ARQUIVOLOGIA

ARQUIVOLOGIA

Sumário: CONCEITOS BÁSICOS: ............................................................................................................................. 1

ARQUIVO: .............................................................................................................................................. 1

SUPORTE: ............................................................................................................................................... 1

DOCUMENTO: ....................................................................................................................................... 1

FUNÇÃO DO ARQUIVO X FINALIDADE DO ARQUIVO ................................................................. 1

FUNÇÃO: ................................................................................................................................................ 2

FINALIDADE: ......................................................................................................................................... 2

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS: ....................................................................................................... 2

QUANTO AOS ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO DO ARQUIVO: ............................................................ 2

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ou TEORIA DAS 3 IDADES ................................................ 3

VALOR DOS DOCUMENTOS:.......................................................................................................... 3

ARQUIVO CORRENTE ou DE 1ª IDADE: ........................................................................................ 4

ARQUIVO INTERMEDIÁRIOS ou DE 2ª IDADE: ........................................................................... 4

ARQUIVO PERMANENTES ou DE 3ª IDADE: ................................................................................ 5

QUANTO À ENTIDADE MANTENEDORA: ....................................................................................... 9

QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS: .............................................................................. 10

QUANTO À EXTENÇÃO DE SUA ATUAÇÃO: (LOCALIZAÇÃO) ................................................ 10

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ............................................................................................... 11

QUANTO AO GÊNERO: ...................................................................................................................... 11

TEXTUAIS/ESCRITOS: ................................................................................................................... 11

ICONOGRÁFICOS:........................................................................................................................... 11

FILMOGRÁFICOS: ........................................................................................................................... 11

CARTOGRÁFICOS: .......................................................................................................................... 11

MICROGRÁFICOS: .......................................................................................................................... 11

SONOROS: ........................................................................................................................................ 11

INFORMÁTICOS: ............................................................................................................................. 11

QUANTO À ESPÉCIE E A TIPOLOGIA TEXUTAL: ......................................................................... 12

ESPÉCIE DOCUMENTAL x TIPOLOGIA DOCUMENTAL; ........................................................ 12

QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO: .......................................................................................... 12

DOCUMENTOS SIGILOSOS: .......................................................................................................... 12

DOCUMENTOS OSTENSIVOS: ...................................................................................................... 14

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS: ................................................................................................... 14

FATORES FÍSICOS: ............................................................................................................................. 14

FATORES QUÍMICOS: ........................................................................................................................ 15

FATORES BIOLÓGICOS: .................................................................................................................... 16

MICROFILMAGEM: ................................................................................................................................ 16

VANTAGENS: ...................................................................................................................................... 16

GESTÃO DE DOCUMENTOS: ................................................................................................................ 17

FINALIDADES: .................................................................................................................................... 17

GESTÃO DE DOCUMENTOS x CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ........................................... 17

FASES DA GESTÃO: ........................................................................................................................... 18

PROTOCOLO: ........................................................................................................................................... 18

ATIVIDADES DE PROTOCOLO: ........................................................................................................ 18

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS OU DE PROTOCOLO: .................................................. 20

PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À CORRESPONDÊNCIA ou PROCEDIMENTOS DE

CORRESPONDÊNCIA: .................................................................................................................... 20

PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSO ou PROCEDIMENTOS DE PROCESSO:

.......... .................................................................................................................................................. 22

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: ........................................................................................................ 28

AQUIVAMENTO: ................................................................................................................................. 28

MÉTODOS:............................................................................................................................................ 28

MÉTODO ALFABÉTICO e VARIADEX: ........................................................................................ 28

MÉTODO GEOGRÁFICO: ............................................................................................................... 28

MÉTODO NUMÉRICO: .................................................................................................................... 30

MÉTODO IDEOGÁFICO: ................................................................................................................ 30

ESCOLHA DO MÉTODO: .................................................................................................................... 31

CLASSIFICACÃO ou ARRANJO ........................................................................................................ 31

REGRAS DE ALFABETAÇÃO: ............................................................................................................... 32

1a REGRA: COMUM ............................................................................................................................. 32

2a REGRA: SOBRENOMES COMPOSTOS ......................................................................................... 32

3a REGRA: SOBRENOMES COM NOMES DE SANTOS .................................................................. 32

4a REGRA: INICIAIS ABREVIADAS .................................................................................................. 33

5a REGRA: ARTIGOS E PREPROSIÇÕES .......................................................................................... 33

6a REGRA: SOBRENOME DE PARENTESCO ................................................................................... 33

7a REGRA: TÍTULOS QUE ACOMPANHAM O NOME .................................................................... 33

8a REGRA: NOMES ESTRANGEIROS................................................................................................ 33

9a REGRA: PARTÍCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS ................................................................ 33

10a REGRA: NOMES ESPANHÓIS / HISPÂNICOS: .......................................................................... 34

11a REGRA: NOMES ORIENTAIS E ÁRABES .................................................................................. 34

12a REGRA: NOMES DE INSTITUIÇÕES: ......................................................................................... 34

13a REGRA: NOMES DE EVENTOS ................................................................................................... 34

ARQUIVOLOGIA

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 1

CONCEITOS BÁSICOS:

ARQUIVO:

o É o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa

física ou jurídica ao longo de suas atividades; (Art. 2º Lei 8159/91)

Lugar físico que se guarda documentos;

Documentos que comprove suas atividades;

Provas de suas transações realizadas pela organização;

Documentos de qualquer natureza → produzidos e

recebidos pela pessoa física ou jurídica (pública ou

privada) que foram naturalmente acumulados ao longo da

atividade;

Lei 8159/91 Art. 2º Consideram-se ARQUIVOS, para os fins desta lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e

entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades especificas, bem como por

pessoas físicas, qualquer que seja o suporte de informação ou a natureza dos documentos.

SUPORTE:

o É o material físico (do que material) em que a informação foi registrada;

Os acervos arquivísticos podem ser constituídos por vários tipos

de suporte;

Suportes são variados:

Ex: CD; PAPEL; HD; PAPIRO; PERGAMINHO; VHS;

PEN DRIVE; DISQUETE; DVD…

Documentos produzidos mesmo que não estejam em

suporte papel são considerados documentos de arquivo;

Dicionário de Termologia Arquivista:

Suporte: material no qual são registradas as informações;

OBS: O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes;

DOCUMENTO:

o DOCTº = INFORMAÇÃO + SUPORTE

Entende-se por documento de arquivo a informação fixada em

suporte;

A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística

define que seus documentos podem ter suas informações fixadas

em uma variedade de suportes;

FUNÇÃO DO ARQUIVO X FINALIDADE DO ARQUIVO

FUNÇÃO DO ARQUIVO FINALIDADE DO ARQUIVO 1. Guardar e organizar os documentos,

tornado disponíveis as informações

mantidas sob sua guarda;

1. Servir de apoio à administração;

(finalidade principal/ primeiro momento)

→ servir à Empresa;

2. Servir de base para a história; (finalidade

secundária; segundo momento)

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Arquivo: Teoria e Prática:

Função do arquivo: a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas

no acervo documental sob sua guarda;

Finalidade dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos (1ª) é servir à administração,

constituindo-se, como decorrer do tempo, em base do conhecimento da história (2ª);

Lei 8159/91 Art. 1º: É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração (1ª), à cultura, ao

desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

FUNÇÃO:

Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua

guarda/ documentos mantidos sob sua guarda;

FINALIDADE:

PRIMÁRIA/ NO 1º MOMENTO:

o É funcional→ instrumento da administração (apoio à administração);

SECUNDÁRIA/ NO SEGUNDO MOMENTO:

o Considera-se o valor para história e cultura de uma sociedade; (ao

decorrer do tempo)

o Base de conhecimento da história da instituição a que pertence;

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS:

1. QUANTO AOS ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO DO ARQUIVO:

Por quanto tempo o documento deve ser guardado no arquivo?

o Pois se tem o problema de espaço;

o Solução: os documentos têm de ciclo de vida;

Ciclo de vida: controla a entrada e a saída dos

documentos;

Lei 8159/91 Art. 8º: Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e

permanentes.

