade ?

Nelson Marconi 49


ExerccioSituao 3

Vocs atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas ainda no sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energtico. Mas a empresa tomou a deciso de explorar esse recurso no futuro prximo.

Respondam:

Que informaes vocs considerariam para calcular o nmero de servidores necessrio para atuar diretamente na extrao dessa nova fonte energtica, uma vez que ela j se encontre em produo ? Quais indicadores utilizariam ?

Qual seria a composio do quadro de servidores que estaria envolvido na extrao dessa fonte de energia ?

Qual o nmero ideal de servidores que devero atuar nesse macroprocesso de trabalho ?

Nelson Marconi 50



E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NO QUANTIFICVEL COM FACILIDADE ?

ALTERNATIVA 2

Outra possibilidade consiste na adoo de um critrio de proporcionalidade entre o nmero necessrio de servidores das reas meio e finalsticas

medida que forem realizados e disponibilizados os resultados de uma quantidade maior de planejamentos da fora de trabalho, a estimativa desta proporcionalidade poderia ser calculada e utilizada em outros PFTs, o que facilitaria muito o processo de definio do nmero necessrio de servidores

Nelson Marconi 51



E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NO QUANTIFICVEL COM FACILIDADE ?

ALTERNATIVA 2

O levantamento dos tempos e volumes de trabalho se resumiria aos processos de trabalho realmente essenciais para a organizao, vinculados aos principais produtos

E o quantitativo necessrio nos blocos de atividade das reas meio seria calculado de forma proporcional ao obtido para as reas analisadas

Mas essa alternativa s poderia ser disseminada aps a realizao de alguns PFTs em algumas organizaes

Nelson Marconi 52


Documents

Apresentação do Curso - conexxoes.com.br · organização a obter uma força de trabalho qualificada e diversificada e, posteriormente, assegurar a sua manutenção? 6. Quais são