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Título: Comunicação InternaElaboração de Quadros de Avisos, Jornal Interno e Intranet

Desenvolvido Por: Talita Vallim

Processo Seletivo: Analista de Recursos HumanosImplantação de Projeto

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A COMUNICAÇÃO INTERNA A Comunicação Interna é a interação, os processos de trocas, os relacionamentos dentro de uma empresa ou instituição. Também chamada de Endocomunicação (ou Endomarketing), a Comunicação Interna é responsável por fazer circular as informações, o conhecimento.

Mesmo Nível de Subordinação

HORIZONTALVERTICAL Direção

Subordinados

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Importância da Comunicação nas Empresas

Hoje, apesar de termos muitas formas de obter informações e conhecimentos, nem sempre estamos nos comunicando. Existe grande diferença entre comunicação e informação.

Numa empresa não é diferente. Muitas informações são produzidas e causam impacto na vida dos funcionários, mas nem sempre geram mudanças de atitudes, ou ainda, causam confusão porque não foram divulgadas da forma adequada.

Outras informações sequer chegam aos verdadeiros destinatários porque um gestor não identificou a essência comunicativa de determinado fato. Daí o valor da Comunicação Interna numa organização.

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Motivação Por Meio da Comunicação

Os empregados são parceiros e quanto mais bem informados estiverem, mais envolvidos com aquela empresa, sua missão e seu negócio, eles estarão.

A Comunicação interna amplia a visão do empregado, dando-lhe um conhecimento sistêmico do processo.

Assim, o funcionário, sabendo o que seu trabalho representa no todo da organização, qual a importância das tarefas que realiza, do que produz, o desempenhará com mais eficiência.

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O PROJETO

O processo de Implantação de Comunicação Integrada tem como metas principais uma estreita articulação com a sua estratégia empresarial, um foco na comunicação direta/ face-a-face (Face To Face), e o estímulo a uma efetiva participação dos empregados e integração com os meios de comunicação.

A empresa deseja ser percebida como uma organização socialmente responsável e de excelência mundial.

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Os Propósitos

Manter a visibilidade e entendimento da Cultura, Diretrizes, Valores e Objetivos da empresa, contribuindo para o alcance dos resultados esperados;

Promover e manter internamente a Imagem Institucional (Conjunto de imagens que a empresa projeta para o mundo exterior e que ficam retidas na mente das pessoas com quem a empresa se relaciona) desejada da Empresa;

Divulgar assuntos de interesse dos empregados e da empresa, com qualidade;

Integrar pessoas, áreas e unidades; Conscientizar, habilitar e apoiar as lideranças para condução dos processos

de comunicação junto aos públicos internos e para o exercício de seu papel no aprendizado contínuo e de valorização das pessoas;

Estimular abertura para mudanças e inovações; Estimular uma ação cidadã dos públicos internos, alinhada à Atuação

Social da Empresa.

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IMPLANTAÇÃO

A construção de diretrizes para a Implantação de Comunicação Integrada envolverá as lideranças internas (da diretoria até a supervisão) desde a fase de diagnóstico (pesquisa da situação atual), passando pela discussão e validação do projeto e finalizando com a condução conjunta do processo.

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Os princípios que orientam esse processo compreendem:

Coerência entre discurso e prática: Assegurando um relacionamento de transparência e confiança com seus públicos internos;

Comprometimento das lideranças: Atuando como principais fontes de informações e agentes da Comunicação Interna e liderando  a comunicação direta com suas equipes;

Antecipação e agilidade: Ser a primeira fonte de informações para seus públicos internos sobre assuntos que dizem respeito à sua atuação;

Direcionamento, foco e interatividade: Tratamento de informações direcionadas pelas demandas de informações do público interno, com as lideranças ouvindo e interagindo com os empregados;

Freqüência e permanência: Ações planejadas e contínuas, mantendo a freqüência dos meios, da comunicação direta, eventos e campanhas;

Condução integrada: Articulação com o Sistema de Gestão da empresa e integração entre os meios: comunicação direta, eventos e campanhas;

Comunicação em crises e emergências: Posicionamento da empresa sobre o acontecimento de forma consistente e ágil, sendo fonte de referência segura para o público interno;

Monitoramento: Processo monitorado através de mecanismos definidos com critérios e periodicidade conhecidos pelos públicos internos;

Limite: Clara explicitação de razões que impedem a comunicação de decisões que não possam ser antecipadas para os públicos internos. 