Assim são classificados quanto aos estágios de evolução em:

a. CORRENTES ou DE 1ª IDADE;

b. INTERMEDIÁRIOS ou DE 2ª IDADE;

c. PERMANENTE ou DE 3ª IDADE;

3 FASES

ARQUIVOLOGIA


CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ou TEORIA DAS 3 IDADES

OBSERVAÇÕES:

VALOR DOS DOCUMENTOS:

Importância do documento para definir se o documento será guardado ou será

jogado fora;

Os documentos podem ser guardados pelos seguintes valores→ 2 valores:

a. VALOR PRIMÁRIO:

i. VALOR ADMINISTRATIVO:

O documento ainda é importante→ tem interesse

administrativo;

ii. DOCTOS

SERVEM DE APOIO À ADMINISTRAÇÃO;

Documentos que servem de apoio às atividades da instituição;

iii. TODO DOCUMENTO NASCE COM ESSE VALOR E DEPOIS O

PERDE;

iv. É UM VALOR TEMPORÁRIO;

b. VALOR SECUNDÁRIO:

i. VALOR HISTÓRICO;

ii. DOCUMENTOS QUE PRESERVAM A HISTÓRIA DA

INSTITUIÇÃO;

Documentos que preservam a memória/história da instituição;

iii. NEM TODO DOCUMENTO ATINGIRÁ ESSE VALOR;

Alguns documentos atingem esse valor; Ou seja, não nascem

com esse valor, esse é adquirido pelo documento;

iv. É UM VALOR PERMANENTE/ DEFINITIVO;

v. NÃO PODEM SER ELIMINADOS;

MENOS

UTILIZADO;

2ª IDADE

ARQUIVO

INTERMEDIÁRIO

ANTIGO;

VALOR

HISTÓRICO;

3ª IDADE

ARQUIVO

PERMANENTE

NOVO;

MUITO

UTILIZADO;

1ª IDADE

ARQUIVO

CORRENTE

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DEMOSTRATIVO:

I. ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO DO ARQUIVO:

ARQUIVO CORRENTE ou DE 1ª IDADE:

o Documentos mais NOVOS;

Documentos que entram no órgão e que vão para os setores

destinatários;

o Documentos mais utilizados (ATIVO→ arquivos ativos/correntes);

Constituídos de documentos com grande frequência de uso;

o Documentos EM TRAMITAÇÃO (em curso) → documentos em

circulação no órgão;

o Os arquivos correntes são transferidos, após o final de sua utilização,

aos arquivos intermediários, onde aguardam a destinação final;

o LOCALIZAÇÃO: pelo valor informativo que seus documentos

apresentam são mantidos PRÓXIMOS DE QUEM OS RECEBE

OU OS PRODUZ/ USUÁRIOS DIRETOS;

ARQUIVOS SETORIAIS→ ficam nos próprios setores;

Cada setor cuida de seus próprios documentos

(DOCUMENTOS SETORIAIS);

ARQUIVO CENTRAL/ GERAL→ fica fora do setor/ local

próximo;


Arquivo de 1ª idade ou Corrente:constituído de documentos em curso ou consultados

frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os

produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

Lei 8159/91 Art. 8º §1º: Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo

sem movimentação, constituam objeto de consulta freqüente.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIOS ou DE 2ª IDADE:

o Documentos POUCO UTILIZADOS (SEMI-ATIVO→ arquivos

semi-ativos/ intermediários);

Constituídos de documentos com baixa frequência de uso;

Documentos que deixaram de ser frequentemente

consultados, mas que ainda podem ser solicitados e utilizados

em situações administrativas;

Ainda têm valor de natureza administrativa;

o OTIMIZA O ESPAÇO dos setores;

MENOS

UTILIZADO;

2ª IDADE

ARQUIVO

INTERMEDIÁRIO

NOVO;

MUITO

UTILIZADO;

1ª IDADE

ARQUIVO

CORRENTE

VALOR PRIMÁRIO

(ADMINISTRATIVO)

ANTIGO;

VALOR

HISTÓRICO;

3ª IDADE

ARQUIVO

PERMANENTE

VALOR SECUNDÁRIO

(HISTÓRICO)

ARQUIVOLOGIA


Desafoga o problema de espaço de armazenamento;

o O ACESSO é RESTRITO ao setor que acumulou o documento ou a

outro setor autorizado por este;

Regra: único a ter acesso ao documento guardado no arquivo

intermediário é o setor que acumulou originariamente o

documento;

Teoricamente o documento ainda é do setor que

mandou;

Exceção: outro setor pode ter acesso ao documento, caso seja

autorizado pelo setor originário;

Ou seja: “o documento de arquivo transferido ao arquivo

intermediário permanece com o acesso restrito à unidade que

o acumulou, podendo, com autorização da unidade

acumuladora, ser acessado por outras unidades;

o Arquivo Intermediário: apenas guarda o documento para o dono;

o Arquivo Intermediário tem:

GRANDES PROPORÇÕES; (armazéns/ galpões…)

Grande volume de documentos;

> que o Arq.Corrente;

o NÃO PRECISA ESTAR PRÓXIMO à instituição;

o Os documentos da 2ª idade AGUARDAM SUA DESTINAÇÃO

FINAL (permanência transitória)→ são mantidos por conta dos

prazos prescricionais e aguardam destinação final;

DESTINAÇÃO FINAL:

ELIMINAÇÃO; ou

GUARDA PERMANENTE → Arq. Permanente;


Arquivo de 2ª idade ou Intermediários:Constituído de documentos que deixaram de ser

consultados frequentemente, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda

solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos

documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou

“purgatório”.

Lei 8159/91 Art. 8º §2º: Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de

uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua

eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

ARQUIVO PERMANENTES ou DE 3ª IDADE:

o Documentos HISTÓRICOS;

o Documentos que perderam o valor (utilidade) administrativo e

ganharam valor histórico (INATIVO);

Todos os documentos que pelo seu valor probatório,

informativo, histórico e de investigação não podem ser

destruídos, sendo, pois, de conservação permanente ou

definitiva;

o JAMAIS elimina/joga fora os seus documentos;

o O acesso é LIBERADO AO PÚBLICO em geral (nas fases anteriores

o acesso é restrito à administração);

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Arquivo de 3ª idade ou Permanentes:Constituído de documentos que perderam todo valor de

natureza administrativa, que se conservam em valor de seu valor histórico ou documental e que

constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

Lei 8159/91 Art. 8º §3º: Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor

histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Lei 8159/91 Art. 10: Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis;

RESUMO ESQUEMÁTICO:

CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANETE Documentos novos; mais

utilizados; ativos; em

tramitação; próximos aos

usuários diretos;

Documentos pouco utilizados;

semi-ativos; aguardam

destinação final; não precisam

ficar próximos aos usuários

diretos; grande proporção;

acesso restrito; otimiza espaço;

Documentos históricos;

inativos; não tem mais valor

administrativo; jamais joga

fora os arquivos; acesso

liberado ao público em geral;

OBS: A APLICAÇÃO DA TEORIA DAS 03 IDADES DOCUMENTAIS PERMITE

MELHOR FLUXO DOCUMENTAL NA UNIDADE, MELHORANDO AS

CONDIÇÕES DE SEUS ARQUIVOS;

II. TABELA DE TEMPORARLIDADE/ AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:

APLICAÇÃO DE INSTRUMENTO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTO:

“É instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e a DESTINAÇÃO FINAL dos

documentos. É criada por uma COMISSÃO DE AVALIAÇÃO e deve ser aprovada por

uma AUTORIDADE COMPETENTE do órgão.”

AVALIAÇÃO é a definição dos prazos de guarda e da destinação do documento. É realizada

por uma comissão de avaliação e resulta na elaboração da tabela de temporalidade, que

deverá ser aprovada por uma autoridade competente da instituição para que possa ser

implementada pelo órgão.

