MANUAL SUAP

PROCESSOS ELETRÔNICOS

DTI – Dezembro 2017(Atualizado em Março 2018)

Sumário

Introdução ..........................................................................................................................................................................................3

1. Criar processo eletrônico ...............................................................................................................................................................4

2. Adicionar documento no processo eletrônico .................................................................................................................................7

3. Encaminhar o processo eletrônico .............................................................................................................................................. 11

4. Receber o processo eletrônico .................................................................................................................................................... 15

5. Finalizar o processo eletrônico..................................................................................................................................................... 17

Introdução

Os módulos de documento eletrônico e processo eletrônico do SUAP, foi desenvolvido para atender o

Decreto nº. 8.539 de 08 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para realização do

processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica

e fundacional.

O objetivo deste manual é servir de consulta e auxiliar os usuários no aprendizado do módulo Processos

Eletrônicos do SUAP.

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1. Criar Processo Eletrônico

Para criar um processo eletrônico, deve-se seguir os seguintes passos:

Acessar no SUAP, o menu Administração – Processos Eletrônicos – Processos;

Na tela exibida, clique no botão (1), localizado no canto superior:

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(2) – É possível filtrar os processos eletrônicos através dos seguintes campos: Texto; Campus de criação; Setor de criação; Campus atual;

Setor atual; Tipo de Processo; Data/Hora da Criação; Nível de Acesso e Situação;

(3) – Os processos eletrônicos serão visualizados de acordo com a sua situação e é possível acessá-los através das seguintes abas: Meus

Processo; Meus Despachos Pendentes, Aguardando minha Ciência e Todos.

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Deve-se preencher os campos obrigatórios (*) do formulário. Após, clique no botão “Salvar” (1) para criar o processo eletrônico:

Digite o seu nome, como pessoa interessada (pode ter um ou mais interessados).

Selecione a opção, através do botão “BUSCAR” (já existe um pré-cadastro no sistema

SUAP, escolha, por exemplo: “Pessoal: Averbação de Tempo de Serviço”).

É o assunto principal que o processo se refere. Por exemplo: Solicito Averbação de Tempo de Serviço.

Define quem poderá acessar o processo: “Público” - Visível para todos os servidores; “Restrito” –

Acessado pelo setor criação e pelos setores que ele irá tramitar; ou “Privado” – O processo é encaminhado

para uma pessoa física ou jurídica.

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Selecione o setor de criação, usualmente vai aparecer somente o setor que o servidor está lotado e

cadastrado no SUAP.

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Você será redirecionado para o processo eletrônico criado, onde será possível verificar os dados gerais do processo (1), os

registros de ações que foram realizadas no processo (2), os trâmites do processo (3), além de diversas abas que permite, por

exemplo anexar documentos, acompanhar os despachos, entre outros (4):

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2. Anexar documentos no Processo Eletrônico

Para anexar documentos no processo, na aba “Documentos” (1), clique no botão (2):

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Como você optou por adicionar um documento através de upload, é exibida a seguinte tela, onde deve-se preencher os

campos obrigatórios (*). Após, clique no botão “Salvar” (1):

Preencher o assunto referente ao documento.

Selecione o arquivo que será anexado ao processo. Só permitido anexar arquivos com extensão: *.pdf

Selecione o tipo do documento, dentre as opções listadas.

Define o nível de acesso ao documento acessado: “Público”, “Restrito” (é visível apenas para o setor, no qual se encontra o

trâmite do processo) ou “Privado” (visível apenas para a pessoa que irá receber o processo).

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Escolha a opção Auto Completar, o campo “Setor Dono” ficará disponível para preenchimento.

Digite nesse campo, a sigla do setor, por exemplo COSIN.

Selecione o tipo do documento, dentre as opções listadas.

Selecione o tipo de assinatura: “Assinatura por Senha”

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Ao selecionar a opção “Assinatura com Senha”, a seguinte tela é exibida, preencha os campos obrigatórios (*). Após, clique no

botão (1):

Selecione o seu perfil, que é um cadastro no SUAP do cargo ocupado pelo servidor.

Digite a senha (é a mesma usada para acessar o sistema SUAP).

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Após, a assinatura do documento o sistema retorna a tela inicial do processo eletrônico, mostrando o arquivo anexado (1) e

informando quem assinou o documento (2):

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Para encaminhar o processo eletrônico para outro setor, clique no botão , na opção “Sem despacho” ou “Com

despacho” (1):

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3. Encaminhar o Processo Eletrônico

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No caso de selecionar – SEM DESPACHO: A seguinte tela é exibida, onde você deverá informar o setor para onde enviará o

processo, podendo optar por selecionar a opção “Auto Completar” ou “Árvore” (1), por exemplo, se selecionar a opção “Auto

Completar”, abrirá o campo “Setor de Destino” (2), digite o nome do setor, o sistema mostrará o setor basta selecioná-lo. Após,

clique no botão “Salvar” (3):

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Observação: Caso o nível de acesso do processo eletrônico seja PRIVADO, quando for encaminhado o processo a seguinte tela

será exibida, para que seja informado o nome do destinatário (1):

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A seguinte mensagem é exibida: “Processo encaminhado com sucesso” (1). Você pode acompanhar o andamento do processo

através da seção “Trâmites” (2), acessando o referido processo:

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Caso selecione a opção COM DESPACHO, é exibida a seguinte tela para informar o despacho, preencha os campos obrigatórios

(*). Após, clique no botão “Salvar” (1):

Digite nesse campo, o despacho que irá constar no seu processo.

Digite a sua senha, a mesma usada para logar-se no SUAP.

Escolha a opção Auto Completar

Digite nesse campo, o Setor de Destino.

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Selecione o Perfil, pré-cadastro no SUAP.

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4. Receber o Processo Eletrônico

Para receber o processo eletrônico, o setor destino deve seguir os seguintes passos para recebê-lo:

Na tela inicial do SUAP, na aba “Processos Eletrônicos” aparece os processos que foram enviados para o setor e que estão

aguardando o recebimento, para recebê-lo clique sobre a mensagem (1):

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Na tela são exibidos os processos que estão aguardando o recebimento, então clique no botão , na coluna “Opções”

(1), do processo o qual deseja receber:

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É exibida a seguinte tela mostrando a mensagem: Processo recebido com sucesso (1).

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Após todos os trâmites, deve-se finalizar o processo eletrônico, para isso deve-se acessar o processo de seu interesse, na tela

exibida, clique no botão (1):

5. Finalizar o processo eletrônico

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É exibida a tela, para que seja confirmada a finalização do processo, clique no botão “OK” (1):

Preencha o campo “Justificativa” e no campo “Senha”, digite a sua senha de acesso ao SUAP, após clique no botão “Enviar”

(1):

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O processo eletrônico será finalizado, conforme destacado na mensagem: “Processo Finalizado com Sucesso” (1). Se desejar

visualizar o processo final, clique no botão (2):

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