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Ações e Meios de Comunicação Interna

Para a dinamização da rede de Comunicação Interna, são usados os seguintes instrumentos:

Suporte permanente às lideranças na condução da comunicação com suas equipes;

Capacitação em Comunicação: Ações permanentes de habilitação de todas as lideranças internas, através de workhops e seminários com foco em Comunicação;

Informe Gerencial: Pauta veiculada sempre que um fato demanda comunicação direta das lideranças com as equipes;

Matriz de Comunicação: Formulário utilizado pelas lideranças para decisões de impacto que demanda comunicação interna;

Comitês de Comunicação: Fóruns de participação de representantes de todas as equipes da empresa na gestão e produção da Comunicação Interna. Os integrantes são capacitados através de workshop e reuniões.

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EXECUÇÃO

Para alcançar os propósitos do Programa de Gestão da Comunicação Interna, será provida a integração entre os meios de comunicação, a comunicação direta e os eventos e campanhas.

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Os Meios de Comunicação

Jornal Interno: Publicação que tem como público prioritário os empregados e seus familiares. Seu papel é discutir e traduzir grandes temas da empresa e do mundo e destacar iniciativas dos empregados;

Boletim: Apresentam em notas curtas, informações do dia-a-dia da empresa. É veiculada nos quadros de avisos, displays nos restaurantes e Intranet;

Quatro de avisos: Mural em todas as unidades da empresa, aborda assuntos específicos da unidade e de interesse geral dos empregados;

Intranet: Fonte de acesso amplo, fácil e rápido, com notícias curtas de assuntos ligados à empresa (Restrito à funcionários com acesso à computadores);

Informe Gerencial: Fornece ao grupo gerencial informações que devem ser repassadas às equipes (ou que poderão ser úteis para esclarecer duvidas levantadas pelos empregados).

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A Comunicação Direta

A Comunicação Interna prioriza a comunicação direta das lideranças com as equipes. As Lideranças participarão de um programa de capacitação em Comunicação.

Eventos e Campanhas

Diversos eventos e campanhas técnicas e sociais serão promovidos pela empresa constituindo oportunidades de participação, integração, valorização e reconhecimento das pessoas.

O papel da Comunicação Empresarial nestas oportunidades é dar suporte à divulgação e condução, além de monitorar os resultados.

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Monitoramento

O monitoramento da Gestão da Comunicação Interna incluirá uma pesquisa de Comunicação com o nível operacional.

Avaliação com as Lideranças usando um mapa de diagnóstico que abrangerá:

Fatores de Pesquisa de Clima; Pesquisas realizadas nos seminários de comunicação com as

lideranças; Avaliação pelos integrantes da Comunicação; Formulários de avaliação imediata e sondagem com amostragem

de lideranças.

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Expectativas

Serão desenvolvidas métricas para a medição após um período previamente definido partindo do início de execução do projeto, para que possam ser averiguados quais os resultados obtidos pelo mesmo desde o início de sua execução.

Para melhor comparação, uma pesquisa inicial será feita antes da implantação (diagnóstico de situação atual), assim os resultados serão mais comprobatórios.

A expectativa é uma mudança significativa e positiva no olhar interno da empresa, que tragam os seguintes aspectos para a vigência interna:

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Reconhecimento consistente, por quase a totalidade (senão a totalidade) dos entrevistados de  uma evolução na Comunicação Interna da Empresa;

A Interatividade e o feedback na Comunicação Interna apontando aspectos com a melhor avaliação também de parte da maioria;

Os entrevistados ressaltando com extrema positividade a abertura ao diálogo por parte das lideranças, e estes apontando que as equipes de seu comando, são cada vez mais  participativas e exigentes, em função do crescente nível educacional e de informação que terão;

O mix de veículos de comunicação interna terão avaliação positiva pelos entrevistados, que demonstrarão compreensão bastante alta da proposta de cada veículo.

A maioria perceberá que a empresa se preocupa em divulgar informações relativas às mudanças no quadro acionário vivido pela empresa e à situação de mercado, considerando-se bem informada sobre a situação atual da empresa. As mudanças gerarão ansiedade, mas não comprometerão o conceito da empresa - sua imagem corporativa se manterá fortalecida.

Na comunicação direta via lideranças a capacidade de antecipação das informações será destacada, com a maioria afirmando que é a primeira fonte de comunicação;

Parceiros no Planejamento Estratégico e Produção de Veículos de Comunicação: A Empresa contará com parceiros no planejamento e da comunicação interna, na elaboração dos veículos e na editoração de peças.

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CONCLUSÃO

O processo de comunicação interna precisa ser valorizado e os canais que ele dispõe (jornais, boletins, intranet, murais...) disponibilizados de forma eficaz e atrativa para que realmente cumpram sua missão de integrar todo o quadro funcional de uma organização.

Comunicar é mais que informar, é atrair, é envolver. E neste processo, todos os empregados possuem seu valor e atuam de alguma forma em tornar uma organização bem informada ou não. Enfim, uma boa comunicação interna depende de todos!