Lei 8159/91 → Exemplo de tabela:

PRAZO DE GUARDA

DOCUMENTOS CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINO

FINAL

OBSERVAÇÕES

Escala de férias 7 anos - Eliminação

Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação

Greve 5 anos 5 anos Permanente

Normas internas Vigência - Permanente

CRIAÇÃO: Comissão de avaliação (pessoa de cada área)

APROVAÇÃO: Autoridade Competente;

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A estrutura básica de uma tabela de temporalidade deve, necessariamente, contemplar:

I. Os conjuntos documentais produzidos e recebidos;

II. Os prazos de guarda nas fases correntes e intermediárias;

III. A destinação final (eliminação ou guarda permanente);

IV. Campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação;

OBSERVAÇÕES:

Cada entidade/ empresa criará sua tabela de temporalidade para seus

próprios documentos de arquivo;

o Assim: cada instituição terá que decidir especificamente, diante de

seus próprios critérios, quanto tempo tal documento ficará no arquivo

corrente; se ele irá ou não para o arquivo intermediário e por quanto

tempo ficará nesse; e qual será a destinação final do arquivo;

A AVALIAÇÃO É PESSOAL DE CADA INSTITUIÇÃO;

REALIZADA POR COMISSÃO DA

INSTITUIÇÃO;

AUTORIZADO/APROVADO POR

AUTORIDADE COMPETENTE;

Assim: NÃO HAVERÁ TEMPOS FIXADOS EM

NORMA GERAL PARA A GUARDA DE

DOCUMENTOS E SUA DESTINAÇÃO FINAL;

PRAZO DE GUARDA: VARIA DE DOCUMENTO

PARA DOCUMENTO E ESTARÁ EXPRESSO

NA TABELA DE TEMPORALIDADE DA

INSTITUIÇÃO;

A destinação e o prazo de guarda dos documentos são indicados pela tabela

de temporalidade;

O Arquivo não pode eliminar os documentos, sem uso, sem autorização

(tabela);

VANTAGENS DA AVALIAÇÃO:

1) GANHO DE ESPAÇO FÍSICO;

a. A avaliação dos documentos provoca, necessariamente, a conquista de

espaço físico;

2) FACILITA A ORGANIZAÇÃO (LOCALIZAÇÃO) DOS DOCUMENTOS;

a. Facilidade na organização e localização dos documentos;

b. O resultado esperado de um processo de avaliação de arquivo inclui o

aumento do índice de recuperação (localização) da informação, ou seja,

possibilita maior agilidade ao recuperar (localizar) documentos e

informações;

3) ECONOMIA DE RECURSOS HUMANOS E MATERIAIS;

a. A avaliação dos documentos provoca, necessariamente, uma diminuição

de gastos com recursos humanos e materiais;

V. CUMPRIMENTO DO CICLO VITAL:

ARQUIVOLOGIA


TRANSFERÊNCIA X RECOLHIMENTO X ELIMINAÇÃO

TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO ELIMINAÇÃO

É o envio de documentos

da fase corrente p/ a fase

INTERMEDIÁRIA;

É o envio de documentos

da fase intermediária p/ a

fase PERMANENTE;

É o envio de documento

da fase corrente ou

intermediária p/ o LIXO;

OBSERVAÇÕES:

Os documentos podem ser eliminados nas fases: corrente e intermediária;

Todo documento passa pela fase corrente (nascimento), mas nem sempre pelas

fases: intermediária e permanente;

o Ou seja: os documentos podem passar pelas 03 idades documentais, mas

obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

VI. SINAR: SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVO

“O conjunto de todos os arquivos dos órgãos públicos federais compõe o SINAR”

DEC 4073/02→ Regulamenta a Lei 8159/91 (Lei de política nacional de arquivos

públicos e privados;

SINAR:

Finalidade: IMPLEMENTAR A POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS

públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos

do arquivo;

Órgão Central: CONARQ

Integra o SINAR:

o Arq. Nacional; (arq. Permanente do Executivo)

o Arqs. do Executivo Federal;

Quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR

por intermédio de seus arquivos centrais;

o Arqs. do Legislativo Federal;

Quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR

por intermédio de seus arquivos centrais;

o Arqs. do Judiciário Federal;

o Arqs. Estaduais dos 3 Poderes;

MENOS

UTILIZADO;

2ª IDADE

ARQUIVO

INTERMEDIÁRIO

ANTIGO;

VALOR

HISTÓRICO;

3ª IDADE

ARQUIVO

PERMANENTE

NOVO;

MUITO

UTILIZADO;

1ª IDADE

ARQUIVO

CORRENTE

TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO

RECOLHIMENTO

ELIMINAÇÃO

ELIMINAÇÃO

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o Arqs. do DF dos 3 Poderes;

o Arqs. Municipais dos Poderes Executivo e Legislativo;

Pessoas físicas e jurídicas de direito privado (detentora de arquivos)→ podem

integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central;

Competências:

o Promover: Gestão, Preservação e o Acesso às informações e aos

documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as

diretrizes e normas emanadas do órgão central;

o Disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas

pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;

o Implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a

garantir a integridade do ciclo documental;

o Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

o Apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;

o Prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;

o Apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos

legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política

nacional de arquivos públicos e privados;

o Promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de

atuação;

o Propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados

de interesse público e social;

o Comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao

patrimônio arquivístico nacional;

o Colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e

privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias

referentes a arquivos;

o Possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras

setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;

o Proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de

arquivo, garantindo constante atualização.

Integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ,

sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Continuação:

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS:

2. QUANTO À ENTIDADE MANTENEDORA:

a. Qual entidade mantém/ detêm guarda sob o arquivo?

i. Entidade: PÚBLICA x PRIVADA;

PÚBLICA PRIVADA

Mantidos por órgãos/ entidades

públicas ou por entidades privadas

encarregadas da gestão de serviço

público;

Mantidos por entidades privadas

(pessoas físicas ou jurídicas)

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Lei 8159/91 Art. 7º: Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do

DF e municípios em decorrência de suas funções administrativa, legislativas e judiciárias;

Lei 8159/91 Art. 7º §1º: São também os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por

instituições de caráter público ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços

públicos.

Lei 8159/91 Art. 11: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos

ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades;

OBSERVAÇÕES:

1. Documentos acumulados (produzidos/ recebidos) por órgãos públicos e

entidades públicas, em decorrência de suas funções e atividades, são

considerados ARQUIVOS PÚBLICOS;

2. Diferentemente dos arquivos públicos (no exercício de suas atividades),

os conjuntos de documentos acumulados por entidades privadas são

denominados ARQUIVO PRIVADOS;

3. De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos

classificam-se em: PÚBLICO e PRIVADO;

3. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS:

a. Arquivo: ESPECIAIS x ESPECIALIZADOS

ESPECIAIS ESPECIALIZADOS

Guardam documentos de formas variadas e

que exijam tratamento diferenciado

(condições especiais) em sua guarda e

conservação; (ex: fotografias; CD’s;

Discos; Microfilme; Fita; Slides…

Documentos diferentes devem ter modos

diferenciados de guarda e conservação;

São aqueles que têm sob sua guarda

documentos de formas físicas diversas

(fotografias, fitas, clichês…) e que, por

esta razão, merecem seu tratamento

especial não apenas no que se refere ao seu

armazenamento, como também ao registro,

acondicionamento, controle,

conservação…

Guardam documentos de uma

determinada área do conhecimento;

EX: Arquivo Médico; Arquivo Jurídico;

Arquivo de Engenharia…

São aqueles que têm sob sua guarda os

documentos resultantes da experiência

humanos num campo específico do

saber, como, por exemplo, os arquivos

médicos ou hospitalares, os arquivos de

imprensa e os arquivos de engenharia.

4. QUANTO À EXTENÇÃO DE SUA ATUAÇÃO: (LOCALIZAÇÃO)

a. Arquivo: SETORIAIS x CENTRAL (GERAL)

SETORIAIS CENTRAL (GERAL)

Localizados junto aos órgãos

operacionais (setores), cumprindo

função de arquivos correntes;

São aqueles que estabelecidos junto aos

órgãos operacionais, cumprindo

funções de arquivo correntes;

Devem se localizar junto aos

produtores e receptores de documentos;

Acumula, em um único local,

documentos provenientes de diversos

setores da instituição;

São os que se destinam a receber

documentos correntes provenientes

dos diversos órgãos que integram a

estrutura de uma instituição,

centralizando, portanto, as atividades

de arquivo corrente.

ARQUIVOLOGIA


OBSERVAÇÕES:

Arquivo Central/Geral: Setor/Unidade de Arquivo que se destina a receber os

documentos correntes, provenientes dos diversos órgãos/unidades que integram

a estrutura de uma instituição (vinculadas à mesma instituição), centralizando,

portanto, as atividades de arquivo corrente;

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

1. QUANTO AO GÊNERO:

a. GÊNERO: é a configuração que assume um documento de acordo com o

sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo;

1. TEXTUAIS/ESCRITOS:

Documentos com Texto; Ex: Ofício, Ata…

Documentos escritos;

2. ICONOGRÁFICOS:

Documentos com Imagens ESTÁTICAS

(paradas)

Ex: Fotografias; Gravuras; Desenhos;

Diapositivos (slides); Negativos…

3. FILMOGRÁFICOS:

Documentos com Imagens DINÂMICAS (em

movimento);

Ex: Filmagens e Vídeos;

4. CARTOGRÁFICOS:

Documento de cartografia; Ex: Mapas e Plantas;

5. MICROGRÁFICOS:

Documentos registrados em Microfilmes;

6. SONOROS:

Documentos cuja informação esteja em forma de

som;

Ex: Som-Áudio;

7. INFORMÁTICOS:

Documentos em meio digital; (formato

eletrônico/digital)

Ex: Banco de dados email;

OBSERVAÇÕES:

Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública deve ser

considerada como parte dos arquivos dessa instituição;

ARQUIVOLOGIA


A legislação brasileira define arquivo como sendo conjunto formado por uma

variedade de suportes/ gêneros;

Lei 8159/91 Art. 2º Consideram-se ARQUIVOS, para os fins desta lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público

e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades especificas, bem como

por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte de informação ou a natureza dos

documentos.

2. QUANTO À ESPÉCIE E A TIPOLOGIA TEXUTAL:

ESPÉCIE DOCUMENTAL x TIPOLOGIA DOCUMENTAL;

ESPÉCIE DOCUMENTAL TIPOLOGIA DOCUMENTAL

ASPECTO FORMAL do documento

de acordo com a disposição de suas

informações; (Formato/Cara do doct)

É a configuração que assume um

documento de acordo com a

disposição e a natureza das

informações nele contidas.

É formado, exclusivamente, de UMA

ÚNICA PALAVRA;

Pelo nome tem-se a imagem do

formato padronizado do documento;

Ex: Boletim; Certidão; Declaração;

Relatório; Parecer; Atestado;

Requerimento; Aviso; Processo;

Fatura, Carta, Telegrama; Precatório;

Laudo; Abaixo-assinado…

TIPO = ESPÉCIE +

ATIVIDADE/FUNÇÃO;

É a configuração que assume uma

espécie documental, de acordo com a

atividade que a gerou.

É formado, exclusivamente, de

DUAS PALAVRAS;

1ª: espécie: Atestado

2ª: atividade/função: Médico;

Ex: Boletim escolar; Certidão de

Óbito; Declaração de bens; Relatório

de atividades; Fatura de cartão de

crédito; Atestado Médico; Processo

Judicial; Contrato de Aluguel…

3. QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO:

DOCUMENTOS SIGILOSOS x DOCUMENTOS OSTENSIVOS

a. DOCUMENTOS SIGILOSOS: i. Documentos sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam

ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas

especiais de guarda para sua custódia e divulgação;

ii. Documentos de ACESSO RESTRITO;

iii. Tem graus de sigilo→ GRAUS DE SIGILO:

1. ULTRASSECRETO (sigilo extremo);

2. SECRETO (alto sigilo);

3. CONFIDENCIAL (sigilo médio);

4. RESERVADO (baixo sigilo);

Lei 4553/02 Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em

ULTRASSECRETOS, SECRETOS, CONFIDENCIAIS e RESERVADOS, em razão do seu

teor ou dos seus elementos intrínsecos;

ARQUIVOLOGIA


iv. SERVIDOR (quanto ↑ é o cargo ↑ é o grau de sigilo):

1. CREDENCIAL DE SEGURANÇA→ credencial

autorizativa do nível de acesso as documentos sigilosos;

a. Emitida pelo órgão;

v. PROCESSOS:

1. CLASSIFICAÇÃO: A autoridade ATRIBUI o grau de

sigilo ao documento;

2. DESCLASSIFICAÇÃO: A autoridade RETIRA o grau de

sigilo de um documento, tornando-o ostensivo;

3. RECLASSIFICAÇÃO: A autoridade ALTERA o grau de

sigilo de um documento;

Lei 4553/02 Art. 4º Para efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes conceitos e

definições:

I. Classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado,

informação, documento, material, área ou instalação;

II. Desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de

prazo, da classificação, tornando ostensivo dados ou informações;

III. Reclassificação: alteração, pela autoridade competente de classificação de dado,

informação, área ou instalação sigilosos;

vi. TRAMITAÇÃO DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS:

1. A tramitação/circulação dos documentos sigilosos deve

ocorrem através de ENVELOPE DUPLO (2 envelopes);

1º)

2º)

Lei 4553/02 Art. 24: Os documentos sigilosos em sua expedição e tramitação obedeceram às

seguintes prescrições:

I. Serão acondicionadas em envelopes duplos;

II. No envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do

documento;

III. No envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo, de modo a serem

identificados logo que removido o envelope externo;

OBSERVAÇÃO: na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de

arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em

envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope interno;

SECRETO

EXTERNO: deve conter somente→ DESTINATÁRIO

INTERNO: deve conter→ DESTINATÁRIO + GRAU DE SIGILO

ARQUIVOLOGIA


b. DOCUMENTOS OSTENSIVOS: i. Documentos Ostensivo (Comum): Documentos cuja divulgação

não prejudica a administração;

ii. Documentos SEM RESTRIÇÃO quanto ao acesso;

iii. A maioria dos servidores tem acesso;

iv. Não tem classificação de nível de acesso;

v. Não há regras específicas de tramitação;

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:

FATORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS:

o 3 FATORES:

FATORES FÍSICOS (ambiente);

FATORES QUÍMICOS;

FATORES BIOLÓGICOS;

A. FATORES FÍSICOS:

a. F. Físicos prejudiciais à conservação dos documentos:

i. UMIDADE ALTA;

ii. AR SECO;

iii. TEMPERATURA INADEQUADA; (↑ calor/ ↑frio)

iv. LUMINOSIDADE:

1. Exposição à luz natural→ PIOR (U.V→queima);

a. A luz solar é mais nociva que a luz artificial na

conservação e na preservação dos documentos de

arquivo;

b. Arquivo não deve receber luz direta do sol;

2. Exposição à luz artificial;

b. Dicas:

i. O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo

com os documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente

entre 21º e 55º)

1. Cada suporte de documento é mais resistente ou menos

resistente a umidade ou a temperatura devendo-se atentar

a cada um para se realizar um controle eficaz;

2. O arquivo deve controlar a umidade e a temperatura de

acordo com seu acervo;

3. A umidade e temperatura devem ser constantes (sem

oscilações)

c. Observações:

i. Ar seco e Alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel;

ARQUIVOLOGIA


B. FATORES QUÍMICOS:

a. F.Químicos prejudiciais à conservação dos documentos:

i. POEIRA;

ii. SUJEIRA;

iii. FUMAÇA;

iv. COLAS;

v. FITAS ADESIVAS;

vi. OBJETOS METÁLICOS;

vii. ALIMENTOS;

b. Dicas:

i. ÁGUA e FOGO→ não devem entrar no ambiente do arquivo;

ii. A LIMPEZA é fator essencial na conservação dos documentos;

1. Limpeza do ambiente: Piso, Estantes e Móveis;

2. Limpeza do ambiente X Limpeza dos documentos:

L. DO AMBIENTE L. DOS DOCUMENTOS

Pano úmido;

Aspirador de Pó;

Produtos Neutros;

Trincha/ Flanela Seca;

Borracha em Pó;

iii. COLCHETE/CLIPES: devem ser de PLÁSTICO;

iv. Para REPAROS em documentos deve-se utilizar COLAS e

FITAS ADESIVAS COM PH NEUTRO;

c. Observação:

i. A higienização mecânica dos documentos feita com uma

TRINCHA ou uma FLANELA é uma ação importante para a

conservação dos documentos;

ii. Na higienização dos documentos deve-se retirar a poeira e

também os objetos metálicos;

iii. Higienização e Acondicionamento → ações de conservação de

documento;

iv. A higienização é um dos procedimentos mais significativos do

processo de conservação de documentos e deve ser feita em

períodos regulares.

v. Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos e

líquidos dentro do arquivo;

vi. Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos, é indicado

o uso de cola plástica ESPECIAL;

vii. No caso de rasgos, é indicado o uso de fitas adesivas ESPECIAIS

para as pequenas reparações dos documentos em suporte de

papel;

ARQUIVOLOGIA


C. FATORES BIOLÓGICOS:

a. F.Biológicos prejudiciais à conservação dos documentos:

i. INSETOS;

ii. MICOORGANISMOS;

iii. RATOS;

iv. HOMEM;

OBSERVAÇÕES:

Os fatores físicos, químicos e biológicos são, a médio e longo prazo, prejudiciais

à conservação dos documentos;

A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e ao local de

guarda;

As oscilações freqüentes das condições climáticas ambientais no espaço físico

destinado à guarda de documentos são prejudiciais à conservação dos

documentos;

CUIDADOS A SEREM OBSERVADOS AO SE MANUSEAR OS

DOCUMENTOS:

o FOTOS e NEGATIVOS:

Devem ser manuseados com LUVAS DE ALGODÃO;

o ANOTAÇÕES NOS DOCUMENTOS:

Devem ser feitas a LÁPIS;

o DOCUMENTOS EM MEIO DIGITAL:

BACKUP (Cópia de Segurança);

NOVAS TECNOLOGIAS DE MÍDIA;

MUDANÇAS DE FORMATO/ EXTENSÃO;

MICROFILMAGEM:

É uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato altamente

reduzido. Ou seja, a microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um

documento em formato altamente reduzido.

VANTAGENS:

Ganho de espaço físico (ESPAÇO);

Preservação do documento original em papel (DOCUMENTO HISTÓRICO);

o Cópia fiel do conteúdo do documento original.

Segurança e guarda da informação (BACKUP);

o OBS: OBRIGATÓRIO: Todo microfilme deve ser gerado em 2 cópias,

que deverão ser guardados em locais separados. Assim o armazenamento

do filme original deve ser feito em local diferente daquele em que se

encontra o respectivo filme-cópia.

ARQUIVOLOGIA


VALIDADE JURÍDICA/ LEGAL:

o Após microfilmagem pode se eliminar os documentos originais, pois os

documentos microfilmados têm validade jurídica, ou seja, têm, por si só,

valor probatório da informação. (Decreto 5.433/69→ Brasil)

o Exceção: documentos permanentes / históricos não podem ser

eliminados após a microfilmagem.

GESTÃO DE DOCUMENTOS:

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas, realizado na fase corrente e na

intermediária, referentes à produção, tramitação, uso, avaliação (tempo) e arquivamento

de documentos nas fases correntes e intermediárias, visando a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente. Ou seja, é o conjunto de medidas e rotinas

relativas à aplicação de técnicas e práticas arquivísticas para racionalização e eficiência

na criação e avaliação de documentos de arquivo.

Lei 8.159/91 Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase

corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

GESTÃO = CONTROLE

Utiliza tudo da arquivologia para controlar documentos.

FINALIDADES:

Racionalizar a produção de documentos no órgão;

Eliminar documentos destituídos de valor;

Preservar documentos de valor histórico (secundário);

Controlar o uso e a conservação dos documentos na instituição.

GESTÃO DE DOCUMENTOS x CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

A gestão de documentos está intimamente relacionada ao ciclo vital dos documentos.

Ou seja, mantêm-se uma relação estreita entre esses dois conceitos, para permitir uma

melhor organização dos documentos e um acesso rápido e eficiente dos documentos.

GESTÃO → CONTROLA TODO O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (3 IDADES)

GESTÃO DE

DOCUMENTOS

PRODUÇÃO

TRAMITAÇÃO

USO

AVALIAÇÃO

ARQUIVAMENTO PROCEDIMENTO/

OPERAÇÕES TÉCNICAS

CORRENTE e

INTERMEDIÁRIA

PERMANENTE

ARQUIVOLOGIA


A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criação

até a sua eliminação ou guarda permanente, passando pelos estágios corrente e

intermediário.

FASES DA GESTÃO:

A gestão de documentos pode ser dividida em 03 fases básicas, ou seja, um programa

geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes

fases:

1. PRODUÇÃO / CRIAÇÃO: como será produzido;

2. UTILIZAÇÃO / CONSERVAÇÃO: como será utilizado / conservado;

3. DESTINAÇÃO

a. Eliminação;

b. Permanente;

PROTOCOLO:

É o controle da tramitação dos documentos, que permite localizá-los quando necessário.

É o controle da tramitação dos documentos que tramitam no órgão, de forma a permitir

a sua rápida localização e informação aos interessados. É um importante instrumento

para gerenciamento do registro e controle do trâmite documental.

É uma atividade típica da fase CORRENTE.

PROTOCOLO: porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por

suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO: (atividades de controle da documentação (corrente) → facilitar o fluxo de informação)

1. RECEBIMENTO (entrada de documentos – Recepção/Entrada)

2. SEPARAR os documentos particulares e os sigilosos dos oficiais ostensivos;

3. REGISTRO (cadastro dos dados do documento – data; assunto; interessados…)

a. O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser

feito no setor de Protocolo e consiste na reprodução dos dados do

documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de

suas características fundamentais aos interessados.

b. É a inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados.

4. ATUAÇÃO* (termo que caracteriza a formação/ abertura de processos – não é

para todos os documentos)

5. CLASSIFICAÇÃO: Separar por assunto;

6. EXPEDIÇÃO/ DISTRIBUIÇÃO: Encaminhar para o Destinatário;

7. CONTROLE/ MOVIMENTAÇÃO: controle da tramitação/ andamento;

a. SISTEMA: setor + protocolo

b. Controle da movimentação de um setor para outro.

ARQUIVOLOGIA


#OBS:

1. Documentos que chegam com envelope lacrado, o Protocolo abre o envelope e

cadastra o documento (registra).

2. O controle da tramitação dos processos pelos setores de trabalho responsáveis

pela condução dos assuntos tratados nos processos é de responsabilidade do setor

de protocolo e dos próprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.

3. As rotinas do protocolo são fundamentais para garantir o fluxo adequado do

documento dentro de uma empresa ou órgão público.

#DOCUMENTOS QUE NÃO PODEM SER ABERTOS PELO PROTOCOLO:

1. DOCUMENTOS PARTICULARES;

a. Documentos pessoais dos servidores;

2. DOCUMENTOS SIGILOSOS;

a. Ultrassecretos;

b. Secretos;

c. Confidencial;

d. Reservado;

O Protocolo tem o controle do recebimento e da distribuição dos documentos

particulares e sigilosos, porém não faz o registro (cadastro no sistema) desses

documentos. Ou seja, Os documentos particulares ou sigilosos recebidos pelo

protocolo não devem ser registrados nem classificados, mas apenas remetidos

aos destinatários.

Devem ser encaminhados diretamente ao destinatário;

#DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ABERTOS PELO PROTOCOLO:

1. DOCUMENTOS OSTENSIVOS;

DOCUMENTO

ÓRGÃO Chega - Recebimento

Saída

PROTOCO

LO

PROTOCOLAR

REGISTRAR

CLASSIFICAR

DISTRIBUIÇÃO

CONTROLE/ MOVIMENTAÇÃO

(INTERNO)

SETORES

EXPEDIÇÃO

(EXTERNO)

Recebe, Separa e Encaminha ao

destinatário;

Não tem registro;

FASE CORRENTE

OBS: O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares

e a correspondência oficial de caráter sigiloso da de caráter oficial;

ARQUIVOLOGIA


PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS OU DE PROTOCOLO: (PORTARIA n° 05/2002 MPOG)

2 PARTES:

1. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À CORRESPONDÊNCIA ou

PROCEDIMENTOS DE CORRESPONDÊNCIA:

CORRESPONDÊNCIA: É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos

órgãos ou entidades, à exceção dos processos. (ex: ofícios,

cartas, telegramas, avisos…). Ou seja, é tudo o que não for

processo. É todo documento, à exceção dos processos.

# CLASSIFICAÇÃO DAS CORRESPONDÊNCIAS:

INTERNA x EXTERNA:

INTERNA EXTERNA

Aquela que tramita dentro do órgão;

É a correspondência mantida entre

as unidades do órgão, ou seja,

aquelas trocadas entre os órgãos de

uma mesma instituição.

Aquela que tramita entre instituições

distintas.

É a correspondência mantida entre os

órgãos ou entidades da Administração

Pública Federal;

OFICIAL x PARTICULAR:

OFICIAL PARTICULAR

Aquela que trata de assuntos da

instituição;

É a espécie formal de comunicação

mantida entre os órgãos ou entidades

da Adm.Pública Federal ou destes

para outros órgãos públicos ou

empresas privadas;

Aquela que trata de assuntos particulares/

pessoal.

É a espécie informal de comunicação

utilizada entre autoridades ou servidores

e instituições ou pessoas estranhas à

Administração Pública Federal;

RECEBIDA x EXPEDIDA:

RECEBIDA EXPEDIDA

Aqueles documentos que foram

recebidos pela instituição;

Aquela de origem interna ou externa

recebida pelo Protocolo central ou

setorial do órgão ou entidade.

Aquelas correspondência que saem da

instituição.

Expedição: remessa da correspondência

interna ou externa no âmbito da

Adm.Pública Federal.

CORRESPONDÊNCIA ≠ PROCESSO

TUDO (ofício, portaria, memorando, aviso, cartas, telegramas…) menos Processo.

ARQUIVOLOGIA


# PROCEDIMENTO DE CORRESPONDÊNICA:

1.1. RECEBIMENTO e REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIA:

Ocorre no PROTOCOLO;

a. Correspondência recebida será entregue no Protocolo de cada órgão ou

entidade para posterior distribuição.

Rotina:

a. Receber a correspondência;

b. Conferir se o destinatário está correto, ou seja, verificar se o destinatário

ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade;

i. Se caso negativo: devolver correspondência ao remetente, apondo

carimbo, e identificando o motivo da devolução.

c. Verificar se há recibo para devolução (controle do recebimento);

d. O Protocolo tem prazo para enviar os documentos para os setores

destinatários;

i. PRAZO NO PROTOCOLO: 24 HORAS, exceto 6as

feiras,

véspera de feriado ou pontos facultativos. Ou seja, nenhuma

correspondência permanecerá no Protocolo por mais 24 horas,

salvo as exceções anteriores.

OBS: ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, o

protocolo setorial deverá observar:

a. Se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou

procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de

procuração;

b. Se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;

c. Se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva

devolução.

d. Se a correspondência será atuada ou não;

1.2. EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS:

Controlada pelo PROTOCOLO; (é obrigatório o controle da expedição)

Rotinas de envio:

a. Correspondências → pode ser encaminhada:

i. Pelo próprio protocolo;

ii. Por via postal;

#A correspondência oficial expedida será encaminhada por intermédio do

protocolo do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empresa de correios

(Via Postal), ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega (Via

próprio Protocolo);

#Correspondência interna→será encaminhada por intermédio do Protocolo.

#Apenas o Protocolo têm responsabilidade pela expedição de correspondências.

ARQUIVOLOGIA


Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua identificação em

sistema próprio:

o A espécie do documento e o órgão emissor; Seguido:

o Da sigla da unidade;

o Do número de ordem;

o Do destinatário;

o Do assunto;

o e Da data de emissão.

#Toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope,

contendo no canto superior esquerdo:

Nome;

Cargo;

Endereço;

Destinatário;

Espécie;

Número da correspondência;

Nome e endereço do remetente; (Em caso de devolução → para

empresa de correio o localize)

OBSERVAÇÕES:

1. Documento oficial faz referência ao CARGO do destinatário e não da pessoa

que o ocupa.

a. Quando um documento oficial for encaminhado para um destinatário que

não ocupe mais o cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis.

2. Correspondência Particular:

a. Não será expedida pelas unidades de protocolo do órgão ou entidade, ou

seja, o protocolo não envia correspondência particular.

i. Protocolo: Correspondência Particular apenas recebe, separa e

envia para o destinatário. Não registra e nem envia.

ii. A correspondência particular recebida deverá ser encaminhada

diretamente ao destinatário.

2. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSO ou PROCEDIMENTOS

DE PROCESSO:

PROCESSO: é o documento que, para cumprir a sua finalidade, deve tramitar por vários

órgãos, onde será analisado e receberá despachos diversos. É o

documento ou conjunto de documentos que exige um estado mais

detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos,

pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de

despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos

autorizados a executar tais procedimentos.

DESPACHO: é a decisão da autoridade em um processo. Pode ser favorável ou

desfavorável.

AUTOS DE PROCESSO

ARQUIVOLOGIA


1.1. AUTUAÇÃO ou FORMAÇÃO DE PROCESSO:

É a transformação de um documento em processo (Formação/ Abertura de Processo)

Ocorre no PROTOCOLO;

o Na autuação é feito o registro do processo atribuindo-lhe um número.

Etapas/ Rotina da Autuação:

a. Capa/ Cochete;

a. Preencher a capa, juntamente com toda a documentação, com

cochete;

b. Etiqueta com os dados na capa;

a. Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número

de protocolo;

c. Etiqueta na primeira folha do processo;

a. Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo

número de protocolo;

d. Numerar as folhas do processo;

a. Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número

da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);

e. Registrar no sistema; (atribuindo-lhe um número)

a. Registrar em sistema próprio, os dados do processo, a fim de

permitir sua recuperação (Ex: espécie, número, data, procedência,

interessado, assunto…)

f. Encaminha ao primeiro setor;

Correspondência não autuada seguirá as regras de norma para ser registrada em

sistema próprio e encaminhada à unidade de destino.

OBS: AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS (secretos, confidenciais ou

reservados)

Deve ser feita por servidor do Protocolo especialmente designado para esta

atividade;

Ou seja, a autuação será processada por servidor com competência para tal, da

mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, lacrarem o

envelope processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o

carimbo correspondente ao grau de sigilo.

NÃO SERÃO AUTUADOS:

Documentos que não devam sofrer tramitação, tais como convites para

festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia

de processo, desarquivamento de processo e outro que, por sua natureza, não

devam constituir um processo.

Documentos que não passem por tramitação não devem ser autuados.

DOCUMENTOS QUE FORAM PROCESSOS DEVEM SER:

ORIGINAIS (Preferencialmente)

CÓPIA AUTENTICADA:

o Em cartório;

o Pelo próprio servidor público;

ARQUIVOLOGIA


O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no

entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o

servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firma.

DOCUMENTOS RECEBIDOS POR FAX:

Não podem formar processo.

Mensagens e documentos resultantes de tramitação via fax não poderão se

constituir em peças de processo.

OBS: Documentos recebidos por meios eletrônicos (lacuna na portaria: ainda

não dispõe a respeito).

1.2. NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS DO PROCESSO:

Todas as folhas devem ser enumeradas, carimbadas e rubricadas.

Enumeração:

1. Em ordem crescente;

2. 1a folha: número 01

3. Capa: não é enumerada;

4. Numeração:

a. Canto superior direito da folha;

b. Verso: não é enumerado;

Responsável pela enumeração:

1. Folhas iniciais (Recebimento): PROTOCOLO;

a. As folhas de um processo devem ser inicialmente numeradas e

rubricadas pelos funcionários do protocolo;

2. Demais folhas: PRÓPRIO SETOR

a. As seguintes folhas incluídas posteriormente deverão ser numeradas e

rubricadas pelos responsáveis dos setores pelos quais os documentos irão

tramitar, ou seja, pelos responsáveis pela inclusão.

Não é permitido:

1. Rasuras;

3. Utilização de letras;

a. Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não

sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasuras.

Correção:

A. Marca-se um “X” na data/ carimbo e renumera corretamente;

a. Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção

de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo

um “X”sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes,

sem rasuras certificando-se a ocorrência.

ARQUIVOLOGIA


Resumo e observações:

As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser

utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito,

recebendo, a primeira folha, o número “1”.

A numeração das peças do processo será iniciada no protocolo (ou unidade

protocolizadora) da unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As

peças subseqüentes/ posteriormente serão numeradas e rubricadas pela unidade que as

adicionarem, ou seja, pelo responsável pela inclusão; a capa do processo não será

numerada.

Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colocada em

folha de papel em branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que

o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.

1.3. JUNTADA DE PROCESSOS:

A juntada será executada pelo PROTOCOLO central ou setorial da unidade

correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. Ato de reunir

uma ou mais folhas/ documentos em um processo, obedecendo à ordem cronológica de

sua apresentação.

Estudo e uniformização de tratamento em matérias semelhantes.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO JUNTADA POR APENSAÇÃO

É a juntada definitiva de um processo a

outro; desde que pertencentes a um

mesmo interessado e que contenham o

mesmo assunto.

Tem renumeração de páginas,

renumeração a partir do processo

principal.

Vira um processo só;

Será feita somente quando houver

dependência entra os processos a serem

anexados;

A dependência será caracterizada

quando for possível definir um

processo como principal e um ou mais

como acessórios;

É a juntada provisória de um processo a

outro;

É a juntada de um processo a outro em

caráter provisório. Neste caso, os

processos mantêm sua independência e

numeração originais;

DESAPENSAÇÃO

É a separação de processos apensados;

A despensação, como a juntada de

processos, serão executadas pelo

Protocolo central ou pelo setorial da

unidade correspondente, mediante

determinação, por despacho, de seu

dirigente.

Após a decisão final, os processos

poderão ser desapensados no Protocolo

setorial da unidade onde se

encontrarem;

A desapensação ocorrerá antes do

arquivamento.

ARQUIVOLOGIA


1.4. DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS:

É a retirada de peças/ documentos de um processo. Pode ocorrer a pedido do interessado

ou por interesse da administração. É o processo inverso ao da juntada, que consiste em

desanexar um ou mais documentos/ folhas de um processo.

A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontra o processo, mediante despacho

prévio da autoridade competente.

No desentranhamento no local coloca uma observação sobre o desentranhamento para

não ter remuneração. Ou seja, o processo que tiver folha ou peça retirada conservará a

numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha (s)

correspondente (s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.

Sempre que houver a retirada de folhas ou peças, lavrar, após o último despacho, o

“TERMO DE DESENTRANHAMENTO”.

Quando a retirada de folha ou peça for a pedido de terceiros, usar carimbo de

desentranhamento de peça, onde conta o recibo da parte interessada. Assim, o

desentranhamento de peças ou folhas de um processo pode ocorrer quando houver

interesse da Administração ou a pedido do interessado.

1.5. DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS:

É a retirada de uma peça/ documento de um processo para formar outro processo. Ou

seja, é a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro

processo, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o

“TERMO DE DESMENBRAMENTO”, conforme metodologia a seguir:

A. Retirar os documentos que constituirão outro processo;

B. Apor o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram

retirados os documentos.

C. Proceder à atuação dos documentos retirados, conforme esta norma,

renumerando suas páginas.

1.6. DILIGÊNCIA:

É a devolução do processo a um setor em que tramitou anteriormente para corrigir

alguma falha verificada.

É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades

indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim

procedeu (de origem), a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

ARQUIVOLOGIA


1.7. ENCERRAMENTO DO PROCESSO:

O encerramento do processo pode ocorrer:

A. Pelo indeferimento do pleito; (Pedido Negado)

B. Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados

ou dela decorrentes; (Pedido Atendido)

C. Pela expressa desistência por parte do interessado;

D. Pela interrupção por mais de 01 ano por omissão da parte do interessado;

1.8. ABERTURA DE VOLUMES:

Limites do processo:

Número máximo de folhas do processo: NÃO HÁ LIMITES;

o Processo será dividido em volumes:

O número máximo de folhas por volume: 200 folhas;

Ou seja: os autos não deverão exceder a 200 folhas em

cada volume.

Um mesmo documento não pode ser desmembrado em 02

volumes diferentes.

Inclusão: a inclusão que exceda às 200 folhas, esse documento

abrirá um novo volume.

Numeração: Pára a numeração que ficou no último documento

juntado e começa o novo volume com o novo documento.

O encerramento e a abertura de novos volumes serão

efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em

folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem

solução de continuidade, no volume subseqüente.

Ex: Processo contendo 180 folhas, ao que será incluído

um documento contendo 50 folhas, encerra-se o volume

com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido

documento de 50 folhas.

A abertura do volume subseqüente será informada no volume

anterior e no novo volume.

1.9. RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS:

Havendo extravio ou desaparecimento de processo:

A. Servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará à sua chefia o

ocorrido. (SERVIDOR→COMUNICAR CHEFIA PARA TOMAR

PROVIDÊNCIA)

B. Autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a sua

apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo

disciplinar. (CHEFE→INSTAURAR SINDICÂNCIA OU PAD PARA

APURAÇÃO DO FATO)

C. Independente das ações anteriores, o processo deverá ser reconstituído.

(RECONSTITUIÇÃO DO PROCESSO DESAPARECIDO).

ARQUIVOLOGIA


a. O protocolo verificará por onde o processo passou e será refeito pela

reconstituição dos seus passos.

b. O processo reconstituído não terá o mesmo número do processo

extraviado.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:

AQUIVAMENTO:

Conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e armazenamento de

documentos.

Meios de colocar os documentos em ordem.

MÉTODOS:

1. HORIZONTAL/ VERTICAL;

2. ALFABÉTICO;

3. GEOGRÁFICO;

4. NUMÉRICO;

5. IDEOLÓGICO;

2. MÉTODO ALFABÉTICO e VARIADEX:

O método Alfabético é aquele que organiza os documentos por NOME (A-Z);

VARIADEX: é uma variante/ método espécie do método Alfabético que organiza os

documentos, além de usar nomes, atribui cores às letras para facilitar o arquivamento.

O método Alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o

NOME como principal elemento a ser considerado.

O método de arquivamento Variadex adota cores preestabelecidas como

diferencial o que facilita o arquivamento e a localização de documentos.

3. MÉTODO GEOGRÁFICO:

O método é aquele que organiza os documentos pela procedência ou local.

A ordenação geográfica tem como elemento principal o LOCAL/

PROCEDÊNCIA DO CORRESPONDENTE;

1. REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO:

ARQUIVOLOGIA


POR ESTADO POR PAÍS POR CIDADE

1. Colocar os Estados em

ordem Alfabética.

2. Organizar as cidades

dentro de cada Estado na

ordem: CAPITAL (1O) +

OUTRAS EM ORDEM

ALFABÉTICA.

1. Colocar os Países em

ordem alfabética;

2. Organizar as cidades

dentro de cada País na

ordem: CAPITAL (1O) +

OUTRAS EM ORDEM

ALFABÉTICA.

1. Colocar as Cidades em

ordem alfabética;

2. Identificar, ao final de cada

cidade, o Estado entre

parênteses;

Ex:

A. Por Estado:

B. Por País:

C. Por Cidade:

Alagoas

Pará

São Paulo

Goiás Goiânia

Alexânia

Itumbiara

Ord

em A

lfab

étic

a d

os

Est

ado

s

Dentro da pasta do Estado Cidade Capital do Estado 1o

Demais cidades do Estado:

ORDEM ALFABÉTICA

Alemanha

E.U.A

Japão

Brasil Brasília

Alagoas

São Paulo

Ord

em A

lfab

étic

a dos

Paí

ses

Dentro da pasta do País Cidade Capital do País 1o

Demais cidades do País:

ORDEM ALFABÉTICA

Brasília (DF)

Goiânia (GO)

Uberaba (MG)

Ord

em A

lfab

étic

a d

as C

idad

es

ARQUIVOLOGIA


4. MÉTODO NUMÉRICO:

É aquele que organiza os documentos por números.

Pode ser dividido em:

a) SIMPLES;

b) CRONOLÓGICO;

c) DIGITO TERMINAL;

SIMPLES CRONOLÓGICO DÍGITO TERMINAL

Os documentos são

organizados pelo número

inteiro, na ordem crescente.

É indicada para números

pequenos;

Organiza os documentos

por data.

Organiza os documentos

pelos 02 últimos algarismos.

É indicado para números

grandes.

Caminha de 02 em 02 se os

últimos números se repetirem

(forem iguais), da direita para

a esquerda;

Dica: separar de 02 em 02

primeiro da direita pra

esquerda.

Completar com zeros onde

faltar numero;

Demonstração: Simples x Digito Terminal

Números Simples Números Digito Terminal

(ordem crescente dos números)

(ordem crescente dos 2 últimos

números)

345.654

914.302

764.158

4.558

75.789

1. 4.558

2. 75.789

3. 345.654

4. 764.158

5. 914.302

34 5.6 54

91 4.3 02

76 4.1 58

00 4.5 58

07 5.7 89

1. 914.302

2. 345.654

3. 764.158

4. 4.558

5. 75.789

O método numérico digito terminal determina a numeração seqüencial dos

documentos, dispondo os números em grupos de dois dígitos cada um. Por

exemplo: 526.319 → 52 – 63 – 19.

5. MÉTODO IDEOGÁFICO:

É o método que organiza os documentos por assunto, ou seja, o principal elemento a ser

adotado para a recuperação da informação é o assunto.

Pode organizar os documentos de forma alfabética (IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO)

ou numérica (IDEOGRÁFICO NUMÉRICO).

ARQUIVOLOGIA


Ex:

ESCOLHA DO MÉTODO:

O método a ser adotado no arquivo deverá ser definido após análise, ou seja, o

responsável deve conhecer e considerar 02 aspectos:

A. Os documentos a serem organizados (arquivados);

B. A estrutura e o funcionamento da instituição; (das características da instituição

que está sendo organizada)

Assim, o método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir

da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe.

O arquivo pode usar quantos métodos forem necessários, de forma a atender as

necessidades da instituição. Sendo que o conjunto de métodos a ser adotado é chamado

de CLASSIFICAÇÃO ou ARRANJO.

CLASSIFICACÃO ou ARRANJO

É a disposição física dos documentos no arquivo, a partir de métodos pré-ordenados.

Ex: ARQUIVO GRANCURSO

o Ceilândia;

o SIG;

o TAGUATINGA;

Unidade 01

Unidade 02

Unidade 03

2008

2009

2010

o Facon

o Plêiade

o Regular

(...)

1

2 2. PESSOAL;

2.1. FÉRIAS;

2.2. APOSENTADORIA;

2.3. LICENÇA;

2.3.1. PATERNIDADE;

2.3.2. MATERNIDADE

GEOGRÁFICO

NÚMERO SIMPLES

NÚMERO CRONOLÓGICO

IDEOGRÁFICO

ARQUIVOLOGIA


Nome, Local, Número, Data e Assunto são elementos de um documento que

devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo.

É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal

e métodos auxiliares para a organização da documentação. Ou seja, os

documentos de arquivo não obedecem a um método de arquivamento único.

A atividade de classificação de documentos de arquivo exige, por parte do

classificador, conhecimento não só da empresa ou do órgão público, mas da

natureza dos documentos a serem classificados. Ou seja, a atividade de

classificação exige do responsável conhecimento de administração da

organização à qual está vinculado e também da natureza dos documentos a

serem classificados.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO:

1a REGRA: COMUM

Nome de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Ex:

João Barbosa → Barbosa, João

Pedro Álvares Cabral → Cabral, Pedro Álvares

OBS: Se no arquivamento de fichas por nomes houver sobrenomes iguais, prevalece a

ordem alfabética do Prenome:

Ex:

1. Barbosa, Antônio;

2. Barbosa, João;

2a REGRA: SOBRENOMES COMPOSTOS

Sobrenomes compostos de Substantito + Adjetivo OU Ligados por hífen não se

separam.

Ex:

Camilo Castelo Branco → Castelo Branco, Camilo

Heitor Villa-Lobos → Villa-Lobos, Heitor

3a REGRA: SOBRENOMES COM NOMES DE SANTOS

Os sobrenomes formados com as palavras: SANTO, SANTA ou SÃO não se separam.

Ex:

Luciano Santo Cristo → Santo Cristo, Luciano

Carlos São Paulo →São Paulo, Carlos

ÚLTIMO SOBRENOME VÍRGULA DEMAIS NOMES

Substantivo + Adjetivo

ARQUIVOLOGIA


4a REGRA: INICIAIS ABREVIADAS

As iniciais abreviadas de prenomes tem preferência na classificação de sobrenomes

iguais.

Ex:

Vieira, J.

Vieira, João

Vieira, José

5a REGRA: ARTIGOS E PREPROSIÇÕES

Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma; não são

considerados.

Ex:

Almeida, Pedro de

Andrade, Ricardo d’

6a REGRA: SOBRENOME DE PARENTESCO

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto…; são

considerados parte integrante do último sobrenome, ou seja, não devem ser separados.

Ex:

Almeida Filho, Antônio

Vasconcelos Sobrinho, Paulo

7a REGRA: TÍTULOS QUE ACOMPANHAM O NOME

Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome, entre

parênteses.

Ex:

Campos, Milton (Ministro)

Pereira, Paulo (General)

8a REGRA: NOMES ESTRANGEIROS

Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de

nomes espanhóis e orientais.

Ex:

Aubert, Georges

Müller, Paul

9a REGRA: PARTÍCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS

As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser considerados. O mais comum é

considerá-las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra

maiúscula.

Ex:

Capri, Giulio di

Mc Adam, John

O’Brien, Gordon

ARQUIVOLOGIA


10a REGRA: NOMES ESPANHÓIS / HISPÂNICOS:

Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome.

Ex:

Angel de Arco y Molinero → Arco y Molinero, Agel de

José de Oviedo y Baños → Oviedo y Baños, José de

11a REGRA: NOMES ORIENTAIS E ÁRABES

Os nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) são registrados exatamente como se

apresentam.

Ex:

Al Bem-Hur → Al Bem-Hur

Li Yutang → Li Yutang

12a REGRA: NOMES DE INSTITUIÇÕES:

Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser

transcritos como se apresentam, colocando-se os artigos entre parênteses após o nome.

Ex:

Álvaro Ramos & Cia.

Embratel

Libery of Congress (The)

13a REGRA: NOMES DE EVENTOS

Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os

números devem aparecer no fim e entre parênteses.

Ex:

Conferência de Pintura Moderna (II)

Congresso de Geologia (5o)

Documents

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